Your SlideShare is downloading. ×

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
162
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
3
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Opleiding Digitaal Klasseren en Archiveren voor informatiebeheerders Stadsarchief BZ/SA
  • 2. Programma 1. Kader en basisbegrippen 2. De taken van de informatiebeheerder 2.1 Planning 2.2 Principes van het digitale klassement 2.3 Klassementen onderhouden Controle (met RMToolbox) – Rapportering – Aan de slag 2.4 Rechten beheren 2.5 Bewaren en vernietigen Raadplegen overgedragen archieven 2.6 Medewerking aan projecten informatiebeheer 3. Verder met informatiebeheer 3.1 Opleiding 3.2 Intranet 4. KlasseerTool: voordelen en extra tips
  • 3. 1. Kader en basisbegrippen over informatiebeheer
  • 4. Archief of documentatie? Archief van de stad of van het ocmw: • documenten opgemaakt of ontvangen in het kader van je taken • met verplichte bewaartermijn Functies van archief • Efficiënte administratie, bewijsfunctie • Openbaarheid van bestuur, informatieve functie • Historische waarde Documentatie (bv. boeken, tijdschriften, ontvangen nieuwsbrief,…) • alle documenten die geen archief zijn d.w.z.: ze zijn niet van de eigen organisatie en niet alleen voor de eigen organisatie bestemd • geen verplichte bewaartermijn
  • 5. Om welke documenten gaat het? Personeelslid Taken Preventie, brandbestrijding, administratie Maken of Ontvangen Documentatie Nieuwsbrieven, informatieve documenten, websites, staatsblad, bibliotheek => Louter informatief of hulpmiddel, geen bewijswaarde, geen termijnen en geen verplichtingen Archief => bewijs- en administratieve waarde en termijnen
  • 6. 3 fasen in de levensloop van archief Stadsarchief 3. Statisch Mappenstructuur (of kantoorruimte) Mappenstructuur (of kelder den Bell) Iedereen Informatiebeheerder 1. Dynamisch 2. Semidynamisch Vernietigen Zo kort mogelijk Einde administratieve waarde Officiële beslissing Stadsarchief
  • 7. Dynamisch, semi-dynamisch en statisch archief Dynamisch archief (= actieve klassement) omvat de dagelijks te gebruiken dossiers in je kasten en op de server. Semi-dynamisch archief bevat dossiers die je niet meer dagelijks nodig hebt, maar die nog niet afgesloten zijn. In Den Bell worden deze dossiers in de kelder bewaard. Zodra de dossiers worden afgesloten en niet meer frequent worden geraadpleegd (einde administratief nut), worden ze statisch archief: Statisch archief zijn dossiers of reeksen die niet meer aangroeien. De bewaartermijn wordt bepaald door het stadsarchief en vastgelegd in een InformatieBeheersPlan (IBP). Wanneer deze bewaartermijn bereikt is, worden de archieven overgedragen aan het stadsarchief of vernietigd, naargelang de afgesproken bestemming.
  • 8. Bouwstenen van een klassement: dossiers en reeksen Dossiers en reeksen van documenten • • Dossiers: documenten over dezelfde zaak samen in één map, bijvoorbeeld personeelsdossiers, bouwaanvraagdossiers, dossiers inzake de begrotingsopmaak Reeksen: gelijksoortige documenten samen in één map, bijvoorbeeld vergaderverslagen, facturen, inkomende brieven (vergaderdossiers versus vergaderverslagen) Belangrijk bij dossiervorming: • • • Volledig o Ook e-mails in dossiers, alles op 1 locatie Uniek o Geen schaduwdossiers o Geen afzonderlijke reeksen, wel deeldossiers Hybride? Papieren deeltje heeft bv. wettelijke waarde: stem beide delen op elkaar af
  • 9. Rollen in informatiebeheer Wie Wat Alle medewerkers Actieterrein = dossiers Dossiervorming: documenten in dossiers in het centrale klassement of in digitale toepassingen klasseren Informatiebeheerders Actieterrein = afdeling • interne afspraken maken en opvolgen • „eigen‟ stukje klassement controleren en corrigeren • (jaarlijkse) opruimdag organiseren • overdrachten en vernietigingen uitvoeren Centrale informatiebeheerders Actieterrein = bedrijfseenheid • informatiebeheer via IB- overleg coördineren • rapporteren aan directie • rechtenstructuur uittekenen en beheren • mappenstructuur beheren (projectmappen, schijfcapaciteit) Archieftoezicht Actieterrein = groep Antwerpen • opleiden • mappenstructuren opvolgen, cijfers ter beschikking stellen • groepsbrede opdrachten aansturen • rapporteren aan Manteam • advies verlenen
  • 10. 2. Taken van de informatiebeheerder 2.1 Planning
  • 11. Planning Q1 Q2 Q3 Q4 Vormelijk onderhoud mappenstructuur Vormelijk onderhoud mappenstructuur Vormelijk onderhoud mappenstructuur Vormelijk onderhoud mappenstructuur IB-overleg IB-overleg Inhoudelijke controle, eventueel ter voorbereiding van opruimdag (1x/jaar) Archiveren: overdragen/vernietigen (1x/jaar) Rapporteren
  • 12. 2. Taken van de informatiebeheerder 2.2 Principes van het klassement
  • 13. Principes voor het digitale klassement (1) Unieke, volledige en digitale dossiers in een groepsbrede en taakgericht opgebouwde mappenstructuur
  • 14. Principes van opbouw van een digitaal klassement Waar zitten onze digitale documenten?
