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La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión Grupo de trabajo Documentos Electrónicos Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU)

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La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión Grupo de trabajo Documentos Electrónicos Conferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU)

  1. 1. La valoración de los documentoselectrónicos: estado de la cuestiónGrupo de Trabajo de DocumentosElectrónicos – Conferencia ArchiverosUniversitarios (CAU)1
  2. 2. A modo de presentaciónLa Conferencia de Archiveros Universitarios (CAU) agrupa a los técnicos dearchivo de las universidades españolas.2002: La CAU se integra en la CRUE como grupo de trabajo permanentedentro de la Comisión Sectorial de Secretarios Generales.Se crea: Grupo de Trabajo sobre Requerimientos Básicos de AplicacionesInformáticas para Archivos.2004: Grupo de Trabajo de Documentos Electrónicos“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”2
  3. 3. A modo de presentación2009: El Grupo se divide en dos secciones: Documentos electrónicos yObservatorio sobre la Administración Electrónica2012: Grupo de trabajo de Política de Gestión de Documentos ElectrónicosPodéis conocernos más en: http://cau.crue.org“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”3
  4. 4. Miembros actuales del Grupo de Trabajo:4A modo de presentación“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”
  5. 5. Diferentes trabajos:2007La Gestión de los Documentos Electrónicos: Recomendaciones y Buenas Prácticas paraUniversidades2009. Esquema de Metadatos para la Implementación de la Administración Electrónica en lasUniversidades2010. Informe sobre la Implantación de la Administración Electrónica en las Universidades2010. Propuesta de Recomendaciones para la Gestión y Conservación del Correo Electrónicoen las Universidades Españolas2011. Informe sobre la Implantación de la Administración Electrónica en las Universidades2012. Valoración de los documentos electrónicos: Estado de la cuestión.A modo de presentación“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”5
  6. 6. La valoración de documentos en el entornoelectrónicoEv’ry gambler knows that the secret to survivin’is knowin’ what to throw away and knowingwhat to keep.Kenny Rogers, The Gambler6“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”
  7. 7. ¿Qué es la valoración documental?“Proceso de determinar el período que losdocumentos han de ser conservados, basadosen requisitos legales y en su uso actual yfuturo”. Glosario Society of American Archivists7“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”
  8. 8. ¿ Por qué hablamos de valoración documental?La necesidad de valoración siempre ha existidoNuevo entorno Nuevos problemas Nuevas soluciones8“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”
  9. 9. 5 motivos para valorar en el entorno electrónico9Cumplir requisitos legalesAhorro espacio físico y virtualInformación y protección documentoscríticos para la organizaciónRespaldo a la rendición de cuentas“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”
  10. 10. Presupuestos teóricos de la valoraciónEl entorno digital conlleva replanteamiento delos supuestos teóricos y las relaciones entreprincipios y conceptos.Aplicar la teoría funcional de valoraciónValoración en el momento del diseño de losERDMS10“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”
  11. 11. Diferentes teorías Diferentes metodologías11“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”
  12. 12. Aspectos a destacar en las metodologías devaloración Gestión de la selecciónDesarrollo de políticas y estrategias que regulen lavaloración documental Determinación de lo que hay que valorarValorar funciones y documentos de forma complementaria12“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”
  13. 13. Aspectos a destacar en las metodologías devaloración Evaluación de la autenticidad e integridad Valoración en la fase de creación deldocumentoIdentificación de los documentos que deben sercapturados en el sistema y objeto de valoración13“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”
  14. 14. Aspectos a destacar en las metodologías devaloraciónDeterminación de plazos y formatos deconservaciónDeterminación de las condiciones de ejecuciónde la regla de valoraciónRevisión de las reglas de valoraciónDeterminación de la responsabilidad de lavaloración14“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”
  15. 15. A modo de conclusiónLa valoración es clave en la gestión documentalDocumentar los principios y criterios devaloraciónLas decisiones de valoración pueden variar amedio y largo plazo según la evolucióntecnológicaActitud proactiva del archivero15“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”
  16. 16. 16“La valoración de los documentos electrónicos: estado de la cuestión. G.T. Documentos Electrónicos, CAU.24 de mayo de 2013”¡Muchas gracias!Lidón París Folchparis@uji.es@LidonParisFolchConferencia de Archiveros de Universidades Españolas (CAU)http://cau.crue.orghttps://es-es.facebook.com/pages/Conferencia-de-Archiveros-de-las-Universidades-Españolas-CAU/167679666587162

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