Recent Overtime Class Actions and Best Practices to Manage Your Risk


Published on

This presentation was presented at FMC's A Report on Overtime Class Actions Webinar on September 27, 2012 by Anneli LeGault and Blair McCreadie. This presentation reviews the following topics:
Risk of Overtime Class Actions
Overview of Recent Trilogy of Judgments from Ontario Court of Appeal
Canada Labour Code requirements
Employment Standards Act, 2000 requirements
Approaches to Manage your Overtime Liability

Published in: Business, Sports
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total Views
On Slideshare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Recent Overtime Class Actions and Best Practices to Manage Your Risk

  1. 1. RECENT OVERTIME CLASS ACTIONS AND BEST PRACTICES TO MANAGE YOUR RISKWebinar presented by: Anneli LeGault  Blair McCreadieanneli.legault@fmc‐ blair.mccreadie@fmc‐law.comSeptember 27, 2012
  2. 2. Overview of Presentation•Risk of Overtime Class Actions•Overview of Recent Trilogy of Judgments from  Ontario Court of Appeal – Fulawka v. Bank of Nova Scotia; Fresco v. CIBC;  McCracken v. CN Railway Company•Canada Labour Code requirements•Employment Standards Act, 2000 requirements•Approaches to Manage your Overtime Liability 2
  3. 3. Class Actions• Class actions allow a large group of individuals with common  claims to initiate a single lawsuit against the defendant,  instead of hundreds or thousands of similar claims• Designed to provide increased access to justice and greater  efficiency in the courts• Quebec (1978), Ontario (1992)• All other provinces (except PEI) have now passed class  proceedings legislation 3
  4. 4. Class Action Process• The action must be certified as a class proceeding by the  courts – e.g. CIBC and BNS overtime actions• Plaintiffs must prove commonality – i.e. claims raise common  issues• Plaintiffs must also prove that the class action is the “preferred  procedure”• There must be a representative plaintiff 4
  5. 5. Class Actions in Employment• Retirees – e.g. reduction of retiree health benefits• Wrongful dismissal ‐ common issues may include binding effect of  employer’s termination policy; entitlement to damages for loss of benefits;  requires individual damage assessments• Difficult to certify a constructive dismissal as a class action – e.g. Allstate  Insurance – 100 sales agents resigned over a new compensation model – individual findings required for each employee including review of each  employment agreement – not certified• Employment Standards claims – have not always been certified – partly  because ESA has quick and cost‐effective complaints resolution procedure  and class proceeding may not always be the preferred procedure• Discrimination claims to date have not generally been certified in Canada  and the human rights legislation process has applied 5
  6. 6. Ont. C.A. – Trilogy of Judgments• CIBC ‐ June 2007 ‐ $600M class action lawsuit filed on behalf  of 31,000 customer service employees working in over 1,000  retail branches• Bank of Nova Scotia – December 2007 ‐ $350M class action  lawsuit filed on behalf of 5,000 front‐line staff (personal  banking officer, senior personal banking officer, financial  advisor and account manager small business)• CN Railway – March 2008 ‐ $300M class action lawsuit filed on  behalf of 1,500 current and former front‐line supervisors who  allege that they were misclassified to avoid triggering overtime pay 6
  7. 7. Ont. C.A. – Trilogy of Judgments• Lower courts had certified overtime class actions against the  Bank of Nova Scotia and CN Railway, but had refused to certify  the overtime class action against CIBC• Ontario Court of Appeal was only dealing with the “first level” issue of whether or not overtime claims should proceed by  way of class action• No decision has been made as to whether any of these three  organizations are liable to the claimant employees for unpaid  overtime• All three decisions relate to federally‐regulated entities under  the Canada Labour Code 7
  8. 8. Ont. C.A. – Trilogy of Judgments• Decisions in all three cases released on June 26, 2012• Ont. C.A. certified the overtime class actions against CIBC and  Bank of Nova Scotia by finding sufficient commonality among  the members of proposed class• But, overtime class action dismissed against CN Railway  because each claim could only be resolved by considering  individual circumstances of class members• Two distinct theories of overtime liability:  CIBC/Bank of Nova  Scotia vs. CN Railway 8
