Update on Current HR Issues


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In this presentation, Joe Hunder, Adrian Elmslie, Cristina Wendel, Fausto Franceschi and Alison Walsh, discuss the recent changes in labour and employment laws relating to HR practices.

Workplace Accommodation: Duty of Employers vs. Employees
Frustration – As it relates to Employment and nothing to do with raising Teenagers
Social Media Background Checks
Employees vs. Independent Contractors: What you need to know!

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Update on Current HR Issues

  1. 1. Update on Current HR Issues  1
  2. 2. Workplace Accommodation: Duty of Employers vs. Employees Presenter: Cristina Wendel Partner Employment & Labour 2
  3. 3. What is Workplace Accommodation?• Workplace accommodation is the requirement to make  reasonable changes and adjustments to the workplace to  avoid a negative impact on an employee in relation to a  protected ground• The purpose is to ensure equal treatment to employees  without discrimination 3
  4. 4. What are the Employer’s Duties in the Workplace Accommodation Process?• Employers have the primary duty and responsibility to make  reasonable efforts to the point of undue hardship to  accommodate employees who face barriers and discrimination  in their employment based on the protected grounds 4
  5. 5. What is Involved in Satisfying the Employer’s Duties?• Initiating the accommodation process• Determining if or how the employee can be accommodated• Reviewing/requesting/obtaining appropriate medical  information• Discussing accommodation options with the employee• Considering the employee’s reasonable concerns and  suggestions regarding accommodation• Implementing accommodation 5
  6. 6. What is Involved in Satisfying the Employer’s Duties?• Training and managing staff – management, supervisors and  coworkers• Treating the employee with respect and dignity• Respecting the employee’s privacy• Being flexible and creative when developing accommodation  options• Having ongoing follow‐up and flexibility• Justifying a refusal to accommodate 6
  7. 7. What are the Employee’s Duties in the Workplace Accommodation Process?• An employee seeking accommodation in the workplace has the  duty to: – Inform the employer of the need for accommodation – Provide the employer with sufficient information to substantiate the  need for accommodation and to enable the employer to develop  reasonable accommodation – Actively participate and cooperate with the employer in the  accommodation process – Facilitate the implementation of a reasonable accommodation  proposal  – Accept reasonable accommodation 7
  8. 8. What Role do Unions Play in the Workplace Accommodation Process?• May share the employer’s responsibility to provide reasonable  accommodation• Cannot rely on the collective agreement to avoid the duty to  accommodate• May be in breach of human rights obligations if they sign a  collective agreement containing a discriminatory clause or if  they stand in the way of a reasonable accommodation  proposal 8
  9. 9. To What Extent is Workplace Accommodation Required?• Accommodation is required to the point of undue hardship.• What is undue hardship? – No clear definition – Case by case basis – The hardship must be substantial – i.e. some degree of hardship is  acceptable 9
  10. 10. What Factors May Be Considered  in Assessing Undue Hardship?• Financial costs• Size and resources of the employer• The disruption of operations• The effect on employee morale• Whether the accommodation would have a substantial  interference on the rights of others or on a collective  agreement• The nature and interchangeability of the workforce and  facilities• Health and safety issues 10
  11. 11. Scenarios and Solutions• What if an employee fails to request accommodation?• What if an employee fails to provide sufficient medical  information?• Is the search for workplace accommodation limited to the  employee’s existing position?• What if the employee requires additional training to be able to  fulfill the accommodated position?• Does the employee have to be paid the same?• What if an employee refuses an accommodation proposal?• When can an employer terminate an employee’s employment  for frustration?  11
  12. 12. Frustration – As it relates to Employment and nothing to do with raising TeenagersPresenter: Joe Hunder  Partner Employment & Labour 12
  13. 13. I. Way Employment Can End• Termination by Employer: – With Cause – Without Cause• Resignation by Employee• Frustration 13
  14. 14. II. Doctrine of Frustration explained in the context of Employment 14
  15. 15. Frustration – How does it arise in Employment?• In Alberta each employment relationship is based on the law  of contract.• Frustration is a legal doctrine that can bring about the end of  any contractual relationship. 15
  16. 16. Significance of Frustration• No obligation to provide notice or pay in lieu of notice.• Obligation to accommodate may be discharged as employer is  likely at the point of undue hardship. 16
