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Guião de utilização do Microsoft excel 2003

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  • 1. 10. Um projecto multimédia Tecnologias da Informação e da Comunicação Folha de cálculo MS Excel
  • 2. Apresentação do programa A folha de cálculo Excel é um componente do pacote Office da Microsoft Corporation. Esta aplicação permite desempenhar tarefas relacionadas com o cálculo, análise e apresentação gráfica de dados, de uma forma rápida e eficaz. As aplicações de um programa deste tipo podem ser muito variadas:
      • Simples operações aritméticas entre valores inseridos;
      • Cálculos complexos através de funções;
      • Criação de gráficos de apresentação de todos os dados e cálculos efectuados.
  • 3. Filosofia de trabalho A folha de cálculo Excel funciona da seguinte forma:
    • Cada documento é reconhecido pelo Excel, como sendo um livro .
      • Cada novo livro é composto de várias folhas de trabalho onde se pode inserir e trabalhar muita informação.
    Folhas de trabalho Nome do documento Por defeito, sempre que se inicia um novo documento, o programa designa-o de «livro».
  • 4. Filosofia de trabalho
      • Todos os dados são inseridos nas folhas de trabalho de um livro, numa espécie de «contentor», por assim dizer, chamado célula . Cada célula é o equivalente a uma quadrícula da folha de trabalho, ou seja, da folha quadriculada que é a área de trabalho deste programa.
    • Os dados podem ser numéricos ou alfanuméricos e cada quadrícula ou célula tem uma designação que será utilizada para a identificar, sempre que se fizerem operações com ela.
    Célula Uma célula é uma caixa formada pela intersecção de uma linha com um coluna numa folha de cálculo ou tabela, na qual se podem introduzir informações. Identificação da célula
  • 5. O ambiente de trabalho e seus elementos O ambiente de tabalho do MS Excel é constituído por: Barra de Menus. Permite o acesso a todos os comandos do Excel. Cada Menu contém uma lista de comandos. Por exemplo: para Guardar um Livro deves clicar no menu Ficheiro . Depois, nas opções que surgem, deves clicar uma vez em ‘ Guardar ’ ou ‘ Guardar como... ’. 2 Barra de título. Indica o nome do livro activo. Com a abertura do programa é sempre apresentado um novo documento com o nome de «Livro1». 1 Barra de Ferramentas-Padrão. Permite o acesso aos principais comandos, tais como Guardar um Livro, Criar um novo Livro , Abrir um Livro existente , etc 3 Caixa de Nome. Indica o endereço ou localização da célula activa, a célula que está seleccionada na folha de trabalho. 5 Barra de fórmulas Esta barra mostra a fórmula utilizada na célula activa. Esta barra pode também ser utilizada para escrever fórmulas ou outros dados, bastando para isso clicar no espaço de escrita e digitar a informação desejada. 7 Separador de Folhas. Esta barra mostra as folhas de trabalho do Livro. Clicando com botão direito do rato, podes alterar o seu nome, copiar ou duplicar, inserir ou eliminar folhas. 8 Painel de Tarefas. Janela que aparece do lado direito da área de trabalho e que te oferece opções de trabalho, tais como: iniciar livros novos, abrir livros existentes, procurar livros, procurar e inserir imagens, etc. 9 Barra de estado. Nesta barra são mostradas mensagens ou instruções de trabalho sobre as operações que poderás executar. 6 Barra de Ferramentas de Formatação. Permite o acesso aos comandos para formatação dos dados da Folha de Cálculo, como, por exemplo, Negrito , Itálico , Sublinhado , Tipo de letra , etc. 4
  • 6. Área de Trabalho É a área central da janela de trabalho, formada por células, segundo uma estrutura de colunas e linhas. Colunas – São referenciadas por cima da folha de trabalho e designadas por LETRAS. Linhas - São referenciadas do lado esquerdo da folha de trabalho e designadas por NÚMEROS.
  • 7. Abrir um livro Para abrir um novo livro ou um livro já guardado pode-se utilizar um dos seguintes processos:
    • Utilizando o menu Ficheiro
    b) Utilizando o painel de tarefas ‘ Início’. Abrir um livro já guardado Abrir um livro já guardado Abrir um novo documento Abrir um novo documento
  • 8. Trabalhar com células
    • Seleccionar uma célula – Clicar nela ou premir as teclas de direcção para ir para a célula desejada.
    Para se inserir dados ou atribuir determinada formatação, é necessário seleccionar a célula ou grupo de células onde se deseja trabalhar.
