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O mercado extremamente competitivo e o crescimento dos serviços digitais fazem com que todas as empresas, em foco as contábeis, aumentem seus investimentos em tecnologias gestoras da informação e na melhoria contínua de seus processos. A ausência de um sistema de informação para a gerência de produtos e/ou serviços tem como consequência altos custos operacionais. Este trabalho tornou-se de fundamental importância devido à enorme dificuldade em obter o controle dos custos e o cumprimento da norma ISO 9001:2008, em que se propõe um controle eficaz de quaisquer procedimentos que afetem a qualidade. Ao longo da pesquisa, foi estudada a implementação de módulos de software para cadastros, homologações, solicitações e o desenvolvimento de relatórios gerenciais. O presente trabalho teve como finalidade o desenvolvimento de um sistema de software, denominado GPS(3), no qual se rastreia todo o fluxo de atividades. Em tempo real, o sistema fornece informações concisas. O sistema GPS foi implementado utilizando a tecnologia Java SE e os dados da aplicação foram armazenados no SGBD(4)MySQL. Com o emprego do GPS, obteve-se a redução do tempo no trâmite, a eliminação do papel e impressão, a padronização dos processos e o controle efetivo dos serviços e/ou produtos repassados aos clientes.

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SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA GERENCIAMENTO DE PRODUTOS E/OU SERVIÇOS EM EMPRESA CONTÁBIL

  1. 1. 1 SISTEMA DE INFORMAÇÃO PARA GERENCIAMENTO DE PRODUTOS E/OU SERVIÇOS EM EMPRESA CONTÁBIL Fernando Caetano(1) Leandro Ledel(2) Resumo O mercado extremamente competitivo e o crescimento dos serviços digitais fazem com que todas as empresas, em foco as contábeis, aumentem seus investimentos em tecnologias gestoras da informação e na melhoria contínua de seus processos. A ausência de um sistema de informação para a gerência de produtos e/ou serviços tem como consequência altos custos operacionais. Este trabalho tornou-se de fundamental importância devido à enorme dificuldade em obter o controle dos custos e o cumprimento da norma ISO 9001:2008, em que se propõe um controle eficaz de quaisquer procedimentos que afetem a qualidade. Ao longo da pesquisa, foi estudada a implementação de módulos de software para cadastros, homologações, solicitações e o desenvolvimento de relatórios gerenciais. O presente trabalho teve como finalidade o desenvolvimento de um sistema de software, denominado GPS(3) , no qual se rastreia todo o fluxo de atividades. Em tempo real, o sistema fornece informações concisas. O sistema GPS foi implementado utilizando a tecnologia Java SE e os dados da aplicação foram armazenados no SGBD(4) MySQL. Com o emprego do GPS, obteve-se a redução do tempo no trâmite, a eliminação do papel e impressão, a padronização dos processos e o controle efetivo dos serviços e/ou produtos repassados aos clientes. Palavras-Chave: Controle de custos, criptografia, desenvolvimento de Software, IReport, Java SE, qualidade e reusabilidade. Abstract The extremely competitive market and the growth of digital services imply that all companies, in particular the accounting ones, increase their investments in information of management technology and continuous improvement of their processes. The absence of an information system for product management and services is leading to higher operating costs. This work has become of paramount importance due to the enormous difficulty in gaining control of costs and compliance with ISO 9001:2008, which proposes an effective control of any proceedings affecting the quality. Throughout this study, we studied the implementation of software modules for registrations, approvals, requests, development of management reports. The present work was aimed at developing a software system called GPS, in which tracks the flow of activities. In real time, the system provides concise information. The GPS system was implemented using Java SE technology and the application data was stored in the DBMS MySQL. With the use of GPS, we obtained a reduction in the processing time, elimination of paper and printing, the standardization of effective control of processes and services and products passed on to customers. (1) Acadêmico do Curso de Bacharelado em Sistemas de Informação - Faculdade Network, Nova Odessa, SP, Brasil. (caetanobsi@gmail.com.br) (2) Prof. Msc. do Curso de Sistemas de Informação da Faculdade Network , Nova Odessa, SP, Brasil. (leandro.ledel@gmail.com) (3) GPS – Gerenciador de Produtos e/ou Serviços (4) SGBD – Sistema Gerenciador de Banco de Dados
