IP and Privacy Issues


Published on

Published in: Business, Technology
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total Views
On Slideshare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

IP and Privacy Issues

  1. 1. Breakfast for the Mind: IP & Privacy Issues 1
  2. 2. Key Licensing Terms ‐ Practical Tips for Licensors and LicenseesPresenter: Marlon Rajakaruna, Partner 2
  3. 3. Tips on how to Ensure Your License Properly Addresses your Business Needs 3
  4. 4. Licensing ‐ General• A license agreement involves granting someone rights to do  certain things with something you own or have a right to pass  on. • In a license, a subset of rights is being provided to another on a  temporary and restricted basis. • Licenses are a mixture of two distinct legal regimes – the law of  Intellectual Property (IP) and the law of contract 4
  5. 5. Types of Licensing Arrangements –Common Agreements• End User License Agreements (EULA)• Distribution, Reseller and Value Added Reseller (VAR)  Agreements• Original Equipment Manufacturers (OEM) Agreements• Development Agreements• Cross‐Licensing Agreements• Open Source Agreements• Clinical Trial Agreements 5
  6. 6. Example• An example of a license grant: – “ABC hereby grants, under all of its Intellectual Property Rights and  know‐how, a (non)‐exclusive, personal, non‐transferable, (non)‐ sublicenseable, royalty‐free/royalty‐bearing, fully paid‐up, perpetual  (for the term), irrevocable license to XYZ to [use, reproduce, display,  perform, modify] the Software solely for the purpose of _______.” 6
  7. 7. Ensuring Your License Addresses Your Business Needs1) Know who you are dealing with ‐ Litigation and insolvency searches  ‐ IP searches  ‐ Internet2) Describe what is being licensed – it is more than simply  Schedule A 3) Beware of using U.S. or other foreign terminology  indiscriminately if the license is for use in Canada 7
  8. 8. Ensuring Your License Addresses Your Business Needs4) Specify the rights being granted. Avoid simply stating that the     Licensee can “use” the subject matter of the license  5) Include a present tense positive grant of rights: “hereby  grants” instead of “will grant” or “agrees to grant”6) Identify if the Licensee can transfer the license to a third party7) Identify any compensation to which the Licensor is entitled 8) Exclusive vs. sole vs. non‐exclusive?  8
  9. 9. Ensuring Your License Addresses Your Business Needs9) Length of license: Is it “perpetual” ‐ or for a set period of  time? 10) Is it “irrevocable” or are there certain circumstances when  the license can be revoked? 11) Consider appropriate restrictions on the use of the subject  matter12) Restrict the Licensee’s ability to reverse‐engineer or  disassemble the product licensed to the Licensee13) Reserve any rights not expressly granted 9
  10. 10. Negotiating a Reasonable Allocation of Risk 10
  11. 11. Negotiating a Reasonable Allocation of Risk• There are 3 main sections in a license agreement that cover  allocation of risk: – Indemnification – Limitation of Liability – Insurance  11
  12. 12. Indemnification• Indemnity: an agreement to cover another party’s costs,  damages and expenses for certain acts. • Licensee will seek, and most Licensors will be willing to  provide, an indemnity against claims that the licensed IP or  technology infringes or misappropriates a third party’s IP  rights. • Indemnification can also be sought for: – Product liability claims – Open source contamination – Personal Injury and tangible property damage – Breach of license agreement 12
  13. 13. Indemnification• Exceptions or limitations to indemnity obligations that are  commonly sought by Licensors: – Jurisdictions  – Patents  – Obligations being subject to prompt notice and cooperation. – Where caused by Licensee’s unauthorized use, combinations, or  modifications – Use of other than a current version 13
  14. 14. Infringement and Continued Use• Obligation for the Licensor to use some degree of effort to  permit the Licensee to continue to use the allegedly infringing  technology: – Obtain a license to allow continued use – Modify the software to become non‐infringing – Provide a full or partial refund of license fees if neither option can be  achieved on commercially reasonable terms 14
  15. 15. Breach of Warranties and Remedies• Specify remedies and ramifications for failure to achieve  warranties – Credits/Refunds – Remedial action to be undertaken by Licensor or third parties – Replacement of defective products or material 15
  16. 16. Licensee Indemnity• Licensee can be asked to indemnify Licensor if Licensee’s  modifications, combinations or use give rise to the claim• Where Licensee receives a license to distribute Licensor’s IP,  technology or product, Licensee could be required to  indemnify Licensor for any unauthorized representations or  warranties made by the Licensee 16
