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MoreData - Gestão Documental - Alfresco - Abril 2013 (Português)

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Apresentação dos serviços de gestão documental com Alfresco

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  • 1. Abril 2013Gestão Documental
  • 2. Informação EmpresarialInformação Empresarial● Estruturada: 10%● Bases de dados● Não estruturada: 90%● Arquivos de texto, folhas de cálculo, desenhos, imagens, ...● Correspondência recebidas por diferentes meios: correio,fax, e-mail
  • 3. Tendência: volume crescenteTendência: volume crescente● Documentos perdidos● Versões múltiplas● Existência desconhecida● Autoria desconhecida● Descontrolo de prazos● Custo crescente do arquivo● Custos com cópias
  • 4. Sistema de Gestão Documental (ECM)Sistema de Gestão Documental (ECM)Utilização da tecnologia para captar,armazenar, partilhar, pesquisar e gerirtoda a informação documental (conteúdos) deuma organização, integrando as suascapacidades nos processos da organização.
  • 5. VantagensVantagens● Facilidade de catalogação e pesquisa● Acesso remoto● Acesso simultâneo● Colaboração● Gestão uniforme dos processos● Controlo do fluxo de trabalho, responsabilidades, prazos● Controlo de acesso, redundância
  • 6. Prioridades dos CIO e utilizadores TIPrioridades dos CIO e utilizadores TICloud & SaaSConcentram o maior investimento nas TI. Os departamentos de informática contam que nospróximos anos 30% das suas aplicações poderão correr na Cloud ou em SaaS.ECM & ColaboraçãoEstão também na lista de prioridades de investimento, logo a seguir aos ERPs e VirtualizaçãoTablets na EmpresaTriplicou em 2012, com uma forte entrada no mundo das aplicações empresariaisSegurançaEm resposta à adopção do BYOD e Cloud, 75% dos CIO contam incrementar o seu investimentoem segurança*Morgan Stanley Research: Morgan Stanley CIO Survey, Feb 2012
  • 7. O que é o AlfrescoO que é o AlfrescoPlataforma de conteúdos com ligação à Cloud que lhe permite trabalhar emqualquer sítio, com qualquer dispositivo, com as suas aplicaçõespreferidasPlataforma para conteúdos críticosNo local, na Cloud ou em ambosSuporte a Tablets e SmartphonesiOS e Android, para além de qualquer browser standardOpen Source e Open Standards APIO melhor ROI e a garantia do seu investimento
  • 8. O sucesso do AlfrescoO sucesso do Alfresco3.000 empresas clientesEm 180 países7 milhões de utilizadores70% dos quais pagam4.000 milhões de ficheirosSão geridos globalmenteComunidade activaMilhares de developers, 300+ parceirosReceitas por trimestre desde a fundaçãoA maior companhia deA maior companhia degestão documentalgestão documentalopen-source do mundoopen-source do mundo
  • 9. Clientes empresariaisClientes empresariais70% com mais de 10.000empregadosEscala e serviço para responder à expectativade algumas das maiores empresas domundoEspalhados por 180 paísesCapacidade de apoio global, 24x7Comerciais, Governo, ONG & EnsinoUma variedade saudável de clientes erequisitos provenientes de diversasindústrias90% taxa de renovaçãoUma relação baseada na qualidade econfiança
  • 10. Colaboração entre equipas & B2BReduzir pesadelo de anexos de email e controlode versões com sites e “feeds” de actividadePartilha Segura de FicheirosEliminar a necessidade de usar serviços genéricosda Cloud e habilitar o acesso móvel aos ficheirosDesmaterializaçãoUsar tablets, workflows e gestão documentalpara poupar dinheiro e árvoresAutomação de ProcessosUsar workflows e gestão de documentos paramelhorar a eficiência da organizaçãoHabilitar Tablets & SmartphonesTransformar tablets em ferramentas deprodutividade e transformar as reuniões comAlfresco mobileGestão de RegistosDeclarar registos para garantir conformidade comnormas aplicáveis às empresas cotadas em bolsa epoupar dinheiro em relação a sistemasproprietáriosGestão DocumentalUm único sistema para toda a organização pararegistar contratos, facturas e documentosContent-as-a-ServiceAcelerar desenvolvimento de aplicações web,móveis ou empresariais usando AlfrescoArquivo DigitalDigitalizar, classificar, etiquetar e arquivar osactivos digitais da organizaçãoGestão de Activos DigitaisArmazenar, classificar, etiquetar, pesquisar e pre-visualizar video, áudio e outros “rich media”Como os Clientes usam Alfresco?Como os Clientes usam Alfresco?
