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Livret d'accueil de l'association Domaine Nature

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    Livret d'accueil Livret d'accueil Document Transcript

    • DU NOUVEL ARRIVANT Septembre 2011 1
    • 2
    • Le mot du président Jacky LechleiterPARTIE 1 : DÉCOUVRIR DOMAINE PARTIE 4 : LA COMMUNICATIONNATURE EXTERNE 1. Les fondamentaux 1. Une charte graphique : reflet de notre Historique : les dates clés histoire Situation géographique de l’association 2. Newsletter : une lettre trimestrielle Notre concept 3. Le site Internet Le projet 4. La boutique 2. L’organisation 5. Pour les membres et bénévoles Politique Qualité Iso 9001 : 2008 6. Communication vers le grand public Organigramme 7. Communication vers les médias Descriptif des postes Règlement intérieur PARTIE 5 : ET AU QUOTIDIEN…PARTIE 2 : ADMINISTRATION 1. Respect des locaux 2. Courriers, colis 1. Le contrat CUI 3. Les fournitures de bureau 2. La période d’immersion 4. Destruction des documents confidentiels 3. La formation 5. Accès et horaires pour les salariés 4. Les congés 6. Le parking 5. La visite médicale 7. Restauration et pauses 6. Les outils de suivi du travail 8. Consignes de sécurité 7. Prise en charge des frais de transport en commun ANNEXESPARTIE 3 : LA COMMUNICATION Annexe 1 : Consignes de sécuritéINTERNE Annexe 2: Pharmacie d’entreprise ou d’atelier à l’usage des SST (Sauveteur Secouriste 1. Parc informatique du Travail)ou du responsable désigné par 2. Outlook: les règles à respecter l’employeur 3. Les logiciels 4. Les imprimantes FEUILLETS SUPPLÉMENTAIRES 5. Les réunions d’information 6. La démarche qualité Règlement intérieur 7. La gestion documentaire Charte d’utilisation des ressources informatiques 3
    • 4
    • LE MOT DU PRÉSIDENTVous entrez dans un monde humainement attachant et vous allezdécouvrir un univers étonnant.Ce guide va vous aider à mieux comprendre cet univers ainsi quel’association. Ce livret est une boussole. Il va vous permettre de vousguider dans ce qui peut vous paraître au début un véritable labyrintheentre le projet de construction et le fonctionnement (procédures,règles, organisation).Ces pages vous fourniront donc de précieux repères dans le temps(historique), dans l’espace (plans) et dans l’équipe (organigramme).Le but de ce livret est d’effectuer tous ensemble un travail de qualité.Pour y parvenir il faut se donner les possibilités de respecter les règlesde savoir-faire comme le savoir-être qui sont exposées dans ce livretafin de tenir nos objectifs premiers qui sont : • Réussir l’échange valides / handicapés • Concevoir le bien-être de la personne handicapée et de ses prochesDans l’espoir que vous adhérerez à nos valeurs, je vous souhaite uneexcellente vie professionnelle et associative. Jacky Lechleiter Président fondateur du concept Domaine Nature 5
    • DÉCOUVRIR DOMAINE NATURE 1. LES FONDAMENTAUX • HISTORIQUE : LES DATES CLÉS L’association Domaine Nature a été créée en 2006 par Jacky Lechleiter, porteur du projet et chef d’entreprise d’Equip’raid. Il est père de deux enfants, dont Jim, adolescent IMC (Infirme moteur cérébral), né en 1993. Il connaît les difficultés auxquelles se heurtent les personnes en situation de handicap et leur entourage. Ainsi, pour apporter des solutions à ces difficultés du quotidien, il décide en 2001 de créer l’association Handicaps Sports Aventures dans le but de proposer aux enfants en situation de handicap des activités ouvertes généralement aux personnes valides. Handicaps Sports Aventures cible également les adultes en leur proposant la découverte et la pratique du sport mais aussi la participation à des voyages et des « raids aventures ». Handicaps Sports Aventures a rapidement révélé les immenses besoins des personnes handicapées. Ces besoins sont insuffisamment satisfaits. Beaucoup reste à faire pour fournir une aide et des activités aux personnes souffrant d’un handicap, enfant comme adulte. De ce constat est née l’idée de la création d’un centre de vie et de loisirs accessible à tous les types de handicaps. Ainsi naquit l’association Domaine Nature en 2006 qui a été reconnue d’intérêt général le 4 juillet 2007. L’objectif global du projet est de réussir l’échange et le partage entre personnes valides et handicapées. Il s’agit de créer des liens et des possibilités de rencontres pour favoriser l’épanouissement et l’intégration des personnes en situation de handicap, mais aussi pour changer le regard des personnes valides sur le handicap. L’association a choisi la nature comme la passerelle privilégiée du rapprochement entre personnes les uns et les autres. C’est pourquoi le projet de Domaine Nature oriente ses activités autour de ce thème et s’inscrit dans les normes environnementales les plus exigeantes. Les bénéficiaires du projet sont donc à la fois les personnes valides et les personnes en situation de handicap. En mars 2011, Domaine Nature obtient le permis de construire sur les communes de Feldkirch et d’Ungersheim et peut alors commencer la phase de réalisation du projet. Domaine nature récompensée • 2011 - Trophées de l’accessibilité Domaine Nature a été nominée pour le Trophée « Associations des Trophées de l’accessibilité 2011 », auprès de quatre autres associations : Handisport Brest, Kemil et ses Amis, Les papillons blancs, Valentin Haüy Lyon. • 2007 - Trophées de l’innovation Domaine Nature a remporté le 4e Trophée de l’innovation en 2007 pour le territoire de la région mulhousienne. • SITUATION GÉOGRAPHIQUE DE L’ASSOCIATION Le siège de notre association est situé à Mulhouse, au 145 rue de l’île Napoléon. • NOTRE CONCEPT6 L’objectif est de réussir l’échange entre personnes valides et handicapées et de créer une chaîne de compétences.
