• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Cam nang theo doi danh gia du an
 

Cam nang theo doi danh gia du an

on

  • 4,969 views

Cẩm nang theo dõi và đánh giá dự án

Cẩm nang theo dõi và đánh giá dự án

Statistics

Views

Total Views
4,969
Views on SlideShare
4,958
Embed Views
11

Actions

Likes
5
Downloads
323
Comments
2

2 Embeds 11

http://www.slideshare.net 10
http://webcache.googleusercontent.com 1

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Adobe PDF

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel

12 of 2 previous next

  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Cam nang theo doi danh gia du an Cam nang theo doi danh gia du an Presentation Transcript

    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Đơn vị soạn thảo Vụ Kinh tế đối ngoại/ Bộ Kế hoạch và Đầu tư Số 2, Hoàng Văn Thụ HÀ NỘI, VIỆT NAM 6/12/06 42443867
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi i Lời nói đầu Cam kết Hà Nội khẳng định một trong những ưu tiên hàng đầu của Chính phủ Việt Nam và các nhà tài trợ là nâng cao hiệu quả sử dụng viện trợ phát triển chính thức (ODA) cho Việt Nam. Để điều đó trở thành hiện thực công tác quản lý ODA phải có hiệu quả và có tính chuyên nghiệp. Một hệ thống theo dõi và đánh giá đủ năng lực ở cả ba cấp dự án, chương trình và chính sách là không thể thiếu đối với quản lý ODA. Dự án “Tăng cường Năng lực Theo dõi và Đánh giá Dự án Việt Nam – Ôxtrâylia - Giai đoạn II” (VAMESP II) 2004 - 2007 do AusAID tài trợ đã được Vụ Kinh tế đối ngoại, Bộ Kế hoạch và Đầu tư triển khai thực hiện. Mục đích của VAMESP II là hỗ trợ Vụ Kinh tế đối ngoại, Bộ Kế hoạch và Đầu tư xây dựng một hệ thống theo dõi và đánh giá quốc gia vận hành có hiệu quả để thực hiện Nghị định 131/2006/NĐ-CP nhằm phát huy tối đa lợi ích của ODA ở Việt Nam. Các chuyên gia và cán bộ VAMESP II căn cứ vào yêu cầu thực tiễn của công tác theo dõi và đánh giá ở Việt Nam, đồng thời tham khảo những thông lệ theo dõi và đánh giá tốt nhất của quốc tế để biên soạn cuốn “Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá Quốc gia”. Cẩm nang gồm 4 mô-đun: Hướng dẫn xây dựng và vận hành hệ thống TD&ĐG tại Việt Nam – Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo, Thực hành theo dõi, Thực hành đánh giá và Tài liệu đào tạo TD&ĐG tại Việt Nam. Cẩm nang cung cấp không những những nguyên tắc, khái niệm cơ bản, phương pháp và công cụ thực hiện theo dõi và đánh giá mà còn minh họa bằng những ví dụ cụ thể (nghiên cứu tình huống) do các chuyên gia và cán bộ VAMESP II thực hiện. Cẩm nang là một tài liệu tham khảo tốt cho cả cán bộ quản lý và hoạch định chính sách ODA cũng như cán bộ kỹ thuật thực hiện theo dõi và đánh giá. Chúng tôi đánh giá cao nỗ lực của VAMESP II trong biên soạn cuốn Cẩm nang có giá trị này và hân hạnh giới thiệu tài liệu này với tất cả đồng nghiệp và những người quan tâm đến công tác theo dõi và đánh giá nói riêng và quản lý ODA nói chung. Chúng tôi hy vọng đây là một đóng góp thiết thực vào quá trình nâng cao hiệu quả sử dụng ODA ở Việt Nam. Cao Viết Sinh Laurie Dunn Thứ trưỏng Tham tán Hợp tác phát triển Bộ Kế hoạch và Đầu tư Cơ quan Viện trợ Phát triển Ôxtrâylia tại Việt Nam (AusAID)
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi ii MỤC LỤC Lời nói đầu i Danh mục các từ viết tắt v 1 Giới thiệu 1 1.1 Giới thiệu .......................................................................................................... 1 1.2 Mục tiêu ............................................................................................................ 1 1.3 Hướng dẫn sử dụng Sổ tay thực hành theo dõi ............................................... 1 1.4 So sánh Theo dõi và Đánh giá.......................................................................... 2 1.5 Một số tài liệu tham khảo chính ........................................................................ 2 2 Theo dõi dự án ODA 3 2.1 Chu trình đầu tư................................................................................................ 3 Xác định.............................................................................................................. 3 Chuẩn bị ............................................................................................................. 3 Thẩm định và phê duyệt ..................................................................................... 4 Thực hiện và theo dõi ......................................................................................... 4 Đánh giá ............................................................................................................. 5 2.2 Theo dõi............................................................................................................ 5 2.3 Một số nhiệm vụ theo dõi cơ bản trong chu trình đầu tư .................................. 6 3 9 bước thực hiện theo dõi dự án ODA 7 3.1 Bước 1: Xây dựng và điều chỉnh khung lôgíc ................................................... 8 3.2 Bước 2: Xác định các câu hỏi hoạt động và các chỉ số .................................. 13 Câu hỏi hoạt động ............................................................................................ 13 Chỉ số - dấu hiệu của sự thay đổi ..................................................................... 15 Một số ví dụ về các chỉ số kết quả.................................................................... 18 Một số cân nhắc khi lựa chọn chỉ số................................................................. 18 3.3 Bước 3: Xây dựng khung theo dõi và kế hoạch theo dõi ................................ 21 Khung theo dõi.................................................................................................. 21 Cấu trúc của một kế hoạch theo dõi ................................................................. 24 3.4 Bước 4: Chuẩn bị tổ chức để theo dõi có chất lượng ..................................... 26 Những chuẩn bị về tổ chức .............................................................................. 26 Duy trì chất lượng các hệ thống theo dõi.......................................................... 27 3.5 Bước 5: Chuẩn bị các công cụ và hệ thống IT................................................ 30 Các công cụ CNTT phục vụ công tác thu thập và đối chiếu dữ liệu ................. 31 3.6 Bước 6: Thu thập và phân tích dữ liệu ........................................................... 33 Hành trình của dữ liệu ...................................................................................... 33 Các phương pháp thu thập dữ liệu và theo dõi kết quả.................................... 33 Các phương pháp theo dõi ............................................................................... 34 12 câu hỏi cần trả lời khi lựa chọn các phương pháp....................................... 35 Thu thập dữ liệu để theo dõi ............................................................................. 36
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi iii Đảm bảo tính tin cậy của thông tin ................................................................... 36 Tổng hợp, phân tích và lưu trữ dữ liệu ............................................................. 38 Vai trò của dữ liệu đầu kỳ ................................................................................. 42 Xếp hạng tình hình thực hiện dự án ................................................................. 43 Lưu trữ thông tin ............................................................................................... 46 3.7 Bước 7: Báo cáo kết quả và thông tin theo dõi............................................... 47 Truyền thông hỗ trợ các hoạt động và trách nhiệm giải trình ........................... 47 Đối tượng mục tiêu ........................................................................................... 48 Một số điểm cần chú khi trình bày thông tin cho phản hồi ................................ 48 Phương tiện để truyền thông các phát hiện...................................................... 49 3.8 Bước 8: Hỗ trợ sử dụng thông tin theo dõi và phản hồi thông tin ................... 49 3.9 Bước 9: Xem xét những điều kiện và năng lực cần thiết ................................ 51 4 Hệ thống theo dõi quốc gia 54 4.1 Hệ thống theo dõi cấp cơ quan chủ quản ....................................................... 56 Công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT)......................................................... 57 4.2 Hệ thống theo dõi cấp Ban QLDA................................................................... 58 Công cụ theo dõi thống nhất (AMT).................................................................. 59 Hướng dẫn sử dụng Công cụ theo dõi thống nhất ........................................... 61 BIỂU Biểu 1: So sánh Theo dõi và Đánh giá ............................................................................ 2 Biểu 2: Chu trình đầu tư .................................................................................................. 3 Biểu 3: Các nhiệm vụ theo dõi cơ bản trong chu trình đầu tư ......................................... 6 Biểu 4: Mẫu khung lôgíc .................................................................................................. 9 Biểu 5: Khung lôgíc của Dự án Nâng cấp Đô thị Cần Thơ ............................................ 10 Biểu 6: Trình tự xây dựng khung lôgíc .......................................................................... 12 Biểu 7: Mối quan hệ giữa lôgíc chiều dọc và các giả định ............................................. 12 Biểu 8: Khung lôgíc hỗ trợ cho công tác theo dõi .......................................................... 13 Biểu 9: Ví dụ về câu hỏi hoạt động hỗ trợ công tác theo dõi ......................................... 14 Biểu 10: Các câu hỏi hoạt động cơ bản......................................................................... 15 Biểu 11: Các loại thay đổi là kết quả của các đầu vào và hoạt động............................. 15 Biểu 12: Ví dụ về các chỉ số hoạt động và và chỉ số đầu ra .......................................... 16 Biểu 13: Các tiêu chí S M A R T và các câu hỏi xác định tính thực tiễn ........................ 17 Biểu 14: Một số ví dụ về các chỉ số kết quả theo ngành................................................ 19 Biểu 15: Đánh giá chất lượng chỉ số ............................................................................. 20 Biểu 16: Mẫu khung theo dõi ......................................................................................... 22 Biểu 17: Ví dụ về khung theo dõi: Dự án nâng cấp đô thị Cần Thơ .............................. 23 Biểu 18: Các nội dung gợi ý của một kế hoạch theo dõi................................................ 24 Biểu 19: Ví dụ về tổ chức phục vụ theo dõi của Ban quản lý dự án .............................. 27 Biểu 20: Các chức năng của cán bộ theo dõi – Cấp Ban QLDA và Chủ dự án............. 28 Biểu 21: Ví dụ về tổ chức của một cơ quan chủ quản đối với công tác theo dõi ........... 29
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi iv Biểu 22: Chức năng nhiệm vụ của cán bộ theo dõi - cấp cơ quan chủ quản ................ 30 Biểu 23: Các công cụ IT phục vụ công tác thu thập và đối chiếu dữ liệu ...................... 31 Biểu 24: Một ví dụ về công cụ IT đơn giản cho việc thu thập dữ liệu ............................ 32 Biểu 25: AMT - một công cụ IT đơn giản để đối chiếu dữ liệu....................................... 33 Biểu 26: Hành trình của dữ liệu theo dõi ....................................................................... 34 Biểu 27: Thông tin đầu kỳ trong dữ liệu theo dõi theo chuỗi thời gian........................... 41 Biểu 28: Ví dụ về phân tích thay đổi so với kế hoạch.................................................... 41 Biểu 29: Các phương pháp phân tích so sánh .............................................................. 42 Biểu 30: Đề xuất hệ thống xếp hạng để theo dõi danh mục tại Việt Nam...................... 44 Biểu 31: Ví dụ về Hệ thống xếp hạng của ADB ............................................................. 45 Biểu 32: Hệ thống xếp hạng của Ngân hàng thế giới (WB) ........................................... 46 Biểu 33: Đối tượng tiếp nhận thông tin theo dõi ............................................................ 48 Biểu 34: Theo dõi hỗ trợ quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển ................ 50 Biểu 35: Theo dõi kết quả thực hiện như thế................................................................. 51 Biểu 36: Các kỹ năng chính cán bộ theo dõi cần phải có .............................................. 52 Biểu 37: Mẫu xác định nhu cầu đào tạo dùng cho cán bộ thực hiện theo dõi................ 53 Biểu 38: Báo cáo và phản hồi trong hệ thống theo dõi quốc gia.................................... 54 Biểu 39: Dòng dữ liệu trong hệ thống theo dõi quốc gia................................................ 55 Biểu 40: Ví dụ về giao diện PMT ................................................................................... 57 Biểu 41: Hành trình dữ liệu theo dõi cấp cơ quan chủ quản.......................................... 58 Biểu 42: Hành trình dữ liệu theo dõi cấp Ban QLDA ..................................................... 59 Biểu 43: Lựa chọn mức độ bảo mật để sử dụng AMT................................................... 61 Biểu 44: Kích hoạt macros trong AMT........................................................................... 62 Biểu 45: Ví dụ về trang chủ của AMT ............................................................................ 62 Biểu 46: Ví dụ về nhãn tab của AMT ............................................................................. 63 Biểu 47: Thay đổi hệ thống phân cách số...................................................................... 64 Biểu 48: In báo cáo AMT ............................................................................................... 65 PHỤ LỤC Phụ lục 1 Hướng dẫn sử dụng Công cụ theo dõi thống nhất (AMT) Phụ lục 2 Các phương pháp theo dõi tại Việt Nam Phụ lục 3 Danh mục thuật ngữ theo dõi CẨM NANG THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ Mođun I Hướng dẫn xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo Mođun II Thực hành theo dõi Mođun III Thực hành đánh giá Mođun IV Tài liệu đào tạo theo dõi và đánh giá tại Việt Nam
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi v Danh mục các từ viết tắt ADB Ngân hàng Phát triển Châu Á AMT Công cụ theo dõi thống nhất AusAID Cơ quan Phát triển Quốc tế Ôxtrâylia CCBP Tăng cường năng lực toàn diện CPRGS Chiến lược Toàn diện về Tăng trưởng và Xóa đói Giảm nghèo FERD Vụ Kinh tế đối ngoại (Bộ Kế hoạch và Đầu tư) GMED Phòng Tổng hợp, Theo dõi & Đánh giá (Vụ Kinh tế đối ngoại) GoV Chính phủ Việt Nam HCMC Thành phố Hồ Chí Minh IT Công nghệ thông tin LMDG Nhóm các nhà tài trợ đồng chính kiến MARD Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn M&E Theo dõi và Đánh giá MIS Hệ thống thông tin theo dõi MPI Bộ Kế hoạch và Đầu tư ODA Hỗ trợ Phát triển Chính thức OECD Tổ chức Hợp tác Kinh tế và Phát triển PMT Công cụ theo dõi danh mục dự án PMU Ban Quản lý Dự án (đối với một dự án ODA cụ thể) QA Bảo đảm chất lượng SEDP Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội SWAP Phương pháp tiếp cận theo ngành UN Liên hợp quốc VAMESP II Dự án Tăng cường Năng lực Theo dõi và Đánh giá Dự án Việt Nam - Ôxtrâylia - Giai đoạn II WB Ngân hàng thế giới
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 1 1 Giới thiệu 1.1 Giới thiệu Theo dõi là một bộ phận của quá trình quản lý dự án. Theo dõi là việc đo lường tiến độ thực tế của 3 loại thay đổi sau: • giải ngân nguồn vốn đầu tư • tiến trình quản lý đầu tư • tình hình thực hiện các sản phẩm đầu ra của đầu tư Tất cả các Cơ quan chủ quản (CQCQ), Chủ dự án và Ban Quản lý dự án (Ban QLDA) thực hiện các dự án đầu tư bằng nguồn vốn ODA hoặc nguồn vốn của Nhà nước đều có chức năng và nhiệm vụ tổ chức thực hiện theo dõi. 1.2 Mục tiêu Sổ tay thực hành theo dõi cung cấp một số hướng dẫn thiết thực đối với công tác theo dõi các dự án đầu tư công của các CQCQ, Chủ dự án và Ban QLDA ở Việt Nam, trong đó tập trung vào các dự án ODA. Sổ tay sẽ trình bày 9 bước cơ bản của công tác theo dõi, giới thiệu một số phương pháp và công cụ hỗ trợ theo dõi cũng như một số cơ cấu tổ chức giúp các Ban QLDA, Chủ dự án và CQCQ có thể thực hiện theo dõi hiệu quả. Ngoài ra, Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá (TD&ĐG) còn bao gồm một Sổ tay hướng dẫn cách xây dựng hệ thống TD&ĐG ở Việt Nam để các cán bộ lãnh đạo tham khảo1, một Sổ tay thực hành đánh giá2 và một Sổ tay tài liệu đào tạo để các Cá nhân xuất sắc (Champion) và cán bộ đào tạo có thể sử dụng để đào tạo và tăng cường năng lực cho các cán bộ thực hiện theo dõi3. 1.3 Hướng dẫn sử dụng Sổ tay thực hành theo dõi Cuốn Sổ tay này sẽ giới thiệu cách thực hiện 9 bước theo dõi để thực hiện nhiệm vụ theo dõi một dự án ODA, bao gồm: • Bước 1: Xây dựng hoặc điều chỉnh khung lôgíc của dự án được theo dõi • Bước 2: Xác định các câu hỏi hoạt động, nhu cầu thông tin và các chỉ số • Bước 3: Xây dựng khung theo dõi và kế hoạch theo dõi • Bước 4. Xây dựng cơ cấu tổ chức hỗ trợ công tác theo dõi • Bước 5: Chuẩn bị các công cụ và hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) hỗ trợ hệ thống theo dõi • Bước 6: Thu thập và phân tích dữ liệu • Bước 7: Báo cáo kết quả và thông tin theo dõi • Bước 8: Hỗ trợ sử dụng các thông tin theo dõi và phản hồi • Bước 9: Xem xét các điều kiện và năng lực cần thiết 1 Mođun 1 - Hướng dẫn xây dựng hệ thống TD&ĐG ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo 2 Mođun 3 - Thực hành đánh giá 3 Mođun 4 - Tài liệu đào tạo TD&ĐG tại Việt Nam
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 2 1.4 So sánh Theo dõi và Đánh giá Theo dõi và đánh giá có những chức năng khác nhau và thường phục vụ cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Sử dụng thông tin trong Bảng 1 để kiểm tra xem bạn nên sử dụng Cẩm nang theo dõi hay Cẩm nang đánh giá4. Nếu bạn phải trả lời câu hỏi về đánh giá, ví dụ như tác động của dự án đầu tư hay nguyên nhân dẫn đến một hiện tượng, thì bạn hãy tham khảo hiệu Cẩm nang đánh giá. Nếu bạn phải trả lời được các câu hỏi về theo dõi như báo cáo định kỳ tình hình thực hiện, tiến độ thực hiện hoặc giải ngân, Cẩm nang theo dõi sẽ hỗ trợ bạn. Biểu 1: So sánh Theo dõi và Đánh giá Theo dõi Đánh giá Liên tục hoặc định kỳ Theo giai đoạn hoặc đột xuất Tình hình thực hiện các mục tiêu của Chương Đánh giá các mục tiêu của Chương trình trong trình đã đặt ra mối quan hệ với các mục đích cao hơn hoặc với các vấn đề phát triển cần được giải quyết Các chỉ số tiến độ đã xác định trước được mặc Đặt câu hỏi về tính đúng đắn và hợp lý của các nhiên là đúng chỉ số định trước Theo dõi tiến độ dựa vào một số ít các chỉ số đã Giải quyết các vấn đề thuộc nhiều phạm vi khác được xác định trước nhau Tập trung vào các kết quả dự kiến Xác định các kết quả dự kiến và ngoài dự kiến Sử dụng phương pháp định lượng Sử dụng phương pháp định lượng và phương pháp định tính Thu thập dữ liệu thường xuyên Thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau Không trả lời các câu hỏi nhân quả Trả lời các câu hỏi nhân quả Thường là một chức năng của quản lý nội bộ Thường do các chuyên gia đánh giá độc lập thực hiện và các cơ quan bên ngoài đề xướng Nguồn: SIDA (2004) Looking back, moving forward. SIDA Evaluation Manual (trang 11). SIDAA3753en 1.5 Tài liệu tham khảo chính Hiện có nhiều cẩm nang hoặc sổ tay theo dõi - xem chi tiết trên Website Theo dõi và Đánh giá quốc gia (www.mpi.gov.vn/tddg). Một số cuốn sách cung cấp những thông tin đặc biệt hữu ích và sâu sát với các điều kiện của Việt Nam. Các tài liệu tham khảo này cũng đã giúp chúng tôi rất nhiều trong việc biên soạn cuốn Sổ tay này dành cho các cán bộ thực hiện theo dõi tại Việt Nam. Đặc biệt, chúng tôi ghi nhận sự đóng góp của: • FASID (2000) Theo dõi và đánh giá dựa trên phương pháp quản lý chu trình dự án. Hiệp hội Nghiên cứu Phát triển Quốc tế. Tokyo, Nhật Bản (xem www.fasid.or.jp) • IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án – quản lý tác động trong phát triển nông thôn. Quỹ Phát triển Nông nghiệp Quốc tế. Roma, Italia (xem www.ifad.org/ evaluation/) 4 Mođun 3 - Thực hành đánh giá
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 3 2 Theo dõi dự án ODA 2.1 Chu trình đầu tư Theo dõi là một bộ phận của chu trình các hoạt động thực hiện đầu tư. Chu trình đầu tư dưới đây mô tả các bước thực hiện một dự án ODA (xem Biểu 2). Biểu 2: Chu trình đầu tư Xác định Đánh giá Chuẩn bị Thực hiện & Theo dõi Thẩm định & Phê duyệt Xác định Chính phủ Việt Nam (CPVN) đã đề ra các mục tiêu đầu tư chiến lược trong Chiến lược Phát triển Kinh tế - Xã hội 10 năm (2001 – 2010) và Kế hoạch Phát triển Kinh tế - Xã hội 5 năm (2006 - 2010). Chiến lược đầu tư bằng nguồn vốn ODA được xác định trong Đề án Định hướng Thu hút và Sử dụng ODA (2006 - 2010). Theo Cam kết Hà Nội, các nhà tài trợ ở Việt Nam sẽ dựa vào các chiến lược và kế hoạch này của Chính phủ để xác định dự án, hỗ trợ chương trình ngành và các hoạt động đầu tư khác. Giai đoạn xác định trong chu trình đầu tư liên quan đến việc xác định, xem xét và lựa chọn dự án. Chính phủ và các nhà tài trợ cùng làm việc với các bên liên quan khác để lựa chọn các dự án đầu tư phù hợp về tài chính, kinh tế, xã hội và môi trường. Các dự án được xác định phải hỗ trợ thực hiện các mục tiêu chiến lược quốc gia. Việc xem xét tỷ mỷ và đánh giá ban đầu là hết sức quan trọng trong quá trình lựa chọn dự án. Chuẩn bị Giai đoạn chuẩn bị trong chu trình đầu tư bao gồm nghiên cứu tính khả thi của các đề xuất đầu tư và chuẩn bị thiết kế chi tiết để CPVN và các nhà tài trợ thẩm định. Trong giai đoạn này, người ta thường sử dụng phương pháp phân tích khung lôgíc. Khung lôgíc cũng sẽ được sử dụng cho theo dõi và đánh giá khi dự án đi vào thực hiện sau này. Các tài liệu chuẩn bị đưa ra đề xuất về chiến lược TD&ĐG, các mối quan hệ trong quá trình hoạt động, ma trận khung loic, dự thảo kế hoạch hoạt động và dự trù ngân sách. Các tài liệu như Báo cáo nghiên cứu khả thi sẽ là cơ sở cho hệ thống theo dõi tổng thể sau này.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 4 Thẩm định và phê duyệt Giai đoạn thẩm định trong chu kỳ đầu tư được thực hiện nhằm xem xét một cách độc lập Báo cáo nghiên cứu khả thi và các tài liệu chuẩn bị khác. Một số nhà tài trợ gọi việc thẩm định này là đánh giá đầu kỳ. Thẩm định bao gồm đánh giá các khía cạnh kinh tế, kỹ thuật, thể chế, tài chính, môi trường và xã hội của dự án đầu tư. Đối với các dự án lớn (thường là các dự án vốn vay), người ta thường tổ chức các đoàn thẩm định đi thực địa tại các địa điểm dự kiến đầu tư và các CQCQ. Đối với các dự án nhỏ (thường là viện trợ không hoàn lại), công tác thẩm định được tiến hành ngay tại văn phòng của nhà tài trợ mà không cần đi thực tế. Đối với các dự án vốn vay, giai đoạn thẩm định cũng bao gồm việc thảo luận và soạn thảo các Hiệp định vay. Sau thẩm định là quá trình đàm phán và phê duyệt của Chính phủ và tổ chức cho vay. Các khoản vay có hiệu lực sau khi được phê duyệt và sau khi các thủ tục pháp lý về hiệp định vay được hoàn tất. Đối với các dự án viện trợ không hoàn lại, việc thẩm định, tổ chức đấu thầu và lựa chọn nhà thầu tư vấn sẽ được thực hiện sau khi phê duyệt thiết kế. Thực hiện và theo dõi Các dự án đầu tư do các CQCQ thực hiện, thường với sự hỗ trợ của Ban QLDA và Nhóm hỗ trợ kỹ thuật. Quá trình thực hiện được lập kế hoạch và tiến hành theo lịch trình và thủ tục đã được thống nhất trong các văn kiện thiết kế dự án. Ví dụ, đối với các dự án đầu tư cơ sở hạ tầng, đầu tiên là chuẩn bị thiết kế kỹ thuật chi tiết và các tài liệu đấu thầu, tiếp đó sẽ tiến hành mua sắm máy móc và trang thiết bị, xây dựng và vận hành công trình. Theo dõi là một công việc thường xuyên trong quá trình thực hiện dự án. Theo dõi giúp các cơ quan đưa ra quyết định quản lý dựa trên việc thường xuyên so sánh tình hình thực hiện giữa thực tế và kế hoạch của 3 yếu tố: giải ngân vốn đầu tư, các quá trình quản lý đầu tư và thực hiện các kết quả đầu ra. Các dữ liệu và kết quả thực hiện này sẽ cung cấp thông tin để liên tục hoàn thiện quá trình thực hiện. Các nhà lãnh đạo sử dụng kết quả theo dõi trong quá trình ra quyết định quản lý có thể đem lại nhiều kết quả đầu tư có hiệu quả và hiệu suất cao hơn. Giám sát cũng là một hình thức của theo dõi nhưng thường có sự tham gia của các cơ quan cấp trên (ví dụ, Vụ Thẩm định và Giám sát Đầu tư thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư hoặc Kiểm toán Nhà nước) nhằm kiểm tra các hoạt động của các cơ quan cấp dưới (ví dụ, các CQCQ, Chủ dự án hoặc Ban QLDA). Một hệ thống và quá trình theo dõi hiệu quả sẽ cung cấp thông tin cho quá trình quản lý thông qua việc phản ánh và kiểm điểm thường xuyên với các bên liên quan và đánh giá độc lập. Đội ngũ quản lý khi theo dõi quá trình thực hiện có thể theo sát được tiến độ thực hiện nhằm đạt được các kết quả và mục tiêu đề ra cũng như cung cấp được dữ liệu sử dụng cho đánh giá giữa kỳ và đánh giá sau dự án.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 5 Đánh giá Đánh giá là việc xem xét định kỳ tính phù hợp, hiệu suất, hiệu quả, và tác động của một dự án đầu tư. Đánh giá cung cấp cho các bên liên quan thông tin về kết quả và tác động của dự án đầu tư và bằng chứng cho thấy các kết quả này có khả năng bền vững hay không. Các thông tin cũng được sử dụng để rút ra các bài học kinh nghiệm khi hoạch định chiến lược, lập kế hoạch và chuẩn bị cho các dự án đầu tư mới trong tương lai. Đánh giá được thực hiện tại 4 giai đoạn trong chu trình đầu tư: • Đánh giá sơ bộ hay đánh giá đầu kỳ (một số nhà tài trợ còn gọi là thẩm định) – là đánh giá ban đầu được thực hiện ngay khi bắt đầu một dự án ODA, tập trung vào tính phù hợp của dự án. • Đánh giá giữa kỳ – do nhóm chuyên gia đánh giá độc lập phối hợp với cán bộ quản lý tiến hành, tập trung đánh giá tính phù hợp, hiệu quả và hiệu suất. • Đánh giá kết thúc hay đánh giá cuối kỳ – được thực hiện ngay sau khi dự án kết thúc, có thể do các chuyên gia đánh giá độc lập hoặc Ban QLDA hoặc cả hai phối hợp tiến hành. Trọng tâm của đánh giá là tính hiệu quả và bền vững. • Đánh giá tác động hay đánh giá sau dự án – do các chuyên gia đánh giá độc lập tiến hành, thường vào khoảng 2 đến 5 năm sau khi hoàn tất đầu tư với trọng tâm là tác động và tính bền vững của dự án. Thông tin chi tiết về chu trình đầu tư được đăng tải trên trang web TD&ĐG quốc gia (www.mpi.gov.vn/tddg). Cơ cấu tổ chức và yêu cầu pháp lý của hệ thống theo dõi quốc gia được trình bày trong Sổ tay tham khảo dành cho cấp lãnh đạo5. 2.2 Theo dõi Theo dõi một chương trình, dự án ODA là một hoạt động liên tục và thường xuyên nhằm cập nhật thông tin về tiến độ thực hiện chương trình, dự án đó. Khái niệm này cũng thống nhất với khái niệm của OECD-DAC6, trong đó theo dõi được định nghĩa là một chức năng quản lý sử dụng các thông tin được thu thập theo những phương pháp nhất định về một số chỉ số cụ thể nhằm cung cấp cho các nhà quản lý và các bên liên quan đầy đủ thông tin để có thể ra quyết định về các vấn đề như: • các nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất có đầy đủ không? • các cán bộ quản lý có đủ năng lực kỹ thuật và phẩm chất cá nhân cần thiết không? • các hoạt động có được tiến hành phù hợp với kế hoạch không? • kế hoạch đang thực hiện có đảm bảo đạt được các mục tiêu ban đầu và kết quả dự kiến đã được thông qua không? Theo dõi là việc thường xuyên và liên tục thu thập và phân tích các dữ liệu thực hiện nhằm xem xét tiến độ của một dự án đầu tư. Mục tiêu của theo dõi là nhằm so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch để có thể đưa ra các điều chỉnh hợp lý trong quá trình đầu tư, đảm bảo thành công của dự án. Theo dõi trước hết là một hoạt động nội bộ - một phần quan trọng để quản lý tốt, và vì vậy là một phần không thể thiếu trong công việc quản lý hàng ngày. Theo dõi là trách nhiệm của cán bộ quản lý quá trình thực hiện dự án, thường là các cán bộ của Ban QLDA, Chủ dự án hoặc CQCQ, đôi khi có sự hỗ trợ của nhà thầu hoặc tư vấn. 5 Mođun 1 - Hướng dẫn xây dựng hệ thống TD&ĐG ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo 6 Ủy ban Hỗ trợ Phát triển của Tổ chức Hợp tác Kinh tế và Phát triển
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 6 2.3 Một số nhiệm vụ theo dõi chủ yếu trong chu trình đầu tư Các hoạt động và chức năng thực hiện dự án trong chu trình đầu tư bao gồm các nhiệm vụ theo dõi chủ yếu được nêu trong Biểu 3 dưới đây: Biểu 3: Các nhiệm vụ theo dõi chủ yếu trong chu trình đầu tư Xác định phạm vi và mục tiêu của hệ thống theo dõi Đưa ra các câu hỏi hoạt động và các chỉ số cơ bản cùng với cơ chế theo dõi Xác định, chuẩn Xác định các cơ cấu tổ chức cho công tác theo dõi bị, và thẩm định Xây dựng điều khoản giao việc cho các cán bộ theo dõi (đánh giá đầu kỳ) Đưa ra tiến trình thiết lập hệ thống theo dõi ngay từ khi bắt đầu chương trình, dự án Dự trù ngân sách dành cho theo dõi Phản ánh các vấn đề nêu trên trong khung theo dõi Rà soát lại các câu hỏi, chỉ số hoạt động và cơ chế theo dõi sau khi đã nghiên cứu các chiến lược đầu tư Tổ chức đào tạo cho các cán bộ và các đối tác sẽ tham gia vào công tác theo dõi Tiến hành nghiên cứu cơ sở nếu phù hợp Giai đoạn Xây dựng sổ tay thực hiện với các các bộ chủ chốt khởi động Cùng với các bên liên quan nghiên cứu thiết kế đầu tư liên quan đến công tác theo dõi Xây dựng kế hoạch theo dõi chi tiết, có tính đến các cơ chế phối hợp hiện có với các đối tác Đưa ra các điều kiện và các năng lực cần thiết cho công tác theo dõi Đảm bảo đáp ứng các nhu cầu thông tin phục vụ cho quản lý Điều phối việc thu thập và quản lý thông tin Hỗ trợ thu thập và trao đổi thông tin không chính thức Hỗ trợ tổ chức các cuộc họp kiểm điểm và giao ban định kỳ Thực hiện giữa tất cả các bên thực hiện Chuẩn bị cho các đoàn công tác giám sát Thông báo kết quả tới các bên liên quan Chuẩn bị báo cáo quý và báo cáo năm theo yêu cầu Nguồn: Trích IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án (xem www.ifad.org )
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 7 3 9 bước thực hiện theo dõi dự án ODA Một hệ thống theo dõi hiệu quả có thể được xây dựng và thực hiện theo 9 bước sau: • Bước 1: Xây dựng và điều chỉnh khung logic của dự án được theo dõi – theo các trình tự, mẫu và ví dụ trong Phần 3.1, bạn có thể xây dựng khung lôgíc cho dự án hoặc điều chỉnh khung lôgíc sẵn có trong Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Văn kiện thiết kế dự án. • Bước 2: Xác định các câu hỏi hoạt động, nhu cầu thông tin và các chỉ số - bạn nên đặt câu hỏi như: “Cần phải có những câu hỏi hoạt động và chỉ số theo dõi nào để giúp cấp lãnh đạo có đầy đủ thông tin cần thiết khi đưa các quyết định quản lý?” • Bước 3: Xây dựng khung theo dõi và kế hoạch theo dõi – theo các trình tự, mẫu và ví dụ nêu trong Phần 3.3, bạn có thể xây dựng khung theo dõi cho dự án. Dựa trên khung theo dõi này, bạn xây dựng kế hoạch theo dõi. Khi xây dựng kế hoạch theo dõi, bạn nên đặt câu hỏi “Ai sẽ là người sử dụng thông tin theo dõi?” và “Họ sẽ sử dụng các thông tin này như thế nào?” và “Hệ thống thông tin phải được hoàn thiện đến mức độ nào?” • Bước 4: Xây dựng cơ cấu tổ chức hỗ trợ công tác theo dõi – câu hỏi được đặt ra là “Ai sẽ là người thu thập, phân tích và báo cáo các dữ liệu theo dõi?”, “Nhóm theo dõi sẽ được tổ chức như thế nào và họ sẽ báo cáo kết quả theo dõi cho ai?”, “Các dữ liệu theo dõi sẽ được thu thập và phân tích ra sao?” • Bước 5: Chuẩn bị các công cụ và hệ thống CNTT hỗ trợ hệ thống theo dõi – thiết lập hệ thống máy tính, sử dụng các công cụ CNTT sẵn có như Công cụ theo dõi thống nhất [AMT] (đối với Ban QLDA và Chủ dự án) và Công cụ theo dõi danh mục dự án [PMT] (đối với Chủ dự án lớn và CQCQ) như trình bày tại Phần 3.5, và xây dựng các công cụ CNTT khác cần thiết cho các hệ thống theo dõi phức tạp hơn. Cần tránh nhầm lẫn giữa hệ thống kế toán và hệ thống quản lý tài chính trong hệ thống theo dõi - đây là hai chức năng hoàn toàn khác biệt. • Bước 6: Thu thập và phân tích dữ liệu – sử dụng các phương pháp, công cụ và ví dụ trong Phần 3.6 để thu thập dữ liệu theo dõi, kiểm tra lỗi, tổng hợp theo các chỉ số và phân tích để cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo. Câu hỏi cần đặt ra là “Chúng ta sẽ phân tích dữ liệu như thế nào để đưa ra kết quả và thông tin theo dõi?” • Bước 7: Báo cáo kết quả và thông tin theo dõi – sử dụng mẫu báo cáo theo dõi thống nhất (AMF) và các công cụ CNTT phù hợp theo từng cấp thực hiện, cũng như các mẫu báo cáo khác tại cấp CQCQ để báo cáo thông tin và kết quả theo dõi lên cấp lãnh đạo và các cấp có thẩm quyền cao hơn theo quy định của Chính phủ. • Bước 8: Hỗ trợ sử dụng thông tin theo dõi và phản hồi – các câu hỏi đặt ra là “Tôi sẽ trợ giúp lãnh đạo sử dụng thông tin theo dõi để đưa ra các quyết định quản lý như thế nào?”, “Cần phải rút ra những bài học gì từ các thông tin theo dõi?” và “Ai là người nên được biết về các bài học đó nhằm hỗ trợ quản lý hướng tới các kết quả phát triển?” • Bước 9: Xem xét các điều kiện và năng lực cần thiết – câu hỏi sẽ là “Các cán bộ đầu mối và điều phối về theo dõi trong nhóm cần có các kỹ năng và năng lực nào?”, “Cần phải có các nguồn lực về tài chính, trang thiết bị và nhân sự như thế nào để triển khai hệ thống theo dõi hiệu quả?”
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 8 3.1 Bước 1: Xây dựng và điều chỉnh khung lôgíc Bước đầu tiên là xây dựng hoặc điều chỉnh khung lôgíc làm cơ sở cho việc thiết lập và sử dụng hệ thống theo dõi dự án. Khung lôgíc là một công cụ phân tích, trình bày và quản lý giúp các cán bộ thực hiện theo dõi, các nhà hoạch định và nhà quản lý thực hiện các nhiệm vụ sau: • phân tích thực trạng trong quá trình chuẩn bị • xây dựng lịch trình lôgíc cho các hoạt động để đạt được kết quả đầu tư • xác định các rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng tới việc đạt được các kết quả bền vững • thiết lập cơ chế theo dõi và đánh giá các sản phẩm đầu ra và kết quả đầu tư • theo dõi dự án trong quá trình thực hiện Nhiều Chính phủ và nhà tài trợ đã và đang sử dụng phương pháp phân tích khung lôgíc. Trong một số trường hợp, khung lôgíc được gọi theo tên khác là Ma trận thiết kế dự án, LFA hay ZOPP. Tuy nhiên, các cấu phần cơ bản của các khung lôgíc thường giống nhau (xem Biểu 4). Phân tích khung lôgíc tốt nhất nên bắt đầu ngay từ giai đoạn đầu tiên của chu trình đầu tư. Tuy nhiên, vẫn có thể sử dụng khung lôgíc để xem xét và cơ cấu lại các dự án đang thực hiện mà trước đây không được thiết kế theo phương pháp khung lôgíc. Vì vậy, khung lôgíc là “một công cụ hỗ trợ tư duy”, được sử dụng rộng rãi và linh hoạt trong công tác theo dõi. Khung lôgíc tóm tắt kế hoạch hoạt động của dự án, cách thức theo dõi các sản phẩm đầu ra và kết quả cũng như đưa ra các giả định cơ bản để có thể thực hiện được dự án. Biểu 4 giới thiệu cấu trúc của một khung lôgíc và Biểu 5 trình bày ví dụ về khung lôgíc của Dự án Nâng cấp Đô thị Cần Thơ vốn vay WB và AfD. Dưới đây là ý nghĩa của các thuật ngữ sử dụng trong các khung lôgíc tại Biểu 4 và Biểu 5: Mục đích – Mô tả lý do tại sao dự án ODA có ý nghĩa quan trọng đối với xã hội, mang lại các lợi ích lâu dài cho đối tượng thụ hưởng cuối cùng cũng như lợi ích rộng hơn tới các nhóm đối tượng khác. Mục tiêu – Mục tiêu trọng tâm của dự án. Phần mục tiêu cần nêu rõ các vấn đề cốt yếu và xác định được các lợi ích bền vững cho nhóm (các nhóm) đối tượng hưởng lợi. Kết quả – Các tác động ngắn hạn và trung hạn có thể có từ các sản phẩm đầu ra của một hoạt động. Đầu ra – Các đầu ra là các sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ có được từ một hoạt động phát triển. Các đầu ra có thể bao gồm cả những thay đổi từ các hoạt động hướng tới kết quả. Hoạt động – Các nhiệm vụ cụ thể được thực hiện để đạt được các sản phẩm đầu ra của một dự án. Các hành động hoặc công việc trong đó huy động và sử dụng các đầu vào để đạt được một số đầu ra cụ thể. Đầu vào – Các nguồn lực về tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất cần thiết để có thể tiến hành một số các hoạt động theo kế hoạch nhằm có được các đầu ra dự kiến.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 9 Biểu 4: Mẫu khung lôgíc Mô tả tóm tắt Các chỉ số có thể đo lường Các phương tiện Các giả định chủ yếu kiểm chứng Goal • • • • Mục tiêu • • • • Purpose • • • • Mục đích • • • • Outcomes • • • • Kết quả • • • • • • • • • • • • Outputs • • • • Đầu ra • • • • • • • • • • • • Activities • • • • Hoạt động • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Inputs • • • • Đầu vào • • • • • • • • • • • •
