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Nota Fiscal Eletrônica
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Nota Fiscal Eletrônica

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Rede de supermercados D'Avó melhorou a eficiência operacional ao adotar um sistema de controle das notas fiscais dos fornecedores

Rede de supermercados D'Avó melhorou a eficiência operacional ao adotar um sistema de controle das notas fiscais dos fornecedores

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  1. tecnologia Nota mil A rede paulista D’avó descobriu como receber, emitir, armazenar e consultar 10 mil notas fiscais eletrônicas P mensais sem erto de 90% das no- cometer erros, tas fiscais recebidas com menos gastos dos fornecedores pelo D’avó são emitidas ele- e mais rapidez tronicamente, o que re- Texto Fernando Salles presenta um arsenal de fernando.salles@sm.com.br pelo menos 10 mil no- tas por mês que preci- sam ser conferidas e armazenadas pela rede, dona de nove su- permercados, cinco farmácias e três postos de combustível em São Paulo. Esse trabalho complicado e importantíssimo ficou bem mais fácil depois de a empresa implantar o sistema Trust­­ ­ Files, desenvolvido pela Invoiceware, para gerenciar a opera- ção. “A ferramenta emite, recebe, armazena e valida as informa- ções das notas fiscais eletrônicas. Também trabalha integrada ao sistema ERP do cliente”, explica Alberto Freitas, diretor-ge- ral da Invoiceware. Na prática, significa que, em vez de deslo- car profissionais para receber as notas e digitar as informações – processo manual que é um convite a erros –, tudo vai dire- to para o sistema após a nota ser recebida de forma totalmen- te eletrônica, o que torna o processo mais ágil e transparente. Esses benefícios foram logo percebidos no D’avó. Willian Ro- cha, diretor de tecnologia, conta que antes de utilizar o softwa- re, cada loja da rede contava com dois profissionais com amplos conhecimentos de tributos para verificar se as informações fis-shutterstock feverEIRO 2012 | SM.com.br 87
  2. Nota fiscal tecnologiacais de cada entrega chegavam den-tro dos critérios corretos. Hoje, essaequipe mais preparada – cujos salá- entenda o sistemarios são mais altos – está centraliza- Solução já foi implantada em mais de 800 empresasda na matriz. O trabalho nas unida- de todos os portes e ramos de atuaçãodes ficou por conta de equipes me-nores e com perfil mais operacional, Desenvolvido pela Invoiceware, o TrustFiles faz o gerenciamento dedispensando conhecimentos tribu- notas fiscais eletrônicas, auxiliando as empresas nos processos de emissão,tários. Quando uma entrega chega recebimento, armazenamento, validação das notas dos fornecedores,do fornecedor, o pessoal de recebi- além de validação das notas eletrônicas com as Secretarias de Fazenda emento passa a representação gráfi- integração dos dados ao ERP. A implementação demora entre 15 e 45 dias,ca da nota eletrônica (o Danfe) no es- dependendo da equipe e dos softwares do cliente. O servidor da Invoicewarecaner e aciona um chamado interno, arquiva os documentos, que podem ser facilmente consultados.via computador, solicitando libera-ção da central. Pelo próprio sistemaé feita a checagem para saber se jáexiste um arquivo eletrônico daque-la nota e também se o fornecedor es- vantagens “Ainda há empresas que arquivam as cópias impressas de todas as no-tá em situação regular. Se tudo esti- para o ta eletrônicas, mas isso é um equí- supermercadover “ok”, o recebimento é liberado. voco”, lembra Alberto Freitas, da Invoiceware. Ele ressalta que, paraO D’avó também emite notas efeito de fiscalização, a nota impres-fiscais eletrônicas sempre que vai Fim da digitação sa não tem valor. Com a ferramentatransferir um produto para outra lo- manual dos dados, da Invoiceware, todos os arquivosja, processo que se tornou mais sim- o que gerava ficam guardados em um datacenterples e barato. “Antes imprimíamos erros no sistema seguro. A qualquer momento umaquatro vias de cada nota. Hoje só nota pode ser encontrada a partirmandamos uma cópia impressa, o Facilidade para de consultas por CNPJ, nome do identificar fornecedoresDanfe”, afirma o diretor. Isso porque emitente, períodos, etc. com divergênciaso que realmente vale, a verdadeira constantes entre A implantação dura entre 15 e 45nota, é o arquivo eletrônico que fica pedido e entrega dias, dependendo da compatibili-armazenado, conhecido como XML. dade de softwares e da disponibili-Com o sistema de gestão, foi possí- Agilidade na dade das equipes envolvidas. Já osvel até aposentar as antigas impres- conferência de notas ganhos em agilidade, redução desoras matriciais, pelas quais a rede fiscais no recebimento custos e organização permanecempagava R$ 150 por mês de outsour- e na emissão por mais tempo. Para o D’avó, usarcing (terceirização do equipamen- para transferência a tecnologia disponível no mercado entre lojasto). Caso tivesse mantido o esquema garante eficiência, menor desgasteantigo, seria preciso ter duas dessas Economia com e maior competitividade.impressoras em cada loja. Ou seja, a impressão de papelmudança gerou economia de R$ 32,4 e manutençãomil ao ano. “Passamos a utilizar im- das impressoras nesta reportagem você viu:pressoras laser comuns, sob acordo Centralização da como funciona o sistema dede pagar apenas pelo que consumi- equipe de controle fiscal gerenciamento de notas fiscaismos”, conta Willian Rocha. Com a O que ele garanteredução nas impressões, as despe- Rapidez na consulta O exemplo da rede d’avósas caíram bastante. de notas fiscais88 SM.com.br | FevereirO 2012

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