SlideShare a Scribd company logo
1 of 47
Download to read offline
PENULISAN
  SURAT
  RASMI
BERKUALITI

             1
SKOP CERAMAH
1.   Objektif
2.   Asas Rujukan
3.   Definisi
4.   Peranan
5.   Format
6.   Prinsip

                    2
OBJEKTIF CERAMAH

Menyediakan surat rasmi
 mengikut format yang betul,
Menggunakan bahasa yang
 sesuai dan tepat
Supaya boleh difahami oleh
 penerima
                   3
ASAS RUJUKAN

1.Surat Pekeliling Am bil 8/80
 Penyeragaman Kepala Surat Kementerian-
 kementerian dan Jabatan-jabatan Persekutuan
2.Pekeliling Perkhidmatan bil 5/07
 Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian 6




                              4
DEFINISI SURAT RASMI

 Alat komunikasi bertulis yang rasmi
 antara satu agensi kerajaan dengan
pihak luar atau dengan cawangannya
yang dikeluarkan oleh jabatan-jabatan
 Kerajaan, badan berkanun, syarikat
 swasta dan perniagaan dan institusi
              pendidikan


                     5
PERANAN SURAT RASMI

 Sebagai alat komunikasi bertulis
 Sebagai penyampai maklumat bertulis
 Sebagai dokumen yang boleh dijadikan
  bahan rujukan dan rekod
 Wakil atau duta individu, Syarikat,
 Jabatan atau negara



                         6
FORMAT SURAT RASMI




          7
A: ALAMAT PENGIRIM
KEPALA SURAT
 Jata Negara, Logo Jabatan/Agensi
 Nama jabatan - huruf besar
 Alamat rasmi jabatan – huruf besar

Terjemahan – ada hubungan antarabangsa
               atau agensi Agama Islam


                          8
B : MAKLUMAT SOKONGAN

 No. Telefon Rasmi Jabatan
 No. Fax jabatan
 No. Kawat
 Alamat e-mail jabatan
 Laman web jabatan

(Boleh berada di tepi atau di tengah)


                            9
C : GARIS PEMISAH

 Ia merupakan garis pemisah kekal
 Di sebelah atas garisan mengandungi
  Maklumat statik
 Di sebelah bawah garisan mengandungi
  Maklumat yang berubah-ubah mengikut
  Surat yang ditulis



                        10
D : RUJUKAN TUAN

 Catatkan di ruang atas sebelah kanan
  Surat
 Gunakan nombor rujukan surat yang
  diterima apabila menjawab surat itu
 Tidak perlu lagi menyebut nombor
  Rujukan tuan dalam isi surat



                          11
E : RUJUKAN KAMI

 Dapatkan nombor rujukan dari fail yang
  berkenaan
 Kosongkan bilangan surat buat sementara
  jika tidak pasti nombornya dan ditulis
  tangan kemudiannya




                         12
F : TARIKH

Taipkan tarikh tanpa menggunakan hb
Jangan menggunakan koma atau noktah
Nama bulan dengan huruf kecil
Contoh :
5 Jun 2009
(Sekiranya menggunakan tarikh kalender
Islam pastikan tarikhnya betul)


                         13
G : ALAMAT PENERIMA

1 - Kepada Agensi Kerajaan
 Menggunakan gelaran rasmi JAWATAN
 Jangan letakkan koma atau nokhtah pada
  baris akhir
 Contoh:
           Pengarah
           Institut Tadbiran Awam Negara
           Kampus Wilayah Utara
                         14
2 – Surat Khusus Kepada Ketua Agensi
 Didahului dengan kata hormat, gelaran
  kebesaran, nama, gelaran jawatan dan
  alamat rasmi agensi berkenaan
 Contoh :
           Y. Bhg. Tan Sri Sidek bin Hassan
           Ketua Setiausahan Negara
           Jabatan Perdana Menteri




                          15
3 – Surat kepada Orang Ramai / Individu
 Dialamatkan kepada nama dan alamat
  individu tersebut
 Jika mempunyai gelaran, kata hormat
  hendaklah disertakan
 Contoh :
           Y. Bhg. Dato’ Mahmud bin Mat
           No. 13 Persiaran Maju




                         16
4 – Surat kepada Pihak Berkuasa/Badan
    Berkanun/Pertutubuhan/Firma
 Dialamatkan kepada ketua mengikut
  gelaran rasmi JAWATANNYA
 Diikuti nama dan alamat
 Contoh :
      Pengarah
      Lembaga Hasil Dalam Negeri Kedah
      Tingkat 4-6 Wisma Persekutuan