  • 15. Standaardstructuur Van links naar rechts: Marketing en Communicatie – Samen Leven – AG Kinderopvang - Financiën
  • 16. Principes voor het digitale klassement (2) - Duidelijk en betekenisvolle naamgeving: - Proces- en taakgerelateerd in plaats van indeling op afdeling of persoon - Wel de map Algemeen, geen „Allerlei‟/‟Varia‟/… - Gebruik vaste elementen, in dezelfde volgorde. Spreek intern af, bijvoorbeeld voor datum JJJJMMDD en versiebeheer v0_1. Vb. Verslag_teamoverleg_20110114_v0_1.doc Vb. 20110114_actiepunten_teamoverleg_KCools.msg Vb. KCools_actiepunten_teamoverleg_20110114.msg - Opgelet met afkortingen en herhalingen - Beperk het aantal tekens: - gebruik A-Z, a-z, 0-9, _ - vermijd alle overige vreemde karakters en spaties
  • 17. Principes voor het digitale klassement (3) - Vlakke logische structuur: beperk de diepte Totale pathlengte in windowsomgeving = 256 karakters Beschikbaar: 240 - Duidelijke, betekenisvolle en korte map- en documentnamen Mapnamen ca. 30 karakters Documentnamen ca. 60 karakters - Alle documenten klasseren in dossiers, in mappen Geen losse documenten op hoogste niveaus (met rubricering)
  • 18. 2.Taken van de informatiebeheerder 2.3 Klassementen onderhouden
  • 19. RMToolbox installeren Installatiebestand downloaden op het intranet van het stadsarchief: http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8008779 Handleiding zit in het programma, onder de „help‟-knop Inschrijven voor de opleiding RMToolbox? Stuur na overleg met je chef een mailtje naar Archieftoezicht@stad.antwerpen.be of naar informatiebeheer@ocmw.antwerpen.be
  • 20. Vormelijke controle met de RMToolbox - Bestaande rapporten raadplegen (bevatten gegevens van hele BE of OCMW) - Zelf controle uitvoeren Auditfunctie - - Ongeldige karakters in naamgeving mappen en bestanden Te lange bestands- en mapnamen Diepte van de mappenstructuur Lege mappen Aparte functies - Bereken pathlengte Zoek identieke bestanden
  • 21. Inhoudelijke controle Aanwijzingen: Breuk in de logica van de structuur: nummers stoppen, chronologie loopt niet door Mappen „oud (klassement)‟,‟archief‟, „varia‟,… Mappen op persoonsnaam Oude mappen (laatst gewijzigd of datum in naam) Te diepe structuren Mappen met heel grote inhoud, of heel weinig inhoud Losse documenten Ongebruikte mappen (bv. bij interne organisatie) Hulpmiddelen: RMToolbox: registreer klassement en resultaten audit
  • 22. Aan de slag met de resultaten Corrigeren Zelf automatische aanpassingen aan naamgeving via de RMToolbox Voorstel voor herstructurering Opruimen Collega‟s aansturen Grote omvang? Organisatie opruimmoment Overdragen en vernietigen (zie verder) Rapporteren De proceseigenaar is de eindverantwoordelijke, houd hem/haar steeds op de hoogte van de resultaten. Overleg met gebruikers: plaats een vast agendapunt op teamoverleg
  • 23. Organisatie opruimmoment • Plan een opruimdag met je leidinggevende en centrale informatiebeheerder aan de hand van de resultaten van je controle • Verdeel het werk onder je collega‟s Fouten – dubbels – afsluiten van dossiers en opruim van oude bestanden • Start met een korte briefing aan je team van wat er moet gebeuren en herhaal nog eens de richtlijnen • Zorg dat je tijdens het opruimen beschikbaar bent voor vragen • Meer info
  • 24. 2. Taken van de informatiebeheerder 2.4 Rechten beheren