    • C’est le premier espace de vie à vocation thérapeutique et de bien-être pour tout partager entre handicapéset valides.Domaine Nature est un concept socialement précurseur, un projet pilote, tant sur le plan de l’ouverture versles personnes touchées par un handicap et leur famille, que pour ceux et celles qui souhaitent découvrir ous’investir dans le domaine du handicap.L’espace Domaine Nature est un projet d’intérêt général innovant qui répond à un réel besoin.L’ambition est de donner des moyens à la loi sur le handicap du 18 février 2005. Dans cet esprit, il estouvert à tout partenariat.Il réunit dans un même endroit, un lieu de vie, d’hébergements, de travail, de formation, d’initiation et deloisirs. Cet espace paysager regroupe diverses activités ludiques ou pédagogiques ouvertes à tous, toutel’année. Il est composé de différents pôles, constituant dans leur ensemble un système complet d’activitéséconomiques, culturelles et de loisirs. C’est un lieu de rencontres pour les familles, les personnes isolées,les couples, les amis de tous âges.Il est générateur de nombreux emplois et d’alternatives diverses, d’opportunités nouvelles et il combleun besoin d’activités adaptées et accessibles pour toutes les personnes en situation de handicap.Une complémentarité indivisible pour réussir. Après avoir sélectionné un terrain suffisamment grand,l’idéal sera de le diviser en 5 pôles, avec des porteurs de projets différents qui respecteront une chartecommune et seront liés par un pacte d’associés. Ils s’installeront progressivement. L’espace sera composédes 5 pôles suivants : 1. Le pôle associatif (environ 40 % de la superficie) sera porté par l’association Domaine nature.L’objectif est de créer une activité sports et nature ouverte et accessible à tous : centre équestre, fermepédagogique, gîte nature, pôle événementiel, salles multi-activité, accueil du public. 2. Le pôle logement social, permanent (environ 15 % de la superficie) sera porté par des bailleurssociaux ou des investisseurs privés. L’objectif est de créer des logements permanents pour des personnesen situation de handicap, de grande dépendance et leur famille afin de favoriser leur maintien à domicile. 3. Le pôle résidence services et de tourisme (environ 15 % de la superficie) sera porté par uninvestisseur privé. L’objectif est de créer une résidence de tourisme et de services accessibles aux personnesen situation de handicap. 4. Le pôle intercommunal (environ 15 % de la superficie) sera porté par les collectivités. L’objectifest de créer des infrastructures touristiques ou sportives complémentaires ouvertes à tous et publiques 5. Le pôle senior (environ 15 % de la superficie) sera porté par un investisseur privé. L’objectif estde créer un EPHAD ou une résidence d’accueil permanent pour personnes âgées.L’innovation du concept réside dans son approche globale des problèmes liés au handicap. Sa vocation estde permettre aux personnes en situation de handicap de pratiquer les mêmes activités que les valides.Cet espace se veut également être un outil de développement annexe aux structures et associations déjàexistantes qui souhaiteraient se joindre au concept.Autre élément essentiel, le concept Domaine Nature veut être une vitrine du développement durable etparticulièrement en intégrant les normes environnementales les plus exigeantes.Les études réalisées témoignent de la pertinence du projet et des ses activités. Il s’agit de faire vivre unsite d’intégration sociale pour démontrer qu’il est possible de réussir l’échange valides/handicapés grâce au partage des savoirs et des expériences. • LE PROJETVoici un récapitulatif des futures activités développées dans l’espace de vie. 7
    • • Un accueil, une galerie et une boutique Vitrine de l’espace, l’accueil Domaine Nature sera la porte d’entrée de cet espace convivial de loisirs pour tous. Le hall d’accueil permettra d’informer les visiteur, et l’espace récréatif proposera un certain nombre d’animations. • Un centre équestre Le centre équestre aura pour vocation principale la réalisation de toutes les activités liées au cheval : activités de loisirs, l’équithérapie, l’équitation western, l’entraînement, les concours, les spectacles, ballades en calèche ou les promenades. Le matériel et les moniteurs seront adaptés à la pratique pour les personnes en situation de handicap. • Un gîte et des hébergements atypiques L’objectif du gîte sera d’accueillir des classes vertes ou des associations, des familles ou groupes d’amis en leur proposant un espace privilégié. Le module comportant l’hébergement, en construction bois, sera simple et spacieux. 2 dortoirs de 10 à 20 personnes chacun et 2 chambres pour les encadrants sont prévus. Le module comportant les équipements sanitaires (douches, toilettes, espace bébés, cuisine, espace vaisselle) sera commun à la zone des hébergements atypiques. L’hébergement atypique sera composé de tipis, yourtes, cabanes dans les arbres, roulottes et mobil-homes. • Un observatoire Sur le point culminant de l’espace Domaine nature, les visiteurs pourront découvrir un observatoire accessible à tous, afin que petits et grands, valides et personnes en situation de handicap puissent admirer le ciel, les Vosges, les animaux sauvages, etc.8