                         17
5 – Surat melalui Peguam
 Surat kepada menerima melalui peguam
  hendaklah diamatkan kepada peguam
  yang dilantik bagi menguruskan hal
  ehwal penerima berkenaan
Contoh :
           Tetuan Imran Haris and Co
           Peguambela dan Peguamcara
           Tingkat 3, Wisma IMRAN



                        18
6 – Surat Berkelompok
 Dimulakan dengan perkataan SEMUA
 Contoh :
     Semua Ketua Setiausaha Kementerian
     Semua Y.B Setiausaha Kerajaan Negeri
     Semua Pengarah Jabatan




                         19
H : UNTUK PERHATIAN
 Dalam keadaan tertentu, surat rasmi
  juga ada yang dialamatkan terus kepada
  pegawai penerima yang bukan ketua
  jabatan tetapi ketua jabatan perlu
  mengetahui akan perkara berhubung
  penerima berkenaan.
 Tulis (u.p: nama pegawai) tidak bold
 Contoh: (u.p: Puan Maya binti Ahmad)

                         20
I : MELALUI DAN SALINAN
 Dalam keadaan tertentu, surat rasmi
  juga ada dialamatkan terus kepada
  pegawai penerima yang bukan ketua
  jabatan.
 Tetapi ketua jabatan perlu mengetahui
  akan hal berkenaan penerima surat
  tersebut


                          21
 Surat berkenaan hendaklah melalui ketua
  jabatan penerima berkenaan
 Contoh
     Encik Ahmad bin Abu
     Bahagian Khidmat Pengurusan
     Kementerian Kesihatan Malaysia
     Tingkat 7, Blok E7, Kompleks E,
     Putrajaya

     Melalui dan salinan kepada,
     Setiausaha Bahagian
     Bahagian Khidmat Pengurusan
                         22
J: SAPAAN SURAT
 Surat rasmi dibuka/dimulai dengan KATA
  SAPAAN
 Biasanya dimulakan dengan ‘Tuan’/‘Puan’
 Kepada mereka yang mempunyai
  gelaran kebesaran gunakan Rujukan
  Kehormat yang sesuai dengan gelaran




                         23
K : TAJUK SURAT
 Beri tajuk yang menggambarkan is surat
 Satu surat satu tajuk/tujuan
 Surat jawapan gunakan tajuk yang sama
  dengan surat yang diterima
 Semua hufur besar, tanpa garisan dan
  tiada nokhtah pada akhir tajuk

(Hanya surat perundangan sahaja yang
bergaris dibawah akhir tajuk)
                         24
 Contoh tajuk - surat bukan perundangan
  PERMOHONAN UNTUK MENDAPATKAN
  SEORANG PENCERAMAH BAGI BENGKEL
  PENGURUSAN MESYUARAT

 Contoh tajuk – surat perundangan
  PENGESAHAN JAWATAN
  NAMA: KHAIRUL INTAN BINTI DAUD
  NO. KP : 123456-02-6789
_________________________________


                        25
L : PEMBUKA KATA
 Merupakan nombor/perenggan pertama
 Tanpa nombor dan tanpa identation (tab)
 Gunakan pembuka kata yang ringkas
 Sebaik-baiknya satu ayat sahaja
 Contoh:
  Dengan segala hormatnya saya menarik
  perhatian tuan berhubung dengan
  perkara di atas.

                          26
 Jenis-jenis pembuka kata
1. Perbincangan terdahulu
       Contoh:
   Merujuk kepada perbincangan pegawai
   Tuan ... (nama penuh) dengan saya pada
   ...(tarikh)

2. Tajuk Surat
     Contoh:
  Merujuk kepada perkara tersebut di
  atas ...

                          27
3. Surat yang diterima
    Contoh:
  Merujuk kepada surat tuan berhubung
  dengan perkara tersebut di atas.

4. Surat lanjutan
    Contoh:
  Merujuk kepada surat kami
  INTAN(U)/BL/06/04/A/13 (54) adalah
  berkaitan.


                          28
M : ISI SURAT
 Merupakan perenggan kedua, ketiga dan
  seterusnya
 Gunakan nombor 2, 3 dan seterusnya
 Jika ada pecahan perenggan beri nombor
  a,b,c atau i,ii,iii bagi satu pecahan sahaja
 Tidak boleh melebihi dua peringkat
  pecahan 2,2.1,2.1.1


                            29
 Tiga titik (...) disebelah kiri surat jika ada
  lampiran bertentangan dengan perkataan
  ‘bersama-sama ini disertakan’
 Jika ada lampiran, sila nomborkan
  lampiran tersebut dan nyatakan dalam
  surat
 Contoh

... 3. Bersama-sama ini dilampirkan
       Senarai Nama Peserta Kursus seperti
       Lampiran 1 untuk perhatian tuan.

