Comune Di Thiene: Verso l'organizzazione snella (F. Picone)

“Verso l’organizzazione snella: la risposta delComune di Thiene alla sfida del miglioramento dell’efficienza degli enti locali” 14/02/2011 Sintesi attività Gruppo Atto Unico A cura di Franco Picone

RiassuntoOggetto dell’analisi del gruppo (6 persone) è stato il processo di emissione dell’Atto Unico relativamente alle attivitàedilizie.Il Comune di Thiene svolge tale servizio, oltre che per il comune stesso anche per altri sei comuni della zona.APPROCCIO LABORATORIO DIDATTICO:- Veloce formazione sui principi Lean con gioco- Mappatura di alto livello (SIPOC)- Mappatura del processo attuale- Individuazione delle aree critiche- Richiamo sui concetti di un Lean Value Stream (le domande da porsi).- Mappatura nuovo processo- Lista attività da sviluppare- Realizzazione di alcuni miglioramenti- Riflessioni sull’esperienza fatta Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

fornitori input processi SIPOC output clienti requisiti Mappatura di alto livello Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

VSM emissione Atto Unico «AS IS» Flusso comune di Thiene Flusso altri Flussi in comune comuni dovuti a sospensioniN° step totali = 47Percorso pratica = 160m circa «Domanda»: 176 A.U./annoLT (fino alla notifica) = 72 gg (Thiene) , 57 (altri comuni) 35% Thiene >> T/T=26h 65% Altri comuni >>T/T=15hTempo di processo = 20h (Thiene); 2h 26’ min (altri comuni)% completezza e accuratezza al primo passaggio=11% (Thiene) Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

VSM emissione Atto Unico «TO BE» Attività Qualità combinate alla fonte Controllo visivo processo Flusso comune di Thiene Flusso altri comuniN° totale step = 28LT = 36 gg (Thiene), 29 gg (altri comuni) MiglioramentoTempo di processo = 19h (Thiene), 2h (altri comuni) del 50%% completezza e accuratezza al primo passaggio = 30% (Thiene) Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

Sintesi Risultati Tabella riepilogo Processo AS IS Target 1° Stato Futuro N° step 47 28 Lead time di processo fino alla notifica 101gg (solari) < 60 gg (solari) 51 gg (solari) Qualità (% correttezza al primo passaggio) 11% 30% compresi 30gg attesa pareri compresi 30gg Note est. attesa pareri est.Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10

Piano Implementazione/Giornale Kaizen Giornale Kaizen Data: Pag:______ di:______ n° Descrizione del problema Contromisura/Attività Responsabile Data Stato Data pianificata completam. Abbastanza frequentemente si utilizzano moduli A P 1 sbagliati Porre avviso su moduli da utilizzare C D 08/02/2011 A P 2 Predisporre avviso sul "totem" Farro 14/02/2011 C D In molti casi (circa 50% per Thiene) ci sono Fissare il venerdì mattina su A P 3 errori e incompletezze nelle pratiche presentate appuntamento per tecnici Dalle Carbonare 15/04/2011 C D Fare rispettare gli orari di A P 4 ricevimento esistenti Tutti 11/02/2011 C D A P 5 Raccolta FAQ Farro 08/02/2011 C D 08/02/2011 Stesura tabella interventi A P 6 procedimenti (5) Farro/Zucchi 24/04/2011 C D Definizione moduli on-line con A P 7 controlli automatici Farro/Zucchi Entro 2011 C D A P 8 Richiedere tassativamente e-mail Tutti 18/02/2011 C D A P 9 Aggiornare info sul sito internet Farro 28/02/2011 C D Informazione esterna pratiche on A P 10 line C D Problemi dovuti a incongruenza di procedura A P 11 quando svolta da persone diverse Definire standard protocollazione Croce 18/02/2011 C D Adeguamento hardware (monitor A P 12 Difficolta di visione a PC di elaborati grafici grandi) Tognon 08/04/2011 C D Necessità addestramento procedure Formazione su pratiche on-line A P 13 informatizzate (inclusi altri comuni) Farro/Zucchi 08/04/2011 C D A P 14 Gestione visuale flussi documenti migliorabile Applicazione programma 5S Tutti 20/03/2011 C D A P 15 Libro firma dedicato allA.U. 08/02/2011 C D 08/02/2011 Necessità di definire e comunicare nuovo Stesura procedure, generali e di A P 16 processo dettaglio Tutti/Farro 18/02/2011 C D A P 17 Necessità di realizzare gestione visuale Tabellone sto azanzamento pratiche Tutti 14/02/2011 C D A P 18 C D A P 19 C D A P 20 C DPer modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10

Alcune soluzioni già adottate… Tabellone avanzamento Rendere visibile il flusso…… Cantiere 5S pilota (prima)……Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10

Riflessioni del gruppo… «..Ci siamo “fermati a ri-pensare” il processo “atto unico”: ● metodo scientifico collaudato; ● macro-fasi e micro-fasi; ● valore per lutente; ● spreco=muda; ● carichi di lavoro (T/A-L/T); ● analisi spaziale movimenti di lavoro; ● >>>> progetto. ..»Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositivaFont: helvetica 10

Riflessioni del gruppo…«…Cosa si è capito (o ci si è ricordati di sapere) per il futuro:Il miglioramento si ottiene insieme: è un obiettivo condiviso;Nel miglioramento occorre investire (tempo – denaro) a lavoro fermo;Il miglioramento si ottiene con un aiuto esterno;Il miglioramento si vede in nuovi segni fisici negli uffici;Il miglioramento si ottiene sia nelle macro che nelle microfasi;Lutente va “accompagnato”, nel rispetto delle regole, verso il miglior servizio;Il miglioramento è un processo infinito continuo: cambiano le condizioni e cambia il nostro modo di percepirle, e anche quando non si può più migliorare quantità o qualità verso lutente, può migliorare il benessere di chi lavora, a parità di risultati.» Per modificare il piè di pagina selezionare dal menù visualizza -> schema diapositiva Font: helvetica 10

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by Fondazione CUOA on Feb 16, 2011

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