Pilulak GTD y Productividad 2.0

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Taller realizado en TECNALIA edif. 202 el 11 de junio de 2013, dentro de la iniciativas de formación interna y externa #Pilulak.
La píldora de formación contó con una parte práctica para implementar el sistema GTD.

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Pilulak GTD y Productividad 2.0

  1. 1. ‐¿Sufres estos síntomas?
  2. 2. ¿Qué esproductividad?
  3. 3. 10¿Qué es la Productividad?1. f. Cualidad de productivo.2. f. Capacidad o grado de producción por unidad de trabajo,superficie de tierra cultivada, equipo industrial, etc.3. f. Econ. Relación entre lo producido y los medios empleados,tales como mano de obra, materiales, energía, etc. Laproductividad de la cadena de montaje es de doce televisorespor operario y hora.(RAE)
  4. 4. 11¿Qué es la productividad?o La productividad es la relación entre la cantidad de productos obtenidapor un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dichaproducción. También puede ser definida como la relación entre losresultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea eltiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es elsistema. En realidad la productividad debe ser definida como elindicador de eficiencia que relaciona la cantidad de producto utilizadocon la cantidad de producción obtenida. (Wikipedia)o La productividad se define como la cantidad de producción de unaunidad de producto o servicio por insumo de cada factor utilizado porunidad de tiempo. Mejorar la productividad es clave para mejorar elnivel de vida de la sociedad, ya que repercute en más potencial deincrementar los sueldos y más rentabilidad para el capital invertido,que incentiva cada vez más la inversión, el crecimiento de empleo y elcrecimiento de la economía. (El Blog Salmón)
  5. 5. 13¿Qué es la productividad?o El crecimiento de la productividad en la sociedad de la información, sebasa en la innovación.o Este crecimiento de la productividad se basa en las innovaciones en latecnología, en el proceso (estructuras organizativas en red) y en losproductos (Castells, Brynjolfsson y Hitt).o El cambio organizativo juega un papel crítico, ya que la simpleintroducción de tecnología no incrementa la productividad si no secombina con la reorganización (Himanen).o En el sector de las TIC´s hemos asistido a desarrollos de nuevastecnologías espectaculares, que han ido introduciéndose en losespacios de trabajo sigilosamente. Sin embargo, los modos de trabajarno han sufrido ninguna revolución reseñable.
  6. 6. Índice1. ¿Que es productividad?2. Enemigos, pérdidas y fugas3. Un poco de neurociencia4. Sistema GTD5. Otras técnicas6. Herramientas
  7. 7. Enemigos,pérdidas yfugas.
  8. 8. 17
  9. 9. 18
  10. 10. 19
  11. 11. 23
  12. 12. 27
  13. 13. 31
  14. 14. 33
  15. 15. 34
  16. 16. Un poco deneurociencia…
  17. 17. 36
  18. 18. 37Los tres tipos de cerebroo A lo largo de la evolución el cerebro ha ido adquiriendocomponentes que han ido surgiendo y superponiéndose. Lostres componentes son:o El cerebro primitivo o reptiliano (arquipálio), constituido por lasestructuras del tronco cerebral: Bulbo, cerebelo, ponte y mesencéfalo.o El cerebro intermedio (paleopálio), está formado por las estructuras delsistema límbico.o En la capa superior está el cerebro superior o racional (neopálio), quecomprende la mayor parte de los dos hemisferios cerebrales (formado porel neocórtex) y algunos grupos neuronales subcorticales.o En un modelo propuesto por Paul McLean en 1970 intentabaexplicar las tres grandes etapas de evolución en losmamíferos y la existencia de una jerarquía en el cerebro(Brain Triune).
