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NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO

CONCEITOS FUNDAMENTAIS
       Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Inform...
Disposições Gerais
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de
arquivos,...
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados
a título revogável,...
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor,
aquele que desf...
GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS
        Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente...
Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização, se ela gerar
lucros ou for alavancadora de vantage...
diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo.
Vamos conhecê-Ios:


NATUREZA...
implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas, pensando
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Equipe de trabalho
        A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho, mas por
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         Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, u...
NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS
PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
CLAS...
- a natureza da entidade que os criou;
- os estágios de sua evolução;
- a extensão da sua atenção;
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ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos
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Quanto ao gênero
      Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos
documentos d...
Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela
pública ou privada, no decorrer de...
Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à
centralização ou descentralização ...
O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, Como as demais atividades de
controle já mencionadas anterio...
Borges, Francisco
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   Castro, Lúcia
   Paes, Oswaldo
   Paiva, Ernesto
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Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessária a preparação de pessoal
especializado nas técnicas de arquivo.
   ...
Posição - é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à
metade da guia, a um terço, u...
Fichário - É um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas, ou conjugado
com gavetas para fic...
A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um
acompanhamento constante e at...
FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE E
DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM ÀS...
Na diretoria, a secretária recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles
específicos do órgão e encaminhou-o a...
Observe que nos três modelos, há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de
classificação colocado no documento, ...
Arquivamento da documentação
        Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, já deve haver
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  1. 1. Edited by Foxit PDF Editor Copyright (c) by Foxit Software Company, 2004 - 2007 For Evaluation Only. APOSTILA DE NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO Conteúdo: 1. Legislação brasileira e conceitos fundamentais. 2. O gerenciamento da informação e a gestão de documentos aplicada aos arquivos governamentais. 2.1. Arquivos correntes e intermediários. 2.2. Procedimentos de protocolo. 2.3. Aplicação de instrumentos de classificação e temporalidade de documentos. 3 Tipologias documentais e suportes físicos: teoria e prática. 4. Conservação preventiva de documentos em arquivos: política, planejamento e técnicas.
  2. 2. NOÇÕES DE TÉCNICAS DE ARQUIVO CONCEITOS FUNDAMENTAIS Arquivologia é uma disciplina científica da Ciência da Informação. Com suas bases modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em potencial de informação. No Brasil existem cursos superiores em Arquivologia que formam bacharéis. Esses profissionais vêm preencher uma lacuna que foi suprida por bibliotecários, historiadores e outros que, na maioria das vezes, não observavam os princípios da Arquivologia no tratamento da informação arquivística. Cabe ao profissional em Arquivologia o planejamento, implantação, organização e direção dos arquivos de informação arquivísticas. O profissional deve conduzir a gestão da informação, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificação das espécies e tipologias documentais, o planejamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reprodução. O tratamento técnico dos documentos arquivísticos fazem parte de etapas de trabalho, como o arranjo, a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também como perfil a direção e organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização aplicados aos arquivos. E ainda de sua competência elaborar projetos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como o assessoramento aos trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional gestor de processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnico- científicas de instituições públicas, privadas e organizações não governamentais. Faz parte do perfil do profissional em Arquivologia o domínio e o acompanhamento da evolução das tecnologias da informação, com vistas à implementação de informação. LEGISLAÇÃO A legislação brasileira de Arquivologia tem por base a Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. A Constituição Federal de 1988 e particularmente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, delegaram ao Poder Público estas responsabilidades, consubstanciadas pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os decretos anteriores - nºs 1.173, de 29 de junho de 1994; 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997 e 2.942, de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍTULO I
  3. 3. Disposições Gerais Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos públicos na forma desta lei. Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa. CAPÍTULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora. Art. 8º Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. § 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas freqüentes. § 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Art. 10º Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. CAPÍTULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades. Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior. Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá preferência na aquisição. Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.
