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L’APPROCCIO UTILIZZATOApplicazione dei principali principi e strumenti ovvero:  • i sette sprechi di Tahichi Ohno  • la Va...
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Value stream mapPer modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10
Gestione a vista                         DUE MODI DI COMUNICARE        SISTEMA TRADIZIONALE                               ...
Gestione a vistaE’ IMPOSSIBILE CHIUDERE GLI                                                  OCCHI           QUANDO TUTTI ...
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OBIETTIVO DEGLI INTERVENTIRidurre il tempo di rilascio dei permessi / DIA e SCIA presso gli uffici urbanistica            ...
L’ATTIVITA’ ANALIZZATA PRESSO     L’UFFICIO URBANISTICAIl rilascio dei permessi di costruire per le          opere di urba...
IL PRIMO PASSO: LA VSM                                                              Il primo passo è consistito nel valuta...
IL COINVOLGIMENTO DEI LL.PP.- Molto spesso nelle organizzazioni si ragiona per funzioni e non per processi- In realtà l’ot...
LE COSE REALIZZATE- Si è finalmente “abbattuta” una barriera interfunzionale esistente da anni- Si è deciso di introdurre ...
LE COSE REALIZZATEIn sperimentazione un tabellone basato sulla logica della comunicazione visuale.Permette una conoscenza ...
L’ATTIVITA’ SVOLTA PRESSO              L’UFFICIO EDILIZIAIl rilascio dei permessi di costruire, ed il      controllo delle...
IL PRIMO PASSO: LA VSM                                                              Il primo passo è consistito nella mapp...
LE COSE REALIZZATE: IL LIVELLAMENTO E LAGESTIONE A VISTAIl primo obiettivo è stato quindi quello di introdurre il livellam...
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CONCLUSIONE CON UNA CONSIDERAZIONE DITAHICHI OHNO   “Le risorse umane sono qualcosa al di sopra di ogni    misurazione. Le...
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Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (S. Slaviero)

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L’Amministrazione comunale di Thiene ha deciso di avviare un processo di miglioramento continuo della propria organizzazione abbracciando, per primo, l'approccio Lean Thinking. Al termine dei laboratori didattici possiamo già avere i primi risultati sulla validità e l’efficacia di tale approccio. L'esperienza dell'Ufficio Edilizia, Simone Slaviero

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Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (S. Slaviero)

  1. 1. L’APPLICAZIONE DEL LEAN THINKING NELLA PA L’ESPERIENZA ALL’UFFICIO EDILIZA ED URBANISTICA DEL COMUNE DI THIENE
  2. 2. L’APPROCCIO UTILIZZATO• Trasmettere e trasferire l’esperienza e la mentalità Toyotain un contesto totalmente diverso dal mondo industriale equindi comprendere la base della filosofia dell’approccio checonsiste nell’eliminazione dei: • MUDA • MURA • MURI Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  3. 3. L’APPROCCIO UTILIZZATOComprendere le fasi fondamentali di tale approccio checonsistono in: • mappatura del flusso del valore • evidenziazione degli sprechi • introduzione del concetto di flusso • introduzione del concetto di “domanda tirata e voluta dall’utente” • miglioramento continuo Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  4. 4. L’APPROCCIO UTILIZZATOApplicazione dei principali principi e strumenti ovvero: • i sette sprechi di Tahichi Ohno • la Value Stream Map • il concetto di gestione visuale • il 5S Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  5. 5. I Sette Sprechi di Taiichi Ohno Sovrapproduzione Prodotti Tempo Difettosi MUDAMovimenti Trasporto Scorte Perdite Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva processo di Font: helvetica 10
  6. 6. Value stream mapPer modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10
  7. 7. Gestione a vista DUE MODI DI COMUNICARE SISTEMA TRADIZIONALE GESTIONE A VISTA ?Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10
  8. 8. Gestione a vistaE’ IMPOSSIBILE CHIUDERE GLI OCCHI QUANDO TUTTI VEDONOPer modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10
  9. 9. 5S • Seiri = separare • Seiton = ordinare • Seiso = pulire • Seiketsu = standardizzare e comunicare • Shitsuke = rispettarePer modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10
