Administracion de las oficinas tsokis

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  • 1. I.- ASPECTOS CONCEPTUALES DE LA ADMINISTRACIÓN: BRECH Considera la administración como un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de las oficinas de una institución para lograr un propósito dado.
  • 2. HAROLD KOONTZ Y HEINZ WEIHRICH Definen a la administración como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en que las personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia metas seleccionadas. La administración se aplica a instituciones pequeñas y grandes, a empresas lucrativas y no lucrativas y de servicios.
  • 3. La administración es un fenómeno universal en el mundo moderno cada institución en sus diferentes oficinas requieren tomar decisiones, coordinar múltiples actividades, dirigir personas, evaluar diseños con base objetivo previamente determinado, conseguir y asignar diferentes recursos. Toda Institución necesita de los Trabajadores sociales los cuales realicen dentro de su quehacer profesional las actividades administrativas orientadas hacia áreas y/o problemas específicos.
  • 4. En un Departamento de Trabajo Social Por ejemplo: El manejo de la administración, el presupuesto y su contabilización, son responsabilidades de profesionales contable administrativo. Pero la asignación de recursos a programas y actividades y la organización administrativa del departamento, programas y proyectos de Trabajo Social, corresponde a profesionales de esa especialización.
  • 5. Toda administración implica una serie de actividades: Organización Coordinació n Personal Dirección Supervisión Las que varían de acuerdo con el nivel de complejidad de la instituto o sector;
  • 6. Una institución o subsistema, como es el departamento de Trabajo Social, surge de una necesidad; por lo tanto, deberían tener en cuenta un estudio previo de factibilidad y viabilidad Es decir, una investigación que señale la magnitud y la calidad de los problemas, potenciales usuarios, recursos existentes necesarios para implementarla, localización adecuada. Instalaciones requeridas para cumplir sus funciones, área de influencia posible, facilidades de acceso, de comunicaciones, de servicios complementarios. Solo a partir de esos estudios debería definirse una política de acción y la planificación respectiva.
  • 7. ORGANIZAR Es poner en marcha y sostener una estructura de trabajo con la participación de los componentes que la integran como totalidad, adecuando los cambios necesarios de acuerdo con los requerimientos históricos que la realidad le demanda. Exige definir las distintas actividades de manera que se las pueda agrupar en base a una relativa homogeneidad por sectores; establecer un esquema general de interrelaciones y líneas de autoridad, asesoría y responsabilidad; sistematizar los procedimientos y establecer los reglamentos y normas de procedimiento.
  • 8. Para confeccionar un organograma la Trabajadora Social debe agrupar a las personas que integran la institución de acuerdo con las funciones que desarrollan dentro de la misma en unidades, secciones, departamentos y divisiones. Conocidas las relaciones de estas unidades entre si, se las representa de acuerdo con su posición jerárquica. La simplicidad es esencial para una buena comprensión.
  • 9. La oficina del Trabajador Social, provee y mantiene el personal apropiado para cada una de las posiciones de la administración. Teniendo en cuenta que los hombres son el elemento básico de la misma, debe reconocerse que una política de personal es el resultado de acciones en materia de reglamentación, nombramientos, salaries, promociones, procedimientos, servicios sociales y todas aquellas otras medidas que permitan favorecer la gestión.
  • 10. Para clasificar cargos La oficina del Trabajador Social debe analizar, describir y valorar las responsabilidades de cada puesto, las condiciones exigidas para desempeñar y estructurar un régimen salarial y de estímulos adicionales acordes con la importancia de las funciones asignadas en cada caso. Debería también estudiar las perspectivas de necesidades en materia de per­sonal y su disponibilidad en lo futuro, previendo que muchas profesiones necesi­tan varios afios de formación.
  • 11. LA COORDINACION Como tarea puede ser desempeñada por la dirección en entidades de baja complejidad; las de alta complejidad, con elevado número de personas en ejercicio, exigen un cargo especial. La coordinación interconecta sistemas (educación y salud) y subsistemas (atención médica y Trabajo Social).
