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Reorganisationsprojekt

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Präsentation der Planungsphase eines Reorganisationsprojetkts mit Bildung einer Schnittestelle und Integration eines Kommunikations- und Dokumentationswesens

Präsentation der Planungsphase eines Reorganisationsprojetkts mit Bildung einer Schnittestelle und Integration eines Kommunikations- und Dokumentationswesens

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  • 1. Reorganisationsprojekt Einrichtung einer neuer Schnittstellen Einführung eines geeigneten Kommunikations-& Dokumentationswesens22.03.12 Fiona Casey
  • 2. ProjektauftragAusgangslage: Entwicklung von Testgeräten für die Reifenindustrie; die einzelnen Abteilungen werden von hoch spezialisierten Fachkräften in Linie geführt Das Unternehmen hat zwei große technische Abteilungen: -Maschinenbau und –Elektrotechnik die beide dem Leiter Ingenieurwesen aus der Maschinenlinie unterstehen (Probleme hierdurch zu wenig Beachtung für die elektronische Steuerung der Testgeräte trotz deren Verantwortlichkeit für den Wettbewerbsvorteil)• Interabteilungskonkurrenzkampf• Fertigung – Entwicklung/Konstruktion – Kundendienst, Fertigung- Verwaltung• fehlende Kommunikation, fehlende Dokumentation22.03.12 Fiona Casey 2
  • 3. ProjektauftragZielsetzung: Bildung und Koordination der Schnittstellen zur Erfolgreichen Durchführung der Projekte und des Kundendienstes sowie Aufbau eines geeigneten Kommunikations- und DokumentationssystemsAufgabenstellung: - Auf und Ausbau eines geeigneten Dokumentationswesens - Auf und Ausbau eines geeigneten Kommunikationswesens - Aufbau einer Unternehmensinternen Schnittstelle die das langfristig regelt, mit den nötigen Kompetenzen und Befugnissen - Bildung eines funktions- und bereichsübergreifenden Teams mit sehr guter Besetzung, ausgestattet mit Entscheidungs- und Umsetzungskompetenz - Verantwortlichkeiten und Kompetenzen zuteilen22.03.12 Fiona Casey 3
  • 4. ProjektauftragZu erarbeitendes Ergebnis:• Bildung der Schnittstellen• Reibungsfreier Ablauf, qualitative und quantitative Verbesserung der Zusammenarbeit• Gute Kommunikation und Dokumentation für gute Ergebnisse• Einführen einer Intranetlösung zur Gewährleistung einer guten KommunikationRestriktionen:• Unterstützung durch Geschäftsführung und Linienführung• technische Möglichkeiten• Personal begrenzt22.03.12 Fiona Casey 4
  • 5. ProjektauftragProjektabgrenzung: Es gehört nicht dazu die technischen Komponenten zu verbessern oder in die Produktions- bzw. Konstruktionsvorgänge einzugreifen oder in den Kundenservice sondern ausschließlich um die Einrichtung der Schnittstellen zur besseren KoordinierungProjektorganisation: Matrixprojektorganisation22.03.12 Fiona Casey 5
  • 6. ProjektauftragBudget: 65.000 €Projektstart: 14.03.12Endtermin: 16.04.12Abstimmungsbedarf: Innerhalb der Organisation, zwischen den Linienvorgesetzten, mit dem laufenden Tagesgeschäft
  • 7. ProjektauftragInformations- und Berichtswesen:• Alle Vorgänge werden schriftlich laut Protokoll in Berichtsheften festgehalten• (Was ist gewesen, wer war daran beteiligt, wie lang hat es gedauert, worum ging es, was war das Ergebnis, welcher Handlungsbedarf ist entstanden oder aufgezeigt worden, wer darf was an wen Kommunizieren)• Es wird mit MS Office gearbeitet und alle Infos und Vorgänge sind im Projektordner abzulegen, Frau Maier ist für die EDV Ablage verantwortlich und Frau Klom für die Implementierung eines Intranet sowie der Integration der Infos ins Intranet• Die Infos und Dokumente werden zunächst vom Pl. geprüft und dann nach Kompetenzen gestaffelt und gestückelt weiter gegeben.22.03.12 Fiona Casey 7
  • 8. Stakeholder-Analyse22.03.12 Fiona Casey 8
  • 9. Stakeholder-Analyse Stakeholder-Analyse 6 Beeinflussbarkeit des Stakeholders Gesetzte Spielmacher Partnerfirmen 5 Geschäftsführung 4 betroffene Abteilungen Kunden 3 Projektteam 2 Lieferanten Projektleiter 1 Sonstige Randfiguren Joker 0 0 1 2 3 4 5 6 Einfluss des Stakeholders22.03.12 Fiona Casey 9
  • 10. Risiken-Analyse22.03.12 Fiona Casey 10
