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Workshop AMA/ESOP Gestão Documental 2009 05
 

Workshop AMA/ESOP Gestão Documental 2009 05

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Apresentação realizada no âmbito do cursos de software open-source realizado pela ESOP (Associação de Empresas de Open Source Portuguesas) para a AMA (Agência para a mdoernização ...

Apresentação realizada no âmbito do cursos de software open-source realizado pela ESOP (Associação de Empresas de Open Source Portuguesas) para a AMA (Agência para a mdoernização Administrativa)

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    Workshop AMA/ESOP Gestão Documental 2009 05 Workshop AMA/ESOP Gestão Documental 2009 05 Presentation Transcript

    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Gestão Documental e Workflow com Alfresco Fernando Fernandez fernandez@moredata.eu 1
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Agenda ● Apresentação ● Gestão Documental – Factor Crítico de Sucesso ● 3 Conceitos Fundamentais ● Gestão Documental em Open Source ● Alfresco: Principais funcionalidades ● Alfresco: Interfaces ● Alfresco: Arquitectura ● Alfresco: Casos típicos de utilização ● Alfresco: Referências
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Apresentação ● F. Fernández – Dir. Executivo da MoreData ● Profissional de TI desde 1984 – programação, gestão de projectos, formação, consultoria, gestão ● Associações: ANETIE, APDSI, EURTRADENET, PT.JUG, ESOP
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco A MoreData ● Membro da ESOP desde 2008 ● Aposta no Open Source desde 1995 ● Serviços: – Consultoria de Gestão e T.I. – Formação de Gestão e T.I. – Sistemas de Informação: ● Integração ● Desenvolvimento ● Manutenção – Assistência técnica
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Gestão Documental Factor crítico de sucesso
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Gestão documental como factor crítico de sucesso Factor Crítico para o sucesso de qualquer Empresa Organização e disponibilização atempada de informações relevantes a todos os intervenientes
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Situação Actual Principais fontes de informação nas Organizações: ● Arquivos de texto ● Relatórios ● Correspondências recebidas por diferentes meios ● Fax, correio, e-mail
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Qual a tendência? Gerar cada vez mais e mais documentos, agravando diversos problemas: documentos ● Documentos perdidos ● Multiplicidade de versões ● Desconhecimento de existência ● Desconhecimento de autoria ● Falta controlo dos tempos de execução ● Perda de tempo útil de trabalho em busca de documentos ● Custos com o arquivo físico de documentos ● Custos com cópias de documentos ● Perda de controlo sobre informações vitais para o negócio
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Sistema de Gestão Documental – o que é Utilização da tecnologia para captar (digitalizar), armazenar, disponibilizar, pesquisar e gerir toda a informação produzida no seio de uma organização de forma digital, integrando as suas capacidades nos processos diários da organização
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Que organizações necessitam de um Sistema de Gestão Documental? Qualquer uma onde as pessoas percam tempo a saírem do seu lugar para irem à procura de um determinado documento
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Gestão Documental como Factor de Eficiência ● Redução do tempo de busca e localização de documentos: rápido acesso aos documentos com pesquisa em meta dados e em texto livre ● Maior segurança no acesso aos documento, através de mecanismos de controlo de acessos ● Redução de custos ● Tempo ● Papel ● Cópias ● Armazenamento físico
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Vantagens ● Possibilidade de recuperação das informações (Backup),o que não acontece no arquivo físico em caso de catástrofes ● Redução das probabilidades de extravio de documentos ● Controlo absoluto do fluxo de trabalho ● Possibilidade de consultar documentos fora da organização ● Maior produtividade
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Vantagens ● Potenciar a colaboração no seio da organização através da partilha de documentos e implementação de workflows associados aos documentos ● Uniformização e gestão automatizada dos processos da organização ● Melhoria da qualidade do trabalho desenvolvido ● Redução do processamento manual através da eliminação de tarefas de registo, catalogação, e arquivo manual ● Informação acessível a vários utilizadores simultaneamente
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco 3 Conceitos Fundamentais da Gestão Documental ● Workflow ● MetaDados ● Rastreabilidade
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Conceitos: workflow Workflow (circuito documental): processos que são repetidos consecutivamente na organização e que possuem documentos e intervenientes associados a cada uma das fases. ● Exemplos: ● Validação de facturas ● Marcação de férias ● Reembolso de despesas ● Gestão reclamações