    • • Le hameau de vieDomaine Nature souhaite installer un hameau de vie à proximité de Mulhouse pour apporter des réponsesadaptées aux personnes en situation de handicap, les aider à réaliser leur projet de vie et les accompagner.Les trois principaux axes de ce projet sont : 1. le choix d’un logement indépendant sans être isolé 2. la mise en place de moyens de compensation matériels et humains 3. le développement du lien social et l’accès au travail et aux loisirs2. L’ORGANISATION • POLITIQUE QUALITÉ ISO 9001 : 2008Les différentes rencontres avec les partenaires, membres et personnes intéressées par Domaine Naturemettent en évidence un fort besoin en activités de loisirs et de vacances pour les personnes handicapéeset leurs familles, mais aussi un besoin en structures de vie et de travail adaptées.Cependant les personnes en situation de handicap doivent faire face à de grandes lacunes en termes d’offreadaptée. C’est pourquoi l’association Domaine Nature, à travers l’espace de vie et de loisirs« Domaine Nature » veut promouvoir et permettre l’intégration et l’épanouissement personnel, social etprofessionnel des personnes handicapées et de grande dépendance. Notre association veut aussi être uncentre d’initiatives complémentaire aux institutions, aux administrations et aux activités médico-sociales.Dans ce cadre, nous devons gagner et conserver la confiance des utilisateurs de l’ensemble des servicesde Domaine Nature. Nous devons aussi veiller au bien-être et à la sécurité de ces derniers et du personneldu Domaine. Enfin, nous attachons une grande importance au fait que toutes nos activités soient réaliséesdans le plus grand respect de la nature et de notre environnement.Bien que toutes nos prestations dépendent avant tout des hommes et des femmes qui œuvrent au quotidien,la garantie de services de qualité découle d’une solide organisation.Ainsi, le cadre proposé par la norme ISO 9001 : 2008 nous donne des méthodes, des outils et une rigueurau travail, pour poser les bases saines d’un système de qualité et pour améliorer en continu son efficacité.Nous nous engageons à respecter toutes les dispositions légales se rapportant au handicap, aux spécificitésdes activités, aux dangers pour les personnes et aux impacts sur l’environnement, et à atteindre nosobjectifs : • Soutenir et développer les actions en faveur de l’insertion des personnes handicapées • Écouter, définir et répondre aux exigences des clients et des autres personnes intéressées • S’adapter en permanence aux évolutions de la société • Renforcer notre cohésion et notre réactivité • Mettre en place une chaîne de compétences • Veiller au bien-être et à la sécurité du personnel (les personnes dépendantes) «Je m’engage à veiller à la bonne mise en œuvre de cette politique, à donner les moyens nécessaires à l’atteinte des objectifs et à mesurer l’efficacité du système. Lucie Kielwasser est nommée pour mettre en place, entretenir et améliorer le Système de Management de la Qualité et rendre compte à la Direction de son fonctionnement. Cette démarche, respectée de tous, permettra de fournir une prestation de Qualité et un environnement de travail sain, moteurs de la pérennisation des activités de l’association.» Le 6 janvier 2010 Jacky LECHLEITER 9
    • • ORGANIGRAMME Domaine Nature, dirigé par M. Jacky Lechleiter, le Président, comporte six services : le secrétariat, la comptabilité, le service communication, le service à la personne, le service financier et le service qualité-sécurité-environnement (voir l’organigramme ci-après). Afin d’assurer l’efficacité de l’organisation de l’association, l’établissement compte aujourd’hui 5 salariés. Pour pouvoir répondre aux besoins des membres, des bénévoles, etc. une communication interne entre les collaborateurs a été mise en place. Afin d’assurer la qualité au sein de l’association, la Direction a décidé de mettre en place une démarche Qualité. Celle-ci englobe tous les services et les activités de l’association permettant de donner entière satisfaction et confiance au client. • DESCRIPTIF DES POSTES (VOIR LES FICHES DE FONCTION) Service administratif • Assister le Président pour la rédaction des dossiers du « projet Domaine Nature ». • Réaliser le suivi administratif de la gestion du personnel (contrats, absences, visites