  2. 2. 2 Keywords: Cost Control, Encryption, development of Software, IReport, Java SE, quality and reusability 1. Introdução Na Era da Informação, as empresas necessitam intensamente de soluções seguras e eficientes para identificar, armazenar, manipular e disponibilizar as informações em tempo real. Hodiernamente, o tempo torna-se cada vez mais precioso e escasso. As empresas buscam formas de aproveitar ao máximo o tempo, aumentando sua produtividade e reduzindo os custos. O aumento dos custos e probabilidade de ocorrerem erros cresce significativamente quando a organização não dispõe de um sistema de informação para gerenciar seus produtos e/ou serviços. Atualmente a informação é o bem mais precioso da organização e a falta de um sistema de gestão de produtos e/ou serviços na empresa pode colocar em risco a saúde da mesma. Na presente pesquisa, foi estudada a implantação de um sistema de informação para gerenciar os produtos e/ou serviços da organização. Os módulos iniciais implementados foram: cadastros principais (funcionários, clientes, fornecedores, unidades de medidas, produtos e serviços), homologação de fornecedores, solicitação de itens, atendimento de solicitações, elaboração de ordens de compra, criação da ordem de cobrança e desenvolvimento de relatórios gerenciais, a fim de obter redução do tempo no trâmite, eliminação do papel e impressão, a padronização dos processos e o controle efetivo dos serviços e produtos repassados aos clientes em um determinado período. Este trabalho tornou-se de fundamental importância devido à enorme dificuldade em obter o real controle dos custos da empresa e o cumprimento da norma ISO 9001:2008, em que se propõe um controle eficaz de quaisquer procedimentos que afetem diretamente a qualidade dos produtos. O procedimento de homologação(5) dos fornecedores e o de repasse dos custos de serviços prestados ou dos produtos utilizados na execução dos mesmos eram, anterior, realizado manual, e as informações nem sempre eram concisas. O presente trabalho teve como escopo o desenvolvimento de um sistema de software, denominado GPS. Esse sistema permitiu rastrear todo o fluxo de atividades(6) da organização relativo aos seus produtos e/ou serviços, fornecendo em tempo real as informações necessárias e precisas aos tomadores de decisão. O sistema proposto permitiu agregar informações e questionamentos a respeito do uso de sistemas de informação nas empresas contábeis para a melhoria contínua de seus processos e diminuição do impacto no ambiente com a redução de papel, além de colaborar expressivamente com a formação plena de um profissional de Sistemas de Informação. O artigo está organizado da seguinte forma: A Seção 1 apresenta o tema proposto; A Seção 2 esclarece o tema proposto; na Seção 3, são apresentados os métodos utilizados na implantação; a Seção 4 exibe os resultados e discussões, e as considerações finais são expostas na Seção 5. (5) Homologação – É a certificação, pelo órgão competente, depois de ter verificado se o item avaliado cumpre os requisitos propostos. (6) Fluxo de Atividades – Refere-se aos módulos (Gerar Solicitação, Atender solicitação, Originar ordem de compra, Determinar cobrança e Finalizar solicitação).
  3. 3. 3 2. Fundamentação teórica Esta sessão se encarrega de mostrar conceitos teóricos acerca do entendimento do tema proposto neste trabalho, que é a implantação de um sistema de informação para o gerenciamento de produtos e serviços em uma empresa contábil. Serão abordados nas próximas seções os seguintes temas relacionados ao sistema que está sendo desenvolvido: o Processo de Auditoria, o Modelo Evolutivo de Software, a Programação Orientada a Objeto e Sistemas de Gerenciamento de Informações com propósitos semelhantes ao do sistema GPS apresentado neste trabalho. 2.1 Auditoria Conforme Marques [1], a contabilidade é uma ferramenta que armazena e apresentas as informações mais relevantes sobre a atividade da organização. Deste modo proporciona divergências por variados motivos, e que estas divergências não têm probabilidades de por si próprio afirmar a integridade dessas informações. Portanto há o atrativo e aplicação da auditoria, para averiguar, avaliar e expor os eventos ocorridos na execução do processo rotineiro. Segundo relatado no site Wikipédia [2], a auditoria pode ser definida como análise cuidadosa e sistemática das atividades em uma determinada organização ou departamento. O objetivo principal de uma auditoria é investigar se os processos estão condizendo com as disposições planejadas e/ou determinadas antecipadamente, se foram implementadas com eficácia e se estão conforme a consecução dos objetivos. 2.2 Modelo evolutivo Segundo Larman [3]: Estudos de sucesso/falha mostram consistentemente que o ciclo de vida em cascata é fortemente associado às maiores taxas de falha em projeto de software e foi promovido historicamente por causa das crenças ou boatos, ao invés de evidência significativa. A pesquisa demonstra que métodos iterativos são associados a maiores taxas de sucesso e produtividade e menores níveis de defeito. De acordo com Leite [4], o modelo evolutivo pode ser caracterizado como cíclico(7) ou iterativo(8) . Este modelo inicia-se com o planejamento e desenvolvimento de um protótipo inicial, que deve ser apresentado aos colaboradores e logo em seguida avaliado. No período de avaliação são determinados novos requisitos, portanto as alterações e incrementos ao protótipo inicial devem ser realizadas. Este ciclo pode ser repetido N vezes em direção ao produto final. Figura 1: Modelo Evolutivo Fonte: Elaborado com dados da pesquisa bibliográfica (7) Cíclico – refere-se a um ciclo periódico que reinicia em intervalos regulares. (8) Iterativo –Se repete várias vezes para chegar a um resultado.