  • 11. Quando é o conteúdo “crítico”?Quando é o conteúdo “crítico”?Valor de negócio Contratos, Facturas, EspecificaçõesSensibilidadeActas da Administração, Informação deClientes, Informação de FuncionáriosContextoGeolocalização, Organização, Estado doProcesso, Origem, DisposiçãoProcessoRevisão, Aprovação, Publicação, Entrega,Acção, Destruição, RetençãoPolíticasDireitos, Controlos, Acesso, Marca-de-água,Nível de Segurança, Localização, Dispositivo,ReplicaçãoStandardsReprodutibilidade, Edição, Legibilidade,Acesso
  • 12. Alfresco EnterpriseAlfresco EnterpriseUma plataforma ECM robusta e modernafocada em escalabilidade e usabilidadeUm interface simples”drag-and-drop”, HTML5 & apps móveis nativasRegras, Acções e “Workflows”muito mais que um arquivo de ficheirosFuncionalidades Sociais”feeds” de actividade sobre conteúdos,feedback social, integração com redes sociaisMetadados e Aspectosbconstruindo contexto à volta do conteúdoAcesso por Web, CIFS, WebDAV, SharePoint,GoogleDocs, CMIStão simples como um “drive” partilhado,acessível pelas ferramentas da sua escolha
  • 13. Gestão de DocumentosWorkflow Gestão deRecursos DigitaisColaboraçãoGestão de ConteúdosWebIntegraçãoArquivo de E-MailGestão de Imagens
  • 14. Interfaces de AcessoInterfaces de Acesso
  • 15. Alfresco MobileAlfresco MobileAceda em segurança ao AlfrescoNavegue ”sites”, pastas & ficheirosVeja “feed” de actividadePrevisualize ou descarregue ficheirosComente & “Like” conteúdoCapture, “tag” & “upload” imagens,vídeos & documentosAbra & Guarde documentos comOpenOfficeHD ou PDFExpertUse WebDAV para aceder com outras“apps”
  • 16. Interoperabilidade com StandardsInteroperabilidade com StandardsDesktop AppsMobile AppsRedes SociaisServiços na WebAlfresco na CloudSistemas de InformaçãoOpen WebAPIsCMISJSR-168ConnectorsWebDAV, CMISCIFS, SharePointProtocolOpen WebAPIsCMISCMIS-basedAlfrescoSyncCMISWebDAV
  • 17. As Pessoas escolhem AlfrescoAs Pessoas escolhem AlfrescoUtilizadores conseguem: trabalhar em qualquer sítio, em qualquerdipositivo, com as suas aplicações favoritas, de uma forma aprovada pelaorganização; partilham ficheiros e colaboração sem impedimentosDepartamento TI consegue: ajudar utilizadores a tornarem-seprodutivos na web, tablets e smartphones; gerir o risco e a segurança eavançar com a sua própria estratégia “cloud”“Developers” conseguem: usar uma só API baseada em standards paraimplementar aplicações na web, na intranet ou em dispositivos móveisOrganizações conseguem: reduzir custos, aumentar produtividade,automatizar processos, melhorar eficiência e gerir o risco
  • 18. Subscrições AlfrescoSubscrições AlfrescoUm CPU de produção, Um CPU de testes, Múltiplos CPUs dedesenvolvimentoSuporte 9h-17h , 5 dias / semanaOpções Standard:Records Management, Transformation Server, Production/Test ASRs,Production/Test FSRsDois CPUs de produção, dois CPUs de testes, múltiplos CPUs dedesenvolvimento; opções de Alta Disponibilidade / EscalabilidadeSuporte 24x7 para ambientes críticosOpções Enterprise:Records Management, Index Server, Transformation Server, XAMSupport (content-addressable storage), Production/Test ASRs,Production/Test FSRs, Premier & Premier Advantage ServicesAlfrescoStandardAlfrescoEnterprise