  9. 9. Ont. C.A. – Trilogy of JudgmentsCIBC and Bank of Nova Scotia Overtime Class Actions• Claim for liability based on alleged breach of  contractual and statutory obligations to pay class  members for overtime work that they are routinely  required or permitted to perform• Overtime policies required pre‐approval from  manager in order to be compensated for overtime  work, which allegedly created barriers to claiming  overtime  9
  10. 10. Ont. C.A. – Trilogy of JudgmentsCIBC and Bank of Nova Scotia Overtime Class Actions• Also alleged that employer failed: – to implement proper record keeping systems for overtime  hours worked – to put in place a system to monitor and prevent  employees from working overtime hours for which  employer did not intend to compensate them• The common issues relating to the overtime policy  established the requisite degree of commonality  among members of the proposed class 10
  11. 11. Ont. C.A. – Trilogy of JudgmentsFrom the CIBC decision: …. The terms and conditions in CIBC’s overtime policies governing  overtime compensation, and the accompanying standard forms that  class members submit when requesting such compensation, apply to all class members regardless of their own particular job  responsibilities or job titles.  To the extent that the policies and  record‐keeping systems of CIBC are alleged to fall short of CIBC’s  duties to class members, or to constitute a breach of class members’ contracts of employment, these elements of liability can be  determined on a class‐wide basis and do not depend on individual  findings of fact. 11
  12. 12. Ont. C.A. – Trilogy of JudgmentsDismissal of Class Action as against CN Railway• Claim based on alleged misclassification of front‐line  supervisors as managerial employees• To proceed as class action, Court found that Plaintiff  had to establish sufficiently similar job functions and  duties of class members• In fact, Ont. C.A. found wide disparity in job functions  among proposed class members, depending on their  job title, work location, size of workplace, and  reporting relationship 12
  13. 13. Ont. C.A. – Trilogy of JudgmentsDismissal of Class Action as against CN Railway• Given disparities, Court found that a judge could not  determine whether a “front line supervisor” was  managerial or non‐managerial without resorting to  evidence of individual employees• Not sufficient commonality among class members to  permit the class action to proceed 13
  14. 14. Overview of CLC Requirements• Standard hours are defined as 8 hours per day, 40  hours per week• Overtime pay of 1.5 times “regular rate” owing for all  hours work in excess of standard hours• Hours of work may also be averaged over a period of  2 or more consecutive weeks• In such a case, overtime applies after exceeding the  standard hours in the averaging period 14
  15. 15. Overview of CLC Requirements• Modified work schedules are also permitted• These include compressed work weeks and flexible hours of work• For example, employees may be scheduled to work 10 hours per  day, 4 days a week• Trade union agreement is required, or in a non‐union work setting,  the modified work schedule (or cancellation of the modified work schedule) must be approved by at least 70% of the affected  employees• Employer must post a notice of a new schedule, its modification or  its cancellation for at least 30 days before it comes into effect• Overtime is paid after the approved daily or weekly hours (e.g. 4  days of 10 hours each, overtime is payable after 10 hours in a day  and 40 hours in a week) 15
  16. 16. Overview of CLC Requirements• Records must be kept for at least 36 months of hours worked  each day and all amounts paid for overtimeExemptions from Overtime Requirements:• Managers• Superintendents• Employees who exercise management functions• Members of the following professions:  architectural, dental,  engineering, legal, medical 16
  17. 17. Overview of ESA Requirements• Overtime pay of 1.5 times “regular rate” owing for all  hours worked in excess of 44 in a week• No daily threshold• Calculation of “regular rate” = total salary earned  divided by number of non‐overtime hours per work  week• With consent, employer may provide 1.5 hours of  paid time off in lieu for each overtime hour worked  within 3 months of being earned (or within 12  months with employee consent) 17
