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Gestión de Problemas en el Cronograma según el PMBOK 2008

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El cronograma como producto de los procesos de planificación es un elemento esencial para guiar la ejecución de los proyectos, debido a que raramente los proyectos se ejecutan como fueron inicialmente …

El cronograma como producto de los procesos de planificación es un elemento esencial para guiar la ejecución de los proyectos, debido a que raramente los proyectos se ejecutan como fueron inicialmente planeados, y que no se puede garantizar la ausencia de problemas en el cronograma es necesario reconocer y gestionar dichos problemas que pueden afectar el rendimiento del proyecto. Un gerente de proyectos debe estar en la capacidad de identificar las causas que originan los problemas y las estrategias de solución para los mismos, además de analizar alternativas de solución mediante el modelo del cronograma y poder predecir resultados, así como poder comparar cambios en el modelo del cronograma debido a variaciones en el tiempo y el alcance principalmente para evaluar el impacto resultante sobre el proyecto.

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  • 1. Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Gerencia de Proyectos PMI – Perú 2009 Gestión de Problemas en el Cronograma según el PMBOK 2008 Ing. Fernando Contreras PMP, PMI-SP, PMI-RMP Project Management & Engineering Services
  • 2. Foto Ingeniero Informático de la PUCP, (tamaño certificado como PMP®, PMI-SP® y pasaporte) PMI-RMP® por el PMI®, con amplia experiencia profesional manejando equipos y gestionando proyectos de tecnologías de la información bajo los estándares del PMI® en los sectores de Industria, Banca, Transporte y Comercio Exterior además de consultor en mejora de procesos (BPM, CMMI) en Autor importantes empresas del sector Fernando Contreras público y el sector privado así como Velásquez consultor y docente en temas y Gerente de Proyectos herramientas de Project Project Management & Management. Engineering Services
  • 3. Agenda • Introducción. • Proceso de Desarrollo del Cronograma. • Señales de un Cronograma en Problemas. • Causas de los Problemas en el Cronograma. • Enfrentando los Problemas. • Mirando a Través del Cronograma. • Administrando los Riesgos en el Cronograma. • Caso. • Conclusiones. Capítulo Lima, Perú
  • 4. Introducción El porque planificar. – Quizás la principal causa por la cual se menosprecia el valor del planeamiento es pensar que es una actividad estática, que se realiza de una sola vez y no se cambia. Eso es totalmente erróneo ya que el planeamiento es un proceso dinámico que mediante un desarrollo sistemático del mismo permite revisar los aspectos del entorno que han cambiado y replantear así los objetivos o estrategias afectadas por dicha alteración. – La planificación es esencial para guiar la ejecución de los proyectos, debido a que raramente los proyectos se ejecutan como fueron inicialmente planeados es necesario mantener un registro del progreso y del estado del proyecto para poder analizar la información y tomar las medidas correctivas necesarias. “La vida se debe vivir hacia delante aunque se entiende hacia detrás.” Soren Kierkegaard Capítulo Lima, Perú
  • 5. Procesos de Desarrollo del Cronograma • Definir las Actividades. • Secuenciar las Actividades. • Estimar los Recursos de las Actividades. • Estimar la Duración de las Actividades. • Desarrollar el Cronograma. Capítulo Lima, Perú
  • 6. Cambios en los procesos de gestión del tiempo en la cuarta edición. “El cambio no es sólo una necesidad de la vida, es la vida misma .” Alvin Toffler Capítulo Lima, Perú
  • 7. Cambios en los procesos de gestión del tiempo en la cuarta edición. • Se hace una diferenciación entre el plan de gestión del proyecto y documentos del proyecto. • Los cambios solicitados abarcan las acciones preventivas, acciones correctivas, reparación de defectos y los cambios solicitados. • Se elimino los componentes de planificación. Capítulo Lima, Perú
  • 8. Cambios en los procesos de gestión del tiempo en la cuarta edición. •Se agregaron las siguientes herramientas y técnicas al proceso de controlar el cronograma: Nivelación de Recursos. Análisis del escenario “Qué pasa si”. Aplicación de adelantos y retrasos. Compresión del cronograma. Herramienta de planificación. • Se elimino el método de diagramación con flechas. Capítulo Lima, Perú
  • 9. Señales de un Cronograma en Problemas “Los obstáculos son esas cosas espantosas que ves cuando apartas los ojos de tu meta.” Henry Ford Capítulo Lima, Perú
  • 10. Señales de un Cronograma en Problemas • Desviación significativa de la línea base. • Falla en la entrega de las fechas comprometidas. • Recursos sobre asignados. Capítulo Lima, Perú
  • 11. Causas Principales de los Problemas en el Cronograma “Nunca midas la altura de una montaña hasta que hayas alcanzado su cima. Sobre ésta, te darás cuenta que no era tan elevada como parecía.” Dag Hammarskold Capítulo Lima, Perú
  • 12. Causas Principales de los Problemas en el Cronograma • Mala gestión de requerimientos. • Mala gestión de control de cambios. • Mala estimación es la duración de las actividades. Capítulo Lima, Perú