  17. 17. IP Indemnity (sample)• 1) Licensor shall, at its expense, indemnify, defend and hold Licensee including its directors,  officers, employees and subcontractors (the "Indemnified Parties") harmless from and against  any action, proceeding or claim including all liabilities, losses, damages, costs, accounting of  profits, and expenses (including reasonable legal fees and disbursements) associated with  such action, proceeding or claim, including settlement thereof by Licensor, made against the  Indemnified Parties, by a third party asserting or alleging that the Software, or any use  thereof, infringes or misappropriates any patent, copyright, trade secret or other intellectual  property right of any third party (collectively, the "IP Rights").• (a) Licensee shall notify Licensor in writing within a reasonable time after the Indemnified  Parties first receive written notice of any claim, action, proceeding or allegation of  infringement or misappropriation;• (b) Licensor shall be accorded sole control of the defense and of all negotiations for  settlement or compromise of such claim, action or proceeding; and• (c) The Indemnified Parties shall cooperate with Licensor in the defense and settlement of  such claim, including providing to Licensor, at the expense of Licensor, such information and  assistance as Licensor may reasonably request.• Nothing in this Section 1 shall prohibit the Indemnified Parties participation, at their own  expense and with lawyers of their own choice, with Licensor in the defense of any  infringement or misappropriation action should the Indemnified Parties choose to participate  in such defense. 17
  18. 18. IP Indemnity (sample) . . . cont’d• 2) In the event that an action is brought against the Indemnified Parties which claims that the  Software infringes or misappropriates any existing IP Rights, or in the reasonable opinion of  Licensor it appears likely that such an action will be commenced, Licensor shall, at its expense  and without limiting its obligations under Section 1, and with minimal interruption of  Licensee’s operation:• (a) use commercially reasonable efforts to procure the right for the Indemnified Parties to  continue to use the Software as contemplated by this Agreement and at no additional expense  to the Indemnified Parties;• (b) if, using commercially reasonable efforts, Licensor is unable to comply with clause (a)  above, Licensor shall use commercially reasonable efforts to replace or modify the infringing  Software or part thereof, within a time period acceptable to the Indemnified Parties, with  other non‐infringing technology or technology components which are functionally equivalent  to the infringing Software and which conform in all material respects with the specifications  for the Software; or• (c) if, using commercially reasonable efforts, Licensor is unable to comply with either clause (a)  or (b) within time periods acceptable to the Indemnified Parties, the Agreement shall be  deemed terminated with no liability to the Indemnified Parties and Licensor shall accept the  return of all or part of the Software furnished under this Agreement and refund to the  Indemnified Parties any fees paid under the Agreement related to such infringing Software. 18
  19. 19. IP Indemnity (sample) . . . cont’d• 3) Licensors obligations under Sections 1 and 2 shall not apply to the extent that such  obligations arise due to:• (a) the modification by the Indemnified Parties of the Software or any portion thereof, except  where such modification is effected with the written approval of Licensor;• (b) use of Software outside the scope of use authorized under this Agreement;• (c) the specific use of the Software or any component thereof in combination with other  product(s) or other technology, except products or technology referred to in the Agreement  any other documentation that describes the Indemnified Parties intended use for the  Software or in Licensors applicable specifications or marketing documentation related to the  use of the Software; and• (d) any written designs, requirements, instructions or other input set out in writing by the  Indemnified Parties and specifically complied with by Licensor and provided to Licensor by  Indemnified Parties hereunder infringe or misappropriate a third party’s IP Rights.• 4) SECTIONS 1 TO 3 STATE LICENSORS ENTIRE LIABILITY TO THE INDEMNIFIED PARTIES FOR  CLAIMS BASED ON INFRINGEMENT OR MISAPPROPRIATION OF INTELLECTUAL PROPERTY  RIGHTS. WITHOUT LIMITING THE GENERALITY OF THE FOREGOING, LICENSOR WILL ONLY BE  LIABLE FOR INFRINGEMENT OR MISAPPROPRIATION OF INTELLECTUAL PROPERTY RIGHTS OF  THIRD PARTIES WHICH ARE ENFORCEABLE IN CANADA. 19
  20. 20. Limitation of Liability• Licensor should include a disclaimer of implied warranties and  statutory conditions• Licensors will seek to have their indemnity obligations subject  to limitations on liability. Licensees will strive for the opposite • Licensors may seek to limit direct damages  • Licensors may seek to exclude incidental, indirect or  consequential loss or damage 20
  21. 21. Limitation of Liability• Third party infringement claims that form the basis for  indemnification will invariably include claims for indirect and  consequential damages• Possible compromise position:  deem costs and damages  resulting from an IP infringement or misappropriation claim  to be direct damages• Another possible compromise position: exclude breaches of  confidentiality from disclaimer of consequential  damages/lost profits • See sample wording for exclusions ((a) to (d)) 21
  22. 22. Limitation of LiabilityAs Licensee, • Be mindful that you are more often than not just an innocent  party caught up in the web of conflict between others• Who will a third party pursue? • Is the Licensor financially sound enough so that it will be able to honour its indemnity obligations? 22
  23. 23. Limitation of Liability (sample)• Neither party to this Agreement shall be liable to the other for any incidental,  indirect or consequential loss or damage arising out of or related to the  performance of this Agreement, including, but not limited to, lost profits, lost  business revenue, failure to realize expected savings, other commercial or  economic loss of any kind even if such party has been advised of the possibility of  these losses or damages, and regardless of the form of action, whether in contract  or in tort (including negligence); except that the foregoing limitation of liability shall  not apply to the following:• (a) intellectual property rights indemnity provided by the Licensor in Article X of this  Agreement;• (b) disclosure of confidential information by either party or any of its respective  employees, subcontractors, vendors or agents contrary to Article Y of this  Agreement;• (c) claims for personal injury or death or damage to real property or tangible  personal property to the extent caused by a partys negligence; and• (d) losses or damages that are recoverable under any of the insurance required  under Article Z of this Agreement.  23
