PMO: FATORES CRÍTICOS PARA IMPLEMENTAÇÃO

PMO FATORES CRÍTICOS PARA A IMPLANTAÇÃO Fivecom Versão 1.0 – 20/06/2008

Objetivo Mostrar a importancia e benefícios tangiveis e intangiveis com a implantação do escritório de projetos na Fivecom, assim como os fatores críticos para o sucesso na implantação do PMO.

PMO

O Escritório do Projeto é um local central para:

criar padrões e procedimentos para melhor gerenciamento do projeto;

conduzir, planejar, organizar, controlar e finalizar as atividades do projeto;

obter uma visão global e panorâmica de todo o projeto sem se perder em detalhes;

ser o centro de informações e controle.

aumentar a chance de sucesso do projeto

Ele também é a casa do time do projeto, onde todo o suporte está disponível.

Justificativas para implantação do PMO

Não há um padrão para reportar desempenho.

Os gerentes de projeto estão sobrecarregados e sem tempo para análise de dados e tomada de decisão.

As lições aprendidas não são documentadas.

Reconhece-se a gerência de projetos como competência crítica para o seu sucesso.

Justificativas para implantação do PMO

Benefícios de um PMO

Fatores críticos de sucesso

Tipos de PMO

PSO – Project Support Office

PMCE – Project Management Center of Excellence

PMO – Project Management Office

CPO – Chief Project Officer

Segundo Dinsmore (2000)

PSO – Project Support Office O PSO atua primordialmente como apoio simultâaneo a vários gerentes de projeto, sendo que a responsabilidade pelo sucesso do projeto não é do PSO, mas do gerente de projeto que utiliza seu serviço.

PMCE – Project Management Center of Excellence O PMCE está focado em garantir que sejam utilizadas as metodologias e competências corretas na administração dos projetos.

PMO – Project Management Office O PMO assume o papel de responsavel pelo projeto e pela sua condução das melhores práticas de gerenciamento de projetos.

CPO – Chief Project Officer O CPO é a autoridade central para os projetos, suas atribuições são diretamente ligadas a estratégia da organização

Evolução do PMO nas empresas de TI

Fases de criação e implantação de um PMO

Avaliar nível de maturidade na gestão de projetos na coorporação -> OPM3;

Definir tipo de PMO ;

Definir objetivos e benefícios claros (SMART)

Desenhar estrutura PMO;

Definir a equipe PMO ;

Institucionalizar PMO*;

Definir matriz de responsabilidades PMO ;

Definir atividades iniciais do PMO e prioridades;

* envolvimento da alta gerência

Fases de criação e implantação de um PMO - Obter recursos físicos ; - Definir processos básicos e praticados ; - Desenhar processos operacionais PMO; - Criar WorkFlow de Processos * ; - Criar Templates ; - Implantar Workflow de processosno SAO ** . * Condição ideal é casar o WorkFlow de processos PMO, com os já existentes na coorporação ( Metodologias de Desenvolvimento de Softwares e Metodologia de Qualidade ) , sem esquecer de referenciá-las ao planejamento estratégico organizacional. ** SAO – Sistema de Apoio Operacional ( EPM e/ou outro ).

Fases de criação e implantação de um PMO - Eleger site Piloto ; - Gerir riscos ; - Eleger processos iniciais ; - Parametrizar processos no SAO (EPM) ; - Implantar Templates ; - Eleger projeto real para piloto; - Testar funcionamento SAO ; - Validar testes com equipe PMO .

Fases de criação e implantação de um PMO - Utilizar plamo de comunicação ; - Apresentar estrutura PMO; - Apresentar processos PMO ; - Treinar GP’s e Recursos no SAO ( Piloto ) ; - Medir amadurecimento equipe ; - Planejar implantação operacional e implantar;

Fases de criação e implantação de um PMO - Extender piloto ; - Implantar PMO em outros projetos; - Definir novas diretrizes * ; - Desenhar processos novas diretrizes ; - Adequar WorkFlow novas diretrizes ; - Implantar novas diretrizes no SAO . * Englobar as demais áreas de conhecimento da gestão de projetos, definindo, desenhando e buscando a automação dos novos processos.

Fases de criação e implantação de um PMO

- Avaliar resultados PMO e corrigir/adequar desvios ;

- Criar e desenhar “Indicadores” para apoio na Gestão Orçamentária, financeira e de resultados ;

- Testar “Indicadores” ;

- Implantar “Indicadores”;

Feedback.

Melhoria continua;

Lições aprendidas em uma base de connhecimento.

Conclusão

Requer apoio da alta administração;

Deve ser considerado o nível de maturidade existente em gerenciamento de projetos na organização;

Deve ser realizado por necessidade e alinhado aos objetivos da organização e não por “modismo”;

Deve acontecer de forma progressiva, mas como um projeto;

Os benefícios podem demorar um pouco para serem alcançados;

O time do PMO e suas responsabilidades devem estar adequados às reais necessidades da organização;

Deve ser realizado o gerenciamento de mudanças.

“ Pense grande, comece pequeno, aja efetivamente !”

Referências

Material Ricardo Vargas;

Relatório Benchmarking, 2007 ;

Organizational Project Management Maturity Model Opm3 Overview, PMI, 2004 ;

Um Guia Do Conjunto De Conhecimentos em Gerenciamento De Projetos (Guia PMBOK): A Guide to the Project Managment Body of Knowledge, 2004;

Próximos passos Criar o termo de abertura para o projeto de implantação do PMO na Fivecom Fazer o planejamento da primeira fase; Fazer o cronograma de implantação do PMO (estudos mostra que leva-se de 4 a 8 meses para a implantação do PMO) Apresentar o PMI Apresentar o modelo OPM3

Perguntas ?