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 10 Biểu 5: Khung lôgíc của Dự án Nâng cấp Đô thị Cần Thơ Mô tả tóm tắt Các chỉ số có thể đo lường Các phương tiện kiểm chứng Các giả định cơ bản Mục đích Xây dựng một mô hình phát triển bình đẳng, có tính • Thay đổi về số hộ nghèo thành thị ở Cần Thơ • Dữ liệu Điều tra mức sống hộ gia đình Đầu tư đúng hướng với nhịp độ phát triển tới các yếu tố xã hội và bền vững tại Cần Thơ • Quan niệm về mức sống ở Cần Thơ của TCTK kinh tế- xã hội của Việt Nam • Các kết quả theo dõi Mục tiêu Hỗ trợ xóa đói giảm nghèo ở các vùng đô thị thông • Thu nhập hộ trung bình ở Cần Thơ (theo quận) • Dữ liệu Điều tra mức sống hộ gia đình Tất cả công dân, bao gồm cả người nhập qua việc nâng cao điều kiện sống và môi trường của • Tăng phạm vi cung cấp các dịch vụ nâng cao của TCTK cư chưa có hộ khảu, đều được tham gia người nghèo tại thành thị, sử dụng phương pháp lập tới tất cả người dân • Điều tra về môi trường đầu tư của Tổng vào dự án. kế hoạch có sự tham gia người dân, và tác động tới cục thống kê các quá trình lập kế hoạch để của và vì người nghèo • Các báo cáo ngành kết cấu hạ tầng Kết quả • Các điều kiện sống và môi trường ở những quận • % số hộ- có nước máy • Dữ liệu Điều tra mức sống hộ gia đình • Vận hành và bảo dưỡng các công trình nghèo của Cần Thơ được cải thiện • % số hộ- có điện của TCTK cơ sở hạ tầng và các cơ sở vật chất được • Các hộ trong vùng nghèo được hòa nhập tốt hơn • Tần xuất lũ ở các quận mục tiêu • Các báo cáo theo dõi & đánh giá (so sánh tiến hành một cách hiệu quả với nền kinh tế địa phương • Số bệnh dịch được lựa chọn với khảo sát cơ sở) • Các gia đình tái định cư không bán nhà • Các hệ thống quản lý về nhà đất có thể hỗ trợ cho • Báo cáo kết thúc hoạt động mình và quay trở lại khu ổ chuột. • % nguời dân có Giấy chứng nhận quyền sử hoạt động kinh tế địa phương dụng đất • Các báo cáo ngành kết cấu hạ tầng • Xu hướng giá trị nghèo bình quân Đầu ra • Các kế hoạch nâng cấp cộng đồng do chính các • Số hộ mới lắp nước máy • Các báo cáo giám sát kỹ thuật hàng tháng • Vận hành và bảo dưỡng các công trình cộng đồng xây dựng và thực hiện • Số hộ mới có điện • Các báo cáo tiến độ Dự án cơ sở hạ tầng và các cơ sở vật chất được • Các dịch vụ cơ sở hạ tầng cơ bản ở khu vực dân • Số khu vực có đầy đủ các dịch vụ công • Các báo cáo của nhóm theo dõi cộng tiến hành một cách hiệu quả cư thu nhập thấp trong thành thị được nâng cao và • Số căn hộ/nhà mới xây đồng • Tiếp tục được cấp vốn và giải ngân mở rộng phạm vi cung cấp • Kiểm toán kỹ thuật nhanh • Số km đường mới xây & cải tạo • Nhà chính sách được xây dựng trong các khu tái • Dữ liệu Ban quản lý dự án • Các hộ thu nhập thấp có thể mua được • Tỷ lệ % trả được các khoản vay để cải tạo nhà định cư đất/ nhà tái định cư cửa. • Các báo cáo Công cụ theo dõi thống nhất. • Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được phân • Các gia đình tái định cư không bán nhà • Số nhà được cải tạo bằng nguồn vốn vay phát cho tất cả các hộ trong các khu vực được nâng mình và quay trở lại khu ổ chuột. cấp • Các quy trình xử lý Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cải thiện • Cho các hộ nghèo vay vốn để nâng cấp nhà cửa Hoạt động • Thiết kế và lắp đặt các hệ thống cấp nước • % hệ thống cấp nước được hoàn thiện (thực tế • Các báo cáo giám sát kỹ thuật hàng tháng • Chính quyền tiếp tục ủng hộ sự tham • Thiết kế và lắp đặt các hệ thống cấp điện so với kế hoạch) • Các báo cáo tiến độ Dự án gia của cộng đồng • Thiết kế và lắp đặt các hệ thống thoát nước • % hệ thống cấp điện được hoàn thiện (thực tế • Các báo cáo của nhóm theo dõi cộng • Các thủ tục khuyến khích người dân • Xây mới và nâng cấp nhà ở so với kế hoạch) đồng đăng ký Giấy chứng nhận quyền sử dụng • % đất quy hoạch được phân bổ và đo đạc (thực • Kiểm toán kỹ thuật đất được cải thiện • Tăng cường năng lực cho các cán bộ quản lý về nhà ở và môi trường đô thị của UBND Tp.Cần Thơ tế so với kế hoạch) • Dữ liệu Ban quản lý dự án • Các hộ thu nhập thấp có thể mua được • % đường và cống được hoàn thành (thực tế so đất/ nhà tái định cư • Các báo cáo Công cụ theo dõi thống nhất. với kế hoạch) • Các Ban QLDA có năng lực quản lý các • % nhà được hoàn thành (thực tế so với KH) hợp đồng • % đường được cải thiệnh (thực tế so với KH) • Các cơ quan có đủ nhân lực để thực • Số khoản vay đã được phê duyệt và giải ngân hiện các hoạt động. Đầu vào • 39,10 triệu USD • Tỷ lệ giải ngân • Dữ liệu của Ban QLDA • Vốn đối ứng được bố trí kịp thời • Đóng góp của tư vấn • Đóng góp của tư vấn (Thực tế so với dự toán) • Các báo cáo sử dụng AMT • Các nguồn vốn tiếp tục được cung cấp kịp thời
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 11 Mô tả tóm tắt – Mô tả tóm tắt các đầu vào, đầu ra, kết quả, mục tiêu và mục đích. Các chỉ số có thể đo lường – Các yếu tố định lượng hoặc định tính hoặc các biến số - một phương tiện đơn giản và đáng tin cậy giúp đo lường mức độ thành công, phản ánh một số thay đổi diễn ra do có các hoạt động đầu tư, hoặc giúp đánh giá tình hình thực hiện của một nhân tố phát triển. Các phương tiện kiểm chứng – Các nguồn dữ liệu, các công cụ và kỹ năng thu thập dữ liệu được sử dụng để đo lường các chỉ số được lựa chọn nhằm TD&ĐG một dự án ODA. Các chỉ số này có thể được kiểm chứng một cách khách quan. Các giả định cơ bản – Các yếu tố bên ngoài như các sự kiện, điều kiện hoặc các quyết định có thể ảnh hưởng tới tiến độ hoặc sự thành công của một dự án ODA. Khung lôgíc tóm tắt thiết kế của dự án đầu tư và không nên dài quá 4 trang giấy. Khung lôgíc được coi như một công cụ lập kế hoạch, thực hiện và theo dõi các hoạt động. Khung lôgíc có 4 cột và 6 dòng. Lôgíc theo chiều dọc xác định những gì dự án định làm (mô tả tóm tắt), các mối quan hệ nhân quả, và những giả định quan trọng cũng như các rủi ro nằm ngoài tầm kiểm soát của nhà quản lý đầu tư. Lôgíc theo chiều ngang xác định phương pháp đo lường các mục tiêu cụ thể của dự án ODA đã được mô tả tóm tắt (các chỉ số có thể kiểm chứng được) và các phương tiện kiểm chứng. Đây chính là khung để theo dõi. Để xây dựng một khung lôgíc, bạn cần nghiên cứu Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Văn kiện thiết kế dự án. Đây là những tài liệu trình Chính phủ và các nhà tài trợ phê duyệt và ra quyết định đầu tư. Trình tự xây dựng khung lôgíc được trình bày tại Biểu 6. Nếu dự án đã có sẵn khung lôgíc hoặc khung kết quả, bạn hãy sử dụng các khung sẵn có đó, rồi điều chỉnh để phản ánh thực trạng khi dự án bắt đầu thực hiện. Để xây dựng một khung lôgíc, bạn cần điền vào các mục sau: • Mô tả tóm tắt – đi từ mục tiêu xuống đầu vào, điền các thông tin có trong Báo cáo nghiên cứu khả thi hay Tài liệu thiết kế dự án. • Các giả định – đi từ đầu vào đến mục tiêu, giải thích các rủi ro cần phải kiểm soát và các điều kiện cần thiết đảm bảo cho dự án đầu tư được thực hiện. Mối quan hệ giữa lôgíc chiều dọc và các giả định được trình bày tại Biểu 7. Ví dụ, NẾU có các hoạt động VÀ các giả định THÌ sẽ đạt được các sản phẩm đầu ra. • Các chỉ số – đi từ mục tiêu xuống đầu vào, giải thích nên sử dụng dấu hiệu thay đổi nào để đo lường tiến độ và tình hình thực hiện. Sử dụng các phương pháp và công cụ xây dựng chỉ số (xem Phần 3.2). • Các phương tiện kiểm chứng – đi từ đầu vào đến mục đích, tóm tắt nguồn và cách thức thu thập dữ liệu. Trả lời các câu hỏi như “Đo lường cái gì?” và “Đo lường như thế nào?” (xem Phần 3.3). • Lôgíc theo chiều dọc được nối với nhau bởi các giả định, thứ tự như sau (xem Biểu 7): Nếu có các hoạt động và các giả định liên quan thì sẽ có các đầu ra Nếu có các đầu ra và các giả định liên quan thì sẽ có các kết quả Nếu có các kết quả và các giả định liên quan thì sẽ đạt được các mục tiêu
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 12 Biểu 6: Trình tự xây dựng khung lôgíc Narrative Measurable Means of Key Summary Indicators Verification Assumptions Mô tả tóm tắt Các chỉ số có Các phương Các giả định thể đo lường tiện kiểm chứng chủ yếu Goal Start Bắt đầu Finish Mục đích Kết thúc Purpose Mục tiêu Outcomes Kết quả Outputs Đầu ra Activities Hoạt động Inputs Đầu vào Biểu 7: Mối quan hệ giữa lôgíc chiều dọc và các giả định Mục đích THÌ VÀ Các giả định NẾU Mục tiêu THÌ VÀ Các giả định Kết quả NẾU THÌ VÀ Các giả định Đầu ra NẾU THÌ VÀ Các giả định Hoạt động NẾU THÌ Đầu vào VÀ Các giả định NẾU Sau khi hoàn thành một phần của khung lôgíc, bạn hãy nhìn lại những gì mình đã làm để kiểm tra xem đã lôgíc chưa. Quá trình này thường đòi hỏi bạn phải thay đổi những gì đã mô tả trước đó. Khung lôgíc còn hỗ trợ công tác theo dõi và báo cáo như minh họa tại Biểu 8.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 13 Biểu 8: Khung lôgíc hỗ trợ cho công tác theo dõi Báo cáo theo dõi Tên dự án: Địa điểm Quyết định thực hiện: đầu tư số: Thời gian thực hiện Nhà tài trợ: dự án: Tên và địa chỉ cơ quan thực hiện: Tên và địa chỉ của chủ dự án: Tổng quan về dự án và các mục tiêu của dự án: Các kết quả dự kiến  Các đầu ra dự kiến  Các hoạt động  Các đầu vào Tổ chức thể chế Khung lôgíc dự án Mô tả Các chỉ số có Các phương Các giả định Mục tiêu và kế hoạch theo dõi tóm tắt thể đo lường tiện kiểm chủ yếu Giải ngân chứng Theo dõi tiến độ Mục đích Theo dõi tình hình thực hiện  Giám sát Mục tiêu Phương pháp và công cụ thu thập dữ liệu theo dõi: Kết quả  Các chỉ số  Các phương pháp đo lường Đầu ra  Mẫu Các công cụ Hoạt động Kết quả theo dõi: Tuân thủ Đầu vào  Hiệu quả Hiệu suất  Thay đổi so với kế hoạch Tính bền vững  Bài học kinh nghiệm Các rủi ro bên ngoài (các giả định quan trọng) 3.2 Bước 2: Xác định các câu hỏi hoạt động và các chỉ số Câu hỏi hoạt động Câu hỏi hoạt động giúp chúng ta tập trung theo dõi những hoạt động cần thiết để tìm hiểu liệu dự án có thực hiện theo đúng kế hoạch không và tại sao. Lựa chọn các câu hỏi hoạt động cũng giúp chúng ta dễ dàng xác định được hệ thống theo dõi cần đo lường những gì. Phương pháp này còn giúp giảm thiểu chi phí theo dõi. Câu hỏi hoạt động hỗ trợ hệ thống theo dõi dễ dàng phân tích các loại thông tin khác nhau cùng một lúc thông qua cơ cấu tổng hợp thông tin. Điều này đặc biệt quan trọng ở các cấp mục đích, mục tiêu, và kết quả của khung lôgíc. Biểu 9 trình bày ví dụ minh họa về câu hỏi hoạt động hỗ trợ ra quyết định nên theo dõi gì đối với kết quả của một hợp phần trong Dự án Nâng cấp Đô thị Cần Thơ.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 14 Biểu 9: Ví dụ về câu hỏi hoạt động hỗ trợ công tác theo dõi Kết quả định lượng: Mức sống và điều kiện môi trường ở các quận nghèo tại Cần Thơ được cải thiện Câu hỏi hoạt động: “Tỷ lệ các hộ trong các quận nghèo được cung cấp nước sạch và điện ở Cần Thơ là bao nhiêu” ? Để trả lời câu hỏi này người ta sẽ phải tính được số hộ trong các quận nghèo được cung cấp các dịch vụ trên và so sánh với tổng số hộ trong các quận đó. Dữ liệu được thu thập từ các công ty cấp nước và cấp điện tại Cần Thơ. Kết quả định tính: Các hộ ở các quận nghèo được kết nối tốt hơn với nền kinh tế địa phương. Câu hỏi hoạt động: “Liệu người dân ở các quận nghèo có cho rằng họ được kết nối tốt hơn với nền kinh tế địa phương hay không”? Để trả lời câu hỏi này, cần phải tiến hành các đợt điều tra thường xuyên về quan điểm của một nhóm người dân tại các quận nghèo ở Cần Thơ. Làm việc với câu hỏi hoạt động Khi tìm kiếm một câu hỏi hoạt động phù hợp cho mỗi cấp độ trong khung lôgíc, bạn hãy nhớ đến câu nói sau đây: “Cần trả lời những câu hỏi nào để biết được mức độ đạt được các mục tiêu của dự án đầu tư và giải thích vì sao dự án thành công hoặc thất bại?” Các câu hỏi hoạt động không nên quá phức tạp. • Đối với các hoạt động – chỉ cần đặt câu hỏi hoạt động được thực hiện tốt và đúng thời hạn hay chưa? • Đối với các đầu ra – đầu ra có được thực hiện theo đúng kế hoạch và đảm bảo chất lượng Biểu 10 liệt kê một số câu hỏi hoạt động cho mỗi cấp độ trong khung lôgíc. Các câu hỏi không cần phải quá phức tạp hay quá nhiều. Sau khi thống nhất các câu hỏi hoạt động, Ban QLDA và Chủ dự án sẽ quyết định cần những thông tin nào để trả lời các câu hỏi đó, trong đó có cả các thông tin về chỉ số.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 15 Biểu 10: Các câu hỏi hoạt động cơ bản Khung lôgíc Các câu hỏi hoạt động cơ bản Kết quả Kết quả từ các sản phẩm đầu ra? (ví dụ, số người được đào tạo sử dụng hiệu quả các kỹ năng mới) Đầu ra Kết quả các hoạt động của dự án ODA? (ví dụ, số người được đào tạo) Hoạt động Dự án ODA thực tế đã làm những gì? Đầu vào Dự án ODA đã mua sắm và sử dụng những nguồn lực nào? Bài học Từ quá trình thực hiện dự án ODA có thể rút ra những bài học nào góp phần cải thiện tình hình thực hiện và tăng cường hiểu biết trong các lĩnh vực có liên quan? Nguồn: Trích IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án (xem www.ifad.org ) Chỉ số - dấu hiệu của sự thay đổi Chỉ số chính là dấu hiệu của sự thay đổi. Để lựa chọn các chỉ số, bạn phải xác định cần những thông tin nào để trả lời các câu hỏi hoạt động. Như đã mô tả ở trên, đối với cấp đầu vào, hoạt động và đầu ra, câu hỏi có thể được trả lời bằng một chỉ số đơn giản. Các loại thay đổi và thông tin Phải xác định rõ các cấp lãnh đạo cần những kết quả theo dõi nào để quản lý hiệu quả một dự án ODA. Biểu 11 đề xuất một số loại thay đổi có thể thích hợp với công tác theo dõi ở Việt Nam. Nếu các thay đổi không giống như dự tính, hãy đặt câu hỏi : “Tại sao thay đổi lại nhiều hoặc ít hơn so với kế hoạch?”, từ đó có thể quản lý tốt hơn các hoạt động của dự án theo đúng kế hoạch. Biểu 11: Các loại thay đổi là kết quả của các đầu vào và hoạt động Loại hình thay đổi Ví dụ thay đổi Xuất hiện một cái gì đó Số lượng các trung tâm y tế quận, huyện được phục hồi Hình thức tiếp cận với những cải tiến Số lượng học sinh lứa tuổi tiểu học đến các trường tiểu học hay dịch vụ mới trong xã Mức độ sử dụng Tần suất đi lại trên con đường mới xây trong xã Mức độ hoạt động hoặc phạm vi Tỷ lệ bà mẹ trong 20% số hộ nghèo nhất được tiếp cận với các cán bộ y tế thôn bản Mức độ phù hợp của cải tiến mới Ngân hàng giống có giải quyết được hạn chế trong sản suất hay không Chất lượng của cải tiến Chất lượng dịch vụ của các trung tâm y tế quận, hiện sau khi được phục hồi Nỗ lực cần thiết để đạt được sự thay Lao động cần thiết để sử dụng kỹ thuật quản lý đất mới đổi Nguồn: Trích IFAD (2002) A guide for project monitoring and evaluation (xem www.ifad.org ) Các nguồn dữ liệu sử dụng để trả lời các câu hỏi hoạt động bao gồm: • Chỉ số: chỉ số định lượng đơn giản, chỉ số phức tạp hoặc hỗn hợp, chỉ số so sánh, chỉ số định tính • Thông tin định tính tập trung • Thông tin định tính mở • Thông tin cơ sở • Quan sát chung về mối liên hệ với các đối tượng tham gia
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 16 Các loại chỉ số Các chỉ số có thể rất đơn giản và trực tiếp, hoặc cũng có thể rất phức tạp. Các chỉ số đơn giản thường đo lường tiến độ huy động các đầu vào và thực hiện các hoạt động – ví dụ, các chỉ số “số đầu đấu nối nước mới” hoặc “số km đường hẻm được xây mới hoặc nâng cấp” (xem Biểu 5). Chỉ số phức tạp hơn có thể là “chỉ số phát triển con người” do UNDP sử dụng để xếp loại tất cả các quốc gia bằng cách so sánh mức sống của ngưòi dân trên cơ sở tính toán kết hợp một số trọng số. Biểu 12 đưa ra ví dụ về các loại chỉ số khác nhau dùng cho công tác theo dõi. Biểu 12: Ví dụ về các chỉ số hoạt động và và chỉ số đầu ra Loại chỉ số Ví dụ Giải thích Chỉ số định lượng - % vỉa hè được hoàn thành Các chỉ số này đòi hỏi phải đo lường bằng đơn giản - % kế hoạch được thực hiện một đơn vị định lượng duy nhất - Số ngày đào tạo/người theo chủ đề X - Năng suất bình quân của giống cây X ở vùng Y Chỉ số định lượng - Số tháng các hộ nghèo không đủ Có các thông tin khác nhau. Số tháng, số phức tạp lương thực để ăn hộ gia đình và kiểu thiếu lương thực. Chỉ số này sẽ không có tác dụng nếu không xác định được kiểu hộ nào đang thiếu loại lương thực nào và ở mức độ đến đâu. Chỉ số hỗn hợp - Số hiệp hội sử dụng nước hoạt Chỉ số này hàm chứa các tiêu chuẩn cần động hiệu quả trong vùng dự án phải được định nghĩa và đánh giá. Thế nào - Số các kế hoạch phát triển thôn là “hoạt động hiệu quả” cần phải được định bản được xây dựng phù hợp các nghĩa và chất lượng của từng hiệp hội cần tiêu chí tài trợ phải đánh giá. Tương tự như vậy, các kế hoạch thôn bản cũng cần phải được đánh giá theo các tiêu chí hỗ trợ vốn, sau đó mới tính số lượng kế hoạch được thực hiện. Chỉ số so sánh - Chỉ số so sánh hoạt động của Các chỉ số so sánh tổng hợp nhiều chỉ số các hệ thống thủy lợi khác nhau để phục vụ cho công tác so sánh. Chỉ số phát triển con người là một ví dụ tiêu biểu. Các chỉ số này thường rất phức tạp nên ít được sử dụng trong theo dõi Chỉ số tham khảo - Phần trăm số hộ có xe máy Đây là một chỉ số không chính xác, do vậy, tương đối thường được dùng với tính chất xấp xỉ tương đối. Ví dụ như mức sinh hoạt của người dân trong khu vực vì các hộ phải có một mức độ thu nhập nhất định mới mua được xe máy Chỉ số định tính - - Cảm nhận của các bên liên quan Thông tin định tính mở giúp bạn tìm hiểu mở về tình hình thực hiện dự án ODA xem người dân coi cái gì là quan trọng đối nói chung với họ. Các câu hỏi mở giúp bạn thu thập thông tin về một số vấn đề mà trước đó bạn chưa nghĩ đến để hỏi Chỉ số định tính - - Cảm nhận của các bên liên quan Thông tin định tính tập trung rất quan trọng tập trung về một vấn đề thực hiện cụ thể khi bạn muốn tìm hiểu một vấn đề cụ thể Nguồn: Trích IFAD (2002) Managing for Impact in Rural Development – A Guide for project M&E (xem www.ifad.org ) Lựa chọn các chỉ số “SMART” Một thách thức trong công tác theo dõi là cần phải quyết định lựa chọn những chỉ số nào để có thể đo lường các thay đổi một cách có nghĩa nhất. Đồng thời cũng cần phải cân nhắc chỉ số nào phù hợp với mục tiêu đầu tư cũng như chỉ số nào trong thực tế có thể thu thập và quản lý dữ liệu được.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 17 Lựa chọn các chỉ số cần được thực hiện theo một quá trình gồm nhiều bước dựa trên sự tham vấn giữa các nhà lãnh đạo, các bên liên quan và các bên đối tác. Các bước trong quá trình lựa chọn chỉ số bao gồm trình bày các ý tưởng, đánh giá từng ý tưởng, thu hẹp danh sách các ý tưởng và cuối cùng, xây dựng kế hoạch đo lường chỉ số. Trong quá trình lựa chọn các chỉ số, cần theo sát các tiêu chí lựa chọn và đặt các câu hỏi nhằm đảm bảo các chỉ số được phù hợp. Cán bộ theo dõi có thể sử dụng các tiêu chí khác nhau nhưng tựu trung trong một số tiêu chí mà từ viết tắt được đọc là S M A R T. S M A R T có nghĩa là “Chỉ số có đơn giản (simple), đo lường được (measurable), có tính đại diện (attributable), có phù hợp (relevant) và kịp thời (timely) không?” Biểu 13 mô tả các tiêu chí và câu hỏi thường được sử dụng khi lựa chọn các chỉ số SMART. Điều quan trọng là luôn phải vận động óc phán đoán và rất thực tế khi áp dụng các tiêu chí đó. Không một chỉ số nào có thể đáp ứng đầy đủ tất cả các tiêu chí. Do vậy, quyết định lựa chọn chỉ số cần dựa trên các đánh giá về tính hợp lý và khả năng áp dụng trong thực tế của chỉ số đó. Biểu 13: Các tiêu chí S M A R T và các câu hỏi xác định tính thực tiễn Các tiêu chí Câu hỏi xác nhận Đơn giản • Chỉ số có được thể hiện theo cách đơn giản nhất có thể hay không? • Chỉ số có mô tả được chính xác cần phải đo lường cái gì hay không? • Yêu cầu đo lường cái gì có được nêu rõ ràng hay không? • Bản thân chỉ số có rõ ràng hay không? • Chỉ số có nêu rõ mức độ cần đo lường hay không? • Chỉ số có phản ánh được sự khác nhau giữa các khu vực nhóm người hay không? • Chỉ số có cụ thể để có thể đo lường tiến độ đạt được các kết quả mong muốn hay không? Đo lường • Các thay đổi có thể được kiểm chứng khách quan hay không? được • Chỉ số có chỉ ra được những thay đổi mong đợi hay không? • Chỉ số có đo được kết quả dự án một cách đáng tin cậy và rõ ràng hay không? • Chỉ số có dễ bị ảnh hưởng bởi những thay đổi trong chính sách và chương trình hay không? • Các bên liên quan đã thống nhất được chính xác cần đo lường cái gì hay chưa? Tính đại diện • Chỉ số có liên quan đến rõ ràng và trực tiếp đầu ra hoặc kết quả được đo lường hay không? • Dự tính kết quả của hoạt động phát triển sẽ đem lại những thay đổi gì? • Các kết quả có thực tế hay không? Đối với vấn đề này, cần phải có mối liên hệ chặt chẽ giữa đầu ra, đóng góp của các đối tác và kết quả. Phù hợp • Chỉ số đó có phản ánh được bản chất của kết quả mong đợi hay không? • Chỉ số đó có phù hợp với các đầu ra và kết quả dự kiến hay không? • Chỉ số đó có thể được đo lường một cách nhất quán và minh bạch hay không? • Chỉ số đó có thực sự liên quan tới hoạt động đầu tư hay không? Kịp thời • Chỉ số có được đo đúng lúc và thường xuyên hay không? • Dữ liệu thu thập có được xử lý và báo cáo kịp thời và hiệu quả tới các bên liên quan hay không? • Dữ liệu thu thập được về chỉ số có phù hợp với mức chi phí và công sức bỏ ra hay không? • Bạn có biết được nguồn gốc dữ liệu hay không? Có cần thiết phải xây dựng các nguyên tắc, cơ chế và trách nhiệm thu thập dữ liệu hay không? • Đã có kế hoạch theo dõi chỉ số hay chưa?
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 18 Đối với các chỉ số khó, nhất là các chỉ số định tính, có thể đặt các câu hỏi mục tiêu để tìm ra câu trả lời. Ví dụ: • Làm sao bạn biết được việc thực hiện có khả năng bị thất bại? • Bạn đo lường cái gì để biết được kết quả hoạt động đem lại những thay đổi hàng ngày như thế nào? • Câu nói “dinh dưỡng được cải thiện” có nghĩa gì ? (đề cập tới mục tiêu hay kết quả) • Làm thế nào để biết được đã có tác động hay chưa? • Hãy nêu một ví dụ bạn đã quan sát tác động như thế nào? Một số ví dụ về các chỉ số kết quả Các chỉ số hoạt động và chỉ số đầu ra thường khác nhau giữa các dự án ODA và cần phải được xây dựng dựa trên khung lôgíc với các bước lựa chọn chỉ số được trình bày tại mục 3.1. Biểu 14 giới thiệu một số chỉ số kết quả. Các chỉ số này được chọn lựa từ bộ chỉ số do Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Tổng cục Thống kê xây dựng dùng để theo dõi tình hình thực hiện Kế hoạch Phát triển Kinh tế - Xã hội 5 năm (2006 – 2010). Một số chỉ số đã được đưa vào công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT) để các CQCQ sử dụng. CQCQ có thể sử dụng các chỉ số trong Biểu 14 để theo dõi danh mục dự án và Ban QLDA sử dụng để theo dõi tình hình thực hiện dự án. Như đã nói ở trên, các chỉ số này là một bộ phận trong bộ chỉ số do Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Tổng cục Thống kê xây dựng dùng để theo dõi tình hình thực hiện Kế hoạch 5 năm 2006 – 2010. Ngoài ra, trong đó cũng bao gồm một số chỉ số dùng để theo dõi tình hình thực hiện Tuyên bố Hà Nội. Đây là các chỉ số theo dõi báo hiệu có thể hỗ trợ cho công tác quản lý hướng tới các kết quả phát triển. Các chỉ số kết quả hay chỉ số hoạt động thường được sử dụng rộng rãi trong các dự án ODA và cũng là một dấu hiệu hướng dẫn hữu hiệu cho các cán bộ theo dõi. Một số cân nhắc khi lựa chọn chỉ số Đo lường những thay đổi định tính Bên cạnh việc sử dụng các dữ liệu định lượng như số liệu đo đạc tại hiện trường hay số liệu thống kê của chính phủ, các cán bộ theo dõi ngày càng chú trọng hơn vào các chỉ số định tính bởi các chỉ số này có thể cung cấp rất nhiều thông tin. Cũng như các chỉ số định lượng, các chỉ số định tính cần phải rất cụ thể để có thể xuyên suốt được các câu hỏi quan trọng. Có thể cụ thể hóa chỉ số định tính bằng cách nêu rõ: • Chủ đề quan tâm (dựa trên câu hỏi hoạt động) • Loại hình thay đổi mà bạn đang tìm hiểu, bao gồm cả đơn vị phân tích (ví dụ như các thay đổi trong hộ gia đình, một thôn bản hay một vùng) • Khoảng thời gian tiến hành theo dõi (ví dụ, theo dõi một số thay đổi sau 12 tháng) • Nơi áp dụng chỉ số (ví dụ, nhận thức về những thay đổi tại một xã/huyện cụ thể) Chất lượng của các chỉ số Xem lại các chỉ số để đảm bảo các chỉ số đó thực sự SMART. Biểu 15 hướng dẫn cách đánh giá một chỉ số có chất lượng.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 19 Biểu 14: Một số ví dụ về các chỉ số kết quả theo ngành Ngành Đề xuất các chỉ số hoạt động Nông nghiệp • % giá trị hàng hóa quy tiền so với tổng giá trị sản xuất ngành nông nghiệp (%) • Tỷ lệ hộ nông dân có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (%) và phát triển • Tỷ lệ đất lâm nghiệp được quản lý bền vững (%) nông thôn • Tỷ lệ nông dân được điều tra hài lòng với các dịch vụ (%) • Công suất của các trạm phát điện được xây dựng (MW) • Tỷ lệ cung cấp điện của quốc gia từ các nguồn năng lượng tái tạo (% MW) Năng lượng • Chi phí của 1kWh điện ở Việt Nam so sánh với mức bình quân trong khu vực (% chi phí) • Tỷ lệ doanh nghiệp không phụ thuộc vào điện lưới (% số doanh nghiệp) • Số km đường quốc lộ, tỉnh lộ và đường nông thôn được xây dựng (km) • Số km đường quốc lộ, tỉnh lộ và đường nông thôn được bảo dưỡng (km) Giao thông • Thời gian đi lại bình quân trên các tuyến đường quốc lộ và tỉnh lộ (km/giờ) Vận tải • Công suất của các cảng (triệu tấn) • Tỷ lệ hộ nông dân trong bán kính 2 km trên các tuyến đường có thể sử dụng quanh năm (%) • Diện tích rừng trồng, rừng ngập mặn và rừng đầu nguồn được trồng (ha) • Diện tích lưu vực sông được quản lý bởi các tổ chức lưu vực sông (ha) • Diện tích đất tưới tiêu được quản lý bởi các hiệp hội sử dụng nước (ha) Môi trường • Tỷ lệ Báo cáo đánh giá tác động môi trường/xã hội được thực hiện theo tiêu chuẩn quốc tế (%) • Lượng khí thải CO2 từ công nghiệp, nhà máy điện và phương tiện giao thông (tấn/năm) • Tỷ lệ hộ gia đình được cung cấp dịch vụ thu gom chất thải rắn có chất lượng (%) Phát triển • Tỷ lệ nước thải được xử lý theo tiêu chuẩn của Bộ Tài nguyên và Môi trường (%) đô thị • Thời gian đi lại bình quân trên các tuyến đường đô thị (km/giờ) • Tỷ lệ hộ gia đình có điện và nước (%) • Số trường học đạt tiêu chuẩn quốc gia Giáo dục và • Số học sinh trung học phổ thông Đào tạo • Tỷ lệ sinh viên/giáo viên • Tỷ lệ người nghèo được đào tạo dạy nghề (%) • Số giường của các bệnh viện mới xây dựng • Tỷ lệ xã có dịch vụ y tế đạt tiêu chuẩn của Bộ Y tế (%) Y tế • Tỷ lệ số trẻ em được tiêm chủng đủ 6 loại vắc xin (%) • Số người mắc 10 bệnh truyền nhiễm có nguy cơ cao (/100,000 người) • Tỷ lệ tử vong thai sản (/100,000 ca sinh) • Tỷ lệ người nghèo theo chuẩn mới (%) • Tỷ lệ người nghèo được cung cấp tín dụng (%) Các vấn đề • Tỷ lệ tỉnh/thành phố áp dụng phương pháp tiếp cận có sự tham gia của người dân (%) xã hội • Tỷ lệ công dân hài lòng với phương pháp lập kế hoạch có sự tham gia của người dân (%) Quản lý • Tỷ lệ vốn: chi tiêu thường xuyên của các CQCQ (% giá trị) • Tỷ lệ cơ quan nhà nước sử dụng hệ thống kế toán thống nhất (%) hành chính • Tỷ lệ vốn ODA sử dụng các hệ thống mua sắm của Chính phủ (% giá trị) nhà nước • Tỷ lệ các cơ quan nhà nước công khai ngân sách (%) • Tỷ lệ xã báo cáo nguy cơ nhiễm dịch bệnh (%) An sinh xã hội • Số người tử vong do thiên tai - Quốc phòng • Tỷ lệ người dân tiếp cận với các dịch vụ an sinh xã hội (%) • Chỉ số ICOR (%) Tài chính - • Tỷ lệ FDI trên tổng mức đầu tư (% giá trị) Ngân hàng • Tỷ lệ nợ xấu trên tổng dư nợ (% giá trị) • Tỷ lệ doanh nghiệp được điều tra phản ánh các thủ tục hành chính là gánh nặng đối với họ (%) Cải cách • Bình quân thời gian cần có để xử lý thông quan (số ngày) hành chính • Số huyện và xã áp dụng mô hình “một cửa” (%) • % người dân được điều tra hài lòng với các dịch vụ công (%) • Số người sử dụng internet Bưu chính • Số điện thoại trên 100 dân viễn thông • Tỷ lệ thôn bản có điện thoại/ internet (% tổng số) • Số doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa Phát triển • Tỷ lệ xuất khẩu/ GDP (% giá trị) doanh nghiệp • Số doanh nghiệp tư nhân mới thành lập
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 20 Cùng nhau lựa chọn chỉ số Khi đánh giá hoạt động đầu tư, nhiều cán bộ theo dõi yêu cầu các bên liên quan tự xác định chỉ số hoạt động và sử dụng các chỉ số đó trong hệ thống theo dõi. Quá trình cùng các bên liên quan xác định chỉ số cũng có các tiêu chí và trình tự tương tự như phần lựa chọn chỉ số nêu ở trên: • Quyết định vai trò của các bên tham gia trong quá trình theo dõi - ví dụ, trong Dự án Nâng cấp Đô thị Cần Thơ (xem Biểu 5 và Biểu 17), các bên tham gia theo dõi thời gian xử lý cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và số đầu đấu nối nước máy và điện. • Thống nhất xem ai sẽ tham gia lựa chọn các chỉ số • Lập kế hoạch tổ chức một cuộc hội thảo (thời gian, địa điểm, cơ sở vật chất, điều phối) để các bên liên quan có thể tham gia và đóng góp • Tùy vào số lượng nhóm các bên tham gia – a) mỗi nhóm phác thảo một danh sách các chỉ số, sau đó trao đổi với nhau và thống nhất lựa chọn, hoặc b) nhóm Ban QLDA hoặc CQCQ cùng các đối tác thực hiện phác thảo một danh sách sơ bộ các chỉ số, cùng thảo luận và lựa chọn với các bên liên quan chủ yếu • Xác định đơn vị phân tích (ví dụ, nhóm tín dụng, hộ gia đình, hay tổ chức cộng đồng) và các thủ tục chọn mẫu • Quyết định các phương pháp thu thập dữ liệu và chỉnh sửa lại chỉ số nếu không tìm được phương pháp có thể thu thập được đủ dữ liệu cho chỉ số đó • Thiết kế các mẫu thu thập dữ liệu và quyết định quá trình phân tích • Kiểm tra trước các chỉ số, phương pháp và cách phân tích dữ liệu nhằm đảm bảo các lựa chọn đã đủ và dễ sử dụng cũng như sẽ cung cấp những thông tin cần thiết để trả lời các câu hỏi hoạt động Biểu 15: Đánh giá chất lượng chỉ số Chất lượng chỉ số Hành động cần thực hiện Chỉ số đơn giản, đo lường được, có Sử dụng chỉ số tính đóng góp, phù hợp và kịp thời Chỉ số đo lường được, phù hợp và Sử dụng chỉ số và tìm thêm các thông tin/chỉ số khác cho đến đơn giản nhưng không có tính đóng khi bạn cảm thấy có thể trả lời được câu hỏi hoạt động mang góp tính đóng góp Chỉ số đo lường được, có tính đóng Chỉ số có đủ tin cậy để sử dụng nếu mọi người đều biết các góp và đơn giản nhưng không phù nhược điểm của nó? Nếu đủ tin cậy, hãy sử dụng chỉ số đó và hợp tìm thêm những thông tin bổ sung để tạo nên một bức tranh đáng tin cậy hơn. Nếu không đủ tin cậy, không sử dụng chỉ số đó nữa và tìm một chỉ số khác thay thế. Chỉ số đo lường được, có tính đóng Liệu có chỉ số/bộ chỉ số khác phản ánh đầu ra và kết quả tốt góp và phù hợp nhưng không đơn hơn? Nếu có, hãy bỏ đi chỉ số ban đầu đi. Nếu không, kiểm tra giản lại tính khả thi của chỉ số. Có thể có cách sáng tạo và ít tốn kém hơn để tìm ra các dữ liệu cần thiết. Chỉ số đo lường được, đơn giản, Chỉ số có đủ phù hợp và đơn giản để sử dụng nếu mọi người nhưng không phù hợp và không có đều biết các nhược điểm của nó? Nếu có, hãy sử dụng chỉ số tính đóng góp và tìm thêm những thông tin bổ sung để tạo nên một bức tranh đáng tin cậy hơn. Nếu không, hãy tìm một chỉ số khác thay thế. Nói chung, vì chỉ số có hai nhược điểm lớn nên cũng dễ bị loại hơn. Chỉ số đơn giản, nhưng không đo Không sử dụng chỉ số lường được hoặc không có tính đóng góp hoặc không phù hợp Nguồn: Trích IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án (xem www.ifad.org )
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 21 3.3 Bước 3: Xây dựng khung theo dõi và kế hoạch theo dõi Khung theo dõi Bản thân khung lôgíc không thể hướng dẫn đầy đủ cần lựa chọn thông tin nào để theo dõi và cũng không có đủ chỗ để tóm tắt các kế hoạch theo dõi chi tiết. Cột “các chỉ số hoạt động” và “các phương tiện kiểm chứng” trong khung lôgíc không thể mô tả đầy đủ cách thực hiện các hoạt động theo dõi. Để khắc phục các hạn chế trên, Bước 3 giới thiệu khung theo dõi (xem Biểu 16) trong đó có các bước xây dựng kế hoạch theo dõi. Biểu 17 là ví dụ về một phần của khung theo dõi hoàn chỉnh của dự án Nâng cấp Đô thị Cần Thơ vốn vay WB và AfD. Trong các dự án ODA, người ta thường sử dụng 3 văn bản chính dưới đây để hướng dẫn các hoạt động theo dõi: • Văn kiện thiết kế hoặc thẩm định đầu tư – nêu mục đích, mục tiêu của dự án cũng như các đầu ra và các kết quả dự kiến, mối quan hệ với các mục tiêu chiến lược quốc gia • Kế hoạch hoạt động của dự án (PIP), tài liệu thực hiện hoặc sổ tay hoạt động (cũng được gọi là sổ tay quy trình hoặc kế hoạch năm) • Khung theo dõi - quy định rõ ràng mục tiêu và phạm vi theo dõi, sẽ đo lường cái gì, ai sẽ chịu trách nhiệm, tần suất theo dõi và báo cáo (có thể được gọi là kế hoạch theo dõi hoặc sổ tay theo dõi). Kế hoạch theo dõi cụ thể phải có mối liên kết chặt chẽ với các hướng dẫn về hoạt động đầu tư cũng như hướng dẫn về theo dõi. Không thể có sự mâu thuẫn hay sự nhầm lẫn giữa hai loại hoạt động này. Các hoạt động theo dõi cần phải được thể hiện trong lịch làm việc tuần và tháng để đảm bảo theo dõi là một phần không tách rời của hoạt động đầu tư.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 22 Biểu 16: Mẫu khung theo dõi Logframe Indicators What we will How we will Who will Frequency of How results will be Reference measure measure measure? measurement reported Mục Khung Lô- Chỉ số Đo lường cái gì? Đo lường Ai sẽ tiến hành Tần suất đo lường? Các kết quả đo lường sẽ gíc như thế nào? đo lường? được báo cáo như thế nào? Goal • • • • • • Mục đích • • • • • • Purpose • • • • • • Mục tiêu • • • • • • Outcomes • • • • • • Kết quả • • • • • • • • • • • • • • • • • • Outputs • • • • • • Đầu ra • • • • • • • • • • • • • • • • • • Activities • • • • • • Hoạt động • • • • • • • • • • • • • • • • • • Inputs • • • • • • Đầu vào • • • • • • • • • • • • • • • • • •
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 23 Biểu 17: Ví dụ về khung theo dõi: Dự án nâng cấp đô thị Cần Thơ Logframe Indicators What we will measure How we will measure Who will measure? Frequency of How results will be reported Reference measurement Mục Khung Lôgíc Chỉ số Đo lường cái gì? Đo lường Ai sẽ tiến hành Tần suất đo lường? Các kết quả đo lường sẽ được như thế nào? đo lường? báo cáo như thế nào? Goal • Thay đổi về số hộ nghèo thành • Số hộ nghèo trong khu vực/Tổng số hộ • BQLDA phân tích dữ liệu • Đội ngũ cán bộ theo dõi của • Hàng năm (theo từng • Báo cáo năm gửi Ủy ban nhân Mục tiêu thị ở Cần Thơ trong khu vực của DoLISA BQLDA năm) dân Cần Thơ, DPI, WB, PSC và MPI • Quan niệm về mức sống ở Cần • Quan niệm của những người tham gia • Khảo sát những người • Thơ về mức sống ở Cần Thơ tham gia • Đội ngũ cán bộ theo dõi của BQLDA • Purpose • Thu nhập hộ trung bình ở Cần • Thu nhập hộ dân/số hộ dân • Báo cáo của BQLDA và Ủy • Đội ngũ cán bộ theo dõi của • Hàng năm • Báo cáo năm gửi Ủy ban nhân Mục đích Thơ (theo quận) ban nhân dân Cần Thơ BQLDA dân Cần Thơ, DPI, WB, PSC và • Số hộ dân được hưởng các dịch vụ/ MPI • Tăng phạm vi cung cấp các dịch tổng số hộ dân trong khu vực dự án • vụ nâng cao tới tất cả người dân Outcomes • % số hộ- có nước máy • Số hộ dân có công tơ đo nước/ tổng số • BQLDA phân tích các báo • Đội ngũ cán bộ theo dõi của • Hàng năm (theo từng • Báo cáo năm gửi Ủy ban nhân Kết quả hộ dân trong khu vực dự án cáo của công ty nước BQLDA từ các bộ phận tài chính, năm dân Cần Thơ, DPI, WB, PSC và • % số hộ- có điện kế hoạch, kỹ thuật và xã hội MPI • Số bệnh dịch được lựa chọn • Các hộ dân có công tơ điện/ tổng số hộ • BQLDA phân tích các báo dân trong khu vực dự án cáo của Công ty điện • • % nguời dân có giấy chứng • Số ca nhiễm 7 loại bệnh dịch do Sở y tế • BQLDA phân tích các báo nhận quyền sử dụng đất cung cấp cáo của Sở y tế • • Số dân có giấy chứng nhận quyền sử • BQLDA phân tích các báo dụng đất/tổng số dân trong khu vực dự án cáo của UBND tỉnh Outputs • Số hộ mới lắp nước máy • Số hộ mới lắp nước máy/điện theo từng • Các báo cáo của công ty • Đội ngũ cán bộ theo dõi của • Hàng quý (theo thứ tự • Báo cáo tiến độ Quý gửi UBND Đầu ra quận (thực tế so với kế hoạch) nước BQLDA từ các bộ phận tài chính, thời gian) Tp.Cần Thơ, Sở KH&ĐT, WB, • Số hộ mới có điện kế hoạch, kỹ thuật và xã hội PSC và Bộ kH&ĐT sử dụng bộ • Số căn hộ/nhà mới xây • Số nhà mới xây (Thực tế/ kế hoạch) • Các báo cáo của công ty mẫu báo cáo thống nhất • Số km đường mới theo từng quận điện • Công ty nước Cần Thơ • Số km đường mới xây & cải tạo (TT/KH) • Các báo cáo giám sát xây • Công ty điện Cần Thơ • Tỷ lệ % trả được các khoản vay • Số km cống theo từng quận (TT/KH) dựng hàng quý • Ban giám sát xây dựng để cải tạo nhà cửa. • Số tiền chi trả/đến hạn • Các báo cáo tín dụng của • Ngân hàng nhà ĐBSCL • ngân hàng nhà ĐBSCL Activities • % hệ thống cấp nước được • Số công tơ nước (TT)/ số công tơ nước • BQLDA phân tích các báo • Đội ngũ cán bộ theo dõi của • Hàng quý • Báo cáo tiến độ Quý gửi UBND Hoạt động hoàn thiện (thực tế so với kế (kế hoạch) cáo của công ty nước BQLDA từ các bộ phận tài chính, Tp. Cần Thơ, Sở KH&ĐT, WB, hoạch) kế hoạch, kỹ thuật và xã hội PSC và Bộ KH&ĐT sử dụng bộ • Số công tơ điện (TT)/ số công tơ điện • BQLDA phân tích các báo mẫu báo cáo thống nhất • % hệ thống cấp điện được hoàn (KH) cáo của Công ty điện • Công ty nước Cần Thơ thiện (thực tế so với kế hoạch) • Số km đường/ cống (TT)/ km • Các báo cáo giám sát xây • Công ty điện Cần Thơ • % đường và cống được hoàn đường/cống (KH) dựng hàng quý • Ban giám sát xây dựng thành (thực tế so với kế hoạch) • Số nhà được hoàn thành (TT/KH) • Các báo cáo tín dụng của • Ngân hàng nhà ĐBSCL • % nhà được hoàn thành (thực tế • Số khoản vay được phê duyệt và giải ngân hàng nhà ĐBSCL so với kế hoạch) ngân • Số khoản vay được phê duyệt và giải ngân Inputs • Tỷ lệ giải ngân • Giải ngân thực tế/ giải ngân kế hoạch • Các báo cáo và kế hoạch • Đội ngũ cán bộ theo dõi của • Hàng tháng • Báo cáo tiến độ quý dùng mẫu Đầu vào giải ngân của Ban QLDA BQLDA từ các bộ phận tài chính, báo cáo thống nhất kế hoạch, kỹ thuật và xã hội