  • 25. Principes voor de rechtenstructuur (1) Algemeen uitgangspunt is informatiedelen Leesrechten voor iedereen van de bedrijfseenheid, tenzij: - Privacygevoelige informatie - Bedrijfsgevoelige informatie Schrijfrechten enkel voor de betrokken medewerkers Actuele situatie kan je steeds bekijken met de RMToolbox:
  • 26. Principes voor de rechtenstructuur (2) Wijzigingen aan de rechtenstructuur nodig? Dien een aanvraag in via centrale rechtenbeheerpostbus: BE_Rechtenbeheer@stad.antwerpen.be (zie Outlookadresboek voor de specifieke adressen) of voor OCMW informatiebeheer@ocmw.antwerpen.be Vermeld daarbij: • In welke mappen lees- en/of schrijfrechten moeten worden toegekend/verwijderd worden. Maak gebruik van de CopyLinks-functie • Geef de naam/namen van de gebruikers over wie het gaat en geef ook aan welke functie ze hebben en/of in welk team ze zitten.
  • 27. 2. Taken van de informatiebeheerder 2.5 Bewaren en vernietigen
  • 28. Belang • Ontlasten klassement • Door tijdige overdracht de leesbaarheid van de bestanden garanderen • Duidelijkheid over termijnen en eindbeslissing • Snelle actieve openbaarheid • Juridisch correcte vernietigingen
  • 29. Procedure
  • 30. Papier (niet-Bell) 1. Voorbereiding 1. 2. 3. 4. 5. 6. Breng het archief globaal in kaart Zoek naar bestaande toegangen Zoek medewerkers Zoek een locatie voor verwerking Schat het nodige materiaal in Plan de werklast 2. Lijst de archieven op: reeksenpaspoort 3. Laat de bestemming bepalen door archieftoezicht 4. Uitvoeren bestemming 1. 2. Overdragen: verpakken en beschrijven Vernietigen
  • 31. Digitaal. A. Nieuwe operaties 1. Voorbereiding Indien nog geen gegevens over eindbestemming geregistreerd zijn (zie verder), moet je eerst onderzoeken welke onderdelen van het klassement in onbruik zijn. Bijvoorbeeld met volgende functies van RMToolbox: 1. Zoek oude/nieuwe mappen: termijn bv. 3 jaar (tonen): Dit geeft aan welke dossiers niet meer gewijzigd zijn. 2. Registreer klassement en bekijk de inhoud (tonen): Mappen “oud”, “archief”, “Varia”, “mijn documenten”, “2001_2010”, persoonsnamen, “Divers”…
  • 32. Digitaal. A. Nieuwe operaties 2. Bestemming aanvragen RMToolbox > Archief > Dossiers archiveren Per dossier waar je de bestemming van wil kennen, klik je op Bestemming aanvragen >toevoegen Voorbeeld: http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8008784 Opm: lukt niet bij mappen dieper dan 255 karakters. Mogelijke antwoorden: - Overdragen/archiveren: de dossiers worden eeuwig bewaard - Vernietigen: alle juridische termijnen zijn verstreken - Bewaren: - Termijn van overdracht nog niet verstreken: laten staan Termijn van vernietiging nog niet verstreken: in geval van grote volumes contacteer je archieftoezicht.
  • 33. Digitaal. A. Nieuwe operaties 3. Vernietigen Als je het antwoord “vernietigen” van archieftoezicht gekregen hebt via mail, kies je opnieuw: RMToolbox > Archief > Dossiers archiveren>Tabblad „archiveren/vernietigen‟ Per dossier dat je mag vernietigen, klik je op Vernietigen Voorbeeld: http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8008787 Het dossier wordt verplaatst naar de map G:[BE]Archiefvernietigen Stadsarchief controleert en vernietigt effectief, pas dan is het dossier weg. Op de oorspronkelijke locatie wordt een .txt bestand achtergelaten dat zegt dat het dossier vernietigd is.