  • 12. La oficina de trabajo social como procedimiento implica: a) Un flujo de permanente información realimentadora a todos los niveles. Cada miembro debe saber que hacen los otros. Las reuniones de equipos, las de todo el personal, carteleras, boletines, son medios para lograr esa información. b) Sincronización en las tareas para que cada acción se cumpla en el momento oportuno, como en una orquesta. c) Distribución complementaria de responsabilidades, lo que requiere papeles asignados con claridad y precisión y asunción responsable de los mismos. La coordinación como actividad inter e intrainstitucional asegura la racionalidad de la planificación.
  • 13. También le compete a la Oficina del Trabajador Social: a)Llevar un registro de personal, es decir, legajos o expedientes individuales con datos personales, antecedentes, domicilio, grupo familiar, etc., al que se incorporaran progresivamente todas las actuaciones que le competan. Los registros se complementan con estadísticas sobre movimiento, distribución, disponibilidad de personal, etc. b) Elaborar un manual de procedimientos que, como conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, precisa en forma sistemática modos de actuar frente a la tarea concreta. Un manual de procedimientos contiene, pues, la descripción de las operaciones que deben ejecutarse en la realización de funcio­nes, incluyendo puestos o unidades administrativas que intervienen y precisando responsabilidades y participación en el proceso total.
  • 14. c) Capacitación del personal, con el fin de ir adecuando los cambios técnicos que cada coyuntura exige. Esta tarea demanda identificar necesidades de capacitación, facilitando las iniciativas que surjan en ese aspecto mediante la programación de cursos que deberían ser permanentes y no esporádicos, incentivando al personal a concurrir a ellos y realizándolos en el horario de trabajo. d) Finalmente, compete a la oficina de personal todo lo concerniente a regímenes de previsión y seguridad social, beneficios sociales, regímenes de licencias, vacaciones, antigüedad y programas de bienestar social para el personal, como ser de viviendas, guarderías, ocupación del tiempo libre, comedores, cooperativas, etc.
  • 15. EL CONTROL Es la actividad y el proceso educativo administrativo que desarrolla una capacitación en todos los implicados en un grupo de trabajo. Como acción educativa, supone partes involucradas en un proceso de enseñanza - aprendizaje, en un intercambio dialógica, en el cual el Trabajador (a) Social en lo que compete a su rol es un copensor, un coejecutor que favorece la pertenencia (nivel afectivo) y la pertinencia (nivel instrumental) de un grupo.
  • 16. Un supervisor es quien acompaña incorporado a la tarea, el que da seguridad en el momento inicial de la acción, el que orienta en las situaciones nuevas porque tiene mayor bagaje instrumental para intervenir en una realidad concreta y capacidad como Trabajadora Social que le permite guiar la búsqueda de información, de soluciones frente a problemas y asumir el aprendizaje y la tarea junto con el grupo.
  • 17. Este profesional no es dogmático ni unilateral, conflictivo ni susceptible, permanece abierto al dialogo y lo genera. Sabe escuchar, observar y tener empatía, pero también callar para que los otros se expresen. Sabe compartir, evaluar calidad; no inventa necesidades para que los demás las satisfagan, no da "recetas", sino que estimula la creatividad. Enseñar con el ejemplo y procura que los demás tengan iguales actitudes frente a las personas que solicitan los servicios profesionales.
  • 18. En lo que corresponde a su oficina el Trabajador Social introduce en la institución, en el departamento o sección, en el equipo, favoreciendo la relación en base a la tarea. Busca integrar y no disolver; orienta la acción interdisciplinaria, instrumenta en el manejo de formularios, archivos, correspondencia y derivaciones, en el cumplimiento de las tareas.