médicales, déclarations aux organismes sociaux, ...) et de la formation continue selon la législation sociale, la réglementation du travail. Service communication Gestion de la communication interne/externe de l’association, de l’organisation d’événementiels Service projet/financement Ce service est chargé de trouver les financements et subventions auprès de différents organismes, collectivités etc. Service qualité Poursuivre la conception, animer et rendre compte du fonctionnement du système de management de la qualité, de la sécurité et de l’environnement (SMQSE) Service à la personne Assurer une intervention personnalisée d’aide à la personne, aider et accompagner les personnes dans les actes de la vie quotidienne et les activités sociales. Le rôle de l’assistante de vie aux familles : • Développer le service à la personne • Prendre contact, créer et maintenir une relation avec les adhérents, membres et bénévoles de l’association • Déterminer les besoins et souhaits réalisables pour les bénéficiaires • Trouver des solutions pour leur bien-être et avancement de leurs vies sociales • Mettre en place le Service à la personne. Ses missions : • Assister les personnes dans les actes essentiels de leur vie quotidienne • Prendre contact, créer et maintenir une relation professionnelle avec la personne et son entourage • Organiser les actes à accomplir en accord avec la personne et en s’adaptant au contexte • Faire face aux situations d’urgence ou qui nécessitent la mise en place d’un relais • Contribuer à l’autonomie physique, intellectuelle et sociale des personnes • Mettre en œuvre les techniques et gestes professionnels appropriés dans l’aide à la toilette et à 10 l’habillage, aux déplacements, à l’alimentation.
    • 11
    • Service civil volontaire Domaine Nature va accueillir à partir du mois d’octobre, 8 jeunes âgés de 18 à 25 ans à mi-temps dans le cadre du Service Civique. En partenariat avec Unis-cité, ils prêteront main forte pour le développement des activités de l’association. • RÈGLEMENT INTÉRIEUR Les exigences de la vie en commun nécessitent de définir des règles générales de fonctionnement pour garantir les meilleures conditions de travail dans l’harmonie et dans l’efficacité. Le désir de tous est que l’application du règlement intérieur (voir feuillet) provienne de son acceptation librement consentie par tous les nouveaux arrivants (salariés, stagiaires, bénévoles) conscients de leurs responsabilités et de l’intérêt d’une mutuelle compréhension. L’objectif est de maintenir une bonne atmosphère de travail. Nous vous demandons de respecter les règles figurant sur ce règlement intérieur dont deux exemplaires vous sont remis. Vous en conserverez un exemplaire et retournerez le second dûment signé sous huitaine au service Qualité.12
    • L’ADMINISTRATION1. LE CONTRATLa grande majorité des personnes employées à Domaine Nature, le sont grâce à un contrat aidé : le ContratUnique d’Insertion (CUI).Ce contrat a pour objet de faciliter l’insertion professionnelle des personnes sans emploi rencontrant desdifficultés sociales et professionnelles d’accès à l’emploi. Le salarié en CUI-CIE est un salarié à part entière.Il bénéficie des mêmes conditions de travail que les autres salariés de l’entreprise. Il bénéficie également del’ensemble des dispositions des conventions et accords collectifs applicables dans l’entreprise.Il est rémunéré conformément aux dispositions conventionnelles applicables dans l’entreprise ou l’établissement.Cette rémunération ne peut être inférieure au SMIC.2. LA PÉRIODE D’IMMERSIONLa période d’immersion s’évalue en fonction de votre contrat de travail. Pour en connaître les modalités, vouspouvez vous adresser à la secrétaire de l’association ou auprès de votre conseiller Pôle emploi.3. LA FORMATIONDomaine Nature est affilié à AGEFOS PME. Vous pouvez vous adresser au responsable Qualité pour avoir plusd’informations.4. LES CONGÉS • ACQUISITION DES JOURS DE CONGÉSTout salarié a droit chaque année à un congé payé à la charge de l’employeur dès lors qu’il a travaillé au moinsun mois dans l’entreprise.En principe, les salariés ont acquis, entre le 1er juin dernier et le 31 mai de cette année, 2,5 jours ouvrables decongés payés par mois de travail effectif. Le salarié à temps partiel a les mêmes droits que le salarié à tempscomplet.La règle = 2,5 jours par mois travaillé • DÉCOMPTE DES JOURS DE CONGÉS EN JOURS OUVRABLESOn entend par «jours ouvrables» tous les jours de la semaine, même non travaillés, à l’exception du dimancheet des jours fériés non travaillés. L’employeur, lorsqu’il effectue le décompte des jours pris par ses salariés,doit donc exclure seulement le dimanche ainsi que les jours fériés légaux non travaillés dans son entreprise.Le samedi même non travaillé est un jour ouvrable.Les jours fériés chômés ne sont donc pas considérés comme des jours ouvrables pour le calcul de la durée descongés (par conséquent, si un jour férié chômé dans l’entreprise tombe pendant les congés des salariés, soitce jour n’est pas décompté, soit les congés sont prolongés d’une journée, sauf si le jour férié est un dimanche). 13