  4. 4. 4 O grande benefício deste modelo está em proporcionar a analise antecipada do produto final por todos os colaboradores envolvidos. Esta analise é importante, pois permite a correção de todos os problemas ou falhas detectadas. 2.3 Orientação a objetos Segundo Linden [5], os princípios essenciais da orientação a objetos são: Abstração – é o procedimento de separar um conceito intricado em partes menores que interagem, abstraindo seus processos internos. Encapsulamento – é o ato de mascarar a complexidade de seu funcionamento interno das demais partes, fornecendo apenas uma interface claramente resolvida. Esta interface permite que as outras partes do sistema não sejam afetadas em casos de alterações internas. Modularidade – para que o sistema funcione como um todo é necessária a criação de mecanismos que tornem as partes bem organizadas, além de interagirem corretamente. Conforme Leite [6], a linguagem orientada a objetos compila um programa de maneira muito semelhante às linguagens não orientadas a objetos, ou seja, segue a sintaxe predefinida, porém o modelo computacional e a estruturação alteram quase radicalmente, atendendo os objetivos fundamentais da linguagem orientada a objetos: Reutilização do Código (detalhada 2.3.1) e a Modularização da escrita. Ele ainda afirma que com esses dois recursos reduzem os custos com desenvolvimento e manutenção. 2.3.1 Reusabilidade Conforme Sobral [7], a maior vantagem reconhecida da utilização da programação orientada a objetos é, sem duvida, a reusabilidade de códigos, pois ela permite que programas sejam escritos mais rapidamente. Segundo Rezende [8], podemos destacar como objetivos principais da reusabilidade na implementação e manutenção de software, a produtividade e a efetividade. Ele ainda acrescenta o ganho de tempo de trabalho e a garantia de qualidade de software devido o fato de que os códigos reutilizados não precisam ser digitados, codificados ou analisados a procura de erros. 2.4 Sistemas de Gerenciamento de Informações Este capítulo apresenta algumas ferramentas de software para a gestão de estoques disponíveis no mercado. Após pesquisas, foram identificados dois softwares para controle que possivelmente poderiam atender os objetivos da empresa. São eles: 2.4.1 CEST O CEST é um software para controle de estoque, fluxo de caixa, contas a pagar/receber e controle de cheques para automação comercial de empresas. O sistema possui um visual atual, além de ser operado facilmente e apresentar uma interface totalmente configurável. Estas características tornam o CEST adaptável aos mais diversos ramos de atividade. O sistema na sua versão 3.7.34 utiliza o banco de dados MS-Access protegido por senha. 2.4.2 Gerenciador Eficaz De acordo com as informações publicadas no site Gerenciador Eficaz, o software Gerenciador Eficaz é um programa completo para gerenciamento das organizações, eficaz e simples na manipulação de seus módulos. Eles ainda afirmam que o software é ideal para o controle de estoque, financeiro, contas a pagar e receber, caixa, Nf-e, Emissão de Nota Fiscal Eletrônica.