  10. 10. OBIETTIVO DEGLI INTERVENTIRidurre il tempo di rilascio dei permessi / DIA e SCIA presso gli uffici urbanistica ed edilizia Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  11. 11. L’ATTIVITA’ ANALIZZATA PRESSO L’UFFICIO URBANISTICAIl rilascio dei permessi di costruire per le opere di urbanizzazione Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  12. 12. IL PRIMO PASSO: LA VSM Il primo passo è consistito nel valutare le priorità partendo dal processo. Si è proceduto con il calcolo dell’efficienza di flusso ovvero: -120 gg per un rilascio - 6 gg di lavoro effettivo con un rapporto quindi pari a 20. L’obiettivo posto è: -Rilascio pratica in meno di 90gg -Percentuale di sospensioni < 80% La maggior parte del tempo però si è evinto fosse legata ai tempi di transizione presso i LLPP (circa il 70% del tempo). Da qui la necessità di coinvolgere tale funzione nel progetto. Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  13. 13. IL COINVOLGIMENTO DEI LL.PP.- Molto spesso nelle organizzazioni si ragiona per funzioni e non per processi- In realtà l’ottimizzazione di ogni singola funzione non porta necessariamenteall’ottimizzazione dei processi, sia pur con la buona fede di tutti- Ogni organizzazione genera valore attraverso i suoi processi e non attraverso lesue funzioni Catena di clienti - fornitori interni Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  14. 14. LE COSE REALIZZATE- Si è finalmente “abbattuta” una barriera interfunzionale esistente da anni- Si è deciso di introdurre un manuale di progettazione, da rilasciare all’impresa /professionista al momento dell’approvazione del piano urbanistico, al fine di nonlasciare margini di incertezza sulle cose da presentare con la richiesta dipermesso- visione comune sulle esigenze dell’utente finale (no visioni separate perurbanistica e LLPP, ma univocità di visione)- ipotesi di pianificazione sempre di un incontro congiuntoLLPP/urbanistica/professionista prima della presentazione di qualsiasi pratica- nomina di un referente presso i LL.PP.- ipotesi di modifica di alcuni processi secondari ritenuti critici ad es. rilascionumeri civici: o ad ora applicati solo da personale LLPP (ma con forti ritardi, pena forte insoddisfazione dell’utente finale per l’attivazione delle utenze) o in futuro in fase di modifica flusso comunicativo che vede il coinvolgimento e cooperazione attiva di Edilizia e LLPP, al fine di permettere all’impresa (o utente finale) l’applicazione dei numeri, fornendo delle specifiche chiare sulle modalità Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  15. 15. LE COSE REALIZZATEIn sperimentazione un tabellone basato sulla logica della comunicazione visuale.Permette una conoscenza puntuale dello stato avanzamento delle principaliattività, disponibile e visibile a tutti in tempo reale Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  16. 16. L’ATTIVITA’ SVOLTA PRESSO L’UFFICIO EDILIZIAIl rilascio dei permessi di costruire, ed il controllo delle SCIA e delle DIAPer modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10
  17. 17. IL PRIMO PASSO: LA VSM Il primo passo è consistito nella mappatura dei 2 processi. Da essi si sono evinti i seguenti parametri: SCIA/DIA Permessi Nr. 220 110 T. att. 1 w 6w T. lav. 1gg 1gg Coda 2 10 Coda* 12 15 •Verificata in loco Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  18. 18. LE COSE REALIZZATE: IL LIVELLAMENTO E LAGESTIONE A VISTAIl primo obiettivo è stato quindi quello di introdurre il livellamento delle pratiche:idealmente si è deciso di processare un permesso a fronte di 2 SCIA/DIA.Questo permette sicuramente di ridurre i tempi di rilascio dei permessi.Introdotto sistema di gestione visuale. Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  19. 19. LE COSE REALIZZATE: IL LIVELLAMENTO E LAGESTIONE A VISTALa gestione visuale ed il 5S Prima Dopo Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  20. 20. LE COSE REALIZZATE- Consapevolezza per i responsabili dell’istruttoria dello scarso livellamento trapratiche: impegno nell’immediato per “livellare” la presa in carico dei lavori- Consapevolezza circa l’esistenza di “tempi morti”- introduzione del metodo 5S con i seguenti risultati: - eliminazione normativa superflua - archiviazione della corrispondenza vecchia - istanze ordinate secondo tempistica e tipologia- Presa visione della necessità di sfruttare maggiormente ed in modo efficiente glistrumenti informativi a disposizione e nomina di un referente unico- Aggiornamento delle FAQ sul sito internet (con coinvolgimento attivodell’U.R.P.) Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  21. 21. COSA ABBIAMO IMPARATO E COSA AUSPICHIAMO I commenti dei membri del TeamPer modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10