  4. 4. Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas. Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social. CAPÍTULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais. Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei. CAPÍTULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles produzidos. § 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos. § 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período. § 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção. Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo. Disposições Finais
  5. 5. Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social. Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). § 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
  6. 6. GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO E A GESTÃO DE DOCUMENTOS Informação e documento são termos polissêmicos tão amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo empregados, ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos. Informação é um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construímos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos é informação. Usaremos aqui, portanto, uma definição abrangente, porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo, ou seja, informação são todos os dados que são organizados e comunicados. O Valor da Informação Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir parâmetros capazes de quantificá-Io, o que não é uma tarefa trivial. Uma das maneiras é realizada por meio dos juízos de valor, que, apesar de serem indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de informação. Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos seguintes tipos: valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação; valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo também ser denominado de valor de mercado; valor de propriedade, que reflete o custo substitutivo de um bem; valor de restrição, que surge no caso de informação secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo uma equivalência a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangível, o seu valor estará associado a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária. Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado futuro, terá grande interesse em informações relativas à produção agrícola de um determinado pais ou região. Esta empresa, provavelmente, irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de informação, que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas informações assumirão um valor de restrição, para que se possa preservar o sigilo da aplicação. Por outro lado, uma organização governamental ou não que realize censos demográficos, de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, deverá manter, por razões legais, o armazenamento de dados e séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso. Neste caso, a informação terá um valor de propriedade. O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. No primeiro deles, ela deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes requisitos: • ser enviada à pessoa ou ao grupo certos; • na hora certa e no local exato; • na forma correta. O segundo domínio é o da organização, que introduz questões a respeito da determinação do valor da informação. Neste contexto, o valor da informação está relacionado ao seu papel no processo decisório. A determinação do valor somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um insumo da tomada de decisão. Entretanto, ainda que a informação adquira seu valor a partir de seu papel na tomada de decisão, o produto informacional como um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da informação. Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que são consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A porção majoritária, porém, cabe aos bens intermediários, que são aqueles que conduzem a outros bens e serviços. Neste caso, o valor estará diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam.
  7. 7. Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: • identificação de custos; • entendimento da cadeia de uso; • incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação; • dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de informação e produtos específicos; • tradição de se tratar a informação como uma despesa geral; • diferentes expectativas e percepções dos usuários; • fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informação. Para concluir, é importante reconhecer que, de modo geral, poucas decisões são tomadas com informação perfeita, devido a alguma insuficiência de informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária. O valor da informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório. Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor, então ela terá valor. Caso contrário, ela terá pouco ou nenhum valor. Documento é um termo também polissêmico, posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informações. São documentos as camadas da terra escavadas pelos geólogos, os vestígios materiais de civilizações desaparecidas investigados pelos arqueólogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência, mapas, contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. A partir do momento em que se fortalece a idéia de que tudo é história, todos os registros, vestígios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato. Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos, alguns mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas, solos e edificações), outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, bibliotecas e arquivos, levou à construção de referenciais teóricos e práticos de organização e preservação. Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informação está registrada, apresentam algumas características que os diferem de outros documentos que podem conter informações de valor científico, histórico e cultural. Em primeiro lugar são documentos produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, família, instituição pública ou privada. Ou seja, os documentos são criados uns após os outros, em decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentação privada, um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certidão de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num cartório. É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si mesmo (embora possa conter informações valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pública ou privada. Em segundo lugar, os documentos de arquivo são produzidos com finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criação, já ter um valor histórico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do século 20, no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19, a produção da maioria dos documentos atende primeiramente às necessidades burocráticas, administrativas ou legais. Divisão de documentação por natureza: Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são
