Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (S. Slaviero)

L’APPLICAZIONE DEL LEAN THINKING NELLA PA L’ESPERIENZA ALL’UFFICIO EDILIZA ED URBANISTICA DEL COMUNE DI THIENE

L’APPROCCIO UTILIZZATO• Trasmettere e trasferire l’esperienza e la mentalità Toyotain un contesto totalmente diverso dal mondo industriale equindi comprendere la base della filosofia dell’approccio checonsiste nell’eliminazione dei: • MUDA • MURA • MURI Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

L’APPROCCIO UTILIZZATOComprendere le fasi fondamentali di tale approccio checonsistono in: • mappatura del flusso del valore • evidenziazione degli sprechi • introduzione del concetto di flusso • introduzione del concetto di “domanda tirata e voluta dall’utente” • miglioramento continuo Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

L’APPROCCIO UTILIZZATOApplicazione dei principali principi e strumenti ovvero: • i sette sprechi di Tahichi Ohno • la Value Stream Map • il concetto di gestione visuale • il 5S Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

I Sette Sprechi di Taiichi Ohno Sovrapproduzione Prodotti Tempo Difettosi MUDAMovimenti Trasporto Scorte Perdite Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva processo di Font: helvetica 10

Value stream mapPer modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10

Gestione a vista DUE MODI DI COMUNICARE SISTEMA TRADIZIONALE GESTIONE A VISTA ?Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10

Gestione a vistaE’ IMPOSSIBILE CHIUDERE GLI OCCHI QUANDO TUTTI VEDONOPer modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10

5S • Seiri = separare • Seiton = ordinare • Seiso = pulire • Seiketsu = standardizzare e comunicare • Shitsuke = rispettarePer modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10

OBIETTIVO DEGLI INTERVENTIRidurre il tempo di rilascio dei permessi / DIA e SCIA presso gli uffici urbanistica ed edilizia Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

L’ATTIVITA’ ANALIZZATA PRESSO L’UFFICIO URBANISTICAIl rilascio dei permessi di costruire per le opere di urbanizzazione Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

IL PRIMO PASSO: LA VSM Il primo passo è consistito nel valutare le priorità partendo dal processo. Si è proceduto con il calcolo dell’efficienza di flusso ovvero: -120 gg per un rilascio - 6 gg di lavoro effettivo con un rapporto quindi pari a 20. L’obiettivo posto è: -Rilascio pratica in meno di 90gg -Percentuale di sospensioni < 80% La maggior parte del tempo però si è evinto fosse legata ai tempi di transizione presso i LLPP (circa il 70% del tempo). Da qui la necessità di coinvolgere tale funzione nel progetto. Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

IL COINVOLGIMENTO DEI LL.PP.- Molto spesso nelle organizzazioni si ragiona per funzioni e non per processi- In realtà l’ottimizzazione di ogni singola funzione non porta necessariamenteall’ottimizzazione dei processi, sia pur con la buona fede di tutti- Ogni organizzazione genera valore attraverso i suoi processi e non attraverso lesue funzioni Catena di clienti - fornitori interni Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

LE COSE REALIZZATE- Si è finalmente “abbattuta” una barriera interfunzionale esistente da anni- Si è deciso di introdurre un manuale di progettazione, da rilasciare all’impresa /professionista al momento dell’approvazione del piano urbanistico, al fine di nonlasciare margini di incertezza sulle cose da presentare con la richiesta dipermesso- visione comune sulle esigenze dell’utente finale (no visioni separate perurbanistica e LLPP, ma univocità di visione)- ipotesi di pianificazione sempre di un incontro congiuntoLLPP/urbanistica/professionista prima della presentazione di qualsiasi pratica- nomina di un referente presso i LL.PP.- ipotesi di modifica di alcuni processi secondari ritenuti critici ad es. rilascionumeri civici: o ad ora applicati solo da personale LLPP (ma con forti ritardi, pena forte insoddisfazione dell’utente finale per l’attivazione delle utenze) o in futuro in fase di modifica flusso comunicativo che vede il coinvolgimento e cooperazione attiva di Edilizia e LLPP, al fine di permettere all’impresa (o utente finale) l’applicazione dei numeri, fornendo delle specifiche chiare sulle modalità Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

LE COSE REALIZZATEIn sperimentazione un tabellone basato sulla logica della comunicazione visuale.Permette una conoscenza puntuale dello stato avanzamento delle principaliattività, disponibile e visibile a tutti in tempo reale Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

L’ATTIVITA’ SVOLTA PRESSO L’UFFICIO EDILIZIAIl rilascio dei permessi di costruire, ed il controllo delle SCIA e delle DIAPer modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10

IL PRIMO PASSO: LA VSM Il primo passo è consistito nella mappatura dei 2 processi. Da essi si sono evinti i seguenti parametri: SCIA/DIA Permessi Nr. 220 110 T. att. 1 w 6w T. lav. 1gg 1gg Coda 2 10 Coda* 12 15 •Verificata in loco Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