                              30
 Nombor pada lampiran yang diberikan
  hendaklah di tulis disebelah atas kanan
  lampiran tersebut.
 Surat melebihi satu muka surat perlu
  diberi nombor muka surat berturutan
  mulai muka dua.
 Catat penanda adanya muka surat dua
  pada muka surat pertama
 Contoh:
                                            ..2/-


                           31
 Perenggan terakhir/harapan/antisipasi
  tidak perlu dinomborkan
 Ia bukan merupakan isi surat dan hanya
  merupakan harapan penulis kepada
  penerima
 Contoh:

 Diharap pihak tuan dapat memberikan
 pertimbangan yang sewajarnya.



                          32
N : PENUTUP SURAT
 Tanpa nombor dan tanpa identation(tab)
 Biasanya diakhiri dengan:
     Sekian, terima kasih @
     Sekian. Terima kasih

(Sekiranya ucapan terima kasih telah di
  letakkan di dalam perenggan harapan,
  tidak perlu diulang dalam penutup)

                          33
O : SLOGAN/COGANKATA
 Slogan rasmi kerajaan
  “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
 Slogan/cogankata tambahan agensi jika
  berkenaan, tidak lebih daripada 2
 Hendaklah berada di bawah BUN dengan
 Satu pengikat kata dan berhuruf kecil
  ‘Cintailah sungai kita’
  ‘Budi bahasa budaya kita’

                        34
P : AKHIR SURAT

 Merupakan rujukan diri penulis
 Hendaklah diakhiri dengan


     Saya yang menurut perintah,




                          35
Q : TANDATANGAN

 Nama dan jawatan perlu ditaip di ruang
  tandatangan
 Nama hendaklah HURUF BESAR dan bold.

(DATO’ SRI DR MOHD NASIR BIN ASHRAF)
Ketua Setiausaha
Kementerian Kesihatan Malaysia


                        36
R : BAGI PIHAK
 Sekiranya tandatangan bukan ketua
  jabatan, perkataan b.p hendaklah ditulis
  di bawah nama dan jawatan pengirim

(NOOR MAJIDAH BINTI WALLAD)
Setiausaha Bahagian Khidmat Pengurusan
b.P Ketua Setiausaha
Kementerian Kesihatan Malaysia

                           37
S : SALINAN KEPADA
 Taipkan singkatan s.k jika ada salinan
  kepada pihak/fail tertentu
 Taipkan nama dan alamat mereka yang
  hendak diberi/dihantar salinan itu
 Jangan gunakan nombor sekiranya
  salinan lebih daripada satu
 Jangan gunakan identation(tab)


                          38
Susunan salinan kepada mengikut:
      1. Kekananan
      2. Pihak luar
      3. Pihak dalaman
      4. Fail timbul




                        39
T : PENGARANG/JURUTAIP
 Di ruang paling bawah sebelah kiri surat
  ditaip initial nama penulis dengan huruf
  Besar dan nama jurutaip dengan huruf
  kecil
 Singkatan nama fail/rekod
 Contoh


INTAN/yam/c/jemputan ceramah
                           40
U : CARA PENGHANTARAN
 Ruangan untuk memberitahu cara
  penghantaran surat atau pengkelasan
  surat terperingkat
 Ia berada di atas sebelah kiri surat
  bertentangan dengan rujukan tuan
 Contoh:
      SULIT/TERHAD/
      Telah difax pada
      Dengan tangan
                          41
PRINSIP PENULISAN SURAT

 4C+1P
CORRECT (BETUL)
CLEAR (JELAS)
COMPREHENSIVE (LENGKAP)
CONCISE (RINGKAS)
POLITE (BERSOPAN)
                42
CORRECT (BETUL)
 Ciri-ciri ketepatan/ketelitian, betul dari
Segi:
  1. Ejaan
  2. Penggunaan ganti nama dan gelaran
  3. Penggunaan tanda bacaan
  4. Penggunaan perkataan



                            43
CLEAR (JELAS)

 Kejelasan
1. Mesej yang ingin disampaikan, jelas dan
   mudah difahami
1. Perkataan, ayat tidak mengelirukan,
   tidak menyebabkan tafsiran berlainan




                           44
COMPREHENSIVE (LENGKAP)
 Lengkap/kesempurnaan
1. Fakta, data dan maklumat perlu,
   dinyatakan dengan lengkap
2. Tiada fakta, data dan maklumat penting
   ditinggalkan
3. Kekemasan penyusunan topik/isu/
   perkara dan isi kandungan