  24. 24. Insurance• Back‐stops some of the covenants of the parties• Could exploitation of license lead to claims arising from death, personal injury or property (real or personal) damage? • IP infringement insurance is generally impractical 24
  25. 25. Insurance• Contractual liability coverage • Survival • Notice of Change • Liability not limited by stated insurance amounts• Verify insurance coverage 25
  26. 26. Common Mistakes Leading to Erosion of Intellectual Property RightsPresenter: Heather Barnhouse, Associate 26
  27. 27. Outline• Due Diligence – understanding what Intellectual Property  (“IP”) rights you own:  • Brief breakdown of different types of IP worth protecting • Some general tips to know what to look for when IP is acquired• General issues which can lead to the erosion of IP rights: • Cross Border Issues in Contracts Dealing with IP • Bankruptcy  • Monitoring and Enforcement 27
  28. 28. Why Protect Intellectual Property?• IP can establish a brand identity for a product or service• If someone else registers rights in and to IP, prior to the owner  registering, the true owner might be prohibited from using  that IP in the future – notwithstanding that the  inventor/owner created the IP• It’s valuable – even if it isn’t required immediately, it’s an asset  that can be sold or licensed to generate revenue – However, from a practical point of view, need to perform a cost‐ benefit analysis, i.e.:  is it worth spending time and money to get a  patent on something with no commercial value? 28
  29. 29. What IP Can Be Protected?• Patents – registered by jurisdiction – registration required• Copyrights – registered by jurisdiction – no registration  required, but puts world on notice of rights• Trade‐marks – registered by jurisdiction – registration not  required, but puts world on notice of rights• Trade Secrets – no registration required 29
  30. 30. A.  General Rule:  PatentsThe Inventor is the first ownerMAJOR EXCEPTION: – Inventors often assign ownership rights to other entities  – No rule requiring an inventor to assign patent rights to an employer – Inventions  created  or  conceived  within  the  scope  of  the  inventor’s  employment 30
  31. 31. B.  General Rule:  Copyright• The author of a work is the first owner of the copyright in that work (s.13.(1))• Author is not defined but means the creator of work• Exceptions to the general rule include: – Work made in the course of employment • Contract of service = employment • Contract for services = independent contractor – Photographs and engravings – Crown copyright• Registration  not  required  – copyright  arises  automatically  upon creation of work 31
  32. 32. Copyright ‐ Moral Rights• Authors and artists of a work receive rights known as moral  rights – Right to be associated with the work (or the right to remain  anonymous) – Right to the integrity of the work• Moral rights cannot be assigned, but they can be waived• Common Trap in IP Due Diligence – IP assignment agreements should deal with a waiver of moral rights to  ensure that the IP that can be assigned is assigned, and that moral  rights are waived; otherwise author of work can continue to assert  moral rights in and to work that may be transferred 32
  33. 33. C.  General Rule:  Trade‐marks• General rule is that trade‐mark owners obtain rights by being  the first to use the trade‐mark in a particular jurisdiction • Registration not necessary to obtain rights in a trade‐mark, but  it puts the world on notice of the claim• Registration is good for 15 years, renewable an infinite number  of times 33
  34. 34. D.  General Rule:  Trade Secrets• Confidential information that retains its value by being  confidential – Software – Client Lists  – Procedures / methods / recipes• Protection lasts for as long as the secrecy is maintained• In Canada, no statutory rules or protection ‐ any rights or  protection comes from contractual arrangements and the  common law• Common Trap when acquiring IP:  need to ensure non‐ disclosure agreements (“NDA”) are in place to cover the  disclosure of confidential and/or proprietary information 34
  35. 35. Trade Secrets in Other Jurisdictions• Outside Canada, trade secrets can have statutory protection.  Many U.S. states have adopted some form of the model  Uniform Trade Secrets Act• The Uniform Trade Secrets Act defines trade secrets as  information that: (i) derives independent economic value,  actual or potential, from not being generally known to, and not  being readily ascertainable by proper means by, other persons  who can obtain economic value from its disclosure or use, and  (ii) is the subject of efforts that are reasonable under the  circumstances to maintain its secrecy 35
  36. 36. Tips to Maintain Patent Protection• Due to cost and time involved in obtaining patent, seek to determine whether  patenting is the most appropriate method of protection:• Software may be protected by patent or copyright – Patents can take up to five years to be processed – Will the software be obsolete in five years? – Protect via copyright and/or by keeping it a trade secret• Cannot patent scientific theorems • Must be prepared to invest time and other resources to monitor for infringements,  and enforcing exclusive rights during life of patent or value of patent is reduced• Once patent protection is obtained, the registration agency (CIPO/USPTO) does not  undertake any independent monitoring and/or enforcement activities.  The onus is  on the owner of the IP to perform these functions 36
