Converting Employees to Owners: Employee Share Purchase Plans
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This presentation offers an overview of types, formation, implementation and administration of ESPPs.

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    Converting Employees to Owners: Employee Share Purchase Plans Converting Employees to Owners: Employee Share Purchase Plans Presentation Transcript

    • Converting Employees to Owners: Employee Share Purchase Plans 1
    • Types, Formation, Implementation and  Administration of ESPPsPresenters: Leah Tolton and Leanne Krawchuk 3
    • Four Common Types of ESPPs• Stock Option Plans• Share Purchase Plans• Phantom Stock Plans• Stock Bonus Plans 4
    • Stock Option Plans• Right to purchase specified number of shares at a specific price at a specified date• Timing – usually granted at commencement of employment• Theory – employee will exercise option when share value is  greater than “strike price” 5
    • Share Purchase Plans• Right to purchase specified number of shares at specific price  at a specific date• Timing – usually granted to incent employees, often on an  annual basis• Theory – employees will be motivated to improve productivity  and profitability 6
    • Phantom Stock Plans• Shares are “allocated” but not acquired• Timing – usually granted to incent employees, often on an  annual basis• Theory – employee participates in growth of corporation as if  he or she had an ownership interest 7
    • Stock Bonus Plans• Bonus awarded to employees as shares instead of cash• Timing – usually granted to reward employees, often annually• Theory – Employee receives an asset that may appreciate and  employer does not deplete cash reserves 8
    • Choosing a Form of Plan• Goals to be achieved by each type• Manner of determining value of shares – Fair market determination – By agreement• Most commonly used types• We’ll focus on stock option plans and share purchase plans 9
    • Consideration of Policies and Documentation• Helps determine legal obligations and rights of the employer  and employees• Manages expectations• Need to decide on discretionary, automatic entitlement or  targets 10
    • Objective to be Achieved by an ESPP• To attract and/or incent employees• To assist in retention efforts• To enhance employee compensation packages• To implement succession planning• To finance the existing business or its growth 11
    • Preliminary Issues and Roles of Advisors• What is the employer trying to achieve? – Keep the employer’s objective in mind during the planning process• Consider involving employees in discussions• Prepare to spend considerable time answering these questions  and preparing the plan before presenting it to employees 12
    • Lawyers• Review existing and future commitments to employees• Prepare key agreements: – Participation criteria – Number and type of shares to be issued – Value of shares – Ongoing management of shareholder relationship – Entry to and exit from the structure – Liquidity events – How employees will pay for shares – Tax implications to employees 13
    • Accountants• Input into value of shares – Review historical financial performance – Consider values of underlying assets• Input into tax implications – Existing shareholders – New shareholders 14
    • Business Valuators• May prepare a formal valuation of the corporation’s shares to  use as benchmark when first employees become shareholders• Work with the accountant to set share value• Work with the lawyers to set a formula to calculate value on  entries and exits 15
    • Other Preparation• If employees are to participate in discrete parts of business,  may need to reorganize assets before introducing employees• Example: if employees are to share in business operations but  not real estate value, may need to move real estate• If employees are to participate in larger group, may need to  reorganize shareholdings• Example: move shares of operating corporations to a holding  corporation and issue holding corporation shares to  employees• Consider introducing employees at a separate holding  corporation to simplify entries and exits and ongoing  governance. 16
    • Overview of Share Structure• Consider the type of security to be issued• Are articles of amendment required to be filed to effect a change in  existing share capital? (i.e. to accommodate a share split or share exchange  or to create new classes of shares or series of shares)• Prepare dilution calculations• Is an estate freeze necessary?• Example: value existing common shares; create a new class of redeemable  preferred (non‐voting) shares having a redemption value equal to the value  of the common shares; exchange common shares for new preferred  shares; common shares are left with nominal value to allow buy in by  employees at low cost  17
    • Specifics of the Plan or Policy• Establish parameters on eligibility of employees to participate• Should deal with allocations, vesting periods, exercise price,  purchase price, or conversion price, expiry date, and/or  termination date• How and when is value to be determined? 18