                           45
CONCISE (RINGKAS)
 Ringkas/padat
1. Perlu ditulis seberapa padat dan ringkas
2. Tepat dan tidak menggunakan bahasa
  terlalu berbunga-bunga atau berpusing-
  pusing
3. Ayat yang ringkas




                           46
POLITE (BERSOPAN)

 Nada yang berdiplomasi
1. Mesej yang ingin disampaikan, jelas dan
   mudah difahami
2.Perkataan, ayat tidak mengelirukan,
   tidak menyebabkan tafsiran berlainan




                           47

More Related Content

What's hot

Surat tukar tarikh
Surat tukar tarikhSurat tukar tarikh
Surat tukar tarikhNik Shafiq
 
Format surat rasmi
Format surat rasmiFormat surat rasmi
Format surat rasmijasmi jaafar
 
Panduan pengendalian fail
Panduan pengendalian failPanduan pengendalian fail
Panduan pengendalian failWan Adriana
 
Surat pohon sumbangan menteri belia & sukan
Surat pohon sumbangan menteri belia & sukanSurat pohon sumbangan menteri belia & sukan
Surat pohon sumbangan menteri belia & sukanMat Yus
 
Minit mesyuarat-pembubaran-dan-perlantikan-ahli-jawatankuasa-persatuan-ibu-ba...
Minit mesyuarat-pembubaran-dan-perlantikan-ahli-jawatankuasa-persatuan-ibu-ba...Minit mesyuarat-pembubaran-dan-perlantikan-ahli-jawatankuasa-persatuan-ibu-ba...
Minit mesyuarat-pembubaran-dan-perlantikan-ahli-jawatankuasa-persatuan-ibu-ba...Haziq Ruslan
 
Surat jemputan perasmi
Surat jemputan perasmiSurat jemputan perasmi
Surat jemputan perasmiain hunny
 
Panduan penyediaan skt guru dan contoh penulisan
Panduan penyediaan skt guru dan contoh penulisanPanduan penyediaan skt guru dan contoh penulisan
Panduan penyediaan skt guru dan contoh penulisancik matahariku
 
Minit mesyuarat agung pibg kali ke 37 smk tengku idris shah
Minit mesyuarat agung pibg kali ke 37 smk tengku idris shahMinit mesyuarat agung pibg kali ke 37 smk tengku idris shah
Minit mesyuarat agung pibg kali ke 37 smk tengku idris shahKhairie Idris
 
Garis panduan pibg
Garis panduan pibgGaris panduan pibg
Garis panduan pibgWAN ROZITA
 
Kertas Kerja Lawatan Penanda Aras 2020
Kertas Kerja Lawatan Penanda Aras 2020Kertas Kerja Lawatan Penanda Aras 2020
Kertas Kerja Lawatan Penanda Aras 2020Riduan Selimin
 
Contoh surat memohon sumbangan pibg
Contoh surat memohon sumbangan pibgContoh surat memohon sumbangan pibg
Contoh surat memohon sumbangan pibgmariahana11
 
Panduan Penilaian Prestasi Kakitangan Awam
Panduan Penilaian Prestasi Kakitangan AwamPanduan Penilaian Prestasi Kakitangan Awam
Panduan Penilaian Prestasi Kakitangan Awamsuhaimi zulkipli
 
66361916 contoh-surat-mohon-sumbangan
66361916 contoh-surat-mohon-sumbangan66361916 contoh-surat-mohon-sumbangan
66361916 contoh-surat-mohon-sumbangansuria yahaya
 
Format laporan ringkas aktiviti dan program ppwk didik hibur 2917
Format laporan ringkas aktiviti dan program ppwk didik hibur 2917Format laporan ringkas aktiviti dan program ppwk didik hibur 2917
Format laporan ringkas aktiviti dan program ppwk didik hibur 2917Roshaniza Mohd Shariff Roshaniza
 
Laporan program keseluruhan
Laporan program keseluruhanLaporan program keseluruhan
Laporan program keseluruhanFaten Norfatihah
 

What's hot (20)

Surat tukar tarikh
Surat tukar tarikhSurat tukar tarikh
Surat tukar tarikh
 
Format surat rasmi
Format surat rasmiFormat surat rasmi
Format surat rasmi
 
Panduan pengendalian fail
Panduan pengendalian failPanduan pengendalian fail
Panduan pengendalian fail
 
Panduan Pengurusan Pejabat
Panduan Pengurusan PejabatPanduan Pengurusan Pejabat
Panduan Pengurusan Pejabat
 