  • 19. De acuerdo con lo señalado, podemos decir que los objetivos de la Oficina del Trabajador Social son los siguientes: a) Crear un clima o ambiente propicio al trabajo, familiarizando a los supervisados con objetivos, recursos, políticas, procedimientos, etc. b) Capacitar para que se apropien de los instrumentos requeridos para el cumplimiento del proyecto colectivo; c) Establecer un nivel de dialogo permanente, de unidad y acción comprometida.
  • 20. Teniendo en cuenta los aspectos señalados, que la administración en la Oficina de Trabajo Social es la tarea clave para el funcionamiento de una institución y para que esta logre sus objetivos. Téngase también en cuenta que, en instituciones descentralizadas en unidades operativas, ubicadas en lugares de escasa concentración de población como pueden ser los centres de salud, la administración es el único vehículo de realimentación de los agentes que en ellos trabajan y, por lo tanto, un medio de evitar que sean subsumidos por el medio.
  • 21. II.- MARCO INSTITUCIONAL EN EL CUAL SE DESEMPEÑA EL PROFESIONAL DE TRABAJO SOCIAL: Los antecedentes históricos de su ubicación permiten comprender a la profesión históricamente situada dentro de la división social a la situación social y técnica del trabajo, formando parte de la historia de la institución Tendremos que conocer:
  • 22. 1. Organización Interna del departamento o servicio 1.1Característica del área administrativa en la cual se ubica el trabajo social: • Servicio que presta A quienes • Objetivos políticos Funciones • Organización administrativa interna • Organigrama • Cuantos trabajadores sociales y que cargo ocupa
  • 23. III. CARACTERISTICAS DEL TRABAJADOR SOCIAL DENTRO DEL MARCO ADMINISTRATIVO: •EL QUEHACER DEL TRABAJO SOCIAL: El trabajo social como disciplina profesional interviene en campo de la administración y prestación de servicios sociales, siendo el receptor directo de las demandas de los usuarios ocupándose de la implementación de determinados servicios, ofrecidos por la institución. Su actuación profesional tiene que ser vista en el contexto de la relación con la institución y el usuario. El conocimiento del quehacer cotidiano del trabajo social, contienen aspectos: los siguientes
  • 24. 1.- Organización interna de la oficina del trabajo social: •Organigrama, líneas de autoridad, formales e informales. •Funciones asignadas a la oficina de trabajo social: -Humanos : Personal de Apoyo -Financieros
  • 25. 2.- Objetivos de la oficina de Trabajo Social ¿Cuáles son? ¿Quién los formula? En su formulación se toman en cuenta: -Los objetivos de la institución -Los objetivos de la área Administrativa a la cual pertenece. -Las necesidades, expectativas y derechos de los Usuarios
  • 26. 2.- Objetivos de la oficina de Trabajo Social •¿Cuáles son? •¿Quién los formula? En su formulación se toman en cuenta: -Los objetivos de la institución -Los objetivos de la área Administrativa a la cual pertenece. -Las necesidades, expectativas y derechos de los Usuarios -Los objetivos de la profesión - Posibilidades y límites dentro del marco institucional
  • 27. 3.- Programación de autoridades en la oficina de Trabajo Social - Problemas a los cuales se dirigen las acciones que se programan •Del usuario •De la institución •Del trabajador social -Organización de la programación •Por áreas según la problemática a la cual se dirigen las actividades. En planes , programas, y proyectos diseñados para atender cada uno de los problemas asistentes •Como actividades dispersas e inconexas. - Prioridades en las Áreas de programación:
  • 28. 4.- Coherencia de la Programación: - Concordancia de los objetivos de la programación y las funciones asignadas a la oficina de trabajo social. - Relación entre los objetivos de la programación y las actividades - Relación entre los objetivos, las actividades y los recursos humanos financieros y técnicos. - Relación entre las actividades y las necesidades, intereses y derechos de los usuarios. 5.- Actividades de las oficinas de trabajo social: - Tipo y número. - Desarrolladas a partir de un trabajo en equipo o de un trabajo individual - Relación de cada actividad con la programación de la Unidad de Trabajo Social y con el programa al cual se dirige. - Grado de dependencia y/o autonomía de formas de medios de acción.