  5. 5. 5 2.4.3 Vantagens e Desvantagens dos softwares disponíveis As vantagens e desvantagens dos softwares testados (CEST e Gerenciador Eficaz) são destacadas no Quadro 1. Quadro 1 – Vantagens e desvantagens dos softwares apresentados. Fonte – Dados primários. Na comparação dos softwares, podemos ressaltar que os dois softwares são bem completos, porém optou-se pelo desenvolvimento de um novo software. A decisão de desenvolver o novo produto foi tomada devido às características particulares da empresa, por exemplo, o módulo de solicitação de itens (Produtos/Serviços), o registro de todas as ações realizadas no sistema para fins de auditoria interna e um módulo para a criação de relatórios específicos. 3. Metodologia Para a concretização deste trabalho, foi utilizado o método de pesquisa exploratória. De acordo com Agner [9] “pesquisas exploratórias têm como principal finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos, com vistas à formulação de problemas ou hipóteses pesquisáveis. Apresentam menor rigidez no planejamento”. A técnica utilizada foi a estudo de caso, visto a adaptação dos delineadores para encaminhamento e propagação da pesquisa. Segundo Gil [10], o estudo de caso é uma técnica que se caracteriza pela grande flexibilidade, ou seja, é impossível formar um roteiro austero que gere com precisão como deverá ser elaborada a pesquisa. De acordo com a natureza dos dados a pesquisa orientou-se pelo método qualitativo. Segundo Glazier apud Dias [11]: “talvez a melhor maneira de entender o que significa pesquisa qualitativa é determinar o que ela não é. Ela NÃO é um conjunto de procedimentos que depende fortemente de análise estatística para suas inferências ou de métodos quantitativos para a coleta de dados”. Para a solidificação deste trabalho, foram inicialmente realizadas pesquisas bibliográficas através dos meios de informação acerca do tema Gerenciamento de Produtos e/ou Serviços. Em seguida, foram pesquisadas e analisadas outras ferramentas de gerenciamento de produtos e/ou serviços, com licenças gratuitas em sítios de download.
  6. 6. 6 Além das pesquisas bibliográficas sobre a gestão de produtos e/ou serviços, também foram realizados estudos acerca dos seguintes temas: 1. Criptografia 2. Frameworks 3. Interface Homem versus Máquina 4. IReport 5. Linguagens de Programação 6. Padrões de Projetos 7. SGBD (Sistemas de Gerenciamento de Banco de Dados) 8. Sistemas em Redes Após a pesquisa bibliográfica e os estudos acerca dos temas citados, procedeu-se às etapas de coleta de requisitos, modelagem e projeto do sistema de software a ser desenvolvido. Como primeira etapa da modelagem, utilizou-se a técnica de modelagem de casos de uso e, portanto, o documento de especificações apresenta os diagramas de caso de uso gerados, bem como as descrições dos atores e dos casos de usos identificados nesses diagramas. A linguagem definida para o desenvolvimento do sistema proposto foi a linguagem de programação Java SE e o modelo selecionado foi o evolutivo. 4. Resultados e discussões Esta sessão encarrega-se de apresentar os resultados obtidos com o desenvolvimento e a implantação do sistema GPS na organização. O sistema GPS (Gerenciador de Produtos e Serviços) seguiu rigorosamente as etapas envolvidas em um processo de construção de um software baseado no uso de técnicas de engenharia de software. O sistema GPS foi desenvolvido para ser executado no ambiente de rede, ou seja, a aplicação do sistema está instalada no servidor, e cada estação (computador) possui uma referência da aplicação, portanto um ou mais usuários podem, através das estações, acessarem o sistema ao mesmo tempo. A Figura 2 expõe a estrutura de acesso ao sistema. Figura 2: Estrutura lógica de acesso ao sistema GPS No desenvolvimento do sistema GPS, todos os detalhes foram minuciosamente pensados e projetados. Esses detalhes vão desde o ícone de acesso até os mais complexos métodos ou módulos presentes no software.