Surat pohon sumbangan menteri belia & sukan
Surat pohon sumbangan menteri belia & sukanSurat pohon sumbangan menteri belia & sukan
Surat pohon sumbangan menteri belia & sukan
 
Minit mesyuarat-pembubaran-dan-perlantikan-ahli-jawatankuasa-persatuan-ibu-ba...
Minit mesyuarat-pembubaran-dan-perlantikan-ahli-jawatankuasa-persatuan-ibu-ba...Minit mesyuarat-pembubaran-dan-perlantikan-ahli-jawatankuasa-persatuan-ibu-ba...
Minit mesyuarat-pembubaran-dan-perlantikan-ahli-jawatankuasa-persatuan-ibu-ba...
 
Surat jemputan perasmi
Surat jemputan perasmiSurat jemputan perasmi
Surat jemputan perasmi
 
Panduan penyediaan skt guru dan contoh penulisan
Panduan penyediaan skt guru dan contoh penulisanPanduan penyediaan skt guru dan contoh penulisan
Panduan penyediaan skt guru dan contoh penulisan
 
Minit mesyuarat agung pibg kali ke 37 smk tengku idris shah
Minit mesyuarat agung pibg kali ke 37 smk tengku idris shahMinit mesyuarat agung pibg kali ke 37 smk tengku idris shah
Minit mesyuarat agung pibg kali ke 37 smk tengku idris shah
 
Surat penghargaan
Surat penghargaanSurat penghargaan
Surat penghargaan
 
Garis panduan pibg
Garis panduan pibgGaris panduan pibg
Garis panduan pibg
 
Kertas Kerja Lawatan Penanda Aras 2020
Kertas Kerja Lawatan Penanda Aras 2020Kertas Kerja Lawatan Penanda Aras 2020
Kertas Kerja Lawatan Penanda Aras 2020
 
Surat mohon sumbangan
Surat mohon sumbanganSurat mohon sumbangan
Surat mohon sumbangan
 
Contoh surat memohon sumbangan pibg
Contoh surat memohon sumbangan pibgContoh surat memohon sumbangan pibg
Contoh surat memohon sumbangan pibg
 
Panduan Penilaian Prestasi Kakitangan Awam
Panduan Penilaian Prestasi Kakitangan AwamPanduan Penilaian Prestasi Kakitangan Awam
Panduan Penilaian Prestasi Kakitangan Awam
 
66361916 contoh-surat-mohon-sumbangan
66361916 contoh-surat-mohon-sumbangan66361916 contoh-surat-mohon-sumbangan
66361916 contoh-surat-mohon-sumbangan
 
Format laporan ringkas aktiviti dan program ppwk didik hibur 2917
Format laporan ringkas aktiviti dan program ppwk didik hibur 2917Format laporan ringkas aktiviti dan program ppwk didik hibur 2917
Format laporan ringkas aktiviti dan program ppwk didik hibur 2917
 
Sistem pengkelasan dewey
Sistem pengkelasan deweySistem pengkelasan dewey
Sistem pengkelasan dewey
 
Pengurusan fail
Pengurusan failPengurusan fail
Pengurusan fail
 
Laporan program keseluruhan
Laporan program keseluruhanLaporan program keseluruhan
Laporan program keseluruhan
 

Similar to Surat

Tatacara surat menyurat_1
Tatacara surat menyurat_1Tatacara surat menyurat_1
Tatacara surat menyurat_1Babay Munawar
 
7471 pen surat_rasmi
7471 pen surat_rasmi7471 pen surat_rasmi
7471 pen surat_rasmithe mae
 
Betulkan yang lazim_dan_lazimkan_yang_betul
Betulkan yang lazim_dan_lazimkan_yang_betulBetulkan yang lazim_dan_lazimkan_yang_betul
Betulkan yang lazim_dan_lazimkan_yang_betulSk KepisFelda
 

Similar to Surat (6)

SURAT RASMI _ Surat Berkualit.pdf
SURAT RASMI _ Surat Berkualit.pdfSURAT RASMI _ Surat Berkualit.pdf
SURAT RASMI _ Surat Berkualit.pdf
 
Tatacara surat menyurat_1
Tatacara surat menyurat_1Tatacara surat menyurat_1
Tatacara surat menyurat_1
 
7471 pen surat_rasmi
7471 pen surat_rasmi7471 pen surat_rasmi
7471 pen surat_rasmi
 
Memantapkan Surat Niaga Anda
Memantapkan Surat Niaga AndaMemantapkan Surat Niaga Anda
Memantapkan Surat Niaga Anda
 