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Conceitos: Metadados Metadados: ”dados sobre os dados”, conjunto de elementos informativos sobre o documento Exemplos: ● Autor ● Título ● Descrição ● Código ● Data de criação
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Conceitos: Rastreabilidade Rastreabilidade: possibilidade de saber o histórico do documento Exemplos: ● Controlo de versões ● Estado da tarefa ● Quem efectuou alterações ao documento
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Gestão Documental Open Source
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Open source: um modelo de adopção crescente ● $6 bn de poupança em custos de licenciamento ● Melhor aplicação do investimento (serviço apenas) ● Investimento seguro (à prova de falência/venda) ● Melhor suporte (sem “algemas”, o serviço é o que segura o cliente) ● Modelo incentiva qualidade e segurança (peer-review) ● Independência do fabricante ● Numa palavra: Escolha
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Afinal quem é que manda nos meus dados? ● Quantos anos é possível usar a mesma versão do software sem ter que comprar um upgrade? ● Que garantias há de o fornecedor continuar em actividade daqui a dez anos? ● Como aceder aos ficheiros se o fornecedor fechar e não houver upgrades?
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Open Source vs Proprietário ● Modelo de software proprietário: – Organizações que usam o software não podem analizá-lo nem modificá-lo – Concorrentes do fabricante não podem usar o mesmo software sem pagar licenças ou royalties – Preços são definidos pelo fabricante, que afasta a concorrência através de litígios legais – Grandes fortunas são feitas
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Open Source vs Proprietário ● Modelo de software open-source: – Qualquer um tem acesso ao código-fonte e pode modificá-lo – Concorrentes do fornecedor original podem usar o mesmo software – Utilizadores e fornecedores cooperam na construção de sistemas fiáveis e seguros, reduzindo custos – Preços dos serviços são definidos em concorrência e o cliente escolhe pela qualidade
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Open Source é um “stack” empresarial
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Origens do Alfresco ● Dos criadores do Documentum e do Business Objects ● Open Source com serviço profissional ● As melhores das mais recentes tecnologias ● CMS/ECM Multiplataforma: ● Linux,Unix,Windows, MacOS
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Adopção do Alfresco ● Mais de um milhão de downloads – Comunidade com 70,000 membros – Mais de 30,000 instalações activas – Usado em 75 países, 20 línguas ● Enterprise: mais de 500 clientes em 2 anos – Grandes bancos, governos, media e serviços – Crescimento de 320% em 2007 ● Reconhecimento pela Indústria – Gartner: “Cool Technology”, – Forrester: “Wave Leader” – World Economic Forum: “Technology Pioneer” – Prémios da ComputerWorld, Network World, eWeek, eContent 100, Red Herring
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Duas opções ● Alfresco Labs ● Alfresco Enterprise
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Modelo de serviço, Labs ou Enterprise? ● Onde se aplica Alfresco Labs: – Para arrancar com um orçamento baixo ou nenhum – Para um ambiente de exploração com um número reduzido de utilizadores – Para usar as mais recentes funcionalidades – Para um ambiente de desenvolvimento – Para um ambiente de ensino ● … e Enterprise: – Centenas de utilizadores, 24x7 – Necessidade de suporte avançado com acesso directo aos developers
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco A Comunidade ● Comunidade internacional apoiada e dinamizada pela Alfresco Software Inc. (wiki, docs, fórums) ● Fórum em Português ● Comunidade Portuguesa de Alfresco com utilizadores, profissionais de TI e do Ensino – Documentação – Lista de prestadores de serviço (a crescer) – Mailing-list – Casos de sucesso (em preparação) – http://groups.google.com/group/alfresco-pt
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Alfresco: Principais Funcionalidades (1) ● Acesso pelo Browser Web, ou File Explorer (FTP, WebDAV, SMB/CIFS) ● Gestão integrada e inteligente de documentos ● Pesquisa de documentos compatível com o Google ● Pesquisas em Metadados ou Texto livre ● Classificação de Documentos ● Histórico de Versões de Documentos
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Alfresco: Principais Funcionalidades (2) ● Automatização de Acções sobre o Documento: – Conversão para outro formato – Envio de e-mails de notificação – Contadores automáticos – Possibilidade de definir acções personalizadas
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Alfresco: Principais Funcionalidades (3) ● Criar espaços e automatizar conteúdos ● Criar e editar conteúdo ● Requisição e Devolução de Documentos (Check-In / Check- Out) ● Agregar documentos a processos e processos a processos ● Emissão de Relatórios