  18. 18. Overview of ESA Requirements• Hours of work may also be averaged over a period of  two or more consecutive weeks for purpose of  determining entitlement to overtime pay• Requires written agreement with employee• Employer must have received approval for overtime  averaging from Director of Employment Standards 18
  19. 19. Overview of ESA Requirements• ESA requires employers to record the number of hours worked  by eligible employees in excess of regular work week, and the  number of hours in excess of eight (8) hours each day (or in  excess of the employee’s regular work day)• Records must be retained for three years after the day or week  to which the information relates• Proper employer records are critical to mounting a successful  defence to claim for unpaid overtime• If employer has not kept proper records, ESO may make a  determination based on best available evidence (including  records kept by the employee) 19
  20. 20. Overview of ESA Requirements• Don’t forget to check your pay stubs!• If employer records “regular weekly hours” on pay stub (or in  an employment contract), MOL may order payment for non‐ overtime extra hours worked by employees in excess of those  regular weekly hours• Some payroll providers will automatically pre‐populate the  hours of work box with “regular hours” of 37.5 or 40 hours per  week 20
  21. 21. Overview of ESA Requirements• Note – use of “regular hours” may result in additional liability  for non‐overtime hours worked (up to 44 hours/week) 21
  22. 22. Overtime Exemptions under ESA• Because of remedial nature of ESA, exemptions to  overtime eligibility are construed narrowly – Certain professionals (e.g. “qualified  practitioners” of law, architecture, medicine,  public accounting, professional engineering, etc.) – Also includes “students in training” for these  professions – Many industry‐specific exemptions 22
  23. 23. Overtime Exemptions under ESA• Managers and supervisors:  work is supervisory or  managerial in character and who may perform non‐ supervisory or non‐managerial work on an irregular or  exceptional basis• Supervisory or managerial in character? – Exercises discretion and independent judgment – Degree of authority, judgment, discretion or decision‐ making power – Title and position relative to other employees 23
  24. 24. Overtime Exemptions under ESA• Supervisory or managerial in character? – Exercises financial controls or sets budgets – Degree of access to confidential financial information – Review job description and the tasks typically performed  by employee, including determining wage rates,  hiring/firing of employees, providing supervision or  direction to other staff• Non‐supervisory or non‐managerial tasks may only be  performed on an “exceptional” or “irregular” basis 24
  25. 25. Overtime Exemptions under ESA• Information technology professionals: – Employee who is “…primarily engaged in the investigation,  analysis, design, development, implementation, operation  or management of information systems based on  computer and related technologies through the objective  application of specialized knowledge and professional  judgment” – Primary job duties must relate to information systems or  computer systems – Must possess specialized knowledge and exercise  professional judgment in IT matters 25
  26. 26. Approaches to Manage Overtime Liability• Review and Update your Overtime Policy – Reduce employee discretion around overtime hours by  requiring authorization and approval of overtime – Review policy and any related forms to confirm that they  provide a mechanism to approve overtime after the fact – Ensure that policy is clearly communicated in writing to  affected employees – Note:  while an employer cannot refuse to pay overtime  worked because it was “not authorized”, you can impose  discipline for failing to comply with policy 26
  27. 27. Approaches to Manage Overtime Liability• Review and Update your Overtime Policy – Update your policy to address potential areas of “off the  clock” work, i.e., set clear expectations around checking  and responding to email when off‐duty – Think about overtime liability when implementing remote  work arrangements, or issuing other devices that may  promote off‐hours work (i.e. iPads, BlackBerrys, other  PDAs) – Regularly assess and balance employee workload – Ensure that policy is consistently followed and enforced 27