  37. 37. Tips to Maintain Copyright Protection• Copyright markings or notices (the © symbol) are not required  under Canadian law, but serves as evidence of ownership,  brings the concept of copyright to the notice of inadvertent  infringers. Notices may be required to maintain rights in some  jurisdictions outside of Canada• Registration of copyright is not necessary, it arises when the  work is created. Registration at CIPO does not create any new  rights, but creates evidence of a claim of ownership and a  presumption of ownership in any copyright dispute. It is  helpful in establishing damages to be awarded in any dispute 37
  38. 38. Tips to Maintain Trade‐Mark Protection• Continuous use of trade‐mark, non‐use can cause loss of rights• Use trade‐mark properly – generic use can cause loss of rights• Always capitalize at least the first letter of the trade‐mark• Do not pluralize trade‐marks• Do not use trade‐marks as a verb• Do not change the appearance of a design trade‐mark• Use proper marking (® for registered, TM for unregistered)• No generic use of trade‐mark• No use of the trade‐mark by others without license and control (see s.50(2)  presumptions if public notice is given)• Monitor in‐house and outside use of the trade‐mark• Do not ignore infringements• Maintain distinctiveness of trade‐mark – Distinctiveness is the ability of a trade‐ mark to distinguish the products and services of one owner’s mark from those of  another, therefore, AVOID CONFUSION! 38
  39. 39. Tips for Protecting Trade Secrets• Confidentiality clauses and NDAs are crucial to protecting trade secrets – Avoid the mistake of assuming an NDA is “standard” and then execute it  without careful legal review – NDAs should ensure that confidential information remains confidential for an  appropriate length of time – It should also address the return of files, client lists, and other confidential  information upon termination or expiration of the agreement• Oral  disclosures  of  information,  or  information  garnered  by  observation,  should be addressed in addition to documentary disclosure – Agreements often require a written summary of an oral disclosure before it is  protected  as  confidential  information.  This  process  is  rarely  followed  in  practice even if contractually required 39
  40. 40. Protecting Trade Secrets (cont’d)• Marking of documents can help establish some protection• Ensure confidential information is only disclosed to individuals with a need to know the information – not a wide distribution• Internal security procedures are necessary – Physical and network security – Storage of information – Entry and exit interviews – Disclosing information on a need‐to‐know basis – Proper arrangements with independent contractors 40
  41. 41. General Issues to Prevent Erosion of IP Rights• Once a company has rights to certain IP, there are a number of  mistakes or pitfalls that can affect or lead to the erosion of the  IP rights: (a)  Cross Border Issues; (b) Bankruptcy; and (c) Monitoring and Enforcement 41
  42. 42. A.  Cross Border Differences in Contracts Dealing with IP • Remember  that  IP  rights  are  geographically  bound  ‐ a  US  patent  or  trademark  license  for  use  in  Canada  is  useless  without  a  corresponding  Canadian registration• Beware  of  blindly  using  forms  or  precedents  ‐ to  the  extent  that  they  originate  in the US, they likely will not reflect differences between the two  countries legal systems• Fighting for an IP infringement indemnity for US patents is a wasted effort  when the licensed IP is used only in Canada• Consider the wisdom of agreeing to US law governing a license where the  subject matter  is  used  only  in  Canada  (and  thus  governed  by  Canadian  IP  statutory regimes) 42
  43. 43. Cross Border Differences• US  copyright  does  not  afford  the  same  general  moral  rights  protection  (there  is  some  protection  in  visual  arts  and  state  legislation). US agreements often do not address moral rights  or  improperly  include  them  in  IP  assignments.  Canadian  agreements need to provide for obtaining signed waivers from  the  authors  or  a  representation  and  warranty  from  the  company that this has occurred 43
  44. 44. Cross Border Differences• Joint ownership has different connotations in the US and Canada• In Alberta you should be disclaiming statutory conditions, not implied  warranties• The Uniform Computer Information Transactions Act applies in some states  and needs to be disclaimed, but there is not a Canadian equivalent• Shortening a limitation period is commonly found in many US licenses, but  is not valid under Albertas Limitations Act• Agreeing to comply with applicable US export legislation creates additional  liability with respect to laws not otherwise existing for Canadian licensees.  US  export  control  legislation  may  not  be  consistent  with  Canadian  law  or  public policy 44
  45. 45. B.  Bankruptcy Issues Affecting IP Rights• A  trustee  in  bankruptcy  generally  has  the  ability  to  disclaim  executory contracts – agreements where obligations remain to  be fulfilled• Exclusive  licenses  are  essentially  assignments  of  rights  amounting  to  a  transfer  of  property  (and  thus  out  of  the  bankrupt’s estate) 45