  8. 8. diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhecê-Ios: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentação é principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. NATUREZA CIENTÍFICA: a documentação está presente quando seu objetivo principal é o de proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas, sem visar diretamente o lucro. NATUREZA OFICIAL: quando sua organização e utilização têm por finalidade auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura, pressupondo a coleta e a classificação de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos próprios da administração, Federal, Estadual ou Municipal. 1. Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa. 2. Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nesse contidas. Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma) 3. Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom) 4. Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial. GESTÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS GESTÃO DE DOCUMENTOS: Administração da produção, tramitação, organização, uso e avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando a racionalização e eficiência dos arquivos. A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos. Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda de documentos, desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidadãos. Conforme a Lei Federal n° 8.159, que se refere aos arquivos públicos, mas também aos arquivos privados constituídos por pessoas físicas ou jurídicas, gestão de documentos é "o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos públicos e privados. A gestão de documentos aplicada nas empresas é uma atividade estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que após o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados, os que serão transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Contudo, a operacionalização da gestão de documentos, isto é, a organização interna do trabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trás das metodologias escolhidas e das normas
  9. 9. implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competências e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitação dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservação estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretação. NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratégico, o tático e o operacional. Documentação de Nível Estratégico É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização, cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência. Documentação de Nível Tático É a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos, quanto em termos de gestão da organização. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organização (por exemplo: compras, treinamento etc). Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre outros. Documentação de Nível Operacional É a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas, do curto prazo. Ela contém todos os detalhes e informações técnicas, padrões, especificações, tabelas etc, para a operação segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar: Instruções de Trabalho, Especificações, Guias de Trabalho, entre outros. VALORES DOS DOCUMENTOS Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: VALOR PRIMÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documento a entidade que o acumulou e; VALOR SECUNDÁRIO - estabelecido em função do grau de importância que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. O VALOR PRIMÁRIO de um documento manifesta-se sob três diferentes tipos, ou seja: 1. Valor Administrativo - documentos que envolvem política e métodos e que são necessários para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatórios etc; 2. Valor Jurídico ou Legal - documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convênios etc; 3. Valor Fiscal - documentos que se referem a operações financeiras e à comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. O VALOR SECUNDÁRIO subdivide-se em: 1. Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem, organização, reforma e história de uma administração. Ex: Atos Normativos, Exposição de Motivos etc; 2. Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas informações que contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços, Indicadores Económicos etc.
  10. 10. Equipe de trabalho A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de trabalho, mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente compreendendo claramente o seu papel e a contribuição profissional que os outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo é maior que a soma das partes. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão de documentos estará, com certeza, aquém do desejável. É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos técnicos relativos a uma ou outra área do conhecimento, todos os profissionais envolvidos devem participar das discussões e definições para todas as fases de vida do documento. Por exemplo, quando se trata da produção, tramitação e uso corrente dos documentos, podemos supor que é maior a influência do administrador, que identifica competências, subordinações e os fluxos de trabalho; e do técnico de informática, que propõe alternativas eletrônicas para a produção de formulários e fluxogramas. Mas, neste momento, é importante também a presença do documentalista, o qual detendo noções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos documentos. Um advogado oferece significativa contribuição para que as normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador, que também integra a equipe de gestão de documentos, participa destas definições, pois orienta quanto ao valor histórico das informações registradas, valor este nem sempre considerado na análise de profissionais de outras áreas. O conservador, cuja formação está voltada para a preservação física dos suportes da informação, propõe os cuidados necessários desde o momento da produção do documento, tendo em vista a necessidade da sua preservação ao longo do tempo. E o arquivista já pode elaborar métodos de arquivamento que facilitem a recuperação das informações contidas nos documentos sobre as quais se define a produção, o trâmite e o uso. A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. É a fase em que se define a eliminação ou a guarda, temporária ou permanente, de um documento. É o momento em que também, mais do que em qualquer outro, deve ser levada em conta a formação multidisciplinar da equipe. Toda e qualquer observação de um componente da equipe merece respeito e atenção dos demais. Uma avaliação documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuízos administrativos, financeiros e histórico-culturais e, sob determinadas circunstâncias, irreparáveis. Desta forma, a equipe de gestão de documentos pode e deve contar, na fase da avaliação documental, com outros profissionais especializados nos assuntos pertinentes. Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de documentos é a noção, por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão, do ciclo vital dos documentos, ainda que cada um deles atue somente numa fase do ciclo vital. O arquivo intermediário da empresa, que guarda os documentos que já não são de uso corrente nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou administrativa ainda são preservados, recebe a documentação conforme as normas estabelecidas pela gestão, dentro dos prazos previstos na tabela de temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de transferência: cronograma, acondicionamento, descrição e relação dos documentos a serem transferidos. Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre os setores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário. A construção deste elo, na verdade um feixe de relações que primordialmente devem ser institucionais e administrativas, mas que não perdem a sua dimensão humana e pessoal, se faz por meio da equipe de gestão. O acervo de valor histórico, a ser guardado no arquivo permanente, também é fruto das elaborações técnicas da gestão de documentos. Como vimos acima, o historiador deve fazer parte de uma equipe de gestão, sobretudo nas instituições públicas. Sua função é garantir que documentos de valor histórico, alguns imbuídos deste valor já na sua produção, outros que o adquirem ao longo de sua existência, após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou intermediário, sejam recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o cumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição à qual pertence. Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente que, no Brasil, em geral é um historiador deve ser constante, pois este supostamente tem a experiência das demandas atuais no campo da pesquisa histórico-social e, especificamente, dos documentos ou assuntos pesquisados no acervo sob seus cuidados. Faz-se necessário também uma constante atualização destes profissionais para que o avanço dos métodos e o surgimento de novos objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos de seu trabalho. A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de conservação, pois muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o desenvolvimento do trabalho de conservação, que irá hierarquizar suas prioridades de acordo com o suporte da informação, o seu volume físico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratégias da conservação se dão a
  11. 11. partir e em conjunto com o trabalho da gestão. Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe de gestão de documentos interage constantemente com os diversos setores produtores/acumuladores de documentos. A qualidade desta relação com a estrutura da empresa é essencial para o bom desempenho da gestão. Ela inicia-se com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão - agilidade na recuperação das informações, racionalização da massa documental, economia de espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos operacionais -, demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na melhoria da imagem institucional. Uma vez implementada a gestão de documentos, a estratégia a ser seguida é a disseminação dos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das vantagens para todos da aplicação dos princípios arquivísticos no trato das informações registradas. A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de documentos se encontra na resistência às mudanças, nos hábitos arraigados, cuja justificativa se perdeu no tempo. Considere-se ainda que, no campo específico da gestão, freqüentemente o domínio físico de um conjunto de documentos ou o domínio de informações que permitam a sua localização no caos dos "arquivos", geram ou são usados nas disputas de poder interno na empresa. Neste momento, outras qualidades, além da formação técnica dos profissionais da equipe de gestão, devem se fazer presente: a paciência e a percepção das relações interpessoais e da assimilação ou não das políticas administrativas pelo conjunto dos funcionários.
  12. 12. NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS ARQUIVOS CORRENTES E INTERMEDIÁRIOS PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO CLASSIFICAÇÃO E TEMPORALIDADE DE ARQUIVOS ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duas situações. - DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? - PERGUNTOU A SECRETÁRIA. - ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA, POIS AINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA. - MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO NO BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO! - VAMOS ENTÃO AO ARQUIVO NACIONAL? LÁ, COM CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE! Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes, não é mesmo? Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de aço ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional, que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal. E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entre si. Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, podemos analisar a origem da palavra, que ainda não está esclarecida. Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significa palácio dos registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion, que é o local de guarda e depósito de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa, também no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados. Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck: Arquivo É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo. A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior: servir à história, como fonte de pesquisa. No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais. CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS Provavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora, não é? O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um amigo; o que foi consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora. E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Daí serem classificados em quatro grupos, de acordo com:
  13. 13. - a natureza da entidade que os criou; - os estágios de sua evolução; - a extensão da sua atenção; - a natureza dos seus documentos. Vamos analisar cada um desses grupos em separado. De acordo com a entidade criadora Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em: PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal. Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município. INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas, sociedades e associações. Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato. COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias. Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritório de engenharia ou de um banco. FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente. Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de nascimento e casamento; declarações de imposto de renda; documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas. De acordo com o estágio de evolução Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes três estágios: ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta. Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento. Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as requisições de material do ano em curso. ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqüência. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios, e a sua permanência no arquivo é transitória, uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente. Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa. ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente, é esporádico. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito. Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século. De acordo com a extensão da atenção Os arquivos se dividem em: ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de um arquivo corrente. Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.