    • • CONGÉS : MODE D’EMPLOI Pour concilier la programmation des absences et la nécessaire continuité du service, les demandes de congés de chacun doivent être soldées avant la fin de son contrat de travail. Pour les contrats de 6 mois renouvelables ou non, il est impératif dès le début de celui-ci de prévoir ses congés et de les faire valider par M. Lechleiter (5 jours de congés maximum peuvent être gardés au cas où, et donc non déposé par avance). Les heures supplémentaires ne sont pas payées. Les récupérations seront données avec l’accord du Président, et la demande doit nous parvenir 3 jours maximum après les heures effectuées. 5. LA VISITE MÉDICALE Qui doit passer une visite médicale d’embauche ? En principe tous les salariés font l’objet avant l’embauche ou au plus tard avant l’expiration de la période d’essai, d’une visite médicale. Cette visite doit obligatoirement avoir lieu avant l’embauche pour les catégories de personnel «à risque» (travailleurs exposés, femmes enceintes, jeunes handicapés, mères d’enfants de moins de 2 ans...). La visite d’embauche peut être repoussée jusqu’à 6 mois en cas de changement d’entreprise et 12 mois en cas d’embauche par le même employeur. Il faut cependant que les conditions suivantes soient remplies : • aucune inaptitude ne doit avoir été reconnue lors du dernier examen médical • le salarié doit occuper un emploi identique au précédent • le médecin du travail doit posséder la fiche d’aptitude du salarié. A noter : le temps passé aux visites médicales doit être pris sur les heures de travail sans qu’aucune retenue sur le salaire ne soit effectuée. Si les visites ont lieu en dehors des heures de travail, le temps passé doit être rémunéré comme temps de travail. A signaler : tout salarié peut bénéficier d’un examen médical à sa demande. L’examen médical a pour but de rechercher si le salarié n’est pas atteint d’une affection dangereuse pour les autres travailleurs, de vérifier qu’il est médicalement apte au poste de travail auquel l’employeur envisage de l’affecter. L’examen permet aussi de proposer éventuellement des aménagements voire le changement du poste occupé par le salarié. A la suite de cette visite, une fiche d’aptitude est remise au salarié ainsi qu’à l’employeur. En raison du secret professionnel, les raisons médicales des contre-indications à l’emploi proposé n’ont pas à figurer dans le compte rendu. Quand doit-on passer une visite de reprise ? La visite médicale de reprise est obligatoire après : • une absence pour maladie professionnelle • un congé maternité • une absence d’au moins 8 jours pour accident de travail • une absence de plus de 3 semaines pour maladie ou accident non professionnels • en cas d’absences répétées pour raison de santé. Cette visite doit avoir lieu lors de la reprise du travail ou, au plus tard, dans un délai de 8 jours suivant la reprise. Elle a pour objectif d’apprécier l’aptitude de l’intéressé à reprendre son emploi, la nécessité d’une adaptation des conditions de travail ou d’une réadaptation. Si le médecin du travail estime que le salarié est apte à reprendre son travail, l’employeur ne peut pas s’y opposer. Un refus de celui-ci14
    • constituerait un licenciement abusif.Il peut aussi formuler un avis d’inaptitude avec mutation ou transformation de poste du travail. L’employeurdoit alors proposer à celui qui a été reconnu inapte à reprendre son poste précédent, un autre emploiapproprié à ses capacités en tenant compte des conclusions du médecin du travail. Ce nouveau poste doitêtre aussi comparable que possible à l’emploi précédent.6. LES OUTILS DE SUIVI DU TRAVAIL• Afin d’organiser clairement son travail, chaque employé doit tenir une liste des tâches avec le gestionnaire Outlook ou dans un tableau Excel et la transmettre à son supérieur en fin de semaine. Cette démarchepermet de suivre l’état d’avancement du travail et surtout de ne rien oublier.• D’autre part, il vous est demandé de remplir un tableau de rapport de travail hebdomadaire que vous transmettrez également à votre supérieur.7. PRISE EN CHARGE DES FRAIS DE TRANSPORT EN COMMUNLes frais d’abonnement aux transports collectifs ou aux services publics de location de vélos, souscrit parles salariés pour leurs déplacements entre le domicile et le lieu de travail, sont pris en charge à hauteurde 50 % sur présentation d’un justificatif par le salarié. Cette prise en charge n’est pas effective durant lescongés pris par le salarié. 15
