Saksbehandling i Finnmark fylkeskommune

1,019 views

Published on

Av assisterende fylkesrådmann Anne-Cathrine Larsen. Presentasjon under saksbehandlingskurs for nye rådgivere i Finnmark fylkeskommune

Published in: Technology, Business
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,019
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
267
Actions
Shares
0
Downloads
4
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Alle presenterer seg kort i forbindelse med presentasjonsrunden
  • NB: presentasjonsrunde – både foreleserne og deltakerne!
  • @
  • Liten runde rundt bordet. Kom med stikkord. Hva forbinder dere med ordet ”et saksframlegg”?
  • Hva tenker dere på når jeg sier ordet saksbehandling? Assosiasjoner
  • I dag har jeg fokus på saksbehandling til FU/FT og KNS/KU De samme prinsippene gjelder ved saksbehandling for andre organer
  • Vi praktiserer ”Fullført saksbehandling”. Dette er den tradisjonnelle definisjonen på fullført saksbehandling. Her hos oss innstiller ikke fylkesrådmannen. Men fylkesrådmannens konklusjon skal ha en slik form at den kan brukes som fylkesråd/fylkesordførers innstilling
  • Den saksbehandleren som har ansvar for en sak får et stort ansvar! Ansvar for å framskaffe nødvendige saksopplysninger. Kan være f. eks av økonomisk, juridisk eller personalmessig art. Eller det kan være saksområder som grenser inn mot flere avdelinger sine områder. Veldig viktig med en helhetlig tilnærming helt fra starten og å trekke inn nødvendige kompetanse underveis. Det er ikke sånn at ”helhetsblikket” ikke skal settes på før saken ligger på bordet hos FRM. Dette blikket skal være på helt fra starten av arbeidet med saken. I noen tilfeller kan det være nødvendig å gjøre visse avklaringer mht til ”vinkling” av en sak med FRM før man starter opp arbeidet, men som oftest har den ansvarlige saksbehandler fullstendig ansvar for en forsvarlig utredning ev saken fra sterten av. Men, det er ikke ulovlig å konsulterer både sin egen leder, endre avdelingsledere og saksbehandlere og FRm, underveis i prosessen,
  • 1: Samarbeid på tvers i FFK 2: Godt opplyste saksbehandlere kan yte god service internt og eksternt. Kjenner alle sidene ved en sak. 3: Unngår dobbeltarbeid 4: Fullført saksbehandling med tydelig ansvarsplassering sikrer kvalitet og fullstendig saksutrdening med et helhetsperspektiv 5: Delegering avlaster lederne som kan bruke sin tid på ledelse, prinsippielle spørsmål og utviklingsarbeid 6: Saksbehandlerne får interessante og utviklende arbeidsoppgaver, samt får en bred kontaktflate i organisasjonen
  • Her har både Tom og marianne tidligere i dag vært inne på forholdet mellom politikk og adminsitrasjon. Jeg skal si litt om hvilke oppgaver de ulike rollene her har i fht saksbehandlingsprosessen. Ikke politikkerrollen ( som ikke har bnoen rolle i saksbehandlingsprosessen når vi snakker om det å produsere saker.
  • Den viktigste kvalifiskajsonen til saksbehandleren er ofteste at han/hun har faglig innsikt i det feltet saken omhandler! Men….Samtidig må saksbehandleren evne å sortere viktig fra uviktig i dette bildet. Sett fra en fagperson så kan veldig mye virke interessant og viktig, men her er det viktig å tenke ”hva er avgjørende informasjon for at politikerne skal være godt nok opplyst til å kunne fatte beslutning i saken”?