  • 34. Digitaal. A. Nieuwe operaties 4. Overdragen/archiveren (1) Als je het antwoord “overdragen” van archieftoezicht gekregen hebt via mail, kies je: RMToolbox > Archief > Dossiers archiveren, tabblad „Archiveren/vernietigen‟ Per dossier klik je eerst op de knop „Schonen‟, en verwijder (of laat dit doen door de dossierbeheerders): werkversies systeembestanden backups autosavebestanden sjabloonbestanden
  • 35. Digitaal. A. Nieuwe operaties 4. Overdragen/archiveren (2) Na het schonen, kan je het dossier overdragen, klik op Archiveren Je krijgt nu een beschrijvingsveld te zien. Standaard zijn titel, begin- en einddatum al ingevuld. Zorg dat de titel begrijpelijk is, en vul indien nodig openbaarheids- en auteursrechterlijke beperkingen in. Voorbeeld: http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8008786 Het dossier wordt verplaatst naar de map G:[BE]Archiefoverdragen Stadsarchief controleert en brengt dit over naar digitaal depot Op de oorspronkelijke locatie wordt een .txt bestand achtergelaten dat zegt dat het dossier overgedragen is.
  • 36. Digitaal. B. Jaarlijkse routine 1. Controleren bestemmingen Als de bestemming al geregistreerd is (IBP), wordt ze getoond bij het openen van de functie RMToolbox > Archief > Dossiers archiveren>tabblad Archiveren/Vernietigen De map links kleurt dan - Blauw: bestemming bekend - Groen: bestemming overdragen, termijn verstreken - Rood: bestemming vernietigen, termijn verstreken
  • 37. Digitaal. B. Jaarlijkse routine 2. Uitvoering bestemming aanvragen Voor de rood of blauw gekleurde mappen vraag je nu opnieuw een bestemming aan (dit is nodig omdat de concrete uitvoering van een beslissing ook gedocumenteerd moet worden) Daarna (je hoeft niet op een antwoord te wachten) kies je onmiddellijk: - Rood: vernietigen (zie boven) Groen: overdragen (zie boven) Opmerking: als er niets rood of groen gekleurd is, kan je best ook even controleren. Soms zijn documenten later aangepast geweest, of soms is de bestemming geen exacte datum.
  • 38. Aanpak en timing Nieuwe operaties Een opstart en opkuis van oude archieven vraagt veel werk, Ook voor archieftoezicht Plan dit goed in. Routine Eens de termijnen duidelijk zijn en de oude mappen opgeruimd zijn, is het best om eenmaal per jaar te controleren welke termijnen verstreken zijn, en die over te dragen.
  • 39. Overdrachten naar het semi-dynamisch archief (archiefkelder Den Bell) Dit geldt voor papieren archieven, waarvan de overdrachts-of vernietigingstermijnen nog niet verstreken zijn. Dit is een tijdelijke oplossing, die wordt afgebouwd, recht evenredig met het digitaal werken. 1. Aanvraag met omschrijving reeks, omvang en motivatie verzenden aan Archieftoezicht@stad.antwerpen.be 2. Indien OK: Korte beschrijving maken in aangeleverd sjabloon Depotbeheerders zorgen voor verpakking 3. Voor de toekomst: evalueren of reeks digitaal kan
  • 40. Overgedragen archieven raadplegen? In het stadsarchief enkel digitale raadpleging - digitale dossiers staan al op de website - papieren dossiers via ScanningonDemand Loket: http://www.efloris.local/zHome/Home.aspx Info: http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8008872 Zoeken via de website op trefwoord, via de boomstructuur, sommige reeksen via detailtoegang Dossier onvindbaar? Mailtje aan stadsarchief In de archiefkelder van Den Bell: Zoek in je eigen dossierlijsten (1_06_Informatiebeheer) het inventarisnummer (bv 3145#45) en vraag het nummer aan via de digitale leeszaal van het stadsarchief: http://www.efloris.local/
  • 41. Overgedragen archieven raadplegen? Opmerking: het is mogelijk dat je in een overgedragen dossier niet meer in kan. Dit is omdat het om een niet-openbaar dossier gaat. Als medewerker kan je dit uiteraard wel inzien, je moet dan eenmaal (per jaar) toegang vragen.
