David Schneider, André KunzDocument Managementà la carte
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Agenda Warum braucht es ein DMS Kritische Erfolgsfaktoren • Organisation • Ausbildung • Technologie Erfahrungen aus der...
Herausforderungen                                              Informationen  Dokumentenverwaltung                        ...
Beispiele       Durchschnittlich sind die Daten eines       Unternehmens an 12 verschiedenen       Orten abgelegt       Üb...
Kritische Erfolgsfaktoren                                         • Fehlende Governance                                   ...
Kritische Erfolgsfaktoren             Organisation               Organisation         Ausbildung   Technologie
Governance     Governance           Organisation                  Ausbildung       Technologie
Inhalt der Governance      Leitplanken der Nutzung      • Wie und innerhalb welcher Prozesse wird SharePoint genutzt?     ...
OrganisationAusbildung Ausbildung    Technologie
Warum die Akzeptanz und der Gebrauch vonSharePoint schwierig sein kann:Was beinhaltet SharePoint eigentlich genau?- Zusamm...
Akzeptanz-KurveAkzeptanz            Bewusstheit   Wertschätzung   Testen   Anwenden   Akzeptieren & Anwenden              ...
OrganisationAusbildung   Technologie               Technologie
DMS mit SharePoint 2010 (Recap)                    Document   Sites                             Berechtigungen     Version...
Technische Herausforderungen                    Metadaten für   Skalierbarkeit                    Arbeitsbereiche   Vorlag...
SharePoint LimitsMaximale Grösse         Empfehlung 100 GBSite Collection         Maximum durch Grösse der Content DB     ...
Anforderungen Clients Windows: Vista+ Office: 2007+ Windows Domain Browser: IE 8+, 32 bit   No           Internet Explo...
Alternativen Client Citrix: Office Umgebung und Client  Einstellungen Office Web Apps: Keine Client  Abhängigkeiten Log...
David SchneiderInformationsarchitektur
Organisation der Daten Projekte, Abteilungen, Teams, Dossiers   Site Metadaten auf Site Ebene vergeben Problem:eine Me...
Workspace Liste     Site Metadaten                            Workspace   Metadaten                            Team A     ...
Anwendungsbeispiel              Anzeige    BearbeitenWizard zur                            Workspace                der   ...
Mehr Power mit FAST Search Aggregation der Workspaces mit  FAST Search Refinder für Workspace Liste
Vererben von Metadaten                 IndexierungDokument wird                     Beim Suchen    ohne                   ...
Technische Umsetzung FAST Content Stage Beim Indexieren eines Dokuments • Werden die Site Metadaten laden • Und als Meta...
David SchneiderDemo
PraxisbeispielDas Schweizerische Rote Kreuz (SRK) ist die 1866in Bern gegründete nationale Rotkreuz-Gesellschaft der Schwe...
André KunzErfahrungen aus der Praxis
Projektvorgehen                         SharePoint Basis                        Betrieb & SupportPilot   Governance       ...
Erfahrungen aus der Praxis Ausbildung ist wichtig    • User haben erst Freude an SP, wenn sie ihn      bedienen können  ...
Zusammenfassung Kritische Erfolgsfaktoren  • Organisation: Governance  • Ausbildung: User Adoption dauert 18 – 36    Mona...
KontaktDavid Schneider, david@sharepoint.chAndré Kunz, andre.kunz@isolutions.chBlog http://blog.sharepoint.chisolutions AG...
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  • Die drei Dimensionen Organisation, Ausbildung und Technologie müssen für eine erfolgreiche Einführung gleichermassen berücksichtigt werden. Organisation:Governance: Wie wird das DMS benutzt? Welche Funktionen werden eingesetzt?Ausbildung- Training. Knowhow Aufbau für Benutzer, Super User, DMS Verantwortliche und IT BetriebTechnologie:- Die Technologie darf die Benutzer nicht behindern. Da wo SharePoint Mängel oder Lücken aufweist, müssen diese mi Add Ons geschlossen werden.
  • Die Technologie…… darf nicht hinderlich sein.… muss im Hintergrund bleiben.
  • SharePoint 2010 kommt mit einer ganzen Reihe noch DMS Funktionen. Hier ein Überblick
  • Wir haben aber auch einige technische HerausforderungenSkalierbarkeit  mehr dazu gleich auf dem nächsten SlideMetadaten für Arbeitsbereiche- Eine Site hat keine Metadaten VorlagenEine Vorlage pro Content Type- Beispiel: Briefvorlage pro Sprache, mit oder ohne LogoNavigation- Durchgängige von Top und Breadcrumb Navigation
  • Wir haben verschiedene technische Limitationen, welche wir beim Aufbau eines DMS mit SP beachten müssen. Sie werden am ersten an die Grenze der 2000 direkte Subsites und an die Grenze von 100 GB pro Site Collection stossen.