  7. 7. 7 O acesso ao sistema é feito após a autenticação do usuário. Esta se faz necessária para garantir a segurança das informações. A Figura 3 mostra a tela de autenticação do usuário. Figura 3: Tela de acesso ao sistema Com a validação dos dados do usuário, é feita a liberação da página inicial do sistema, caso contrário, uma mensagem de erro é apresentada ao colaborador, informando o erro na validação. Além da validação dos dados do usuário, é feito o teste de conexão com a base de dados do sistema. Caso aconteça alguma falha na conexão, com a base de dados, é apresentada uma tela para contatar o suporte técnico da empresa. Após a confirmação do usuário, solicitando o suporte técnico da organização, o mesmo é direcionado para um sistema de chamados implantado na empresa. Com o intuito de difundir a informação facilmente entre todos os usuários do sistema foi criada uma tela de Splash. A tela de Splash é acionada toda vez que o usuário faz o login no sistema. As informações presentes na tela de Splash serão alteradas conforme a necessidade da organização. Seguindo os critérios de usabilidade, obteve-se como resultado um sistema simples de utilização, eficiente e com o mínimo de erros. Pode-se observar, na Figura 4, que todos os itens mais importantes do sistema são disponibilizados na tela inicial do sistema, isto permite que os colaboradores acessem facilmente a rotina desejada. Figura 4: Tela inicial do sistema A seguir foram detalhados os botões presentes na tela inicial do sistema. Iniciou-se com o menu horizontal (Figura 5) e logo em seguida o menu vertical (Figura 6). Da esquerda para a direita: Entrada de Itens no sistema, Manutenção de Produtos e Serviços, Manutenção de Terceiros, Administração do Sistema, Gerenciamento de Senha, Manutenção de Relatórios, Refresh do Sistema e, por último, as informações do sistema. Figura 5: Menu horizontal
  8. 8. 8 Da cima para baixo: Rotina de Cadastros Principais, Manutenção de Produtos e Serviços, Manutenção de Terceiros, Manutenção de Unidades, Rotina de Estoque, Manutenção do Estoque, Baixa de produtos estocáveis, Entrada no Estoque, Solicitação de Produtos e Serviços, Rotina de Compras, baixa de serviços e produtos não estocáveis solicitados e, por último, a Manutenção da Ordem de Compra. Figura 6: Menu vertical 4.1 Cadastros principais O primeiro módulo do software GPS implantado foi o de cadastros principais. Os cadastros iniciais, identificados através da análise de requisitos, foram: Cadastro de Funcionários, Departamentos, Cargos, Grupos, Produtos, Terceiros (Clientes e Fornecedores), Unidade de Medidas, País, Estados, Cidades, Status da Solicitação (Aguardando Atendimento, Atendimento Parcial, Concluída, Cancelada, Cancelada Parcialmente), Status das Homologações (Em Avaliação, Homologado e Não Homologado), Ações (Incluir, Alterar, Excluir), Parâmetros (Empresa e Sistema) e as Rotinas do Sistema. O cadastro de usuários do sistema foi o primeiro a ser implantado. A Figura 7 destaca duas abas do cadastro. A primeira contem as informações básicas do colaborador. Um dos requisitos atendidos foi o arquivamento da imagem do usuário para facilitar a identificação. O colaborador responsável pelo cadastro pode selecionar uma foto já existente no sistema através do botão importar ou capturar de um dispositivo, clicando no botão Capturar. Figura 7: Telas do Cadastro de funcionários Na aba Grupos, são destacados todos os grupos em que o colaborador está inserido. A inserção do colaborador em um grupo facilita a atribuição das permissões nas rotinas do sistema. A segurança da informação e a integridade dos dados são uns dos os requisitos mais importantes do sistema a serem atendidos. Para atingir um nível satisfatório de segurança e integridade dos dados foram adotados os seguintes recursos: Segurança (Níveis de Permissões, Criptografia de senhas, Restrições de acessos e Rastreabilidade através dos
  9. 9. 9 registros de log, etc.); e, referente à integridade das informações, foram adotados os métodos que preservam a região crítica, um dele são as variáveis Lock. Os níveis de permissões são localizados na aba de Permissões do Usuário e, como o próprio nome sugere, é a aba onde são atribuídas as permissões individuais de cada colaborador. O responsável pode atribuir às permissões nas rotinas clicando no checkbox. As permissões vão desde uma simples visualização da rotina a exclusão de dados. Um bom desenvolvedor nunca armazena dados puros em uma base de dados, principalmente quando se trata de dados importantes. Pensando na segurança, foi utilizado o algoritmo MD5 para a criptografia das senhas armazenadas no sistema. A restrição de acesso é mais um mecanismo de segurança que foi inserido no sistema GPS. Esta ação não permite que, ao mesmo tempo, o usuário acesse o sistema em mais de uma máquina. Para fins de auditoria, são feitos registros de logs. Estes registram todas as ações de