Betulkan yang lazim_dan_lazimkan_yang_betul
Betulkan yang lazim_dan_lazimkan_yang_betulBetulkan yang lazim_dan_lazimkan_yang_betul
Betulkan yang lazim_dan_lazimkan_yang_betul
 
7 penulisan
7 penulisan7 penulisan
7 penulisan
 

Surat

  • 1. PENULISAN SURAT RASMI BERKUALITI 1
  • 2. SKOP CERAMAH 1. Objektif 2. Asas Rujukan 3. Definisi 4. Peranan 5. Format 6. Prinsip 2
  • 3. OBJEKTIF CERAMAH Menyediakan surat rasmi mengikut format yang betul, Menggunakan bahasa yang sesuai dan tepat Supaya boleh difahami oleh penerima 3
  • 4. ASAS RUJUKAN 1.Surat Pekeliling Am bil 8/80 Penyeragaman Kepala Surat Kementerian- kementerian dan Jabatan-jabatan Persekutuan 2.Pekeliling Perkhidmatan bil 5/07 Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian 6 4
  • 5. DEFINISI SURAT RASMI Alat komunikasi bertulis yang rasmi antara satu agensi kerajaan dengan pihak luar atau dengan cawangannya yang dikeluarkan oleh jabatan-jabatan Kerajaan, badan berkanun, syarikat swasta dan perniagaan dan institusi pendidikan 5
  • 6. PERANAN SURAT RASMI  Sebagai alat komunikasi bertulis  Sebagai penyampai maklumat bertulis  Sebagai dokumen yang boleh dijadikan bahan rujukan dan rekod  Wakil atau duta individu, Syarikat, Jabatan atau negara 6
  • 8. A: ALAMAT PENGIRIM KEPALA SURAT  Jata Negara, Logo Jabatan/Agensi  Nama jabatan - huruf besar  Alamat rasmi jabatan – huruf besar Terjemahan – ada hubungan antarabangsa atau agensi Agama Islam 8
  • 9. B : MAKLUMAT SOKONGAN  No. Telefon Rasmi Jabatan  No. Fax jabatan  No. Kawat  Alamat e-mail jabatan  Laman web jabatan (Boleh berada di tepi atau di tengah) 9
  • 10. C : GARIS PEMISAH  Ia merupakan garis pemisah kekal  Di sebelah atas garisan mengandungi Maklumat statik  Di sebelah bawah garisan mengandungi Maklumat yang berubah-ubah mengikut Surat yang ditulis 10
  • 11. D : RUJUKAN TUAN  Catatkan di ruang atas sebelah kanan Surat  Gunakan nombor rujukan surat yang diterima apabila menjawab surat itu  Tidak perlu lagi menyebut nombor Rujukan tuan dalam isi surat 11
  • 12. E : RUJUKAN KAMI  Dapatkan nombor rujukan dari fail yang berkenaan  Kosongkan bilangan surat buat sementara jika tidak pasti nombornya dan ditulis tangan kemudiannya 12
  • 13. F : TARIKH Taipkan tarikh tanpa menggunakan hb Jangan menggunakan koma atau noktah Nama bulan dengan huruf kecil Contoh : 5 Jun 2009 (Sekiranya menggunakan tarikh kalender Islam pastikan tarikhnya betul) 13
  • 14. G : ALAMAT PENERIMA 1 - Kepada Agensi Kerajaan  Menggunakan gelaran rasmi JAWATAN  Jangan letakkan koma atau nokhtah pada baris akhir  Contoh: Pengarah Institut Tadbiran Awam Negara Kampus Wilayah Utara 14
  • 15. 2 – Surat Khusus Kepada Ketua Agensi  Didahului dengan kata hormat, gelaran kebesaran, nama, gelaran jawatan dan alamat rasmi agensi berkenaan  Contoh : Y. Bhg. Tan Sri Sidek bin Hassan Ketua Setiausahan Negara Jabatan Perdana Menteri 15
  • 16. 3 – Surat kepada Orang Ramai / Individu  Dialamatkan kepada nama dan alamat individu tersebut  Jika mempunyai gelaran, kata hormat hendaklah disertakan  Contoh : Y. Bhg. Dato’ Mahmud bin Mat No. 13 Persiaran Maju 16
  • 17. 4 – Surat kepada Pihak Berkuasa/Badan Berkanun/Pertutubuhan/Firma  Dialamatkan kepada ketua mengikut gelaran rasmi JAWATANNYA  Diikuti nama dan alamat  Contoh : Pengarah Lembaga Hasil Dalam Negeri Kedah Tingkat 4-6 Wisma Persekutuan 17