  • Prøver å unngå å henge meg opp i småting og detaljer, men er samtidig veldig opptatt av at sakene skal ha tilfredsstillende kvalitet. Det er irriterende å lese saker med mye skrivefeil! NB: MALER I Public!!!! Ikke vær redd for å opprette saken i Public
  • Hva trenger politikerne av informasjon for å kunne fatte beslutning i saken? Ikke ta med ”Kjekt å ha”-opplysninger Prøv å se saken med ”mann i gata-blikk) Saken skal være fullstendig, dvs at alle nødvendige opplysninger må med. Men vurder nøye hva som er nødvendige opplysninger. Faktiske saksopplysninger bør ikke kunne trekkes i tvil. Vær forsiktig med påstander som du ikke har saklig belegg for.
  • Eks. Høringssak på en lovendring: Saken må settes inn i en ramme Lovforslaget må beskrives summarisk/kortfattet/ i hovedpunkter Eks. Et nytt fylkeskommunalt plandokumnet Saken må settes inn i en ramme. Vise til tidligere saker Saken redegjør så for hovedtrekkene i saken Det må gjøres rede for innkomne høringsuttalelser Eks. Utdeling av en fylkeskommunal pris Saken må vise til retningslinjene for prisen og kort redegjøre for rutinene som er fulgt fram mot beslutning De ulike forslagemne som er kommet inn redegjøres for summarisk. Kun beskrive – ikke vurdere!
  • Veldig avhengig av sakens innhold.
  • Alt stoff fra dette kurset, også oversikt over fristene finner dere på intranett under «Tips for saksbehandlere» i venstremenyen
  • Saksbehandling i Finnmark fylkeskommune

    1. 1. Kurs i saksbehandling i FFK 4. mai 2011 Fylkeshuset Tom Anne-Cathrine Bernt Øivind Marianne
    2. 2. Velkommen til dere: Siren Storli, Elev- og lærlingeombud Morgan Degerstrøm, Næringsavdelinga Liv Inger Raastad, Økonomiavdelinga - lønn Ida Holsbø, Opplæringsavdelinga Birgit Smelror, Tannhelseavdelinga
    3. 3. Dagens program <ul><li>0930 – 1030: Fylkeskommunens oppgaver og politiske og administrative organisering v/Tom Mikalsen, fylkesrådmann </li></ul><ul><li>1030 – 1100: Fylkeskommunenes roller og forholdet mellom politikk og administrasjon v/ Marianne Pedersen , kultur- og idrettssjef </li></ul><ul><li>1100 – 1110: Beinstrekk, kaffe, frukt </li></ul><ul><li>1110 – 1140: Ensom rytter eller teamarbeider? Arbeidsmåter i SA v/Bernt Øivind Bersvendsen, senior  </li></ul><ul><li>1140 – 1215: Felles lunsj i kantina </li></ul><ul><li>1215 - 1300: Produksjon av saksframlegg til politiske utvalg. Hva, hvorfor og hvordan? </li></ul><ul><li>Introduksjon til gruppearbeid med utvalgte case v/ Anne-Cathrine Larsen, assisterende fylkesrådmann </li></ul><ul><li>1300 – 1415: Arbeid i gruppene (kaffepause underveis) </li></ul><ul><li>1415 – 1445: Oppsummering av gruppearbeid og avslutning </li></ul>
    4. 4. Saksbehandling i FFK <ul><li>Hva? </li></ul><ul><li>Hvorfor? </li></ul><ul><li>Hvordan? </li></ul>
    5. 5. Hva er saksbehandling? <ul><li>Utredningsprosessen mot et skriftlig beslutningsgrunnlag </li></ul><ul><li>Behandling av saken i beslutningsorganet </li></ul><ul><li>Iverksettinga av vedtaket i saken </li></ul>