  14. 14. ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente são centralizadas. Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade. De acordo com a natureza de seus documentos Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo, ele se classifica em: ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação. Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia. ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo específico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. São chamados, inadequadamente, de arquivos técnicos. Exemplo: o arquivo de peças como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem. Você percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja! . O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público, de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. Pode ser ainda um arquivo central, que serve a todos os setores daquela secretaria. Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o documento de um arquivo? CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda. Você, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, já que eles são bem variados. Só para exemplificar, apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista: - cadastros de funcionários, de escolas, de clientes, de vendedores; - histórico escolar de alunos, avaliação de desempenho de funcionários; - discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros; - notas fiscais, faturas, duplicatas, promissórias; - relatórios variados, atas de reuniões, ofícios, cartas, memorandos; - fichas, tabelas e formulários de qualquer natureza; - certidões de um modo geral. A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que você conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão: Documento É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAÇÃO. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA. Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Daí eles serem classificados em dois grupos:
  15. 15. Quanto ao gênero Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como você vê nestas figuras. É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ou espécies documentais. Alguns deles já foram até lembrados aqui, em exemplos anteriores: contratos, folhas de pagamento, livros contábeis, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabelas, questionários e correspondências. Quanto à natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO - cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de plantão de uma imobiliária. SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular. ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças militares e políticas; planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível). SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares); planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior. CONFIDENCIAL - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos. Exemplos: informações relativas a pessoal, finanças e material de uma entidade ou um indivíduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional. RESERVADO - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral. Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes. ORGANIZAÇÃO A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em: - levantamento de dados; - análise dos dados coletados; - planejamento; - implantação e acompanhamento. Levantamento de dados
  16. 16. Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pública ou privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade - sua estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação. O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação. Assim sendo, é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais freqüentes (cartas, faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados); existência de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processes adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc. Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação); a localização física (extensão da Área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio). Análise dos dados coletados De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem A sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo. Planejamento Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir. Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição; centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo; escolha de métodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de funcionamento; recursos humanos; escolha das instalações e do equipamento; constituição de arquivos intermediário e permanente; recursos financeiros. Posição do arquivo na estrutura da instituição Embora não se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura de uma instituição, recomenda-se que esta seja a mais elevada possível, isto é, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas. Se a instituição já contar com um órgão de documentação, este será, em principio, o órgão mais adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos que tenham como matéria-prima a informação. Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação - numa biblioteca, numa memória de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Daí a importância da constituição de sistemas de informação, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos técnicos e materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos. Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo
  17. 17. Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo. Centralização Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle - recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição - de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominado similar. Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos; nítida delimitação de responsabilidades; constituição de conjuntos arquivísticos mais completes; redução dos custos operacionais; economia de espaço e equipamentos. A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As vezes em Áreas geográficas diferentes - agências, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho. Descentralização Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores. . O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição. Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção, Comercialização e Transportes, Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desdobre em divisões e/ou seções. Uma vez constatada a necessidade da descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada a nível de Departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas divisões e seções que o compõem.. Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos. A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios: - centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos; - descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos. Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos.- de comunicações, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas. Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operações de arquivamento decorrentes, tais Como abertura de dossiês, controle de empréstimo, preparo para transferência etc. Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão central de comunicações designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados. A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais. b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.