    • Unanimous Shareholder Agreement (“USA”)• Governs the rights and obligations of shareholders and the  corporation and the ability of shareholders to sell and transfer shares• USA can be enforced by the courts• There are numerous tax considerations involved in the drafting  of the USA• Employees should obtain independent legal and other  professional advice 19
    • Specifics of a USA for Employee Owned Corporation• “triggering events” – death, disability, termination of  employment (whether for cause or not), retirement• Consider different categories of employee shareholders based  on shareholdings• Who is the purchaser – the corporation, a nominee or other  employee shareholders?• Determination of purchase price (i.e. by annual agreement of  the board of directors, by accountants, by a certified business  valuator, or by a formula)• Life insurance on “key employees” to fund a corporate  repurchase 20
    • Is it a “security” under applicable Alberta securities laws?• Yes, both options and shares• The corporation requires a prospectus exemption under  National Instrument 45‐106 Prospectus and Registration  Exemptions to issue or grant securities to employees• “private issuer” exemption is most often used by private  corporations• Reporting issuers can rely on a variety of other exemptions 21
    • Financing of ESPPs Presenter: Rich Miller 22
    • Sources of Financing for ESPPs• Employee – RRSP – TFSA – Personal loan• Employer  – Financial Assistance – Section 45 ABCA – Exemption – Disclosure – Waiver• Banks – Structured loan programs – Choice of banks• Focus of Presentation on Bank’s Structured Loan Programs 23
    • Advantages of Structured Loan Programs• Expedited processing of loan applications• Favourable interest rates• Favourable repayment terms – Interest Only – Deferral of principal payments – Coordinated with dividend payments 24
    • Typical Financing Documentation• Loan application• Loan agreement or promissory note• Pledge of shares, share transfer form and acknowledgement• Share certificate, control agreement or PPSA registration• Waiver of investment advice• Privacy consent 25
    • Typical Financing Terms• Demand loan• Margining formula• Events of default  – Termination of employment – Sale of shares 26
    • Public Company Issues• Volatility of share price – Margining• Securities laws – Restrictions on sale of pledged shares 27
    • Private Company Issues• Valuation of shares – Margining• Lack of liquidity or available buyers – Sale process• Unanimous shareholder agreements – Transfer restrictions – Buy/sell rights – Rights of first refusal 28
    • Employer Involvement• Put and call rights – Employer agrees to buy pledged shares• Guarantee by employer – Assignment of loan and pledge• Comfort agreements – Notice of termination or sale 29
    • Taxation of Employee Share Purchase PlansPresenter: Mark Woltersdorf 30
    • Taxation of Employee Stock Options• Any agreement between an employer and employee to sell or  issue shares of an employer corporation or a non‐arm’s length  corporation is considered to be an “employee stock option” under the Income Tax Act• This includes shares acquired by share subscription from  treasury or acquired from an existing shareholder• Most employee share purchase plans will be considered to be  an employee stock option for taxation purposes 31
    • Taxation of Employee Stock Options• Phantom Stock Plans do not result in an acquisition of shares  by the employee• As such, payments received by the employee under a Phantom  Stock Plan are treated for income tax purposes in the same  manner as cash compensation (i.e. taxable in full when  received and subject to applicable statutory deductions) 32
    • Taxation of Employee Stock Options• Under existing legislation, employee stock options (which  include Stock Option Plans, Share Purchase Plans and Stock  Bonus Plans) are subject to taxation as follows: – Difference between fair market value of shares acquired and amount  paid to acquire them is treated as a taxable employment benefit – Employee may be entitled to a deduction equal to 50% of the taxable  employment benefit in certain circumstances – The taxable employment benefit is included in income at the time the  employee stock option is exercised (i.e. shares are purchased) 33
    • Taxation of Employee Stock Options Cont’d – Employees of Canadian‐controlled private corporations (CCPCs) do not  include the taxable employment benefit in income until the shares are  sold – Prior to March 4, 2010, under certain circumstances, an employee of a  publicly‐traded corporation could elect to defer recognition of the  taxable employment benefit until the optioned shares are sold – The deferral was in respect of up to $100,000 of qualifying stock  options vesting in a year – Gains or losses realized on the disposition of an optioned share are  treated as capital gains or losses  – If CCPC ‐ capital gains may be eligible for the capital gain deduction  and capital losses may be treated as business investment losses 34
    • Taxation of Employee Stock OptionsExample – OPCO has a stock option plan for its employees – Options are granted on the 2nd anniversary date of employment that  permit the employee to acquire a specified number of shares of OPCO  at a purchase price equal to the fair market value of the shares at the  time the option is granted – Options may be exercised for up to 3 years after being granted  35
