Presentación de la norma UNE-ISO/TS 23081 Metadatos para la gestión de documentos: aplicación a un caso práctico AENOR UNE...
MODELOS DE METADATOS para la  documentación electrónica <ul><li>Dublin Core Metadata Element Set (DC) (ISO 15836: 2003)  <...
23081  METADATOS  PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS <ul><li>23081-1  Especifica PRINCIPIOS y ELEMENTOS BÁSICOS de la descripci...
CASO <ul><li>CONTEXTO :  </li></ul><ul><ul><li>Despacho profesional jurídico, laboral y tributario </li></ul></ul><ul><ul>...
Sistema / Plan de gestión de documentos (UNE-ISO 15489) <ul><li>Políticas </li></ul><ul><li>Responsabilidades </li></ul><u...
Metadatos - Concepto <ul><li>Datos que describen el  contexto , el  contenido  y la  estructura de los documentos  y su  g...
DEFINICIÓN E IMPLANTACIÓN DE METADATOS <ul><li>Ver si existen esquemas dentro del sector o en alguna autoridad del país </...
PRESENTACIÓN DE UN ESQUEMA DE METADATOS <ul><li>Documentar un esquema de metadatos para la gestión de documentos </li></ul...
MODELO GENÉRICO DE METADATOS <ul><li>Los metadatos se organizan en 6 grupos: </li></ul><ul><ul><li>Identificación </li></u...
<ul><li>IDENTIFICACIÖN   Función : Identificación unívoca.  Contiene ej. : nivel agrupación </li></ul><ul><li>DESCRIPCIÓN ...
Ejemplo de metadatos sobre un expediente UNE-ISO 23081 CÓDIGO DEL CLIENTE Etiqueta Cod_cliente Dominio Códigos de los clie...
BENEFICIOS <ul><li>Mejorar la recuperación de información </li></ul><ul><li>Mejorar la compartición de información </li></...
GRACIAS POR SU ATENCIÓN UNE-ISO 23081
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Presentac Une Iso 23081

  1. 1. Presentación de la norma UNE-ISO/TS 23081 Metadatos para la gestión de documentos: aplicación a un caso práctico AENOR UNE-ISO 23081
  2. 2. MODELOS DE METADATOS para la documentación electrónica <ul><li>Dublin Core Metadata Element Set (DC) (ISO 15836: 2003) </li></ul><ul><li>Encoded Archival Description (EAD) </li></ul><ul><li>Metadata Encoding and Transmission Standard (METS) </li></ul><ul><li>Model requirements for the management of electronic records. Metadata Model (MoReq) </li></ul><ul><li>Normas Españolas de Descripción Archivística (NEDA) </li></ul><ul><li>Vocabulari de Metadades, Generalitat de Catalunya </li></ul><ul><li>23081 Metadata for records </li></ul><ul><li>(…) </li></ul>UNE-ISO 23081
  3. 3. 23081 METADATOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS <ul><li>23081-1 Especifica PRINCIPIOS y ELEMENTOS BÁSICOS de la descripción </li></ul><ul><li>23081-2 Fija REGLAS de CREACIÓN de los METADATOS de gestión documental basados en esta norma </li></ul>UNE-ISO 23081
  4. 4. CASO <ul><li>CONTEXTO : </li></ul><ul><ul><li>Despacho profesional jurídico, laboral y tributario </li></ul></ul><ul><ul><li>Documentos digitalizados, guardados en un árbol de carpetas del servidor local del despacho. </li></ul></ul><ul><li>PROBLEMA : clasificación, localización de los documentos, eliminación, control de versiones… </li></ul><ul><li>SOLUCIÓN : </li></ul><ul><ul><li>Diseñar e implantar un sistema de gestión de documentos electrónicos: UNE-ISO 15489 </li></ul></ul>UNE-ISO 23081
  5. 5. Sistema / Plan de gestión de documentos (UNE-ISO 15489) <ul><li>Políticas </li></ul><ul><li>Responsabilidades </li></ul><ul><li>Herramientas: plan de clasificación | plan de control de la seguridad y acceso | plan de disposición | plan de descripción </li></ul><ul><li>Documentación del sistema </li></ul><ul><li>Formación </li></ul><ul><li>Control de la calidad del sistema </li></ul><ul><li>Automatizar??? Programa de gestión documental </li></ul>UNE-ISO 23081
  6. 6. Metadatos - Concepto <ul><li>Datos que describen el contexto , el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a través del tiempo </li></ul>UNE-ISO 23081