  18. 18. O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, Como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, classificação, tramitação dos documentos etc. Neste caso, o órgão de comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona Como agente de recepção e de expedição, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativo da instituição. A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição A qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada. Coordenação Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras. A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais; determinar normas específicas de operação, a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de serviço; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos. Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda instituição, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes,. deverá contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, também chamado arquivo de terceira idade. Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições, a fim de que os documentos ao Lhe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia. Escolha de métodos de arquivamento A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente. Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e número. Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando: PATRIMÔNIO Brasília Rio de Janeiro São Paulo PESSOAL ADMISSÃO Aguiar, Celso Bareta, Haydde
  19. 19. Borges, Francisco Cardoso, Jurandir Castro, Lúcia Paes, Oswaldo Paiva, Ernesto Séllos, Zilda Silva, Ana Maria DEMISSÃO FOLHAS DE PAGAMENTO jan. a jul. de 1980 aço. a dez. de 1980 jan. a jul. de 1981 PROMOÇÃO Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica. Como se vê, o método principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos métodos geográfico, alfabético e numérico cronológico, como auxiliares. Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer. Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por exemplo, a documentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados e arquivados pelo número de controle que lhe é atribuído ao dar entrada e que, daí por diante, irá lhe servir de referência - e o grupo constituído de todo o restante da documentação, ordenada por assuntos. Estabelecimento de normas de funcionamento Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seus diversos estágios de evolução, como também do protocolo, uma vez que esse serviço é, na maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo. Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com modelos e formulários, rotinas, códigos de assunto e índices, integrar o Manual de Arquivo da instituição. RECURSOS HUMANOS Formação e regulamentação profissional O arquivo possui, atualmente, importância capital em todos os ramos da atividade humana. No entanto, ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da organização. Teoricamente, o arquivamento de papéis é um serviço simples. Na prática, no entanto, essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classificação dos papéis. Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito . trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separação dos papéis que possuem valor futuro, contendo informações valiosas, dos documentos inúteis. Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. E a memória viva da instituição, fonte e base de informações; aproveita experiências anteriores, o que evita a repetição, simplifica e racionaliza o trabalho.
  20. 20. Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessária a preparação de pessoal especializado nas técnicas de arquivo. "Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois 10 anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo. Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundação Getúlio Vargas e outras instituições. O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais, para a administração e para o conhecimento de nossa História, passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. Assim é que, a é de março de 1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior de arquivos, e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi instituído o Curso Superior de Arquivologia, com duração de três anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Lei nº 6.546, regulamentada pelo Decreto nº 82.590, de é de novembro do mesmo ano, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo. Atributos Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo, são necessárias, além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes características: saúde, habilidade em lidar com o público, espírito metódico, discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder de síntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho. Escolha das instalações e equipamentos De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado, quer pelas condições físicas que apresente - iluminação, limpeza, índices de umidade, temperatura, quer pela extensão de sua área, capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras. Michel Duchein, especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga, tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria, os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda de documentos. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume. Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos. Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis A realização do trabalho arquivístico. Material de consumo Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros. Ficha - é um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma informação. As dimensões variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor. Guia divisória - é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento. No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funções, conforme veremos em seguida. Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele ser aplicada, sendo então de celulóide ou de metal. A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela. Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilha. Por este orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta. Notação - é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica. A notação pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o início da seção, e fechada quando indica o princípio e o fim.
  21. 21. Posição - é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Daí a denominação de: primeira posição, segunda posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição. Quanto à sua função, a guia pode ser ainda: - primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo; - secundária - indica uma subdivisão da primária; - subsidiária - indica uma subdivisão da secundária; - especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência. O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiaria ou especial é a notação e não a projeção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as secundárias em segunda posição e assim por diante. Guia-fora - é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo. Tira de inserção - é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias. Pasta - é uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é, lisa, ou ter projeção. Elas se dividem em: - individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica; - miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica. Material permanente O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os seguintes requisites: - economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências); - conveniência do serviço (arrumação racional); - capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades); - invulnerabilidade (segurança); - distinção (condições estáticas); - resistência (conservação). Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto As firmas especializadas, uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. As mais tradicionais são os arquivos, fichários, caixas de transferência, boxes, armários de aço etc. As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos, bem como as estantes deslizantes. Armário de aço - é um móvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes encadernados. Arquivo - móvel de aço ou de madeira, com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimensões, onde são guardados os documentos. Arquivo de fole - é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram guardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente. Arquivos horizontais antigos - pombal (em forma de escaninhos); - sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha). Box - pequeno fichário que se coloca nas mesas. É usado para lembretes. Caixa de transferência - caixa de aço ou papelão, usada especialmente nos arquivos permanentes. Estante - móvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde são colocadas as caixas de transferência. Modernamente, é utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas suspensas laterais.