  17. 17. What is Frustration? Legal Definition• Frustration occurs when: – There is a change of circumstances; – The change is both unforeseen and not reasonably foreseeable; – The change of circumstances renders the effect of the contract completely  different from what the parties intended or anticipated.• [P]ut shortly frustration …[occurs] when the events and facts on which it is  founded have destroyed the subject matter of the contract, or have, by an  interruption of performance thereunder so critical or protracted as to bring  an end in a full and fair sense the contract as a whole, so superseded that it  can be truly affirmed that no resumption is reasonably possible.a) [Lord Strathcona Steamship Co. v. Dominion Coal Co. [1926] A.C. 108 (P.C.)] 17
  18. 18. Events that could be considered Frustration • Any critical supervening event of prolonged duration not  within the contemplation of the parties and through no fault  of the parties makes the employment contract incapable of  being performed and which radically alters the original  agreement: – Death – Loss of a designation/qualification• Most commonly arises in the context of an employee suffering  a permanent disabling illness/disability. 18
  19. 19. III. Frustration in Illness/Disability Cases• The Central Question: – Is the employee suffering from a permanent disabling illness/condition  which ought to bring about the end of the employment contract? 19
  20. 20. Frustration in Illness/Disability Cases• What is permanent?• How long must an employee be off work? 20
  21. 21. Frustration in Illness/Disability Cases• Employer needs to be satisfied on solid and documented  evidence that the employee’s illness/condition is permanent.• Permanent:  Continuing or enduring without marked change in  status or condition.• An employee being in receipt of long term disability benefits  will not be enough to make the determination that an  employee has a permanent illness/condition. 21
  22. 22. Frustration in Illness/Disability Cases• How long must an employee be off work?  – Fact driven inquiry into whether an employee’s condition/illness is  permanent.  This will depend on the circumstances. – Usually long period of time (in excess of 2 – 3 years). 22
  23. 23. IV.  Take Aways• Employment relationship can end through contractual  frustration.• When employment contract is frustrated employer relieved of  providing notice/pay in lieu of notice and duty to  accommodate can be discharged.• Key is determining whether employee is suffering from a  permanent illness/condition.• Do not assume condition is permanent. 23
  24. 24. Social Media Background ChecksPresenter: Alison Walsh Associate Employment & Labour 24
  25. 25. What is a social media background check?• Social media background checks include: – Searches conducted by HR on prospective employees by searching  social mediate sites such as Facebook, Twitter, Linkedin or Blogs, etc;  or  – Hiring a professional screening companies to perform background  checks.• Section 33 of the Personal Information Protection Act (PIPA): – When employers search for information about prospective employees,  the collection, use and disclose of that information is subject to the  privacy provisions of PIPA. 25
  26. 26. PIPA and Restrictions on Collecting Employee Information• Sections 15, 18 and 21 of the Act provides that an organization may collect, use and  disclose personal employee information if the information is collected, used or  disclosed solely for the purpose of: – Establishing, managing or terminating an employee; – Managing a post‐employee relationship; but – Does not include personal information about the individual that is unrelated to that  relationship.• It must be reasonable for the employer to collect information for the particular  purpose for which it is being collected.  • Social media background checks may lead to violations under other Acts such as the  Alberta Human Rights Act.  26
  27. 27. Risks Associated with Social Media Background Checks• The Information and Privacy Commission has identified four  risks associated with social media background checks: 1) Collecting irrelevant or too much information; 2) Accuracy; 3) Over reliance on consent; and 4) Inadvertent collection of third party personal information. 27
  28. 28. Consequences of Violating Privacy• An individual who suspects his or her privacy has been violated  may: – Make a complaint to the Information and Privacy Commission;  – The Commissioner has authority to investigate the complaint and issue  an order; – The Commissioner’s order can give rise to a cause of action for  damages for loss or injury; – Commence a civil action for invasion for privacy. 28
  29. 29. Tort of Invasion of Privacy: Jones v. Tsige, 2012 ONCA 32 29
  30. 30. Jones v. Tsige, 2012 ONCA 32• Elements of the action of invasion of privacy are: – An intentional intrusion; – Into the seclusion of another or his private affairs or concerns; – Which is highly offensive to a reasonable person. 30
  31. 31. Jones v. Tsige, 2012 ONCA 32• Limitations on action for invasion of privacy: – A claim will only arise for a deliberate and significant invasion of  personal privacy; – It is only intrusions into matters such as one’s financial or health  records, sexual practices and orientation, employment diary or private  correspondence that, viewed objectively on the reasonable person standard, can be described as highly offensive; and – No right to privacy is absolute and many claims for the protection of  privacy will have to be reconciled with, and even yield to such  competing claims as protection of freedom of expression and freedom  of press. 31