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 24 Cấu trúc của một kế hoạch theo dõi Biểu 18 đưa ra các nội dung có trong một kế hoạch theo dõi được coi là thông lệ tốt nhất hiện nay. Mức độ chi tiết của kế hoạch đến đâu còn phụ thuộc vào loại hình, quy mô và độ phức tạp của một khoản đầu tư cụ thể. Lãnh đạo CQCQ và Chủ dự án sẽ quyết định mức độ cụ thể nào là hợp lý cho kế hoạch theo dõi của mỗi loại hình đầu tư. Biểu 18: Các nội dung gợi ý của một kế hoạch theo dõi Mục Các nội dung gợi ý Mục tiêu và • Tổng quát, mục đích, mục tiêu, kết quả, các luận cứ và lý giải cho việc thiết kế hệ phạm vi thống theo dõi • Hệ thống theo dõi sẽ giúp các nhà quản lý đáp ứng các yêu cầu báo cáo và các nhu cầu về thông tin của các bên liên quan như thế nào • Tóm tắt một số kinh nghiệm về theo dõi nói chung được thực hiện với các bên liên quan chủ chốt • Thảo luận về mức độ tham gia, sự cân bằng giữa các phương pháp tiếp cận định lượng và định tính, các nhu cầu về nguồn lực và các trọng tâm dự kiến của hệ thống theo dõi Phương Tổng quan về phương pháp huy động sự tham gia của các bên liên quan, phương pháp pháp tiếp tiếp cận mang tính chất học hỏi nào sẽ được sử dụng, và phương pháp thu thập thông tin nào sẽ được dùng- ví dụ, mức độ sử dụng phương pháp tiếp cận có sự tham gia, cận các hệ thống thông tin theo vị trí địa lý, các hệ thống thông tin tin học hóa hoặc khảo sát cơ sở Khung Định nghĩa chính xác tất cả các câu hỏi hoạt động, các chỉ số và các nhu cầu thông tin lôgíc được cho tất cả các cấp của khung lôgíc điều chỉnh, • Đánh giá nhu cầu thông tin của tất cả các bên liên quan cộng với • Đánh giá các chỉ số về các yếu tố bên ngoài và các giả định, ví dụ như: khí hậu, giá cả, dịch sâu, bệnh, tình hình kinh tế, môi trường chính sách các chỉ số • Đánh giá các nhu cầu thông tin và các chỉ số phù hợp với nguơiừ sử dụng cuối cùng và mang tính khả thi về mặt kĩ thuật cũng như nguồn lực • Lựa chọn các câu hỏi và các chỉ số hoạt động. Hệ thống • Mục đích của hệ thống thông tin quản lý thông tin • Tổ chức thu thập và tổng hợp thông tin quản lý và Đối với mỗi sản phẩm thông tin- cần đặt các câu hỏi ai, cái gì, bao giờ và báo cáo ở đâu Lịch trình xử lý thông tin- ai, cái gì, khi nào, tới ai, với mục đích gì Các hệ thống lưu trữ thông tin trên máy tính và thủ công sẽ hoạt động như thế nào, với/tới ai, cho dữ liệu nào Liệt kê các nhu cầu lưu trữ dữ liệu • Các báo cáo đầu ra dự kiến, ví dụ: Các kênh giao tiếp và phản hồi không chính thức Luồng báo cáo và hạn báo cáo Sơ lược về kế hoạch làm việc năm và mẫu ngân sách, bao gồm các kế hoạch đầu ra/hoạt động và ngân sách, ngân sách tổng hợp, kế hoạch đào tạo, kế hoạch mua sắm, kế hoạch dịch vụ tư vấn Các báo cáo tiến độ thường niên cho cả dự án đầu tư và cho từng hợp phần, các đánh giá thôn bản Các báo cáo tài chính thường niên Các đoàn giám sát thường xuyên
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 25 Mục Các nội dung gợi ý Kế hoạch Định nghĩa chính xác về các phương pháp áp dụng với mỗi nhóm các bên liên quan theo dõi và khác nhau để phục vụ 2 mục đích cơ bản sau: thời gian • Theo dõi các nguồn lực, các hoạt động và quản lý để có thể thực hiện dự án đầu tư một cách hiệu quả: thực hiện các hoạt Các nguồn lực đầu vào- sử dụng phương tiện đi lại, công tác phí, đăng ký động tài sản, đăng ký dịch vụ/hỗ trợ kỹ thuật Các hoạt động- đào tạo (các hội thảo, tour khảo sát v.v), xây dựng (cơ sở kỹ thuật hoặc xã hội), tổ chức các chuyên đề, thử nghiệm và trình diễn mô hình, hạn mức tín dụng, v.v. Các hoạt động theo dõi khác • Theo dõi các kết quả và tác động để có thế xây dựng các chiến lược thực hiện, ví dụ như: Khảo sát - cơ sở/theo hộ gia đình, hợp phần, nhân sự Các đánh giá hàng năm có sự tham gia và các hội thảo lập kế hoạch Các đánh giá hàng năm khác và nhận xét của người hưởng lợi, các phần tổng kết và lập kế hoạch Báo cáo giữa kỳ và báo cáo kết thúc Tính khả thi về mặt kỹ thuật và nguồn lực của các phương pháp Kế hoạch theo dõi- lịch trình các sự kiện chủ chốt và các thời điểm báo cáo/ra quyết định Chương trình nghị sự các sự kiện quan trọng Thiết lập Tổ chức theo dõi: các điều Các mối liên kết cần thiết về mặt thể chế và với các bên liên quan trong kiện và xây theo dõi dựng năng Có hay không sự hiện hữu của một đơn vị theo dõi cụ thể và đơn vị này lực có liên quan thế nào tới cấu trúc quản lý và các cấp bậc trong tổ chức Các nhu cầu về nhân sự: Số lượng, năng lực và trách nhiệm của các bên liên quan khác nhau trong theo dõi, bao gồm cả các nhân viên BQLDA và các bên liên quan chính Chế độ khuyến khích đối với các bên liên quan Các nhu cầu về đào tạo nhân viên và các bên liên quan Các nhu cầu về nguồn lực Phương tiện đi lại và thiết bị Hỗ trợ kỹ thuật Ngân sách Tóm tắt việc phân bổ ngân sách theo các dòng cụ thể theo dõi Các phụ • Khung lôgíc gốc và khung lôgíc đã sửa đổi lục • Liệt kê các chỉ số dự kiến trong khung theo dõi • Đưa ra các mẫu thu thập dữ liệu, lịch trình hàng năm, nửa năm các hoạt động, v.v.. • Đưa ra các mẫu để chuẩn bị: các báo cáo quý, nửa năm, năm, tóm tắt các thành tích chính; các báo cáo hiện trạng về các đầu vào, và nguồn lực, đầu ra và các nghiên cứu đánh giá- tóm tắt các phát hiện và khuyến nghị • Mô tả công việc của nhân viên và mức đãi ngộ cụ thể • Bản giao việc hỗ trợ kỹ thuật • Khung theo dõi và kế hoạch theo dõi • Ngân sách cụ thể cho các nguồn lực theo dõi Nguồn: Trích từ IFAD (2002) Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án (xem www.ifad.org )
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 26 3.4 Bước 4: Chuẩn bị tổ chức để theo dõi có chất lượng Những chuẩn bị về tổ chức Bất cứ một Ban QLDA, Chủ dự án hay một CQCQ có trách nhiệm quản lý hay giám sát việc thực hiện một dự án ODA đều cần phải có những cán bộ theo dõi với chức năng, vai trò và nhiệm vụ riêng nhằm chuyển tải các thông tin theo dõi do lãnh đạo và các quy định và thủ tục hiện hành yêu cầu. Các quy định, trình tự và thủ tục cũng như một số thông tin cụ thể về công tác chuẩn bị về tổ chức sẽ được trình bày kỹ trong cuốn sổ tay riêng dành cho cấp lãnh đạo7. Tóm lại, các chuẩn bị về tổ chức cho công tác theo dõi thông thường bao gồm: • Một cán bộ theo dõi chuyên trách được cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo Ban QLDA đề cử để thực hiện việc thu thập các dữ liệu theo dõi từ các bộ phận khác và báo cáo dữ liệu này với lãnh đạo nhằm hỗ trợ công tác quản lý của lãnh đạo và đáp ứng những yêu cầu báo cáo với các cấp quản lý cao hơn. • Một đầu mối theo dõi tại mỗi bộ phận (điển hình là các bộ phận kế toán và tài chính, kế hoạch và đấu thầu, kỹ thuật và môi trường, chính sách xã hội và giải phóng mặt bằng và hành chính) nhằm đảm nhận trách nhiệm thu thập, đối chiếu, phân tích và báo cáo dữ liệu của bộ phận mình để tổng hợp chung vào báo cáo trình lãnh đạo. • Một lãnh đạo trong mỗi cơ quan chủ quản hay cơ quan quốc gia có trách nhiệm xem xét các dữ hiệu theo dõi và cung cấp phản hồi theo dõi tới Ban QLDA, Chủ dự án hoặc CQCQ. Một ví dụ về tổ chức Ban QLDA của Dự án nâng cấp đô thị Cần Thơ được trình bày trong Biểu đồ 19. Các chức năng của cán bộ theo dõi trong Ban QLDA được trình bày trong Biểu 20. Một ví dụ về tổ chức của cơ quan chủ quản của Bộ Giao thông Vận tải được trình bày trong Biểu 21. Các chức năng của cán bộ theo dõi trong các cơ quan chủ quản được trình bày trong Biểu 22. Một số thông tin thêm về tổ chức công tác theo dõi có thể được truy cập trong phần Nghiên cứu tình huống về Những chuẩn bị về thể chế trong trang web về Theo dõi & Đánh giá Quốc gia: www.mpi.gov.vn/tddg 7 Mođun I - Hướng dẫn xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 27 Biểu 19: Ví dụ về tổ chức phục vụ theo dõi của Ban quản lý dự án Giám đốc Ban QLDA AMT Điều phối theo Tổng hợp các biểu AMT dõi Bộ phận Kỹ thuật & Bộ phận Kế hoạch & Bộ phận Kế toán & Bộ phận Chính sách Bộ phận Hành chính Môi trường Đấu thầu Tài chính xã hội & Giải phóng Đầu mối TD&ĐG Đầu mối TD&ĐG Đầu mối TD&ĐG Đầu mối TD&ĐG mặt bằng Đầu mối TD&ĐG • Báo cáo tiến độ • Tóm tắt các gói • Các quỹ tài trợ • Các vấn đề tái định • Hồ sơ Dự án • Các chỉ số hoạt động thầu và hợp đồng • Các quỹ Chính cư và thu hồi đất • Tổng hợp dữ liệu • Vấn đề môi trường mua sắm phủ • Dịch thuật • Tình trạng đấu • Các điêu khoản thầu ràng buộc • Tình trạng các hợp đồng • Dự báo tài chính • Khung lô gíc Duy trì chất lượng các hệ thống theo dõi Có thể sử dụng bốn tiêu chí tiêu chuẩn sau đây để đánh giá chất lượng của các hệ thống theo dõi và cập nhật các hệ thống này: • Tính hữu dụng – hệ thống theo dõi cung cấp được các thông tin thiết thực cho những người sử dụng dự kiến. • Tính khả thi – các phương pháp, công cụ, thời gian biểu và các thủ tục xử lý được đề ra là thực tế, thận trọng và hiệu quả về mặt chi phí. • Tính đúng mực – các hoạt động theo dõi sẽ được tiến hành một cách hợp pháp, hợp đạo đức và có cân nhắc tới cuộc sống của những người bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án đầu tư. • Tính chính xác – các kết quả theo dõi sẽ thể hiện và chứa đựng đầy đủ thông tin để hỗ trợ cho việc quản lý và thực hiện một hoạt động đầu tư một cách hiệu quả và với hiệu suất cao. Các hoạt động đầu tư được quản lý tốt thường được điều chỉnh để thích ứng với sự thay đổi của các yếu tố bên ngoài. Tương tự như vậy, hệ thống theo dõi cũng cần được xem xét và điều chỉnh, cải thiện thường xuyên khi phát sinh thêm một số yêu cầu trong quá trình thực hiện. Hệ thống theo dõi cần đáp ứng ngay những nhu cầu về phản hồi và thông tin của người sử dụng.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 28 Biểu 20: Các chức năng của cán bộ theo dõi – Cấp Ban QLDA và Chủ dự án Vai trò Trách nhiệm Yêu cầu về trình độ Chủ dự án Chịu trách nhiệm chung về tính phù hợp của các hệ Khả năng lãnh đạo thống theo dõi, các khung khổ và nguồn lực theo dõi Quản lý về đầu tư phù hợp nhằm đảm bảo những yêu cầu đưa ra trong Xây dựng nhóm Nghị định số 131/2006/NĐ-CP. Những yêu cầu này Kinh nghiệm theo dõi bao gồm: Diễn giải, phân tích các kết quả Xác định các nguồn lực cần thiết cho công tác Báo cáo & Giao tiếp theo dõi Thiết lập hệ thống quản lý dữ liệu nội bộ Sử dụng các kết quả theo dõi để phục vụ các quyết định quản lý Chuẩn bị báo cáo theo dõi (với các dữ liệu từ AMT) Giám đốc Chịu trách nhiệm chung về tính phù hợp của các hệ Khả năng lãnh đạo Ban QLDA thống theo dõi, các khung khổ và nguồn lực theo dõi Quản lý về đầu tư phù hợp nhằm đảm bảo những yêu cầu đưa ra trong Xây dựng nhóm Nghị định số 131/2006/NĐ-CP. Những yêu cầu này Kinh nghiệm theo dõi bao gồm: Diễn giải, phân tích các kết quả Xác định các nguồn lực cần thiết cho công tác Báo cáo & Giao tiếp theo dõi Thiết lập hệ thống quản lý dữ liệu nội bộ Sử dụng các kết quả theo dõi để phục vụ các quyết định quản lý Chuẩn bị báo cáo theo dõi (với các dữ liệu từ AMT) Điều phối Theo sự chỉ đạo của Giám đốc Ban QLDA, xây Khả năng xây dựng và điều phối viên theo dõi dựng, điều phối và giám sát các hoạt động của hệ các nhóm công tác trong Ban thống theo dõi của Ban QLDA, đảm bảo thu thập đối Kỹ năng quản lý cơ bản QLDA chiếu, phân tích, báo cáo được các dữ liệu cần thiết, Các kỹ năng theo dõi nâng cao và phản hồi tới các đối tượng liên quan một cách kịp Các kỹ năng máy tính trung cấp thời. Tổng hợp, đối chiếu và phân tích Đối chiếu các biểu AMT từ các đầu mối của các dữ liệu bộ phận gửi lên Kỹ năng báo cáo nâng cao Sử dụng AMT để phân tích từng hoạt động của Giao tiếp và tuyên truyền dự án Các phẩm chất theo dõi chuyên Sử dụng PMT để phân tích hoạt động của nghiệp chương trình Thường xuyên báo cáo với Giám đốc Ban QLDA Các đầu mối Dưới sự chỉ đạo của Điều phối viên về Theo dõi, Kỹ năng làm việc theo nhóm theo dõi tại đảm bảo các dữ liệu theo dõi từ các đơn vị hoặc Kỹ năng theo dõi trung cấp các bộ phận nhóm công tác chuyên môn được thu thập, tổng Kỹ năng máy tính trung cấp hợp, đối chiếu và phân tích một cách thích hợp và Thu thập dữ liệu luôn sẵn có cho các cán bộ của Ban QLDA nhằm Tổng hợp đối chiếu và lưu trữ dữ đảm bảo các hoạt động theo dõi cụ thể của đơn vị liệu đó được hiệu quả và minh bạch Kỹ năng viết báo cáo trung cấp Chuẩn bị các biểu có liên quan tới bộ phận mình trong AMT Tập trung vào các vấn đề liên quan tới đơn vị mình Cán bộ hỗ Dưới sự chỉ đạo của Điều phối viên về Theo dõi và Kỹ năng theo dõi sơ cấp trợ IT trên cơ sở tham vấn với cấp trên của cán bộ hỗ trợ Kỹ năng máy tính cao cấp IT, cung cấp hỗ trợ về IT thực hành cho hệ thống theo dõi, hỗ trợ cho bất cứ cơ sở dữ liệu về Hệ thống Thông tin Quản lý (MIS) nào do Ban QLDA xây dựng và hỗ trợ về các biện pháp và công cụ thực hành nhằm trợ giúp cho việc lồng ghép dữ liệu cấp cơ sở và dữ liệu tài chính của dự án vào dữ liệu tổng hợp để có thể dễ dàng chuyển sang các dạng báo cáo trong công cụ báo cáo thống nhất (AMT)
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 29 Biểu 21: Ví dụ về tổ chức của một cơ quan chủ quản đối với công tác theo dõi Bộ trưởng Bộ chủ quản MPI/ODA MIS • Tổng hợp và gửi cho đơn vị chủ quản dữ liệu Vụ trưởng tóm lược từ PMT tới Bộ trưởng/Chủ tịch UBND tỉnh • Gửi dữ liệu tóm lược tới MPI và MOF • Lưu trữ dữ liệu AMT và PMT để sử dụng sau này Đối chiếu và phân tích dữ liệu AMT Điều phối viên và PMT để báo cáo tóm tắt lên lãnh về Theo dõi đạo Cập nhật dữ liệu theo dõi danh mục tại cấp cơ quan chủ quản Báo cáo Vụ trưởng PMT Cơ quan chủ quản Đầu mối theo dõi* Đầu mối theo dõi Đầu mối theo dõi* • Chịu trách nhiệm theo dõi • Chịu trách nhiệm theo dõi • Chịu trách nhiệm theo danh mục các dự án cụ danh mục các dự án cụ dõi danh mục các dự thể (VD. Các dự án thể (VD. Các dự án án cụ thể (VD. Các dự World Bank) ADB) án UNDP) • Nhận AMT từ các Ban • Nhận AMT từ các Ban • Nhận AMT từ các Ban QLDA QLDA QLDA • Sử dụng PMT phân tích • Sử dụng PMT phân tích • Sử dụng PMT phân tích dữ liệu dữ liệu dữ liệu • Gửi báo cáo tổng hợp và • Gửi báo cáo tổng hợp và • Gửi báo cáo tổng hợp dữ liệu PMT tới Điều phối dữ liệu PMT tới Điều phối và dữ liệu PMT tới Điều viên viên phối viên • Báo cáo Vụ trưởng • Báo cáo Vụ trưởng • Báo cáo Vụ trưởng * Bộ phận theo dõi tại PFD, PID, ICD hoặc Sở KH& ĐT tỉnh
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 30 Biểu 22: Chức năng nhiệm vụ của cán bộ theo dõi - cấp cơ quan chủ quản Vị trí Trách nhiệm Yêu cầu trình độ Vụ trưởng Vụ Chịu trách nhiệm chung đảm bảo các hệ thống, khuôn khổ Khả năng lãnh đạo đầu mối và nguồn lực cho công tác theo dõi để Cơ quan chủ quản có Quản lý về đầu tư thể tuân thủ được các yêu cầu nêu trong Nghị định số Xây dựng nhóm công tác 131/2006/NĐ-CP, bao gồm: Kinh nghiệm theo dõi Xác định các nguồn lực cần thiết cho công tác theo dõi Diễn giải, phân tích các kết Thiết lập hệ thống thông tin nội bộ quả Nhận và tổng hợp báo cáo theo dõi danh mục (từ PMT) Báo cáo & Giao tiếp từ điều phối viên và cung cấp phản hồi Sử dụng các kết quả theo dõi để ra các quyết định quản lý Gửi báo cáo theo dõi danh mục (với dữ liệu từ PMT) tới Bộ trưởng, MPI, MOF Điều phối viên Theo sự chỉ đạo của Vụ trưởng Vụ đầu mối, xây dựng, điều Các kỹ năng điều phối Theo dõi phối và giám sát hoạt động của hệ thống theo dõi của cơ Quản lý căn bản quan chủ quản, bao gồm cả công tác phối hợp với tất cả Được đào tạo về TD& ĐG ở các Ban QLDA của các dự án đầu tư thuộc danh mục ODA cấp độ “Thực hành” do đơn vị làm cơ quan chủ quan. Đảm bảo thu thập, đối Trình độ máy tính trung cấp chiếu, phân tích, báo cáo được các dữ liệu cần thiết và Tổng hợp, đối chiếu và phân phản hồi tới các bên liên quan một cách kịp thời và chính tích dữ liệu xác. Kỹ năng viết báo cáo nâng Sử dụng PMT để đối chiếu và phân tích dữ liệu từ các cao báo cáo AMT của từng dự án đầu tư trong danh mục Giao tiếp và tuyên truyền Chuẩn bị các báo cáo của cơ quan chủ quản theo qui Các phẩm chất chuyên nghiệp định Gửi PMT và các báo cáo theo dõi của cơ quan chủ quản tới Vụ trưởng Các đầu mối về Dưới sự chỉ đạo của Điều phối viên về theo dõi, đảm bảo Các kỹ năng điều phối theo dõi ở các các dữ liệu liên quan tới bộ phận mình được thu thập, đối Được đào tạo về TD & ĐG ở phòng chuyên chiếu và phân tích một cách phù hợp. Sẵn sàng cung cấp cấp độ “Thực hành” môn các dữ liệu này cho các bộ phận khác trong cơ quan chủ Trình độ máy tính trung cấp quản khi được yêu cầu nhằm đảm bảo công tác báo cáo và Thu thập dữ liệu theo dõi của bộ phận được hiệu quả và minh bạch. Tổng hợp và lưu dữ liệu Thu thập AMT từ các điều phối viên về theo dõi tại các Kỹ năng viết báo cáo trung Ban QLDA do đầu mối đó theo dõi. cấp Kiểm tra chất lượng của dữ liệu trong AMT và phản hồi cho Ban QLDA Chuẩn bị PMT đối với các dự án đầu mối đó quản lý Gửi các AMT thu thập được và PMT cho Điều phối viên Theo dõi 3.5 Bước 5: Chuẩn bị các công cụ và hệ thống IT Các hệ thống theo dõi thường cần ba loại công cụ và hệ thống IT như sau: • Máy tính cá nhân – máy để bàn hoặc máy tính xách tay để chuẩn bị báo cáo, liên lạc bằng email và truy cập các dữ liệu và hệ thống báo cáo trên qua mạng; • Các công cụ theo dõi chuyên dụng – các công cụ theo dõi được thiết kế để hỗ trợ cho việc sử dụng hệ thống theo dõi Việt Nam, ví dụ như AMT (công cụ theo dõi thống nhất) và PMT (công cụ theo dõi danh mục) được sử dụng tại Việt Nam; • Các công cụ đối chiếu và phân tích dữ liệu – các công cụ hỗ trợ việc nhập và chiết xuất dữ liệu từ các hệ thống quản lý kế toán điện tử; từ các bảng tính Excel đơn giản tới các bảng câu hỏi hoặc mẫu điều tra và các cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý thông tin. Hệ thống theo dõi là hệ thống có chức năng riêng biệt, khác với các hệ thống quản lý tài chính và kế toán. Phần trình bày dưới đây sẽ tập trung vào các công cụ đơn giản hỗ trợ việc thu thập và đối chiếu dữ liệu theo dõi. Các công cụ theo dõi chuyên dụng được xây dựng để hỗ trợ Hệ thống Theo dõi thí điểm tại Việt Nam như AMT và PMT sẽ được trình bày trong Phần 4 và Hướng dẫn sử dụng AMT được cụ thể hóa trong Phụ lục 1.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 31 Các công cụ CNTT phục vụ công tác thu thập và đối chiếu dữ liệu Dữ liệu theo dõi được thu thập từ những gì thực sự đang diễn ra tại dự án, từ nghiên cứu tài liệu và các cuộc phỏng vấn. Việc sử dụng chính xác phương pháp và công cụ nào được xác định trong khung khổ và kế hoạch theo dõi được xây dựng ở Bước 3. Các công cụ IT đơn giản có thể hỗ trợ việc thu thập và đối chiếu các dữ liệu theo dõi trước khi đưa ra phân tích. Biểu 23 trình bày về các công cụ IT hỗ trợ cho việc thu thập và đối chiếu ba loại dữ liệu theo dõi thường được thu thập. Biểu 24 trình bày một ví dụ về công cụ IT đơn giản cho việc thu thập dữ liệu và Biểu 25 trình bày một ví dụ về AMT (công cụ theo dõi thống nhất) - một công cụ đối chiếu dữ liệu được xây dựng cho Hệ thống Theo dõi thí điểm tại Việt Nam. Công cụ IT trong các ví dụ này là Microsoft Excel – rất thích hợp cho việc phân thành bảng biểu và hỗ trợ viết báo cáo từ các dữ liệu thu thập được từ cơ sở hoặc từ tổng hợp tài liệu và đối chiếu dữ liệu. Các hệ thống quản lý thông tin (MIS) và cơ sở dữ liệu phức tạp hơn thường có chi phí sử dụng và duy trì cao, và do vậy chỉ thích hợp với những dự án đầu tư lớn. Biểu 23: Các công cụ IT phục vụ công tác thu thập và đối chiếu dữ liệu Dữ liệu Các công cụ IT cho việc thu Các công cụ IT cho việc đối thập dữ liệu chiếu dữ liệu Giải ngân Phần mềm kế toán (VD: MYOB) Công cụ Theo dõi theo trình tự Bảng tính Excel chuyên dụng (Các Ban QLDA) Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Công cụ Theo dõi theo hồ sơ (cơ quan chủ quản và các chương trình) Bảng tính Excel chuyên dụng Quy trình Các chương trình theo dõi tiến độ Công cụ theo dõi theo trình tự (Các công việc (VD Biểu ghi chú hình sen Ban QLDA) Lotus Notes) Công cụ theo dõi theo hồ sơ (cơ Hệ thống thông tin quản lý (MIS) quan chủ quản và các chương trình) Các bảng tính Excel chuyên dụng Hệ thống thông tin quản lý Bảng tính Excel chuyên dụng Thực hiện Tổng hợp của các báo cáo kỹ sư Công cụ Theo dõi theo trinh tự theo dõi (Các Ban QLDA) Hệ thống thông tin quản lý (MIS) Công cụ Theo dõi theo hồ sơ (cơ Các bảng tính Excel chuyên dụng quan chủ quản và các chương trình) Hệ thống thông tin quản lý Hầu hết cán bộ của Ban QLDA và Chủ dự án đều có đủ kỹ năng về Excel để xây dựng những công cụ IT thu thập dữ liệu đơn giản, Biểu 24 trình bày một ví dụ từ Dự án nâng cấp đô thị Cần Thơ. Những công cụ này liên quan trực tiếp tới Khung Theo dõi được xây dựng ở Bước 3 và hình thành một khuôn khổ cho sự cộng tác của Ban QLDA trong việc thu thập dữ liệu theo dõi.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 32 Biểu 24: Một ví dụ về công cụ IT đơn giản cho việc thu thập dữ liệu
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 33 Biểu 25: AMT - một công cụ IT đơn giản để đối chiếu dữ liệu Danh sách thả Hộp công thức Đơn vị tiền tệ Danh sách thả Tự động cập nhật Nhà trài trợ 3.6 Bước 6: Thu thập và phân tích dữ liệu Hành trình của dữ liệu Dữ liệu lấy từ thực địa sẽ dần được tập hợp và phân tích qua nhân viên Ban QLDA và Chủ dự án, các cơ quan đối tác và tới một điểm trung tâm nơi mà dữ liệu sẽ giúp lãnh đạo Ban quản lý dự án và Cơ quan chủ quản ra quyết định và báo cáo lên cấp trên. Bằng cách này, dữ liệu sẽ được chuyển thành thông tin và kiến thức làm cơ sở cho các quyết định. Dữ liệu chỉ là các nguyên liệu thô và bản thân nó không có ý nghĩa. Dữ liệu chỉ trở nên có ý nghĩa nếu nó được tổng hợp và phân tích để có thể trở thành thông tin. Kiến thức xuất hiện khi thông tin được liên hệ ngược trở lại các hoạt động nhằm đưa ra những giải thích và rút ra các bài học giúp cấp quản lý ra quyết định. Điều quan trọng là không những cần phải lập kế hoạch thu thập dữ liệu như thế nào mà còn phải lập kế hoạch để dữ liệu được chuyển thành thông tin như thế nào. Bảng 26 trình bày một số bước cơ bản trong hành trình của dữ liệu khi thực hiện một chương trình/dự án ODA. Các phương pháp thu thập dữ liệu và theo dõi kết quả Phương pháp là một cách thực hiện có hệ thống và bài bản một công việc cụ thể. Các kỹ sư có phương pháp đo lường tiến độ xây dựng. Cán bộ y tế có phương pháp đo sức khỏe con người. Các nhà nông học có phương pháp đo lường sản lượng cây trồng. Nhà kinh tế có phương pháp tính toán lãi từ khoản đầu tư. Nhà nhân chủng học có phương pháp tìm kiếm các kiểu ra quyết định trong gia đình. Kế toán viên có phương pháp lập ngân sách và báo cáo giải ngân.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 34 Biểu 26: Hành trình của dữ liệu theo dõi Nguồn: IFAD (2002) hướng dẫn theo dõi, đánh giá dự án (xem www.ifad.org)) Công tác theo dõi đòi hỏi sử dụng nhiều phương pháp thu thập, phân tích, lưu trữ và trình bày thông tin. Thường sẽ phải phối hợp nhiều phương pháp một lúc. Ví dụ, công tác thẩm định một dự án nông thôn có sự tham gia có thể phải kết hợp hơn 10 phương pháp, từ đi thực địa tới chấm điểm xếp hạng theo ma trận, và đến thảo luận nhóm tập trung. Việc kết hợp nhiều phương pháp một cách có hệ thống được gọi là một phương pháp luận. Ví dụ, phương pháp luận cho một hội thảo hoặc phương pháp luận cho một điều tra cơ sở. Các phương pháp theo dõi Các phương pháp theo dõi được sử dụng phổ biến ở Việt Nam được mô tả trong Phụ lục 2. Các bạn cũng có thể tham khảo thêm một số nguồn trên internet cung cấp các thông tin về các phương pháp thu thập dữ liệu phù hợp với theo dõi. Các nhóm phương pháp theo dõi có thể bao gồm: • Các phương pháp chọn mẫu (ví dụ: theo xếp hạng nghèo đói hoặc theo vị trí địa lý);
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 35 • Các phương pháp theo dõi nòng cốt (ví dụ: phân tích các bên liên quan và sử dụng các phiếu điều tra); • Các phương pháp thảo luận nhóm (như lấy ý kiến tập thể và phân vai); • Các phương pháp thu thập các thông tin phân bổ theo không gian (như bản đồ và sơ đồ); • Các phương pháp thu thập các mẫu thay đổi theo thời gian (như nhật ký và ảnh); • Các phương pháp phân tích các mối quan hệ và các liên kết (như khung lôgíc, sơ đồ tác động, cây vấn đề); và • Các phương pháp xếp hạng và đánh thứ tự ưu tiên (như ma trận, danh mục). 12 câu hỏi cần trả lời khi lựa chọn các phương pháp 12 câu hỏi này sẽ giúp lựa chọn được các phương pháp theo dõi tốt nhất • 1. Bạn cần biết cái gì? – trước khi bắt đầu lựa chọn phương pháp, cần đảm bảo chắc chắn tất cả các bên liên quan hiểu rõ cần thu thập những thông tin nào trong quá trình theo dõi. • 2. Các dữ liệu đó đã từng được thu thập chưa? - Các cơ quan nhà nước như Tổng cục Thống kê, các trường đại học, các tổ chức nghiên cứu có thể có các dữ liệu có thể đáp ứng được các nhu cầu của chúng ta. Tìm hiểu xem UBND phường (xã), quận (huyện), tỉnh đã có các cơ chế báo cáo nào chưa. Kiểm tra xem các dữ liệu theo dõi cần thiết đã có sẵn hay chưa và nếu có thì có đáng tin cậy không. • 3. Các dữ liệu cần chính xác đến mức nào? – chúng ta mong muốn các dữ liệu có độ chính xác cao, nhưng không phải lúc nào cũng nhất thiết như vậy. Tính chính xác nói chung phải được quyết định bởi nguồn dữ liệu ít chính xác nhất. Chú ý hai khái niệm quan trọng về đánh giá nhanh được nêu ra trong Mục 4.8. • 4. Thông tin có liên quan đến một lĩnh vực chuyên môn không? - nếu có, cần tham vấn các chuyên gia hoặc một số tài liệu chi tiết trước khi lựa chọn phương pháp. • 5. Liệu công việc cần làm đòi hỏi phải có thông tin định tính hay thông tin định lượng? – cần cân nhắc liệu câu hỏi hoạt động hay chỉ số mà bạn đang tìm kiếm phương pháp cần thông tin định tính hay định lượng, hoặc cả hai loại thông tin. • 6. Các bên liên quan tham gia vào quá trình thu thập hay phân tích dữ liệu như thế nào? - quá trình đó có phải là quá trình có sự tham gia hay không và nếu có thì bạn sẽ làm việc với từng cá nhân, theo nhóm hay với cả hai loại. • 7. Bạn sẽ thu thập dữ liệu theo cách chọn mẫu hay thu thập đầy đủ?- Nếu thu thập dữ liệu từ tất cả các bên liên quan thì sẽ không có hiệu quả kinh tế. Vì vậy, người ta thường thu thập dữ liệu theo phương pháp chọn mẫu. Cần phải quyết định số lượng mẫu và làm rõ quot;cơ chế chọn mẫuquot;. Cần chọn mẫu một cách kỹ lưỡng vì nó sẽ ảnh hưởng tới việc lựa chọn phương pháp nào là hợp lý, khả thi cũng như tính hợp lý của các kết luận theo dõi ban đầu. • 8. Có nhiều phương án về phương pháp luận hay chỉ có một? - đôi khi chỉ có thể lấy được từ một phương pháp, nhưng phần lớn các trường hợp sẽ có nhiều phương án để có được thông tin. Nguyên tắc ở đây là lựa chọn phương pháp có sự tham gia nhiều nhất và chi phí thấp nhất. • 9. Thực hiện việc lựa chọn ban đầu như thế nào- liệt kê các phương án và thực hiện công tác lựa chọn ban đầu. Việc lựa chọn phương pháp nào sẽ phụ thuộc rất nhiều vào việc cần thông tin gì, kỹ năng gì và mức độ chi tiết như thế nào. Cần đảm bảo các phương pháp bổ trợ cho nhau trong việc cung cấp thông tin và cũng cho phép kiểm tra chéo dữ liệu. • 10. Liệu bạn đã lựa chọn được một phương pháp hợp lý chưa?- kiểm tra các tính chất sau để quyết định liệu bạn đã lựa chọn được phương pháp hợp lý chưa:
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 36 Khả thi Thích hợp Hợp lệ Tin cậy Phù hợp Độ nhạy cảm Hiệu quả chi phí Kịp thời • 11. Phương pháp đó có khả thi hay không? – kiểm tra trước việc sử dụng phương pháp theo dõi để đảm bảo phương pháp đó khả thi và có thể cung cấp được các thông tin mong muốn. • 12. Xác định tần suất sử dụng – công tác theo dõi đòi hỏi phải sử dụng nhiều lần một phương pháp trong suốt quá trình thực hiện để so sánh với kế hoạch và rút ra những bài học. Thu thập dữ liệu để theo dõi Lập kế hoạch thu thập dữ liệu Khi lập kế hoạch thu thập dữ liệu, cần phải chú ý tới các yếu tố sau đây: • Xem xét xem ai sẽ thu thập dữ liệu – những người thu thập dữ liệu ở cấp cơ sở sẽ cần phải có các kĩ năng phù hợp với phương pháp thu thập được lựa chọn. Đối với các phương pháp khảo sát, có thể sẽ cần phải có người phỏng vấn hoặc người hỗ trợ thảo luận nhóm. Đối với việc đo đạc kỹ thuật lại cần phải có kỹ sư và giám sát kiểm chứng. Luôn cân nhắc tất cả những yếu tố có thể ảnh hưởng tới chất lượng của dữ liệu và chất lượng các cuộc thảo luận với các bên liên quan. Các yếu tố này có thể bao gồm: tuổi tác, giới tính, trình độ và vị trí trong xã hội, trình độ học vấn, mức độ kinh tế- xã hội, tính cách và thái độ, sức khỏe, ngôn ngữ, tôn giáo và tập quán văn hóa. • Xem xét việc phân công thu thập và phân tích dữ liệu – số người tham gia vào mỗi một giai đoạn thu thập dữ liệu sẽ có ảnh hưởng tới độ thống nhất và tính chính xác của dữ liệu. Càng nhiều người tham gia vào quá trình này thì càng cần phải giám sát chất lượng và tổ chức kỹ hơn. • Đảm bảo người tham gia biết sử dụng các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu – đối với mỗi phương pháp, những người thực hành cần phải thử nghiệm trước và thực hành một số lần, được đào tạo ngay trong công việc hoặc thông qua một số hình thức tăng cường năng lực khác. • Đảm bảo ngôn ngữ được hiểu một cách rõ ràng: - Với điều kiện lý tưởng thì những người xuống thực địa lấy số liệu nên hoặc nói được tiếng địa phương, hoặc phải đi cùng một phiên dịch tin cậy. Nếu có thể thì cũng nên đào tạo cho cán bộ phiên dịch các phương pháp theo dõi đã lựa chọn. . • Chuẩn bị một số thứ cần thiết cho mỗi một phương pháp, chẳng hạn như các vật dụng - Luôn đảm bảo tổ chức dụng cụ gọn gàng, chuẩn bị cả các dụng cụ sơ cua phục vụ cho việc đo đạc và ghi chép (văn phòng phẩm, biểu mẫu, các sơ đồ, v..v.) Đảm bảo tính tin cậy của thông tin Lỗi dữ liệu Có hai loại lỗi dữ liệu như sau:
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 37 • Các lỗi chọn mẫu – lỗi này phát sinh khi thông tin được thu thập không đại diện chính xác đối tượng cần nghiên cứu. Điều này xảy ra khi ta chọn mẫu chưa chuẩn và thiếu mất một số nhóm quan trọng chẳng hạn như các hộ dân ở nơi xa xôi, hẻo lánh, khó tiếp cận được. • Các lỗi không do chọn mẫu – đây là các lỗi thường gặp nhất và có các hình thức đa dạng nhất. Có thể giảm thiểu mức độ lỗi bằng việc phân tích rõ các nguyên nhân gây lỗi sau đây: Người phỏng vấn thiên vị – Điều này xảy ra khi người phỏng vấn can thiệp vào cách thức người được phỏng vấn trả lời câu hỏi. Người phỏng vấn có thể tỏ ra quá thân thiện, hoặc lại làm người được phỏng vấn sợ hoặc gợi ý sẵn câu trả lời cho người được phỏng vấn. Các phương pháp không đầy đủ – Các nguyên nhân có thể bao gồm: các quy trình thu thập số liệu quá phức tạp, không đủ bảng, biểu hoặc câu hỏi quá rối rắm. Các lỗi xử lý – Các lỗi xử lý này có thể phát sinh trong quá trình mã hóa nhầm, nhập số liệu sai, lập trình sai hoặc không kiểm tra chéo số liệu. Không trả lời – Lỗi này xảy ra khi một lượng lớn số người được hỏi không trả lời một câu hỏi nào đó. Có thể những người này nếu trả lời sẽ có ý kiến khác hẳn với những người đã trả lời. Xác minh dữ liệu Cần phải thường xuyên xác minh, kiểm chứng số liệu. Việc thường xuyên kiểm tra để đảm bảo số liệu đó chính xác và hợp lý cũng đảm bảo được tiến trình thực hiện đầu tư được theo dõi một cách chính xác. Dữ liệu định lượng thường dễ kiểm tra một cách trực tiếp hơn các dữ liệu định tính. Có thể đảm bảo được việc kiểm chứng được hiệu quả bằng cách tiến hành kiểm tra ở những thời điểm nêu sau đây: • Tại thời điểm bắt đầu thực hiện- khi sử dụng các dữ liệu sẵn có, kiểm tra xem dữ liệu đó xuất phát từ đâu, ai đã thu thập các dữ liệu đó và sử dụng các phương pháp gì; • khi sử dụng một phương pháp mới; • khi các mục tiêu và số liệu lại khớp với nhau một cách tuyệt đối; • khi làm việc với một cán bộ cơ sở, đối tác thực hiện, nhân viên mới, v.v. Luôn luôn cảnh giác với các dữ liệu đáng ngờ. 3 dấu hiệu sau có thể báo hiệu số liệu đó có thể không đúng: • Dữ liệu quá chính xác, không thực tế – Chỉ số thường được sử dụng nhất là khi tiến trình thực hiện luôn đạt được gần 100%, và khi tháng nào việc thực hiện luôn đạt mục tiêu đối với tất cả các chỉ số. Đây rõ ràng là một dấu hiệu cảnh báo rằng dữ liệu được BQLDA báo cáo theo những gì họ nghĩ là nhà tài trợ muốn thấy chứ không phải tình hình hoạt động thực tế. • Các biến động lớn, đột ngột về số liệu – nếu thấy các biến động này, người quản lý có thể nghi ngờ thông tin không thống nhất và không chính xác. • Khoảng cách trong các dữ liệu – Một số lượng lớn không trả lời câu hỏi có thể do lỗi chọn mẫu, hoặc cách chọn phương pháp thu thập thông tin chưa hợp lý. Có thể kiểm chứng dữ liệu theo một vài phương án sau: • Lập một nhóm làm việc gồm những người làm việc trong bộ phận theo dõi và cơ quan đó để kiểm tra và xác minh thông tin.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 38 • Sử dụng các nguồn lực bên ngoài hoặc chuyên gia để kiểm tra chéo và kiểm chứng thông tin bằng cách tiến hành thêm một số hoạt động thu thập thông tin. • Kết hợp nhiều phương pháp là một kỹ năng quan trọng - điều này có nghĩa là cùng một thông tin nhưng lấy từ nhiều nguồn và sử dụng nhiều phương pháp. • Sử dụng phần mềm máy tính để kiểm tra dữ liệu bên ngoài hoặc kết hợp các dữ liệu không thống nhất. Khi được xây dựng, phần mềm này sẽ kiểm tra các lỗi đó. • Nếu sử dụng các thiết bị máy tính để nhập dữ liệu tại nguồn, sẽ có dấu nhắc cho những người phỏng vấn để sửa lỗi ngay lập tức. Ghi chép dữ liệu Ngoài việc tiến hành phỏng vấn hoặc hỗ trợ thảo luận nhóm, các cán bộ cơ sở cũng cần phải thành thạo trong việc ghi chép thông tin nhận được. Việc ghi chép phụ thuộc vào phương pháp thu thập dữ liệu (ví dụ như điền vào các mẫu, biểu để ghi lại các câu trả lời phỏng vấn, dùng băng ghi âm, máy quay, ghi chép vào các mẫu biểu và các sơ đồ có sắn, hoặc ghi chép cụ thể, chi tiết). Có một vài điểm cần lưu ý ở đây: • đối với mỗi loại thông tin, cần xác định rõ cần ghi chép thông tin đó như thế nào. Cần thực hành trước khi tiến hành thu thập dữ liệu thực tế; • luôn nhất quán về cách thức ghi chép dữ liệu; • xem xét các yếu tố liên quan tới việc lưu trữ dữ liệu - nên lưu trữ dữ liệu ở đâu, lưu trữ như thế nào và ai là người chịu trách nhiệm? Cũng nên thiết kế sẵn một số form mẫu số liệu để đảm bảo số liệu được thu thập một cách nhất quán. Các form mẫu cần phải phản ánh được các chỉ số theo dõi và phải có chỗ để người thu thập thông tin điền vào. Trong form mẫu cần dành đủ chỗ để điền được các thông tin sau đây: • ngày, tháng, năm, địa điểm, thời gian và thời lượng phỏng vấn hoặc thảo luận; • tên người phỏng vấn/hướng dẫn thảo luận; • tên những người tham gia; • các chủ đề được thảo luận và các phương pháp được sử dụng; • các phát hiện chính - hoặc duới dạng mẫu đã định sẵn, hoặc dưới dạng từ khóa và mô tả chi tiết nên cách thức thu thập số liệu thực hiện dưới dạng mở. Tổng hợp, phân tích và lưu trữ dữ liệu Các dữ liệu sau khi được thu thập cần được sắp xếp theo một số trình tự nhất định để dễ quản lý và phân tích. Để làm được điều đó, cần phải chuyển dữ liệu sang một dạng format một cách hệ thống, nhập thông tin thu thập được từ mỗi người/nhóm được phỏng vấn và sắp xếp theo một mẫu chung, chẳng hạn như sắp xếp vào trong một cơ sở dữ liệu máy tính.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 39 Tổng hợp Cần đối chiếu dữ liệu khi: • Dữ liệu được tổng hợp từ một đơn vị phân tích nhỏ lên một đơn vị phân tích lớn hơn- ví dụ, tập hợp tất cả các phỏng vấn cá nhân để xây dựng nên một bức tranh tổng thể hoặc tập hợp các thông tin của thôn bản để phân tích bức tranh của cả huyện. • Dữ liệu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau bằng những phương pháp khác nhau, để làm cơ sở so sánh và tìm ra các xu thế trong khi phân tích. Việc đối chiếu cần phải có các format phù hợp. Các cơ sở dữ liệu máy tính hoặc các chương trình thống kê có thể phù hợp với một số phương pháp, và đặc biệt là với các số liệu định lượng. Các chương trình này có thể chuyển dữ liệu thành các bảng biểu. Các bảng biểu này cần phải tổng hợp được các phát hiện dựa trên câu hỏi hoạt động. Ví dụ, các dữ liệu theo dõi cần phải thể hiện được theo từng khu vưựccác khuynh hướng cụ thể cho từng khu vực nếu yêu cầu đặt ra là phải so sánh được tác động của đầu tư tới các cộng động hoặc các quận huyện khác nhau. Tại sao phải phân tích những dữ liệu theo dõi? Phân tích dữ liệu theo dõi giúp: • Xây dựng thông tin từ dữ liệu - Dữ liệu nếu không được đối chiếu và phân tích thì cũng không có tính thông tin; • Tăng cường hiểu biết - thảo luận những thông tin ban đầu với các cơ quan liên quan trong dự án ODA sẽ giúp các bên tăng cường hiểu biết tốt hơn; • Hạn chế thiên vị – thảo luận một cách kỹ lưỡng để kiểm tra chéo các thông tin, các cơ quan liên quan cũng có thể chỉ ra vấn đề nào chưa đúng. • Xây dựng một bức tranh rõ ràng và đạt được sự thống nhất - thông qua thảo luận về các dữ liệu, có thể phát hiện và giải quyết những mâu thuẫn và khác biệt; • Tăng cường tính tự chủ - phân tích chính là một phần công việc của công tác theo dõi có sự tham gia, việc phối hợp cùng phân tích có thể tăng cường tính sở hữu của các kết luận và khuyến khích người dân đầu tư nhiều hơn nhằm tạo ra những thay đổi. Hai vấn đề cần chú ý khi phân tích dữ liệu: • Phương pháp phân tích - Phương pháp phân tích phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quá trình phân tích có sự tham gia của người dân không, công cụ đối chiếu và phân tích, loại thông tin được thu thập. • Ai sẽ tham gia vào quá trình phân tích - Cần tìm ra cơ chế phối hợp hợp lý nhất giữa các cơ quan tham gia, trong đó, Ban QLDA sẽ phân tích dữ liệu và thảo luận với các cơ quan liên quan khác để đi đến cách hiểu thống nhất. Phân tích dữ liệu định lượng Phần lớn các hệ thống theo dõi đều giúp phân tích dữ liệu định lượng nhiều hơn dữ liệu định tính. Phân tích dữ liệu định lượng thường bao gồm các tính toán như tính tổng số và giá trị trung bình các hoạt động được thực hiện hoặc tỷ lệ % so với kế hoạch hay mục tiêu. Phân bố tần suất và phân tích hồi quy có thể giúp đọc và phân tích dữ liệu. Trong một số trường hợp, có thể phải vận dụng những phân tích phức tạp hơn như phân tích chi phí - lợi ích.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 40 Phân tích dữ liệu định tính Phân tích dữ liệu định tính khác và khó hơn rất nhiều so với phân tích dữ liệu định lượng, đặc biệt đối với những người không quen giải quyết những vấn đề liên quan đến ý kiến, quan điểm, nhận thức của các cơ quan tham gia và những câu trả lời không chuẩn mực. Thông qua phân tích các thông tin thu thập được có thể rút ra những kết luận từ mỗi câu hỏi hoạt động hay chỉ số. Quá trình phân tích cũng đòi hỏi phải phân loại câu trả lời từ các dữ liệu thô. • Cán bộ thu thập dữ liệu tham gia phân tích - tất cả các cán bộ thu thập dữ liệu và cán bộ điều phối cần tham gia buổi họp phân tích dữ liệu. Điều này rất quan trọng vì như vậy, những người có mặt khi thu thập dữ liệu cũng tham gia vào quá trình phân tích. Cán bộ điều phối theo dõi các cuộc thảo luận mở và có thể rút ra nhiều điều giúp giải thích dữ liệu trong khi phân tích. • Cùng một lúc vừa thu thập vừa phân tích các dữ liệu định tính - Cần thiết kế quá trình thu thập dữ liệu định tính thành một quá trình học hỏi liên tục. Phân tích dữ liệu từ một cuộc phỏng vấn có thể giúp xác định cần phải có những thay đổi nào cho các buổi phỏng vấn hoặc thảo luận tiếp theo. Lý do thứ hai cần phải phân tích ngay dữ liệu là do không thể ghi chép toàn bộ nội dung tại các buổi thảo luận mở. Vì vậy, cần phải phân tích càng sớm càng tốt để có thể vẫn nhớ được các vấn đề không được ghi chép lại. • Sử dụng thang điểm để tóm tắt và tổng hợp dữ liệu định tính - nếu tiêu chí hoặc thang điểm được xác định trước cho quá trình phần tích dữ liệu định tính thì có thể sử dụng hệ thống xếp loại hoặc cho điểm để mô tả và các dữ liệu khác. Xem ví dụ ở phần giới thiệu phương pháp đo lường mức độ đạt được mục tiêu (GAS) tại Phụ lục 2. • Cần cơ cấu phân tích cho từng câu hỏi hoạt động và từng nhóm người được phỏng vấn - ví dụ, nếu tiến hành phỏng vấn với trưởng hội nông dân và trưởng thôn trong cùng một ngày thì cần phải phân tích riêng hai loại dữ liệu này. 5 bước để phân tích dữ liệu định tính từ các cuộc phỏng vấn và khảo sát: 1. Đọc lại các câu hỏi phỏng vấn cho cả nhóm. Điều này giúp mọi người nhớ được trọng tâm của công việc theo dõi. 2. Cán bộ ghi chép đọc to các câu trả lời đối với từng câu hỏi. Nếu có nhiều hơn một tập ghi chép thì đọc từng tập một. 3. Thảo luận các câu trả lời và nêu những nhận xét khác chưa được ghi lại để xác định rõ người được phỏng vấn đã nói gì. 4. Phân nhóm các câu trả lời và tóm tắt kết quả. Đồng thời, phân loại các câu trả lời cho từng thông tin thu thập được và tóm tắt ngắn gọn kết quả. Bản tóm tắt cần chỉ ra được chiều hướng của thông tin dưới dạng những quan điểm, ý kiến đưa ra là của tất cả, đa số, thiểu số hay của một vài người được phỏng vấn. Mặc dù không thể lượng hóa được các dạng câu trả lời nhưng có thể xác định được xu hướng. 5. Xác định những thông tin không rõ ràng hoặc còn thiếu. Quyết định liệu những thông tin còn thiếu hoặc không rõ ràng có cần phải điều tra thêm trong các hoạt động theo dõi tiếp theo hay không. Các phương pháp phân tích so sánh Có bốn phương pháp thường được sử dụng để theo dõi những thay đổi trong ODA: • Trước và sau - so sánh dữ liệu đo lường một chỉ số “trước” và “sau” khi chương trình, dự án được thực hiện. Dữ liệu đo trước khi chương trình, dự án thực hiện gọi là dữ liệu đầu kỳ. Ví dụ, so sánh số liệu tử vong ở trẻ sơ sinh thu được trước khi có dự án chăm sóc sức khỏe với số liệu giữa kỳ và kết thúc dự án (Xem biểu 27).
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 41 • Có và không có (đối chứng) - so sánh dữ liệu đo lường một chỉ số tại cộng đồng hoặc địa phương có hoạt động đầu tư với dữ liệu tương ứng thu được tại cộng đồng hoặc địa phương tương tự khác không có hoạt động đầu tư. Đây cũng được gọi là “so sánh đối chứng” vì cộng đồng hoặc địa phương không có hoạt động đầu tư được gọi là “đối chứng”. Ví dụ, đo lường mức thu nhập hộ gia đình của một nhóm tham gia dự án phát triển nông thôn, so sánh mức biến động về thu nhập của các hộ gia đình đó với mức biến động về thu nhập của các hộ gia đình không tham gia dự án vì nằm ngoài phạm vi của dự án. • BACI (Trước – Sau – Đối chứng – Tác động) – phương pháp này là tổng hợp của hai phương pháp trên. Ví dụ đo lường thu nhập hộ gia đình của một nhóm người tham gia dự án phát triển nông thôn và so sánh mức thay đổi thu thập của họ với mức thay đổi thu nhập của các hộ gia đình không tham gia do nằm ngoài vùng thực hiện dự án. • Thay đổi so với kế hoạch - so sánh hoạt động hoặc kết quả thực tế với kế hoạch (Biểu 28). Biểu 29 cho thấy mỗi phương pháp đều có ưu và khuyết điểm. Cả ba phương pháp có thể được thực hiện cùng hoặc không cùng với các chỉ số xác định trước, dưới dạng định lượng hoặc định tính. Biểu 27: Thông tin đầu kỳ trong dữ liệu theo dõi theo chuỗi thời gian Biểu 28: Ví dụ về phân tích thay đổi so với kế hoạch
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 42 Vai trò của dữ liệu đầu kỳ Cơ sở so sánh Theo dõi bao gồm đánh giá nhiều lần một công việc được thực hiện theo thời gian. Vì vậy, cần có phải có cơ sở ban đầu để so sánh đánh giá những thay đổi theo thời gian và những thay đổi này có phải do ODA mang lại hay không. Thông tin về điểm xuất phát hay tình trạng ban đầu trước khi tiến hành bất kỳ hoạt động phát triển nào đều rất cần thiết và được gọi là dữ liệu “đầu kỳ”. Các so sánh sau này đều dựa trên các dữliệu đầu kỳ này. Ngoài ra, dữ liệu đo lường lần đầu tiên trong dãy dữ liệu theo thời gian dùng để theo dõi thường xuyên cũng được coi là thông tin đầu kỳ. Biểu 29: Các phương pháp phân tích so sánh Dạng so sánh Cơ sở so sánh Ưu điểm Nhược điểm Trước/Sau Thay đổi tại khu vực Đưa ra thời điểm × Phải có hiểu biết về các mục tiêu của dự án theo cụ thể để thu thập dữ nhân tố khác ảnh hưởng tới thời gian liệu kết quả × Có thể khó giải thích những thay đổi quan sát được do những nhân tố ảnh hưởng khác Có/không có Thay đổi của môt khu Tập trung vào tác × Có thể khó tìm được các (đối chứng) vực địa lý hay cộng động đến nhóm mục vùng để so sánh (các vùng có đồng thực hiện dự án so tiêu và không có hoạt động đầu tư) với khu vực hoặc cộng Có thể giải thích × Khó đảm bảo có hai nhóm đồng không thực hiện nguyên nhân thay đổi tương thích để so sánh dự án × Thay đổi thiết kế giữa chừng có thể làm sai lệch kết quả Thay đổi so với Thay đổi giữa kế hoạch Đơn giản và × Các thay đổi khi đo được kế hoạch và thực tế theo thời gian nhanh chóng thì đã chậm hơn so với tình Đưa ra bằng hình thực tế khiến cho các chứng xác thực hỗ trợ biện pháp quản lý không được quản lý đưa ra kịp thời Dễ dàng giải thích và báo cáo Dữ liệu đầu kỳ sẽ không hữu ích và không có hiệu quả kinh tế nếu: • được chuẩn bị chậm hoặc không có; • quá chi tiết; • quá chung chung hoặc không thích hợp với kết quả và mục đích của ODA; • sử dụng mẫu quá lớn vượt quá khả năng phân tích của Ban QLDA hoặc cơ quan thực hiện; • không có nhóm đối chứng hoặc dữ liệu về các cơ quan tham gia không nằm trong nhóm mục tiêu ban đầu. • điều kiện đầu kỳ không điển hình, ví dụ, dự án bắt đầu vào cuối mùa khô hoặc mùa lũ hay đúng đợt bùng phát dịch cúm gia cầm. Dữ liệu đầu kỳ quá nghèo nàn thì công tác theo dõi hay đánh giá sẽ không có hiệu quả. Phương pháp chuẩn bị dữ liệu đầu kỳ có hiệu quả kinh tế nhất là lập chuỗi thời gian thu thập dữ liệu cho các chỉ số thực hiện chính và sử dụng số liệu đo được lần đầu tiên làm dữ liệu đầu kỳ để so sánh với các số liệu tiếp theo trong chuỗi thời gian.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 43 Các phương án lựa chọn cho khảo sát dữ liệu đầu kỳ Nhiều Ban QLDA thấy khó có thể thu thập dữ liệu đầu kỳ tốt và kịp thời. Tuy nhiên, có ba phương án có thể sử dụng để thay thế cho phương pháp điều tra chuẩn tắc: • Sử dụng số liệu đo lường lần đầu tiên làm điểm xuất phát – cách này dùng để đo lường những thay đổi (tăng hoặc giảm) so với số liệu đo được lần đầu tiên, hoặc so sánh với kết quả mong đợi, mục tiêu hay mục đích đầu tư. Phương pháp này thường sử dụng dữ liệu chuỗi thời gian cho một số chỉ số. • Thông tin đầu kỳ quay vòng – các dữ liệu đầu kỳ để xây dựng thông tin cơ bản không được thu thập luôn một lúc mà được thu thập theo một quá trình liên tục ví dụ như liên tục thu thập số liệu trong quá trình các tổ chức thôn bản được thành lập hay nhóm tín dụng bắt đầu hoạt động. “Dữ liệu quay vòng” là lựa chọn trung gian giữa hai phương án có dữ liệu đầu kỳ đầy đủ và phương án đánh giá tác động hoàn toàn dựa trên hồi tưởng. • Sử dụng tối ưu các tài liệu sẵn có – cách này giúp mô tả thực trạng ban đầu dựa trên tư liệu có sẵn mà không cần phải thu thập dữ liệu thực địa. Xếp hạng tình hình thực hiện dự án Việt Nam có thể xây dựng được một hệ thống xếp hạng tình hình thực hiện các chương trình, dự án ODA dựa trên các thông lệ quốc tế tốt nhất và sử dụng nguồn dữ liệu theo dõi từ mẫu biểu theo dõi thống nhất (AMT). Xếp hạng tình hình thực hiện dự án căn cứ vào dữ liệu theo dõi trong mẫu biểu AMT, trong đó có báo cáo về tình hình thực hiện giải ngân vốn đầu tư, quá trình đấu thầu, thực hiện hợp đồng, giải phóng mặt bằng và tái định cư, quản lý môi trường, triển khai hoạt động và sản phẩm đầu ra. Xếp hạng tình hình thực hiện cho danh mục dự án được thể hiện dưới dạng bảng hoặc biểu đồ như ví dụ ở Biểu 30. Biểu 31 và 32 giới thiệu mẫu hệ thống xếp hạng của Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) và Ngân hàng Thế giới (WB).
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 44 Biểu 30: Đề xuất hệ thống xếp hạng để theo dõi danh mục tại Việt Nam Tiêu chí xếp hạng Chỉ số Xuất sắc Tốt Khá Chưa tốt Kém Điểm 4 3 2 1 0 Giải ngân Tỷ lệ giải ngân vốn ODA [lũy kế giải ngân từ đầu năm đến thời điểm báo cáo / kế hoạch giải >85% 76-85% 75-61% 60-51% <50% ngân của năm đến thời điểm báo cáo] (Biểu 2, Cột 8) Tỷ lệ giải ngân vốn đối ứng [lũy kế giải ngân từ đầu năm đến thời điểm báo cáo / kế hoạch giải >85% 76-85% 75-61% 60-51% <50% ngân của năm đến thời điểm báo cáo] (Biểu 2, Cột 8) Đấu thầu Mức chênh lệch trung bình giữa thực tế và kế Không hoạch thời gian thực hiện sơ tuyển nhà thầu cần sơ tuyển nhà 30-90 91-150 151-200 >200 từ ngày trình hồ sơ mời sơ tuyển lên CPVN thầu hoặc ngày ngày ngày ngày đến ngày CPVN phê duyệt kết quả sơ tuyển (Biểu 9, Cột 8 và Cột 17) <30 ngày Mức chậm trễ trung bình trong quá trình đấu thầu từ ngày trình hồ sơ mời thầu [Biểu 10, 30-90 91-150 151-200 >200 Cột 8 (Kế hoạch – Thực tế)] đến ngày CPVN <30 ngày ngày ngày ngày ngày phê duyệt kết quả chọn lựa nhà thầu [Biểu 10, Cột 17 (Kế hoạch – Thực tế)] An sinh xã hội Tỷ lệ trung bình của diện tích mặt bằng đã bàn giao thực tế so với tổng diện tích mặt bằng >85% 76-85% 75-61% 60-51% <50% phải bàn giao cho dự án theo kế hoạch (Biểu 13, Cột 15) Mức chậm trễ trung bình của ngày bắt đầu 30-90 91-150 151-200 >200 thực hiện Kế hoạch bảo vệ môi trường thực tế <30 ngày ngày ngày ngày ngày so với kế hoạch (Biểu 16, Cột 5 và 6) Tiến độ hoạt động và công việc Tỷ lệ % hoàn thành các hoạt động hoặc khối lượng công việc thực tế so với kế hoạch tính >85% 76-85% 75-61% 60-51% <50% đến thời điểm báo cáo (Biểu 18, Cột 18 [17/16]) Tỷ lệ % hoàn thành các hoạt động hoặc khối lượng công việc lũy kế đến thời điểm báo cáo >85% 76-85% 75-61% 60-51% <50% (Biểu 11, Cột 17) so với tỷ lệ % giải ngân tính đến thời điểm báo cáo (Biểu 4, Cột 16) Tình hình thực hiện chung Mức chênh lệch trung bình giữa thực tế và kế hoạch tiến độ thực hiện các chỉ số thực hiện >85% 76-85% 75-61% 60-51% <50% của dự án tính đến thời điểm báo cáo (Biểu 18, Cột 16 và 17) Tỷ lệ % giải ngân thực tế [Lũy kế giải ngân (Biểu 2, Cột 7) / Tổng vốn của dự án (Biểu 1, Thông tin cơ bản 11)] so với tỷ lệ % thời gian >85% 76-85% 75-61% 60-51% <50% [Ngày hiện tại – Ngày hiệu lực (Biểu 1) / Ngày hoàn thành dự kiến – Ngày hiệu lực (Biểu 1)] Xếp hạng chung
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 45 Biểu 31: Ví dụ về Hệ thống xếp hạng của ADB Mẫu Đánh Giá Tiến Độ Thực Hiện Ngày thay đổi (ngày – tháng – năm) Dự án: AAAAAAAAAAAA V Số khoản vay: NNNN-AAA Phòng: AAA Ban: AAA Ngày phê duyệt: ngày – tháng – năm Ngày ký: ngày – tháng – năm Ngày hiệu lực: ngày – tháng – năm Ngày hoàn thành ban đầu: ngày – tháng – năm CÁC KHOẢN VAY CỦA DỰ ÁN [ 1. Thực hiện dự án: chậm 36] tháng chậm > 40% 0- Kém chậm 51,58% 2. Thay đổi phạm vi dự án ○ Không có thay đổi chính 2- Tốt [ ] tháng treo ● Những thay đổi chính được thông qua ○ Đang chờ thông qua 3. Thay đổi những thỏa thuận thực hiện ○ Không có thay đổi chính 2- Tốt [ ] tháng treo ● Những thay đổi chính được thông qua ○ Đang chờ thông qua 4. Chi phí của dự án Không vượt 3 – Xuất sắc [0]% Vượt ○ Đã giải quyết ○ Chưa giải quyết 5. Vốn đối ứng/ Vốn đồng tài trợ Thiếu 20-40% 1- Tốt một phần ● Vốn không đủ - thiếu 20% ○ Vốn đủ ○ Không áp dụng ○ Không có dữ liệu 6. Các điều khoản ràng buộc chính 2- Tốt 7. Tài khoản dự án được kiểm toán/ Báo 1- Tốt một phần cáo tài chính của cơ quan: Tổng thể thực hiện dự án Làm tròn: 2 Tốt một phầna Ghi chú: Chỉ để lưu trữ , không ảnh hưởng đến xếp hạng tiến độ thực hiện chung Tiến độ dự án Chỉnh sửa xếp hạng tiến độ thực hiện (chỉ COPP sử dụng) Xếp hạng tiến độ thực hiện mới: Ngày hiệu lực: Ngày lên hạng: Xác nhận chỉnh sửa Xác nhận lên hạng a- Đối với các dự án có các mục xếp hạng từ mức 3 - 4, xếp hạng tổng thể dự án chỉ được cao hơn xếp hạng của mục có hạng thấp nhất một bậc Ghi chú: (i) Nếu xếp hạng tổng thể nằm chính giữa 2 hạng thì làm tròn xuống (Ví dụ 2.5 = làm tròn xuống 2.0 – Hoàn thành) (ii) Nếu Tài khoản dự án/ Báo cáo tài chính không được kiểm toán trong hơn 12 tháng thì đánh giá tổng thể tiến độ dự án là Kém
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 46 Biểu 32: Hệ thống xếp hạng của Ngân hàng thế giới (WB) Phụ lục 5. Xếp hạng mức độ đạt được mục tiêu/đầu ra của các hợp phần (H = Rất tốt, SU = Tốt, M = Trung bình, N = Không đáng kể, NA = Không phù hợp) Đánh giá ⌧ Chính sách vĩ mô ○H ● SU ○M ○N ○ NA ⌧ Chính sách ngành ○H ● SU ○M ○N ○ NA ⌧ Cơ sở vật chất ●H ○ SU ○M ○N ○ NA Tài chính ○H ○ SU ○M ○N ● NA ⌧ Phát triển thể chế ●H ○ SU ○M ○N ○ NA Môi trường ○H ○ SU ○M ○N ● NA Xã hội ⌧ Giảm nghèo ○H ● SU ○M ○N ○ NA ⌧ Giới ○H ○ SU ●M ○N ○ NA Khác (Xin nêu rõ) ○H ○ SU ○M ○N ○ NA ⌧ Phát triển khu vực tư nhân ○H ○ SU ○M ○N ● NA ⌧ Quản lý khu vực công ○H ● SU ○M ○N ○ NA Khác (Xin nêu rõ) ○H ○ SU ○M ○N ○ NA Phụ lục 6. Xếp hạng tình hình thực hiện của Ngân hàng và Nước đi vay (HS = Rất tốt, S = Tốt, U = Trung bình, HU = Kém) 6.1 Tình hình thực hiện của Ngân hàng Xếp hạng ⌧ Cho vay ● HS ○S ○U ○ HU ⌧ Giám sát ● HS ○S ○U ○ HU ⌧ Tổng thể ● HS ○S ○U ○ HU 6.2 Tình hình thực hiện của Nước đi vay ⌧ Chuẩn bị ● HS ○S ○U ○ HU ⌧ Mức độ thực hiện của Chính phủ ○ HS ●S ○U ○ HU ⌧ Mức độ thực thi của cơ quan thi hành ● HS ○S ○U ○ HU ⌧ Tổng thể ● HS ○S ○U ○ HU Lưu trữ thông tin Việc lưu trữ thông tin có vai trò rất quan trọng để các hoạt động theo dõi đạt hiệu quả. Thông tin là cơ sở để truyền thông, đảm bảo tính minh bạch, thống nhất và liên tục của quá trình tư vấn. Thông tin được lưu trữ tạo ra “bộ nhớ của tổ chức” cần thiết cho những người mới vào làm tại Ban QLDA hay Chủ dự án và cho quá trình phản hồi và đánh giá sau đó. Trong quá trình thực hiện, một khối lượng lớn dữ liệu sẽ được thu thập và truyền thông. Do vậy cần xây dựng một hệ thống thông tin để lưu trữ dữ liệu và người khác có thể truy cập được. Cần chú ý bốn câu hỏi khi lập kế hoạch lưu trữ thông tin:
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 47 • Thông tin nào cần phải lưu trữ? - cần xem xét thông tin nào và khối lượng thông tin cần được lưu trữ. Thông tin yêu cầu ở hai mức: để định hướng chiến lược đầu tư; và để theo dõi các họat động (quản lý cơ bản) • Những ai cần thông tin và khi nào? - chú ý cách lưu trữ thông tin để mọi người có thể kịp thời tiếp cận khi cần. Thông tin định hướng chiến lược đầu tư rất quan trọng đối với các nhà quản lý (cán bộ Ban QLDA hay Chủ dự án và đối tác thực hiện). Chỉ lưu trữ thông tin ở nơi sẽ được sử dụng. Ví dụ, các sơ đồ được xây dựng từ các cuộc họp có sự tham gia của người dân không cần phải sao chép và lưu ở tất cả các cấp mà để tại cơ quan xây dựng ra chúng. • Cần lưu trữ những loại thông tin nào? bạn có muốn lưu trữ giấy tờ hay dữ liệu có thể đưa vào máy tính và truy cập không? Tốt hơn là lưu trữ thông tin vào máy tính nếu nhiều người sẽ sử dụng. Tuy nhiên không phải tất cả các cơ quan tham gia đều có máy tính. Dữ liệu ở các cơ quan này được phô tô và phân phát cho những người cần sử dụng. Vì vậy, các báo cáo cần ngắn gọn và súc tích, tóm tắt kết quả thảo luận với các cơ quan tham gia chính. • Bạn cần thông tin nào và loại bỏ thông tin nào?- hệ thống lưu trữ dữ liệu sẽ tắc nghẽn và quá tải nếu không được cập nhật thường xuyên. Dữ liệu trong máy tính có thể dễ dàng lưu trữ tại máy chủ. Nếu các tài liệu được lưu trữ trên giấy tờ thì sẽ khó loại bỏ hơn. Hãy giữ tất cả những tài liệu pháp lý cần thiết như các báo cáo kế toán và tài chính trong thời gian yêu cầu. 3.7 Bước 7: Báo cáo kết quả và thông tin theo dõi Sử dụng bộ mẫu biểu báo cáo thống nhất (xem Phụ lục 1) và và các công cụ liên quan (công cụ theo dõi thống nhất (AMT) cho Ban QLDA, công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT) cho cơ quan chủ quản và chương trình) để báo cáo thông tin và kết quả theo dõi cho lãnh đạo và cấp có thẩm quyền cao hơn theo quy định của Chính phủ. AMT cũng được sử dụng để báo cáo quý và báo cáo năm cho các nhà tài trợ chính ở Việt Nam. Ngoài các công cụ báo cáo hỗ trợ quy trình theo dõi chính thức, các cán bộ theo dõi thường được yêu cầu chuẩn bị những bản báo cáo đặc biệt cho các nhà lãnh đạo. Phần này sẽ giới thiệu chi tiết một số bước và điều cần lưu ý để chuẩn bị hiệu quả một báo cáo kết quả và thông tin theo dõi cho nhà lãnh đạo hoặc các cơ quan khác liên quan đến ODA. Truyền thông hỗ trợ các hoạt động và trách nhiệm giải trình Tại sao phải truyền thông các phát hiện từ hoạt động theo dõi Có rất nhiều người quan tâm đến các phát hiện từ hoạt động theo dõi. Đó là các nhà tài trợ, ủy ban điều hành, tổ chức hợp tác, đối tác thực hiện và các cơ quan tham gia chính. Tất cả đều có quyền được biết tiến độ thực hiện và có cơ hội phản hồi lại những phát hiện ban đầu. Có hai nhóm phát hiện cần được truyền thông: • Các nhà tài trợ và nhà quản lý cần thông tin về tác động; và • Các đối tác thực hiện và các cơ quan tham gia chính cần biết những vấn đề vướng mắc để tìm cách giải quyết. Trước hết, thảo luận dự thảo các phát hiện với các đối tác thực hiện và cơ quan tham gia chính để có phản hồi chính xác, đi đến kết luận chung và thống nhất các bước tiếp theo. Tiếp theo, sau khi các phát hiện được thống nhất, thông tin ngay đến các nhà tài trợ, tổ chức hợp tác, cơ quan chính phủ và các cơ quan khác liên quan đến ODA.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 48 Truyền thông các phát hiện như thế nào? • Xác định đối tượng tiếp nhận thông tin – Trước hết phải thống nhất với các cơ quan tham gia về đối tượng tiếp nhận thông tin và loại thông tin được yêu cầu. Ma trận đối tượng tiếp nhận thông tin dưới đây (Biểu 33) là một công cụ rất hữu ích để xác định đối tượng tiếp nhận thông tin. • Truyền thông là một phần của Hệ thống theo dõi – Không nên nhờ người khác truyền thông các phát hiện. Hãy lập kế hoạch truyền thông ngay từ lúc bắt đầu theo dõi. Xây dựng bảng biểu cho dòng thông tin, nêu rõ ai là người chịu trách nhiệm đối với mỗi dòng thông tin khác nhau. • Truyền thông là một hoạt động đầu tư tốt - Một chiến lược truyền thông tốt có thể tạo ra sự hỗ trợ và quan tâm nhiều hơn đối với các hoạt động đầu tư. • Truyền thông đòi hỏi thông tin phản hồi – Một nhiệm vụ quan trọng của truyền thông là đảm bảo các phát hiện phải chính xác. Cần tổ chức những buổi họp thông tin phản hồi với các cơ quan tham gia có thể kiểm chứng được các phát hiện đó. Điều này tạo điều kiện để phân tích những ẩn ý, thảo luận hoặc thống nhất các hành động trong tương lai. Biểu 33: Đối tượng tiếp nhận thông tin theo dõi Loại thông tin theo dõi Tiến độ Hành động tiếp theo Tác động Các nhóm đối tượng hướng tới Đầu ra kinh tê Hành mục tiêu Quyết định động Các thành viên cộng đồng H M M L M Các cán bộ Ban QLDA M H L H H Các cơ quan cấp tỉnh M H L H M Các Bộ H L H H M Các cơ quan tài trợ H M H H M Các nhóm khác L M L L L Quy tắc ưu tiên: H = Cao M = Trung bình L = Thấp Nguồn: IFAD (2002 - Hướng dẫn theo dõi và đánh giá dự án (xem www.ifad.org) Đối tượng mục tiêu Cần chú ý rằng không chỉ có nhu cầu về thông tin quản lý. Hãy tìm hiểu nhu cầu thông tin của các cơ quan liên quan khác nhau. Tiến hành phân tích các thông tin sẽ theo dõi với các cơ quan liên quan bằng cách yêu cầu họ xây dựng danh sách nhu cầu hoặc cho ý kiến về danh sách nhu cầu do mình gợi ý. Tập trung nhiều cơ quan liên quan khác nhau để xác định cần theo dõi những gì cũng có nghĩa là sau này thông tin theo dõi đó chắc chắn sẽ được sử dụng. Một số điểm cần chú khi trình bày thông tin cho phản hồi Khi trình bày các thông tin phản hồi về theo dõi cho các cơ quan liên quan và quyết định dùng các thông tin đó cho mục đích quản lý như thế nào, cần phải đáp ứng các tiêu chí sau: • các thông điệp gửi tới từng đối tượng cụ thể phải rõ ràng • thống nhất về tần suất thông tin • đảm bảo thông tin phản hồi kịp thời
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 49 • xem xét địa điểm của đối tượng • tận dụng thông tin dưới dạng các bảng biểu để hỗ trợ phân tích • lập kế hoạch trước về các sản phẩm đầu ra dự kiến để có thể tập trung các thông tin phản hồi Phương tiện để truyền thông các phát hiện Bốn loại phương tiện truyền thông thường được sử dụng để thông tin về các phát hiện theo dõi: • Báo cáo viết – có nhiều báo cáo theo dõi khác nhau, bao gồm báo cáo tiến độ chính thức, các nghiên cứu đặc biệt, báo cáo tóm tắt không chính thức ghi trong biên bản ghi nhớ về một vấn đề đang tồn tại. Ban QLDA có thể phải chuẩn bị kế hoạch hoạt động và ngân sách hàng năm, báo cáo quý và báo cáo 6 tháng, báo cáo giữa kỳ và báo cáo kết thúc. Có thể viết bản tin để thông tin về các hoạt động, phát hiện và kinh nghiệm tới các cơ quan tham gia chính. • Báo cáo miệng – có nhiều biện pháp để thông tin các phát hiện theo dõi hiệu quả hơn. Nhiều quyết định được đưa ra dựa trên những thông tin thu được thông qua trao đổi cá nhân và báo cáo miệng. Nói chuyện trực tiếp với đối tượng mục tiêu sẽ truyền thông điệp nhanh hơn và linh hoạt hơn. Nếu thực hiện tốt, biện pháp này có thể đem lại hiểu biết tốt hơn và thảo luận thẳng thắn hơn về các phát hiện. Đài phát thanh cũng vai trò quan trọng trong việc phổ biến thông tin và các quyết định cũng như tạo động lực cho các cơ quan tham gia. Ví dụ, đài phát thanh của hội nông dân có thể cung cấp thông tin hàng ngày về các hoạt động đang diễn ra, các quyết định quản lý, các nguồn lực được chuyển giao cho cộng đồng, các cuộc họp, các cuộc thăm hỏi và các cuộc phỏng vấn với nông dân và các cơ quan khác. • Trình bày bằng hình ảnh – trình bày bằng hình ảnh như đồ thị hay biểu đồ cho thấy xu hướng hoặc bản đồ minh họa và bổ sung dữ liệu trong các báo cáo hay thuyết trình. Cũng có thể sử dụng ảnh hay băng video. Đây là cách trình bày sống động mà khó có thể làm được thông qua lời nói hay đồ thị. Trình bày dưới dạng vở kịch cũng là một công cụ hữu ích khi có khả năng sáng tạo cao, nhưng cũng đòi hỏi tốn nhiều thời gian và tiền bạc hơn để phát triển ý tưởng và đào tạo (hoặc thuê) người diễn. • Truyền thông điện tử - ngày nay, xu hướng tiếp cận và sử dụng thư điện tử và Internet phát triển mạnh mẽ giúp cho thông tin các phát hiện tới các cơ quan liên quan ở các cấp nhanh chóng hơn. Thông tin có thể được gửi bằng thư điện tử hoặc các văn bản kèm theo thư điện tử, các bản tin điện tử được gửi qua thư điện tử hoặc đăng trên các trang web, và bằng cách xây dựng các trang web có các đường kết nối đến tất cả những thông tin theo dõi. Mặc dù công nghệ và khả năng tiếp cận với công nghệ đang thay đổi nhanh chóng, nhưng dạng truyền thông này vẫn chưa thể áp dụng được tại các cơ quan cấp xã trong thời gian tới. Vì vậy, cần cân nhắc kỹ dạng thông tin và nội dung thông tin cho các đối tượng mục tiêu này trước khi phổ biến bằng các phương tiện điện tử. 3.8 Bước 8: Hỗ trợ sử dụng thông tin theo dõi và phản hồi thông tin Phần này sẽ giúp các bạn trả lời câu hỏi: “Làm thế nào hỗ trợ lãnh đạo sử dụng thông tin theo dõi khi để quyết định quản lý”?; “Bài học nào rút ra từ thông tin theo dõi”?; “Ai nên biết về những bài học này để hỗ trợ quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển”? Cùng với việc sử dụng các hình thức viện trợ mới theo Cam kết Hà Nội (ví dụ, dự án, hỗ trợ chương trình, tiếp cận ngành hay hỗ trợ ngân sách trực tiếp), tình hình thực hiện các dự án ODA cần được thông tin một cách hiệu quả để đáp ứng yêu cầu của tất cả các cơ quan liên quan.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 50 Thông tin theo dõi và phản hồi là một phương thức hiệu quả hỗ trợ quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển. Các cơ quan áp dụng quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển phải đảm bảo quy trình, sản phẩm và dịch vụ của họ sẽ góp phần đạt được các kết quả đã được xác định rõ ràng. Quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển đưa ra khung hoạch định và quản lý chiến lược thông qua nâng cao kiến thức và trách nhiệm giải trình (Biểu 34) Biểu 34: Theo dõi hỗ trợ quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển Kế hoạch và Hệ thống theo dõi quốc mục tiêu gia thực hiện việc này với sự hỗ trợ của AMT Chỉ số thực hiện Sử dụng thông tin để hỗ Mục tiêu trợ ra quyết định quản lý kế hoạch Xem xét và báo cáo Theo dõi thông tin theo dõi thực hiện Nhà tài trợ và cán bộ đối tác của Chính phủ cần làm việc này Quá trình quản lý hướng tới các kết quả phát triển tập trung theo dõi tình hình thực hiện hơn là theo dõi đầu vào và quá trình theo cách truyền thống. Quản lý tốt vẫn yêu cầu lưu trữ và theo dõi thông tin đầu vào và các quá trình của dự án, nhưng tình hình thực hiện (ví dụ, số lượng và chất lượng của đầu ra) cũng cần phải được theo dõi để hiểu rõ về tiến độ đầu tư. Theo dõi tình hình thực hiện như thế nào? Các nhà quản lý ODA có thể theo dõi tình hình thực hiện bằng cách đo lường số lượng và chất lượng đầu ra thực tế đạt được theo thời gian và so sánh với kế hoạch. Để tiến hành theo dõi hiệu quả tình hình thực hiện, cần phải thiết lập dữ liệu đầu kỳ hoặc số liệu đo lần đầu cho một số chỉ số, thường xuyên kiểm tra các chỉ số thực hiện và báo cáo kết quả một cách có hệ thống. Biểu 35 nêu một số đặc trưng cơ bản của theo dõi tình hình thực hiện và theo dõi kết quả thực hiện.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 51 Biểu 35: Theo dõi kết quả thực hiện như thế Các yếu tố trong theo dõi Các yếu tố trong theo dõi tiến độ thực hiện kết quả thực hiện Mô tả vấn đề hoặc thực trạng trước khi đầu tư Dữ liệu kỳ đầu mô tả vấn đề hoặc thực trạng trước khi có sự can thiệp Tiêu chuẩn để đánh giá các hoạt động và đầu ra Các chỉ số kết quả trực tiếp Thu thập dữ liệu về các đầu vào, hoạt động và Thu thập dữ liệu về đầu ra và mức đóng góp của các đầu ra trực tiếp đầu ra đó đối với việc đạt được các kết quả Báo cáo một cách hệ thống việc cung cấp đầu Tập trung nhiều hơn vào nhận thức về sự thay đổi vào của các cơ quan liên quan và các hỗ trợ vô hình Kết nối trực tiếp với từng dự án riêng lẻ (hoặc một Báo cáo một cách có hệ thống những thông tin mang chuỗi các hoạt động) tính định lượng và định tính hơn về tiến độ đạt được các kết quả Được thiết kế để cung cấp thông tin về các vấn Được thực hiện với những đối tác đầu tư và đối tác đề hành chính, thực hiện và quản lý chứ không chiến lược phải hiệu quả phát triển theo nghĩa rộng Nắm bắt thông tin về những thành công hoặc thất bại trong chiến lược đối tác của nhà tài trợ trong việc đạt được các kết quả mong đợi Nguồn: UNDP 2002 - Cẩm nang theo dõi và đánh giá kết quả (trang 11) 3.9 Bước 9: Xem xét những điều kiện và năng lực cần thiết Phần này giúp trả lời các câu hỏi: “Những cán bộ đầu mối về theo dõi và cán bộ điều phối cần các kỹ năng và năng lực nào?”; “Trong nhóm cần những nguồn tài chính, thiết bị và nhân lực nào để triển khai hệ thống theo dõi một cách có hiệu quả?” Biểu 20 và 22 trong phần 3.4 xác định vai trò, trách nhiệm và năng lực chung cần có đối với các cán bộ theo dõi tại các Ban QLDA và cơ quan chủ quản. Những năng lực chính cần có ở các cán bộ theo dõi được trình bày chi tiết tại Biểu 36. Thông tin chi tiết về năng lực, điều kiện và khả năng cần thiết phục vụ công tác theo dõi có trong tài liệu cho cấp lãnh đạo8 và các tài liệu cho các cán bộ đào tạo TD&ĐG9. Các tài liệu hướng dẫn, đào tạo tăng cường năng lực cho cán bộ thực hiện theo dõi được trình bày trong cuốn “nguồn lực hướng dẫn cho cán bộ đào tạo TD&ĐG”. Các cán bộ thực hiện theo dõi có thể sử dụng mẫu đánh giá nhu cầu đào tạo như Biểu 37 dưới đây. Đối với các năng lực cần có ghi trong Biểu 37, có thể tham khảo thêm tại phụ lục của tài liệu cho các cán bộ đào tạo TD&ĐG và Báo cáo công tác của chuyên gia tăng cường thể chế và phương pháp học của người lớn của VAMESP II trên trang web TD&ĐG quốc gia: www.mpi.gov.vn/tddg. 8 Môđun I – Hướng dẫn xây dựng và vận hành hệ thống TD&ĐG ODA tại Việt Nam – Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo 9 Môđun IV – Tài liệu đào tạo theo dõi và đánh giá tại Việt Nam
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 52 Biểu 36: Các kỹ năng chính cán bộ theo dõi cần phải có Vai trò Các kỹ năng cần có Các kỹ năng chính Lãnh đạo cấp • Khả năng lãnh đạo Truyền thông và thông tin phản hồi Vụ/Sở tại Cơ • Quản lý đầu tư Áp dụng các bài học rút ra từ theo dõi vào quá trình quản quan chủ quản • Xây dựng tập thể lý hướng tới các kết quả phát triển • Thực hiện theo dõi Quản lý nhóm và hệ thống theo dõi • Giải thích kết quả Tổ chức và bố trí nguồn lực thực hiện chức năng theo dõi HOẶC Quản lý các cán bộ thực hiện theo dõi trong và ngoài cơ • Báo cáo và truyền thông quan Giám đốc Ban Chuẩn bị điều khoản tham chiếu (TOR) cho những hoạt QLDA động theo dõi Kỹ năng viết báo cáo Kỹ năng phân tích và diễn giải dữ liệu Xây dựng và diễn giải khung logic Biết sử dụng các ứng dụng của MS Office như Word và Excel Am hiểu các quy định và hệ thống của Chính phủ trong theo dõi và quản lý ODA. Quản lý tư vấn và hợp đồng. Kỹ năng truyền thông và xây dựng tập thể Cán bộ điều • Kỹ năng gắn kết các cá nhân Chuẩn bị kế hoạch theo dõi phối theo dõi (điều phối) Tiến hành theo dõi tại Cơ quan • Quản lý cơ bản Tổng hợp, phân tích và diễn giải dữ liệu theo dõi • Được đào tạo TD&ĐG “Thực Chuẩn bị các báo cáo theo dõi với AMT chủ quản hoặc hành” Truyền thông và thông tin phản hồi Ban QLDA Thống nhất với các cơ quan liên quan xác định khi nào • Trình độ máy tính trung cấp • Tổng hợp, xem xét và phân cần theo dõi có sự tham gia của người dân tích dữ liệu Quản lý nhóm và hệ thống theo dõi • Kỹ năng viết báo cáo cao cấp Quản lý các cán bộ thực hiện theo dõi trong và ngoài cơ quan • Truyền thông và phổ biến Chuẩn bị TOR cho các hoạt động theo dõi. • Có phẩm chất của “Cá nhân Kỹ năng viết báo cáo xuất sắc (Champion)” Kỹ năng phân tích và diễn giải dữ liệu Xác định loại dữ liệu và sử dụng số liệu thống kê mô tả Kết nối theo dõi với khung lôgíc Đưa ra câu hỏi hoạt động, mô tả và lựa chọn các chỉ số, biện pháp và công cụ Chuẩn bị và diễn giải khung logic. Biết sử dụng các ứng dụng của MS Office như Word và Excel Biết sử dụng cơ sở dữ liệu trên MS Access Biết sử dụng và duy trì máy tính và mạng nội bộ (LAN) Biết sử dụng công cụ theo dõi thống nhất (AMT). Biết sử dụng công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT) Am hiểu các quy định và hệ thống của Chính phủ trong theo dõi và quản lý ODA Quản lý tư vấn và hợp đồng Kỹ năng truyền thông và xây dựng tập thể Đơn vị đầu • Kỹ năng gắn kết các cá nhân Chuẩn bị kế hoạch và tiến hành theo dõi mối về theo (điều phối) Tổng hợp, phân tích và diễn giải dữ liệu theo dõi dõi tại Cơ • Được đào tạo TD&ĐG “Thực Chuẩn bị các báo cáo theo dõi với AMT hành” Thống nhất với các cơ quan liên quan xác định khi nào quan chủ quản • Trình độ máy tính trung cấp cần theo dõi có sự tham gia của người dân hoặc Ban Kỹ năng viết báo cáo và truyền thông. • Thu thập dữ liệu. QLDA Kỹ năng phân tích và diễn giải dữ liệu. • Đảm bảo chất lượng của dữ liệu Xác định loại dữ liệu và sử dụng số liệu thống kê mô tả • Tổng hợp và lưu trữ dữ liệu Kết nối theo dõi với khung logic Đưa ra những câu hỏi hoạt động, mô tả và lựa chọn các • Kỹ năng viết báo cáo trung chỉ số, biện pháp và công cụ cấp Chuẩn bị và diễn giải khung logic. Biết sử dụng các ứng dụng của MS Office như Word và Excel Sử dụng cơ sở dữ liệu trên MS Access Biết sử dụng và duy trì máy tính và mạng nội bộ (LAN) Biết sử dụng công cụ theo dõi thống nhất (AMT). Biết sử dụng công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT)