  19. 19. 39Memoria a C/P y L/Po Tenemos dos tipos de memoria: Memoria a corto plazo y Memoria alargo plazo. (Wikipedia)o La memoria a corto plazo es el sistema donde el individuo maneja lainformación a partir de la cual está interactuando con el ambiente.Limitada a aproximadamente 7±2 elementos durante 10 segundos,(span de memoria) si no se repasa.o La memoria a largo plazo es un almacén al que se hace referenciacuando comúnmente hablamos de memoria en general. Es en dondese almacenan los recuerdos vividos, nuestro conocimiento acerca delmundo, imágenes, conceptos, estrategias de actuación, etc.
  20. 20. 40Memoria de trabajoo Hay otro tipo de memoria, aunque discutido, que se denominaMemoria de Trabajo. Es un concepto introducido por AlanBaddeley en 1976 para sustituir a la memoria a corto plazo,más imprecisa.o Se refiere a la memoria activa que se utiliza en los procesosconscientes. Tiene tres componentes:o El ejecutivo central. Decide a que prestar atención y organiza la secuenciade operacioneso El bucle fonológico. Maneja y mantiene en memoria el material hablado yescrito.o El bloc de notas visuoespacial. Maneja y mantiene las imágenes.o La memoria de trabajo se encuentra en la corteza prefontal ysus contenidos se actualizan constantemente. Se alimentatanto de los sentidos como de la memoria a largo plazo (quese encuentra distribuida por toda la corteza).
  21. 21. 42Memoria de trabajoo Equivale a la RAM o memoria virtual de un ordenador. Cuando unordenador busca el registro pedido va al fichero de datos lee elregistro y lo carga en memoria. Cuando se apaga el ordenador, laRAM desaparece.o Cuando el cerebro inicia este proceso su funcionamiento escompletamente diferente al de un ordenador. Sabes que tienesunos conocimientos, pero en ciertas ocasiones te cuesta cargar“ese fichero”, ya que debes “asociar ideas”.
  22. 22. Sistema GTD
  23. 23. 44Sistema GTDo Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un método degestión de las actividades y el título de un libro de David Allen,que en español se ha editado con el título “Organízate coneficacia”.o GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar desu mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas enun lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajode recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en laefectiva realización de aquellas tareas. (Wikipedia)o La gran diferencia con otros métodos reside en la utilización de“memorias externas” y la priorización de tareas.o Los elementos básicos de su filosofía se pueden resumir en “larecopilación” y “la disciplina”.
  24. 24. 45Objetivos GTDo El sistema GTD tiene dos objetivos fundamentales:o “Capturar” todas las cosas que hay que hacero Conseguir la disciplina necesaria para tomar decisiones respecto a los asuntos atratar en nuestras vidas.o La gran diferencia de este sistema es “quitárselo todo de la cabeza”para “poder vaciar la RAM de nuestro cerebro” y no generar estrés.o Los 5 pasos para dominar el flujo de trabajo que propone el sistemaGTD son:o RECOPILACIÓNo PROCESAMIENTOo ORGANIZACIÓNo EVALUACIÓNo HACER
  25. 25. 47Recopilacióno Se trata de recopilar todo el trabajo y tareas pendientes de hacer,para que la mente se asegure de que no tiene que recordar nada.o Debemos tener una bandeja de entrada física, al igual que la delcorreo electrónico. También tenemos la opción de usar algunaaplicación que realice esta tarea.o Con esta fase ponemos “coto” al trabajo a realizar y nos brinda unmapa de todas las tareas que debemos acometer.o Es un primer paso que nos enseña a planificar y a acometernuestras tareas.
  26. 26. 48Procesamientoo En esta fase tenemos que ir procesando las tareas que hemos idorecopilando en la anterior fase de recopilación, de una en una, no sepueden simultanear tareas.o Procesamos “cosas” o “asuntos que hacer” en el e-mail, en elescritorio o en el gestor de tareas que tengamos.o Esta fase nos ayuda a diferenciar la “paja” (tareas que se puedendelegar, borrar o hacer en dos minutos), de los proyectos que nosvan a llevar más tiempo o necesitan más acciones.o Se estiman las tareas que necesitan acciones, de las que no.