  32. 32. Strategies to Avoid Invading Privacy• Suggested guidelines of the Information and Privacy  Commission: 1) Recognize that any information collected about individuals is personal  information or personal employee information and is subject to  privacy laws, whether or not the information is publicly available  online or whether it is online but subject to limited access as a result  of privacy settings or other restrictions;  2) Conduct a privacy impact assessment including an assessment of the  risks associated with your use of social media as a component of background checks.  32
  33. 33. Factors to Consider when Conducting an Assessment• Find out what privacy law applies and review it, ensuring that there is  authority to collect and use personal information; • Identify the purposes for using social media to collect personal information; • Determine whether the identified purposes for the collection and use of  personal information are authorized; • Consider and assess other, less intrusive, measures that meet the same  purposes; • Identify the types and amounts of personal information likely to be  collected in the course of a social media background check including  collateral personal information about other people that may be  inadvertently collected as a result of the social media background check; 33
  34. 34. Factors to Consider when Conducting an Assessment• Identify the risks associated with the collection and use of this personal  information including risks resulting from actions taken based on  inaccurate information; • Ensure that the appropriate policies, procedures and controls are in place  to address the risks related to the collection, use, disclosure, retention,  accuracy and protection of personal information. • If the collection is authorized, notify the individual that you will be  performing a social media background check and tell them what you will be  checking and what the legal authority is for collecting it; • Be prepared to provide access to the information you collected and used to  make a decision about an employee or volunteer. (Office of the Information and  Privacy Commission of Alberta, Guidelines for Social Media Background Checks, December 2011) 34
  35. 35. Strategies to Avoid Invading Privacy• The Information and Privacy Commission cautions that if you  are considering conducting a social media background check: – Do not wait until after you conduct a social media background check to  evaluate compliance with privacy legislation; – Do not assume in advance that a social media background check will  only retrieve information about one individual and not about multiple  individuals; – Do not perform a social media background check from a personal  account in an attempt to avoid privacy laws; – Do not attempt to avoid privacy obligations by contracting a third party  to carry out background checks; and – Do not perform a social media background check thinking that an  individual will not find out about it. (Office of the Information and Privacy Commission  of Alberta, Guidelines for Social Media Background Checks, December 2011) 35
  36. 36. Employees vs. Independent Contractors: What you need to know! Presenter: Fausto Franceschi Partner Employment & Labour 36
  37. 37. Benefits to Employer in Retaining Services of an Independent Contractor• Save on benefits and other employer costs• Short term or project specific assistance• Assistance in non‐core areas• Expertise of Contractor vs. In‐house Capability• No withholding obligations• No termination obligations 37
  38. 38. Benefits to Worker of Being an Independent Contractor• Flexibility• Income Splitting• Claiming of Expenses that are Otherwise not Deductible  against Employment Income• Potential for Greater Earnings? 38
  39. 39. Key Implications• Income Tax• Employment insurance• CPP• GST• Employment Standards• Common Law Termination Obligations• Employment Benefits and Insurance• Workers’ Compensation• Vicarious Liability 39
  40. 40. Calling Someone an Independent Contractor Does Not Necessarily Make Him One• Four tests: – Control test – Fourfold test – Organization or Integration test – Enterprise test 40
  41. 41. Other Factors• Does the worker hire his own helpers?• Subcontracting of tasks?• Exclusive employment? 41
  42. 42. No One Test is Determinative• Search for the true relationship based on examining all of the  possible factors• Central question: Is the worker performing the services  performing them in business on his own account? 42
  43. 43. Written Contracts• Good Idea• Not determinative but serves as intention of the parties 43
  44. 44. Incorporation• Not determinative, but useful 44
  45. 45. Context is Important• Protective legislation will be interpreted broadly (eg. Employment Standards legislation) 45
  46. 46. Conclusion• Many factors to be considered when determining whether a  worker is an employee or independent contractor• Ultimate determination is fact specific 46
  47. 47. Questions? 47
  48. 48. The preceding presentation contains examples of the kinds of  issues companies dealing with HR issues could face. If you  are faced with one of these issues, please retain  professional assistance as each situation is unique.
  49. 49. Thank you for Joining UsJoe Hunder 780.423.7354 e: joe.hunder@fmc‐law.comAdrian Elmslie 780.423.7364  e: adrian.elmslie@fmc‐law.comCristina Wendel 780.423.7353 e: cristina.wendel@fmc‐law.comFausto Franceschi 780.423.7348 e: fausto.franceschi@fmc‐law.comAlison Walsh 780.423.7147 e: alison.walsh@fmc‐law.com 49