    • Taxation of Employee Stock OptionsExample – Sam is granted an option to acquire 100 shares of OPCO January 1,  2007, at their fair market value that day of $10 per share – Sam exercises his option on February 1, 2008, and acquires 100 shares  of OPCO at a purchase price of $10 per share a time that each share  has a fair market value of $13  – In October 2010 Sam sells the 100 shares acquired in 2008 at their fair  market value of $18 per share – There are no selling costs and Sam is paid in full at closing 36
    • Tax Consequences• Regardless of the type of employer – the amount of taxable  employment benefit is $3 ‐ calculated as FMV at the date  shares were purchased ($13) less the amount paid by Sam to  purchase them ($10)• The taxable employment benefit is added to the purchase  price paid by Sam to determine adjusted cost base (ACB) of the  shares acquired• The ACB is used to determine capital gains or losses arising  when the optioned shares are sold by the employee 37
    • Tax Consequences• The taxable employment income benefit is subject to  withholding taxes that the employer is required to take from  other “cash basis” sources of employment income• Budget 2010 introduced provisions designed to clarify that the  gross taxable employment benefit (and not the net benefit of  50%) is subject to withholding taxes• Implementation of these changes is deferred until after 2010  to permit employers to adjust their compensation  arrangements and payroll systems 38
    • Tax Consequences• If OPCO is a CCPC the taxable employment benefit is deferred  until the securities are sold• If OPCO is non‐CCPC that is a “qualifying person” and Sam  made the appropriate election in respect of the shares (only  available for shares issued before March 4, 2010) ‐ the taxable  employment benefit is deferred until the optioned shares are  sold 39
    • Tax Consequences CCPC Non‐CCPC Non‐CCPC (election made)FMV of security $13 $13 $13Amount paid to  $10 $10 $10acquire securityEmployment  $  3 $  3 $  3income 40
    • Tax Consequences CCPC Non‐CCPC Non‐CCPC (election made)Stock option  $1.50 $1.50 $1.50deductionTiming of  income  Year security sold Year security  Year security soldinclusion acquiredNet $  1.50 $  1.50 $  1.50 41
    • Tax Consequences CCPC Non CCPC Non‐CCPC (election made)Proceeds of  $18 $18 $18dispositionAdjusted cost base $13 $13 $13($10 purchase price + $3 benefit)Capital $  5 $  5 $  5gain 42
    • RRSP Eligibility• Should the employer take steps so that the employee can  acquire shares using their RRSP account? (or similar accounts  such as TFSA, DPSP, IPP)• This is an important issue that requires careful analysis at the beginning of the planning stage• The shares must be “qualified investments” as defined in the  Income Tax Act – these provisions are complex 43
    • RRSP Eligibility• A qualified investment includes a CCPC that is a small business  corporation (90% of its assets are used to generate active  business income primarily in Canada) and the investor  shareholder is not connected with the corporation (owns less  than 10%) • A connected shareholder may also qualify if they deal at arm’s  length with the corporation and the cost of all securities  owned by that person (and all non‐arm’s length persons) is  $25,000 or less 44
    • RRSP Eligibility• Securities, other than shares of a CCPC, may also be RRSP  eligible including: – units of a mutual fund trust – shares of a mutual fund corporation – publicly traded securities (can make an election to be deemed a public  corporation for tax purposes) – interests in certain limited partnerships 45
    • RRSP Eligibility• The income tax and securities law requirements for each of the  above securities to qualify are complex and beyond the scope  of this presentation • It is more relevant to examine some of the key differences  between RRSP eligible and non‐eligible plans 46
    • What are some key differences?Non‐RRSP eligible securities ‐ gains and capital gains realized on sale of shares are subject  to taxation immediately ‐ only 50% of the capital gain is taxable as a taxable capital gain ‐ capital gains realized may be eligible for the capital gain  deduction ‐ interest on money borrowed to acquire shares should be  deductible for tax purposes ‐ losses realized may be able to be claimed  47
    • What are some key differences?• RRSP Eligible Shares – capital gains realized on sale of shares are not subject to taxation until  withdrawn from RRSP – the entire gain is subject to taxation when funds withdrawn from RRSP – capital gains are not eligible for the capital gain deduction – interest on money borrowed to acquire shares is not deductible for tax  purposes – losses are “trapped” in the RRSP plan 48
    • QUESTIONS 49
    • Thank You For Joining Us• Leah Tolton 780.423. 7192 e: leah.tolton@fmc‐law.com• Leanne Krawchuk 780.423.7198  e: leanne.krawchuk@fmc‐law.com• Rich Miller 780.423.7242 e: rich.miller@fmc‐law.com• Mark Woltersdorf 780.423.7250 e: mark.woltersdorf@fmc‐law.com
    • The preceding presentation contains examples of the kinds of issues companies looking at employee share purchase plans could face. If you are faced with one of these issues, please retain professional assistance as each situation is unique.