  • 13. Causas principales de los problemas en el cronograma • Personal no motivado o no capacitado. • Falta de una metodología de trabajo. Capítulo Lima, Perú
  • 14. Enfrentando los Problemas “Un problema es una meta que se ha manifestado en tu vida, sólo que no recuerdas haberla planeado.” R.J. Bryant Capítulo Lima, Perú
  • 15. Procesos de Solución de Problemas Capítulo Lima, Perú
  • 16. Procesos de Solución de Problemas • Determinar el problema. ▫ Revisiones de Desempeño. ▫ Análisis de Variación (SV, SPI). • Reparar el defecto. ▫ Intensificación. ▫ Ejecución Rápida. ▫ Intercambio de las restricciones contrapuestas del proyecto. • Análisis de la causa raíz. ▫ Diagrama causa y efecto. ▫ Diagrama de influencias. Capítulo Lima, Perú
  • 17. Procesos de Solución de Problemas • Eliminar la causa raíz. ▫ Solicitudes de cambio. ▫ Actualización del plan para la dirección del proyecto. • Verificar que la causa raíz haya sido eliminada. ▫ Análisis de Variación (SV, SPI). ▫ Revisiones de Desempeño. Capítulo Lima, Perú
  • 18. Estrategias Para Eliminar las Causas de los Problemas en el Cronograma “La mejor manera de librarse de un problema es resolverlo.” Brenda Francis Capítulo Lima, Perú
  • 19. Mala Gestión de Requerimientos Causas Estrategia • Los requerimientos son • Desarrollar un plan de requerimientos. definidos de forma ambigua. • Involucrar a los interesados a • Los requerimientos omiten través del proceso de información que la gente que va desarrollo del proyecto. a desarrollar el producto • No agregar capacidades o necesita. características adicionales. • Los requerimientos no son • Usar un glosario de términos verificables. comunes y una lista de acrónimos. • Hacer una evaluación de riesgos por cada requerimiento que se agrega o cambia. Capítulo Lima, Perú
  • 20. Mala Gestión de Control de Cambios Causas Estrategia • No existe un plan de gestión • Conocer a los interesados. de cambios. • Establecer el comité de • Mala definición del alcance. control de cambios. • Falencia en el proceso de • Analizar la mejor estrategia identificar de los interesados. para gestionar los cambios. • Desarrollar el plan de gestión • No existe un comité control de de las comunicaciones. cambios. • Desarrollar un plan de aprendizaje y retroalimentación Capítulo Lima, Perú
  • 21. Mala Estimación de la Duración de las Actividades Causas Estrategia • Excesivo optimismo. • Estimación por analogía. • Falta de experiencia en • Estimación paramétrica. proyectos similares. • Estimación por tres valores. • Mala calidad de los datos en las estimaciones. Capítulo Lima, Perú
  • 22. Personal no Motivado o no Capacitado Causas Estrategia • Excesivos cambios. • Desarrollar el plan de gestión • Falta de un plan de gestión de de cambios. personal. • Desarrollar el plan de gestión de personal Capítulo Lima, Perú
  • 23. Falta de una Metodología de Trabajo Causas Estrategia • Carencia o falencia de un plan • Desarrollar el plan de gestión de gestión del proyecto. del proyecto. Capítulo Lima, Perú
  • 24. Mirando a Través del Cronograma “El análisis de lo obvio exige una mente muy fuera de lo común .” Alfred N. Whitehead Capítulo Lima, Perú
  • 25. Modelo del Cronograma Capítulo Lima, Perú
  • 26. Utilidad del Modelo del Cronograma • Análisis del escenario “Qué pasa si”. •Análisis cuantitativo de riesgos. Capítulo Lima, Perú
  • 27. Administrando Riesgos en el Cronograma “Daría todo lo que sé, por la mitad de lo que ignoro.” Descartes Capítulo Lima, Perú
  • 28. Simulación Montecarlo • Basado en el muestreo sistemático de variables aleatorias. • Los valores aleatorios siguen una distribución de probabilidad. Capítulo Lima, Perú
  • 29. Caso Practico “Si tu no puedes describir lo que estas haciendo como un proceso, tu no conoces lo que estas haciendo.” W. Edwards Deming Capítulo Lima, Perú
  • 30. Conocer los Procesos Capítulo Lima, Perú
  • 31. Desarrollar el Cronograma Capítulo Lima, Perú
  • 32. Analizar los Riesgos Actividad Probabilidad Distribución de Probabilidad Optimista Esperada Pesimista Instalación de 1 5 9 equipos de prueba Creación de 3 5 9 Interfases Capítulo Lima, Perú
  • 33. Analizar los Resultados Fecha CPM Probabilidad de 80% Capítulo Lima, Perú
  • 34. Desarrollando el Cronograma Línea Base Acta de Constitución Capítulo Lima, Perú
  • 35. Conclusiones • La planificación es esencial en todos los proyectos. • El plan de gestión del proyecto no es el cronograma. • No se debe finalizar la gestión del tiempo y la gestión de los costos sin finalizar la gestión de los riesgos. • Se debe tratar en lo posible de identificar a todos los interesados del proyecto en el inicio del proyecto. • El gerente de proyectos debe ser proactivo. • Recordar siempre el circulo de Deming Planear, Hacer, Revisar y Actuar. • Todos los cambios deben seguir el proceso de control integrado de cambios. Capítulo Lima, Perú
  • 36. Información de Contacto • Autor : Fernando Contreras Velásquez, PMP, PMI-SP, PMI-RMP • Organización : Project Management & Engineering Services http://www.pmes.com.pe • Teléfonos: (511)9892-29730 – (511)5310672 • Correo: fcontreras@pmes.com.pe Capítulo Lima, Perú
  • 37. Preguntas y Respuestas Capítulo Lima, Perú
  • 38. Capítulo Lima, Perú Congreso Internacional de Gerencia de Proyectos PMI – Perú 2009 Gestión de Problemas en el Cronograma Según el PMBOK 2008 Muy agradecido

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