  • Beginnen wir beim Client. Nur wenn diese Anforderungen erfüllt sind, können die Benutzer auf die volle DMS Power von SharePoint zurückgreifen.
  • Citrix: Infrastruktur wird benötigt, Zugriff evtl. langsamer, offline Verfügbarkeit, Client ist aber überall identisch.OWA: weniger Komfort, dafür wenig Infrastruktur notwendigUAG: wenn Client PCs nicht in AD, für Zusammenarbeit mit externen Partnern
  • Jede Site verfügt über eine Metadaten Liste mit den entsprechenden EinträgenAggregation der Metadaten in eine zentrale Liste, welche dem Benutzer als Navigation dientEntweder über die Search – hier haben wir ein Delay von max. 2 MinutenOder über Sync Jobs – Nachteil ist, dass die Metadaten zweimal abgelegt sind.
  • Schauen wir uns nun ein Beispiel aus der Praxis an. Sites mit Wizard erstellenMetadaten werden abgefragtSite wird in korrekter Site Collection angelegtMetadaten sind gespeichert… und können bearbeitet werden
  • OOTB werden beim Indexieren eines Dokument die Metadaten plus der Inhalt im Index abgelegt. Mit einer kleinen Erweiterung ist es nun möglich, zu jedem Dokument die Metadaten des Workspaces ebenfalls im Index abzulegen.
  • Beim Indexieren holen wir uns die Metadaten des Workspacs und fügen sie zusammen mit dem Dokument in den Index.
  • Das SRK ist in verschiedenen Bereichen tätig:Rettung und KatastrophenhilfeGesundheit (u.a. Ausbildung und Blutspendedienst)Internationale Zusammenarbeit
  • Bereits drei vier Monate nach der ersten Schulung und Migration Refresher KursProjektdauer: Pilot Ende 2009, Anfang 2010 Governance innerhalb 3 Monate – Step by Step immer wieder Abnahme in GLUpdate 07  2010; Parallel Plattform zu geupdatet 07 Version; Ab April 2010 Vorbereitung der Abteilungen; Ab Mai 2011 Schulung und somit Einführung MigrationEnde 2011 FertigErfolge: 100% Support der GLMotivierte Benutzer das Datenchaos zu bereinigenBei Refresher Kurs ist Knopf aufgegangen was für ein PowerTool SharePoint istLearnings:Mehr persönlicher Support durch erfahrene SharePoint Benutzer bei der Migration – Eins zu Eins Kopie der Daten ins DMSBei der Wahl der Schulungspartner, einen auswählen der neue Arbeitstechniken vermitteln kann und nicht nur die neuen Funktionen erklärt.
  • Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte

    1. 1. David Schneider, André KunzDocument Managementà la carte
    2. 2. About the SpeakersDavid Schneider, david@sharepoint.chAndré Kunz, andre.kunz@isolutions.chBlog http://blog.sharepoint.chisolutions AG http://www.isolutions.ch
    3. 3. Agenda Warum braucht es ein DMS Kritische Erfolgsfaktoren • Organisation • Ausbildung • Technologie Erfahrungen aus der Praxis
    4. 4. Herausforderungen Informationen Dokumentenverwaltung Erfassen, zielgruppengerecht Informationsflut Zentral und klar Dokumenten Chaos verteilen und filtern schneller Zugriff E-Mail Krise organisiert, einfacher und Ungenutzte Informationen Insellösungen Riesige Informationsmenge Wo soll ich ein Dokument ablegen? Geringe Relevanz Inbox, Spam, Dialoge Überfüllteim ERP, CRM Informationen unterschiedlichen Systemen Wie finde in ein Dokument wieder? Daten ichAlternative KanäleDatenredundanz Informationen nicht verknüpft Viele Informationskanäle Schwer die aktuellste Version?Anbinden Welches istzugänglich Instant Messaging Ablage ist schwierig Externer Systeme, Bedienung integriert SharePoint Nicht ist kompliziert Intelligente Suche Portal Integration & Verdichtung Zugriff mit Single SignOn
    5. 5. Beispiele Durchschnittlich sind die Daten eines Unternehmens an 12 verschiedenen Orten abgelegt Über 80 % der digitalen Informationen eines Unternehmens befinden sich auf einzelnen Festplatten und in persönlichen Dateien Mitarbeiter verwenden bis zu einem Viertel ihrer Arbeitszeit zur Suche von benötigten Informationen
    6. 6. Kritische Erfolgsfaktoren • Fehlende Governance • Uneinheitliche• Funktionen Arbeitsweise nicht bekannt Organisation• Keine Best Practices • Fehlende Ausbildung Technologie Funktionen • Usability • Begrenzter Austausch
    7. 7. Kritische Erfolgsfaktoren Organisation Organisation Ausbildung Technologie
    8. 8. Governance Governance Organisation Ausbildung Technologie
    9. 9. Inhalt der Governance Leitplanken der Nutzung • Wie und innerhalb welcher Prozesse wird SharePoint genutzt? Informationsmanagement Richtlinien • Welche Informationen werden auf SharePoint erarbeitet, weitergegeben, verwaltet und publiziert? Informationsstruktur • Wie werden die Informationen strukturiert und abgelegt, so dass sie schnell und intuitiv zugänglich sind? Rollen • Welches sind die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der einzelnen Personen, die mit SharePoint arbeiten?