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 53 Biểu 37: Mẫu xác định nhu cầu đào tạo dùng cho cán bộ thực hiện theo dõi Mẫu xác định nhu cầu đào tạo Vị trí :__________________________________ Tên:____________________________________ Thông tin về trình độ năng lực và thời gian: ________________________________________ Ngày: _____________________________________ Tự đánh giá: Liệt kê các kỹ ___________________________________________________________ năng cần được ưu ___________________________________________________________ tiên đào tạo ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ Với mỗi kỹ năng, hãy trả lời cầu hỏi: Liệu tôi có thể hay không thể thực hiện điều này và tôi cảm thấy như thế nào? bằng cách chọn A, B, C hoặc D, theo mũi tên và viết trong bảng dưới A B C D Có thể hay không Có thể Có thể Không thể Không thể thể? Tôi cảm thấy thế Tự tin Do dự - có thể Tự tin Không sẵn sàng nào? thiếu tự tin Kiến nghị Không cần Thực hành và Đào tạo cấu trúc Đào tạo cấu trúc đào tạo khuyến khích và hướng dẫn Ký tên: Người giám sát (ký tên) ____________________ ____________________
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 54 4 Hệ thống theo dõi quốc gia Sơ đồ tại Biểu 38 tóm tắt mối quan hệ giữa truyền thông - phản hồi trong hệ thống theo dõi quốc gia về ODA ở Việt Nam. Sơ đồ này nhấn mạnh thông tin hai chiều giữa các cấp và đóng góp của các kết quả theo dõi trong quản lý hướng tới các kết quả phát triển. Các vấn đề về thể chế và quy định của hệ thống theo dõi quốc gia được trình bày chi tiết trong cuốn Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo10. Biểu 38: Báo cáo và phản hồi trong hệ thống theo dõi quốc gia Phân tích và bài học kinh nghiệm Các cơ quan quản lý Nhà nước về ODA Đo lường và báo Phân tích và bài học cáo kinh nghiệm Phản hồi và đưa ra chuẩn so sánh Các bộ ngành và các tỉnh Đo lường và báo cáo Bài học kinh nghiệm Phản hồi và đưa Ban QLDA ra chuẩn so sánh Bài học kinh nghiệm Hệ thống theo dõi quốc gia được tóm tắt tại Biểu 39, bao gồm: • Hệ thống theo dõi cấp Ban QLDA và Chủ dự án - các đơn vị thực hiện dự án ODA chịu trách nhiệm theo dõi các nguồn lực được sử dụng, tiến độ thực hiện, thời gian hoàn thành theo kế hoạch, chất lượng và số lượng các sản phẩm đầu ra và tình hình thực hiện thực tế của dự án so với kế hoạch. Công cụ theo dõi thống nhất (AMT) được xây dựng để giúp các Ban QLDA chuẩn bị các báo cáo quý, báo cáo năm và tổng hợp dữ liệu theo dõi nhằm hỗ trợ các nhà lãnh đạo quản lý hướng tới các kết quả phát triển. • Hệ thống theo dõi cấp cơ quan chủ quản – các Bộ và tỉnh quản lý ODA chịu trách nhiệm giám sát các quy trình và theo dõi những thay đổi so với kế hoạch về tình hình giải ngân, đấu thầu, bảo vệ môi trường và an sinh xã hội; kiểm tra tình hình thực hiện bao gồm chất lượng và số lượng đầu ra. Các cơ quan chủ quản cần tổng hợp dữ liệu từ một số AMT để theo dõi danh mục dự án tư. Công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT) được xây dựng để giúp các cơ quan chủ quản chuẩn bị các báo cáo tổng hợp hàng quý thông qua việc tổng hợp và phân tích các dữ liệu theo dõi. • Hệ thống theo dõi cấp quốc gia – các phòng, ban của cơ quan quản lý Nhà nước về ODA chịu trách nhiệm giám sát các dự án ODA, giám sát các quy trình và theo dõi những thay đổi so với kế hoạch về tình hình giải ngân, tiến độ và tình hình thực hiện danh mục dự án ODA quốc gia. Các đơn vị này phải tổng hợp dữ liệu từ tất cả các AMT, sử dụng công cụ theo dõi quốc gia (NMT) để chuẩn bị báo cáo tổng hợp 6 tháng và báo cáo năm thông qua việc tổng hợp và phân tích dữ liệu theo dõi từ các cấp ngành, cơ quan chủ quản và nhà tài trợ. 10 Môđun I – Hướng dẫn xây dựng hệ thống TD&ĐG ODA tại Việt Nam – Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 55 Biểu 39: Luồng thông tin dữ liệu trong hệ thống theo dõi quốc gia
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 56 4.1 Hệ thống theo dõi cấp cơ quan chủ quản Vai trò và trách nhiệm theo dõi của cơ quan chủ quản được trình bày tại Biểu 22, Mục 3.4. Các cơ quan quản lý Nhà nước về ODA và cơ quan chủ quản ở Việt Nam có trách nhiệm quản lý danh mục dự án. Một danh mục dự án thường bao gồm 6 – 100 dự án, 60 – 750 hợp đồng và hàng trăm hoạt động tại cùng một thời điểm. Các cơ quan quản lý Nhà nước về ODA và cơ quan chủ quản chịu trách nhiệm giám sát danh mục các dự án ODA và theo dõi ba loại thay đổi sau: • Tỷ lệ giải ngân – so sánh tỷ lệ giải ngân giữa thực tế và kế hoạch cho các nhà thầu và các hoạt động đầu tư. • Tiến độ – so sánh giữa thực tế và kế hoạch về tiến độ thời gian hoàn thành công tác đấu thầu, thực hiện hợp đồng, tái định cư và quản lý môi trường. • Kết quả thực hiện – so sánh giữa thực tế và kế hoạch tình hình thực hiện các hoạt động và sản phẩm đầu ra. Nhằm hỗ trợ các cơ quan quản lý cấp quốc gia và CQCQ thực hiện nhiệm vụ theo dõi, VAMESP II đã xây dựng công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT). Công cụ này có các chức năng hỗ trợ theo dõi tình hình thực hiện danh mục dự án và các hoạt động như sau: • Chiết xuất dữ liệu từ AMT – dữ liệu về dự án được chiết xuất từ các báo cáo giải ngân (tỷ lệ giải ngân), đấu thầu (theo dõi tiến độ) và hoạt động (theo dõi tình hình thực hiện) trong AMT và đưa vào cơ sở dữ liệu tại các cơ quan quản lý cấp quốc gia và CQCQ. • Xác định những thay đổi so với kế hoạch – bằng cách so sánh kết quả giữa thực tế và kế hoạch, công cụ PMT chỉ ra những thay đổi của một số chỉ số theo dõi tình hình thực hiện so với kế hoạch và thể hiện tỷ lệ % mức độ thực hiện thực tế so với kế hoạch. • Trình bày kết quả dưới dạng bảng – công cụ PMT trình bày kết quả các chỉ số tiến độ và mức độ thực hiện cụ thể dưới dạng bảng. • Cho điểm và xếp hạng các thay đổi – công cụ PMT cho điểm và xếp hạng mức độ thực hiện theo các tiêu chí sẵn có (hoàn thành 0-50% kế hoạch, hoàn thành 51-75% kế hoạch, hoàn thành 76-100% kế hoạch và vượt kế hoạch). • Xếp hạng chung – sản phẩm của công cụ PMT là bảng xếp hạng các kết quả. Bảng có thể phân theo quá trình (phê duyệt đấu thầu, giải phóng mặt bằng, phê duyệt hợp đồng), tiến độ (thực hiện và cung cấp hàng hóa, công trình hoặc dịch vụ, hoạt động hoặc sản phẩm đầu ra), theo địa điểm thực hiện hoặc nhà tài trợ. • Trình bày kết quả dưới dạng biểu đồ – khi cần thiết, công cụ PMT có thể trình bày kết quả dưới dạng bảng thành dạng biểu đồ để minh họa cụ thể và nêu bật những dự án đang bị chậm trễ hoặc vượt kế hoạch.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 57 Công cụ theo dõi danh mục dự án (PMT) Công cụ PMT được thiết kế để theo dõi danh mục các dự án ODA tại các cơ quan chủ quản. Công cụ này thu thập và tổng hợp dữ liệu từ một hoặc nhiều AMT trong danh mục dự án (dữ liệu trong AMT được các Ban QLDA thu thập và báo cáo). Tiếp đó, công cụ PMT phân tích những dữ liệu này và giải đáp các câu hỏi về việc tình hình thực hiện và quản lý. Công cụ PMT cung cấp các chức năng phân tích thông qua một giao diện thân thiện với người sử dụng (Biểu 40). • tự động nhập dữ liệu từ AMT do các Ban QLDA báo cáo; • lưu trữ danh sách các dự án trong danh mục dự án; • theo dõi tiến độ của các dự án; • đưa ra các báo cáo theo mẫu định sẵn, biểu đồ và truy vấn; • lưu trữ tài liệu nhận được từ các dự án; • tự động xuất dữ liệu sang các định dạng khác như xml; và • so sánh đánh giá tiến độ và tình hình thực hiện của các dự án bằng cách sử dụng các chỉ số đã được mặc định Công cụ PMT được xây dựng trên Microsoft Access. Đây là hệ cơ sở dữ liệu có khả năng liên kết lớn tạo cơ sở tốt cho quản lý dữ liệu, thực hiện các truy vấn phức tạp, chuẩn bị báo cáo và tích hợp với các sản phẩm khác của Microsoft. Microsoft Access có thể dễ dàng nâng cấp thành hệ cơ sở dữ liệu lớn hơn như Microsoft SQL Server nếu có nhu cầu trong tương lai. Quan trọng hơn, Microsoft Access rất phổ thông và có thể được hỗ trợ tại các địa phương. Phiên bản PMT có thể chạy trên Microsoft Access 2000, 2002, 2003 và XP. Những người sử dụng không có phiên bản Microsoft Access gốc thì cũng đã phiên bản chạy thử. Biểu 40: Giao diện PMT
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 58 Biểu 41 tóm tắt hành trình dữ liệu theo dõi từ cấp Ban QLDA đến cấp cơ quan chủ quản và cơ quan quản lý Nhà nước về ODA. Các vấn đề về thể chế và quy định của hệ thống theo dõi quốc gia được trình bày chi tiết trong Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo11. Biểu 41: Hành trình dữ liệu theo dõi cấp cơ quan chủ quản 4.2 Hệ thống theo dõi cấp Ban QLDA Vai trò và trách nhiệm theo dõi của Ban QLDA được trình bày tại Biểu 20, Mục 3.4. Các Ban QLDA có trách nhiệm theo dõi thường xuyên các hoạt động. Dự án VAMESP II đã xây dựng các phương pháp và công cụ giúp Ban QLDA thực hiện trách nhiệm này ở cấp dự án, bao gồm khung logic, khung theo dõi và công cụ theo dõi thống nhất (AMT - mẫu biểu theo dõi tiến độ quý được Chính phủ Việt Nam và 5 Ngân hàng thống nhất). Biểu 42 tóm tắt hành trình dữ liệu theo dõi từ Ban QLDA đến cơ quan chủ quản. Các vấn đề về thể chế và quy định của hệ thống theo dõi quốc gia được trình bày chi tiết trong Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo12. 11 Mođun I - Hướng dẫn xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo 12 Mođun I - Hướng dẫn xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá ODA tại Việt Nam - Tài liệu phục vụ cấp lãnh đạo
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 59 Biểu 42: Hành trình dữ liệu theo dõi cấp Ban QLDA Công cụ theo dõi thống nhất (AMT) Bản hướng dẫn sử dụng công cụ theo dõi thống nhất (AMT) tại Phụ lục 1. Với nỗ lực nhằm giảm chi phí thực hiện và tăng tính hiệu quả của ODA, Chính phủ Việt Nam (CPVN) đang hợp tác với các nhà tài trợ thực hiện Kế hoạch hành động về hài hoà và đơn giản hoá các thủ tục của ODA. Phạm vi ứng dụng Bộ Mẫu biểu báo cáo theo dõi tiến độ chương trình, dự án ODA (xem chi tiết tại Phụ lục1) được thiết kế để sử dụng cho các dự án ODA do Chính phủ và 5 Ngân hàng (ADB, AfD, JBIC, KfW và WB) tài trợ tại Việt Nam. Bộ Mẫu biểu báo cáo này bao gồm 20 biểu cung cấp thông tin về tiến độ hàng tháng/quý của các chương trình, dự án ODA đáp ứng yêu cầu của Chính phủ và các nhà tài trợ chính. Tùy theo tính chất và quy mô của dự án, Ban QLDA lựa chọn các biểu báo cáo thích hợp. Bộ Mẫu biểu báo cáo bao gồm các biểu sau: • Biểu 1: Thông tin cơ bản về dự án • Biểu 2: Báo cáo Tóm tắt tình hình thực hiện Tháng/ Quý • Biểu 3: Tiến độ thực hiện các điều kiện và điều khoản ràng buộc • Biểu 4: Báo cáo Tiến độ giải ngân vốn ODA • Biểu 5: Báo cáo về Tài khoản Đặc biệt/ Tạm ứng
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 60 • Biểu 6: Báo cáo Tiến độ giải ngân vốn đối ứng • Biểu 7: Kế hoạch Đấu thầu • Biểu 8: Thông tin các gói thầu trong Kế hoạch Đấu thầu • Biểu 9: Thực hiện Sơ tuyển Nhà thầu • Biểu 10: Thực hiện Lựa chọn nhà thầu • Biểu 11: Thông tin Kết quả đấu thầu • Biểu 12: Thực hiện Hợp đồng • Biểu 13: Phương án/ Kế hoạch Giải phóng mặt bằng (GPMB) và Tái định cư (TĐC) • Biểu 14: Theo dõi Đền bù và Tái định cư • Biểu 15: Tiến độ thực hiện Phương án/ Kế hoạch GPMB và TĐC • Biểu 16: Tiến độ chi vốn thực hiện Phương án/ Kế hoạch GPMB và TĐC • Biểu 17: Thông tin chung về bảo vệ môi trường • Biểu 18: Thực hiện bảo vệ môi trường • Biểu 19: Khung lô-gíc • Biểu 20: Báo cáo theo dõi các chỉ số thực hiện hoặc đầu ra Các nguyên tắc Bộ Mẫu biểu báo cáo theo dõi tiến độ dự án được thiết kế nhằm ghi nhận tiến độ thực hiện và các thay đổi chính trong quá trình thực hiện dự án của tháng/quý trước. Người lập báo cáo chỉ cần thể hiện trong báo cáo những vấn đề đã thực hiện hay đã thay đổi trong tháng/quý báo cáo. Các hướng dẫn sử dụng Bộ Mẫu biểu báo cáo theo dõi tiến độ dự án (xem Phụ lục 1) được xây dựng dựa trên các văn bản pháp lý hiện hành của Chính phủ Việt Nam, phù hợp với các quy trình và yêu cầu về theo dõi dự án của nhà tài trợ. Bộ Mẫu biểu được thiết kế phù hợp với quá trình phân tích Khung lô-gíc dự án, làm cơ sở cho hệ thống theo dõi dự án quốc gia. Đơn vị lập báo cáo, kỳ báo cáo và cơ quan nhận báo cáo Các Ban QLDA chịu trách nhiệm lập báo cáo theo dõi tiến độ dự án theo Bộ Mẫu biểu báo cáo tiến độ dự án cũng như lưu trữ và bảo vệ các dữ liệu. Tùy thuộc vào yêu cầu báo cáo, tần suất báo cáo các mẫu biểu là hàng tháng hoặc hàng quý. Chủ dự án sẽ kiểm tra những kết quả theo dõi tiến độ tháng/quý thu được qua các mẫu biểu và báo cáo lên các cơ quan quản lý nhà nước về ODA (Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính) cũng như các CQCQ (các Bộ, ngành, UBND các tỉnh/thành phố có dự án) và các nhà tài trợ có liên quan. Các cơ quan chủ quản, cơ quan quản lý nhà nước về ODA và các nhà tài trợ (thuộc nhóm 5 Ngân hàng) sẽ phân tích các dữ liệu từ Báo cáo theo dõi tiến độ dự án tháng/quý và thông tin phản hồi cho các Ban QLDA nhằm hỗ trợ và tăng cường công tác quản lý dự án trong quá trình thực hiện.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 61 Hướng dẫn sử dụng Công cụ theo dõi thống nhất Yêu cầu về hệ thống Để sử dụng AMT, máy tính phải đáp ứng các yêu cầu về phần cứng và phần mềm như sau: • Pentium III 800MHz trở lên • RAM: 32MB trở lên • Windows 2000/XP • Microsoft Office 2000/XP/2003 • Cài đặt bộ gõ tiếng Việt (phông chữ Unicode) (khuyên dùng: UniKey – http://www. unikey.org) Sử dụng Macros trong Excel Microsoft Office đặt mức độ bảo mật của Macros ở mức cao nhất High để ngăn cản các Macros nguy hiểm trong Excel. Do đó, trước khi sử dụng AMT, hãy thực hiện các bước sau đây để có thể sử dụng Macros trong Excel: Bước 1: Mở chương trình Microsoft Excel Bước 2: Chọn Tools Macro Security. Một cửa sổ hiện ra như ở Biểu 43 Bước 3: Trong nhãn tab Security Level, lựa chọn mức độ Medium hoặc Low Bước 4: Nhấp chuột vào nút OK để lưu lại lựa chọn Biểu 43: Lựa chọn mức độ bảo mật để sử dụng AMT Nếu Bạn lựa chọn mức độ Medium, một cửa sổ sẽ hiện ra khi mở AMT, yêu cầu người sử dụng lựa chọn kích hoạt (Enable Macros) hay vô hiệu hóa các Macros (Disable Macros). Chọn Enable Macros trước khi sử dụng AMT như ở Biểu 44.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 62 Thiết lập bảng làm việc trong AMT AMT là một tệp Excel bao gồm 20 bảng làm việc chính, 3 bảng làm việc phụ và một trang chủ để cập nhật các thông tin chung như báo cáo năm, báo cáo quý, ngôn ngữ báo cáo và lựa chọn (các) bảng làm việc. Biểu 44: Kích hoạt macros trong AMT Như ví dụ ở Biểu 45, Bạn đang điền báo cáo Quý 1/2006 bằng Tiếng Việt sử dụng các biểu 1, 2, 4 và 7. Trên trang chủ, Bạn có thể nhấp chuột vào các ô lựa chọn để mở hoặc đóng các biểu làm việc. Khi Bạn nhấp chuột vào lựa chọn Tất cả, tất cả 20 bảng làm việc chính sẽ được hiển thị còn 3 bảng làm việc phụ bao gồm Báo cáo tiến độ giải ngân vốn ODA của Nhà tài trợ 2 và Nhà tài trợ 3 và Biểu 21 (Các thông tin khác) sẽ không được hiển thị. Nếu muốn làm việc với 3 biểu phụ này, Bạn hãy nhấp chuột vào từng bảng tương ứng để lựa chọn. Biểu 45: Ví dụ về trang chủ của AMT Lựa chọn tất cả các biểu
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 63 Sau khi đã lựa chọn các biểu cần làm việc, Bạn sẽ thấy các biểu được hiển thị ở nhãn tab cuối màn hình như trong Biểu 45 và Biểu 46. Bạn sử dụng tab này để chọn các biểu trong AMT. Biểu 46: Ví dụ về nhãn tab của AMT Nhấp chuột vào nhãn tab mà bạn mong muốn được làm việc Sử dụng 4 mũi tên tương ứng đi đến biểu làm việc đầu tiên, biểu trước đó, biểu tiếp theo và biểu cuối cùng Để lựa chọn biểu làm việc, Bạn sử dụng các mũi tên và nhãn tab ở cuối màn hình như sau: • Nếu nhãn tab với tên biểu Bạn muốn làm việc hiển thị trên màn hình, nhấp chuột vào nhãn tab đó và bắt đầu công việc. • Nếu không hiển thị trên màn hình, chọn biểu làm việc bằng cách sử dụng 4 mũi tên để đến biểu làm việc đầu tiên, biểu trước đó, biểu tiếp theo và biểu cuối cùng đến khi biểu làm việc bạn cần tìm xuất hiện trên màn hình. Nhấp chuột vào nhãn tab đó và bắt đầu công việc. Nhập dữ liệu vào AMT Để hiểu rõ hơn cách nhập dữ liệu vào AMT, hãy xem ví dụ điền Biểu 4 (Báo cáo Tiến độ Giải ngân – Vốn ODA). Bạn thực hiện các bước sau: • Chọn Biểu 4 (theo các bước đã nêu ở trên mô tả tại Biểu 45 và Biểu 46) • Sử dụng Danh sách thả để lựa chọn tên Nhà tài trợ và đơn vị tiền tệ cần báo cáo • Với mỗi một hạng mục (hay hoạt động chủ yếu) ở cột 1 sẽ có 2 dòng được ký hiệu EN (tiếng Anh) và VN (tiếng Việt). Bạn có thể sử dụng 2 nút và để hiển thị duy nhất các dòng có ký hiệu VN hay EN tương ứng • Sử dụng nút để hiển thị tất cả các dòng ở cột 1 • Với dòng có ký hiệu EN, VN, Bạn điền tên hạng mục (hay hoạt động chủ yếu) ở cột 1 bằng tiếng Anh (EN) hoặc tiếng Việt (VN) tương ứng • Nhập dữ liệu vào các ô thích hợp. Sử dụng phím Enter, phím Tab, chuột, các phím mũi tên để chọn ô • Có thể thay đổi giá trị của một ô bằng cách: Nhập dữ liệu trực tiếp vào ô đó Nhấp chuột đôi vào ô đó Nhấp phím F2 Nhập dữ liệu vào hộp công thức
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 64 • Để xuống dòng trong ô, nhấn tổ hợp phím Alt + Enter • Một số cột sẽ tự động cập nhật số liệu do đã được định sẵn công thức như lũy kế giải ngân, tỷ lệ phần trăm hoàn thành,… • Để in Biểu 4, Bạn quay lại trang chủ chọn ngôn ngữ Tiếng Anh (EN) hoặc Tiếng Việt (VN). Sau đó, Bạn trở về Biểu 4 và thực hiện lệnh in bằng cách vào thanh thực đơn File Print hay nhấp chuột vào vào biểu tượng trên thanh công cụ. • Màn hình sẽ giống như Biểu 25, trong đó: Các ô có phông nền màu xanh nước biển là các ô tiêu đề, Bạn không được phép thay đổi Các ô màu vàng hay da cam là các ô chứa công thức tính toán. Do đó, Bạn chỉ sửa đổi nếu Bạn cần thay đổi công thức theo yêu cầu báo cáo. Thay đổi Hệ thống phân cách số Việc phân cách số sử dụng (,) và (.) hay (.) và (,) hoàn toàn không ảnh hưởng tới việc nhập dữ liệu số vào AMT. Tuy nhiên, khi in báo cáo AMT, vì theo quy định đối với các báo cáo gửi cho Nhà tài trợ phải sử dụng hệ thống (,) và (.) và báo cáo gửi cho CPVN sử dụng hệ thống (.) và (,), người sử dụng phải thực hiện việc thay đổi hệ thống phân cách số tương ứng này của Windows theo các bước sau đây: • Chọn thanh thực đơn Tools Options. Chọn tab International. Một cửa sổ sẽ hiện ra như Biểu 47 • Để in báo cáo Tiếng Anh: (ví dụ 1,000,000.00 VNĐ nghĩa là một triệu VNĐ chẵn) Lựa chọn ô Use system separators • Để in báo cáo Tiếng Việt: (ví dụ 1.000.000,00 VNĐ nghĩa là một triệu VNĐ chẵn) Bỏ lựa chọn ô Use system separators Điền dấu phẩy (,) vào ô Decimal separator Điền dấu chấm (.) vào ô Thousand separator • Nhấp nút OK để lưu sự thay đổi • Quay lại AMT để thực hiện lệnh in như mong muốn Biểu 47: Thay đổi hệ thống phân cách số
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi 65 In báo cáo theo dõi từ AMT Để in toàn bộ bản báo cáo theo dõi từ AMT, hãy thực hiện các bước sau: • Vào trang chủ của AMT • Lựa chọn ngôn ngữ muốn in Tiếng Anh (English) hoặc Tiếng Việt • Kiểm tra danh sách biểu cần in. Với ví dụ ở trên, thì lựa chọn cho các biểu 1,2, 4 và 7 phải được bật lên ở trang chủ • Chọn thanh thực đơn File Print. Một cửa sổ sẽ hiện ra như Biểu 48 • Chọn Entire workbook để in toàn bộ báo cáo AMT (có thể kiểm tra lại định dạng trước khi in bằng cách nhấp chuột vào nút Preview). Nhấp chuột vào nút OK để thực hiện lệnh in. Biểu 48: In báo cáo AMT
    • PHỤ LỤC 1 Hướng dẫn sử dụng Công cụ theo dõi thống nhất (AMT)
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-1 Phụ lục 1: Hướng dẫn sử dụng Công cụ theo dõi thống nhất (AMT) 1 Các Biểu về Thông tin cơ bản và tiến độ chung 1.1 Biểu 1: Thông tin cơ bản về dự án Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất báo Biểu 1 tóm tắt các thông tin về dự án. Các thông tin này thường không thay cáo Biểu 1 đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án và chỉ cần cập nhật một lần trừ khi có quyết định bổ sung, sửa đổi bằng văn bản của Người có thẩm quyền của Việt Nam và Nhà tài trợ. Người có thẩm quyền của Việt Nam là người đứng đầu cơ quan được Thủ tướng Chính phủ giao nhiệm vụ trực tiếp giải quyết sự việc/vấn đề liên quan. Tên dự án Tên được sử dụng trong Quyết định đầu tư (tiếng Việt) và Hiệp định (tiếng (Tiếng Việt/Tiếng Anh) Anh). Mã dự án Mã của dự án nêu tại Hiệp định vay được ký giữa Việt Nam và nhà tài trợ. Trong trường hợp có nhiều nhà tài trợ, mã dự án được nêu trong Hiệp định vay được ký giữa Việt Nam và nhà tài trợ chính. Mã/Tên Ngành kinh tế Mã ngành kinh tế quốc dân của dự án đầu tư, phân theo Danh mục ngành kinh tế quốc dân do Tổng cục Thống kê ban hành (2003). Địa điểm thực hiện Các tỉnh, thành phố nơi dự án được thực hiện như đã quy định trong Quyết định đầu tư/Văn kiện dự án. Có thể bổ sung quận/huyện hoặc xã (nếu cần). Nhà tài trợ Các tổ chức tài trợ quốc tế hoặc đại diện của Chính phủ nước ngoài với vai trò là một bên ký Hiệp định vay vốn. Nhà tài trợ chính Nhà tài trợ cung cấp phần lớn khoản vốn ODA cho dự án, hay được các nhà tài trợ cùng tham gia đồng tài trợ cử làm nhà tài trợ chính. Nhà tài trợ khác (Các) nhà tài trợ cùng tham gia (đồng tài trợ) cung cấp vốn ODA cho dự án (nếu có) nhưng không phải là nhà tài trợ chính. Cơ quan chủ quản Là cơ quan cấp Bộ, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có chương trình, dự án ODA. Điền tên cơ quan chủ quản, tên, chức vụ, địa chỉ, điện thoại, fax và email của người liên hệ (người được cơ quan chủ quản giao nhiệm vụ làm đầu mối quản lý Dự án). Cơ quan đồng thực hiện Nếu trong Quyết định Đầu tư có giao nhiệm vụ cho 2 hoặc hơn 2 cơ quan thực hiện dự án (đồng thực hiện) thì liệt kê tên các cơ quan này Chủ đầu tư Là tổ chức thuộc cơ quan chủ quản được giao trách nhiệm trực tiếp quản lý, sử dụng vốn ODA và vốn đối ứng để thực hiện Dự án. Điền tên chủ đầu tư, tên, chức vụ, địa chỉ, điện thoại, fax và email của người liên hệ (người được chủ đầu tư giao nhiệm vụ làm đầu mối quản lý Dự án). Ban Quản lý dự án Tên đầy đủ của Ban QLDA, Tên của Giám đốc Ban QLDA, địa chỉ, điện thoại, Fax, Email của Giám đốc Ban QLDA. Ngày Chính phủ Việt Nam Ngày ghi trên Quyết định của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt/cho phép đầu cho phép đầu tư tư đối với dự án Ngày Chính phủ Việt Nam Ngày ghi trên Quyết định đầu tư do người có thẩm quyền của Việt Nam phê phê duyệt quyết định đầu tư duyệt. Ngày nhà tài trợ phê duyệt Ngày nhà tài trợ chính và các nhà tài trợ khác cùng tham gia (đồng tài trợ) dự án phê duyệt dự án.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-2 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Ngày ký Hiệp định Ngày CPVN và nhà tài trợ (NTT chính và các NTT đồng tài trợ) ký Hiệp định vay (trường hợp cá biệt: một số dự án quy mô lớn do JBIC tài trợ thông qua nhiều hiệp định vay vốn cần liệt kê tất cả các Hiệp định đã ký theo thứ tự thời gian). Ngày hiệu lực Ngày mà khoản tài trợ theo Hiệp định có hiệu lực (bên vay có thể rút vốn). Ngày kết thúc Ngày mà khoản tài trợ cho dự án theo Hiệp định vay đã ký hết hiệu lực (Bên vay hết quyền rút vốn). Ngày kết thúc đã điều Ngày kết thúc được điều chỉnh theo Văn bản điều chỉnh ký kết giữa người chỉnh (nếu có) có thẩm quyền của Việt Nam và nhà tài trợ. Nguồn vốn Tổng số (theo Quyết Tổng vốn đầu tư (bao gồm vốn ODA và vốn đối ứng) được ghi trong Quyết định đầu tư) định đầu tư. Đơn vị tính là Triệu VNĐ. Tương đương Tổng vốn đầu tư được quy đổi ra ngoại tệ của nhà tài trợ chính (trường hợp (ngoại tệ) ADB và WB, sử dụng đơn vị ngoại tệ là USD) tại thời điểm ký Quyết định đầu tư. Tỷ giá Liệt kê các tỷ giá sau tại thời điểm ký Quyết định đầu tư: (tại thời điểm ký Quyết Tỷ giá giữa USD và VNĐ định đầu tư) Tỷ giá giữa USD và đồng ngoại tệ quy đổi Vốn ODA Tổng số Tổng vốn ODA do nhà tài trợ cung cấp (ghi trong Hiệp định vay/viện trợ đã (theo Hiệp định) ký giữa nhà tài trợ và Việt Nam) được quy đổi ra VNĐ. Đơn vị tính là Triệu VNĐ. Tổng vốn vay Tổng số ODA vốn vay ghi trong Hiệp định được quy đổi ra VNĐ. Đơn vị tính là Triệu VNĐ. Tổng viện trợ không Tổng số ODA viện trợ không hoàn lại ghi trong Hiệp định được quy đổi ra hoàn lại VNĐ. Đơn vị tính là Triệu VNĐ. Tỷ giá (tại thời điểm ký Tỷ giá giữa đồng nguyên tệ (đơn vị ngoại tệ ghi trong Hiệp định) và đồng Hiệp định) Việt Nam tại thời điểm ký kết. Tổng quy đổi ra VNĐ Tổng vốn ODA của (các) nhà tài trợ quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá tại thời điểm ký Hiệp định. Điều kiện vay Thời hạn trả nợ (năm) Thời gian tính theo năm được ghi trong Hiệp định vay mà Việt Nam phải trả nợ khoản vay (bao gồm cả gốc và lãi) cho nhà tài trợ. Thời gian ân hạn (năm) Thời gian tính theo năm (hoặc theo tháng) được ghi trong Hiệp định vay mà Việt Nam không phải trả nợ gốc đối với phần ODA vốn vay đã được giải ngân. Lãi suất (%/năm) Tỷ lệ phần trăm theo năm (%/năm) mà Việt Nam phải trả cho nhà tài trợ đối với số vốn vay đã được giải ngân. Trong một số trường hợp, khoản vay áp dụng các lãi suất thay đổi thì ghi theo lãi suất đã xác định trong Hiệp định vay vốn. Phí cam kết (%/năm) Tỷ lệ phần trăm theo năm (%/năm) mà Việt Nam phải trả cho nhà tài trợ đối với số tiền còn lại trong Hiệp định vay vốn. Cơ chế trong nước đối với Theo thỏa thuận giữa CPVN và Nhà tài trợ tại Hiệp định vay đã ký kết vốn ODA Cho vay lại Toàn bộ hoặc một phần vốn vay theo Hiệp định đã ký được CPVN thông qua Bộ Tài chính cho Chủ dự án (là doanh nghiệp nhà nước) vay lại theo điều kiện cho vay lại được Nhà tài trợ chấp thuận để thực hiện dự án
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-3 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Cấp phát Toàn bộ hoặc một phần vốn vay cho Dự án theo Hiệp định đã ký được Ngân sách nhà nước cấp cho Chủ đầu tư để thực hiện dự án theo cơ chế Ngân sách Nhà nước cấp phát Vốn Đối ứng Tổng giá trị đóng góp của phía Việt Nam (quy ra VNĐ) để thực hiện dự án (đã được ghi trong Quyết định đầu tư). Đơn vị tính là triệu VNĐ. Tỷ giá Tỷ giá giữa ngoại tệ và VNĐ được ghi trong Hiệp định vay hoặc trong Văn kiện dự án. Mô tả tóm tắt dự án (Tiếng Tóm tắt ý nghĩa quan trọng của dự án ODA đối với xã hội, các hoạt động dự Việt và Tiếng Anh) kiến, các đầu ra và những lợi ích lâu dài đối với các đối tượng thụ hưởng cuối cùng. Tóm tắt này cũng cố gắng thể hiện mức độ phù hợp của dự án đối với các chính sách phát triển ngành/vùng của Chính phủ/nhà tài trợ có liên quan. Điều chỉnh vốn đầu tư Ngày điều chỉnh Ngày Người có thẩm quyền của CPVN hoặc Người có thẩm quyền của (nếu có) CPVN và Nhà tài trợ ký Văn bản điều chỉnh vốn của dự án. Vốn ODA Tổng vốn ODA đã được điều chỉnh (theo đơn vị tiền tệ của Hiệp định vay) (đã được điều chỉnh) được thể hiện trong Văn bản điều chỉnh vốn của dự án đã được ký giữa Nhà tài trợ và CPVN. Liệt kê theo nguồn vốn ODA của từng nhà tài trợ (nếu có điều chỉnh vốn). Quy đổi ra VNĐ Vốn ODA đã điều chỉnh của (các) nhà tài trợ được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá tại thời điểm Văn bản điều chỉnh được ký kết giữa CPVN và Nhà tài trợ. 1.2 Biểu 2: Báo cáo tóm tắt tình hình thực hiện Tháng/Quý Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất báo Biểu 2 cập nhật theo Tháng hoặc theo Quý tóm tắt tiến độ thực hiện dự án do cáo Biểu 2 Ban QLDA lập. Biểu này giúp Ban QLDA chỉ ra các kết quả, những thay đổi quan trọng và những khó khăn vướng mắc đã gặp trong kỳ báo cáo cũng như cơ hội đưa ra các hành động cần thiết để giải quyết các vấn đề đó. Biểu 2 được lập hàng Tháng đối với các dự án Nhóm “A” (Thủ tướng Chính phủ phê duyệt) và hàng Quý đối với các dự án khác. Khối lượng luỹ kế thực Tỷ lệ (%) giữa tổng giá trị khối lượng các công việc đã hoàn thành từ đầu hiện từ đầu năm so với năm (luỹ kế) so với tổng giá trị khối lượng các công việc của năm kế hoạch. KH năm (%) Giải ngân trong Xem mục 2.4.1 về định nghĩa giải ngân. Tháng/Quý Đơn vị tiền tệ Bằng nguyên tệ của nhà tài trợ (vốn ODA); bằng VNĐ (vốn đối ứng). Kế hoạch giải ngân Kế hoạch giải ngân năm do Người có thẩm quyền của CPVN giao theo từng năm nguồn vốn. Giải ngân trong Giá trị giải ngân trong tháng báo cáo của từng nguồn vốn theo nguyên tệ của Tháng/Quý nhà tài trợ (NTT1, NTT2..) và vốn đối ứng (VNĐ). Lũy kế từ đầu năm Tổng giá trị giải ngân lũy kế từ đầu năm báo cáo đến thời điểm báo cáo theo từng nguồn vốn. Tỷ lệ % đạt được so Tỷ lệ (%) tổng giá trị giải ngân lũy kế từ đầu năm báo cáo đến thời điểm báo với kế hoạch cáo so với Kế hoạch giải ngân được giao theo từng nguồn vốn [(7) = (6)/(4)]. Luỹ kế giải ngân Tổng giá trị giải ngân luỹ kế từ khi bắt đầu dự án đến thời điểm báo cáo theo từng nguồn vốn.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-4 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Tổng giải ngân trong Tổng giá trị giải ngân trong tháng/quý báo cáo được quy đổi ra VNĐ. Đơn vị Tháng/ Quý quy đổi tính là Triệu VNĐ (ô dưới dòng cuối của cột 5). Sử dụng tỷ giá nguyên ra VNĐ tệ/VNĐ tại thời điểm báo cáo để quy đổi. Tóm tắt các kết quả đạt Báo cáo tóm tắt các đầu ra và các hoạt động quan trọng đã đạt được trong được tháng/quý báo cáo. Các vướng mắc Bao gồm: (1) các vướng mắc mới nảy sinh và (2) các vướng mắc trước đây. (nếu có) Mô tả tóm tắt các vướng mắc liên quan tới vấn đề giải ngân, đấu thầu, hợp đồng, giải phóng mặt bằng (bao gồm cả việc đền bù, tái định cư), môi trường và các vấn đề khác. Với mỗi vướng mắc mới cần xác định rõ cơ quan giải quyết, thời hạn giải quyết (trước ngày..tháng..năm). Với mỗi vướng mắc trước đây cần nêu lên thực trạng giải quyết (nếu đã giải quyết cần ghi ngày..tháng..năm.. đã giải quyết; nếu chưa giải quyết cần ghi thời hạn mới phải giải quyết. Đối với các vướng mắc chưa được giải quyết, ngoài việc mô tả vướng mắc, đề nghị viết kèm lý do tại sao các vướng mắc vẫn chưa được giải quyết. Các khuyến nghị Tóm tắt các khuyến nghị chưa được phản hồi từ những lần báo cáo trước. Đề (nếu có) đạt các khuyến nghị mới nhằm giải quyết các vướng mắc chủ yếu hoặc để đạt được các kết quả và những thay đổi. Hạn xử lý Với từng khuyến nghị cần nêu rõ thời hạn yêu cầu có phản hồi từ cơ quan chịu trách nhiệm xử lý. Các vấn đề khác Tóm tắt các vấn đề chưa được đề cập ở trên, ví dụ như tình hình thực hiện các (nếu có) Điều khoản và Điều kiện ràng buộc. 1.3 Biểu 3: Tiến độ thực hiện các điều kiện và điều khoản ràng buộc Thuật ngữ Giải thích các thuật gnữ Mục đích và tần suất báo Biểu 3 liệt kê và nêu thực trạng thực hiện các điều khoản và điều kiện ràng cáo Biểu 3 buộc mà phía Việt Nam phải thực hiện trước hoặc trong thời gian khoản tài trợ có hiệu lực. Biểu này được điền và gửi hàng Quý. Nhà tài trợ Liệt kê nhà tài trợ chính và các nhà tài trợ đồng tài trợ cho dự án (nếu có). Mô tả Các điều khoản ràng buộc được nêu trong Hiệp định vay. Hạn hoàn thành Là ngày mà các điều kiện và điều khoản ràng buộc phải được thực hiện xong theo kế hoạch. Hạn hoàn thành điều Là hạn hoàn thành mới được Người có thẩm quyền của Việt Nam phê duyệt chỉnh và Nhà tài trợ đồng ý gia hạn để thực hiện các điều kiện và điều khoản ràng buộc Thực trạng Mô tả tóm tắt tiến độ hoàn thành các Điều kiện và Điều khoản ràng buộc đến thời điểm báo cáo. Ngày hoàn thành thực tế Là ngày mà các điều kiện và điều khoản ràng buộc thực tế được thực hiện xong. 2 Các Biểu tài chính 2.1 Các quy định chung Đơn vị tính Ngoại tệ: Đơn vị nguyên tệ (ví dụ: USD, EUR) VNĐ: Triệu (1.000.000) VNĐ
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-5 Thống nhất về sử dụng dấu phẩy (,) và dấu chấm (.): (i) Với báo cáo bằng Tiếng Việt + Dấu chấm ngăn cách hàng nghìn + Dấu phẩy ngăn cách phần số nguyên và số thập phân + Ví dụ: 1.000.000,00 VNĐ được hiểu là 1 triệu Việt Nam Đồng chẵn (ii)Với báo cáo bằng Tiếng Anh + Dấu phẩy ngăn cách hàng nghìn + Dấu chấm ngăn cách phần số nguyên và số thập phân + Ví dụ: 1,000,000.00 VNĐ được hiểu là 1 triệu Việt Nam Đồng chẵn Giải ngân vốn ODA Giá trị vốn ODA đã được Nhà tài trợ chuyển cho CPVN thông qua tài khoản đặc biệt/tạm ứng của dự án hoặc chuyển trực tiếp cho nhà thầu (theo thông báo rót vốn của NTT). Thời điểm giải ngân là thời điểm vốn được chuyển đi từ tài khoản của Nhà tài trợ vào tài khoản đặc biệt/tạm ứng của dự án hoặc vào tài khoản của nhà thầu. Giải ngân vốn Đối ứng Giá trị vốn đối ứng (bằng tiền VNĐ) được giải ngân trong kỳ báo cáo. Kế hoạch giải ngân năm Kế hoạch giải ngân hàng năm (bao gồm vốn ODA và vốn đối ứng) được Người có thẩm quyền của CPVN phê duyệt để thực hiện dự án Năm tài chính Được tính từ ngày 01 tháng 01 cho tới ngày 31 tháng 12 hàng năm 2.2 Biểu 4: Báo cáo Tiến độ Giải ngân vốn ODA Thuật ngữ Giải thích các thuật gnữ Mục đích và tần suất báo Biểu 4 báo cáo tiến độ giải ngân vốn ODA, theo dõi tình hình giải ngân vốn cáo Biểu 4 ODA của nhà tài trợ so với kế hoạch năm về giải ngân đã được giao. Biểu 4 được lập hàng Quý theo từng nhà tài trợ của dự án. Đơn vị tính Giải ngân vốn ODA tính theo loại tiền tệ của nhà tài trợ được xác định trong Hiệp định vay. Tên hạng mục Mô tả tóm tắt các hạng mục theo cách phân bổ ngân sách dự án đã cam kết trong Hiệp định vay. Dự án lớn có thể chia nhỏ tiếp đến các gói thầu chính (ví dụ: tư vấn, xây lắp, thiết bị, dự phòng…). Luỹ kế thực tế đến ngày Số luỹ kế vốn ODA đã giải ngân từ khi bắt đầu dự án đến ngày hoặc 31 tháng 31/12/năm trước 12 năm trước (năm liền trước năm báo cáo) Kế hoạch giải ngân vốn Kế hoạch giải ngân dự kiến trong từng Quý do Ban QLDA bố trí dựa trên Kế từng Quý hoạch giải ngân năm vốn ODA được giao (Quý I, Quý II..) Số liệu giải ngân thực tế Giá trị giải ngân thực tế vốn ODA từng Quý từng Quý (Quý I, Quý II..) Tổng cộng trong năm Lũy kế thực tế từ đầu Giá trị giải ngân thực tế lũy kế từ đầu năm đến thời điểm báo cáo năm Giá trị này được cập nhật tự động khi đã điền các số liệu giải ngân thực tế từng Quý Tỷ lệ thực hiện Kế Tỷ lệ phần trăm (%) giữa thực tế giải ngân luỹ kế từ đầu năm đến thời điểm hoạch năm (%) báo cáo và kế hoạch giải ngân năm Tổng cộng cho dự án Tổng vốn đã ký Là tổng vốn ODA trong Hiệp định vay đã ký (Hiệp định gốc) cộng thêm các khoản điều chỉnh tăng và trừ đi các cấu phần đã cắt bỏ ghi trong Văn bản điều chỉnh đã ký (nếu có). Đây chính là giá trị vốn ODA đã sẵn có để thực
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-6 Thuật ngữ Giải thích các thuật gnữ hiện dự án (net loan). Lũy kế thực tế từ đầu Giá trị giải ngân thực tế luỹ kế từ khi bắt đầu thực hiện dự án (từ đầu dự án) dự án đến thời điểm báo cáo Giá trị này được cập nhật tự động khi đã điền các số liệu giải ngân thực tế từng Quý. Tỷ lệ (%) giải ngân Tỷ lệ phần trăm (%) giữa giải ngân lũy kế từ đầu dự án đến thời điểm báo cáo và tổng vốn ODA theo Hiệp định vay vốn. Tổng quy đổi ra VNĐ Quy đổi ra VNĐ tính theo tỷ giá tại thời điểm báo cáo. Chỉ quy đổi cho Kế hoạch giải ngân năm, Thực tế giải ngân từ đầu năm, Tổng vốn đã ký và Thực tế giải ngân từ đầu dự án Tỷ giá (tại thời điểm cuối Nêu tỷ giá giữa ngoại tệ dùng để báo cáo và VNĐ do Bộ Tài chính công bố tháng của Quý báo cáo) vào tháng cuối của Quý báo cáo Bộ Tài chính công bố tỷ giá hạch toán tháng cho các loại đồng tiền. Có thể truy cập Website của Bộ Tài chính: www.mof.gov.vn về xem tỷ giá này. Tỷ giá trung bình Tỷ giá trung bình tại thời điểm báo cáo, được tính bằng cách chia lũy kế giải ngân từ đầu năm đến thời điểm báo cáo bằng VNĐ cho lũy kế giải ngân từ đầu năm đến thời điểm báo cáo bằng ngoại tệ Tỷ giá để tính tại thời Tỷ giá cho thời điểm 31/12/năm trước chính là tỷ giá trung bình tính tại thời điểm 31/12/năm trước điểm lập báo cáo Quý 4 của năm trước (năm liền trước năm báo cáo). 2.3 Biểu 5: Theo dõi tài khoản Đặc biệt/Tạm ứng Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất báo Biểu 5: Báo cáo Theo dõi tài khoản Đặc biệt/Tạm ứng được thực hiện hàng cáo Biểu 5 Quý theo từng nhà tài trợ. Nếu Dự án mở hơn 1 tài khoản Đặc biệt/ Tạm ứng thì phải lập Biểu 5 cho từng Tài khoản với các tên Tài khoản riêng biệt Tên tài khoản Ghi tên tài khoản Đặc biệt/Tạm ứng của dự án. Số dư đầu kỳ Số dư của tài khoản Đặc biệt/Tạm ứng tại ngày đầu tiên của Quý báo cáo. Cộng: Nhà tài trợ cấp Giá trị vốn ODA được Nhà tài trợ rót vào tài khoản Đặc biệt/Tạm ứng trong trong kỳ Quý báo cáo. Lãi suất ngân hàng Khoản lãi suất nhận được do duy trì tài khoản Đặc biệt/Tạm ứng trong Quý báo cáo. Trừ: Tổng đã chi trong kỳ Giá trị vốn ODA đã được Ban QLDA rút ra từ tài khoản Đặc biệt /Tạm ứng trong Quý báo cáo để chi cho các hoạt động của dự án. Phí dịch vụ ngân hàng Chi phí duy trì tài khoản Đặc biệt/Tạm ứng trong Quý báo cáo. Số dư cuối kỳ Số dư của tài khoản Đặc biệt/Tạm ứng tại ngày cuối cùng của Quý báo cáo. 2.4 Biểu 6: Báo cáo Tiến độ Giải ngân – Vốn đối ứng Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất báo Biểu 6 theo dõi tiến độ giải ngân thực tế vốn Đối ứng hàng Quý so với Kế cáo Biểu 6 hoạch năm về vốn Đối ứng. Đơn vị tính là triệu VNĐ. Tổng vốn theo Quyết định Tổng vốn đối ứng CPVN cam kết tài trợ trong Quyết định đầu tư (chỉ tính đầu tư giá trị vốn đối ứng bằng tiền mặt không tính các khoản đối ứng bằng hiện vật