  • 18. 5 – Surat melalui Peguam  Surat kepada menerima melalui peguam hendaklah diamatkan kepada peguam yang dilantik bagi menguruskan hal ehwal penerima berkenaan Contoh : Tetuan Imran Haris and Co Peguambela dan Peguamcara Tingkat 3, Wisma IMRAN 18
  • 19. 6 – Surat Berkelompok  Dimulakan dengan perkataan SEMUA  Contoh : Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Y.B Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pengarah Jabatan 19
  • 20. H : UNTUK PERHATIAN  Dalam keadaan tertentu, surat rasmi juga ada yang dialamatkan terus kepada pegawai penerima yang bukan ketua jabatan tetapi ketua jabatan perlu mengetahui akan perkara berhubung penerima berkenaan.  Tulis (u.p: nama pegawai) tidak bold  Contoh: (u.p: Puan Maya binti Ahmad) 20
  • 21. I : MELALUI DAN SALINAN  Dalam keadaan tertentu, surat rasmi juga ada dialamatkan terus kepada pegawai penerima yang bukan ketua jabatan.  Tetapi ketua jabatan perlu mengetahui akan hal berkenaan penerima surat tersebut 21
  • 22.  Surat berkenaan hendaklah melalui ketua jabatan penerima berkenaan  Contoh Encik Ahmad bin Abu Bahagian Khidmat Pengurusan Kementerian Kesihatan Malaysia Tingkat 7, Blok E7, Kompleks E, Putrajaya Melalui dan salinan kepada, Setiausaha Bahagian Bahagian Khidmat Pengurusan 22
  • 23. J: SAPAAN SURAT  Surat rasmi dibuka/dimulai dengan KATA SAPAAN  Biasanya dimulakan dengan ‘Tuan’/‘Puan’  Kepada mereka yang mempunyai gelaran kebesaran gunakan Rujukan Kehormat yang sesuai dengan gelaran 23
  • 24. K : TAJUK SURAT  Beri tajuk yang menggambarkan is surat  Satu surat satu tajuk/tujuan  Surat jawapan gunakan tajuk yang sama dengan surat yang diterima  Semua hufur besar, tanpa garisan dan tiada nokhtah pada akhir tajuk (Hanya surat perundangan sahaja yang bergaris dibawah akhir tajuk) 24
  • 25.  Contoh tajuk - surat bukan perundangan PERMOHONAN UNTUK MENDAPATKAN SEORANG PENCERAMAH BAGI BENGKEL PENGURUSAN MESYUARAT  Contoh tajuk – surat perundangan PENGESAHAN JAWATAN NAMA: KHAIRUL INTAN BINTI DAUD NO. KP : 123456-02-6789 _________________________________ 25
  • 26. L : PEMBUKA KATA  Merupakan nombor/perenggan pertama  Tanpa nombor dan tanpa identation (tab)  Gunakan pembuka kata yang ringkas  Sebaik-baiknya satu ayat sahaja  Contoh: Dengan segala hormatnya saya menarik perhatian tuan berhubung dengan perkara di atas. 26
  • 27.  Jenis-jenis pembuka kata 1. Perbincangan terdahulu  Contoh: Merujuk kepada perbincangan pegawai Tuan ... (nama penuh) dengan saya pada ...(tarikh) 2. Tajuk Surat  Contoh: Merujuk kepada perkara tersebut di atas ... 27
  • 28. 3. Surat yang diterima  Contoh: Merujuk kepada surat tuan berhubung dengan perkara tersebut di atas. 4. Surat lanjutan  Contoh: Merujuk kepada surat kami INTAN(U)/BL/06/04/A/13 (54) adalah berkaitan. 28
  • 29. M : ISI SURAT  Merupakan perenggan kedua, ketiga dan seterusnya  Gunakan nombor 2, 3 dan seterusnya  Jika ada pecahan perenggan beri nombor a,b,c atau i,ii,iii bagi satu pecahan sahaja  Tidak boleh melebihi dua peringkat pecahan 2,2.1,2.1.1 29
  • 30.  Tiga titik (...) disebelah kiri surat jika ada lampiran bertentangan dengan perkataan ‘bersama-sama ini disertakan’  Jika ada lampiran, sila nomborkan lampiran tersebut dan nyatakan dalam surat  Contoh ... 3. Bersama-sama ini dilampirkan Senarai Nama Peserta Kursus seperti Lampiran 1 untuk perhatian tuan. 30
  • 31.  Nombor pada lampiran yang diberikan hendaklah di tulis disebelah atas kanan lampiran tersebut.  Surat melebihi satu muka surat perlu diberi nombor muka surat berturutan mulai muka dua.  Catat penanda adanya muka surat dua pada muka surat pertama  Contoh: ..2/- 31