  46. 46. Bankruptcy – US Considerations• The  US  has  addressed  the  ability  of  a  trustee  to  disclaim  executory contracts by amending the Bankruptcy Code. If a Licensor rejects a license,  the Licensee can elect to either: (1) sue for breach and attempt to recover  damages as an unsecured creditor; or (2) continue to enjoy the license and  continue to pay the applicable license fees or royalties (anything requiring  action  from  the  Licensor  like  support    or  receiving  updates  and  upgrades  would cease)• There are some problems with the US approach – it purposefully excludes  trademarks  (because  ongoing  quality  control  is  necessary)  and  anything  requiring positive actions from the licensor is lost, including support 46
  47. 47. Recent Amendments to Bankruptcy Legislation (Canadian Position)• Under recent amendments to Canadian bankruptcy legislation,  much of the US approach has been adopted. 65.11  (7)  of  the  Bankruptcy and Insolvency Act reads: – If  the  debtor  has  granted  a  right  to  use  intellectual  property  to  a  party  to  an  agreement,  the  disclaimer  or  resiliation  does  not  affect  the  party’s  right  to  use  the  intellectual  property  — including  the  party’s  right  to  enforce  an  exclusive  use — during  the  term  of  the  agreement,  including  any  period  for  which  the  party  extends  the  agreement  as  of  right,  as  long  as  the  party  continues  to  perform its  obligations  under  the  agreement  in  relation  to  the  use  of  the  intellectual property 47
  48. 48. Unsettled Points‐ Bankruptcy• Intellectual Property Rights are not defined, so it is unclear if  trade‐marks are excluded as they are under US legislation• Neither is it clear whether trade secrets are included• Moreover, the new provisions relate to restructuring, not to  actual bankruptcy proceedings 48
  49. 49. Bankruptcy – Consideration for Software• Escrow  agreements  provide  the  source  code  to  software  to  allow one to fulfill support obligations oneself, but they must  be carefully  drafted  to  avoid  being  disclaimed  by  the  licensor  as well (i.e. transfer of ownership, non‐executory).  Even if the  source  code  is  provided,  one  needs  a  license  to  make  use  of  such code which must also meet the tests to escape the effect  of bankruptcy 49
  50. 50. Monitoring and Enforcement• Remember that CIPO/USPTO are not the IP police – they do  not monitor how IP is being used or stop infringement• Resources need to be devoted to monitoring for IP  infringement and/or misappropriation – Determine who in the organization will be responsible to monitor – Large organizations often will have a watch service to continually  monitor use of their IP• Cost Perspective– need to factor in anticipated costs/resources  to monitor and enforce IP rights once IP rights are established  – ongoing and necessary 50
  51. 51. Intellectual Ownership Property IssuesPresenter: Craig McDougall, Partner 51
  52. 52. Intellectual Property Ownership Issues1) When do ownership issues arise?2)  Is ownership necessary?  Pros and cons of ownership – are  you asking for something that you do not need?3) Do you own the IP? Think again. – Contractors – Employees – Moral rights4) Joint and Co‐Ownership – avoid the “can’t figure it out now,  we will get to it later" approach 52
  53. 53. 1) When do IP Ownership Issues Arise?• Part of due diligence for financing or acquisition• Development agreements with contractors• Development projects involving employees can also raise  issues   • Licenses where a licensee  may: (i) modify or create derivative  works or improvements to the IP being licensed; (ii) integrate  the licensed IP into a new product; (iii) or develop new IP using  or incorporating the licensed IP• Cross‐licensing agreements 53
  54. 54. 2) Is Ownership Necessary?• Is IP ownership necessary or even desirable? Ownership may  entail onerous responsibilities – Applications, prosecutions, registrations, renewals and  maintenance – Ongoing costs of protecting IP against infringement by  others – Defending against infringement claims brought by others• A sufficiently broad license grant may provide all necessary  rights without the burden of ownership, provided that the  owner can adequately protect  the IP 54
  55. 55. 3) Do You Own the IP?• Answer depends on whether it is protected by copyright or  patent, who created it (employee or contractor), and what  agreements are in place• For copyright, the general rule is that the author or creator of a work owns the copyright in that work.  One of the key  exceptions to the rule is a work made in the course of  employment, where the company owns the copyright in  absence of an agreement to the contrary 55
  56. 56. 3) Do You Own the IP?• For copyright, the general rule is that the author or creator of a  work  owns  the  copyright  in  that  work.    One  of  the  key  exceptions  to  the  rule  is  a  work  made  in  the  course  of  employment  (other  exceptions  relate  to  photographs,  Crown  copyright)• For patents and inventions, there is no presumption that the  invention is to be owned by or assigned to the employer. If this is to occur, it must be pursuant to an agreement between the  inventor employee and the employer 56
  57. 57. 3) Do You Own the IP?• Even if a company owns the copyright in a work, it must  address moral rights. Moral rights give the author of a work  (not the owner) the right to the integrity of the work and the  right to be associated to the work by name • Moral rights cannot be assigned and must be waived by the  author.  Moral rights waivers should be included in the  employee invention disclosure and assignment agreement 57