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-7 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ như nhà, xe, thiết bị văn phòng,… sẵn có của chủ dự án phục vụ công tác quản lý dự án). Ghi chú: Với các thuật ngữ khác, đề nghị tham khảo cách điền cho Vốn ODA ở Biểu 4 để biết cách điền tương ứng cho Vốn Đối ứng ở Biểu 6. 3 Các Biểu về Đấu thầu và Hợp đồng 3.1 Biểu 7: Kế hoạch Đấu thầu Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất báo Biểu 7 liệt kê các kế hoạch đấu thầu hoặc các kế hoạch đấu thầu đã được cáo Biểu 7 điều chỉnh của dự án được phê duyệt. Biểu này được lập khi bắt đầu thực hiện dự án và sẽ điền bổ sung khi có điều chỉnh Quyết định đầu tư, điều chỉnh kế hoạch đấu thầu hoặc có thêm các kế hoạch đấu thầu mới. Diễn giải Liệt kê các Kế hoạch đấu thầu hay Kế hoạch đấu thầu điều chỉnh. Ví dụ: Kế hoạch đấu thầu đợt I, Kế hoạch đấu thầu đợt II, Kế hoạch đấu thầu điều chỉnh đợt I… Số lượng gói thầu Số lượng gói thầu có trong Kế hoạch đấu thầu (hoặc Kế hoạch đấu thầu điều chỉnh) được phê duyệt Ngày trình Ngày Ban QLDA trình Thiết kế kỹ thuật và Tổng dự toán/ Dự toán của Dự TKKT&TDT/DT án lên Người có thẩm quyền của CPVN. Trong trường hợp Kế hoạch Đầu thầu gồm nhiều gói thầu và mỗi gói thầu có Thiết kế Kỹ thuật và Tổng dự toán/ Dự toán riêng, các thông tin về ngày trình TKKT&TDT/DT sẽ được liệt kê ở Biểu 8 (Thông tin các gói thầu trong Kế hoạch Đầu thầu) Ngày duyệt Ngày Người có thẩm quyền của CPVN phê duyệt Thiết kế kỹ thuật và Tổng TKKT&TDT/DT dự toán/ Dự toán của Dự án (kèm theo số văn bản phê duyệt). Trong trường hợp Kế hoạch Đầu thầu gồm nhiều gói thầu và mỗi gói thầu có Thiết kế Kỹ thuật và Tổng dự toán/ Dự toán riêng, các thông tin về ngày phê duyệt TKKT&TDT/DT sẽ được liệt kê ở Biểu 8 (Thông tin các gói thầu trong Kế hoạch Đầu thầu) Ngày trình Kế hoạch Đấu Ngày Ban QLDA trình Kế hoạch đấu thầu lên Người có thẩm quyền của thầu lên Chính phủ Việt CPVN Nam(CPVN) Ngày trình Kế hoạch Đấu Ngày Ban QLDA trình Kế hoạch đấu thầu lên Nhà tài trợ thầu lên Nhà tài trợ (NTT) Phê duyệt kế hoạch đấu thầu Nhà tài trợ Ngày và số văn bản khi Nhà tài trợ chính thức có thư không phản đối (no- objection letter) đối với Kế hoạch đấu thầu. CPVN Ngày và số văn bản khi Người có thẩm quyền của CPVN phê duyệt Kế hoạch đấu thầu. 3.2 Biểu 8: Nội dung các gói thầu trong Kế hoạch Đấu thầu Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất báo Biểu 8: Cung cấp thông tin về Kế hoạch Đấu thầu (KHĐT), trong đó liệt kê cáo Biểu 8 toàn bộ các gói thầu trong KHĐT (hay KHĐT được điều chỉnh) đã được phê duyệt. Biểu này lập cùng với Biểu 7 (Kế hoạch Đấu thầu) khi bắt đầu thực hiện dự án và sẽ được điền bổ sung khi có điều chỉnh hoặc có thêm các Kế hoạch
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-8 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Đấu thầu mới. Thứ tự (TT) Các gói thầu được liệt kê đối với từng KHĐT theo thứ tự xuất hiện của KHĐT. Các gói thầu trong trong từng KHĐT được đánh số theo thứ tự 1,2,3. Số hiệu gói thầu Số hiệu gói thầu là duy nhất và được sử dụng trong suốt quá trình thực hiện dự án, phù hợp với Văn kiện dự án hoặc theo nguyên tắc ngắn gọn và không trùng lặp. Tên gói thầu Tên đầy đủ của từng gói thầu trong KHĐT được phê duyệt. Ngày trình Tham chiếu “Ngày trình TKKT&TDT/DT” trong Biểu 7 (Kế hoạch Đầu TKKT&TDT/DT thầu) Ngày phê duyệt Tham chiếu “Ngày phê duyệt TKKT&TDT/DT” trong Biểu 7 (Kế hoạch Đầu TKKT&TDT/DT thầu) Loại gói thầu Là một trong các loại: Xây lắp, Mua sắm hàng hoá, Dịch vụ tư vấn, và EPC. Nguồn vốn Nguồn vốn của gói thầu phân theo: - Vốn Đối ứng - Vốn ODA: liệt kê theo từng dòng tên viết tắt của (các) nhà tài trợ (NTT) Giá gói thầu Giá trị gói thầu được xác định trong Kế hoạch đầu thầu đuợc Người có thẩm quyền phê duyệt Đơn vị tiền tệ Các loại tiền sử dụng trong gói thầu được liệt kê chi tiết Giá trị Giá trị gói thầu được phê duyệt theo từng loại tiền tệ trong gói thầu Hình thức lựa chọn nhà Là một trong các hình thức sau: thầu - Đấu thầu quốc tế rộng rãi (ICB) - Đấu thầu quốc tế hạn chế (LIB) - Đấu thầu trong nước rộng rãi (NBC) - Đấu thầu trong nước hạn chế (LNB) - Chỉ định thầu (SSS ) - Mua sắm trực tiếp (DC) - Chào hàng cạnh tranh trong nước (NS) - Chào hàng cạnh tranh quốc tế (IS) - Tự thực hiện (FA) - Lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt (OTH) Một số hình thức lựa chọn nhà thầu do nhà tài trợ yêu cầu áp dụng cho một số loại gói thầu: - Lựa chọn dựa trên chất lượng và giá cả (QCBS) - Lựa chọn dựa trên chất lượng (QBS) - Lựa chọn dựa trên năng lực tư vấn (CQS) - Lựa chọn tư vấn độc lập (IC) - Lựa chọn chi phí thấp nhất (LCS) - Lựa chọn với ngân sách cố định (FBS) - Đầu thầu của các tổ chức Liên Hợp quốc (UNP) - Đấu thầu dựa trên kết quả thực hiện (hoặc sản phẩm đầu ra) (PBP) - Đấu thầu có sự tham gia của cộng đồng (CPP) Phương thức đấu thầu Là một trong các phương thức: Đầu thầu một túi hồ sơ, Đấu thầu hai túi hồ sơ, Đấu thầu hai giai đoạn Hình thức kiểm tra Bao gồm hình thức Tiền kiểm và Hậu kiểm: Hình thức Tiền kiểm theo quy định các gói thầu phải nhận được thư không phản đối của phía Nhà tài trợ từng bước trong quá trình thực hiện đấu thầu từ phê duyệt hồ sơ mời thầu đến ký kết hợp đồng.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-9 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Hình thức Hậu kiểm khi việc đấu thầu các gói thầu và ký kết hợp đồng không cần phải nhận được sự đồng ý của Nhà tài trợ mà phía Nhà tài trợ sẽ kiểm tra lại các thông tin và các quy trình thực hiện sau khi hợp đồng được thực hiện. Thời gian lựa chọn nhà Là khoảng thời gian (tính theo tháng) từ khi phát hành hồ sơ mời thầu đến thầu (tháng) khi ký kết hợp đồng. Hình thức hợp đồng Là một trong các hình thức: Hợp đồng trọn gói, Hợp đồng theo đơn giá, Hợp đồng theo thời gian và Hợp đồng theo tỷ lệ phần trăm (%). Thời gian thực hiện hợp Là khoảng thời gian (tính theo tháng) để thực hiện và hoàn thành toàn bộ gói đồng (tháng) thầu. 3.3 Biểu 9: Thực hiện Sơ tuyển nhà thầu Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất báo Sử dụng Biểu 9 báo cáo các gói thầu phải thực hiện sơ tuyển nhà thầu (được cáo Biểu 9 quy định trong Thỏa thuận/ Hiệp định vay giữa CPVN và Nhà tài trợ). Số hiệu gói thầu Tham chiếu “Số hiệu gói thầu” trong Biểu 8. Tên gói thầu Tham chiếu “Tên gói thầu” trong Biểu 8. Ngày trình Hồ sơ mời sơ Ngày Ban QLDA trình Người có thẩm quyền của CPVN và Nhà tài trợ Hồ tuyển(HSMST) sơ mời sơ tuyển.. Ngày phê duyệt HSMST Nhà tài trợ Ngày (các) Nhà tài trợ có thư thông qua/không phản đổi (no-objection) Hồ sơ mời sơ tuyển. CPVN Ngày Người có thẩm quyền của Việt Nam có văn bản chính thức phê duyệt Hồ sơ mời sơ tuyển. Ngày đăng thông báo mời Ngày đầu tiên thông tin mời sơ tuyển được đăng tải trên các phương tiện sơ tuyển thông tin đại chúng. Ngày phát hành HSMST Ngày Ban QLDA phát hành Hồ sơ mời sơ tuyển đã được phê duyệt cho các nhà thầu dự sơ tuyển. Ngày hết hạn nộp Hồ sơ Ngày cuối cùng Ban QLDA tiếp nhận hồ sơ dự sơ tuyển từ các nhà thầu. dự sơ tuyển Ngày trình Kết quả Sơ Ngày Ban QLDA trình Kết quả sơ tuyển lên Người có thẩm quyền của tuyển CPVN và Nhà tài trợ. Ngày phê duyệt Kết quả Sơ tuyển Nhà tài trợ Ngày (các) Nhà tài trợ thông qua/không phản đối Kết quả sơ tuyển. CPVN Ngày Người có thẩm quyền của Việt Nam ký văn bản phê duyệt Kết quả sơ tuyển.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-10 3.4 Biểu 10: Thực hiện lựa chọn Nhà thầu Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất Biểu 10 cập nhật các gói thầu thực hiện trong Quý báo cáo bao gồm các gói thầu báo cáo Biểu 10 có thay đổi, tiến triển hoặc phát sinh mới trong Quý báo cáo. Biểu này được báo cáo hàng Quý. Số hiệu gói thầu Tham chiếu “Số hiệu gói thầu” trong Biểu 8 Tên gói thầu Tham chiếu “Tên gói thầu” trong Biểu 8 Giá gói thầu Đơn vị tiền tệ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong quy đổi. Giá trị Giá trị gói thầu được quy đổi về một loại đơn vị tiền tệ (thường là triệu VNĐ). Lưu ý rằng giá trị này chỉ phục vụ mục đích theo dõi, không phải là giá trị gốc của gói thầu. Người xem báo cáo cần tham chiếu Biểu 8 để biết rõ giá gói thầu theo từng loại tiền. Ví dụ: Giá gói thầu là 100 USD và 1.500.000 VNĐ, ta có giá trị gói thầu quy đổi tương đương 200 USD hoặc 3.000.000 VNĐ (theo tỷ giá 1USD=15.000 VNĐ). Hình thức lựa chọn Tham chiếu “Hình thức lựa chọn nhà thầu” trong Biểu 8. nhà thầu Ngày trình Hồ sơ yêu Ngày Ban QLDA trình Người có thẩm quyền của CPVN và (các) Nhà tài trợ Hồ cầu/ Hồ sơ mời sơ yêu cầu/Hồ sơ mời thầu (chỉ điền vào cột 7 nếu gói thầu thuộc diện tiền thầu(HSYC/HSMT) kiểm). Ngày duyệt HSYC/HSMT Nhà tài trợ Ngày Nhà tài trợ thông qua/không phản đổi (no-objection) Hồ sơ yêu cầu/Hồ sơ mời thầu (chỉ điền vào cột 9 nếu gói thầu thuộc diện tiền kiểm). CPVN Ngày Người có thẩm quyền của CPVN phê duyệt Hồ sơ mời thầu Ngày thông báo mời Ngày đầu tiên thông báo mời thầu được đăng tải trên các phương tiện thông tin thầu đại chúng. Ngày phát hành hồ sơ Ngày đầu tiên hồ sơ mời thầu được phát hành (bán hoặc cấp miễn phí) cho các mời thầu nhà thầu tham gia đấu thầu Thời điểm mở thầu Thời điểm Ban QLDA mở thầu công khai (sau thời điểm đóng thầu quy định trong hồ sơ mời thầu). Ngày trình Kết quả lựa Ngày Ban QLDA trình Người có thẩm quyền của Việt Nam và (các) Nhà tài trợ chọn nhà thầu Báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu (chỉ điền vào cột 14 nếu gói thầu thuộc diện tiền kiểm). Ngày duyệt Kết quả lựa chọn nhà thầu Nhà tài trợ Ngày Nhà tài trợ có văn bản thông qua/không phản đối Báo cáo kết quả lựa chọn nhà thầu (chỉ điền vào cột 16 nếu gói thầu thuộc diện tiền kiểm). CPVN Ngày Người có thẩm quyền của Việt Nam có văn bản phê duyệt Báo cáo kết quả lựa chọn đấu thầu Tên Nhà thầu trúng Điền tên đầy đủ của nhà thầu trúng thầu theo Kết quả đấu thầu được duyệt thầu Đơn vị tiền tệ Liệt kê các loại tiền tệ sử dụng trong gói thầu theo từng dòng Giá trúng thầu Giá trúng thầu được liệt kê chi tiết theo các loại tiền tệ trong gói thầu Hình thức hợp đồng Tham chiếu “Hình thức hợp đồng” trong Biểu 8 Thời gian thực hiện Tham chiếu “Thời gian thực hiện hợp đồng” trong Biểu 8 hợp đồng 3.5 Biểu 11: Thông tin các Kết quả Đấu thầu
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-11 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất Biểu 11 liệt kê Kết quả Đấu thầu của các gói thầu thực hiện trong Quý báo cáo. báo cáo Biểu 11 Số hiệu gói thầu Tham chiếu “Số hiệu gói thầu” trong Biểu 8. Tên gói thầu Tham chiếu “Tên gói thầu” trong Biểu 8 Số lô/ hạng mục Số lô/ hạng mục của gói thầu được đấu thầu Nhà thầu tham gia đấu Tên đầy đủ của các nhà thầu tham gia đấu thầu lô/ hạng mục/ gói thầu thầu Giá dự thầu Là giá do nhà thầu nêu trong hồ sơ dự thầu. Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá thì giá dự thầu là giá sau giảm giá. Đơn vị tiền tệ Liệt kê các đơn vị tiền tệ nhà thầu nêu trong hồ sơ dự thầu Giá trị Liệt kê các giá trị tương ứng với từng đơn vị tiền tệ nhà thầu nêu trong hồ sơ dự thầu Giá đánh giá Là giá do BQLDA sử dụng để so sánh chi phí trên cùng một mặt bằng các giá dự thầu của các nhà thầu tham gia đấu thầu. Tính “Giá đánh giá” bằng cách sử dụng Giá dự thầu sau khi sửa lỗi, hiệu chỉnh các sai lệch trong hồ sơ dự thầu và chuyển đổi sang một đồng tiền chung (nếu có). Đơn vị tiền tệ Tùy theo cách so sánh giá đánh giá, có thể liệt kê các loại tiền theo Giá dự thầu hoặc đồng tiền chung sử dụng trong quy đổi (nếu có) Giá trị Giá trị của gía đánh giá tương ứng với đơn vị tiền tệ khai báo Kết quả lựa chọn Là một trong hai kết quả: Loại(có nghĩa là Nhà thầu bị loại) hay Trúng (có nghĩa là Nhà thầu trúng thầu) Lý do bị loại Tóm tắt lý do vì sao một nhà thầu tham gia đấu thầu bị loại 3.6 Biểu 12: Thực hiện Hợp đồng Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất Biểu 12 liệt kê các hợp đồng thực hiện trong Quý báo cáo, bao gồm các hợp báo cáo Biểu 12 đồng có sự thay đổi, tiến triển hoặc phát sinh trong Quý báo cáo. Số hiệu gói thầu Tham chiếu “Số hiệu gói thầu” trong Biểu 8 Trong trường hợp một gói thầu bao gồm nhiều hợp đồng, Biểu 12 sẽ liệt kê các hợp đồng này với cùng một ký hiệu gói thầu (trùng ký hiệu). Số hiệu hợp đồng Số hiệu của Hợp đồng được ký kết Tên hợp đồng Tên của Hợp đồng được ký kết Tên nhà thầu Tên đầy đủ của nhà thầu trúng thầu đối với từng gói thầu theo kết quả đấu thầu được duyệt (không sử dụng tên nhà thầu phụ) Ngày ký hợp đồng Ngày Chủ đầu tư hoặc Ban QLDA (nếu được ủy quyền) ký hợp đồng với Nhà thầu trúng thầu Tỷ giá Tỷ giá tại thời điểm ký Hợp đồng. (Các) Tỷ giá được liệt kê theo các loại tiền có trong Hợp đồng. Hợp đồng ban đầu Giá trị hợp đồng Giá trị hợp đồng ký kết. Giá trị hợp đồng được liệt kê chi tiết theo các loại tiền tệ trong gói thầu Giá trị hợp đồng Giá trị hợp đồng đuợc quy đổi ra triệu VNĐ (theo tỷ giá tại thời điểm ký Hợp (triệu VNĐ) đồng) Ngày hoàn thành Ngày hoàn thành hợp đồng được quy định trong hợp đồng gốc theo hợp đồng
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-12 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Hợp đồng điều chỉnh Giá trị hợp đồng đã Giá trị hợp đồng đã được điều chỉnh theo văn bản được ký giữa chủ đầu tư hoặc điều chỉnh Ban QLDA và Nhà thầu Giá trị hợp đồng Giá trị hợp đồng được quy đổi ra triệu VNĐ (theo tỷ giá tại thời điểm ký Hợp điều chỉnh đồng) (triệu VNĐ) Ngày hoàn thành đã Ngày hoàn thành hợp đồng đã được điều chỉnh theo văn bản được ký giữa chủ điều chỉnh đầu tư hoặc Ban QLDA và Nhà thầu (nếu có) Ngày hoàn thành thực Ngày toàn bộ công việc của hợp đồng được nghiệm thu bằng văn bản giữa chủ tế đầu tư hoặc Ban QLDA và Nhà thầu và các yêu cầu thanh toán đã được thực hiện Khối lượng công việc Giá trị khối lượng công việc thực hiện được ước lượng theo tỷ lệ phần trăm (%) đã thực hiện (%) trên toàn bộ giá trị khối lượng công việc của hợp đồng. Khối lượng này được báo cáo theo từng Quý, Luỹ kế từ đầu năm đến thời điểm báo cáo, Luỹ kế từ đầu dự án đến thời điểm báo cáo. Nguồn vốn Nguồn vốn được sử dụng để thanh toán cho nhà thầu Giá trị đã thanh toán Giá trị bằng (các loại) tiền tệ đã thanh toán thực tế cho nhà thầu thực hiện Hợp đồng. Giá trị này được báo cáo theo từng Quý, luỹ kế từ đầu năm đến thời điểm báo cáo, luỹ kế từ đầu dự án đến thời điểm báo cáo và chi tiết theo từng đơn vị tiền tệ sử dụng trong Hợp đồng ký kết. 4 Các Biểu về GPMB & TĐC 4.1 Biểu 13: Phương án/ Kế hoạch GPMB, TĐC Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất Biểu 13 cung cấp thông tin về tiến độ lập và phê duyệt Phương án/Kế hoạch báo cáo Biểu 13 GPMB, TĐC và Kế hoạch phát triển dân tộc thiểu số. Biểu này được lập khi bắt đầu thực hiện dự án, được báo cáo hàng Quý đến khi Kế hoach GPMB, TĐC và EMDP được duyệt hoặc được sửa đổi, bổ sung. Tên dự án/ tiểu dự án/ Tên Dự án: tham chiếu “Tên Dự án” trong Biểu 1. gói thầu/ địa điểm Tên Tiểu dự án: tên các tiểu dự án trong Quyết định đầu tư Tên gói thầu: tham chiếu “Tên gói thầu” trong Biểu 8. Địa điểm: Địa điểm thực hiện gói thầu Tùy thuộc vào cách quản lý của BQLDA, ở cột này liệt kê theo tên dự án, hoặc tên tiểu dự án, hoặc tên gói thầu hay địa điểm thực hiện gói thầu Ngày trình CPVN Kế hoạch (ngày trình): Ngày Ban QLDA trình Cơ quan chủ quản Phương án Phương án GPMB GPMB (RAP), ngày này đã được dự kiến trong Kế hoạch thực thi Dự án (Project Implemening Plan - PIP), hoặc ngày Ban QLDA dự kiến trình. Thực tế: Ngày Ban QLDA ký văn bản và trình CQCQ. Ngày NTT chấp thuận Kế hoạch: Ngày dự kiến Nhà tài trợ có văn bản thông qua/không phản đối (no Phương án GPMB objection) Phương án GPMB (RAP) (theo quy định của NTT: thời hạn phê duyệt được tính từ ngày nhận được báo cáo cộng (+) thời gian xử lý của NTT đối với từng loại văn bản) Thực tế: Ngày NTT thông báo bằng văn bản thông qua/không phản đổi Phương án GPMB Ngày CPVN phê duyệt Kế hoạch: Ngày dự kiến Người có thẩm quyền phê duyệt phương án GPMB Phương án GPMB Thực tế: Ngày Người có thẩm quyền phê duyệt phương án GPMB
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-13 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Ngày NTT chấp thuận Kế hoạch: Ngày dự kiến NTT ra văn bản thông qua/không phản đối đối với Kế hoạch phát triển dân EMDP tộc thiểu số (EMDP) Thực tế: Ngày NTT ra văn bản thông qua/không phản đối Ngày CPVN phê duyệt Kế hoạch: Ngày dự kiến Người có thẩm quyền của Việt Nam ra văn bản phê EMDP duyệt EMDP Thực tế: Ngày Người có thẩm quyền của Việt Nam ra văn bản phê duyệt EMDP Ngày bắt đầu thống kê Ngày bắt đầu thống kê các tài sản bị thiệt hại trong quá trình chuẩn bị Kế hoạch đền bù Tái định cư. Đây cũng có thể là ngày phạm vi dự án được đóng cọc mốc xác định (trước ngày thống kê các tài sản bị thiệt hại) với điều kiện thông tin về phạm vi trưng dụng của Dự án được phổ biến rộng rãi. Bất kỳ người nào xâm nhập vào địa bàn Dự án sau ngày này sẽ không được Dự án bồi thường hay hỗ trợ. Tổng chi phí cho Kế hoạch: Tổng chi phí liên quan đến tất cả các hoạt động đền bù, GPMB, tái phương án GPMB định cư… trong Phương án do Ban QLDA lập. Thực tế: Tổng chi phí trong Phương án được phê duyệt (triệu VNĐ) 4.2 Biểu 14: Theo dõi Đền bù và Tái định cư Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất Biểu 14 phản ánh tiến độ thực hiện các thủ tục và thực hiện đền bù, giải phóng báo cáo Biểu 14 mặt bằng từ khi triển khai thực hiện dự án đến khi hoàn thành chi trả tiền đền bù để giải phóng mặt bằng. Biểu này được lập và báo cáo hàng Quý. Tên dự án/ tiểu dự án/ Tham khảo “Tên dự án/ tiểu dự án/ gói thầu/ địa điểm” trong Biểu 13 gói thầu/ địa điểm Ngày phê duyệt bản vẽ Ngày tháng năm bản vẽ thi công của dự án/ tiểu dự án/ gói thầu do tư vấn lập thi công được Cơ quan chủ quản phê duyệt Kế hoạch: Ngày phê duyệt dự kiến của BQLDA Thực tế: Ngày phê duyệt thực tế của CQCQ Đo đạc kiểm kê đền bù Việc đo đạc kiểm kê để đền bù do Hội đồng Giải phóng mặt bằng của Tỉnh/ Thành phố tổ chức thực hiện dựa trên Bản vẽ thi công được CQCQ phê duyệt. Bắt đầu Ngày bắt đầu thực hiện đo đạc kiểm kê Kế hoạch: Ngày dự kiến bắt đầu thực hiện kiểm kê Thực tế: Ngày thực tế bắt đầu thực hiện kiểm kê Kết thúc Ngày kết thúc thực hiện đo đạc đền bù Kế hoạch: Ngày dự kiến kết thúc thực hiện kiểm kê Thực tế: Ngày thực tế kết thúc thực hiện kiểm kê Ngày trình Phương án Ngày Phương án đền bù do Hội đồng đền bù GPMB Tỉnh/ Thành phố lập được đền bù trình lên UBND Tỉnh/ Thành phố phê duyệt. Ghi rõ ngày dự kiến và thực tế trình. Ngày phê duyệt Ngày Phương án đền bù được UBND Tỉnh/ Thành phố phê duyệt. Ghi rõ ngày phương án đền bù dự kiến và thực tế phê duyệt. Thực hiện đền bù Hội đồng đền bù và GPMB thực hiện việc chi trả đền bù theo Phương án đền bù được duyệt. Bắt đầu Ngày bắt đầu thực hiện chi trả đền bù Kế hoạch: Ngày dự kiến bắt đầu thực hiện chi trả đền bù
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-14 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Thực tế: Ngày thực tế bắt đầu thực hiện chi trả đền bù Kết thúc Ngày kết thúc thực hiện chi trả đền bù Kế hoạch: Ngày dự kiến kết thúc thực hiện chi trả đền bù Thực tế: Ngày thực tế kết thúc thực hiện chi trả đền bù 4.3 Biểu 15: Tiến độ thực hiện PA/KH GPMB và TĐC Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất Biểu 15 cung cấp thông tin về tiến độ thực hiện Phương án/ Kế hoạch GPMB báo cáo Biểu 15 và TĐC. Biểu này được lập và báo cáo hàng Quý. Tổng số hộ phải đền bù Tổng số hộ gia đình bị ảnh hưởng bởi Dự án, được Dự án chi trả tiền đền bù – Kế hoạch, thực tế và hoặc hỗ trợ chi phí đối với các thiệt hại (về đất đai, nhà cửa, tài sản, đời sống, Đã đền bù sinh hoạt…) do việc thực hiện dự án gây nên. Kế hoạch: Số hộ bị ảnh huởng (tổng số) xác định trong Phương án GPMB được phê duyệt Thực tế: Số hộ bị ảnh hưởng (chi tiết) được xác định trong bảng kê khai thiệt hại phải đền bù. Đã đền bù: Số hộ bị ảnh hưởng đã được đền bù luỹ kế từ đầu dự án đến thời điểm báo cáo. Số hộ phải di chuyển – Số hộ bị ảnh hưởng phải di chuyển ra ngoài địa điểm thực hiện Dự án. Kế hoạch, thực tế và Đã Kế hoạch: Số hộ bị ảnh hưởng (tổng số) phải di chuyển được xác định trong di chuyển Phương án GPMB được phê duyệt Thực tế: Số hộ bị ảnh hưởng (chi tiết) được xác định trong bảng kê khai thiệt hại phải đền bù. Đã di chuyển: Số hộ đã di chuyển ra ngoài địa điểm thực hiện Dự án đến thời điểm báo cáo Số hộ người dân tộc Số hộ gia đình người dân tộc thiểu số sinh sống trong khu vực chịu tác động thiểu số - Kế hoạch, của Dự án thực tế Kế hoạch: Số hộ dân tộc thiểu số bị ảnh hưởng xác định trong EMDP được phê duyệt Thực tế: Số hộ dân tộc thiểu số thực tế bị ảnh hưởng khi thực hiện dự án. Số hộ vào khu tái định Số hộ phải di chuyển có nhu cầu vào Khu Tái định cư cư - Kế hoạch, Thực tế Kế hoạch: Tổng số hộ được chuyển vào khu TĐC theo Phương án GPMB và Đã vào TĐC được duyệt Thực tế: Số hộ thực tế thuộc diện vào khu TĐC (theo phương án đền bù được duyệt) Đã vào Khu Tái định cư: Số hộ đã vào Khu TĐC đến thời điểm báo cáo Diện tích mặt bằng bàn Tổng diện tích (m2) mặt bằng phải giao cho nhà thầu (sau khi đã được đền bù, giao - Kế hoạch, Đã bàn giải toả) để thực hiện dự án giao và Tỷ lệ bàn giao Kế hoạch: Diện tích (m2) mặt bằng phải bàn giao trong Phương án GPMB được duyệt Đã bàn giao: diện tích thực giao từ đầu Dự án đến thời điểm báo cáo Ngày bàn giao mặt bằng Ngày Ban QLDA giao mặt bằng đã được đền bù, giải toả cho nhà thầu - Kế hoạch, Dự kiến và Kế hoạch: Ngày được xác định trong Phương án GPMB được phê duyệt Thực tế Dự kiến: Ngày Ban QLDA dự kiến sẽ hoàn thành bàn giao nhà thầu Thực tế: Ngày Ban QLDA thực hiện giao đủ diện tích mặt bằng cho nhà thầu 4.4 Biểu 16: Tiến độ chi vốn thực hiện Phương án/ Kế hoạch GPMB và TĐC Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất Biểu 16 cung cấp thông tin về tiến độ giải ngân vốn để thực hiện GPMB và báo cáo Biểu 16 TĐC. Biểu này được lập và báo cáo hàng Quý
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-15 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Chi phí đền bù GPMB Các chi phí đền bù cho các hộ gia đình bị ảnh hưởng, chi phí đầu tư xây dựng và Tái định cư khu tái định cư (đất đai, xây dựng nhà ở, đường nội bộ, các công trình công ích…) hoặc chi mua căn hộ cấp cho các hộ thuộc diện chuyển vào khu TĐC Kế hoạch: số được xác định trong Phương án GPMB đã được phê duyệt Đã chi: thực tế đã chi từ đầu Dự án đến thời điểm báo cáo Chi phí quản lý Các chi phí cho các hoạt động phục vụ thực hiện công tác đền bù, giải phóng mặt bằng Kế hoạch: Số kế hoạch xác định trong Phương án GPMB được phê duyệt Đã chi: Chi phí quản lý thực tế luỹ kế từ đầu Dự án đến thời điểm báo cáo Tổng chi phí Tổng cộng của các chi phí đền bù, GPMB, tái định cư và chi phí quản lý: Kế hoạch: (cột 6)= Cột 2 + Cột 4 Đã chi: (cột 7) = Cột 3 + Cột 5 4.5 Biểu 17: Thông tin chung về bảo vệ môi trường Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất Biểu 17 cung cấp thông tin về tiến trình phê duyệt Báo cáo Đánh giá tác động báo cáo Biểu 17 môi trường và Cam kết bảo vệ môi trường. Biểu này lập khi ký hợp đồng với đơn vị được giao lập báo cáo và bổ sung hàng quý đến khi CPVN phê duyệt báo cáo. Đơn vị lập Báo cáo Tên của Cơ quan, Tổ chức hoặc Tư vấn được giao lập Báo cáo Đánh giá tác Đánh giá tác động môi động môi trường. trường Ngày trình báo cáo Kế hoạch: Ngày Ban QLDA dự kiến trình cấp có thẩm quyền Báo cáo Đánh giá tác động môi trường và Cam kết bảo vệ môi trường. Thực tế: Ngày Đơn vị được giao lập báo cáo hoàn thành và chuyển văn bản báo cáo ĐGTĐMT và CKBVMT cho Ban QLDA để trình lên Người có thẩm quyền và nhà tài trợ. Ngày NTT thông qua Kế hoạch: Ngày dự kiến Nhà tài trợ thông qua/không phản đối Báo cáo báo cáo ĐGTĐMT và CKBVMT. Thực tế: Ngày Nhà tài trợ thông qua/không phản đối Báo cáo ĐGTĐMT và CKBVMT. Ngày Chính phủ phê Kế hoạch: Ngày dự kiến Người có thẩm quyền của Việt Nam ra văn bản phê duyệt báo cáo duyệt Báo cáo Thực tế: Ngày người có thẩm quyền của Việt Nam ra văn bản phê duyệt Báo cáo
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-16 4.6 Biểu 18: Thực hiện bảo vệ môi trường Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất Biểu 18 cung cấp thông tin về tiến độ thực hiện các biện pháp bảo vệ môi báo cáo Biểu 18 trường của dự án. Biểu này được lập và báo cáo hàng Quý. Những vấn đề môi Liệt kê tên/nội dung các vấn đề cụ thể do Dự án tác động xấu tới môi trường trường khu vực Dự án (cụ thể về: gây ô nhiễm môi trường nước, nước thải, không khí, đất, tiếng ồn, ….) Các biện pháp khắc Liệt kê các biện pháp xử lý từng vấn đề cụ thể về môi trường đã nêu phục Đơn vị thực hiện biện Tên của cơ quan, tổ chức được cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ thực hiện các pháp bảo vệ môi trường Cam kết bảo vệ môi trường Ngày bắt đầu thực hiện Kế hoạch: Ngày dự kiến Đơn vị được giao nhiệm vụ thực hiện BVMT tổ chức các biện pháp khắc phục triển khai thực hiện các biện pháp. Thực tế: Ngày thực tế Đơn vị được giao nhiệm vụ thực hiện BVMT bắt đầu thực hiện các biện pháp khắc phục Ngày nhận được báo Kế hoạch: Ngày dự kiến Ban QLDA nhận được Báo cáo kết quả thực hiện các cáo biện pháp khắc phục từ Đơn vị thực hiện BVMT. Thực tế: Ngày Ban QLDA nhận được Báo cáo kết quả thực hiện các biện pháp khắc phục từ Đơn vị thực hiện BVMT. 5 Các Biểu về Khung lô-gíc và chỉ số thực hiện 5.1 Biểu 19: Khung lô-gíc Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất Mục tiêu của Khung lô-gíc là cung cấp các dữ liệu tóm tắt về đầu vào, hoạt báo cáo Biểu 19 động, đầu ra, kết quả, và mục tiêu của dự án. Khung lô-gíc là một công cụ để phân tích, trình bày và quản lý giúp các nhà hoạch định chính sách và các nhà quản lý : Phân tích các điều kiện thực tế trong quá trình chuẩn bị; Xây dựng các hoạt động lô-gíc để hoàn thành các kết quả đầu tư; Xác định các rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng đến việc đạt được các kết quả bền vững; Xác định các chỉ số để theo dõi thường xuyên tiến độ thực hiện dự án trong quá trình thực hiện dự án; và Xác định các chỉ số để đánh giá định kỳ các kết quả của dự án. Biểu 19 chỉ cần lập một lần và điền bổ sung khi có thay đổi. Tham chiếu Số tham chiếu để giúp xác định các hoạt động, đầu ra, cấu phần, kết quả và mục tiêu của dự án. Mục tiêu Mô tả tầm ảnh hưởng quan trọng của đầu tư ODA đối với xã hội, xét về các lợi ích lâu dài đầu tư mang lại cho các đối tượng thụ hưởng cuối cùng và những lợi ích to lớn hơn đối với các nhóm khác. Các mục đích chỉ ra việc đầu tư ODA là phù hợp với các chính sách vùng và chính sách ngành của Chính phủ và các tổ chức có liên quan. Mục đích không thể đạt được nếu chỉ có một mình đầu tư ODA. Đầu tư ODA đóng vai trò góp phần vào việc đạt được mục đích đặt ra. Kết quả Tác động ngắn hạn và trung hạn đạt được hoặc có khả năng đạt được do kết quả những đầu ra của một hoạt động. Cấu phần Các cấu phần của dự án theo Hiệp định vay được phê duyệt. Các cấu phần
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-17 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ được đánh số 1, 2, 3 … Đầu ra Đầu ra liên quan đến việc hoàn thành hơn là việc thực hiện hoạt động. Đầu ra là các sản phẩm, hàng hoá và dịch vụ đạt được do kết quả của một hoạt động phát triển. Đầu ra có thể bao gồm cả những thay đổi bắt nguồn từ các hoạt động có liên quan tới quá trình đạt được các kết quả. Một ví dụ của đầu ra là: “các thành viên tham gia dự án là có năng lực sử dụng các nguồn tín dụng để hỗ trợ cho sự đa dạng trong thu nhập của họ”. Các đầu ra được đánh số tương ứng với các cấu phần của dự án, ví dụ 1.1, 2.3, 3.2 để dễ dàng quan sát và tham chiếu. Các hoạt động Những nhiệm vụ cụ thể phải thực hiện để có thể đạt được đầu ra của một đầu tư ODA. Các hoạt động bao gồm các công việc hay các hành động được thực hiện đòi hỏi huy động các đầu vào như nguồn tài chính, hỗ trợ kỹ thuật và các nguồn lực khác để có thể đạt được các đầu ra. Các hoạt động này có thể được trình bày trong mối liên hệ với các đầu ra thông qua việc đánh số (Hoạt động 1.1.1, 1.2.1,…). Một ví dụ về hoạt động là: “Xây dựng Quỹ tiết kiệm làng và các nhóm tín dụng với sự tham gia của người dân”. Mô tả Nội dung của Mục tiêu, Kết quả, Đầu ra và Hoạt động của Khung lô-gíc Các chỉ số có thể kiểm Cột các chỉ số có thể kiểm chứng một cách khách quan (gọi tắt là các chỉ số) chứng khách quan liệt kê các chỉ số thực hiện, những chỉ số này có thể được xác định và được đo lường khách quan nhằm chỉ ra liệu các mục tiêu của dự án đã đạt được hay chưa. Các chỉ số này mô tả chi tiết cho từng cấp: hoạt động, đầu ra, kết quả, mục tiêu của dự án. Phương tiện kiểm chứng Nguồn dữ liệu, công cụ, kỹ năng thu thập dữ liệu sẽ được sử dụng để đo lường các chỉ số kiểm chứng khách quan được lựa chọn cho việc TD&ĐG dự án. Giả định Giả định là những yếu tố bên ngoài như sự kiện, điều kiện hoặc các quyết định có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoặc thành công của một dự án hoặc một chương trình. Chúng cần thiết cho việc đạt được các mục tiêu của dự án, nhưng phần lớn hoặc hoàn toàn nằm ngoài sự kiểm soát của quản lý dự án. Giả định được viết dưới dạng các điều kiện tốt, thuận lợi. Các giả định chính là câu trả lời cho câu hỏi: “Những yếu tố bên ngoài nào không chịu ảnh hưởng của dự án, nhưng có thể sẽ ảnh hưởng đến việc đạt được các đầu ra (hay các kết quả hoặc mục đích) của dự án?” 5.2 Biểu 20: Báo cáo theo dõi Chỉ số thực hiện hoặc Đầu ra Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ Mục đích và tần suất Biểu 20 ghi lại những kết quả theo quý của các chỉ số thực hiện hoặc đầu báo cáo Biểu 20 ra được sử dụng trong quá trình thực hiện dự án. Biểu này được lập hàng Quý. Nội dung Liệt kê cấu phần, đầu ra hoặc các hoạt động cần theo dõi Chỉ số đo lường Cột này liệt kê các chỉ số thực hiện nhằm xác định và theo dõi tiến độ thực hiện các hoạt động, đầu ra hay cấu phần. Số liệu nền Dữ liệu: ghi giá trị/mức độ của chỉ số thực hiện hay đầu ra (bằng số hoặc chữ) ở thời điểm bắt đầu thực hiện dự án. Ngày ghi nhận: ghi ngày thực tế đạt được giá trị đầu kỳ. Luỹ kế đến đầu năm Luỹ kế tiến độ thực hiện thực tế của các chỉ số hay đầu ra tính đến thời
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 1-18 Thuật ngữ Giải thích các thuật ngữ điểm đầu năm báo cáo Thực hiện trong năm Số liệu Kế hoạch Sử dụng kế hoạch năm của chương trình/ dự án để nhập các kết quả thực của các quý hiện dự kiến theo quý đối với các chỉ số thực hiện hoặc đầu ra. Số liệu Thực tế Tình hình thực hiện thực tế theo quý của các chỉ số thực hiện hoặc đầu ra. của các quý Lũy kế Luỹ kế tiến độ thực hiện thực tế của các chỉ số hay đầu ra tính từ đầu năm báo cáo đến thời điểm báo cáo Giá trị luỹ kế này được tự động cập nhật khi số liệu kế hoạch và thực tế của các quý được điền Lũy kế từ đầu dự án Luỹ kế tiến độ thực hiện theo kế hoạch và thực tế của các chỉ số hay đầu ra tính từ đầu dự án đến thời điểm báo cáo Giá trị luỹ kế này được tự động cập nhật khi số liệu kế hoạch và thực tế của các quý và thực tế tại đầu năm được điền. Mục tiêu cuối kỳ Ghi giá trị/mức độ của chỉ số thực hiện hay đầu ra phải đạt được khi kết thúc dự án (theo Văn kiện dự án).
    • PHỤ LỤC 2 Các phương pháp theo dõi tại Việt Nam
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 2-1 Phụ lục 2: Các phương pháp theo dõi tại Việt Nam Mục đích Phụ lục 2 giới thiệu các phương pháp có thể sử dụng để thu thập dữ liệu theo dõi dự án ODA ở Việt Nam dựa trên các mục tiêu chiến lược quốc gia về sử dụng nguồn vốn này quy định trong: • Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội 10 năm • Kế hoạch phát triển 5 năm • Đề án thu hút và sử dụng ODA • Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và giảm nghèo (CPRGS) Giới thiệu chung về các phương pháp theo dõi Các phương pháp giới thiệu trong Phụ lục này rất hữu ích cho công tác theo dõi các dự án ODA tại Việt Nam. Phương pháp 1 – Quan sát trực tiếp thích hợp cho theo dõi tiến độ thực hiện và những thay đổi về số lượng. Phương pháp 2 – Nhóm trọng tâm là phương pháp có sự tham gia của người dân, thích hợp để theo dõi những thay đổi về chất lượng, kiểm chứng tiến độ thực hiện và những thay đổi về số lượng được ghi trong các báo cáo (ví dụ, báo cáo của tư vấn). Phương pháp 3 – Chọn mẫu ngẫu nhiên và không ngẫu nhiên hướng dẫn lựa chọn những người dân tham gia vào các hoạt động theo dõi. Phương pháp này rất quan trọng nhằm đảm bảo nguồn dữ liệu thu thập được đủ để có nghĩa và phân tích khách quan. Phương pháp 4 – Đo lường mức độ đạt được mục tiêu là phương pháp có sự tham gia của người dân, thích hợp để theo dõi những thay đổi về chất lượng trong các dự án ODA, trong đó có tăng cường năng lực, cung cấp dịch vụ và bảo vệ môi trường theo ý kiến nhận xét của người dân. Chọn mẫu cũng đóng một vai trò quan trọng trong phương pháp này. Các phương pháp trên rất hữu ích để thực hiện Bước 6 (thu thập dữ liệu) trong 9 bước theo dõi các dự án ODA. Phương pháp 5 – Khung lôgíc là phương pháp trọng tâm áp dụng tại các Bước 1, 2 và 3 trong 9 bước theo dõi các dự án ODA và được giới thiệu chi tiết tại Bước 1. Tài liệu tham khảo chính Trang web TD&ĐG quốc gia (http://www.mpi.gov.vn/tddg) có cập nhật danh sách các cuốn cẩm nang và sách hướng dẫn về các phương pháp theo dõi. Phụ lục 2 tổng hợp từ một số nguồn tài liệu này để giới thiệu các phương pháp có thể sử dụng tại Việt Nam. Dưới đây là một số các tài liệu tham khảo chính: • FASID (2000) Monitoring and evaluation based on the project cycle management method. Foundation for Advanced Studies on International Development. Tokyo, Japan (see www.fasid. or.jp) • FASID (2003) M&E on a shoestring – a manual. Foundation for Advanced Studies on International Development. Tokyo, Japan (see www.fasid.or.jp) • IFAD (2002) A guide for project monitoring and evaluation – managing for impact in rural development. International Fund for Agricultural Development. Rome, Italy (see www.ifad. org/evaluation) • UNDP (2002) Handbook on M&E for Results. United Nations Development Program, New York, USA (see www.undp.org/eo/rbm/index.htm)
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 2-2 Phương pháp 1 – Quan sát trực tiếp Mục đích: Để thu được những thông tin hữu ích và kịp thời bằng cách quan sát công việc mọi người làm, giúp đưa ra các quyết định cải thiện tình hình thực hiện một dự án hay để có được những nhìn nhận sâu sắc và những phát hiện có thể sử dụng như những giả thiết cho các nghiên cứu sâu hơn. Từ góc độ theo dõi, phương pháp này rất quan trọng bổ trợ cho các dữ liệu thu thập được, có thể sử dụng để hiểu được bối cảnh thu thập thông tin và có thể giúp giải thích kết quả. Các bước tiến hành: • Thống nhất về một khung khái niệm rõ ràng, cũng như hướng dẫn những gì cần được quan sát và thông tin cần thu thập. • Lựa chọn một hay một nhóm quan sát viên phù hợp. Các thành viên của cộng đồng và cán bộ dự án, những người sống và làm việc thường xuyên tại khu vực dự án (ví dụ, “những người cung cấp thông tin quan trọng”). Những quan sát viên này cần được đào tạo về kỹ năng quan sát Những người ngoài cộng đồng có cơ hội tham gia các cuộc quan sát đã được bố trí trong các chuyến thực địa. Lưu ý rằng những người ngoài cộng đồng có thể cần thêm nhiều thời gian để biết được cái gì là quan trọng. Mặt khác, đôi khi họ nhận thấy được những vấn đề quan trọng mà người địa phương không còn thấy hoặc cho là hiển nhiên. • Thu thập và ghi lại những dữ liệu như đã thống nhất. Thu xếp thời gian để thảo luận những quan sát đã được ghi lại, không chỉ với cán bộ dự án và đối tác thực hiện, mà cũng có thể với cả những cơ quan tham gia chính. Bảng 1: Ví dụ sử dụng quan sát trực tiếp Phương pháp quan sát trực tiếp đã được sử dụng để đánh giá một dự án về nước sinh hoạt tại Zăm-bi-a. Các buổi đào tạo về vệ sinh đã được các cán bộ dự án tiến hành và phụ nữ và trẻ em trong các làng tham dự đã được quan sát. Nghiên cứu này cho thấy cán bộ dự án đã sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn và ngồn ngữ có tính học thuật trong đào tạo về vệ sinh, làm cho buổi học vô ích vì những người dân ở làng không hiểu được. Với thông tin này, các buổi đào tạo đã được điều chỉnh để trở nên phù hợp hơn với người dân địa phương. Gợi ý trong quan sát trực tiếp: • Mọi người thường bỏ quên phương pháp đơn giản nhất trong tất cả các phương pháp – đó là quan sát. Mọi người đều quan sát một cách tự động. Nhưng bạn có thể làm cho việc quan sát hiệu quả hơn bằng cách xem nó như một phương pháp chính và tổ chức sử dụng nó như bước 2 trong Tài liệu thực hành theo dõi. Có thể học được rất nhiều điều bằng cách quan sát mọi người thực tế làm gì. Thông tin hữu ích và những hiểu biết mới sâu sắc thường có thể thu được từ việc quan sát như vậy mà bằng cách khác không thể thu được. Nếu làm tốt, phương pháp này có thể cho phép hiểu sâu hơn về các mối quan hệ trong cộng đồng cũng như giữa cộng đồng với các tổ chức khác. Nếu làm tốt, quan sát trực tiếp có thể giúp xây dựng lòng tin và mối quan hệ tốt đẹp với người dân địa phương và cán bộ dự án. Phương pháp này cũng được biết đến với tên gọi “quan sát có tham gia” và là một phương pháp nghiên cứu phổ biến cho các vấn đề và quá trình xã hội. • Quan sát trực tiếp là có ích cho việc xác nhận tính hợp lệ trong công tác theo dõi do có thể