    • COMMUNICATION INTERNE 1. PARC INFORMATIQUE Le parc informatique concerne le serveur, les logiciels de communication, les mots de passe, etc. Domaine Nature possède un parc de quatre ordinateurs et il existe cinq sessions administrateurs. • Administratif • Communication • Qualité • Projet • Stage Tous les ordinateurs de Domaine Nature sont connectés au réseau Internet. 2. MESSAGERIE OUTLOOK : DES RÈGLES À RESPECTER Domaine Nature utilise Outlook comme messagerie. Chaque session utilise sa propre adresse mail. Voici les différentes adresses mails de Domaine Nature : • Direction : info@domainenature.com • Service administratif : Association@domainenature.com • Service communication : communication@domainenature.com • Service projet/financement : projet@domainenature.com • Service qualité : qualite@domainenature.com • Service stagiaire : stage@domainenature.com • Service à la personne : servicealapersonne@domainenature.com • Service de gestion : matthiasbergs@domainenature.com Pour consulter les mails à distance, chacun à la possibilité de se connecter à un compte Exchange en allant dans son navigateur Internet et en tapant l’adresse suivante : http://equipraid.dyndns.org/ exchange/ Il faut ensuite saisir un nom d’utilisateur et un mot de passe pour l’ouverture de session de son poste informatique chez Domaine Nature. 3. LES LOGICIELS Chaque ordinateur dispose du Pack office 2007 (Word, Excel, Powerpoint…). Pour permettre une lecture par tous les postes, chaque document devra être enregistré au format « document word 97-2003 ». Domaine Nature possède un logiciel de gestion (EBP Mon association) afin de gérer ses membres et ses activités. Une charte d’utilisation des ressources informatiques est à remettre à chaque nouvel arrivant doit la retourner signée lors de son premier jour de travail (annexe 3). 4. LES IMPRIMANTES16
    • Nous disposons de deux imprimantes : celle qui se trouve dans le bureau de la comptabilité d’Equip’raidvous permet d’imprimer des documents en noir et blanc (COMPTA). Pour imprimer la newsletter, desaffiches ou autre support de communication, vous pouvez utiliser l’imprimante située dans les bureauxd’Equip’raid (en bas). Elle vous permettra d’imprimer les documents en couleur, en recto-verso, en livretetc. Vous pourrez également l’utiliser pour scanner des documents ou faire des photocopies (RPCS).5. RÉUNIONS D’INFORMATIONS • LES RÉUNIONSVous aurez besoin de savoir et de comprendre ce qui se passe au sein de l’association pour réaliser vosprojets et missions et atteindre vos objectifs. La qualité de votre intégration passe par le transfert del’information. Il existe plusieurs types de réunions :• La réunion générale• La réunion qualité • La réunion de service • La participation à une réunion à l’extérieur • La réunion membreChaque réunion interne est programmée sur Outlook et visible par tous.Pour chaque type de réunion, un compte rendu doit être rédigé pour informer tous les services del’association ou le service en question.Des formulaires numériques vierges sont disponibles sur le réseau, il suffit de les compléter et de lesdiffuser par mail. Ces formulaires sont ensuite classés dans le service approprié. • L’AFFICHAGE OFFICIEL : LE TABLEAU BLANCLe tableau blanc permet d’afficher l’agenda des manifestations et de laisser un message pour l’ensembledes services (exemple : programmation de réunions…). Le responsable Qualité, ainsi qu’une personne duservice communication, sont responsables de la coordination de l’affichage d’informations sur le tableaublanc.6. LA DÉMARCHE QUALITÉLe système Qualité Iso 9001 : 2008 une rigueur que nous imposons.Le système Qualité est organisé de la façon suivante : 1. Il convient d’écrire ce qu’il faut faire dans les documents suivants : • Les procédures : décrivant la manière d’accomplir une activité (comment s’organiser pour, qui fait quoi…). Elles définissent clairement le travail et les responsabilités de chacun • Les modes d’emploi : décrivant la manière spécifique d’accomplir une tâche (comment faire pour…). Ces documents sont consultables sur le réseau. 2. Nous sommes tenus d’appliquer ce qui est écrit dans les documents. 3. Il convient d’être en mesure de prouver que les réalisations de nos activités sont conformes à ce que nous avons écrit grâce aux feuilles d’enregistrements (formulaires…). 17