  58. 58. 3) Do You Own the IP?• There is no presumption of ownership  in favour of a company  that hires a third party to create something (regardless if it is  protected by copyright or patent).  Unless the agreement  clearly indicates that the company owns the resulting work  product, and the intellectual property rights in such works are  assigned to the company, ownership of the work product  remains with the third party.  If the agreement is silent on  ownership, at best the company can expect an implied license  to use the work product 58
  59. 59. 4) Joint or Co‐Ownership• IP ownership is often a complex and controversial topic in  contractual negotiations.  To avoid complexity and maintain  good relations, parties often agree to avoid the issue by  agreeing to joint ownership. However, beware the danger of  deferring difficult conversations• Avoid agreeing on joint ownership unless you also agree on  how the joint or co‐owners can deal with the jointly or co‐ owned IP.   Admittedly in doing so, you will become embroiled  in the complexity you hoped to avoid 59
  60. 60. 4) Joint or Co‐Ownership• Be careful when dealing with foreign companies who may be  more willing to embrace joint ownership.  Their IP regimes  may have different limitations on joint owners, or even no  limitations• When dealing with co‐ownership or joint‐ownership at  common law, we are generally talking about patents and  copyrights 60
  61. 61. 4)Joint or Co‐Ownership• What rights does a party have to use the jointly or co‐owned  IP? Is consent required from the other joint or co‐owners to  exploit the IP or license it to third parties? To assign all one’s  rights to a third party? Is there a duty to account to other joint  or co‐owners for such activities?• In the absence of an agreement detailing the rights, the  parties’ rights at law will vary depending on whether it is a  patent or copyright, and whether we are talking about Canada  or the US (other jurisdictions have rules different from both  countries) 61
  62. 62. 4) Joint and Co‐Ownership• Registration and prosecution – Primary and secondary responsibilities – Foreign filings  – Costs• Defense – Primary and secondary responsibilities – Costs• Enforcement – Primary and secondary (differences in jurisdictions) – Costs and benefits from enforcement 62
  63. 63. Privacy: Business ImpactsPresenter: Tom Sides, Partner 63
  64. 64. Topics• Cross‐border Privacy Issues• Managing Privacy Compliance in Business Transactions• Doing Business with Government: Getting "FOIPd"! 64
  65. 65. Sources of Canadian Privacy Laws• Alberta Personal Information Protection Act (“PIPA”)  – Purpose : Private sector, provincial legislation that governs the collection, use and disclosure of  personal information (“PI”) by organizations in a manner that recognizes the individual’s right to have  his/her personal information protected and the organization’s need to collect, use and disclose  personal information for purposes that are reasonable. – BC and Quebec have also enacted private sector privacy legislation• Personal Information Protection and Electronic Documents Act (“PIPEDA”) – Purpose: Private sector, privacy legislation that sets out ground rules for the management of personal  information in the private sector. It balances an individuals right to the privacy of personal  information with the need of organizations to collect, use or disclose personal information for  legitimate business purposes. (Applies to federal works, undertakings and businesses, and to private  sector organizations in Nfld., NS, PEI, NB, Ontario, Manitoba, Sask. and the Territories) 65
  66. 66. Sources (cont’d)• Freedom of Information and Privacy Act (Alberta) (“FOIP”) – Purpose: Provides individuals with the right to request access to  information in the custody or control of public bodies while providing  public bodies with a framework within which they must conduct the  collection, use and disclosure of personal information. – Federal Privacy Act and other provincial “FOIP” statutes• Health Information Acts – Alberta, Saskatchewan, Manitoba and Ontario – separate legislation – BC’s PIPA applies to private sector health entities only, while PIPEDA applies to  private sector health entities in rest of country 66
  67. 67. Privacy primer• “Personal information” – information about identifiable  individual• Consent is key principle – express, implied, knowledge, opt‐ out/opt‐in• Starting premise . . . collection for a necessary purpose• Basic principle: privacy legislation requires that PI not be  collected, used or disclosed without that individual’s  knowledge and consent . . . except in limited circumstances• Privacy legislation also gives individuals the right to access and  correct their PI held by organizations that are subject to it• Security safeguards and retention limitations 67
  68. 68. Cross‐border Privacy Issues 68
  69. 69. Canada – PIPEDATransferring PI outside of Canada• The flow of information across provincial and international borders is  governed by PIPEDA, e.g. outsourcing data storage• Under PIPEDA, organizations may transfer PI outside of Canada• Note the difference between ‘transfer’ and ‘disclose’. “A transfer for  processing is a "use" of the information; it is not a “disclosure.“ – Important distinction since “disclosure” requires consent• If transferred PI is not being “used” for the purpose for which it was  originally collected … additional consent required 69