  • 32.  Perenggan terakhir/harapan/antisipasi tidak perlu dinomborkan  Ia bukan merupakan isi surat dan hanya merupakan harapan penulis kepada penerima  Contoh: Diharap pihak tuan dapat memberikan pertimbangan yang sewajarnya. 32
  • 33. N : PENUTUP SURAT  Tanpa nombor dan tanpa identation(tab)  Biasanya diakhiri dengan: Sekian, terima kasih @ Sekian. Terima kasih (Sekiranya ucapan terima kasih telah di letakkan di dalam perenggan harapan, tidak perlu diulang dalam penutup) 33
  • 34. O : SLOGAN/COGANKATA  Slogan rasmi kerajaan “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”  Slogan/cogankata tambahan agensi jika berkenaan, tidak lebih daripada 2  Hendaklah berada di bawah BUN dengan  Satu pengikat kata dan berhuruf kecil ‘Cintailah sungai kita’ ‘Budi bahasa budaya kita’ 34
  • 35. P : AKHIR SURAT  Merupakan rujukan diri penulis  Hendaklah diakhiri dengan Saya yang menurut perintah, 35
  • 36. Q : TANDATANGAN  Nama dan jawatan perlu ditaip di ruang tandatangan  Nama hendaklah HURUF BESAR dan bold. (DATO’ SRI DR MOHD NASIR BIN ASHRAF) Ketua Setiausaha Kementerian Kesihatan Malaysia 36
  • 37. R : BAGI PIHAK  Sekiranya tandatangan bukan ketua jabatan, perkataan b.p hendaklah ditulis di bawah nama dan jawatan pengirim (NOOR MAJIDAH BINTI WALLAD) Setiausaha Bahagian Khidmat Pengurusan b.P Ketua Setiausaha Kementerian Kesihatan Malaysia 37
  • 38. S : SALINAN KEPADA  Taipkan singkatan s.k jika ada salinan kepada pihak/fail tertentu  Taipkan nama dan alamat mereka yang hendak diberi/dihantar salinan itu  Jangan gunakan nombor sekiranya salinan lebih daripada satu  Jangan gunakan identation(tab) 38
  • 39. Susunan salinan kepada mengikut: 1. Kekananan 2. Pihak luar 3. Pihak dalaman 4. Fail timbul 39
  • 40. T : PENGARANG/JURUTAIP  Di ruang paling bawah sebelah kiri surat ditaip initial nama penulis dengan huruf Besar dan nama jurutaip dengan huruf kecil  Singkatan nama fail/rekod  Contoh INTAN/yam/c/jemputan ceramah 40
  • 41. U : CARA PENGHANTARAN  Ruangan untuk memberitahu cara penghantaran surat atau pengkelasan surat terperingkat  Ia berada di atas sebelah kiri surat bertentangan dengan rujukan tuan  Contoh: SULIT/TERHAD/ Telah difax pada Dengan tangan 41
  • 42. PRINSIP PENULISAN SURAT 4C+1P CORRECT (BETUL) CLEAR (JELAS) COMPREHENSIVE (LENGKAP) CONCISE (RINGKAS) POLITE (BERSOPAN) 42
  • 43. CORRECT (BETUL)  Ciri-ciri ketepatan/ketelitian, betul dari Segi: 1. Ejaan 2. Penggunaan ganti nama dan gelaran 3. Penggunaan tanda bacaan 4. Penggunaan perkataan 43
  • 44. CLEAR (JELAS)  Kejelasan 1. Mesej yang ingin disampaikan, jelas dan mudah difahami 1. Perkataan, ayat tidak mengelirukan, tidak menyebabkan tafsiran berlainan 44
  • 45. COMPREHENSIVE (LENGKAP)  Lengkap/kesempurnaan 1. Fakta, data dan maklumat perlu, dinyatakan dengan lengkap 2. Tiada fakta, data dan maklumat penting ditinggalkan 3. Kekemasan penyusunan topik/isu/ perkara dan isi kandungan 45
  • 46. CONCISE (RINGKAS)  Ringkas/padat 1. Perlu ditulis seberapa padat dan ringkas 2. Tepat dan tidak menggunakan bahasa terlalu berbunga-bunga atau berpusing- pusing 3. Ayat yang ringkas 46
  • 47. POLITE (BERSOPAN)  Nada yang berdiplomasi 1. Mesej yang ingin disampaikan, jelas dan mudah difahami 2.Perkataan, ayat tidak mengelirukan, tidak menyebabkan tafsiran berlainan 47