    10. 10. OrganisationAusbildung Ausbildung Technologie
    11. 11. Warum die Akzeptanz und der Gebrauch vonSharePoint schwierig sein kann:Was beinhaltet SharePoint eigentlich genau?- Zusammenarbeit- Portalfunktionen- Suche- Inhalts Management- Applikationen- Und um die 20 weitere Bereiche Um ihren Job zu erledigen Bewährte Arbeitsweisen zu „müssen“ die Benutzer nicht ändern dauert erfahrungsgemäss zwingend SharePoint benutzen. 18 bis 36 Monate…
    12. 12. Akzeptanz-KurveAkzeptanz Bewusstheit Wertschätzung Testen Anwenden Akzeptieren & Anwenden Zeit
    13. 13. OrganisationAusbildung Technologie Technologie
    14. 14. DMS mit SharePoint 2010 (Recap) Document Sites Berechtigungen Versionen Libraries Check In / Content Type Managed Document Sets Check Out und Columns Metadata Document ID Search Workflow
    15. 15. Technische Herausforderungen Metadaten für Skalierbarkeit Arbeitsbereiche Vorlagen Navigation
    16. 16. SharePoint LimitsMaximale Grösse Empfehlung 100 GBSite Collection Maximum durch Grösse der Content DB gegebenMaximale Grösse 200 GBContent Database mit RBS, 3rd Party Backup, etc. bis 4 TBAnzahl Dateien pro 30’000’000 DateienDocument LibraryAnzahl Sites pro Site 250’000 SitesCollection pro Site nur 2’000 direkte SubsitesMehr unter http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx
    17. 17. Anforderungen Clients Windows: Vista+ Office: 2007+ Windows Domain Browser: IE 8+, 32 bit No Internet Explorer: Login Local Internet Zone Prompt Office: Trusted Location
    18. 18. Alternativen Client Citrix: Office Umgebung und Client Einstellungen Office Web Apps: Keine Client Abhängigkeiten Login via Microsoft Unified Access Gateway: Single Sign On
    19. 19. David SchneiderInformationsarchitektur
    20. 20. Organisation der Daten Projekte, Abteilungen, Teams, Dossiers  Site Metadaten auf Site Ebene vergeben Problem:eine Metadaten Liste mit stehen keine Pro Site ausser Titel und URL genau einem Element: Metadaten zur Verfügung - Erstellung bei Site Provisioning - Anzeige auf Homepage - Bearbeiten als SharePoint Item
    21. 21. Workspace Liste Site Metadaten Workspace Metadaten Team A … Site Metadaten Projekt B … Sync Search Meeting C … Partner D … Site Metadaten Site Metadaten
    22. 22. Anwendungsbeispiel Anzeige BearbeitenWizard zur Workspace der derErstellung List Metadaten Metadaten
    23. 23. Mehr Power mit FAST Search Aggregation der Workspaces mit FAST Search Refinder für Workspace Liste
    24. 24. Vererben von Metadaten IndexierungDokument wird Beim Suchen ohne stehen die Metadaten Metadaten aber gespeichert Workspace Metadaten zur Verfügung
    25. 25. Technische Umsetzung FAST Content Stage Beim Indexieren eines Dokuments • Werden die Site Metadaten laden • Und als Metadaten des Dokuments abgelegt
    26. 26. David SchneiderDemo
    27. 27. PraxisbeispielDas Schweizerische Rote Kreuz (SRK) ist die 1866in Bern gegründete nationale Rotkreuz-Gesellschaft der Schweiz. 350 Benutzer, 500 GB Daten 24 Kantonalverbände SRK ist Application Service Provider (ASP) für andere NGOs
    28. 28. André KunzErfahrungen aus der Praxis
    29. 29. Projektvorgehen SharePoint Basis Betrieb & SupportPilot Governance DMS Schulung / Change Mgmt. Einführung & Migration
    30. 30. Erfahrungen aus der Praxis Ausbildung ist wichtig • User haben erst Freude an SP, wenn sie ihn bedienen können Erfolge Learnings Change Management Key User Tagung / SharePoint Board • Trifft sich alle zwei Monate
    31. 31. Zusammenfassung Kritische Erfolgsfaktoren • Organisation: Governance • Ausbildung: User Adoption dauert 18 – 36 Monate • Technologie: punktuelle Erweiterungen von SharePoint Erfahrungen aus der Praxis
    32. 32. KontaktDavid Schneider, david@sharepoint.chAndré Kunz, andre.kunz@isolutions.chBlog http://blog.sharepoint.chisolutions AG http://www.isolutions.ch
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