  27. 27. 50Organizacióno Esta es la fase que está en la parte externa del diagrama de flujo detrabajo. En ella se recolectan las tareas que requieren de una acciónque no se puede desarrollar en dos minutos.o Para administrar cosas sujetas a acción se necesita;o Una lista de “proyectos”o Un lugar con material de apoyo para los proyectoso Una agendao Una lista de acciones siguienteso Una lista de “a la espera”o Material de consultao Una lista de “algún día/tal vez”o Un proyecto es cualquier resultado deseado que requiere una acciónde más de un paso.
  28. 28. 51Evaluacióno Fase dedicada a revisar el sistema, ver que posibles fallos tiene,mejoras a realizar, partes a simplificar, etc.o El objetivo aquí es mantener la funcionalidad del sistema.o La revisión semanal es una de las partes más importante de estafase. Es el momento de :o Reunir y procesar todas las “cosas”o Revisar el sistemao Poner al día sus listaso Estar limpio, despejado, al día y completo.
  29. 29. 52Hacero Modelo de 4 criterios para escoger acciones al momentoo Situacióno Tiempo disponibleo Energía disponibleo Prioridado Modelo Triple para evaluar el trabajo diarioo Realizar un trabajo predefinidoo Realizar el trabajo a medida que éste surgeo Definir su trabajoo Modelo de 6 niveles para revisar su propio trabajoo 15.000 metros o más: vidao 12.000 metros: perspectiva de 3 a 5 añoso 9.000 metros: objetivos anuales o bianualeso 6.000 metros áreas de responsabilidado 3.000 metros: proyectos actualeso Pista de aterrizaje: acciones actuales
  30. 30. 53
  31. 31. 54La ciencia apoya GTDo En 2007 se presentó un artículo de investigación que intentabarelacionar los avances en psicología y ciencias cognitivas, con lafilosofía y técnicas que promueve el sistema GTD.o Una de las conclusiones que se ilustraban en el artículo es que lasnuevas informaciones requieren de una reconsideración de lasprioridades, objetivos y recursos. Por tanto, son subjetivas y tiendenal cambio. El sistema GTD al ser flexible, permite esta adaptación detareas.o Conlleva un descenso del estrés, al externalizar la memoria y nosaturarla con las tareas pendientes.o La medida de la productividad que propone GTD, es el número detareas y proyectos realizados, no el número de objetivosconseguidos ya que estos son mutables. Se puede consultar elartículo en esta dirección.
  32. 32. Otrastécnicas…
  33. 33. 56La regla del Inbox 0o Es un término acuñado por Merlin Mann. La técnica consiste enorganizar correctamente tu e-mail para que en la bandeja deentrada haya el menor número de correos posibles sin procesar,tendiendo a 0.o Un número elevado de correos sin procesar genera estrés yansiedad (demasiadas cosas por hacer). El uso incorrecto del e-maillastra nuestra productividad y nos incapacita para otras tareas.o El tiempo que se dedica a la revisión del correo electrónico debeestar acotado. Lo ideal son periodos delimitados al cabo de lajornada. 3 o 4 fases como primera hora, mediodía, comida y mediatarde.o El e-mail es un medio de comunicación asíncrono. No se debeesperar una respuesta inmediata. Más. Más. Más.
  34. 34. 57La regla de los 2 minutoso Es una técnica derivada del sistema GTD, fundado por DavidAllen. Básicamente consiste en que las tareas que proceden deinterrupciones o de procesos de recopilación de “cesto”, debenser realizadas inmediatamente, si se estima que su realizaciónconllevará un tiempo mínimo.o La regla de los dos minutos constituye el límite temporal en elque archivar y clasificar una tarea ocupa más tiempo que llevarlaa cabo en cuanto nos cae en las manos. Es el umbral de laeficiencia. Si la tarea no merece el trabajo de llevarla a cabo,deséchela.o Es una regla que fomenta la no acumulación de tareas banales,que pueden ser ejecutadas en un modo “First In, First Served”.Pero ojo, sólo mientras efectuamos tareas de recopilación/cesto.