  • 29. 6.- Como Lleva a cabo sus actividades: - Esquema metodológico de intervención que utiliza: •Como llega al conocimiento del problema hacia el cual dirige su acción. •Como planifica la ejecución de actividades. •En que forma organiza recursos, tiempo, etc. 7.- Participación de los usuarios en la actividad profesional: •Receptores de servicio •Fuente de información •Participan en la programación de actividades •Participación en la ejecución de las actividades
  • 30. IV. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LAS OFICINAS DE TRABAJO SOCIAL 1.1.- Carácter de las Oficinas: Se establecen en función del régimen que la sustenta, sus fines, financiaciones, etc. Este conocimiento nos permite evaluar el tipo de participación directa y/o indirecta del Estado, en la conducción de las oficinas. •Oficinas Publicas •Oficinas Privadas •De carácter mixto
  • 31. 1.2.- Relación con el proceso Productivo General: Reestablece en función del objetivo principal de las Oficinas de Trabajo Social, el cual va a determinar la Política que se implante en el área social, la ubicación y la demanda institucional al Trabajador Social así como la posibilidad de atención a los usuarios. •Oficinas dedicadas a la prestación de servicios •Oficina dedicada a la prestación de bienes
  • 32. En las oficinas dedicadas a la comercialización de bienes se manifiesta con mayor fuerza y claridad la lógica del capital: la acumulación de la ganancia como objetivo superior de subordinación de trabajo a este objetivo. Es mas difícil ubicar el objetivo social en oficinas de este tipo; abordar este aspecto implica entender que la prioridad en la política institucional responderá a las formas como se establezcan la mediación entre los intereses de la empresa y de los trabajadores.
  • 33. 1.3.- Cobertura de acción de la Oficina de Trabajo Social: Se establecen en función: •El ámbito de acción institucional •A quienes dirige su acción y por qué Las oficinas dedicadas a la producción y comercialización tienen un ámbito de cobertura de la acción empresarial diferente al ámbito de cobertura de su acción social. Este ultimo se restringe muchas veces al personal empleado y sus familiares. Al trabajador social le interesa básicamente el ámbito de la acción social, pero no debe desconocer la proyección institucional de la empresa en la cual trabaja, ya que es la última instancia la que define la política institucional.
  • 34. 1.4.- Tipo de necesidad social que atiende: Las oficinas de carácter productivo y de comercialización atienden básicamente la necesidad de empleo a trabajadores, obreros. Como subsidio al salario, puede ofrecer prestaciones sociales a sus trabajadores: salud, vivienda, educación, etc. La prestación de este servicio esta subordinada a la lógica de acumulación interna de la empresa y el trabajador social los asume como su problemática central. .
  • 35. En el caso de las oficinas vinculadas a la prestación de servicios, cumplen un papel básico en la instrumentación de políticas sociales, orientando su acción al campo del bienestar social. En las oficinas del trabajo social se pueden atender las diferentes necesidades: •Necesidad de empleo •Prestación directa de servicio: salud •Asesoría y orientación
  • 36. 1.5.- Objetivo de las oficinas de trabajo social Implica conocer los programas que realiza y demuestra el como se organiza socialmente el uso de los recursos con los que cuenta, los contenidos concretos de los servicios que cuenta, los contenidos concretos de los servicios que cuenta: •Si los objetivos se expresan de forma cuantitativa ( indicadores de producción, de consumo y de prestación de servicios) •Si los objetivos se expresan de forma cualitativa ( calidad de los servicios)
  • 37. 1.6.- Política general de las Oficinas de Trabajo Social La política general de la oficina de bienestar social se establece en correspondencia con sus objetivos, programas y recursos (humanos, físicos y materiales). La política del área de Bienestar Social es aquella que se establece tomando en cuenta las necesidades de los usuarios y las posibilidades de la acción de trabajo social en el espacio establecidos por las políticas y espacios institucionales.
