Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte

David Schneider, André KunzDocument Managementà la carte

About the SpeakersDavid Schneider, david@sharepoint.chAndré Kunz, andre.kunz@isolutions.chBlog http://blog.sharepoint.chisolutions AG http://www.isolutions.ch

Agenda Warum braucht es ein DMS Kritische Erfolgsfaktoren • Organisation • Ausbildung • Technologie Erfahrungen aus der Praxis

Herausforderungen Informationen Dokumentenverwaltung Erfassen, zielgruppengerecht Informationsflut Zentral und klar Dokumenten Chaos verteilen und filtern schneller Zugriff E-Mail Krise organisiert, einfacher und Ungenutzte Informationen Insellösungen Riesige Informationsmenge Wo soll ich ein Dokument ablegen? Geringe Relevanz Inbox, Spam, Dialoge Überfüllteim ERP, CRM Informationen unterschiedlichen Systemen Wie finde in ein Dokument wieder? Daten ichAlternative KanäleDatenredundanz Informationen nicht verknüpft Viele Informationskanäle Schwer die aktuellste Version?Anbinden Welches istzugänglich Instant Messaging Ablage ist schwierig Externer Systeme, Bedienung integriert SharePoint Nicht ist kompliziert Intelligente Suche Portal Integration & Verdichtung Zugriff mit Single SignOn

Beispiele Durchschnittlich sind die Daten eines Unternehmens an 12 verschiedenen Orten abgelegt Über 80 % der digitalen Informationen eines Unternehmens befinden sich auf einzelnen Festplatten und in persönlichen Dateien Mitarbeiter verwenden bis zu einem Viertel ihrer Arbeitszeit zur Suche von benötigten Informationen

Kritische Erfolgsfaktoren • Fehlende Governance • Uneinheitliche• Funktionen Arbeitsweise nicht bekannt Organisation• Keine Best Practices • Fehlende Ausbildung Technologie Funktionen • Usability • Begrenzter Austausch

Kritische Erfolgsfaktoren Organisation Organisation Ausbildung Technologie

Governance Governance Organisation Ausbildung Technologie

Inhalt der Governance Leitplanken der Nutzung • Wie und innerhalb welcher Prozesse wird SharePoint genutzt? Informationsmanagement Richtlinien • Welche Informationen werden auf SharePoint erarbeitet, weitergegeben, verwaltet und publiziert? Informationsstruktur • Wie werden die Informationen strukturiert und abgelegt, so dass sie schnell und intuitiv zugänglich sind? Rollen • Welches sind die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen der einzelnen Personen, die mit SharePoint arbeiten?

OrganisationAusbildung Ausbildung Technologie

Warum die Akzeptanz und der Gebrauch vonSharePoint schwierig sein kann:Was beinhaltet SharePoint eigentlich genau?- Zusammenarbeit- Portalfunktionen- Suche- Inhalts Management- Applikationen- Und um die 20 weitere Bereiche Um ihren Job zu erledigen Bewährte Arbeitsweisen zu „müssen“ die Benutzer nicht ändern dauert erfahrungsgemäss zwingend SharePoint benutzen. 18 bis 36 Monate…

Akzeptanz-KurveAkzeptanz Bewusstheit Wertschätzung Testen Anwenden Akzeptieren & Anwenden Zeit

OrganisationAusbildung Technologie Technologie

DMS mit SharePoint 2010 (Recap) Document Sites Berechtigungen Versionen Libraries Check In / Content Type Managed Document Sets Check Out und Columns Metadata Document ID Search Workflow

Technische Herausforderungen Metadaten für Skalierbarkeit Arbeitsbereiche Vorlagen Navigation

SharePoint LimitsMaximale Grösse Empfehlung 100 GBSite Collection Maximum durch Grösse der Content DB gegebenMaximale Grösse 200 GBContent Database mit RBS, 3rd Party Backup, etc. bis 4 TBAnzahl Dateien pro 30’000’000 DateienDocument LibraryAnzahl Sites pro Site 250’000 SitesCollection pro Site nur 2’000 direkte SubsitesMehr unter http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx

Anforderungen Clients Windows: Vista+ Office: 2007+ Windows Domain Browser: IE 8+, 32 bit No Internet Explorer: Login Local Internet Zone Prompt Office: Trusted Location

Alternativen Client Citrix: Office Umgebung und Client Einstellungen Office Web Apps: Keine Client Abhängigkeiten Login via Microsoft Unified Access Gateway: Single Sign On

David SchneiderInformationsarchitektur

Organisation der Daten Projekte, Abteilungen, Teams, Dossiers  Site Metadaten auf Site Ebene vergeben Problem:eine Metadaten Liste mit stehen keine Pro Site ausser Titel und URL genau einem Element: Metadaten zur Verfügung - Erstellung bei Site Provisioning - Anzeige auf Homepage - Bearbeiten als SharePoint Item

Workspace Liste Site Metadaten Workspace Metadaten Team A … Site Metadaten Projekt B … Sync Search Meeting C … Partner D … Site Metadaten Site Metadaten

Anwendungsbeispiel Anzeige BearbeitenWizard zur Workspace der derErstellung List Metadaten Metadaten

Mehr Power mit FAST Search Aggregation der Workspaces mit FAST Search Refinder für Workspace Liste

Vererben von Metadaten IndexierungDokument wird Beim Suchen ohne stehen die Metadaten Metadaten aber gespeichert Workspace Metadaten zur Verfügung

Technische Umsetzung FAST Content Stage Beim Indexieren eines Dokuments • Werden die Site Metadaten laden • Und als Metadaten des Dokuments abgelegt

David SchneiderDemo

PraxisbeispielDas Schweizerische Rote Kreuz (SRK) ist die 1866in Bern gegründete nationale Rotkreuz-Gesellschaft der Schweiz. 350 Benutzer, 500 GB Daten 24 Kantonalverbände SRK ist Application Service Provider (ASP) für andere NGOs

André KunzErfahrungen aus der Praxis

Projektvorgehen SharePoint Basis Betrieb & SupportPilot Governance DMS Schulung / Change Mgmt. Einführung & Migration

Erfahrungen aus der Praxis Ausbildung ist wichtig • User haben erst Freude an SP, wenn sie ihn bedienen können Erfolge Learnings Change Management Key User Tagung / SharePoint Board • Trifft sich alle zwei Monate

Zusammenfassung Kritische Erfolgsfaktoren • Organisation: Governance • Ausbildung: User Adoption dauert 18 – 36 Monate • Technologie: punktuelle Erweiterungen von SharePoint Erfahrungen aus der Praxis

KontaktDavid Schneider, david@sharepoint.chAndré Kunz, andre.kunz@isolutions.chBlog http://blog.sharepoint.chisolutions AG http://www.isolutions.ch

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Collaboration Days 2011 - Document Management à la carte

by David Schneider on Dec 01, 2011

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