    • Seleccionar um intervalo de células*
    *Intervalo de células – São duas ou mais células de uma folha. As células de um intervalo podem ser contíguas ou não-contíguas. Clicar na primeira célula do intervalo e, mantendo o botão do rato premido, arrastar o cursor até à última célula da selecção. a) Intervalo de células contíguas Seleccionar a primeira célula e, em seguida, mantendo premida a tecla Ctrl , seleccionar as outras células. b) Intervalo de células não contíguas
  • 9. Introduzir dados Todos os dados inseridos na folha de cálculo são imediatamente analisados pelo programa, quanto ao seu tipo, para facilitar operações. O Excel reconhece os seguintes tipos de dados:
  • 10. Introduzir dados
    • Texto ou Rótulos
    Estes são dados de texto, não são alterados e nunca são confundidos, pelo programa, com dados numéricos, datas, horas ou fórmulas.
    • Dados Numéricos
    O Excel entende os dados introduzidos como sendo numéricos, se estes não contiverem, por exemplo, letras ou outros símbolos misturados.
  • 11. Formatar células A formatação de células é extremamente útil por duas razões básicas:
    • Permite construir folhas de trabalho com boa apresentação e de fácil leitura e interpretação.
    • Possibilita adequar o formato e aspecto das células aos dados que necessitamos inserir.
    Para formatar células deve-se utilizar a janela ‘Formatar células’… Para abrir a janela Formatar células pode utilizar-se um dos seguintes processos:
    • Menu Formatar > ‘ Células... ’
    • Utilizando o teclado, com a sequência de teclas ‘ Ctrl + 1 ’.
    • Utilizando o menu Auxiliar, clicando no botão direito do rato e escolhendo ‘ Formatar células... ’
  • 12. Esta janela apresenta 6 separadores com opções de formatação específicas: Janela ‘Formatar células’… Separador Número: Permite formatar vários tipos de dados. Por exemplo, possibilita definir o formato para números, datas, valores monetários, fracções, percentagens e também formatações personalizadas. Categoria Geral – definição padrão Categoria Data
  • 13. Janela ‘Formatar células’… Separador Alinhamento : Permite formatar o posicionamento do texto dentro das células. Separador Tipo de letra: Permite definir o tipo, cor, tamanho e outras propriedades para a letra do texto seleccionado.
  • 14. Janela ‘Formatar células’… Separador Limite: Permite definir o tipo e cor dos limites (contornos das células) em uma ou mais células. Separador Padrões : Permite alterar a cor de fundo de uma ou mais células.
  • 15. Fórmulas Introduzir uma fórmula simples Uma fórmula inicia-se sempre com o sinal de igual ( = ) Depois de inserir o símbolo = deve-se especificar qual a operação e respectivo operador matemático, ou então, utilizar a barra de fórmulas da Folha de Cálculo para ajudar na construção da fórmula. ARGUMENTO : São valores que uma função utiliza para executar operações ou cálculos. O tipo de argumento utilizado por uma função é específico para a função. Os argumentos comuns utilizados em funções incluem números, texto, referências de células e nomes. Início da fórmula 1.º argumento Operador aritmético 2.º argumento
  • 16. Funções Uma função é uma fórmula predefinida que executa cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, numa ordem específica ou estrutura. As funções estão divididas por categorias, tais como funções matemáticas, de estatísticas, de data e hora, etc. As funções podem ser usadas isoladamente ou como bloco de construção de outras fórmulas.
  • 17. Funções A sintaxe de uma função é a seguinte: Para inserir uma função deve-se utilizar a janela Inserir função : Esta função é equivalente à fórmula: =A1+C3+F4 Sinal = Nome da função Parênteses de abertura Argumentos da função separados por ponto e vírgula (;) Parênteses de fecho da função. Para aceder à janela Inserir função pode-se utilizar: a) Menu Inserir > Função b) Barra de fórmulas em… =Soma(A1;C3;F4)
  • 18. Macros Uma macro é uma acção ou conjunto de acções que podem ser utilizadas para automatizar tarefas. ( As macros são gravadas na linguagem de programação Visual Basic for Applications.) Para gravar uma macro…
    • Na janela Gravar macro, definir os parâmetros necessários e clicar em OK para iniciar a gravação do trabalho.
    • Abrir o menu Ferramentas e clicar na opção Gravar nova macro .
    • Para terminar, clicar em Terminar gravação
  • 19. Gráficos Um gráfico é a transformação de um conjunto de dados numa apresentação visualmente mais explícita, que inclui a demonstração das relações entre os números ou dados. Componentes de um gráfico Título Eixo dos YY Eixo dos XX Linhas de grelha Legenda Marca de dados
  • 20. Criar um Gráfico O Excel disponibiliza um Assistente de Gráficos, que é uma ferramenta que orienta o utilizador em todos os passos necessários para a construção de um gráfico. Para abrir o assistente de gráficos deve-se utilizar…
    • Menu Inserir > opção Gráfico…
    • Barra de ferramentas-
    • -Padrão > Botão Assistente de Gráficos
  • 21.