    6. 6. Vi saksbehandler til: <ul><li>Fylkestinget (4 møter pr år. 50 - 60 saker) </li></ul><ul><li>Fylkesutvalget (8 møter pr år. 60 - 70 saker) </li></ul><ul><li>KNS (4 møter pr år. 40 – 50 saker) </li></ul><ul><li>KU (4. møter pr år. 20 – 30 saker) </li></ul><ul><li>Administrasjonsutvalget (3 møter pr år. Inntil 10 saker) </li></ul><ul><li>Klagenemda (4 møter pr år. Antall saker…) </li></ul><ul><li>Til sammen rundt 200 saker pr år til behandling i politiske </li></ul><ul><li>utvalg. </li></ul>
    7. 7. Fullført saksbehandling <ul><li>Saksbehandlingen utføres på et lavest mulig kvalifisert nivå. Alle sider ved saken belyses, og den bearbeides fram til og med forslag om vedtak slik at det bare gjenstår for beslutningsorganet å vedta (evt. forkaste) forslaget. </li></ul><ul><li>NB: I FFK innstiller ikke fylkesrådmannen i sakene </li></ul>
    8. 8. Fullført saksbehandling: <ul><li>Innebærer stor grad av ansvar på saksbehandleren </li></ul><ul><li>Krever helhetsperspektiv! </li></ul><ul><li>Krever utstrakt samarbeid på tvers, og åpen kommunikasjon underveis i prosessen </li></ul>
    9. 9. Fullført saksbehandling – fordelene: <ul><li>Samarbeid </li></ul><ul><li>Service </li></ul><ul><li>Effektivitet </li></ul><ul><li>Kvalitet </li></ul><ul><li>Delegering </li></ul><ul><li>Personlig utvikling </li></ul>
    10. 10. Rollene <ul><li>Saksbehandler </li></ul><ul><li>Leder </li></ul><ul><li>Fylkesrådmann </li></ul><ul><li>Politiker </li></ul>
    11. 11. Saksbehandleren: <ul><li>Ta helhetsperspektiv, tenke som ”fylkesrådmann” </li></ul><ul><li>Avklar prinsipielle spørsmål med fylkesrådmannen/egen leder tidlig i prosessen </li></ul><ul><li>Involver alle nødvendige parter </li></ul><ul><li>Legg en plan for arbeidet! </li></ul><ul><li>Hold frister! </li></ul>
    12. 12. Lederen <ul><li>Sørge for at saksbehandleren har/får utvikle riktig kompetanse </li></ul><ul><li>Delegere, men samtidig følge opp, støtte, assistere og informere saksbehandleren underveis </li></ul><ul><li>Gjøre nødvendige grunnleggende avklaringer </li></ul><ul><li>Kvalitetssikre i siste instans (før saken går videre til fylkesrådmannen) </li></ul>
    13. 13. Fylkesrådmannen <ul><li>Assisterende fylkesrådmann </li></ul><ul><ul><li>Har dialog med politisk sekretariat /politisk ledelse ang sakskartet </li></ul></ul><ul><ul><li>Tar imot ferdige saker fra avdelingene, siste kvalitetssjekk </li></ul></ul><ul><ul><li>Vurderer om saken er forsvarlig utredet </li></ul></ul><ul><ul><li>Sender evt saken tilbake til avdelingen for ferdigstilling </li></ul></ul><ul><li>Fylkesrådmannen </li></ul><ul><ul><li>Vurderer: Står jeg inne for konklusjonen? </li></ul></ul><ul><ul><li>Skriver under saken </li></ul></ul><ul><ul><li>Evt. sender saken tilbake for ytterligere utredning/kvalitetessikring </li></ul></ul>
    14. 14. Saksframlegget = beslutningsgrunnlaget! <ul><li>BAKGRUNN - Hvorfor fremmes saken? </li></ul><ul><li>BESKRIVELSE – Hva dreier saken seg om? </li></ul><ul><ul><li>INNKOMNE UTTALELSER – Oftest ved høringer </li></ul></ul><ul><li>VURDERING – FRM vurderer saken helhetlig og faglig og legger fram ulike alternativer </li></ul><ul><li>KONKLUSJON – FRM konkluderer ifht alternativene </li></ul><ul><li>INNSTILLING – Fylkesorfører/fylkesråd innstiller </li></ul><ul><li>(ett av alternativene…eller noe helt annet…) </li></ul>