  70. 70. Canada – PIPEDA cont…• Organization transferring PI is accountable for ensuring that the PI is adequately protected  while it is stored and/or accessible by an organization in another country• Organizations should ensure that the receiving organization has security measures in place to  protect the PI that are comparable to those prescribed by PIPEDA – Enter into agreement – confidentiality, security of PI, monitoring and ongoing regular audits /  inspections by the transferring organization• Transferring organizations must advise customers that their PI is being stored in another  jurisdiction and that while stored in that jurisdiction it may be accessed by its courts, law  enforcement and national security authorities – US Patriot Act concerns . . . but similar rights for Canadian authorities:  see Proceeds of  Crime (Money Laundering) and Terrorist Financing Act, the Department of Immigration  and Citizenship Act, and the Canadian Security Intelligence Service Act 70
  71. 71. European Union: Safe Harbor Act / Data DirectiveTransferring personal information outside of the E.U.• The Safe Harbor Act requires that organizations in the E.U. that send PI (customer data,  employee information, etc.) outside of the E.U. must ensure the receiving country has an  ‘adequate level of protection’ in place• If there is no ‘adequate’ privacy legislation in the receiving state, the E.U. organization is  not permitted to transfer PI• The privacy standards under PIPEDA are considered adequate for the purposes of the  E.U.’s Safe Harbor Act; meaning PI may be exchanged between E.U. member  organizations and Canadian organizations legislated by PIPEDA• In Alberta, PIPA is viewed as ‘substantially similar’ to PIPEDA; therefore, it would be  ‘adequate’ legislation under the E.U.’s Safe Harbor requirements 71
  72. 72. United States – Safe HarborTransferring PI from the E.U. to the U.S.• Privacy law in the U.S. is governed by state law, which makes it difficult to  gain compliance under the E.U.’s Safe Harbor Act• U.S. and the E.U developed a Safe Harbor Agreement: – Enables U.S. organizations to comply with the E.U.’s Safe Harbor Act.  – U.S. based organizations may be deemed ‘adequate’ under the Safe Harbor Act  despite the lack of ‘adequate’ privacy legislation in their jurisdiction – U.S organizations must demonstrate that they have in place ‘adequate’ measures to protect the PI being transferred by the organization in the E.U. to  the U.S. based organization 72
  73. 73. Managing Privacy Compliance in Business Transactions 73
  74. 74. Disclosure During Business Transactions• Reasons for Disclosure: – The transfer of PI may be necessary when conducting corporate due diligence in order  for organizations to assess the viability of a business transaction. e.g. acquisition / sale of  a business – The need for consent may impede the business transaction• PIPA permits parties or prospective parties to a business transaction to collect, use,  or disclose PI without the need for consent if: – the parties have an agreement where the collection, use and disclosure of information is  restricted to the purposes of the business transaction, and – the information is necessary for the parties to determine whether they want to proceed  and complete the business transactions (PIPA, section 22(3)) 74
  75. 75. Defining Business Transactions• “Business transaction means a transaction consisting of the  purchase, sale, lease, merger or amalgamation or any other  type of acquisition or disposal of, or the taking of a security  interest in respect of, an organization or a portion of an  organization or any business or activity or business asset of an organization and includes a prospective transaction of such a  nature.” (Section 22(a)  of PIPA) 75
  76. 76. Permissible Disclosure• In reference to a “party” under PIPA this includes a “prospective party”:  Generally, this is referring to a party that enters into due diligence at the  initial stages of a business transaction• Information disclosed may consist of personal information related to: Employees Agents Customers Contractors Directors Assignors Officers Shareholders, etc 76
  77. 77. Disposing of Information• If a business transaction does not proceed or is not completed,  any PI still in the possession of the parties involved in the  transaction must either be destroyed or returned to the party  that disclosed the information (PIPA, section 22(4)) 77
  78. 78. Disclosure Under PIPEDA• Currently, PIPEDA does not permit the disclosure of PI during the course of business  transactions. A strict interpretation requires the organization to obtain the consent  of the individual• Currently, for an asset sale that includes PI, such as customer lists or employee  data, consent of all affected individuals to the transfer of their PI is required• In contrast, a share sale transaction— where no specific assets are transferred — does not require consent – This imbalance within the law in addressing, in essence, the same transactions, has  required some legal gymnastics as well as some stretching of concepts, such as implied  consent, albeit with the approval of the federal Office of the Privacy Commissioner 78
  79. 79. Disclosure Under PIPEDA (cont’d)• The practice of companies disclosing PI in an electronic,  password protected data room is likely informed by the fact  that the chance of complaint is small, rather than any legal  argument of implied consent 79
  80. 80. Proposed Amendments Under Bill C‐29• Bill C‐29 (2nd Reading: October 2010) is a response to a 5 year mandatory  review of PIPEDA (2007). It contains a number of significant amendments.  Not in force yet• Business Transactions Exemption: Organizations will be permitted to  collect, use and disclose PI without the knowledge or consent of an  individual, if done pursuant to an agreement, for the purposes of: – conducting corporate due diligence with respect to prospective  business transactions or concluding transactions 80