  7. 7. DEFINICIÓN E IMPLANTACIÓN DE METADATOS <ul><li>Ver si existen esquemas dentro del sector o en alguna autoridad del país </li></ul><ul><li>Adaptar dicho esquema a los procesos de negocio de la organización / o diseñar un esquema teniendo en cuenta la UNE-ISO 23081-1:2006 </li></ul><ul><li>Crear e incorporar los metadatos para la gestión de documentos dentro de un contexto más general asegurando que se establecen los vínculos y relaciones adecuadas, y que los metadatos no se dupliquen ni se produzcan innecesariamente </li></ul><ul><li>Definir las responsabilidades </li></ul><ul><li>Documentar el esquema de metadatos (los metadatos acerca de cada documento) </li></ul><ul><li>Definir los procesos de mantenimiento de los metadatos dentro de la organización, tanto si son de creación propia como si se han utilizado tablas de equivalencias con los metadatos definidos por otras organizaciones </li></ul>UNE-ISO 23081
  8. 8. PRESENTACIÓN DE UN ESQUEMA DE METADATOS <ul><li>Documentar un esquema de metadatos para la gestión de documentos </li></ul><ul><ul><li>Metadatos sobre el expediente del que forma parte el documento: se extraen de la información contenida en el programa de gestión de expedientes del despacho (código y nombre del cliente, código del expediente, etc.) </li></ul></ul><ul><ul><li>Metadatos sobre el documento , específicos de cada documento: introduce el usuario que archiva el documento </li></ul></ul><ul><ul><li>Metadatos de control : para la administración del sistema de gestión de documentos electrónicos (son generados de forma automática por el programa de archivo electrónico). Permiten la trazabilidad. </li></ul></ul><ul><li>Presentaciones legibles por máquina </li></ul>UNE-ISO 23081
  9. 9. MODELO GENÉRICO DE METADATOS <ul><li>Los metadatos se organizan en 6 grupos: </li></ul><ul><ul><li>Identificación </li></ul></ul><ul><ul><li>Descripción </li></ul></ul><ul><ul><li>Uso </li></ul></ul><ul><ul><li>Plan de eventos </li></ul></ul><ul><ul><li>Historial de eventos </li></ul></ul><ul><ul><li>Relación entre distintas entidades-documentos </li></ul></ul><ul><li>Cada grupo se divide a su vez en muchos elementos de metadatos </li></ul>UNE-ISO 23081
  10. 10. <ul><li>IDENTIFICACIÖN Función : Identificación unívoca. Contiene ej. : nivel agrupación </li></ul><ul><li>DESCRIPCIÓN Función : Recuperar mediante búsquedas | Entender el contexto. Contiene ej. : clasificación </li></ul><ul><li>USO Función: Acceso a largo plazo | Derechos. Contiene ej. : entorno tecnológico | Derechos de acceso </li></ul><ul><li>PLAN DE EVENTOS Función : Acciones de gestión futuras. Contiene ej. : disposición </li></ul>UNE-ISO 23081 <ul><li>HISTORIAL DE EVENTOS Función : Huella de la gestión. Contiene ej. : acciones de disposición </li></ul><ul><li>RELACIÓN Función : Vinculación. Contiene ej. : series relacionadas </li></ul>
  11. 11. Ejemplo de metadatos sobre un expediente UNE-ISO 23081 CÓDIGO DEL CLIENTE Etiqueta Cod_cliente Dominio Códigos de los clientes registrados en el programa de gestión de expedientes Tipo de datos Texto (“00000”) Indización Sí Tratamiento documental No procede Obligatoriedad Sí Observaciones Validación de datos: control de adecuación con el valor introducido en el campo ‘Cliente’. AREA Etiqueta Area Dominio Áreas de negocio del despacho Tipo de datos Texto Indización Sí Tratamiento documental Lista de valores admitidos: ‘Fiscal-contable’, ‘Laboral’, ‘Jurídica’. Obligatoriedad Sí Observaciones Lista desplegable CÓDIGO DEL EXPEDIENTE Etiqueta Cod_expediente Dominio Códigos de expediente registrados en en el programa de gestión de expedientes Tipo de datos Texto (“00000”) Indización Sí Tratamiento documental No procede Obligatoriedad Sí Observaciones ---
  12. 12. BENEFICIOS <ul><li>Mejorar la recuperación de información </li></ul><ul><li>Mejorar la compartición de información </li></ul><ul><li>Asegurar la interoperabilidad a través del sistema </li></ul><ul><li>Permitir que los documentos puedan ser utilizados por una aplicación o sistema de información, haciéndolos legibles, utilizables y comprensibles </li></ul><ul><li>Asegurar la autenticidad, la fiabilidad, la disponibilidad y la integridad de los objetos de información a lo largo del tiempo </li></ul><ul><li>Asegurar la preservación de la información a lo largo del tiempo </li></ul><ul><li>Mejorar las descripciones de los documentos </li></ul>UNE-ISO 23081
  13. 13. GRACIAS POR SU ATENCIÓN UNE-ISO 23081

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