LE COSE REALIZZATE: IL LIVELLAMENTO E LAGESTIONE A VISTAIl primo obiettivo è stato quindi quello di introdurre il livellamento delle pratiche:idealmente si è deciso di processare un permesso a fronte di 2 SCIA/DIA.Questo permette sicuramente di ridurre i tempi di rilascio dei permessi.Introdotto sistema di gestione visuale. Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

LE COSE REALIZZATE: IL LIVELLAMENTO E LAGESTIONE A VISTALa gestione visuale ed il 5S Prima Dopo Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

LE COSE REALIZZATE- Consapevolezza per i responsabili dell’istruttoria dello scarso livellamento trapratiche: impegno nell’immediato per “livellare” la presa in carico dei lavori- Consapevolezza circa l’esistenza di “tempi morti”- introduzione del metodo 5S con i seguenti risultati: - eliminazione normativa superflua - archiviazione della corrispondenza vecchia - istanze ordinate secondo tempistica e tipologia- Presa visione della necessità di sfruttare maggiormente ed in modo efficiente glistrumenti informativi a disposizione e nomina di un referente unico- Aggiornamento delle FAQ sul sito internet (con coinvolgimento attivodell’U.R.P.) Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

COSA ABBIAMO IMPARATO E COSA AUSPICHIAMO I commenti dei membri del TeamPer modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10

ABBIAMO IMPARATO CHE ….. COSA AUSPICHIAMO ….… una riunione ha dato soluzione a Coinvolgere altri uffici e settoriproblematiche organizzative con uffici dialtri settori.… fissato un obiettivo/tema con alcune Individuazione di un referente “Lean”,riunioni con i colleghi si è migliorata la che gestisca piccole e brevi riunionifluidità del percorso delle pratiche anche solo con personale interessato oriducendo conseguentemente i tempi. con i responsabili direttivi degli uffici.… occorre avere una visione trasversale Potrebbe essere utile nominare une non gerarchica, pertanto non legata responsabile dell’attività (delalle mansioni anche nei rapporti o procedimento) che coordini le coseattività fra settori diversi trasversalmente. Vedasi ad esempio il caso dei civici che coinvolge diversi settori che non riescono però a coordinarsi e/ o sviluppare un miglioramento con soluzioni innovative Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10 risolutive di questioni storiche….

ABBIAMO IMPARATO CHE ….. COSA AUSPICHIAMO ….… comunicare migliora la qualità del Oltre all’impegno personale dinostro operato rapportarsi con i colleghi andrebbe trovato il modo (persona incaricata) o la forma (riunioni o comunicazioni) per far circolare le informazioni più diverse, normative e soprattutto tecnico organizzative quali ad es. procedure, modulistica, etc..… abbiamo maggiori stimoli al Una presa di coscienza dell’interamiglioramento dell’attività anche struttura amministrativa e politica dellemediante l’applicazione del “metodo possibilità offerte dalla fattivaLean” collaborazione tra uffici. Valorizzazione delle professionalità e aumento della stima reciproca ma in particolare del personale dipendente che deve essere visto come risorsa della struttura. Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

ABBIAMO IMPARATO CHE ….. COSA AUSPICHIAMO ….… occorre prendere l’iniziativa al Non delegare il miglioramentomiglioramento solamente alla struttura operativa di base ma impegnarsi anche a livelli dirigenziali e politici a individuare obiettivi e attività di miglioramento.… è bene dare risalto circa l’attività Vengano messe in atto forme chesvolta dal settore con parametri di facciano comprendere in modo piùqualità, quantità e tempi, fortemente intuitivo ed immediato a tutti (inlegati ai processi. particolare all’amministrazione), la qualità e complessità dell’attività svolta… è bene fissare degli obiettivi specifici Individuazione di alcuni obiettivi /e non generali, mappando e procedimenti da migliorare quest’anno oanalizzando attività e procedimenti con in un preciso arco di tempo.le tecniche Lean Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

ABBIAMO IMPARATO CHE ….. COSA AUSPICHIAMO ….… misurare attività con dati e tempi ha Utilizzare tale sistema anche infatto emergere un percorso di procedimenti che apparentemente nonmiglioramento. sembrano quantificabili, valutando l’impatto congiunto qualità/ tempi/ costi… il sito comunale è il primo biglietto da Nomina di un responsabile, che assicurivisita di un Ente. Le FAQ possono l’aggiornamento costante delle FAQ.essere un utile sistema informativo Analisi e miglioramento dei sistemi di comunicazione…. Migliorare e razionalizzare le funzioni Nomina di un Responsabilee l‘uso del programma gestionale delle dell’aggiornamento GPE.pratiche edilizie GPE, permette di ridurre Nomina di responsabili anche per altritanti sprechi di tempo programmi C&T, SIT. Riunioni informative e divulgative delle potenzialità del mezzo, con l’impegno ad utilizzare nuove funzioni. Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

CONCLUSIONE CON UNA CONSIDERAZIONE DITAHICHI OHNO “Le risorse umane sono qualcosa al di sopra di ogni misurazione. Le capacità di queste risorse possonoestendersi illimitatamente quando ogni persona comincia a pensare.” Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

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Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (S. Slaviero)

by Fondazione CUOA on Feb 16, 2011

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