inclusão, alteração e exclusão do usuário na base de dados. Este método adotado é extremamente importante para que haja um rastreabilidade das ações realizadas no sistema. A Figura 8 mostra um exemplo de como esses registros são armazenados no banco de dados da organização. Figura 8: Registros de logs do sistema Como se pode observar, o sistema registra as informações mais importantes, tais como o usuário e a máquina de onde partiu a ação, a rotina, a ação, as informações auxiliares, a data e a hora em que foi executado o determinado evento. Para garantir a integridade das informações foram criadas travas de seguranças no sistema. Um exemplo de utilização é bloquear uma solicitação para que mais de um colaborador não a edite ao mesmo tempo. As telas de manutenção de produtos e serviços foi desenvolvida logo no término da implementação de todas as rotinas relacionadas diretamente ao cadastro de usuários. A rotina de manutenção pode ser facilmente acessada através do botão localizado na tela inicial do sistema. Figura 9: Tela inicial da Manutenção de Produtos e Serviços Pode-se observar, na Figura 9, a facilidade para encontrar um produto cadastrado no sistema. O colaborador tem a opção de pesquisar pelo código do produto, pelo tipo (Produto
  10. 10. 10 ou serviço), pela descrição, pela marca ou modelo, além de poder ordenar as colunas retornadas da consulta. A Figura 10 expõe a consulta de um produto cadastrado na base de dados do sistema. Informações do valor de cobrança e os dados de conversão atende os requisitos de cobrança e o de saída de itens no estoque. O usuário responsável pelo cadastro também pode parametrizar a quantidade máxima e mínima do item para receber alertas indicando a necessidade de compra de um determinado produto. Figura 10: Manutenção de Produtos e Serviços O cadastro de terceiro acompanha a mesma linha do cadastro de produtos, porém apresenta as suas particularidades. Um dos requisitos levantados e atendidos na segunda versão do sistema foi a inserção de um campo para armazenar os códigos dos clientes e fornecedores cadastrados no outro sistema utilizado na empresa. Este campo facilitou a consulta dos mesmos já que há muito tempo utilizam o outro sistema. A Figura 11 exibe uma consulta de um terceiro cadastrado no banco de dados do sistema. Podemos destacar na tela de dados básicos o status do terceiro. A imagem e o texto em laranja demonstram que o cliente esta em avalição pelos responsáveis da empresa. Figura 11: Tela inicial da Manutenção de Terceiros Os outros requisitos atendidos na segunda versão foram as abas de contatos, Homologações e a aba Complementares. Na aba de contatos são inseridos todos os contatos do terceiro, não se prendendo ao cadastro de um único contato. A aba de Homologação detalha todas as avaliações feitas com o terceiro. Além do Status do terceiro, esta aba traz o responsável pela avaliação e a data em que a mesma foi realizada. Deve-se armazenar a data para possibilitar a consulta e para que o sistema emita a cada 11 meses um alerta informando que o terceiro deve ser avaliado novamente.
  11. 11. 11 Vale lembrar que a homologação é um dos requisitos da ISO 9001:2008, onde é determinado que as aquisições de itens deve ser feitas por fornecedores homologados. Figura 12: Abas pertinentes à rotina de Manutenção de Terceiros A aba Complementares, destacada na Figura 12, armazena informações complementares ao cadastro de terceiros. Como se pode observar, esta aba esta sendo utilizada para o cadastramento das filias do terceiro. Uma das funções do cadastro de filias é a criação de relatórios consolidados, ou seja, o sistema permitira o relatório individual ou o relatório integrado com todos os itens solicitados para a matriz e para a filial. 4.2 Solicitação de compras Com a implantação das solicitações, foi possível agregar vários processos que eram feitos anteriormente através de formulários (Figura 13), disponibilizados nos departamentos. A seguir, explanam-se três desses processos, a solicitação de itens, o controle de cópias e a CCMS. Todas as solicitações de produtos e/ou serviços eram feitas através do preenchimento de um formulário. Após o preenchimento do formulário, o solicitante era encarregado de encaminhar o formulário para o departamento financeiro. Este ficava responsável por recepcionar este documento e tomar as medidas necessárias. Figura 13: Formulários substituídos Fonte: Departamento Financeiro O controle de cópias era feito anteriormente através do preenchimento de uma planilha, disponibilizada ao lado das impressoras. Os funcionários que necessitavam tirar cópias eram orientados a preencher a planilha. No final de cada mês, uma das colaboradoras do financeiro recolhia essas planilhas e efetivava a somatória das cópias pertinentes a cada cliente ou departamento. O processo de separação e cálculo das cópias costumava ser realizado em aproximadamente um dia de trabalho.