    15. 15. Språk og form <ul><li>Kort er bra! </li></ul><ul><li>Unngå fremmedord og faguttrykk </li></ul><ul><li>Skriv leservennlig men ikke ”tabloid” </li></ul><ul><li>Vurder nøye hva som er nødvendige opplysninger i saken. </li></ul><ul><li>Ikke slurv med rettskrivinga!!! </li></ul><ul><li>Få gjerne andre til å lese korrektur </li></ul><ul><li>Vær nøye med strukturen: Hva er bakgrunn og hva er beskrivelse? Når beskriver du/ Når vurderer du? Ikke bland sammen </li></ul>
    16. 16. Bakgrunn <ul><li>Gjør på noen få linjer rede for sakens hovedproblemstilling </li></ul><ul><li>Begrunn hvorfor saken tas opp til behandling </li></ul><ul><li>Evt henvise til tidligere vedtak </li></ul><ul><li>HUSK: </li></ul><ul><li>Kortfattet </li></ul><ul><li>Saksnummer ved henvisning til tidligere vedtak </li></ul><ul><li>Saken fremmes for at… </li></ul>
    17. 17. Bakgrunn - Eksempler <ul><li>Eks. 1: </li></ul><ul><li>Sak 11/1 NORDNORSK FILMSENTER - LOKALISERING </li></ul><ul><li>BAKGRUNN </li></ul><ul><li>Lokalisering av Nordnorsk filmsenter (NNFS) har vært en stadig tilbakevendende sak i den nordnorske filmbransjen. I henhold til fylkestingets vedtak i sak 09/12 er film en av tre satsingsområder i den nordnorske kulturavtalen. Det er gjennomført et utredningsarbeid innen film, der en av hovedanbefalingene var å ta endelige stilling til lokalisering av NNFS. Landsdelsrådet for kultur har bedt styret i NNFS om en holdning til lokaliseringsspørsmålet. Styret har kommet med et enstemmig vedtak. Det er generalforsamlinga til NNFS som avgjør lokaliseringa. Saken fremmes for å avklare Finnmark fylkeskommunes holdning i saken. </li></ul><ul><li>Eks 2: </li></ul><ul><li>Sak 11/10 VALG AV MODELL FOR FREMTIDIG ORGANISERING AV UNGDOMSPOLITISK MEDVIRKNING </li></ul><ul><li>BAKGRUNN </li></ul><ul><li>I FT-sak 08/21 vedtok fylkestinget å opprette ei tre-årig ungdomssatsing. I vedtaket ble det bestemt at ungdomspolitisk utvalg skulle videreføres i sin nåværende form, men at en også skulle invitere til en bred diskusjon om hvordan en best kan ivareta ungdomspolitisk medvirkning og se til andre fylker hvordan de gjør det. Ungdomssatsinga er nå inne i sitt siste år, og denne saken legges frem for at fylkestinget skal ta stilling til hvilken modell for ungdomspolitisk medvirkning en ønsker fremover. </li></ul>
    18. 18. Beskrivelse <ul><li>Regegjør for gjeldende forutsetninger: </li></ul><ul><ul><li>Lovverk? </li></ul></ul><ul><ul><li>Nasjonale føringer? </li></ul></ul><ul><ul><li>Egne planer? </li></ul></ul><ul><ul><li>Andre tidligere relevante vedtak? </li></ul></ul><ul><li>Beskriv de faktiske forhold i saken </li></ul><ul><ul><li>Avhengig av sakens karakter </li></ul></ul><ul><ul><li>Agrenses til de forhold som er nødvendig å beskrive for å kunne vurdere konsekvenser og fatte beslutning i saken </li></ul></ul><ul><li>Redegjør for innkomne høringsuttalelser (evt egen overskrift) </li></ul><ul><ul><li>Dersom det er relevant </li></ul></ul><ul><li>HUSK: </li></ul><ul><li>Tidligere relevante vedtak </li></ul><ul><li>Relevante momenter </li></ul><ul><li>Ikke mer info enn nødvendig </li></ul><ul><li>Beskriv det som er relevant for vurdering og konklusjon </li></ul>