    • 4. Il convient de faire vivre le système Qualité et de le modifier, si nécessaire, pour le rendre plus efficace et pour améliorer constamment la qualité à l’aide d’actions correctives et préventives. Des fiches de progrès sont à votre disposition dans le classeur spécifié. Ce sera le suivi des ces actions qui vont nous permettre d’avancer et de rendre notre système plus efficace. La démarche qualité est applicable de façon systématique par tous les salariés de l’association. Ainsi ce qui en découle est une gestion documentaire adaptée. 7. LA GESTION DOCUMENTAIRE • SUPPORT INFORMATIQUE Toute la gestion documentaire sera informatisée, constituant le support numérique de l’organisation de Domaine Nature. Une procédure est en cours d’élaboration pour un classement structuré et simple (où stocker les documents et qui a accès ?). • SUPPORT PAPIER Le classement se fera par le biais de classeurs de couleur différente (par thème) ou de boîtes cartonnées : stockage des études et rapports de cabinets extérieurs, rapports de stage, bénévoles, dossiers du personnel… La procédure de ce classement sera intégrée dans la procédure ci-dessus. Certains rapports ou documents contiennent des données confidentielles. Ainsi la mention « confidentiel » sera alors apposée sur le document papier et le dossier numérique sécurisé. • ANNUAIRES DES ÉTUDES ET ENQUÊTES Des annuaires d’études et d’enquêtes ainsi que l’intégralité des travaux des stagiaires sont à votre disposition dans le bureau. Vous pouvez les consulter sur place ou les emprunter, mais pour cela il faudra remplir un document de prêt.18
    • COMMUNICATION EXTERNE1. UNE CHARTE GRAPHIQUE : REFLET DE NOTRE HISTOIRENous avons élaboré en 2010 une charte graphique. Celle-ci est consultable sur demande auprès du servicecommunication.La charte graphique a pour objectifs d’établir les règles d’utilisation de la communication visuelle et depermettre ainsi une identification claire et homogène de l’association Domaine Nature.Le guide établi s’adresse à toutes celles et tous ceux qui produisent des documents portant la signature del’association. Il comprend les instructions concernant le logotype et son utilisation et les erreurs à éviter.Expressions clés à utiliser :• Réussir l’échange valides/handicapés• Domaine nature, un lieu pour nous tous • Un lieu pour nous tous • Concevoir le bien-être de la personne handicapée et de ses proches• Action en faveur du handicap 2. NEWSLETTER : UNE LETTRE TRIMESTRIELLELa newsletter de l’association Domaine Nature comporte huit pages d’informations. Les rubriques sont lessuivantes : le mot du président, retour sur les manifestations, actualités, agenda, annonces et informationspratiques. D’autres rubriques peuvent voir le jour selon l’information à paraître et l’urgence de cette dernière.La newsletter bénéficie depuis le mois de décembre 2010 d’une nouvelle mise en page et paraît désormaistous les trois mois. Elle est disponible sur demande au service communication et est mise en ligne sur lesite Internet de l’association www.domainenature.org dans la rubrique Newsletters.3. SITE INTERNETLe site Internet de l’association est consultable à l’adresse suivante : www.domainenature.orgLe site est divisé en deux parties : l’association Domaine Nature et le concept Domaine Nature. Dans lapremière partie vous trouverez les rubriques suivantes : actualités, nos manifestations, nos partenaires,newsletters, nos publications, devenir membre, espace presse, emploi.La deuxième partie fait état principalement du projet alsacien, du programme, de la pérennisation duprojet, des parrains, sponsors et mécènes.Sur la page d’accueil du site, les Internautes ont la possibilité de s’inscrire à notre newsletter. Par ailleurs,une rubrique Contact a été créée, un plan d’accès et un lien vers la boutique et un onglet pour faire un donse trouve en haut de chaque page.4. LA BOUTIQUE 19
    • La boutique de Domaine Nature se compose de deux caisses dans lesquelles se trouve du matériel publicitaire et des articles de vente (savons, t-shirts, mugs, jeux, etc.). Les caisses servent lors de manifestations organisées par ou pour l’association. Il existe également une boutique en ligne, accessible à partir de notre site Internet, ou en se rendant directement sur la page http://www.domainenature.org/store/ L’argent récolté par la vente des produits est intégralement reversé à notre association. 5. MAILING AVEC ZAMA L’envoi de mailing se fait à partir de la plateforme Zama. Il faut ouvrir le navigateur Internet (Internet Explorer ou Mozilla Firefox) pour se connecter à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe que l’on trouve dans le classeur des procédures (service communication). Les mailings sont envoyés pour annoncer aux membres, aux sympathisants, aux parrains et marraines, aux partenaires, aux élus, à la presse etc, les manifestations, faire état de l’avancement de notre projet, et ponctuellement donner des informations d’ordre plus général. 