  • 38. 1.7.- Organizaciones internas de la Oficina de Trabajo Social El conocimiento de este aspecto es importante para precisar que toda oficina a nivel administrativo tiene establecido jerarquías que diferencian los niveles de decisiones sobre los objetivos, los fines y la perspectiva institucional, la ejecución y la puesta en practica de las decisiones tomadas. El departamento y/u oficina de Trabajo Social forma parte de la estructura administrativa de la institución y su ubicación le señala limites y posibilidades en la definición de su proyecto de trabajo.
  • 39. El conocimiento de este aspecto comprende: •Organigrama de la institución •Descripción y análisis del funcionamiento administrativo •Análisis de los canales de participación y comunicación •Conocimiento de los manuales de organización y funciones de la institución y sus funcionarios.
  • 40. Procedimiento: •Lectura y análisis de documentos •Entrevistas estructuradas al personal administrativo; charlas informales. •Revisión de archivos.
  • 41. 2.- Dinámica interna de la Oficina de Trabajo Social La oficina de trabajo social tiene que conocerse como una realidad en la cual hay una vida que es manifestación de la dinámica social y de las formas particulares que esta asume al interior del cotidiano de la acción constitucional; la actividad que en ella desarrolla, los conflictos y contradicciones diarias, son los elementos que pueden ofrecer un contenido a nuestra visión de la institución apartándonos de una concepción estática y descriptiva.
  • 42. 2.2.- Fuerzas que se mueven al interior de la Oficina de Trabajo social, •Organizaciones existentes en la institución. •Cual es la instancia de tratamiento de los conflictos laborales. •Cual es el resultado del ultimo convenio colectivo entre las autoridades y los trabajadores de la institución.
  • 43. HERRAMIENTAS DE TRABAJO SOCIAL
  • 44. Concepto: • Son objetos y estructuras materiales, que el trabajador social utiliza en los diversos ámbitos de su intervención profesional, con la finalidad de realizar un proceso adecuado, que permita lograr los resultados esperados.
  • 45. Importancia: • Las herramientas del trabajo social, son importantes pues permiten facilitar la intervención del trabajador social, obteniendo la información necesaria, facilitando el acercamiento a las personas, creando un clima de confianza, en el proceso de investigación, además de dar a conocer la información necesaria, enseñando y socializando mediante la participación activa de la población para el cambio.
  • 46. Ventajas: • Facilita la interacción con la persona, grupo o comunidad con la cual se esta trabajando, por plasmar directamente la situación de la realidad en la cual se esta interviniendo. • Incentiva a la participación activa, por ser metodológica y creativa, llamando la atención y aperturando interés. • Se da a conocer la información necesaria, de forma dinámica y no tediosa. • Los colores y materiales crean un clima dinámico y activo, respecto a la apertura y participación.
  • 47. 4.Principales Herramientas: • . El Cuento Dramatizado: -Puede servir tanto de instrumento de investigación como de técnica de enseñanza. Consiste en una historia que gira alrededor de un problema, el cual corresponde a uno de los problemas que en el momento afectan a la comunidad
  • 48. • La lámina: Consiste en fotos, recortespictóricos de revistas. Pinturas cuadros o representaciones hechas a mano; las cuales empleadas en combinación con preguntas, sirven para estimular el intercambio de ideas sobre problemas o aspectos específicos que se ponga a tratar
  • 49. • La Grabadora: Es una técnica de investigación participativa que ofrecer posibilidades de comunicación, en particular para aquellos que no saben leer o escribir. • Propósito de la grabadora: Recolectar en forma fiel las respuestas de las personas a quienes se interroga, Sin temor de olvidar detalles o puntos importantes. Estimular la participación de las personas, especialmente de aquellas intimidades por la forma escrita. Establecer una aproximación entre entrevistador y entrevistado. Servir como apoyo cuando se utilizan más de dos técnicas a la vez. Proporcionar “feed back” inmediato si la entrevista lo solicita.