  28. 28. Approaches to Manage Overtime Liability• Set Clear Guidelines for Overtime Approval – Overtime policy should include clear written guidelines on  how to seek prior authorization for overtime – Do not state that unauthorized overtime will not be paid – Review policy and related forms to ensure that they clearly  provide mechanism for an employee to seek approval  after the fact where warranted – Also include mechanism for individual assessment in other  emergency or unforeseen circumstances – Ensure that managers and supervisors understand the  approval procedure, and are held accountable for it 28
  29. 29. Approaches to Manage Overtime Liability• Review Template Offers and Agreements – When reviewing overtime policy, also update your  template offer letters and employment agreements  regarding hours of work – Avoid use of “regular hours of work” language in  employment documents and on pay stubs – This may create an obligation for the employer to pay  straight time for hours worked in excess of the “regular  hours of work” threshold – Ensure that threshold for overtime pay is consistent with  statutory obligations 29
  30. 30. Approaches to Manage Overtime Liability• Check Exemptions Carefully, and Know the Rules – There is no general exemption for salaried, white collar or  “professional” employees – Overtime exemptions vary in each jurisdiction, so carefully  review the regulations that relate to your workforce – Resist the temptation to be over‐reaching around specific  exemptions (i.e. managers/supervisors, IT professionals) – Titles and pay are not determinative; you may need to  revise job responsibilities 30
  31. 31. Approaches to Manage Overtime Liability• Keep Proper Records of Hours Worked – Comply with the record‐keeping obligations required  under applicable law – Employers must have a complete and accurate record of  actual hours worked; if the employer did not keep proper  records then the “records” kept by employee may simply  be accepted – Give employees an opportunity to sign off on actual hours  worked 31
  32. 32. Approaches to Manage Overtime Liability• Train your Managers and Supervisors – Overtime liability will be triggered where an employer  requires or permits work to be done – Ensure that managers set clear expectations around  checking and responding to email after hours or working  remotely on evenings/weekends – Managers should be monitoring the work that employees  are doing, and properly balance workload – An employee cannot waive or contract out of overtime  entitlements, even if they agree – Avoid informal arrangements to provide increased  compensation, or bonuses, for additional hours worked 32
  33. 33. Approaches to Manage Overtime Liability• Use Paid Time Off in Lieu – In appropriate circumstances and with employee  agreement, paid time off in lieu can be provided as an  alternative of overtime pay – Paid time off in lieu can be attractive to employees who  are focused on quality of life or work‐life balance issues – May be implemented in conjunction with existing  employer programs (i.e. summer hours, office closures  around holidays, etc.) – Remember – 1.5 hours of paid time off in lieu must be  provided for each overtime hour worked 33
  34. 34. Approaches to Manage Overtime Liability• Use Averaging Agreements – If an employee’s hours generally vary from week to week,  consider use of overtime averaging agreement – Averaging agreements give employers scheduling  flexibility by revising threshold for overtime (i.e. 80/88  hours in two‐week period, 160/176 hours in four‐week  period, etc.) – Employee must agree in writing (either as a stand‐alone  agreement, or in original offer of employment) – Comply with statutory requirements around notice,  required approvals, etc. 34
  35. 35. Approaches to Manage Overtime Liability• Be aware of the Rules in Different Provinces – Be aware of the different jurisdictions.  If the employees  are in different provinces, remember that some provinces  have daily overtime thresholds in addition to weekly  overtime thresholds, and some jurisdictions do not permit  the use of time in lieu – In addition, the excluded positions vary from province to  province 35
  36. 36. Want Updates? Check out FMC Law Blogs for HR Professionals… Occupational Health & Safety: Human Resources Law:
  37. 37. The preceding presentation contains examples of the kinds of issues companies dealing with Employment and Labourmatters could face. If you are faced with one of these issues, please retain professional assistance as each situation is unique.
  38. 38. Questions?Anneli LeGault Blair McCreadie(416) 863‐4450 (416) 863‐4532E‐mail:  anneli.legault@fmc‐ blair.mccreadie@fmc‐