  12. 12. 12 A CCMS (Comunicação para cobrança de materiais e/ou serviços) é um documento que normalmente era preenchido pelo departamento de logística. Neste documento, eram inseridas as informações de todos os produtos ou serviços solicitados para os clientes. A inserção das informações no formulário é feita conforme vão chegando as solicitações, no entanto, a somatória mensal das horas destinadas a alimentação do documento pode variar entre 4 e 5 horas. Assim que todas as CCMS eram preenchidas, o departamento de logística encaminhava os documentos para o departamento financeiro. Este era responsável pelo agrupamento das informações pertinentes a cada cliente. Além de filtrar as informações era necessário acrescentar as solicitações de cópias. A execução desta rotina levava em média um dia para ser concluída. Conforme citado, esses três processos foram substituídos pela rotina de solicitações de itens, vide Figura 14. As solicitações de itens podem ser feita por todos os colaboradores da empresa, desde que esteja devidamente cadastrado no sistema. O solicitante deve obrigatoriamente escolher um favorecido, ou seja, o cliente para qual ele esta requisitando o item. Depois se deve inserir um ou mais itens na solicitação. Ao final das etapas, é gerado o número da solicitação para que o solicitante possa acompanhar o andamento de sua requisição. Figura 14: Telas referentes à solicitação de itens Com as solicitações de itens sendo perpetradas pelo sistema é possível gerar relatórios importantes para a tomada de decisões ou para a realização de auditorias. A seguir foram apresentados alguns desses relatórios que estão sendo gerados com os dados alimentados em nosso sistema. 4.3 Compra dos produtos As colaboradoras da organização fazem a compra dos produtos para o abastecimento do estoque através de uma planilha desenvolvida no aplicativo Excel. Para que esta planilha seja alimentada, é necessário que todo o final de mês uma das colaboradoras se desloque até o estoque e realize a contagem de todos os itens ali presentes. A conferência e o preenchimento da planilha são tarefas realizadas em aproximadamente duas horas ininterruptas. O pedido de compras tornou-se instantâneo com a implantação do software GPS. Os colaboradores que têm acesso ao módulo de relatórios conseguem visualizar o pedido mensal com apenas um clique. Além de rápido e integro, o relatório traz informações que facilitam as compras mensais dos produtos, como por exemplo, a imagem de identificação, a marca, o
  13. 13. 13 modelo, o estoque máximo e mínimo, a quantidade atual e a quantidade necessária para o reabastecimento, conforme apresentado na Figura 15. Figura 15: Recorte do Relatório Mensal de Compras de Produtos Após a geração do relatório, o usuário tem a possibilidade de imprimi-lo ou salva-lo em diversos formatos. Por motivos ambientais, a empresa sempre conscientiza os colaboradores a armazenarem todos os relatórios no formato PDF. 4.4 Relatório de cobrança O relatório de cobrança pode ser gerado mensalmente ou conforme a necessidade da organização. Este relatório traz informações dos itens solicitados e seus respectivos valores, vide Figura 16. Figura 16: Recorte do Relatório de Saída de itens por departamento 4.5 Pedidos por departamento A organização não possuía nenhum controle dos produtos e/ou serviços que eram utilizados internamente. Com a implantação do sistema a empresa tem exatamente as quantidades dos itens consumidas por cada departamento da organização. A estrutura do relatório é a mesma do relatório de cobrança. A Figura 17 mostra como ficou o processo de solicitação de itens depois da implantação do sistema GPS.