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 2-3 được sử dụng để kiểm tra chéo các câu trả lời nhận được thông qua các phương pháp khác. • Luôn có nguy cơ gặp phải những sai lệch trong thông tin do: định kiến của bản thân người quan sát, cách mà quan sát viên chi phối những gì được quan sát, hoặc tình huống quan sát cản trở tính khách quan của quan sát viên. Những sai lệch này không bao có thể giờ loại bỏ được hoàn toàn. Vì thế, quan sát trực tiếp là một phương pháp TD&ĐG có hệ thống chỉ nên bổ trợ cho các phương pháp khác. Yêu cầu một số người tiến hành quan sát theo cùng một cách thức có thể giúp khẳng định những quan sát hoặc chỉ ra những chênh lệch và do đó tăng chất lượng của dữ liệu. Phương pháp 2 – Nhóm trọng tâm Mục đích: Sử dụng thảo luận nhóm để thu thập thông tin, làm rõ các chi tiết hoặc thu thập các ý kiến về một vấn đề từ một nhóm nhỏ những người được lựa chọn đại diện cho các quan điểm khác nhau. Phương pháp này cũng có thể được sử dụng để xây dựng sự nhất trí. Đối với theo dõi, các nhóm trọng tâm rất tốt cho đánh giá những ý kiến về thay đổi, đánh giá chất lượng của nhà cung cấp dịch vụ cho dự án, và chỉ ra các lĩnh vực để cải tiến. Các bước tiến hành: • Xác định số thành viên tham gia (4-8 người là lý tưởng). Phụ thuộc vào mục đích của bạn, bạn có thể làm việc với một nhóm đồng nhất hoặc không đồng nhất. Cách khác là sử dụng một số nhóm trọng tâm, mỗi nhóm tương đối đồng nhất nhưng các nhóm phải khác nhau. Điều này cho phép có được những so sánh thú vị. • Đưa ra cho nhóm một câu hỏi rộng (ví dụ, “Theo bạn, một can thiệp cụ thể có tác động gì đến việc sử dụng đất bền vững?). • Thảo luận câu hỏi này trong khoảng thời gian đã thống nhất từ trước, tối đa từ 1-2 giờ. Người điều hành cuộc thảo luận nên giảm thiểu sự can thiệp của mình, chỉ nên đảm bảo cho tất cả mọi người đều phát biểu. Bạn có thể cần nhắc lại câu hỏi với những từ khác nhau hoặc tìm hiểu xem liệu có gì đó không rõ. • Ghi lại chi tiết cuộc thảo luận. Nhóm trọng tâm tốt nhất nên được điều hành bởi hai người, một người điều hành và người kia ghi chép. Bạn cũng có thể ghi âm cuộc thảo luận nhưng sẽ vấp phải vấn đề thường gặp là tốn thời gian chép lại từ băng và gây ức chế cho nhóm. • Một cách để đảm bảo sự tin cậy của thông tin là tiếp tục tiến hành các thảo luận nhóm trọng tâm khác nhau cho tới khi có sự lặp lại của dữ liệu. Gợi ý đối với nhóm trọng tâm: • Nếu được dẫn dắt tốt, phương pháp này có thể thu được những thông tin cụ thể. Cách này thường khuyến khích những câu trả lời phong phú và cũng là một cơ hội quí giá để quan sát những trao đổi và có được cái nhìn sâu hơn về hành vi, thái độ, ngôn ngữ và tình cảm. • Tuy nhiên, việc điều hành một nhóm trọng tâm đòi hỏi phải có kỹ năng nhất định - cả trong điều tiết nhóm cũng như trong ghi chép đầy đủ các câu trả lời. Những động lực của nhóm bị kìm chế do các cá nhân quá e dè ...có thể gây cản trở cuộc thảo luận. • Phương pháp này có thể được sử dụng để đạt được một quan điểm nhất trí. Tuy nhiên, một nhóm nhỏ không thể đại diện cho tất cả các quan điểm, ví dụ của một tổ chức hoặc một cộng đồng. Mặt khác, có thể xảy ra sự bất đồng lớn nếu nhóm không đủ đồng nhất. Vì vậy, hãy suy nghĩ cẩn thận về thành phần của nhóm. • Phương pháp nhóm trọng tâm có thể đem lại những hiểu biết sâu sắc nhanh hơn và nhìn chung là chi phí thấp hơn so với một loạt những người cung cấp thông tin chủ chốt hay các
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 2-4 cuộc điều tra xã hội chính thức. Quy trình: • Các hướng dẫn về cuộc thảo luận cần được thử nghiệm trước • Tổ chức từ 2 nhóm trọng tâm trở lên • Cần tập huấn cho người điều hành phỏng vấn và người ghi chép • Quyết định trước thời gian và địa điểm • Các nhóm thảo luận không quá 90 phút • Ghi lại nội dung cuộc thảo luận để thông tin cho quá trình đo lường chỉ số • Ghi chép lại cuộc thảo luận bằng máy ghi âm hoặc ghi hình có ghi chú bổ sung Hướng dẫn các thành viên tham gia: • Các thành viên tham gia phải nói rõ ràng, từng người một • Ý kiến của tất cả mọi người đều được hoan nghênh, không có ý kiến hay quan điểm nào là sai hay đúng cả • Các thành viên cần mạnh dạn đối với những lý lẽ thuyết phục của mình. Vai trò của người điều hành: • Điều hành nhưng không làm chủ cuộc thảo luận • Giới thiệu các vấn đề mới để thảo luận • Theo dõi việc tham gia và sự trao đổi qua lại của các thành viên, khuyến khích các thành viên tích cực tham gia • Duy trì sự thảo luận liên tục, hướng vào trọng tâm nhưng cho phép sự linh hoạt. Vai trò của người ghi chép: • Duy trì việc ghi lại những thông tin liên quan tới nhóm trọng tâm, bao gồm: ngày, giờ và địa điểm tổ chức, số lượng và mô tả về thành viên tham gia, các vấn đề chính được đề cập, chi tiết về động lực thảo luận của nhóm. • Hỗ trợ người điều hành. XỬ LÝ DỮ LIỆU THU ĐƯỢC TỪ NHÓM TRỌNG TÂM Thu thập dữ liệu: Tối thiểu dữ liệu phải được thu thập qua ghi chép hoặc ghi âm. Nếu ghi trên giấy thì tốt nhất là sử dụng giấy khổ to để cả nhóm có thể kiểm tra nội dung bản tóm tắt các ý kiến của họ. Gợi ý: nên viết ngày, giờ và tên nhóm trọng tâm trên giấy để tránh những hiểu lầm về sau. Cho dù sử dụng cách nào thì ngay sau khi nhóm trọng tâm thảo luận xong phải chuyển nội dung ghi âm hoặc những ghi chép thành văn bản đầy đủ, cùng với bất kỳ những quan sát chung nào mà bạn đã thấy. Phân tích: Dữ liệu định tính thu được từ các nhóm trọng tâm thường được phân tích thông qua sử dụng qui
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 2-5 trình 4 bước là: tổ chức, định hình, tóm tắt và giải thích. • Tổ chức – sắp xếp dữ liệu theo trật tự làm việc… sắp xếp những tờ giấy khổ to theo thứ tự, chuyển đầy đủ nội dung các băng ghi âm thành văn bản… • Định hình – suy nghĩ xem dữ liệu đã gợi ý những hình thức định dạng và mẫu quan hệ nào. Ghi những nhóm này ra và sắp xếp tất cả các nhóm. (những nhóm này có hoặc không liên quan tới dự án mà bạn đang xem xét). Bắt đầu với nhiều nhóm để sử dụng tất cả các dữ liệu và khi bạn đã hiểu biết hơn thì bạn có thể gộp các nhóm lại. • Tóm tắt – tìm kiếm các quan điểm về những chủ đề đang được thảo luận. Đừng cố gắng định lượng kết quả bởi dữ liệu của các nhóm trọng tâm không có giá trị về mặt thống kê. Đấy không phải là vấn đề quan trọng vì bạn đang tìm kiếm các quan điểm về một chủ đề mà sau này có thể định lượng thông qua một khảo sát số người tham gia sau đó nếu được yêu cầu. • Giải thích – việc tóm tắt các dữ liệu phải nhất quán để giải thích dữ liệu của bạn. Tại điểm này bạn sẽ giới thiệu một viễn cảnh phát triển để cố gắng làm cho tài liệu bạn thu thập trở nên có nghĩa. Tuy vậy, việc bao gồm tài liệu đó phải rõ ràng với người đọc và không nên cho rằng nó bắt nguồn từ việc thu thập dữ liệu thực tế. Phương pháp 3 - Chọn mẫu ngẫu nhiên và không ngẫu nhiên Một cuộc tổng điều tra thường không thể thu thập dữ liệu từ toàn bộ tổng thể như mong muốn nghiên cứu do nhóm có thể quá lớn hoặc thời gian, nguồn lực và ngân quĩ quá hạn hẹp để tiến hành một cuộc tổng điều tra. Trong các trường hợp này, cần lựa chọn một mẫu càng điển hình cho toàn bộ tổng thể càng tốt nhằm đưa ra kết luận về đặc điểm của toàn bộ tổng thể. Vì thế, cần có một số công cụ thống kê để xác định tính đại diện trong dữ liệu, và từ đó xác định mức độ tin cậy của những thông tin rút ra từ nghiên cứu của bạn. Việc chọn mẫu ra sao sẽ ảnh hưởng tới chất lượng kết quả cuối cùng của nghiên cứu TD&ĐG. Nếu phương pháp lấy mẫu mang định kiến cá nhân hoặc mẫu quá nhỏ thì kết quả TD&ĐG sẽ ít tin cậy hơn và thậm chí có thể không hợp lệ. Nếu chọn mẫu để TD&ĐG, cần xem cân nhắc đặc biệt 3 yếu tố dưới đây ảnh hưởng tới phương pháp lựa chọn cho hoạt động TD&ĐG và tính hợp lệ của những phát hiện. Làm rõ khung chọn mẫu: Khung chọn mẫu là mô tả chung tất cả các phần tử có thể chọn ra từ đó để làm mẫu. Để làm được điều này, phải xác định phần tử cụ thể muốn nghiên cứu (ví dụ, tất cả hộ dân trong xã, một số hộ dân nhất định trong huyện hoặc một số bản sống trong rừng) hoặc mô tả cụ thể về phần tử (ví dụ, ranh giới của rừng cần được nghiên cứu). Quyết định qui mô mẫu phù hợp: Quy mô của mẫu lựa chọn ảnh hưởng rất lớn đến tính hợp lệ của những phát hiện. Ngược lại với quan điểm thường thấy, qui mô tối ưu của mẫu không liên quan nhiều tới quy mô của tổng thể đang nghiên cứu. Thực ra qui mô đó cần được xác định dựa trên ngân sách và nguồn lực sẵn có, số lượng tiểu nhóm cần phân tích, thời gian sẵn có và thời gian cần để tiến hành việc này một cách đúng đắn, sự biến động trong tổng thể về biến đang được thử nghiệm, độ tin cậy mong đợi, dự tính về độ biến thiên so với giá trị của tổng thể, và sai sót cho phép tối đa có thể chấp nhận được. Điểm cuối cùng về sai sót trong lấy mẫu là mức độ đảm bảo về tính đại diện của mẫu đối với tổng thể và xu hướng định kiến cá nhân khi chọn mẫu. Mặc dù dữ liệu không cần phải chính xác 100%, nhưng cần phải làm rõ mức độ chắc chắn về các kết quả. Kích thước mẫu hoặc sai số mẫu có thể
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 2-6 được tính toán thông qua các công thức thống kê. Để tính được kích thước mẫu phù hợp, hãy tham khảo trang web sau về cách tính kích thước mẫu. (http://ebook.stat.ucla.edu/ calculators/samplesize.phtn-d). Lựa chọn phương pháp lấy mẫu: Khi đã chọn kích thước mẫu, có thể chọn một trong 2 phương pháp chọn mẫu chủ yếu là: chọn mẫu ngẫu nhiên và chọn mẫu không ngẫu nhiên. Việc lựa chọn sẽ phụ thuộc vào loại thông tin cần có. Lấy mẫu ngẫu nhiên thường liên quan tới thu thập và phân tích dữ liệu định lượng. Phương pháp này cho phép tất cả phần tử trong tổng thể một cơ hội được lựa chọn như nhau và có những qui trình lựa chọn được xác định rõ ràng hơn, sử dụng các danh mục (hoặc tương tự) như là khung lấy mẫu và cho phép ước lượng sai số mẫu. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng là cách tính toán những nguồn thay đổi chính trong số mẫu không liên quan đến dự án nhưng vẫn có lợi cho mẫu ngẫu nhiên. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng giúp giảm các lỗi chung trong dữ liệu. Lấy mẫu không ngẫu nhiên thường ít chính thống hơn, liên quan tới thu thập và phân tích dữ liệu định tính và việc lấy mẫu từ tổng thể có chủ ý và trọng tâm hơn. Cả hai phương pháp đều có một số rủi ro về định kiến cá nhân, mặc dù những câu trả lời có thể đáng tin cậy cho mục đích. Rủi ro về định kiến cá nhân là một tính năng khác biệt chính giữa 2 phương pháp. Trong lấy mẫu ngẫu nhiên, rủi ro được biết trước và có thể hạn chế tối đa - miễn là có sẵn nguồn lực. Nhưng với phương pháp lấy mẫu không ngẫu nhiên, rủi ro về định kiến cá nhân thường lớn hơn và khó đánh giá hơn. Chọn mẫu ngẫu nhiên Mục đích: Chọn mẫu mà không biết trước hoặc không quan tâm đến các đặc tính cụ thể của tổng thể mà có thể đại diện cho các cơ quan tham gia chính chịu ảnh hưởng của dự án. Từ góc độ TD&ĐG, rất cần mẫu này để hướng dẫn cách sử dụng các phương pháp thu thập thông tin. Các bước tiến hành: • Trước hết xác định, đặt tên hoặc đánh số cho tất cả các phần tử của tổng thể mà bạn muốn chọn mẫu (ví dụ: các làng, các ngôi nhà, các cá nhân, các gia đình) làm sao đảm bảo tất cả các phần tử đều có cơ hội như nhau được chọn vào mẫu. Việc này gọi là xây dựng khung chọn mẫu. • Xác định ai sẽ được phỏng vấn, có bao nhiêu người thuộc mẫu và phỏng vấn cá nhân hay với nhóm. • Tập hợp và đào tạo một nhóm người, đảm bảo họ hiểu được mục đích chọn mẫu và phát triển được những kỹ năng phù hợp (làm thế nào khuyến khích thảo luận, ghi chép chính xác và hữu ích…). Phỏng vấn bán cấu trúc tốt nhất khi có hai người, một người phỏng vấn và một người ghi chép nhưng cách này có thể sẽ không khả thi. Có thể ghi âm cuộc phỏng vấn nhưng điều này sẽ gây ức chế và sau đó rất tốn thời gian viết lại thông tin. • Kiểm tra thử nghiệm trước các câu hỏi phỏng vấn để đảm bảo các câu hỏi là thích hợp và chính xác ở mức cần thiết, và từ đó các câu trả lời sẽ cho phép có được các phân tích hữu ích. • Nếu bạn tiến hành phỏng vấn theo nhóm và có hơn một người phỏng vấn, có lẽ sẽ hữu ích nếu ngay sau cuộc phỏng vấn có một cuộc thảo luận nội bộ ngắn gọn về động lực của cuộc phỏng vấn, đánh giá tính hợp lệ của các câu trả lời và quyết định xem có cần điều chỉnh phỏng vấn không. Chọn mẫu không ngẫu nhiên Mục đích: Xác định rõ, chính xác mẫu gồm các đối tượng nào dựa vào ý kiến chủ quan của người chọn.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 2-7 Khi không thể chọn mẫu ngẫu nhiên, có thể chọn phương pháp lấy mẫu không ngẫu nhiên để phản ánh các cơ quan tham gia chính đã bị ảnh hưởng bởi dự án như thế nào. Một cách khác rất cụ thể là chủ động chọn những cá nhân và nhóm nhất định. Đứng trên góc độ TD&ĐG, cũng như phương pháp lấy mẫu ngẫu nhiên, mẫu trong phương pháp này rất cần để hướng dẫn sử dụng các phương pháp thu thập thông tin. Các bước tiến hành: Có hai phương pháp chọn mẫu không ngẫu nhiên chính: chọn mẫu có chủ đích (còn gọi là chọn mẫu có chủ định, thuận tiện hay có suy xét) và chọn mẫu có giới hạn. 1. Chọn mẫu có chủ đích: Chọn mẫu dựa vào một hay một vài đặc tính đã được xác định. Phương pháp này có ích khi mô tả một hiện tượng hơn là để đưa ra các kết luận thống kê về các phần tử trong tổng thể. Ví dụ: nếu chỉ muốn nói chuyện với những người lớn tuổi để tìm hiểu quan điểm từng trải của họ về các thực hành nông nghiệp trong một vùng thì mẫu chủ đích của bạn sẽ chỉ chú trọng liệt kê danh sách những người lớn tuổi để tập trung các câu hỏi. Để tìm hiểu thêm về cách liệt kê các đối tượng cung cấp thông tin kiểu này, tham khảo Bảng 3. Một loại lấy mẫu có chủ đích là lấy mẫu theo nhóm. Một nhóm nhỏ và có thể điều khiển được gồm các cá nhân hay phần tử được lựa chọn từ các nhóm hoặc các cụm chứ không phải trên cơ sở cá nhân phần tử. Ví dụ: đầu tiên chọn ngẫu nhiên một số nhất định các hộ gia đình, sau đó thêm những hộ gần nhất với những hộ đã chọn vào mẫu và cứ như thế tới khi đạt được kích thước mẫu cần thiết. Bảng 2: Sử dụng các đối tượng cung cấp thông tin chính trong chọn mẫu có chủ đích Làm việc với những đối tượng cung cấp thông tin chính có ích khi bạn tìm kiếm thông tin sâu về một chủ đề chuyên biệt (với những kỹ năng, kiến thức cụ thể hay vai trò của lợi ích) trong vùng dự án, chẳng hạn, để tiến hành các nghiên cứu tình huống hay nhóm trọng tâm. • Liệt kê những đối tượng cung cấp thông tin chính tiềm năng có thể trả lời những câu hỏi TD&ĐG cụ thể đã được nghĩ tới. Các đối tượng này bao gồm: • Các chuyên gia đã được đào tạo làm việc trong vùng dự án (ví dụ; bác sĩ, chuyên gia kinh tế, chuyên gia tín dụng và các nhà khoa học nông nghiệp) • Các cán bộ chính phủ, như cán bộ khuyến nông và y tế • Lãnh đạo địa phương; như già làng, trưởng bản • Những người có hiểu biết; như người bán hàng, quản lý thị trường • Sau đó lựa chọn những đối tượng thích hợp nhất với các câu hỏi đã chuẩn bị và có thể chọn thêm người cung cấp thông tin nếu thấy cần trong quá trình phỏng vấn 2. Chọn mẫu có giới hạn: Hữu ích khi so sánh và tách một khía cạnh cụ thể nào đó để TD&ĐG. Chọn mẫu có giới hạn bao gồm việc lựa chọn một số cố định và xác định trước các phần tử mang một đặc tính tiêu biểu, sau đó so sánh với cùng một số lượng phần tử như vậy nhưng không mang đặc tính tiêu biểu đó. Ví dụ: để nghiên cứu phúc lợi, có thể so sánh một nhóm dân làng có các kỹ năng tự giới thiệu tốt với một nhóm dân làng khác yếu về các kỹ năng này. Gợi ý khi sử dụng chọn mẫu không ngẫu nhiên: • Chọn mẫu không ngẫu nhiên thường hữu ích hơn khi sử dụng cho công tác TD&ĐG có quy mô nhỏ và như vậy sẽ nhanh hơn. Tuy nhiên, chọn mẫu không ngẫu nhiên có thể không đại điện đầy đủ cho những câu trả lời cần tìm kiếm vì nó được xác định trước và do
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 2-8 vậy tiềm ẩn thành kiến trong thông tin. Đó là bởi vì không thể đưa ra con số ước tính về sai sót mẫu. Với những lựa chọn trên, chọn mẫu theo nhóm có thể rẻ hơn và thực hiện dễ hơn với đào tạo tối thiểu. Phương pháp 4 - Đo lường mức độ đạt mục tiêu Nền tảng: • Đo lường mức độ đạt được mục tiêu (GAS) là phương pháp thu thập dữ liệu được sử dụng để hỗ trợ công tác TD&ĐG. Bản thân GAS không phải là một đánh giá mà là dữ liệu đo được bằng GAS, và những thay đổi trong điểm số GAS qua thời gian là những chỉ số theo dõi hiệu quả và có thể đánh giá được. Sử dụng phương pháp này vừa dễ lại vừa rẻ và có khả năng phát triển và thực hiện một cách nhanh chóng để thu thập dữ liệu về một loạt cấp độ mục đích và mục tiêu mà bạn có thể đang cố gắng đạt được cho một dự án. • Dữ liệu định tính (dựa trên nhận thức của cơ quan tham gia, nhận xét, quan sát hành vi) và dữ liệu định lượng (đầu ra thực tế, đầu vào hữu hình) đều có thể được thu thập bằng công cụ này. GAS thường được sử dụng trong đánh giá mục tiêu chương trình sức khỏe, và đã được sử dụng rộng rãi trong đánh giá sự phục hồi của các đường địa chấn ở Ôxtrâylia nhằm đánh giá các chương trình quản lý tài nguyên thiên nhiên quốc gia. Nền tảng của GAS là dựa trên ý tưởng là bạn cần nhận thức hơn nữa về đích mà bạn muốn đi tới trước khi bạn đến được đó. Vì lý do này mà GAS đặc biệt phù hợp với công tác đánh giá đầu tư kiểu định tính như nhận thức của cộng đồng về rủi ro thảm họa thiên nhiên, tinh thần sẵn sàng chuẩn bị của cộng đồng để đối phó với những thảm họa tự nhiên và khả năng hồi phục của họ từ những thảm họa đó. • GAS sử dụng một khung ma trận để so sánh ‘cấp kết quả’ (các thành viên tham gia cảm nhận như thế nào về kết quả) với các mục tiêu và kết quả dự án mà việc triển khai thực hiện đang nỗ lực để đạt được. Thuật ngữ mục tiêu và kết quả được sử dụng để tập trung vào khung lôgíc dự án, trong đó xác định rõ mối quan hệ giữa đầu vào, đầu ra, kết quả và mục tiêu. • Nhóm dự án và/hoặc các thành viên tham gia cần mô tả kết quả đầu ra mong đợi là gì cho từng hợp phần TRƯỚC KHI bắt đầu thực hiện. Phần lớn điều này ẩn chứa trong khung lôgíc và phương pháp luận, nhưng có thể được cụ thể hoá đối với các kết quả định tính như nhận thức về rủi ro, tinh thần chuẩn bị để đối phó với thảm hoạ và khả năng phục hồi sau thảm hoạ. • Các cấp kết quả khác nhau được sử dụng cho GAS có thể chỉ đơn giản là: ‘ít mong đợi nhất’ ‘như mong đợi’ ‘khả thi nhất’ hoặc nó có thể được phân tách nhỏ hơn nữa để đưa ra thêm ‘các mức độ thành công của kết quả’ như: kém nhất, kém hơn mức mong đợi, như mong đợi, tốt hơn mức mong đợi và tốt nhất. • Ưu điểm thực tế của GAS là nó làm cho phép các thành viên tham gia có thể dự đoán tốt nhất những gì dự kiến là có thể nhận thức được, thay vì những gì có tính chất tiềm ẩn (vì những mong đợi ngầm của ngày hôm nay sẽ thay đổi theo thời gian ngay cả khi họ có thể không nhận thức được điều đó). GAS cũng làm cho các thành viên tham gia phải suy nghĩ:
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 2-9 “Tôi thực sự mong đợi đạt được những gì từ việc tham gia vào hoạt động hoặc dự án này?” • Người được phỏng vấn đánh giá kết quả dựa trên thang điểm chung • Thang điểm GAS xác định số lượng thông tin cần thiết cho đánh giá định tính • Các câu hỏi và thang điểm GAS cung cấp trọng tâm để thảo luận nhóm nhỏ • Công cụ GAS đơn giản được đề xuất phải tương tự như ví dụ trong Bảng 9. Các chỉ số về nhận thức được xây dựng để hướng những nhận thức của thành viên tham gia về các hợp phần dự án nơi mà sự tham gia của các bên liên quan giữ vai trò quan trọng. • Bạn đã thấy rằng với công cụ này thì ngay cả khi những người khác nhau sử dụng cũng đều thu được kết quả giống nhau. Các bước xây dựng ma trận GAS: • Bước 1: Lập danh mục các kết quả mà dự án dự kiến sẽ đạt được (như đã nêu trong khung lôgíc của hợp phần). Ví dụ, đối với dự án giảm thiểu thảm hoạ tự nhiên có thể có 3 kết quả là: nhận thức của các thành viên tham gia về rủi ro, tinh thần chuẩn bị sẵn sàng của họ để đối phó với những thảm hoạ và khả năng phục hồi của họ sau khi xảy ra các thảm họa. • Bước 2: Xác định mức độ “mong đợi” đối với kết quả là gì. Tự hỏi ‘chúng ta mong chờ kết quả gì’? ‘Tình hình sẽ thay đổi ra sao khi dự án đạt được mục đích?’ Điểm này cần được xây dựng với các đối tác nếu có sẵn nguồn lực và thời gian. Việc bắt đầu với một nhận xét có nghĩa về kết quả ‘mong đợi’ là điều hết sức quan trọng. Đối với một số kết quả, các tiêu chuẩn bằng ảnh có thể được sử dụng để thể hiện mức độ thành công mong đợi tại thời điểm nào đó (ví dụ, một thuyền đánh cá với những trang thiết bị an toàn cần thiết) Bảng 3 - Matrix Biểu ma trận GAS Ví dụ - Dự án Giảm thiểu Thảm hoạ Thiên nhiên Mục tiêu Điểm Các biện pháp thích hợp được chuẩn bị để giảm thiểu tác động (đánh dấu vào ô mô tả đúng nhất những của các thảm hoạ thiên nhiên ở các tỉnh miền Trung của Việt Nam phù hợp với các mục tiêu của Quan hệ đối tác về Giảm cảm nhận của bạn tại thời điểm này) thiểu Thảm họa. [Mô tả kết quả tốt nhất có thể] [Mô tả kết quả đạt được trên mức mong đợi] [Mô tả kết quả đạt được ở mức mong đợi] [Mô tả kết quả đạt được dưới mức mong đợi] [Mô tả kết quả đạt được ở mức kém nhất] Nơi ở: _________ Giới tính: ___________ Ngày: _______ • Bước 3: Quyết định kết quả ‘tốt nhất có thể’ là gì đối với cùng kết quả - ghi điều này vào. Có thể viết ‘như sau và thêm…’ và chỉ cần bổ sung một số nhận xét. Đối với kết quả về môi trường, các tiêu chuẩn dạng ảnh có thể được sử dụng để thể hiện những cấp độ thành công trên và dưới mong đợi tại một điểm nhất định (ví dụ, một thuyền đánh cá được trang bị rất tốt hoặc
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 2-10 một thuyền đánh cá không có trang thiết bị an toàn). • Bước 4: Lặp lại qui trình đối với kết quả “kém nhất” cho cùng kết quả. Sau đó, cố gắng điền tất cả những ô còn lại của ma trận. Cũng có thể để trống một số ô nếu không đưa ra được sự mô tả có nghĩa nào. Phân tích và trình bày các kết quả GAS: Tần suất của các điểm số cũng có thể được sử dụng để xác định xu hướng, và khác biệt giữa các cơ quan tham gia hoặc những nhóm giới tính khác nhau – như trong Bảng 10. Trong ví dụ lấy từ Dự án Phát triển Nông thôn Quảng Ngãi (RUDEP), những kết quả cho thấy phần lớn các thành viên tham gia nhận thức rằng họ đã quản lý một chu trình thường niên những hoạt động nhằm cải thiện cuộc sống của họ nhưng họ lại làm điều đó một cách đơn lẻ. Một số ít nam giới nhận thức rằng họ quản lý một chu trình thường niên của những hoạt động để cải thiện cuộc sống của họ và quản lý nguồn tài nguyên thiên nhiên của cộng đồng. Vì đây là một cuộc điều tra cơ sở nên nó cho thấy rằng phần lớn các thành viên tham gia có thể hưởng lợi từ các hoạt động của dự án này - một đo lường tiếp theo về chỉ số này trong một khoảng thời gian từ 18 đến 24 tháng dự kiến sẽ cho thấy sự chuyển biến trong nhận thức hướng tới kết quả mong đợi về sự bền vững. Bảng 4: Ví dụ đầu ra của Phân tích GAS GAS cơ sở của xã Tính Thọ - tháng 2/2003 (tính bền vững) Phân tích thống kê và diễn giải kết quả của GAS cung cấp nền tảng cho công tác đánh giá tình hình thực hiện đầu tư và so sánh các kết quả theo thời gian. Phương pháp 5 - Khung lôgíc Khung Lôgíc (logframe) mô tả Bước 1 trong 9 bước theo dõi các dự án ODA (xem phần 3.1). Khung Lôgíc tóm tắt thiết kế dự án và không dài quá 4 trang, được sử dụng như một công cụ lập kế hoạch, thực hiện, và theo dõi các hoạt động. Khung lôgíc có 4 cột và 5 dòng. Lôgíc chiều dọc
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 2-11 xác định các dự án định làm (tóm lược), làm rõ các mối quan hệ nhân quả, cụ thể hóa các giả định quan trọng và những điểm không chắc chắn ngoài tầm kiểm soát của người quản lý dự án. Lôgíc chiều ngang chỉ ra cách đo lường các mục tiêu cụ thể của dự án đề cập trong tóm lược (các chỉ số kiểm chứng), và các phương tiện để kiểm chứng những đo lường này. Đây là khung TD&ĐG. Khung Lôgíc được xây dựng vào thời điểm thiết kế ban đầu của dự án nên cần được cập nhật thường xuyên sau khi dự án bắt đầu đi vào thực hiện. Một mặt cần đảm bảo điền đầy đủ các thông tin trong khung lôgíc để có kế hoạch rõ ràng và hợp lý cho các hoạt động thực hiện. Mặt khác, cũng cần tránh quá cứng nhắc làm giảm quá trình phát triển liên tục. Lôgíc Nếu – Thì Lôgíc chiều dọc của khung lôgíc được kết nối bằng các giả định, Như trong sơ đồ dưới đây, thứ tự vận hành như sau: Nếu có hoạt động và những giả định liên quan thì sẽ có đầu ra Nếu có đầu ra và các giả định liên quan thì sẽ có kết quả Nếu có kết quả và các giả định liên quan thì sẽ đạt được mục tiêu
    • PHỤ LỤC 3 Danh mục thuật ngữ theo dõi
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-1 Phụ lục 3: Danh mục thuật ngữ theo dõi Cơ sở Viện trợ phát triển chính thức (ODA) có vai trò quan trọng hỗ trợ thực hiện các mục tiêu phát triển của Việt Nam. Tuy nhiên, hiện nay nhiều tổ chức song phương và đa phương cung cấp ODA cho Việt Nam đang sử dụng các quy trình, chính sách và thuật ngữ khác nhau. Theo dõi là một lĩnh vực trong đó các đối tác phát triển sử dụng các ngôn ngữ khác nhau cùng làm việc với nhau, vì vậy họ cần có một kho từ vựng chung. Tuy nhiên, theo năm tháng, nhiều định nghĩa lại phát triển theo chiều hướng ngày càng trở nên phức tạp và mơ hồ. Do vậy cần làm rõ và hoàn thiện ngôn ngữ sử dụng để tạo ra một nền tảng chung hài hòa. Mục đích của Danh mục thuật ngữ theo dõi Mục đích của Danh mục thuật ngữ theo dõi là cung cấp các định nghĩa và giải thích chung về các thuật ngữ theo dõi để những người làm công tác theo dõi cũng như các cơ quan Chính phủ của Việt Nam có thể sử dụng. Danh mục này tổng hợp các thuật ngữ của một số tổ chức ODA, nhóm công tác, tổ chức đa phương và ngân hàng đưa ra trong những năm gần đây như OED-WB (cơ quan biên soạn Danh mục thuật ngữ của OECD-DAC), Nhóm công tác đánh giá viện trợ của OECD-DAC, Chương trình phát triển Liên hợp quốc (UNDP), Quỹ Phát triển Nông nghiệp Quốc tế (IFAD), Cơ quan Hợp tác Phát triển Quốc tế Thụy Điển (SIDA), Cơ quan Phát triển Quốc tế Ôxtrâylia (AusAID), Ủy ban Châu Âu (EC) và Nhóm các nhà tài trợ đồng chính kiến (LMDG) tại Việt Nam. Các thuật ngữ trong danh mục của OED-WB, OECD-DAC và các ấn phẩm của SIDA cơ bản thống nhất với nhau nên có thể dùng để đối chiếu với Danh mục này. Danh mục cũng thống nhất với Danh mục của OECD-DAC về các thuật ngữ chính trong đánh giá và đánh giá dựa trên kết quả, đồng thời sử dụng các thuật ngữ từ nhiều nguồn khác nhau phù hợp và đáp ứng yêu cầu của Việt Nam. Danh mục Thuật ngữ Định nghĩa Accountability Trách nhiệm của Chính phủ, cơ quan công quyền hoặc tổ chức tài Trách nhiệm giải trình trợ giải trình với công chúng các công việc đã thực hiện là phù hợp với quy định và tiêu chuẩn cho phép hoặc báo cáo khách quan và chính xác kết quả thực hiện phù hợp với vai trò và (hoặc) kế hoạch đã đề ra. Điều này đòi hỏi có sự chứng minh cẩn thận, thậm chí bảo vệ được về mặt pháp lý rằng công việc đã thực hiện là nhất quán với các điều khoản hợp đồng. Đối với cán bộ đánh giá, đó là trách nhiệm báo cáo theo dõi và đánh giá thực hiện chính xác, công bằng và đáng tin cậy. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004), (IFAD 2002) Activity / Activities Những nhiệm vụ cụ thể được thực hiện để đạt được đầu ra theo yêu Hoạt động cầu của một đầu tư ODA. Hoạt động hoặc công việc được thực hiện qua đó các đầu vào như nguồn vốn, hỗ trợ kỹ thuật và các nguồn lực khác được huy động để tạo ra các đầu ra cụ thể. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Activity Schedule Cách trình bày bằng biểu đồ (sơ đồ Gantt hay biểu đồ hình cột
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-2 Thuật ngữ Định nghĩa Kế hoạch hoạt động tương tự) vạch ra thời gian, trình tự và thời lượng cho các hoạt động dự án; Cũng có thể sử dụng kế hoạch hoạt động để đề ra mốc phải đạt nhằm theo dõi tiến độ, và để phân công trách nhiệm đạt được các mốc này. Analytical tools Các phương pháp sử dụng để phân tích, xử lý và diễn giải thông tin Công cụ phân tích trong đánh giá. Approach Cách thức cụ thể được lựa chọn để thực hiện các hoạt động nhằm Phương pháp tiếp cận đạt được đầu ra. (UNDP 2002). Assessment Là một quá trình thu thập thông tin, phân tích và từ đó đưa ra phán Đánh giá xét dựa trên cơ sở những thông tin đó. Assumptions Giả định là những yếu tố bên ngoài như sự kiện, điều kiện hoặc các Giả định quyết định có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoặc thành công của một dự án hoặc một chương trình. Chúng cần thiết cho việc đạt được các mục tiêu của dự án, nhưng phần lớn hoặc hoàn toàn nằm ngoài sự kiểm soát của quản lý dự án. Giả định được viết dưới dạng các điều kiện tốt, thuận lợi. Giả định ban đầu là những điều kiện được cho là thiết yếu đối với sự thành công của một chương trình, dự án. Giả định then chốt (hay giả định “chết người”) là những điều kiện đe dọa việc thực hiện một chương trình, dự án. (IFAD 2002) Attribution Việc thiết lập mối liên hệ nhân quả giữa những thay đổi quan sát Tính cấu thành được, hoặc dự kiến sẽ quan sát được với một can thiệp cụ thể. Tính cấu thành phản ánh mức độ theo đó những ảnh hưởng phát triển quan sát được có thể qui cho một can thiệp cụ thể hoặc cho hoạt động của một hoặc một số bên, có tính đến các can thiệp khác, của các nhân tố thất bại (dự đoán trước hoặc không dự đoán trước), hoặc của những cú sốc từ bên ngoài. (OED-WB 2001), (OECD- DAC 2002), (SIDA 2004) Audit Hoạt động đảm bảo khách quan độc lập được thiết kế để tăng giá trị Kiểm toán và hoàn thiện hoạt động của một tổ chức; giúp tổ chức đạt được mục tiêu của mình bằng cách mang đến một cách tiếp cận có hệ thống và có kỷ luật để đánh giá và nâng cao hiệu quả các quá trình quản lý rủi ro, kiểm soát và quản lý nhà nước. Ghi chú: cần phân biệt giữa kiểm toán (tài chính) định kỳ tập trung vào việc tuân thủ các quy định và quy chế hiện hành; và kiểm toán thực hiện liên quan đến tính phù hợp, tác động, hiệu quả và hiệu suất. Kiểm toán nội bộ cung cấp đánh giá về kiểm soát nội bộ do một bộ phận thực hiện và báo cáo cho cấp quản lý, trong khi kiểm toán bên ngoài do một tổ chức độc lập thực hiện. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Bar Chart Biểu đồ hình cột là một phương pháp trình bày thông tin bằng đồ Biểu đồ hình cột thị, thường được sử dụng cho lập kế hoạch hoạt động hoặc biểu thời gian. Xem Biểu đồ Gantt. Baseline information Thông tin thường bao gồm sự kiện và số liệu thu thập trước khi tiến Thông tin cơ sở hành hoạt động dự án. Thông tin cơ sở cung cấp điểm xuất phát, căn cứ vào đó để đo lường đầu ra và mức độ đạt được mục tiêu của dự án. Baseline data Dữ liệu mô tả những điều kiện trước khi thực hiện dự án hoặc khi
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-3 Thuật ngữ Định nghĩa Dữ liệu cơ sở không có dự án. Dữ liệu nền là điểm xuất phát để đo lường hoạt động một dự án. (UNDP 2002) Baseline study Phân tích mô tả tình hình trước khi bắt đầu thực hiện các hoạt động Nghiên cứu cơ sở ODA, làm căn cứ để đánh giá tiến độ hay so sánh. Nghiên cứu cơ sở là tài liệu tham khảo quan trọng cho đánh giá sau. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Benchmark Điểm hoặc tiêu chuẩn tham khảo để so sánh việc thực hiện hoặc Tiêu chí đánh giá thành quả đạt được. Tiêu chí đánh giá có thể là cái đạt được trước đây, có thể là cái do các đơn vị tương đương khác đạt được, hoặc cái lẽ ra phải đạt được trong điều kiện tương tự. (IFAD 2002) Beneficiaries Cá nhân, nhóm hoặc tổ chức, dù là đối tượng mục tiêu hay không, Đối tượng thụ hưởng được hưởng lợi trực tiếp hoặc gián tiếp từ những can thiệp phát triển. Thuật ngữ liên quan: phạm vi tác động, nhóm mục tiêu. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Best practices Thực tiễn lập kế hoạch và (hoặc) điều hành đã chứng tỏ thành công Thực tiễn tốt nhất trong những điều kiện cụ thể. Thực tiễn tốt nhất được sử dụng để chia sẻ bài học kinh nghiệm thông qua trình diễn những gì hữu dụng, những gì vô dụng, và để tích luỹ và áp dụng kiến thức về cách thức và lý do mà thực tiễn tốt nhất có tác dụng trong những tình huống và hoàn cảnh khác nhau. Xem “bài học kinh nghiệm”. (UNDP 2002) Capacity Khả năng của cá nhân và tổ chức thực hiện có hiệu quả, hiệu suất và Năng lực có tính bền vững. (IFAD 2002) Capacity development / Quá trình trong đó các cá nhân, nhóm, tổ chức và quốc gia phát building triển, nâng cao và tổ chức các hệ thống, nguồn lực và kiến thức của Tăng cường năng lực họ - tất cả được phản ánh qua khả năng (của cá nhân hay tập thể) để thực hiện các chức năng, giải quyết các khó khăn, đặt ra và phấn đấu đạt các mục tiêu. (UNDP 2002) Causal relationship Liên kết lôgíc hoặc quan hệ nguyên nhân – kết quả tồn tại trong Quan hệ nhân quả việc đạt được các kết quả có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau. Nhìn chung thuật ngữ này nhằm chỉ những mối liên hệ hợp lý nhưng không thể thể hiện bằng con số thống kê chính xác. (UNDP 2002) Co-financing Khi Chính phủ hoặc một nhà tài trợ thu hút thêm một nhà tài trợ thứ Đồng tài trợ hai để tài trợ một phần viện trợ không hoàn lại hoặc vốn vay ưu đãi. Đồng tài trợ cho phép các nhà tài trợ giảm chi phí giao dịch cho các dự án lớn. Tham khảo: tài trợ song song Commitment Sự ràng buộc vững chắc (còn được gọi là cam đoan) diễn đạt bằng Cam kết văn bản và hậu thuẫn bằng nguồn vốn cần thiết, do một nhà tài trợ thực hiện để cung cấp hỗ trợ phát triển chính thức nhất định cho một nước nhận viện trợ hoặc một tổ chức đa phương. Cam kết song phương được ghi lại dưới dạng tổng số tiền dự định chuyển giao, bất luận về thời gian cần thiết để hoàn thành việc giải ngân. Cam kết với các tổ chức đa phương được báo cáo dưới dạng tổng của (a) bất cứ khoản giải ngân trong năm báo cáo hoặc những khoản giải ngân trước đây chưa báo cáo như đã cam kết, và (b) những khoản giải ngân dự tính cho năm tiếp theo. Completion Giai đoạn cuối cùng trong chu trình dự án, khi lập báo cáo hoàn Hoàn thành thành dự án. Rút ra các “bài học” và thực hiện nhiều hoạt động kết
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-4 Thuật ngữ Định nghĩa thúc dự án khác nhau, có thể bao gồm cả đánh giá cuối kì. (IFAD 2002) Conclusions Là các nhận xét hợp lý xác định các nhân tố thành công và thất bại Kết luận của can thiệp được đánh giá, đặc biệt chú ý đến các kết quả và tác động có chủ đích và không có chủ đích, và nói chung là đến bất kỳ thế mạnh hay điểm yếu nào. Kết luận rút ra dựa trên thu thập và phân tích dữ liệu thông qua chuỗi các lập luận minh bạch. (OED- WB 2001), (OECD-DAC 2002) (SIDA 2004) Cost-benefit analysis So sánh giữa đầu tư và chi phí vận hành với lợi ích hoặc tác động Phân tích chi phí trực tiếp tạo ra do đầu tư trong một can thiệp cụ thể; Phân tích chi và lợi ích phí-lợi ích sử dụng nhiều phương pháp và phương tiện diễn đạt kết quả khác nhau. (IFAD 2002) Cost-effectiveness Một dạng phân tích trong đó so sánh chi phí của những phương án Chi phí và hiệu quả khác nhau có cùng đầu ra hay đầu ra tương tự nhau, thường sử dụng khi đầu ra khó gán cho giá trị bằng tiền (ví dụ như trong chính sách y tế, chi phí cho một năm tuổi thọ giữ thêm được). Counterpart funding Giá trị các nguồn lực (tiền mặt hoặc hiện vật) huy động từ trong Vốn đối ứng nước để hỗ trợ việc chuẩn bị và thực hiện một đầu tư ODA. Tùy theo bản chất của từng đầu tư, vốn đối ứng có thể bao gồm toàn bộ hoặc một phần các cấu phần dưới đây: • Vốn chuẩn bị chương trình, dự án ODA; • Vốn khởi động thực hiện chương trình, dự án ODA. (Nghị định 131/2006/NĐ-CP) Critical assumption Yếu tố quan trọng nằm ngoài phạm vi bản thân ODA, ảnh hưởng Giả định then chốt đến thành công của hoạt động nhưng nhà quản lý không có ảnh hưởng đến. Giả định tiên quyết là điều kiện thành công của một dự án. Xem “Giả định”. (IFAD 2002) Data Sự kiện định tính và định lượng cụ thể được đo lường hoặc thu thập. Dữ liệu (UNDP 2002) Data collection tools Mẫu và kỹ thuật sử dụng để xác định nguồn dữ liệu và thu thập dữ Công cụ thu thập liệu cho công tác theo dõi hay đánh giá. Ví dụ: điều tra chính thức dữ liệu và không chính thức, quan sát trực tiếp và có tham gia, phỏng vấn cộng đồng, nhóm trọng tâm, ý kiến chuyên gia, nghiên cứu tình huống, nghiên cứu tài liệu. (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Development intervention Đầu tư ODA với mục đích và mục tiêu phát triển. Ví dụ: Hỗ trợ Can thiệp phát triển ngân sách trực tiếp, cố vấn chính sách, dự án, chương trình, và chiến lược phát triển ngành. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Development objective Tác động có chủ đích đem lại lợi ích vật chất, tài chính, thể chế, xã Mục tiêu phát triển hội, môi trường, hoặc các lợi ích khác cho xã hội, cộng đồng hoặc một nhóm người thông qua một hoặc nhiều can thiệp phát triển. (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Disbursement Giải ngân vốn Chính phủ Việt Nam: thanh toán cho nhà thầu trên cơ sở công việc đã hoàn thành. Ngày giải ngân là ngày mà Kho bạc Giải ngân Nhà nước hoặc Quỹ hỗ trợ phát triển thông báo cho BQLDA bằng