  • 19. Alguns detalhes adicionaisAlguns detalhes adicionais
  • 20. Conteúdos e PropriedadesConteúdos e Propriedades●Possibilidade de gerir qualquer tipo dePossibilidade de gerir qualquer tipo deconteúdo (.doc .ppt .xls .jpeg .mp3 .odfconteúdo (.doc .ppt .xls .jpeg .mp3 .odf.xml .mp4.xml .mp4●Meta-informação – dados sobre oMeta-informação – dados sobre oconteúdo (nome, título, autor, …)conteúdo (nome, título, autor, …)●ExtensívelExtensível●Tipos de conteúdo personalizadosTipos de conteúdo personalizados●Aspectos personalizadosAspectos personalizados
  • 21. Modelo de MetainformaçãoModelo de MetainformaçãoAspecto: NoticiaTituloCategoriaAutorAspecto: PublicaçãoData para publicaçãoData publ. efectivaData em que expiraAspecto: ArquivoRef ArquivoLocalização físicaSuporteTipo: Artigo Tipo: Programa Tipo: Fotografia Tipo: Factura
  • 22. Controlo de VersõesControlo de Versões●Não é necessário controlar pelo nome doNão é necessário controlar pelo nome doficheiroficheiro●artigo-v1.htmlartigo-v1.html●artigo-v1-1.htmlartigo-v1-1.html●Mantém relacionamentos entre versõesMantém relacionamentos entre versões●Reposição de versõesReposição de versões●RastreabilidadeRastreabilidade
  • 23. Controlo de AcessosControlo de Acessos●Trancar ficheiro enquanto está a serTrancar ficheiro enquanto está a sereditadoeditado●Perfis de utilizadorPerfis de utilizador●Segurança:Segurança:●Controlar quem tem acesso ao quêControlar quem tem acesso ao quê●Controlar o papel que o utilizador temControlar o papel que o utilizador tem
  • 24. Navegação ConteúdoNavegação Conteúdo●Arquivo de conteúdo num “Espaço”Arquivo de conteúdo num “Espaço”●Navegação por:Navegação por:●PastaPasta●CategoriaCategoria●TagsTags●Filtro (ex: Favoritos)Filtro (ex: Favoritos)
  • 25. Conversões e ComentáriosConversões e Comentários●Criar arquivos relacionadosCriar arquivos relacionados●Transformar noutro formatoTransformar noutro formato●html, pdf, jpghtml, pdf, jpg●Utilizadores podem comentar conteúdosUtilizadores podem comentar conteúdos●Comentários são geridos como objectosComentários são geridos como objectosindependentes do conteúdoindependentes do conteúdo
  • 26. Acções e RegrasAcções e Regras●Regras são aplicáveis a “espaços”Regras são aplicáveis a “espaços”●Regras executam acçõesRegras executam acções●Regras são desencadeadas por um evento:Regras são desencadeadas por um evento:●criação, actualização ou eliminação decriação, actualização ou eliminação deconteúdoconteúdo●Exemplos:Exemplos:●Transformar conteúdoTransformar conteúdo●Iniciar workflowIniciar workflow●Mover conteúdoMover conteúdoAcções e Regras
  • 27. Ciclo de VidaCiclo de VidaAcções e RegrasWorkflow●Conteúdos têm um ciclo de vida:Conteúdos têm um ciclo de vida:●CriaçãoCriação●RevisãoRevisão●AprovaçãoAprovação●PublicaçãoPublicação●E depois podem ser revistosE depois podem ser revistosnovamente e o ciclonovamente e o ciclorecomeçarecomeça
  • 28. Workflow e BPMWorkflow e BPMCriaçãoEdiçãoRevisãoAprovaçãoPublicação●Baseado em Ferramentas BPMBaseado em Ferramentas BPM●Jboss jBPMJboss jBPM●ActivitiActiviti●Possibilidade de desenharPossibilidade de desenharworkflows personalizados queworkflows personalizados quedepois arrancam com actions nadepois arrancam com actions nagestão de conteúdos.gestão de conteúdos.