  14. 14. 14 Figura 17: Fluxo da Solicitação O cliente faz a solicitação do item. Se for um produto estocável, o sistema encaminha a solicitação para o departamento de logística, caso contrário, a solicitação é direcionada para o departamento de compras. Nesse departamento o item vai para a aprovação. Se não for aprovado, o mesmo é cancelado e, se a solicitação não possuir mais itens, ela é finalizada, caso contrário, o sistema envia-o para a lista de itens que estão aguardando a criação da ordem de compra. Após a sua criação, a solicitação é finalizada. A ordem de compra é o ato de associar o item a um fornecedor. Retornando ao departamento de logística, a solicitação vai para a aprovação. Se o item não for aprovado, o mesmo é cancelado e, se a solicitação não possuir mais itens, ela é finalizada, caso contrário, é verificado se o item possui unidades no estoque. Se possui, o mesmo pode ser atendido ou cancelado, caso contrário, o sistema avisa o departamento de compras o determinado item que está em falta. O departamento de compras faz sua aquisição do item e dá entrada no estoque para que a solicitação possa ser atendida e finalizada em seguida. 4.6 Avaliação dos colaboradores No dia 07 de outubro de 2011, foi realizada uma entrevista com os colaboradores que estão utilizando os primeiros módulos do sistema GPS implantados na organização. Com a pesquisa realizada, foi constatado que 100% dos colaboradores estão satisfeitos com o sistema implantado na organização. Muitos ainda ressaltam que facilitou significativamente os trabalhos rotineiros. Segundo a colaboradora A. P., “antes tínhamos noção da quantidade de produtos existentes, hoje sabemos exatamente qual produto tem”. Ela ainda acrescenta que as descrições de marca, cor, modelo e quantidades dos produtos geram economia e rapidez no desenvolvimento do seu trabalho diário. Conforme a colaboradora C. V., o sistema GPS apresenta fácil visualização e uns dos itens que ela considera mais importante no cadastro de terceiros é a validação dos campos CNPJ, CPF e Inscrição Estadual, além de o sistema não permitir o cadastro de terceiros com a mesma razão social. 5. Considerações finais Com o intuito de reduzir os custos, ter um controle efetivo, sobre o repasse dos seus produtos e/ou serviços, e realizar o cumprimento da norma ISO 9001:2008, fez-se necessária
  15. 15. 15 a implantação de um sistema de informação para a gestão de itens na organização, seja ele produto e/ou serviço. Os módulos de software implantados na organização tornou efetivo o controle de produtos e/ou serviços repassados aos clientes, aumentando assaz a receita da organização. Além disso, a organização passou a controlar os produtos e/ou serviços consumidos internamente pelos colaboradores nos seus respectivos departamentos e atingiu o cumprimento da norma ISO 9001:2008. A utilização do modelo evolutivo no desenvolvimento do sistema reduziu significativamente os erros ou falhas apontados pelos colaboradores na fase de testes. Além disso, o sistema foi lapidado a cada iteração, tornando a interface bastante amigável. Entretanto, identificou-se a dificuldade em estimar os recursos empregados na implantação do sistema, como por exemplo, o tempo de término de alguns módulos ultrapassaram aproximadamente 40% do tempo analisado inicialmente. Os módulos subsequentes tiveram uma vultosa redução do tempo de desenvolvimento, devido à reutilização de algumas classes e trechos de códigos já testados e aprovados anteriormente. Aponta-se como trabalho futuro a implementação dos módulos de software para a integração do contábil e do fiscal, possibilitando a criação de relatórios mais elaborados e internacionalizados e, ainda, a migração do sistema GPS para a plataforma web, facilitando o acesso às informações disponibilizadas no sistema pelos administradores ou clientes da organização. Referências [1] MARQUES, W. L. Auditoria Contábil e Financeira: A ferramenta de sucesso para o gerenciamento. 1ª ed. 2010. 376 p. [2] Auditoria. Disponível em: < http://pt.wikipedia.org/wiki/Auditoria>. Acesso em: 11 set. 2011. [3] LARMAN, C. Utilizando UML e Padrões: Uma introdução à análise e ao projeto orientados a objetos e ao desenvolvimento iterativo. 3ª ed. São Paulo: Bookman, 2008. 696 p. [4] LEITE, J. C. O Modelo Evolutivo. Disponível em: <http://engenhariadesoftware.blogspot.com/2007/03/o-modelo-evolutivo.html>. Acesso em: 07 set. 2011. [5] LINDEN, R. Algoritmos Genéticos. 2ª ed. BRASPORT, 2008. 428 p. [6] LEITE, M. Técnicas de Programação: Uma Abordagem Moderna. 1ª ed. São Paulo: BRASPORT, 2006. 436 p. [7] SOBRAL, A. B. Programação orientada a objeto. Disponível em: <http://www.webartigos.com/articles/20199/1/PROGRAMACAO-ORIENTADA-A- OBJETO---POO/pagina1.html>. Acesso em: 09 set. 2011. [8] REZENDE, D. A. Engenharia de Software e Sistemas de Informação. 3ª ed. Brasport, 2006. 344 p. [9] AGNER, Luiz C. Otimização do diálogo usuários-organizações na WorldWide Web: Estudo de Caso e Avaliação Ergonômica de Usabilidade de Interfaces Humano-Computador. Rio de Janeiro, 2002. (Dissertação de Mestrado). Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro. Departamento de Design. PUC-Rio, 2002 [10] GIL, A. C. Como elaborar projetos de pesquisa. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 1991. 159 p. [11] DIAS, C. Pesquisa qualitativa – características gerais e referências. Disponível em: <http://www.reocities.com/claudiaad/qualitativa.pdf>. Acesso em: 24 set. 2011.

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