  22. 22. Fichário - É um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas, ou conjugado com gavetas para fichas e documentos. Fichário horizontal - aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal, umas sobre as outras - modelo KARDEX. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas. Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas as notações. Fichário vertical - aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, umas atrás das outras, geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas. Suporte - armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas. Constituição de arquivos intermediários e permanentes Toda organização, seja ela pública ou privada, de pequeno, médio ou grande porte, acumula através dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de análise, avaliação e seleção rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigências legais, ou ainda por questões meramente históricas. Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais. Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários, estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade. Em geral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física. As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no caso de instituições de grande porte, com filiais, escritórios, representações ou similares, disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentação. Recursos financeiros Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para instalação dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manutenção. Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas com- preendem a importância dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a tais serviços. Toma-se necessária, então, uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los. Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em condições de elaborar o projeto de organização, a ser dividido em três partes. A primeira constara de uma síntese da situação real encontrada. A segunda, de análise e diagnóstico da situação. A terceira será o plano propriamente dito, contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implantação. Implantação e acompanhamento. Manuais de arquivo Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos. Esta campanha, feita por meio de palestras e reuniões, objetiva informar as alterações a serem introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos, numa tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organização. Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo, como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo, ou de cuja atuação dependerá, em grande parte, o êxito desses serviços.
  23. 23. A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omissões que venham a ocorrer. Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos e formulários atendem as necessidades - é que deverá ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho de organização. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos. Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais, uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. Entretanto, a experiência nos permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. São eles: - apresentação, objetivos e abrangência do manual; - informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades; sua interação e subordinação; - organogramas e fluxogramas; - concertos gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento; terminologia; - detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices; - tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem ser apresentadas em separado. Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado, a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição. ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc. No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. Por isso, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar. Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho, pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes: 1. Protocolo, incluindo recebimento e classificação; registro e movimentação 2. Expedição 3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito 4. Empréstimo e consulta 4.1 Protocolo No que se refere às rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alterações indicadas para cada caso: 4.1.1 Recebimento e classificação 4.1.2 Registro e movimentação Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso, próximos a ela. Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa.
  24. 24. FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS: - UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A ETIQUETA DE PESSOAL; - VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OS FUNCIONÁRIOS; - DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA. Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos? Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos. Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal, indicando tratar-se de uma correspondência particular. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina, na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, não há qualquer preocupação com o seu arquivamento. Quanto aos jornais, Fernanda também não precisa registrã-los, porque não são documentos oficiais. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e, após serem lidos, podem ser jogados fora. Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. Eles precisam ser abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, à Assessoria jurídica, de acordo com os procedimentos adotados pela administração. Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e, só após cumprirem suas finalidades, é que são arquivados. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos. E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo. Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possível arquivamento. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cada documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetirá mais tarde, quando for arquivado. Portanto, num sistema de arquivos correntes, os serviços de recebimento, registro, controle de tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência, não podem ser desvin- culados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos. As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo. Então, não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. Daí ser comum, na estrutura organizacional das instituições, a existência de setores, normalmente denominados Arquivo e Protocolo, ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento. Em relação aos serviços de arquivo e protocolo, é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição, obedecendo a um critério adequado às suas características. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir. SERVIÇOS DE PROTOCOLO Observe este ofício: Para:Banco do Estado S.A. Diretoria Financeira Senhor Diretor, Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e análise, cópia do Balanço Patrimonial de nossa empresa... Este ofício, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. Depois foi distribuído, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.