  • 29. PesquisaPesquisaAcções e RegrasWorkflow●Pesquisa simples e avançadaPesquisa simples e avançada●Pode-se pesquisar por:Pode-se pesquisar por:●PastasPastas●Conteúdos (qualquer tipo)Conteúdos (qualquer tipo)●Tipos Personalizados (ex:Tipos Personalizados (ex:Artigo)Artigo)●Aspectos (ex: notícia)Aspectos (ex: notícia)●PropriedadesPropriedades●Conteúdo do documentoConteúdo do documentoPesquisa
  • 30. Políticas de ArmazenamentoPolíticas de ArmazenamentoAcções e RegrasWorkflow PesquisaPolíticasArmazenamento●Armazenamento dinâmicoArmazenamento dinâmicobaseado em políticas pré-baseado em políticas pré-estabelecidas do negócio /estabelecidas do negócio /regras do ciclo de vida dosregras do ciclo de vida dosconteúdosconteúdos●Reduz custos sem afectar aReduz custos sem afectar aperformanceperformance
  • 31. Políticas de ArmazenamentoPolíticas de ArmazenamentoPolíticas A.Políticas A.SSD$$$FCD$$SATA$●Exemplos:Exemplos:●Por tipo: Vídeos são colocadosPor tipo: Vídeos são colocadosem drives mais rápidas (e maisem drives mais rápidas (e maiscaras). Documentos Office emcaras). Documentos Office emdrives mais lentas mas maisdrives mais lentas mas maisbaratasbaratas●Por unidade de negócio, idade,Por unidade de negócio, idade,utilização, etcutilização, etc
  • 32. Dashboard do Utilizador
  • 33. Navegação pelo Repositório
  • 34. Página de Detalhes de um Documento
  • 35. Gestão de Workflows
  • 36. Wiki
  • 37. Blog
  • 38. Calendário
  • 39. Casos Típicos - BásicoCasos Típicos - Básico● Instalação default, costumização mínima● Pastas partilhadas por CIFS ou WebDAV para:● Receber documentos digitais oudigitalizados● Partilhar ficheiros que estão a sertrabalhados com controlo de versões● Interface web para:● Fazer pesquisas● Colaborar (versões, discussões, workflows)● Administrar sistema
  • 40. Casos Típicos - LDAP, Fax, EmailCasos Típicos - LDAP, Fax, Email● Alfresco é configurado para usarregisto central de utilizadores (LDAP,Active Directory)● Servidor de Fax (Hylafax) éconfigurado para gerar PDF e registarem Alfresco● Pastas IMAP ou Add-in Outlook (ououtro) para arquivar mensagens
  • 41. Casos Típicos – Interface à medidaCasos Típicos – Interface à medida● Aplicações podem ser desenvolvidas com:● Webscripts● Google Web Toolkit● Qualquer tecnologia que consuma web-services ou REST
  • 42. Casos Típicos - IntegraçãoCasos Típicos - Integração● Aplicações podem usar Alfresco comorepositório documental (com webscripts ouwebservices)● Alfresco pode registar metadados emaplicações● Componentes desenvolvidos em webscriptssão compatíveis com standard de portlets(JSR-168) para portais Java
  • 43. Soluções MoreData RelacionadasSoluções MoreData Relacionadas● MoreDoc – Gestão de Expediente para a Administração Pública● http://www.moredoc.com.pt● SpringDocs – Integração entre Alfresco e o ERP Primavera● http://www.youtube.com/watch?v=xMJqNdoKce4● Módulo SGQ – Parametrização do Alfresco para gestão doSistema de Gestão de Qualidade● http://www.youtube.com/watch?v=hmds8Soksms● Connexas – middleware para interligação com SAP● http://www.moredata.pt/oferta/connexas.html
  • 44. Referências MoreData/AlfrescoReferências MoreData/Alfresco
  • 45. Posicionamento MoreDataPosicionamento MoreData● Mais de 20 anos a desenvolver Sistemas de Informação àmedida e a integrá-los em organizações complexas● Várias implementações de gestão documental● Uma equipa experiente● Um modelo de serviços baseados em Open Source e Java quepermite investimentos incrementais● Forte aposta em open-source
  • 46. ConclusãoConclusãoExperiência, Empenho, ResultadosExperiência, Empenho, ResultadosContem connoscoContem connoscohttp://www.moredata.pt/destaques/gestaodocumental.htmlhttp://www.moredata.pt/destaques/gestaodocumental.htmlhttps://www.facebook.com/moredatahttps://www.facebook.com/moredata