El uso de la EDT en la Administración de Proyectos

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Presentación utilizada en la conferencia del mismo nombre como parte de las actividades de extensión de la UCI.

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  • Ing. Ramiro Fonseca Macrini, MAE [email_address] Curso Administración de Proyectos. I cuatrimestre 2009. U Interamericana.
  • Curso Administración de Proyectos. I cuatrimestre 2009. U Interamericana. Ing. Ramiro Fonseca Macrini, MAE [email_address]
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  • El uso de la EDT en la Administración de Proyectos

    1. 2. <ul><li>Nombre de la institución: </li></ul><ul><li>Universidad para la Cooperación Internacional </li></ul><ul><li>Dirección: Barrio Escalante, San José, Costa Rica, de la Rotonda El Farolito 200 m este y 150 m norte. </li></ul><ul><li>Apartado postal: 504 – 2050 Costa Rica </li></ul><ul><li>Teléfono: (506) 2283-6464 </li></ul><ul><li>Fax: (506) 2280-8433 </li></ul><ul><li>Web: www.uci.ac.cr </li></ul><ul><li>Web Campus: www.ucivirt ual.net/moodle </li></ul>
    2. 3. <ul><ul><li>Visión </li></ul></ul><ul><li>La UCI será una organización de educación superior líder en América Latina en los campos de la investigación, la formación de recursos humanos y la integración y desarrollo de los países de la región. </li></ul><ul><ul><li>Misión </li></ul></ul><ul><li>Formación de profesionales líderes, capaces de inducir y conducir los cambios requeridos en el desarrollo económico, ambiental, socio-cultural y político de los países de América Latina y El Caribe. </li></ul>
    3. 4. MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
    4. 5. <ul><li>Ingeniero Civil, Máster en Administración de Empresas. </li></ul><ul><li>Ha laborado en el ámbito público y privado en funciones de dirección de equipos de trabajo para desarrollo de proyectos de diversa índole. </li></ul><ul><li>Algunos puestos desempeñados: </li></ul><ul><li>Presidente del Colegio de Ingenieros Civiles de Costa Rica; </li></ul><ul><li>Viceministro de Vivienda y Asentamientos Humanos; </li></ul><ul><li>Presidente de la Fundación para la Vivienda Rural Costa Rica – Canadá; </li></ul><ul><li>Gerente de Producción Social del Hábitat de la Fundación Promotora de Vivienda; </li></ul><ul><li>Asesor a cargo de la Unidad de Planificación y Control del Consejo Nacional de Vialidad. </li></ul><ul><li>Ha sido consultor de empresas y organismos tales como Casa Proveedora Phillips, MIDEPLAN, Universidad de Lund (Suecia), Programa Estado de la Nación, BID. </li></ul><ul><li>Ha sido profesor universitario de la Universidad Nacional y Universidad Interamericana </li></ul>Ramiro Fonseca Macrini Decano Administración de Proyectos {Su foto} <ul><ul><li>Facilitador </li></ul></ul>
    5. 6. Programa de Maestría en Administración de Proyectos <ul><li>Aprobado por el Consejo Nacional de Educación Superior Privada (CONESUP), desde 1999. </li></ul><ul><li>Desde el 2001, UCI es Registered Education Provider (REP) del Project Management Institute (PMI). </li></ul><ul><li>Desde el 2009, por la calidad de su programa de Maestría, la UCI fue reconocida por el Global Accreditatiton Center (GAC) del PMI. UCI es la primera y única universidad en la región latinoamericana con este reconocimiento. </li></ul>
    6. 7. Estudiantes del Programa <ul><li>Actualmente ha habido o están en proceso de estudio 91 grupos en modo semipresencial y 34 grupos en modo 100% virtual. </li></ul><ul><li>Tenemos más de 1,500 estudiantes que han finalizado los cursos del programa. </li></ul><ul><li>Nuestros estudiantes vienen de organizaciones relacionadas con los campos de la ingeniería, administración, tecnologías de la información y comunicaciones, ciencias sociales. </li></ul><ul><li>Los estudiantes laboran en empresas públicas y empresas privadas y muchos de ellos gerencian proyectos en sus lugares de trabajo. </li></ul>
    7. 8. <ul><li>Los principales objetivos son: </li></ul><ul><ul><li>Promover la profesionalización de la Administración de Proyectos </li></ul></ul><ul><ul><li>Asegurar la mejor calidad en los programas académicos de Administración de Proyectos </li></ul></ul><ul><ul><li>Proveer estándares externos de calidad para la planificación de programas y esfuerzos de mejora </li></ul></ul><ul><ul><li>Brindar reconocimiento por parte del PMI y GAC </li></ul></ul><ul><ul><li>Facilitar la comunicación entre escuelas y facultades. </li></ul></ul>La MAP de UCI como GAC
    8. 10. <ul><li>Aplicación de la estructura detallada de trabajo a proyectos </li></ul>
    9. 11. ENFOQUE DE LA CHARLA <ul><li>Los términos &quot;Work Breakdown Structure&quot; (WBS) o &quot;Estructura Detallada de Trabajo&quot; (EDT) son términos comunes en la administración de proyectos. Sin embargo, su concepto y adecuado uso no son tan comunes. </li></ul><ul><li>En esta charla se hará una introducción a la WBS, enfatizando con algunos casos, ejemplos correctos de su utilización y su valor en el contexto de la administración de proyectos en general. </li></ul>
    10. 12. <ul><li>La estructura desglosada del trabajo (EDT) ó </li></ul><ul><li>Work Breakdown Structure (WBS) </li></ul>