  35. 35. 59La lista “B” de 3 tareaso Es una técnica de “guerrilla” orientada a “carburar”, de cara asentirse con ganas de acometer tareas más complejas o menosmotivadoras, a las cuales no tengamos mucha predisposición.o Consiste en anotar en un post-it 3 tareas simples, que puedanrealizarse en un periodo de tiempo relativamente corto (+/-1hora).o Sólo se pueden anotar 3 tareas simples. Cuando se han realizado,se acometen otras tres.o Es una técnica recomendada para romper bloqueos productivos.Berto Pena te cuenta más
  36. 36. 60La Dieta Pomodoroo Técnica creada por Francesco Cirillo en los ´80. La técnica consiste endividir nuestra tarea en bloques de tiempo de aproximadamente 25minutos (un pomodoro). Evitando cualquier cosa o situación quepueda distraernos.o Se trata de centrar nuestra atención a la tarea que hemos de llevar acabo para poder llegar al grado máximo de concentración. Asíevitamos las interrupciones, como el correo, el teléfono, las redessociales, etc.o Hay cinco pasos básicos para implementar la técnica:o Decidir estrictamente que tarea se va a realizar.o Poner el pomodoro (temporizador) con el intervalo que deseemos, alrededor de 25minutos.o Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene y anotar la tarea realizada.o Tomar una breve pausa (5 minutos)o Cada cuatro pomodoros tomar una pausa más larga. (unos 20 minutos).
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  38. 38. 62Los bloqueos productivoso Son esas situaciones en las que no conseguimos “ponernos enmovimiento”.o La falta de motivación, lo ingente de la tarea, la pereza o la faltade concentración pueden ser algunas de sus causas.o Es absolutamente normal pasar por estos periodos. Nuestrorendimiento fluctúa al igual que las cargas de trabajo quesoportamos.o Al mismo tiempo que pasamos por situaciones que nosbloquean, debemos encontrar el modo de desbloquearnos, yaque la clave está en nosotros mismos.o Algunos ejemplos de acciones para el desbloqueo aquí y aquí.
  39. 39. Cacharrería…
  40. 40. 64Agendas y Calendarioso Es la herramienta básica que nos permite planificar y ejecutartareas, de acuerdo a una caducidad y fechas determinadas.o Es imprescindible confiar en nuestra agenda (Mejor la digital, quela de papel), mantenerla actualizada y sincronizadapermanentemente.o En la agenda sólo se deben apuntar acciones que se realicen a unahora determinada (reuniones), acciones que se realicen un díadeterminado (recordatorios) o información sobre un díadeterminado (eventos).o Algunas de las más famosas aplicaciones son gCalendar oiCalendar. Hay apps para sincronizar estos calendarios con el delOutlook, como el Google Calendar Sync. Más.
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  42. 42. 66Gestores de tareaso Herramientas que se basan en la filosofía GTD de Paul Allen parahacer las funciones de “cesto, bandeja de entrada, listas depróximas acciones, a la espera, algún día” etc.o Hay multitud de aplicaciones y versiones para diferentesdispositivos y plataformas.o Debemos probar varias, para poder elegir la que mejor se adecue anuestras necesidades y objetivos.o Siempre es recomendable utilizar aplicaciones que seanmultidispositivo y multiplataforma, evitando el problema de los“jardines vallados”.o Algunos ejemplos son Evernote, Wunderlist, Remember the Milk,Zendone, Things, Asana, Tello, etc. Más. Más. Más.