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-5 Thuật ngữ Định nghĩa văn bản về việc thanh toán cho nhà thầu. Giải ngân vốn tài trợ ở Việt Nam: thanh toán cho nhà thầu trên cơ sở hợp đồng hoặc công việc đã hoàn thành. Ngày giải ngân là ngày mà nhà tài trợ chuyển tiền vào tài khoản của nhà thầu. (Các hướng dẫn và định nghĩa cho quy trình báo cáo hoàn chỉnh – MPI/VAMESP II, 2004) Disclosure Tuyên bố về các loại tài liệu và (hoặc) báo cáo tự động được công bố rộng rãi cho mọi người, không hạn chế. Công khai hóa Effect Thay đổi có chủ ý hoặc không chủ ý do một can thiệp trực tiếp hoặc gián tiếp. Thuật ngữ liên quan: kết quả. (OED-WB 2001), (OECD- Ảnh hưởng DAC 2002), (SIDA 2004) Effectiveness Mức độ đạt được hoặc dự kiến đạt được các mục tiêu của một đầu tư ODA, có xét đến tầm quan trọng tương đối của chúng. Là phép Hiệu quả đo mức độ một dự án đạt được các mục tiêu ở cấp mục đích hay mục tiêu tổng thể; tức là mức độ mà một can thiệp phát triển đã đạt được hoặc dự kiến sẽ đạt được những mục tiêu liên quan của mình một cách hiệu quả và bền vững. (IFAD 2002) Efficiency Phép đo về phương diện kinh tế trong việc biến các nguồn lực, đầu vào (ngân sách, chuyên gia, thời gian, v.v..) thành các kết quả. Hiệu suất (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Sự phân biệt giữa hiệu suất đầu vào và hiệu suất đầu ra trong đánh giá là hợp lý; hiệu suất đầu ra là chỉ các hoạt động được chuyển thành kết quả như thế nào. Evaluation Là việc xem xét có hệ thống nhưng định kỳ và khách quan một dự án, một chương trình hay một chính sách, đang diễn ra hoặc đã kết Đánh giá thúc, việc thiết kế, thực hiện và các kết quả của chúng. Mục đích là để xác định tính phù hợp và mức độ đạt được mục tiêu, hiệu suất phát triển, hiệu quả, tác động và tính bền vững. Một đánh giá cần cung cấp thông tin chính xác và có ích, cho phép sử dụng những bài học kinh nghiệm vào quá trình ra quyết định của cả bên nhận tài trợ lẫn bên tài trợ. Đánh giá là nhận định có phân tích nêu lên kết quả của chính sách công, tổ chức hoặc chương trình trong đó nhấn mạnh độ tin cậy và tính hữu ích của những phát hiện. Thuật ngữ liên quan: xem xét. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Evidence-based Sự kết hợp giữa kinh nghiệm, đánh giá và chuyên môn với những bằng chứng bên ngoài tốt nhất sẵn có từ các nghiên cứu mang tính (Phương pháp) dựa vào hệ thống; liên quan đến việc cân bằng giữa một bên là những đánh bằng chứng giá và ý kiến chuyên môn với một bên là sử dụng những bằng chứng nghiên cứu có cơ sở, đáng tin cậy và có liên quan. Feedback Việc trao đổi bài học kinh nghiệm và kết luận hay kết quả thu được Thông tin phản hồi từ đánh giá với các bên có liên quan và có ích nhờ đó thúc đẩy học hỏi; Phản hồi có thể liên quan đến thu thập và phổ biến các kết quả, kết luận, kiến nghị và bài học kinh nghiệm. (OED-WB 2001),
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-6 Thuật ngữ Định nghĩa (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Finding Thông báo có căn cứ về một đầu tư ODA dựa trên những bằng Phát hiện chứng thực tế thu thập thông qua hoạt động TD&ĐG. Focal Point Một nhóm cán bộ theo dõi và lãnh đạo của họ làm điểm liên hệ đầu Đầu mối tiên cho lập kế hoạch và thực hiện các hoạt động TD&ĐG ODA. Gantt Chart Biểu đồ Gantt là phương pháp trình bày thông tin bằng biểu đồ, Biểu đồ Gantt thường dùng để lập kế hoạch hoạt động hoặc lập thời gian biểu, tương tự như Biểu đồ hình cột. Goal Mô tả tại sao một đầu tư ODA quan trọng cho xã hội về mặt lợi ích Mục tiêu dài hạn đối với các đối tượng thụ hưởng và những ích lợi lớn hơn đối với các nhóm khác. Mục tiêu chỉ ra làm thế nào để đầu tư ODA ăn khớp với các chính sách khu vực và chính sách ngành của Chính phủ và các tổ chức có liên quan. Mục tiêu không thể đạt được nhờ một mình đầu tư ODA mà đầu tư ODA chỉ góp phần vào việc đạt được Mục tiêu đặt ra. (Dự thảo Cẩm nang TD&ĐG ở Việt Nam, 2004) Horizontal logic Lôgíc chiều ngang (của khung lôgíc) định rõ mục tiêu dự án nêu Lôgíc chiều ngang trong mô tả dự án sẽ được đo lường như thế nào (cột 2), và các phương tiện sử dụng để kiểm chứng kết quả đo lường (cột 3). Lôgíc chiều ngang cung cấp khung hoạt động cho TD&ĐG dự án. Xem “lôgíc chiều dọc”. (AusAID 2003) Identification Quá trình hình thành ý tưởng cho các dự án có khả năng được sàng Xác định lọc theo các tiêu chí chiến lược nhằm xác định những ý tưởng nào được sử dụng chuẩn bị cho đầu tư. Đây là giai đoạn xây dựng chính sách khi phân tích nhu cầu và xem xét thẩm định các phương án. Impact(s) Ảnh hưởng của chương trình đối với môi trường rộng hơn, và đóng Tác động góp của chương trình đối với các mục tiêu lớn hơn hoặc mục tiêu tổng thể. Bao gồm các ảnh hưởng dài hạn tích cực và tiêu cực, nguyên phát và thứ phát do một can thiệp phát triển gây ra trực tiếp hoặc gián tiếp, có chủ định hoặc không chủ định. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Implementation Quá trình triển khai thực hiện các hoạt động dự án theo một kế Thực hiện hoạch làm việc và ngân sách đã thống nhất. Ngân sách được theo dõi trong suốt giai đoạn thực hiện nhằm đo lường tiến độ thực hiện kế hoạch làm việc, sử dụng ngân sách và chuyển giao các kết quả dự án. Nếu cần thiết, thiết kế dự án có thể được sửa đổi trong giai đoạn thực hiện để giải quyết các vấn đề nảy sinh. Indicator(s) Nhân tố hoặc biến định lượng hoặc định tính đóng vai trò là phương Chỉ số tiện đơn giản và đáng tin cậy để đo lường thành quả, phản ánh những thay đổi liên quan đến một can thiệp phát triển, hoặc giúp đánh giá việc thực hiện của một tác nhân phát triển. (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Indirect effects Những thay đổi ngoài kế hoạch mang lại với tư cách là kết quả của Ảnh hưởng gián tiếp một đầu tư ODA. (IFAD 2002) Information management Hệ thống nhập dữ liệu, tổng hợp và tổ chức dữ liệu để cung cấp các system dữ liệu chọn lọc và báo cáo cho cấp quản lý, hỗ trợ theo dõi và kiểm
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-7 Thuật ngữ Định nghĩa Hệ thống quản lý thông soát việc tổ chức dự án, các nguồn lực, hoạt động và kết quả. Xem: tin Hệ thống thông tin quản lý (IFAD 2002) Inputs Nguồn lực tài chính, nhân lực và nguyên vật liệu cần thiết để tạo ra Đầu vào những đầu ra dự kiến thông qua việc thực hiện các hoạt động theo kế hoạch. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) (IFAD 2002) Institutional development Mức độ một sự can thiệp hoặc cải thiện hoặc làm yếu đi khả năng impact của một quốc gia hoặc khu vực trong việc sử dụng có hiệu quả, hợp Tác động phát triển thể lý và bền vững nguồn nhân lực, tài lực và các nguồn tài nguyên chế thiên nhiên của mình, ví dụ thông qua: (a) định nghĩa rõ hơn, tính ổn định, minh bạch, hiệu lực và tính dự báo trước những sắp xếp về thể chế; và (hoặc) (b) sự liên kết tốt hơn giữa sứ mệnh và năng lực của một tổ chức với quyền hạn của tổ chức đó bắt nguồn từ những sắp xếp thể chế này. Những tác động đó có thể bao gồm những ảnh hưởng có chủ đích và không có chủ đích của một hoạt động. (OED- WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Intervention logic Diễn giải tóm tắt lý do căn bản cho một đầu tư ODA trong khung Lôgíc can thiệp lôgíc. Đây là cột đầu tiên trong khung lôgíc, gọi là lôgíc can thiệp, đề ra những cấp mục tiêu khác nhau cho mục tiêu của dự án. Xem: Khung lôgíc Investment project Dự án nhằm tạo mới, mở rộng hoặc cải tạo những cơ sở vật chất Dự án đầu tư nhất định nhằm đạt được sự tăng trưởng về số lượng, duy trì, hoặc nâng cao chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ trong khoảng thời gian xác định. (Nghị định 131/2001/NĐ-CP) Lessons learned Kiến thức được tạo ra bởi việc phản ánh qua kinh nghiệm. Những Bài học kinh nghiệm bài học tổng quát hoá dựa trên những kinh nghiệm đánh giá đầu tư ODA được trừu tượng hoá từ những điều kiện hoàn cảnh cụ thể để áp dụng cho những tình huống tổng quát. Thông thường, bài học nhấn mạnh những điểm mạnh hoặc yếu điểm trong việc chuẩn bị, thiết kế và thực hiện ảnh hưởng đến hoạt động, kết quả và tác động. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Line Agency Cơ quan cấp bộ, ngành, UBND cấp tỉnh hoặc thành phố trực thuộc Cơ quan chủ quản trung ương có chương trình, dự án ODA. (Nghị định 17/2001/NĐ- Chính phủ) Logical framework Công cụ quản lý dạng ma trận được sử dụng để phân loại trật tự (Logframe) lôgíc của một chuỗi theo thứ tự các sự kiện và là công cụ để phân Khung lôgíc tích chu trình dự án. Khung lôgíc liên quan đến xác định các yếu tố chiến lược (đầu vào, đầu ra, kết quả, mục đích, mục tiêu) và những mối quan hệ nhân quả của chúng, các chỉ số, và các giả định hoặc những rủi ro có thể ảnh hưởng đến sự thành công và thất bại; do đó sẽ tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch, thực thi và đánh giá một đầu tư ODA. Thuật ngữ liên quan: Quản lý dựa trên kết quả. (OED- WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Logical framework Công cụ phân tích, trình bày và quản lý liên quan đến việc phân tích approach (LFA) vấn đề, phân tích các cơ quan tham gia, phát triển tháp mục tiêu và Phương pháp tiếp cận lựa chọn chiến lược thực hiện phù hợp. Phương pháp này giúp xác khung lôgíc định các yếu tố chiến lược (đầu vào, đầu ra, mục đích, mục tiêu) và những mối quan hệ nhân quả của chúng, cũng như những giả định
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-8 Thuật ngữ Định nghĩa về môi trường bên ngoài (các rủi ro) có khả năng ảnh hưởng đến thành công hay thất bại; do đó sẽ tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch, thực thi và đánh giá một dự án. (IFAD 2002) Logical Framework Còn gọi là khung lôgíc. Đó là một bảng, thường gồm 4 dòng và 4 Matrix cột, trong đó tổng kết những gì dự án định làm và bằng cách nào Ma trận khung lôgíc (đầu vào cần thiết, đầu ra, mục đích, mục tiêu), những giả định chính là gì, và đầu ra và kết quả sẽ được TD&ĐG như thế nào. (IFAD 2002) Management Information Công cụ cho phép nhập, đối chiếu và tổ chức các dữ liệu TD&ĐG System (MIS) một cách hệ thống để có thể cung cấp các dữ liệu chọn lọc và báo Hệ thống thông tin quản cáo cho cấp quản lý, hỗ trợ theo dõi và giám sát công tác tổ chức, lý các nguồn lực, hoạt động và kết quả của dự án. Xem: Hệ thống quản lý thông tin. (IFAD 2002) Means of Verification Nguồn dữ liệu và công cụ, kỹ năng thu thập dữ liệu sẽ được sử dụng (MOVs) để đo lường các chỉ số kiểm chứng khách quan được lựa chọn cho Phương tiện và nguồn việc TD&ĐG đầu tư ODA. kiểm chứng Milestone Tiêu chí định trước mục tiêu nào sẽ đạt được tại thời điểm nào. Mốc Monitoring Việc thường xuyên thu thập và phân tích thông tin để hỗ trợ ra Theo dõi quyết định kịp thời, đảm bảo trách nhiệm giải trình và cung cấp cơ sở cho đánh giá và học hỏi. Đây là một hoạt động liên tục, sử dụng các phương pháp thu thập dữ liệu để phục vụ cho công tác quản lý và những cơ quan tham gia chính của một đầu tư ODA đang diễn ra để có những dấu hiệu mới nhất về tiến độ và những kết quả thu được. (IFAD 2002) Monitoring & evaluation Sự kết hợp giữa theo dõi và đánh giá qua đó cung cấp những kiến (M&E) thức cần thiết cho: a) quản lý dự án có hiệu quả; và b) công tác báo Theo dõi và đánh giá cáo và trách nhiệm giải trình. (IFAD 2002) (TD&ĐG) M&E framework Tóm tắt hệ thống TD&ĐG được lập trong giai đoạn thiết kế của dự Khung TD&ĐG án và nằm trong báo cáo thẩm định hay kế hoạch thực hiện dự án. (IFAD 2002) Xem Ma trận TD&ĐG. M&E matrix Bảng mô tả các câu hỏi thực hiện, những yêu cầu thu thập thông tin Ma trận TD&ĐG (bao gồm cả các tiêu chí), phản ánh và xem xét các sự kiện với những cơ quan tham gia, và các nguồn lực và các hoạt động cần thiết để thực hiện hệ thống chức năng theo dõi và giám sát. Ma trận này liệt kê các dữ liệu sẽ được thu thập như thế nào, bởi ai, khi nào và ở đâu. (IFAD 2002) M&E unit Tên gọi chung dùng để chỉ các đơn vị ở cả cấp dự án và cấp ngành Đơn vị TD&ĐG chịu trách nhiệm TD&ĐG. (IFAD 2002) Narrative summary Cột đầu tiên của ma trận khung lôgíc trong đó đầu vào, đầu ra, mục Tóm lược đích và mục tiêu được mô tả. Xem: tháp mục tiêu, lôgíc can thiệp. (IFAD 2002)
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-9 Thuật ngữ Định nghĩa Objective Bản liệt kê cụ thể chi tiết những kết quả mong muốn của một đầu tư Mục tiêu ODA ở các cấp khác nhau (ngắn hạn và dài hạn). Một mục tiêu tốt thỏa mãn các tiêu chí như có tác động, có thể đo lường được, có giới hạn thời gian, cụ thể và thực tế. Các mục tiêu có thể được sắp xếp theo thứ bậc khoảng 2 đến 3 cấp. Xem: Tháp mục tiêu. (IFAD 2002) Objective hierarchy Các cấp mục tiêu khác nhau, từ hoạt động đến mục tiêu tổng thể, Tháp mục tiêu được mô tả chi tiết ở cột thứ nhất của khung lôgíc. Nếu như dự án được thiết kế tốt, việc hiện thực hóa từng cấp mục tiêu trong tháp mục tiêu sẽ dẫn đến việc hoàn thành mục tiêu tổng thể của dự án. (IFAD 2002) Objectively verifiable Nhóm các tiêu chí (không nhất thiết phải đo lường được) được sử indicators dụng để xác định mức độ hoàn thành (dự đoán hoặc là thực tế) các Chỉ số kiểm chứng khách mục tiêu bộ phận, mục đích và đầu vào, đầu ra của một dự án. quan Chúng có thể mang tính định lượng, nên có thể vừa đo lường được vừa xác nhận được, hoặc mang tính định tính, và do đó chỉ có thể xác nhận được. (IFAD 2002). Cột thứ hai của khung lôgíc, được gọi là chỉ số kiểm chứng khách quan, cụ thể hóa các chỉ số thực hiện, những chỉ số này có thể được xác định và được đo lường khách quan nhằm chỉ ra liệu các mục tiêu của dự án đã đạt được hay chưa. Các chỉ số này được kiến nghị cho từng cấp mục tiêu: hoạt động, kết quả, mục tiêu của dự án, và mục tiêu tổng quát. Chúng thường bao hàm các mục tiêu có giới hạn thời gian được mô tả dưới dạng một thay đổi cụ thể xuất hiện ở một thời điểm cụ thể (Nguồn: Trích theoỦy ban châu Âu (2001) của Thời báo Kinh tế Mêkông) ODA program Chương trình sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức. (Nghị Chương trình ODA định 131/2006/NĐ-CP) ODA project Dự án có sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức. (Nghị định Dự án ODA 131/2006/NĐ-CP) Outcome(s) Tác động ngắn hạn và trung hạn đạt được hoặc có khả năng đạt Kết quả được do kết quả những đầu ra của một hoạt động. Thuật ngữ liên quan: kết quả, đầu ra, tác động, ảnh hưởng. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Output(s) Đầu ra liên quan đến việc hoàn thành hơn là việc thực hiện hoạt Đầu ra động. Đầu ra là các sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ là kết quả của một hoạt động phát triển, có thể bao gồm cả những thay đổi bắt nguồn từ hoạt động liên quan đến việc đạt được các kết quả. (OED- WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Output Indicator Chỉ số cho cấp đầu ra của tháp mục tiêu, thường là số lượng và chất Chỉ số đầu ra lượng của các đầu ra và thời gian phải có chúng. (IFAD 2002) Overall Objective Mục tiêu cuối cùng của dự án, được mô tả dưới dạng lợi ích dài hạn Mục tiêu tổng thể của dự án đối với xã hội nói chung. Mục tiêu tổng thể cần phản ánh những đích rộng lớn của chính sách phát triển của Chính phủ và
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-10 Thuật ngữ Định nghĩa chiến lược hỗ trợ quốc gia của nhà tài trợ. Một dự án đơn lẻ cần đóng góp vào mục tiêu tổng thể, nhưng không thể có khả năng tự mình đạt được mục tiêu tổng thể. Nó cũng có thể được gọi là Mục tiêu. (Nguồn: Trích theo Ủy ban châu Âu của Thời báo Kinh tế Mêkông) Parallel financing Một dạng cụ thể của đồng tài trợ. Tài trợ song song khác với các Tài trợ song song hình thức đồng tài trợ ở chỗ ngân sách từ các nguồn khác nhau được giải ngân thông qua các kênh tài trợ độc lập và không bị gộp lại. Tài trợ song song cho phép các nhà tài trợ nhân lên các tác động của một dự án hoặc một chương trình nhưng quy mô cho việc giảm các chi phí giao dịch lại có phần nào đó bị giới hạn. Xem: đồng tài trợ. (Nguồn: Trích theo UNDP 1996 của Thời báo Kinh tế Mêkông) Partner(s) Cá nhân và (hoặc) tổ chức cộng tác để đạt được những mục tiêu đã Đối tác thống nhất. Ghi chú: Khái niệm cộng tác có nghĩa là chia sẻ mục đích, trách nhiệm chung đối với kết quả, những trách nhiệm nhất định và các trách nhiệm với nhau. Đối tác có thể bao gồm các Chính phủ, xã hội công dân, tổ chức phi Chính phủ, trường đại học, tổ chức kinh doanh và các nghiệp đoàn, tổ chức song phương và khu vực tư nhân. Partnership Sự phối hợp giữa các cơ quan để đạt được các mục tiêu và mục đích Quan hệ đối tác chung và thống nhất dựa trên sức mạnh cá nhân và tối đa hóa hiệp lực. Quan hệ đối tác hiệu quả, nơi có sự hiểu rõ đóng góp của từng đối tác cho kết quả thống nhất, là mấu chốt cho việc đạt được kết quả. (UNDP 2002) Performance Mức độ một can thiệp phát triển hoặc một đối tác phát triển hoạt Mức độ thực hiện động theo những chỉ dẫn, tiêu chuẩn, tiêu chí cụ thể hoặc đạt được kết quả theo những mục tiêu hoặc kế hoạch đã đặt ra. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004), (IFAD 2002) Performance assessment Tất cả các hoạt động theo dõi, đánh giá và đo lường tác động để góp Đánh giá thực hiện phần cải thiện việc thực hiện chương trình, dự án ODA theo những mục tiêu phát triển quốc tế đã thỏa thuận. (PARC, UK) Performance indicator Chỉ tiêu đo lường tác động, kết quả, đầu ra và đầu vào của dự án, Chỉ số thực hiện được theo dõi trong quá trình thực hiện dự án để đánh giá tiến độ theo các mục tiêu của dự án. Performance Việc thu thập, diễn giải và báo cáo các dữ liệu về các chỉ số thực measurement hiện nhằm đo lường khả năng tạo ra các đầu ra và đóng góp cho Đo lường mức độ thực việc đạt được các mục tiêu ở cấp cao hơn (mục đích và mục tiêu) hiện của các chương trình hay các dự án. Đo lường mức độ thực hiện có ích nhất khi được sử dụng để so sánh theo thời gian hoặc giữa các đơn vị thực hiện các công việc giống nhau. (UNDP 2002) Performance monitoring Quá trình liên tục thu thập và phân tích dữ liệu để so sánh một dự án, chương trình, hoặc chính sách được thực hiện tốt như thế nào Theo dõi thực hiện căn cứ vào các kết quả dự kiến. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Performance monitoring Những đo lường tác động, kết quả, đầu ra và đầu vào được theo dõi
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-11 Thuật ngữ Định nghĩa indicators trong suốt quá trình thực hiện dự án để đánh giá quá trình căn cứ theo các mục tiêu của dự án. Nhìn chung, chỉ số theo dõi thực hiện Chỉ số theo dõi thực hiện sắp xếp các thông tin theo cách làm rõ các mối quan hệ giữa tác động, kết quả, đầu ra và đầu vào của một dự án và giúp xác định các vấn đề có khả năng cản trở việc đạt được các mục tiêu của dự án trong quá trình thực hiện. Xem “chỉ số thực hiện”. (OPD-World Bank 1996) Performance question Câu hỏi giúp chỉ dẫn cho quá trình tìm kiếm và phân tích thông tin, giúp hiểu rõ liệu dự án có đang được thực hiện theo kế hoạch hay Câu hỏi thực hiện chưa và nếu chưa thì tại sao. (IFAD 2002) Performance ratings Hệ thống trị số được sử dụng để đánh giá các khía cạnh hoạt động của dự án mà không thể đo lường được bằng các chỉ số đánh giá Đánh giá thực hiện bằng khách quan. Ví dụ: tiêu chí đánh giá DAC đòi hỏi những phán xét trị số danh nghĩa dựa trên một loạt các bằng chứng bao gồm cả các chỉ số có thể đo lường được và các thông tin định tính. Trong những trường hợp này hệ thống trị số đánh giá thực hiện thường được sử dụng, trong đó gán một trị số theo thang điểm nhất định (ví dụ 1 = rất thỏa mãn, 2 = thỏa mãn, 3 = không thỏa mãn, 4 = rất không thỏa mãn). (Nguồn: Trích theo OECD-DAC 1986 của Thời báo Kinh tế Mêkông) Process monitoring Hoạt động lựa chọn các quá trình một cách có chủ ý, quan sát chúng một cách có chọn lọc và có hệ thống để so sánh với các quá trình Theo dõi quá trình khác, và trao đổi về những gì đã được quan sát để học cách điều hành và hình thành các quá trình. (IFAD 2002) Programme / program Tập hợp các hoạt động hoặc các dự án có liên quan đến nhau và có thể liên quan đến nhiều ngành kinh tế, kỹ thuật, nhiều vùng lãnh thổ Chương trình và nhiều chủ thể khác nhau được thực hiện thông qua phương pháp tiếp cận liên ngành, có thời hạn thực hiện tương đối dài hoặc theo nhiều giai đoạn, và nguồn lực để thực hiện có thể được huy động từ nhiều nguồn khác nhau, theo nhiều phương thức khác nhau (Nghị định 131/2001/NĐ-CP) Project Đầu tư bao gồm một tập hợp các hoạt động đã lên kế hoạch và có liên quan đến nhau, được thiết kế để đạt được các mục tiêu đã xác Dự án định với một ngân sách nhất định và một khoảng thời gian nhất định. (IFAD 2002) Project Completion Báo cáo mô tả thực trạng khi kết thúc một can thiệp phát triển, bao Report gồm cả những bài học rút ra. (IFAD 2002) Báo cáo kết thúc dự án Project cycle Khái niệm dưới dạng biểu đồ mô tả vòng đời của một dự án từ Chu trình dự án những ý tưởng đầu tiên cho đến khi được hoàn thành. Chu trình dự án cho thấy một cơ cấu đảm bảo các cơ quan tham gia được tư vấn, và xác định các quyết định quan trọng, yêu cầu thông tin và trách nhiệm ở mỗi giai đoạn qua đó các quyết định đúng đắn có thể được đưa ra cho từng giai đoạn trong vòng đời dự án. Chu trình dự án dẫn tới đánh giá để xây dựng bài học kinh nghiệm cho việc thiết kế
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-12 Thuật ngữ Định nghĩa chương trình và dự án trong tương lai. (EC – PCM) Project Cycle Phương pháp chuẩn bị, thực hiện và đánh giá dự án và chương trình Management (PCM) dựa trên phương pháp tổng hợp và phương pháp khung lôgíc. (EC – Quản lý chu trình PCM) dự án Project description Tóm lược về những gì dự án dự định đạt được và bằng cách nào, mô Mô tả dự án tả phương tiện thông qua đó các kết quả mong muốn đạt được (lôgíc chiều dọc trong Ma trận khung lôgíc). (AusAID 2003) Project or program Kết quả vật chất, tài chính, thể chế, xã hội, môi trường hoặc các kết objective quả phát triển khác mà dự án hoặc chương trình dự định đóng góp. Mục tiêu dự án, chương (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) trình Project Impacts Ảnh hưởng của dự án đối với môi trường rộng hơn, và đóng góp của Tác động của dự án dự án cho những mục tiêu rộng hơn. (EC) Project Implementing Tổ chức được chỉ định có trách nhiệm trực tiếp quản lý và sử dụng Agency ODA và vốn đối tác trong nước nhằm thực hiện một dự án, chương Cơ quan thực hiện trình theo những nội dung đã được thông qua. (Nghị định dự án 131/2001/NĐ-CP) Project performance Chất lượng chung của một dự án xét trên phương diện tác động, giá Mức độ thực hiện của dự trị đối với các đơn vị thụ hưởng, tính hiệu quả, hiệu suất và bền án vững của việc thực hiện. (IFAD 2002) Project Preparation Việc soạn thảo một đề xuất dự án chi tiết, trong đó có thể bao gồm Chuẩn bị dự án cả phân tích khung lôgíc và một kế hoạch thực hiện và nguồn lực. (Nguồn: Trích theo Uỷ ban Châu Âu 2001 của Thời báo kinh tế Mêkông) Provincial-Level People's Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. (Nghị định Committee 131/2001/NĐ-CP) UBND cấp tỉnh Purpose Mục tiêu trọng tâm của dự án. Mục đích cần nhấn mạnh vấn đề cơ Mục đích bản nhất và được xác định dưới dạng các lợi ích bền vững cho một hoặc nhiều nhóm mục tiêu. (EC-PCM) Qualitative Cái gì đó không thể tóm tắt dưới dạng số, như biên bản các cuộc Định tính họp cộng đồng và các ghi chép chung từ các quan sát. Dữ liệu định tính thường mô tả kiến thức, quan điểm hoặc các hành vi của mọi người. (IFAD 2002) Quantitative Cái gì đó để đo lường hoặc có thể đo lường được hoặc liên quan đến Định lượng số lượng và được mô tả dưới dạng các con số hoặc các số lượng Quality assurance Bao gồm bất kỳ hoạt động nào liên quan đến đánh giá và cải thiện Đảm bảo chất lượng giá trị hoặc tính hữu ích của một can thiệp phát triển, hoặc việc tuân thủ theo các tiêu chuẩn nhất định. Ghi chú: Các ví dụ về các hoạt động đảm bảo chất lượng bao gồm việc thẩm định, quản lý dựa trên kết quả, xem xét lại trong quá trình thực hiện, các đánh giá, vv. Đảm bảo chất lượng cũng có thể liên quan đến đánh giá chất lượng của một danh mục đầu tư và hiệu lực
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-13 Thuật ngữ Định nghĩa phát triển của nó. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Reach Đơn vị thụ hưởng và các cơ quan tham gia khác của một can thiệp Phạm vi tác động phát triển. Thuật ngữ liên quan: đối tượng thụ hưởng. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Đơn vị thụ hưởng và các cơ quan tham gia của một can thiệp phát triển, hoặc là các ngành, các nhóm người hoặc các khu vực địa lý của một quốc gia hay một khu vực. (IFAD 2002) Recommendation(s) Đề xuất nhằm nâng cao hiệu lực, chất lượng hoặc hiệu quả của một Khuyến nghị can thiệp phát triển; nhằm thiết kế lại các mục tiêu; và (hoặc) phân bổ lại các nguồn lực. Khuyến nghị cần phải được liên hệ với các kết luận. (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Relevance Tính phù hợp của các mục tiêu của dự án đối với các vấn đề thực tế, Tính phù hợp các nhu cầu và những ưu tiên cho các nhóm mục tiêu và các đối tượng thụ hưởng mà dự án cần phải chú trọng; và phù hợp với môi trường vật chất và chính sách mà dự án đang hoạt động. (EC-PCM) Reliability Tính chắc chắn hoặc tính đáng tin cậy của các dữ liệu và các kết Độ tin cậy luận đánh giá, với sự tham khảo chất lượng của các công cụ, quy trình và các phân tích được sử dụng để thu thập và xử lý các dữ liệu đánh giá. Ghi chú: thông tin đánh giá chỉ đáng tin cậy khi các quan sát được lặp đi lặp lại sử dụng các công cụ tương tự nhau trong những điều kiện tương tự cho các kết quả tương tự. (OED-WB 2001), (OECD- DAC 2002) Result(s) Đầu ra, kết quả, sản phẩm hoặc tác động (có chủ đích hoặc không Kết quả có chủ đích, tích cực và/hoặc tiêu cực) của một can thiệp phát triển. Các thuật ngữ liên quan: đầu ra, tác động, ảnh hưởng. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Results Based Chiến lược hay phương pháp quản lý qua đó tổ chức đảm bảo các Management (RBM) quá trình, sản phẩm và dịch vụ của mình góp phần vào việc đạt Quản lý dựa trên được các kết quả đã nêu rõ. Quản lý dựa trên kết quả cung cấp một kết quả khuôn khổ chặt chẽ cho lập kế hoạch chiến lược và quản lý bằng cách tăng cường học hỏi và trách nhiệm. Đó cũng là một chiến lược quản lý rộng nhằm đạt được những thay đổi quan trọng trong cách các cơ quan hoạt động, với xu hướng chính là nâng cao năng lực thực hiện và đạt các kết quả, bằng cách xác định các kết quả dự kiến thực tế, theo dõi tiến độ nhằm đạt được các kết quả mong đợi, kết hợp các bài học kinh nghiệm với các quyết định quản lý, và báo cáo việc thực hiện. (UNDP 2002) Results Chain Thứ tự nhân quả cho một can thiệp phát triển để quy định thứ tự cần Chuỗi kết quả thiết đạt được các mục tiêu mong muốn - bắt đầu bằng các đầu vào, chuyển sang các hoạt động và các đầu ra, và đến cực điểm là các kết quả, tác động, và phản hồi. Ở một số cơ quan, phạm vi tác động là một phần của chuỗi kết quả. Thuật ngữ liên quan: giả định, cơ cấu kết quả. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Results framework Lôgíc chương trình giải thích làm thế nào để đạt được mục tiêu phát Cơ cấu kết quả triển, bao gồm các mối quan hệ nhân quả và các giả định cơ bản.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-14 Thuật ngữ Định nghĩa Thuật ngữ liên quan: chuỗi kết quả, khung lôgíc. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Review Đánh giá việc thực hiện một can thiệp, một cách định kỳ hoặc bất Xem xét kỳ. Ghi chú: “đánh giá” thường xuyên được sử dụng để đánh giá một cách toàn diện hơn và/hoặc sâu hơn là “xem xét”. “Theo dõi” là việc xem xét liên tục các quá trình và tiến độ. Xem xét thường nhấn mạnh khía cạnh hoạt động tương tự như giám sát. Đôi khi thuật ngữ “xem xét”, “giám sát” và “theo dõi” được sử dụng như các từ đồng nghĩa. Thuật ngữ liên quan: theo dõi, giám sát. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Risk Yếu tố và sự kiện bên ngoài có thể ảnh hưởng đến tiến trình hoặc sự Rủi ro thành công của một dự án, và thường không đúng. Chúng được hình thành theo cách tiêu cực. (EC –PCM) Risk Analysis Phân tích hoặc đánh giá các yếu tố (được gọi là các giả định trong Phân tích rủi ro khung lôgíc) ảnh hưởng hoặc có khả năng ảnh hưởng đến việc đạt được thành công các mục tiêu của một can thiệp. Một nghiên cứu chi tiết về các hậu quả tiêu cực và không mong muốn tiềm ẩn cho cuộc sống, sức khỏe, tài sản của con người, hoặc môi trường do các can thiệp phát triển tạo ra; một quá trình có hệ thống nhằm cung cấp thông tin liên quan đến những hậu quả không mong muốn, quá trình lượng hóa các xác suất và các tác động dự kiến cho các rủi ro đã được xác định. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Sector Wide Approach Cơ chế qua đó Chính phủ và nhà tài trợ có thể hỗ trợ cho sự phát (SWAP) triển của một ngành một cách thống nhất thông qua một chính sách Phương pháp tiếp cận ngành đơn lẻ và chương trình chi tiêu dưới sự lãnh đạo của Chính ngành phủ. Trong bối cảnh này, thuật ngữ “ngành” tương đương với một chức năng cơ bản của Chính phủ, và có liên quan đến một bộ cụ thể và một chương trình chi tiêu (ví dụ: y tế, giáo dục và đường sá), mặc dù cùng một nguyên tắc đó có thể áp dụng cho cấp dưới ngành. Các nguyên tắc này bao gồm: tự chủ của quốc gia; cộng tác của nhà tài trợ; chuyển đổi sang hỗ trợ ngân sách ngành, các quy trình hài hòa; và quản lý dựa trên kết quả. (Nguồn: Trích theo Brown, A, Foster, Norton, A and Nascold, F 2001 của Thời báo Kinh tế Mêkông) Simplified procedures Còn gọi là ký hợp đồng trực tiếp. Đối với những hợp đồng nhỏ Các thủ tục đơn giản nhất, các cơ quan công quyền có thể được phép đàm phán trực tiếp với một hoặc nhiều nhà cung ứng do họ lựa chọn. (Nguồn: Trích theo Uỷ ban Kinh tế 2001 và World Bank 1999 của Thời báo Kinh tế Mêkông) Stakeholders Bất kỳ một cá nhân, một nhóm người, một cơ quan hay một doanh Các cơ quan tham gia nghiệp có thể có liên quan đến dự án/chương trình. Họ có thể - trực tiếp hoặc gián tiếp, tích cực hoặc tiêu cực - ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi quá trình và những kết quả của dự án hoặc chương trình. Stakeholder participation Là sự chủ động tham gia của các cơ quan tham gia trong việc thiết Sự tham gia của các cơ kế, quản lý và theo dõi dự án. Sự tham gia trọn vẹn nghĩa là tất cả quan tham gia đại diện của các nhóm liên quan chính trong phạm vi dự án tham dự các hoạt động của dự án theo các cách phù hợp và có sự đồng thuận.
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-15 Thuật ngữ Định nghĩa (IFAD 2002) Strategic planning Mô tả chung về các hoạt động thường sẽ được thực hiện như một Lập kế hoạch chiến lược phần của phát triển dự án, từ khi bắt đầu cho đến kết thúc, và những mốc nhìn chung sẽ đạt được trong quá trình thực hiện, như những thỏa thuận thực hiện, đăng ký, vv. Kế hoạch cũng phải giải thích các khía cạnh khác nhau cần quan tâm như một phần của phát triển dự án, và mô tả các nguyên tắc cơ bản cần phải tuân thủ. Một thứ tự của mối quan hệ giữa các hoạt động chính và các mốc cũng cần được mô tả. Báo cáo thẩm định cũng nên được sử dụng như một điểm khởi đầu cho việc gạn lọc kế hoạch chiến lược cũng như các kế hoạch hoạt động cụ thể. (IFAD 2002) Strategic results Thuật ngữ chung để chỉ một giả thuyết phát triển bao gồm những framework kết quả cần thiết để đạt được một mục tiêu chiến lược và những mối Khung kết quả quan hệ nhân quả giữa chúng và những giả thiết quan trọng. Khung chiến lược kết quả chiến lược hình thành một cơ sở có tổ chức cho việc đo lường, phân tích và báo cáo các kết quả của đơn vị thực hiện. Khung này cũng có tác dụng như một công cụ quản lý và do đó tập trung vào các kết quả chính cần được theo dõi để cho biết tiến độ. Đó cũng có thể là những mục đích và mục tiêu tổng quát của một quốc gia để tiếp cận phát triển dựa trên cơ sở phân tích các vấn đề, và bao gồm cả việc chỉ ra những ưu tiên. (UNDP 2002) Supervision Đánh giá việc thực hiện một can thiệp, theo định kỳ hoặc là bất kỳ. Giám sát Ghi chú: Thông thường “đánh giá” được sử dụng cho những đánh giá toàn diện hơn và (hoặc) đánh giá sâu hơn “giám sát”. Xem xét thường nhấn mạnh đến các khía cạnh hoạt động. Đôi khi các thuật ngữ “xem xét”, “giám sát” và “đánh giá” thường được sử dụng như những từ đồng nghĩa. Thuật ngữ liên quan: theo dõi, xem xét. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Survey Sự thu thập có hệ thống các thông tin từ một không gian xác định, Điều tra thường bằng cách phỏng vấn hoặc phiếu điều tra cho một mẫu đơn vị trong không gian đó (ví dụ, người, các đơn vị thụ hưởng, người lớn). (UNDP 2002) Sustainability Sự tiếp tục hưởng lợi từ một can thiệp phát triển sau khi những hỗ Tính bền vững trợ phát triển chính đã kết thúc. Là xác suất để tiếp tục có lợi ích lâu dài. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Target Mục tiêu cụ thể trong đó chỉ rõ số lượng, thời gian và địa điểm của Mục tiêu mục tiêu để nó được hiện thực hóa (IFAD 2002) Target group(s) Cá nhân hoặc tổ chức cụ thể mà đầu tư đang thực hiện đem lại lợi Nhóm mục tiêu ích. (OED-WB 2001), (OECD-DAC 2002), (SIDA 2004) Technical assistance Dự án chủ yếu nhằm cung cấp các yếu tố kỹ thuật “phần mềm”, bao project gồm phát triển năng lực thể chế, phát triển nguồn nhân lực, chuyển Dự án hỗ trợ kỹ thuật giao công nghệ, kiến thức và kinh nghiệm, cung cấp các “đầu vào” kỹ thuật để chuẩn bị và thực hiện một dự án/chương trình đầu tư. (Nghị định 131/2006/NĐ-CP) Terms of reference Nhiệm vụ yêu cầu của chủ thầu, mô tả cơ sở và các mục tiêu của dự
    • CHÍNH PHỦ VIỆT NAM Cẩm nang Theo dõi và Đánh giá - Mođun Thực hành Theo dõi Phụ lục 3-16 Thuật ngữ Định nghĩa Điều khoản án, các hoạt động theo kế hoạch, những đầu vào và đầu ra dự kiến, tham chiếu ngân sách, thời gian biểu và mô tả công việc. (EC-PCM) Transaction costs of ODA Chi phí phát sinh từ việc chuẩn bị, đàm phán, thực hiện, theo dõi và Chi phí giao dịch của xúc tiến các thỏa thuận cho việc tiến hành ODA. Chi phí giao dịch chương trình, dự án ODA có thể dưới dạng các chi phí hành chính (phát sinh từ các nguồn lực đầu vào cần thiết cho giao dịch), các chi phí gián tiếp (bắt nguồn từ tác động của cơ chế chuyển giao đối với việc đạt được những mục tiêu phát triển), và chi phí cơ hội (đo lường những lợi ích mất đi do có thể dùng các nguồn lực đã sử dụng trong quá trình giao dịch vào những việc khác). (Nguồn: Trích theo LMDG 2001 của Thời báo Kinh tế Mêkông) Triangulation Việc sử dụng các nguồn, các phương pháp hoặc các thành viên Kiểm tra chéo nhóm khảo sát khác nhau để kiểm tra chéo và làm cho sai số của các dữ liệu và thông tin ở mức giới hạn. (IFAD 2002) Validity Mức độ của một cái gì đó có thể tin cậy và thực sự đo lường được Tính hiệu lực hay được xác nhận chính xác, bao gồm cả các chiến lược và các công cụ thu thập dữ liệu. (IFAD 2002) Validation Quá trình kiểm tra chéo để đảm bảo các dữ liệu thu được từ một Xác nhận phương pháp giám sát được khẳng định bởi các dữ liệu thu được từ một phương pháp khác. (IFAD 2002) Vertical logic Lôgíc chiều dọc (của ma trận khung lôgíc) xác định cái mà dự án Lôgíc chiều dọc định làm, làm rõ các mối quan hệ nhân quả (cột 1), và chi tiết hóa những giả định quan trọng và những điều không chắc chắn nằm ngoài sự kiểm soát của nhà quản lý dự án (cột 4). Xem “lôgíc chiều ngang”. (AusAID 2003) Work Plan Lịch trình trong đó đề ra các hoạt động và các nguồn lực cần thiết Kế hoạch công việc để đạt được các kết quả và mục đích của một dự án