  22. 22. ABBIAMO IMPARATO CHE ….. COSA AUSPICHIAMO ….… una riunione ha dato soluzione a Coinvolgere altri uffici e settoriproblematiche organizzative con uffici dialtri settori.… fissato un obiettivo/tema con alcune Individuazione di un referente “Lean”,riunioni con i colleghi si è migliorata la che gestisca piccole e brevi riunionifluidità del percorso delle pratiche anche solo con personale interessato oriducendo conseguentemente i tempi. con i responsabili direttivi degli uffici.… occorre avere una visione trasversale Potrebbe essere utile nominare une non gerarchica, pertanto non legata responsabile dell’attività (delalle mansioni anche nei rapporti o procedimento) che coordini le coseattività fra settori diversi trasversalmente. Vedasi ad esempio il caso dei civici che coinvolge diversi settori che non riescono però a coordinarsi e/ o sviluppare un miglioramento con soluzioni innovative Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10 risolutive di questioni storiche….
  23. 23. ABBIAMO IMPARATO CHE ….. COSA AUSPICHIAMO ….… comunicare migliora la qualità del Oltre all’impegno personale dinostro operato rapportarsi con i colleghi andrebbe trovato il modo (persona incaricata) o la forma (riunioni o comunicazioni) per far circolare le informazioni più diverse, normative e soprattutto tecnico organizzative quali ad es. procedure, modulistica, etc..… abbiamo maggiori stimoli al Una presa di coscienza dell’interamiglioramento dell’attività anche struttura amministrativa e politica dellemediante l’applicazione del “metodo possibilità offerte dalla fattivaLean” collaborazione tra uffici. Valorizzazione delle professionalità e aumento della stima reciproca ma in particolare del personale dipendente che deve essere visto come risorsa della struttura. Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  24. 24. ABBIAMO IMPARATO CHE ….. COSA AUSPICHIAMO ….… occorre prendere l’iniziativa al Non delegare il miglioramentomiglioramento solamente alla struttura operativa di base ma impegnarsi anche a livelli dirigenziali e politici a individuare obiettivi e attività di miglioramento.… è bene dare risalto circa l’attività Vengano messe in atto forme chesvolta dal settore con parametri di facciano comprendere in modo piùqualità, quantità e tempi, fortemente intuitivo ed immediato a tutti (inlegati ai processi. particolare all’amministrazione), la qualità e complessità dell’attività svolta… è bene fissare degli obiettivi specifici Individuazione di alcuni obiettivi /e non generali, mappando e procedimenti da migliorare quest’anno oanalizzando attività e procedimenti con in un preciso arco di tempo.le tecniche Lean Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  25. 25. ABBIAMO IMPARATO CHE ….. COSA AUSPICHIAMO ….… misurare attività con dati e tempi ha Utilizzare tale sistema anche infatto emergere un percorso di procedimenti che apparentemente nonmiglioramento. sembrano quantificabili, valutando l’impatto congiunto qualità/ tempi/ costi… il sito comunale è il primo biglietto da Nomina di un responsabile, che assicurivisita di un Ente. Le FAQ possono l’aggiornamento costante delle FAQ.essere un utile sistema informativo Analisi e miglioramento dei sistemi di comunicazione…. Migliorare e razionalizzare le funzioni Nomina di un Responsabilee l‘uso del programma gestionale delle dell’aggiornamento GPE.pratiche edilizie GPE, permette di ridurre Nomina di responsabili anche per altritanti sprechi di tempo programmi C&T, SIT. Riunioni informative e divulgative delle potenzialità del mezzo, con l’impegno ad utilizzare nuove funzioni. Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10
  26. 26. CONCLUSIONE CON UNA CONSIDERAZIONE DITAHICHI OHNO “Le risorse umane sono qualcosa al di sopra di ogni misurazione. Le capacità di queste risorse possonoestendersi illimitatamente quando ogni persona comincia a pensare.” Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

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