6. LES MEMBRES ET LES BÉNÉVOLES Une charte du bénévole consultable sur simple demande auprès de la secrétaire. Les membres et les bénévoles de l’association sont un appui indispensable lors de l’organisation de manifestations. Lorsque de nouveaux membres ou bénévoles rejoignent Domaine Nature, il est important de : • Les accueillir, • Leur expliquer le fonctionnement de l’association • Les initier à la tâche qui leur sera confiée Une lettre de bienvenue peut être un moyen parmi d’autres de faire savoir au nouveau bénévole qu’il fait partie intégrante de l’association. Par ailleurs, et avant de confier un travail à un bénévole, il faut s’assurer que c’est ce qu’il veut faire. Les membres et les bénévoles doivent être au courant des décisions ou activités importantes, mais inversement, il est impératif que les membres et les bénévoles ayant des informations sur l’association les transmettent au service communication. Le relais se fait dans les deux sens. 7. COMMUNICATION VERS LE GRAND PUBLIC La visibilité du projet de l’association passe par la diffusion et la mise en valeur de la politique de Domaine Nature, à savoir être durablement au service du handicap et favoriser l’échange entre les personnes valides et les personnes en situation de handicap. Cet espace de communication permet de nourrir continuellement les liens entre le monde des valides et le monde du handicap, et révèle au public que les questions sur ce qui est fait pour les personnes handicapées sont bien intégrées dans le projet global de Domaine nature. Cette communication vers le grand public a pour but principal de permettre aux gens de ne plus20 avoir peur du handicap. C’est une des missions de l’association. Ceci est notamment possible en organisant différents types de rencontres entre les personnes handicapées et le grand public et plus
    • spécifiquement avec les plus jeunes. Mais aussi en développant des journées de sensibilisation dans lesétablissements scolaires. Domaine Nature s’engage à favoriser l’échange entre les personnes handicapéeset la société.8. COMMUNICATION VERS LES MÉDIASOptimiser les relations avec les journalistes est essentiel dans la communication média. Il faut apporterun soin tout particulier aux échanges, aux communiqués et aux dossiers de presse qui leur sont envoyés. 21
    • ET AU QUOTIDIEN... 1. RESPECT DES LOCAUX Les salariés sont tenus de garder leur poste de travail dans un état d’hygiène et de rangement irréprochables. Aucune entreprise extérieure n’est chargée de l’entretien des locaux, aussi chaque salarié, à tour de rôle, et durant ses heures de travail, effectue des tâches ménagères. 2. COURRIERS, COLIS Le courrier part à 17h15. L’affranchisseuse se trouve dans les bureaux d’Equip’raid. Lorsque vous envoyez un courrier, merci d’en informer la secrétaire de Domaine Nature et de lui transmettre les éléments suivants : coordonnées du destinataire, date d’envoi, objet du courrier, coût de l’affranchissement. Si la secrétaire n’est pas à son bureau, vous pouvez lui envoyer ces informations par mail sur la boîte association@domainenature.com 3. LES FOURNITURES DE BUREAU Les fournitures de bureau sont commandées par la secrétaire. Un document type pour lister les fournitures est à remplir chaque mois. 4. INFORMATION PRATIQUE Un destructeur de documents se trouve dans les bureaux d’Equip’raid. 5. ACCÈS ET HORAIRES POUR LES SALARIÉS Vous pouvez accéder aux bureaux de Domaine Nature par l’entrée principale située rue de l’Île Napoléon et exceptionnellement par la rue des Flandres (accès par les garages de la société Equip’raid). Les bureaux sont ouverts du lundi au vendredi de 8h30 à 18h00. 6. LE PARKING Si vous venez en voiture, vous aurez la possibilité de vous garer sur le parking principal (entrée rue de l’Île Napoléon). Pour les personnes à vélo, vous pourrez ranger votre deux roues dans le hangar d’Equip’raid dont l’accès se fait par la rue des Flandres.22 7. RESTAURATION ET PAUSES
    • Un coin cuisine est à votre disposition dans les locaux d’Equip’raid. Il dispose d’une plaque de cuisson, d’unmicro-onde, d’une bouilloire, d’ustensiles de cuisine, de couverts et de tout le premier nécessaire. Les repaspeuvent être pris dans la cuisine.8. CONSIGNES DE SÉCURITÉLes consignes de sécurité font partie intégrante des mesures de prévention. Tous les collaborateurs s’engagentà appliquer et respecter toutes les mesures suivantes : • L’ordre, le rangement et la propreté • Réagir à chaque situation à risque, signaler toute anomalie • Respecter les consignes de sécuritéFigure en annexe 2, les consignes de sécurité qui doivent être portées à la connaissance du personnel deDomaine Nature. Elles sont également affichées dans l’établissement. 23
    • CONSIGNES DE SÉCURITÉ24
    • PHARMACIE 25
    • OBTENTION DU TROPHÉE DE L’INNOVATION EN 2007 NOMINATION AU TROPHÉE DE L’ACCESSIBILITÉ EN 201126
    • Association Doamine Nature 145, rue de l’Ile Napoléon 68100 Mulhouse Tél : 03 89 61 98 33Mail : association@domainenature.com