  81. 81. Bill C‐29 cont…• Specifically, business transactions under Bill C‐29 include: – the purchase, sale or other acquisition or disposition of an organization or a portion of  an organization, or any of its assets;  – the merger or amalgamation of two or more organizations;  – the making of a loan or provision of other financing to an organization or a portion of an  organization;  – the creating of a charge on, or the taking of a security interest in or a security on, any  assets or securities of an organization;  – the lease or licensing of any of an organization’s assets; and  – the arrangement between two or more organizations to conduct a business activity  other than the processing of personal information. 81
  82. 82. Impact of Bill C‐29 – Brings PIPEDA in line with PIPA in Alberta and B.C. – Organizations should review current standard  form NDA’s used in business transactions in order  to address the PIPEDA amendment (once  proclaimed) – Post‐closing notification to individuals that PI had  been disclosed 82
  83. 83. Doing Business with Government: Getting "FOIPd"! 83
  84. 84. FOIP – Third Party Notice• Examples . . . Third Party Notice from public body to business: – Private sector organization enters into an agreement with public body  – Tendering process: unsuccessful bidders may request  to see all or part  of successful bidder’s tender – Application for government grants – Government body prepares report• The Third Party has 20 days to respond to public body (often extendible) 84
  85. 85. FOIP – Third Party NoticeTo be withheld from disclosure, the information must meet all three of the criteria in FOIP (Alberta)‐Question to ask: will there be harm to the business interests of a third party?Three criteria are:1. The information is a trade secret or commercial, financial, labour relations, scientific or  technical  information of a third party.2. The information was supplied, implicitly or explicitly, in confidence. There must be evidence that  the information has been consistently treated in a confidential manner.3. One or more of the following harms will occur if the information is disclosed.The disclosure of the information will:• harm significantly the competitive position or interfere significantly with the contractual or other  negotiations of the third party;• result in similar information no longer being supplied to the public body where it is in the public  interest that similar information continues to be supplied. This does not apply where a statute or regulation requires that the information be supplied;• result in undue financial loss or gain to any person or organization; or• reveal information supplied to, or the report of, an arbitrator, mediator, labour relations officer, or other person or body appointed to resolve or inquire into a labour dispute. 85
  86. 86. FOIP – Third Party Notice• Protecting Third Party Information from Disclosure – Information management procedures that evidence a consistent  practice of treating information as confidential – Ensuring shroud of secrecy if disclosed to others – Asserting confidentiality of information when submitted to  government body • Contemporaneously identifying potential for harm if disclosed – Making the case for trade secret status for information disclosed 86
  87. 87. FOIP – Third Party NoticeMarking Information as Confidential• Blanket claim of confidentiality risks lack of credibility• Similarly, exaggerated claims of “harm” will be viewed with suspicion by public body• If practicable, not disclosing confidential information to public body may be best option• Include confidentiality legend on documents containing confidential information: – The information contained herein is confidential [financial/scientific/commercial/technical/labour  relations] information and is supplied on that basis.  The information also contains trade secrets of  and organization and its disclosure could reasonably be expected to cause material financial loss to  the organization [and to prejudice its competitive position, or to interfere with contractual  negotiations].  In the event that you intend to disclose all or any part of the information, we should  be advised at [   ], to the attention of [   ], so that the organization can make appropriate detailed  representations to you about the nature of the information 87
  88. 88. FOIP – Third Party NoticeResponding to Third Party Notice• Mere recitation of non‐disclosure based on stated harm without  rationale invites further enquiry from public body and potential refusal• Make it easy for the FOIP officer to adopt your organization’s rationale  for non‐disclosure• The organization has right to appeal to the Commissioner the public  body’s decision to disclose to applicant . . . but why resort to appeal, especially since onus is reversed, if matter can  be dealt with at FOIP officer level? 88
  89. 89. Privacy resources• Fraser Milner Casgrain LLP• Web‐site information: – www.privcom.gc.ca (Federal Privacy Commissioner) – www.oipc.ab.ca (Alberta’s Information and Privacy  Commissioner) – www.psp.gov.ab.ca (Alberta Government’s web‐site  regarding privacy in the public sector) 89
  90. 90. Questions? Thank You!Tom A. Sides 780.423.7138 tom.sides@fmc‐law.comCraig T. McDougall 780.423.7398 craig.mcdougall@fmc‐law.comMarlon Rajakaruna 780.423.7281 marlon.rajakaruna@fmc‐law.comHeather A. Barnhouse 780.423.7215 heather.barnhouse@fmc‐law.com
  91. 91. The preceding presentation contains examples of the kinds of issues companies dealing with IP and privacy issues could face.If you are faced with one of these issues, please retain professional assistance as each situation is unique.
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.