    19. 19. Vurdering <ul><li>Vær fylkesrådmann – se helhet! </li></ul><ul><li>Vurder sakens innhold i forhold til relevante rammebetingelser </li></ul><ul><li>Se etter alternative løsninger og drøft disse med økonomiske og andre konsekvenser </li></ul><ul><li>Skriv på en måte slik at det tydelig kommer fram at det foretas veloverveide, faglig begrunnete, helhetlige vurderinger. </li></ul><ul><li>Bruk formuleringer som: </li></ul><ul><li>Fylkesrådmannen mener… </li></ul><ul><li>Det er etter fylkesrådmannes vurdering helt klart at… </li></ul><ul><li>Fylkesrådmannen konstaterer at… </li></ul><ul><li>Utfra en helhetlig vurdering mener fylkesrådmannen at... </li></ul><ul><li>Osv… </li></ul><ul><li>HUSK: </li></ul><ul><li>Vurder med utg pkt i kjente rammebetingelser (f.eks økplan, fylkesplan, RUP etc) </li></ul><ul><li>Vær objektiv og kritisk, ikke ”sektorforsvarer” </li></ul>
    20. 20. Konklusjon <ul><li>Her gjengis kort hvilket løsningsalternativ fylkesrådmannen anbefaler og hvordan evt kostnader skal dekkes i budsjett </li></ul><ul><li>HUSK: </li></ul><ul><li>Ikke nye vurderinger </li></ul><ul><li>Ikke nye saksopplysninger </li></ul><ul><li>Økonomi </li></ul>
    21. 21. Konklusjon - Eksempler <ul><li>Eks 1: </li></ul><ul><li>10/23 STATSBUDSJETTET 2011. STATENS VEGVESENS FORSLAG TIL RIKSVEGBUDSJETT </li></ul><ul><li>FYLKESRÅDMANNENS KONKLUSJON </li></ul><ul><li>Fylkesrådmannen velger å konkludere på følgende måte: </li></ul><ul><li>1. Kostnadene på funksjonskontraktene har hatt en dramatisk økning de siste årene. Dette medfører at midlene til drift og vedlikehold svekkes betydelig. Dette må kompenseres ved økte budsjettrammer. </li></ul><ul><li>2. Det er kun HP-rammen i Statens vegvesens forslag for 2011 som vil sikre en minimumsramme til drift, vedlikehold og investering på riksvegnettet. </li></ul><ul><li>3. De økte drifts- og vedlikeholdskostnadene medfører at verdien av handlingsprogramrammene er betydelig redusert. Rammene må økes til et nivå som sikrer at budsjettverdien i handlingsprogrammet 2010–13 opprettholdes. Dette er avgjørende for å nå målsettingen om å redusere forfallet i perioden. </li></ul><ul><li>4. Årets vårflom har vist at veginfrastrukturen er sårbar. Det må derfor vurderes å styrke ras- og flomsikringen for å være i forkant av uønskede hendelser. </li></ul><ul><li>5. Vegprosjektet E105 er et resultat av infrastruktursamarbeid med Russland. Det er derfor av betydning at dette prosjektet starter opp i 2011 for å sikre at Norge bidrar i vegsamarbeidet. </li></ul><ul><li>6. Det er tilfredsstillende med en styrking av den statlige rammen til post 37 E6 Alta vest, selv om medfinansieringen bortfaller. </li></ul><ul><li>7. Tiltak på gang- og sykkelvegen langs rv. 93 bør videreføres med en statlig ramme på 9 mill kr, selv om medfinansiering uteblir. </li></ul>Eks 2: 04/10 OPPREISNINGSORDNING FOR TIDLIGERE BARNEHJEMSBARN I FINNMARK. BISTAND TIL KOMMUNER SOM HAR VALGT STAVANGERMODELLEN FYLKESRÅDMANNENS KONKLUSJON I forbindelse med opprettelse av oppreisningsordninger for tidligere barnehjemsbarn i Finnmark bevilger fylkestinget økonomisk støtte til de sju ”Stavangermodell kommunene” med kr 25.000,- pr kommune. Bevilgningen finansieres over disposisjonsfond.