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Alfresco: Principais Funcionalidades (4) ● Definição personalizada de Metadados ● Configuração de Regras e Workflow ● Fóruns de discussão ● Definição de templates com estrutura e regras ● Integração com diversos motores de base de dados: – PostgreSQL, MySQL,Oracle,MS SQL, etc. – Integração com diversos sistemas de autenticação: – LDAP, Active Directory ou utilização de segurança interna
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface “Explorador de Ficheiros” Windows
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface Web (v. 2.x)
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface Web (Share - v. 3.x)
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface Web (Share - v. 3.x)
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface Web (Share - v. 3.x)
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface Web (Share - v. 3.x)
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interface Web (Share - v. 3.x)
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Detalhe de Registo
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Edição de Registo
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Entrada
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Espaços
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Tarefa
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Desenho de Workflow
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Arquitectura Alfresco Share Componentes Componentes WebSites Gente Colaboração à medida Alfresco Surf Templates Páginas Componentes SharePoint FTP CIFS WebDAV Java API WS REST Protocol NFS Alfresco Content Services Gestão Documental Gestão de circuitos Colaboração Gestão de conteúdos web
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Casos típicos de utilização de Alfresco
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Caso 1: Básico ● Instalação default, costumização mínima ● Pastas partilhadas por CIFS ou WebDAV para: – Receber documentos digitais ou digitalizados – Partilhar ficheiros que estão a ser trabalhados com controlo de versões ● Interface web para: – Fazer pesquisas – Colaborar (versões, discussões, workflows) – Administrar sistema
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Utilização básica
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Caso 2: Integração LDAP, Fax e Email ● Alfresco é configurado para usar registo central de utilizadores (LDAP, AD) ● Servidor de Fax (Hylafax) é configurado para gerar PDF e registar em Alfresco ● Add-in Outlook (ou outro) para arquivar mensagens
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Integração Fax / Email
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Caso 4: Interface à medida ● Aplicações podem ser desenvolvidas com: – Webscripts – Google Web Toolkit – Qualquer tecnologia que consuma web- services ou REST
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Interfaces alternativos
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Caso 4: Integração ● Aplicações podem usar Alfresco como repositório documental (com webscripts ou webservices) ● Alfresco pode registar metadados em aplicações ● Componentes desenvolvidos em webscripts são compatíveis com standard de portlets (JSR-168) para portais Java
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Integração em Portais Java (JSR-168)
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Referências Sector da Educação Council of Chief School Officers Massachusetts Institute of Technology Harvard University
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Referências Sector Financeiro Caceis Investor Services American Stock Exchange Kneip Communication Sector Editorial McGraw Hill
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Referências Sector Governamental Junta de Andalucia Departamento dos Serviços Sociais do Estado de Louisiana Swansea Housing Association Comissão Europeia, Parlamento Europeu Estado do Nebraska
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Referências Outros Sectores Reed (Consultoria e Formação Recursos Humanos) Japan Airlines Radio France Internacionale Royal Dutch Airlines
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Alfresco: Pontos chave ● Fácil: – De usar – De implementar – De estender ● Rápida inovação tecnológica ● Standards abertos / interoperabilidade ● Custo baixo – Implementação – TCO ● Modelo de suporte – Escolha entre Labs e Enterprise
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Conclusão Gestão Documental com Alfresco Procurar, encontrar, partilhar
    • Gestão Documental e Workflow com Alfresco Links úteis Sobre Alfresco: http://www.alfresco.org/ http://groups.google.com/group/alfresco-pt http://www.esop.pt/ http://www.moredata.eu/ Apresentação realizada com: http://www.openoffice.org/ http://www.ubuntu.com/ http://www.gimp.org/ http://www.openclipart.org/