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  46. 46. 70Herramientas de consultao Nuestro repositorio de conocimientos, recortes, información, etc,al cual podemos acceder en cualquier momento y en cualquiersituación.o Estas herramientas nos permiten capturar información relevantepara nuestro trabajo de múltiples formas, consultar informaciónguardada previamente, colaborar con otros usuarios, etc.o Los usuarios guardan una lista de recursos de Internet queconsideran útiles. Las listas pueden ser accesibles públicamente ode forma privada.o Se categorizan los recursos con tags o etiquetas que son palabrasasignadas por los usuarios relacionadas con el recurso.o Algunas de estas herramientas son Evernote, Delicious, Diigo, etc.
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  49. 49. 73“Time Tracking Software”o Herramientas que nos permiten dejar huellas de nuestrotrabajo, para así poder conocer el tiempo dedicado a tareas,proyectos, ofertas, etc.o Hay una gran variedad de opciones y funcionalidades en cadaherramienta, ya que muchas herramientas permiten opcionesde facturación, gestión de proyectos, etc.o Dependiendo de nuestras necesidades y el “automatismo”que queremos introducir en nuestras rutinas pueden seropciones interesantes.o Algunos ejemplos son Klok, Toogl o Paymo, aunque están encontinua evolución. Más.
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  52. 52. 76Gestores de contraseñaso Un gestor de contraseñas es un programa que se utiliza paraalmacenar una gran cantidad de parejas usuario/contraseña. Labase de datos donde se guarda esta información está cifradamediante una única clave (contraseña maestra o en inglésmaster password), de forma que el usuario sólo tenga quememorizar una clave para acceder a todas las demás. (Wikipedia)o Hay varias opciones, pero es recomendable usar una aplicación ala que podamos acceder a través de varios dispositivos yplataformas.o La contraseña maestra se convierte en “crítica” si perdemos sucontrol.o Algunos ejemplos son 1Password, LassPass, etc. Más.
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  54. 54. 78Almacenamiento en la nubeo Servicios diseñados para alojar contenido estático, mayormentearchivos grandes que no son páginas web. (Wikipedia)o Muchos de estos servicios permiten compartir contenidos conotros usuarios y sincronizar carpetas en diferentes dispositivos yplataformas.o Hay dos tipos principales de servicios; con sincronización y sinsincronización.o Servicios con sincronización; Dropbox, Google Drive, Sky Drive,etc. Más.o Servicios sin sincronización; Mediafire, Rapidshare, etc.
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  56. 56. 80Equipos de trabajoo La mayoría de las pequeñas y medianas empresas se encuentrancon problemas en la planificación del trabajo colaborativo,debido a la falta de un sistema de gestión de proyectosadecuado.o Por ello han ido surgiendo varias opciones disponibles, tanto desoftware libre, como gratuitas, como de pago.o Hoy en día este tipo de aplicaciones también estánevolucionando a servicios sincronizados de “cloud computing”.o Algunos ejemplos de este tipo de aplicaciones que estánteniendo éxito son: Basecamp, Teambox, Asana, Tello, etc…
  57. 57. 83Otros…o Por sorprendente que parezca, todavía hay mucho margen paraque surjan herramientas de productividad orientadas.o Las necesidades de los trabajadores de la sociedad de lainformación, todavía están lejos de estar completamentecubiertas.o Debido a esto, siguen surgiendo herramientas que explotan estetipo de necesidades.o Algunos últimos ejemplos exitosos son: Mailbox, IFTT, etc…
  58. 58. 87Lecturas
  59. 59. 88Para estar al díao Think Wasabi http://thinkwasabi.com/o Optima Infinito http://www.optimainfinito.com/o El Canasto http://canasto.es/o David Torné http://blog.davidtorne.com/es/o The Cool Ruler http://www.thecoolruler.blogspot.com.es/o Facile Things http://facilethings.com/blog/es
  60. 60. 89Fotoso Topgold (Huevos)o Robert Scoble (David Allen)o JanickG (Winston Churchill)o Santi MB (aplauso)o __o__ (Escritura en tablas de piedra)
  61. 61. 90

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