    22. 22. Rutiner: <ul><li>For FU/FT: Leder melder inn saken til e-postadressen «FU-FT saker» </li></ul><ul><li>For KU OG KNS-saker: Leder melder inn saken til e-postadressen «utvalgssaker» </li></ul><ul><li>Saksbehandler oppretter saken i P360 med riktig behandlingsmal </li></ul><ul><li>Saksbehandler skriver saken. Konferer med leder (og fylkesrådmannen?) underveis </li></ul><ul><li>Leder kvalitetssikrer saken </li></ul><ul><li>Leder leverer ferdig underskrevne saker til fylkesrådmannen innen fristen </li></ul>
    23. 23. Rutiner: <ul><li>Gjør deg kjent med fristene og legg en plan for arbeidet med saken sammen med din leder og evt fylkesrådmannen </li></ul><ul><li>Hold lederen din oppdatert om framdriften og gi beskjed hvis noe ikke går som det skal </li></ul><ul><li>Vær tilgjengelig i dagene etter at saken er levert til fylkesrådmannen, i tilfelle det er nødvendig med noen ”justeringer” i saken </li></ul><ul><li>Perioden mellom frist til FR og frist til FO er kvalitetssikringsperiode og saken kan gå flere runder tilbake til saksbehandler før FR er fornøyd </li></ul>
    24. 24. Hvem skriver under? <ul><li>Avdelingsleder og fylkesrådmannen på saker til KU og KNS </li></ul><ul><li>Utviklingssjef/Opplæringssjef/ Avdelingsledere og fylkesrådmannen på saker til FU/FT </li></ul><ul><li>Kun fylkesrådmannen skal ha tittel under navnet (mulig vi endrer på dette) </li></ul>
    25. 25. Frister FU/FT UTVALG TIL FR TIL FO UTSENDING   15. FEBRUAR     21. januar   27. januar   2. februar   FU 22. MARS FT 23. – 24. MARS     24. februar   4. mars   9. mars   FU 3. MAI   8. april   14. april   18. april   FU 14. JUNI FT 15. – 16. JUNI     20. mai   26. mai   31. mai   FU 20. SEPTEMBER     26. august   2. september   7. september   FU 18. OKTOBER FT 19. – 20. OKTOBER   23. september   30. september   6 . oktober   FU 8. NOVEMBER     20. oktober   25. oktober   27. oktober   FU 13. DESEMBER FT 14. – 15. DESEMBER     18. november   25. november   30. november
    26. 26. Frister KU/KNS
    27. 27. Case 1: <ul><li>Bakgrunn: </li></ul><ul><li>KRD har sendt på høring NOU 2011:13 Kompetansearbeidsplasser – drivkraft for vekst i hele landet. </li></ul><ul><li>Finnmark fylkeskommune vil avgi høringsuttalelse i saken og skal behandle denne i FT i juni. </li></ul>Oppgave: 1. Formuler en overskrift for saken 2. Lag i stikkordsform en disposisjon for oppbygging av saken. Hva bør være innhold/fokus i hver av overskriftene bakgrunn, beskrivelse, vurdering og konklusjon ? 3. Formuler et forslag til fylkesrådmannens konklusjon
    28. 28. Lykke til! <ul><li>http://info.ffk.no/saksbehandlertips/default.aspx </li></ul>

    ×