  • 42. 2. Taken van de informatiebeheerder 2.6 Medewerking aan projecten
  • 43. Medewerking aan projecten Doelstelling Taskforce Archiveren en Digitaliseren tegen 2014: (manteambesluit) • Het digitaal werken tegen 2014 uitrollen naar alle diensten van de stad en het OCMW en stevig verankeren in de werking. • In Den Bell werkt men tegen 2014 volledig digitaal en papierloos. Medewerkers klasseren en archiveren er enkel nog digitale dossiers. – Afbouw papieren reeksen in het semi-dynamisch archief van Den Bell – Project afschaffing handtekening: http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=IFA_START_TABVIER
  • 44. Afbouw papier Prioriteit 2014! 31/12/2014 geen papieren dossiervorming meer. Evalueer papieren dossiers op noodzaak Welke papieren dossiers worden nog gevormd? Is er een wettelijke of andere gegronde reden? Knelpunt => archieftoezicht! Inkomende post: => scannen Uitgaande post kan eventueel (zie ook OS-project), maar wij bewaren geen papieren exemplaar.
  • 45. Afschaffing handtekening Manteambesluit april 2012 Vooraleer je een document ondertekent, moet je je afvragen of dat wel nodig is. Enkel als het juridisch vereist is, moet een document worden getekend. In alle andere gevallen is een handtekening niet nodig. Als een handtekening (toch) juridisch nodig is, plaats je deze digitaal. Ook nu teken je al regelmatig digitaal. Zo is een e-mail (met vermelding van je voornaam en naam) een geldige vorm van digitaal tekenen. Heb je in uitzonderlijke gevallen een „sterkere‟ vorm van ondertekening nodig, dan kan je digitaal tekenen met je elektronische identiteitskaart (eID). Alle informatie te vinden op: http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=IFA_START_TABVIER
  • 46. 3. Verder met informatiebeheer
  • 47. 3.1 Opleiding -Klassementen onderhouden en beheren met de RMToolbox Demonstratie en inoefenen van de basisfuncties van de RMToolbox -RMT-doedagen Werken aan een specifieke taak onder begeleiding Bv: klassementen opruimen, dossiers archiveren - Workshops: foto‟s beheren in het klassement, rechten beheren, optimaliseren klassementen Nieuwe medewerkers volgen de Infosessie Digitaal Klasseren en Archiveren (inschrijvingen via PM/Devo)
  • 48. 3.2 Intranet Stadsarchief Startpagina voor informatiebeheer www.felixarchief.local Toegang via de algemene startpagina: bovenaan onder BZ/SA
  • 49. 3.2 Intranet Stadsarchief Zoeken en opvragen van gearchiveerde dossiers: www.efloris.local Toegang via de algemene startpagina: onderaan icoontje eFloris Vragen bij wat je zoekt? Mailtje aan stadsarchief@stad.antwerpen.be
  • 50. 4. KlasseerTool
  • 51. Voordelen Zonder twijfel de snelste manier om correct te klasseren! – – – – – – – – Volledige dossiers Vermijden van volle postvakken Bijlagen gemakkelijk terugvinden Keuze om bijlage op te slaan Eenvormige naamgeving Mogelijkheid tot klasseren in grote hoeveelheden Correct bestandsformaat met metadata Agenda archiveren
  • 52. Welke e-mails klasseren?
  • 53. Extra tips voor de KlasseerTool - Instellingen aanpassen om snel te klasseren - Geklasseerde e-mails herkennen in Outlook - Automatisch klasseren - Zoeken in geklasseerde e-mails - Een bijlage herkennen - Klasseergeschiedenis opslaan/importeren op een nieuwe pc - Agenda archiveren Slides beschikbaar op: http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8011577 FAQ http://www.felixarchief.local/ifa.net?id=8016790
  • 54. KlasseerTool installeren? – Altiris Software Portal • Office2003: kies Klasseertoolbox 1.3 • Office2007/2010: kies Stadsarchief KlasseerToolbox 2012 – of www.ict-loket.local/
  • 55. Contact en vragen Eén gemeenschappelijke mailbox van de afdeling Archieftoezicht: Archieftoezicht@stad.antwerpen.be Wie zijn dit? Willem Vanneste, Annelies O, Filip Boudrez, Tanneke Kindt, Roeland Verhaert Voor OCMW: Liesbeth Gios, informatiebeheer@ocmw.antwerpen.be

×