  • 50. • El Franelógrafo: Sirve como instrumento de enseñanza y de concientización del individuo. Consiste en un tablero de tamaño o indefinido, forrado con franela u otro material semejante donde se colocan laminas o figuras que representen una situación o historia determinada Propósito de Franelógrafos: • Representa en forma visual un problema dramatizado. • Fomentan la participación de la audiencia al hacer que los participantes mismos muevan los objetos dentro del tablero. • Se adaptan a ideas nuevas de los participantes. • Estimula la espontaneidad y originalidad de los participantes.
  • 51.  El Rotafolio: Se trata de un tablero didáctico dotado de pliegos de papel utilizado para escribir o ilustrar. También se le llama papelógrafo o carta hogeable. • Ventajas del Rotafolio: Representa el mensaje en etapas. Permite reparar con anticipación organizando el tema en series Permite presentar síntesis. Propicia para trabajar en grupos. Fácil transporte y manejo. Es económico.
  • 52.  El Retroproyector y Transparencia : Es un medio visual fijo que utiliza filiminas o transparencias que permiten el paso de la luz. Funciones de la Transparencia: Captar la atención Revivir o recordar Participar y motivar
  • 53.  Cartillas / Folletos : Son cuadernillos impresos de pocas paginas con cubiertas sencillas y contenidos muy específicos sobre asuntos o problemas que se quieran difundir al publico. Partes: Carátula, portada o tapa. Presentación o introducción. Desarrollo del contenido temático.
  • 54.  Afiches/ Volantes : Es una herramienta en donde anuncian o informan algo. Consta siempre de una hoja de papel de diversos tamaños. Características: Es de fácil circulación. Es de tamaño variado. El contenido es breve y simple. Puede llevar gráficos alusivos de tema o situación y colores llamativos.
  • 55.  Las Filmaciones: Proceso de grabación de imágenes fijas o en movimiento por medios electrónicos, Las técnicas utilizadas para grabar imágenes en una cinta de vídeo se basan en señales eléctricas procedentes de una cámara Esto permite la repetición instantánea tan habitual en las retransmisiones; grabando lo observado físicamente, el desenvolvimiento de los involucrados, captar testimonios entrevistas, conversaciones; es decir permite registrar todas las actividades posibles realizadas, de modo que se pueda mostrar y reproducir cuando sea necesario.
  • 56.  Los titeres El personaje títere imprime diálogo, y en este juego se comunican con los otros miembros de la comunidad y así se muestran y se reconocen en este doble juego "interno y externo", respecto a sus perspectivas, problemas, necesidades y la realidad en la cual viven; es una manifestación creativa y desenvuelta de mostrar lo que se quiere dar a conocer.
  • 57.  Multimedia: Es, una tendencia de mezclar diferentes tecnologías de difusión de información, impactando varios sentidos a la vez para lograr un efecto mayor en la comprensión del mensaje; para que un equipos es considerado multimedia deberá integrar por lo menos tres de esto cinco tipos de datos: Texto, gráficos, imagen fija, imagen en movimiento (vídeo – animaciones) y audio (música, voz, sonidos, etc.).
  • 58.  El Uso efectivo de las Preguntas: Las herramientas que se han presentado se basan en la utilización efectiva de las preguntas y en la habilidad que se tenga para interrogar Las preguntas deben ser utilizadas para conseguir que las personas expresen su modo de pensar, así como para estimular su participación en cualquier clase de evento. Sirven como instrumento que conducen a los participantes a que estudien los puntos mas importantes de una situación dad y para que expresen su punto de vista.