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Méthodologie de capitalisation et valorisation des expériences des projets et programmes: démarche et outils de la FRAO Journées de formation FIDAfrique/IFADafrica Nairobi, 23-24 avril 2009

SOMMAIRE

clarification de concepts clé

Capitalisation

Connaissance et gestion des connaissances;

Institution apprenante

II. Démarche

I.1 Fondements analytiques

I.2 Démarche générale

I.3 les étapes et les outils

Capitalisation

Processus participatif de construction d’un capital à partir d’informations et de connaissances au sein d’une organisation en vue de leur valorisation interne et auprès d’autres acteurs ou organisations.

Les connaissances individuelles sont mises au service du collectif pour améliorer la conduite des activités ou la conception nouveaux projets

Gestion des connaissances

Connaissances

Ensemble prescrit et circonscrit d’informations capables de produire/provoquer des changements (améliorations) ou d’inspirer des actions (faire et comment faire) plus efficaces dans un contexte élargi et pouvant déboucher sur un nouvel apprentissage et de nouvelles connaissances.

Connaissances tacites: savoirs faire Individuels

Connaissances explicites : dans des supports

Gestion des connaissances (suite)

1. Un ensemble de mécanismes et de procédures pour réunir, organiser, présenter et diffuser l’information issue de la capitalisation des expériences menées avec les partenaires, les opérateurs et les communautés à la base .

2. Procéder régulièrement à l’évaluation de la manière dont ces différentes opérations ont été menées et leurs résultats.

3. Mécanismes et procédures qui permettent d’apprendre des communautés et d’autres initiatives.

L’Institution apprenante

Savoir apprendre de son expérience et de son environnement :

Culture d’auto évaluation et d’apprentissage;

Encourager la créativité pour innover;

Favoriser et planifier les interactions/réflexions entre les différents niveaux et avec les partenaires;

Multidisciplinarité et approche holistique

Présentation de la démarche

I.1 Fondements analytiques

Les phases

Expression des connaissances

Les Formalisation Caractérisation Identification

Valorisation des connaissances

Diffusion Accès

Which knowledge is available? Assessment of Information & communication system Identification of successes and failures Which communication tools are appropriate? books, booklets, articles, experiences sheets, video clips Interviews, cartoons What to capitalize on? What to systematize? Process Results Lessons Innovations How to share, disseminate? Forums Web sites Farmers workshops Meetings Share fairs PARTICIPATORY APPROACH

Analyse du système d’InfoCom

Un préalable : le diagnostic participatif des pratiques d’infocom et de capitalisation

Objectifs : analyser la place et les activités de capitalisation et la valorisation des expériences dans les projets

Activités

État des lieux des méthodes de gestion de l’information et des connaissances avec l’équipe de projet. Outils : grille d’auto-évaluation des pratiques, grille d’auto-audit

Produits du diagnostic participatif : la situation de référence du projet en KM

La grille d’auto-évaluation

Objectifs

Connaître l’importance accordée à la capitalisation (processus, moyens techniques et humains);

Analyser les pratiques du projet en matière d’information, communication et échanges à l’interne comme avec l’extérieur

Grille d’auto-évaluation Critères/variables (25) Score idéal Score du projet Activités planifiées de capitalisation 4 Fonction de veille et prospective 4 Vision et orientations stratégiques 4 Réunion internes régulières entre différents niveaux 4 Existence d’un chargé de l’Infocom 4 Publication de guides ou manuels 4 Edition de bulletins, revues 4 Existence site web et webmaster 4 Existence d’un centre de documentation 4 Visites d’échange 4

Grille auto-audit

Outil d’auto-évaluation et d’analyse de certaines variables organisationnelles importantes pour la production et la diffusion des connaissance: Communication; l’innovation; le partenariat par ex

Chaque variable est analysée à travers 3 s/variables déclinées en situations.

Grille auto-audit organisationnelle

Communication

Information;

Echanges

Concertation

Innovation

Apprentissage

Créativité

Flexibilité

Identification des connaissances

Investigation et réflexion collective sur les enseignements tirés des expériences du projet sur le thème choisi.

Mise à contribution des connaissances tacites et explicites;

Echanges et validation interne de connaissances au niveau du projet

Passé Futur Positif Négatif

LE SEPO: outil d’aide à la réflexion critique

SUCCES Les réussites obtenues en qualité et en quantité, les objectifs atteints et les forces visibles ; le plaisir, l’amusement POTENTIALITES Les possibilités, les idées, les voeux, les tendances, les capacités non utilisées ECHECS Les difficultés, les faiblesses, les goulots d’étranglement OBSTACLES Les obstacles, la résistance, l’opposition, conditions de cadre défavorables

Questions pour la réflexion

Que considérez vous comme succès ou échecs dans l’expérience?

Pourquoi?

Quels sont les facteurs qui expliquent ces résultats?

Qu’est ce qui peut être considérer comme potentiel? Quels sont les obstacles possibles

Qu’avez-vous appris? Pouvez vous le décrire?

SEPO: utilisation des résultats

Le SEPO abouti à des notes sur les succès, les enseignements (échecs) et les potentialités et les obstacles.

Ces notes serviront dans le choix des thèmes de capitalisation

Exemple de note de succès et d’échecs (doc méthodologique)

Le choix des thèmes de capitalisation:

Sur quoi faut il capitaliser:

Processus;

Résultats: effets, changements

Leçons

Innovations

Choix des thèmes de capitalisation: critères

Objectifs du projet et des composantes;

La capitalisation doit servir à mieux atteindre les obj du projet

Défis et enjeux du développement rural

Genre, pauvreté; durabilité des investissement, appropriation

Questionnements sur les stratégies d’intervention

stratégies d’intervention, les approches méthodologiques et organisationnelles planifiées et

Résultats non attendus du projet

Choix des thèmes de capitalisation: modalités

Partir des résultats du SEPO (notes)

Concertation pour un consensus sur les thèmes par une hiérarchisation pour définir les thèmes prioritaires

Etre d’accord sur le processus et le produit

Désigner un responsable pour piloter le processus

Identifier les personnes ressources et les sources documentaires

Description des thèmes de capitalisation

Après avoir réfléchi de manière concerté sur les succès et les échecs et choisi de manière concertée les thèmes, il s’agira maintenant pour l’équipe d’utiliser un certain nombre d’outils pour décrire les différents thèmes de capitalisation:

Fiches d’expérience;

Etudes de cas;

Systématisation de bonne pratique;

Histoire de vie

Fiche de description d’une pratique ou innovation Titre Objectif visé Lieu Période Auteurs/innovateurs Bénéficiaires Description de la pratique ou de l’innovation Coût Observations Stratégies de diffusion

Outils de description des thèmes de capitalisation: la fiche d’expérience

Montrer un exemple d’une fiche et animer une discussion;

Présenter la fiche d’expérience

Idem pour histoire de vie et la description d’une pratique ou d’une innovation

Analyse systématique d’expérience

L’analyse systématique de l’expérience est une méthode simple conçue pour colmater cette «fuite de connaissance» en fournissant un moyen de recueillir, d’analyser et de consigner l’expérience des institutions et des équipes de projet et d’en tirer profit.