  • 11. Risiken-Analyse Risiken-Analyse 6 Ausfall projektleiter mögliche Schadenhöhe bei Einztritt mittleres Risiko sehr hohes Risiko fehlende 5 Managementunterstützung Projektteam / Mitarbeiter 4 boykott Kundenwegfall 3 Zuliefererausfall 2 Umwelt 1 Kaufmänische Risiken geringes Risiko mittleres Risiko Technische und Terminrisiken 0 0 1 2 3 4 5 Eintrittswarscheinlichkeit des Risikos22.03.12 Fiona Casey 11
  • 12. Kommunikationsmatrix22.03.12 Fiona Casey 12
  • 13. Phasenplanung Einführung des neuen Nachbereitung und Planung/ Vorbereitung Systems Kontrolle22.03.12 Fiona Casey 13
  • 14. Projektstrukturplan Einführung des neuen Nachbereitung und Planung / Vorbereitung 1 Systems 2 Kontrolle 3 Dokumentations- Aufbau Projektabschluss- modalitäten 1.1 Schnittstellen 2.1 sitzung 3.1 Kommunikations- Kommunikations- Abschlussbericht modalitäten 1.2 3.2 wesen 2..2 Dokumentations- Team bilden 1.3 Projektlernen 3.3 wesen 2.3 Fortschrittsberichte Budget festlegen 1.4 Projektanalyse 3.4 2.4 Geeignete Räume Programmierung suchen 1.5 Intranert 2.5 Durchführung vorbereiten 1.6 EDV Ressourcen 1.7 Personal briefen 1.8 Krisen/Konflikt- management 1.922.03.12 Fiona Casey 14
  • 15. Ablauf- und Terminplanung (Überwachung)22.03.12 Fiona Casey 15
  • 16. Projektfortschrittsbericht Restrukturierung der Organisationsform Projektfortschrittsbericht AP 1.2 / Planung Kommunikationswesen per 22.03.12 Projektkrise 1) Gesamtstatus  Fertig geplantes und Implementierungsfähiges Projekt in Schwierigkeiten Kommunikationskonzept, mit festgelegten Personalressourcen Projekt planmäßig  2) Status Ziele Maßnahmen:  Planung abgeschlossen  keine  Implementierung und Programmierung  delegieren und beobachten damit es in der Zeit bleibt 3) Status Leistungsfortschritt Maßnahmen:  Planung abgeschlossen  keine  Programmierauftrag an Frau Klom gegeben  beobachten lenkend eingreifen  Kommunikationskonzept fertig  im Meeting erklären, in der Implementierungsphase die  Mit der Geschäftsführung abgeklärt Umsetzung beobachten gegebenenfalls lenkend eingreifen  keine 4) Status Termine Maßnahmen:  Planungsphase abgeschlossen  keine  Einführung des Kommunikationssystems  überwachen und steuern begonnen  Implementierung des Programms offen  Im Blick haben22.03.12 Fiona Casey 16
  • 17. Projektfortschrittsbericht Restrukturierung der Organisationsform 5) Status Kosten Maßnahmen:  Genau im Plan  keine  Personalkosten für PL und Frau Maier sowie EDV 6) Status Kontext Maßnahmen:  Die Aufgaben die sich aus dem  Im Meeting kommunizieren und bei der Umsetzung beobachten Kommunikationskonzept ergeben haben und gegebenenfalls lenkend eingreifen werden noch delegiert  Der Programmierauftrag ist schon  Fortschritt des Programms und dessen Inhalte auf Anwendbarkeit kommuniziert worden und Zielorientierung prüfen und kontrollieren 7) Status Organisation Maßnahmen:  Dokumentation der Konzepte im Berichtsheft  Stichpunktliste an Frau Maier geben und das Ergebnis und Ablage in Ordnern, Frau Maier pflegt das kontrollieren ; ob die Dokumentation vollständig und in Papier und Dokumentationswesen und die Berichte in die EDV identisch und auch identisch abgelegt ist EDV ein  Kopien der Dokumente an Frau Klom geben  Kontrollieren ob die Integration der Dokumentation gelungen ist damit sie diese in die Intranetlösung integrieren kann22.03.12 Fiona Casey 17
  • 18. Projektabschlussgeregelter Projektabschluss: – Das Projekt „Restrukturierung der Organisationsform“ gilt als abgeschlossen, wenn die Projektabschlusssitzung erfolgt ist und die messbaren Ergebnisse dokumentiert sind – die Kommunikationssoftware programmiert und implementiert ist – das Kommunikations- und Dokumentationswesen klar definiert und Implementiert ist – die Schnittstellen gebildet sind und die Mitarbeiter ihre neuen Zuständigkeiten kennen – Erforderlich Prüfungen und Reviews sind durchzuführen – Leistungen und noch zu erledigende Aufgaben sind zu dokumentieren und ggf. die Zuständigkeiten zu klären – Projektlernen hat über die Projektanalyse auf der Sach- und Beziehungsebene zu erfolgen – Das Projektteam ist aufzulösen und eine Abschlussparty ist zu organisieren22.03.12 Fiona Casey 18