  25. 25. Na diretoria, a secretária recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor. Esse, após conhecer o teor do ofício, despachou-o para um dos assessores, solicitando-lhe análise e parecer. Concluída a solicitação, o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que, após analisar, pediu algumas providências, dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo S.A. Finalmente, ele devolveu a documentação à sua secretária - ofício, despachos, parecer -, solicitando-lhe o arquivamento. A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de Arquivo da empresa. Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuição e movimentação; expedição de correspondência. PROTOCOLO É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO, REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS. E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficiência? Rotinas de recebimento e classificação Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificação de documentos são: - Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote, - Correios ou entregue em mãos. - Separação da correspondência oficial da particular. - Distribuição da correspondência particular. - Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso. - Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários. - Abertura da correspondência ostensiva. - Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existência de antecedentes. - Requisição dos antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lã, o setor encarregado de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita a juntada, isto é, agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos. - Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista. - Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador datador do protocolo). Abaixo da data e do número, escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele, quando foi classificado. - Elaboração do resumo do assunto tratado no documento. - Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação. Rotinas de registro e movimentação Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Ali os documentos chegam e são encaminhados aos setores, são devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra, de modo geral, elas compreendem: - Preparação da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos, dentre os quais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas.
  26. 26. Observe que nos três modelos, há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de classificação colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E também há uma parte denominada dístribuíção, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitação do documento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento). Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinação dele estiver para o arquivo, é possível sabermos sob que notação ele está arquivado, que é a mesma atribuída ao documento. - Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamento ao seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotações, devem ser anexados ao documento. Quando o documento chegar ao seu destino, o responsável naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo, que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essa passagem do documento de um setor a outro, a redístribuição, deve ser feita através do setor responsável pelo registro e movimentação. - Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto, rearquivando-as em seguida. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação que passa pelos serviços de protocolo como também, para facilitar a pesquisa do documento, quando necessário. Eis um exemplo de ficha de procedência - Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo. - Recebimento, dos vários setores da empresa, dos documentos a serem redistribuídos e anotação do novo destino nas respectivas fichas. - Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos. Rotinas de expedição Em geral, são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa: - Recebimento da correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas cores e quantidades determinadas pela empresa. Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consulta imediata, devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem, após a expedição. - Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas. - Numeração e complementação de data, tanto no original como nas cópias. - Separação do original das cópias. - Expedição do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos. - Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem. SERVIÇOS DE ARQUIVO Preste atenção a esta situação, bem comum em uma empresa: - FLÁVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO. - MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVE ESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DE ARQUIVO? Como você vê, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do arquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de empréstimo. E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa. Depois de tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, é arquivada. No arquivo fica guardada, podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituição. Vemos, assim, que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o arquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta, sempre que necessário. E o que compreende cada uma dessas atividades?
  27. 27. Arquivamento da documentação Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, já deve haver a preocupação com o seu possível arquivamento. Por isso é que a classificação dada ao documento no serviço de protocolo, quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. E como esses documentos são classificados? Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os documentos. Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos técnicos responsáveis, em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. E esses métodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os métodos mais indicados e adequados às suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de empréstimos e consultas aos funcionários e setores da empresa. Empréstimo e consulta de documentos do arquivo Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer: - ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO! JÁ FOI PARA O ARQUIVO. - AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO. São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida, onde fica guardado tudo aquilo que não vamos mais precisar. Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. Desde o recebimento da documentação até o seu arquivamento, o trabalho arquivístico precisa ser feito de modo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação. Logo, é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso, facilitando o empréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles precisarem. Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança, para que nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca. Assim, as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser: - Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores. - Preencher o formulário de recibo de documentação, em duas vias cujo modelo pode ser: Esse recibo é muito importante, já que registra a saída do documento, permitindo informar, com segurança, onde ele se encontra. - Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo, juntamente com a guia-fora. - Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes, em ordem cronológica, do mais atual para o mais antigo. - Preencher o formulário de cobrança da documentação, sempre que a pasta emprestada não for devolvida no prazo estipulado. Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra, embora possamos recomendar um período em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua reapresentação ao setor. - Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante. - Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada). - Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi assinada pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim: - Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO Sistemas de arquivamento

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