    11. 13. Problemática <ul><li>Comenzamos un proyecto </li></ul><ul><li>¿Por donde? </li></ul><ul><ul><li>La mayoría comienza con una relación de actividades </li></ul></ul><ul><ul><li>Sigue con costos </li></ul></ul><ul><ul><li>En medio va generando especificaciones </li></ul></ul>
    12. 14. Problemática <ul><li>Al final obtenemos: </li></ul><ul><ul><li>Una gran cantidad de actividades relacionadas o no </li></ul></ul><ul><ul><li>Con un estimado de costos asociados a las actividades. </li></ul></ul><ul><ul><li>Fácilmente se desarticulan, pierden vigencia, cuando las relaciones cambian o cuando se suceden atrasos. </li></ul></ul>
    13. 15. La EDT <ul><li>Es una descomposición jerárquica, orientada al producto entregable, del trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto, para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos entregables requeridos. </li></ul>
    14. 16. Ejemplo <ul><li>Armar una patineta </li></ul><ul><ul><li>Necesitamos ruedas </li></ul></ul><ul><ul><li>Tabla </li></ul></ul><ul><ul><li>Compensadores </li></ul></ul><ul><ul><li>Lija </li></ul></ul><ul><ul><li>Tornillos </li></ul></ul><ul><ul><li>Calcamonías </li></ul></ul><ul><ul><li>Herramientas </li></ul></ul>
    15. 18. La EDT <ul><li>La EDT organiza y define el alcance total del proyecto. </li></ul><ul><li>La EDT subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y fáciles de manejar, donde cada nivel descendente de la EDT representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. </li></ul>
    16. 19. La EDT <ul><li>El trabajo planificado comprendido dentro de los componentes de la EDT del nivel más bajo, denominados paquetes de trabajo, puede programarse, supervisarse, controlarse y estimarse sus costes. </li></ul>
    17. 20. La EDT <ul><li>La EDT representa el trabajo especificado en el enunciado del alcance del proyecto aprobado. Los componentes que comprenden la EDT ayudan a los interesados a ver los productos entregables del proyecto. </li></ul>
    18. 23. WBS ó EDT <ul><li>Cada elemento que integra los entregables y sub-entregables debe poder: </li></ul><ul><ul><li>Ser asignado a un responsable </li></ul></ul><ul><ul><li>Programado </li></ul></ul><ul><ul><li>Costeado </li></ul></ul><ul><ul><li>Monitoreado </li></ul></ul><ul><li>Debemos considerar que lo que no está incluido en esta estructura NO existe para el proyecto. </li></ul>
    19. 24. WBS ó EDT <ul><li>Incluye: </li></ul><ul><ul><li>Fases del proyecto. </li></ul></ul><ul><ul><li>Entregables, sub-entregables, hasta los desgloses mayores que se puedan monitorear efectivamente. </li></ul></ul><ul><li>Para desarrollarla podemos usar un mapa conceptual o un mapa mental. </li></ul><ul><li>Puede ser tabular ó grafica. </li></ul><ul><li>Deben identificarse los entregables por niveles. </li></ul>
    20. 25. EL TRABAJO A REALIZAR 1/2 <ul><li>La descomposición de todo el trabajo del proyecto generalmente implica las siguientes actividades: </li></ul><ul><li>Identificar los productos entregables y el trabajo relacionado </li></ul><ul><li>Estructurar y organizar la EDT </li></ul><ul><li>Descomponer los niveles superiores de la EDT en componentes detallados de nivel inferior </li></ul><ul><li>Desarrollar y asignar códigos de identificación a los componentes de la EDT </li></ul><ul><li>Verificar que el grado de descomposición del trabajo es necesario y suficiente. </li></ul>
    21. 26. EL TRABAJO A REALIZAR 2/2 <ul><li>La identificación de los principales productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para producir tales productos entregables exige analizar el enunciado del alcance del proyecto detallado. </li></ul><ul><li>Este análisis exige un grado de juicio experto para identificar todo el trabajo, incluidos los productos entregables propios de la dirección del proyecto y aquellos productos entregables exigidos por contrato. </li></ul>
    22. 27. PMI, 2008
    23. 28. PMI, 2008
    24. 29. Figura 5-6. Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo donde algunas ramas se descomponen hasta el nivel de los paquetes de trabajo Ing. Ramiro Fonseca Macrini, MAE [email_address] PMI, 2008
    25. 30. Figura 5-7. Ejemplo de Estructura de Desglose del Trabajo Organizada por Fases PMI, 2008
    26. 31. Diccionario de la EDT <ul><li>Documento generado en el proceso Crear EDT y que respalda la EDT. </li></ul><ul><li>Es un documento que acompaña a la EDT. </li></ul><ul><li>El contenido detallado de los componentes que se incluyen en una EDT, incluidos los paquetes de trabajo y las cuentas de control, pueden describirse en el diccionario de la EDT. </li></ul><ul><li>Para cada componente de la EDT, el diccionario de la EDT incluye un identificador de código de cuenta, un enunciado del trabajo, la organización responsable y una lista de hitos del cronograma. </li></ul>
    27. 32. Diccionario de la EDT <ul><li>Otra información para un componente de la EDT puede incluir: </li></ul><ul><ul><li>información sobre contratos, </li></ul></ul><ul><ul><li>requisitos de calidad y referencias técnicas para facilitar la realización del trabajo. </li></ul></ul><ul><ul><li>Otra información correspondiente a una cuenta de control sería un número de cargo. </li></ul></ul><ul><li>Otra información para un paquete de trabajo puede incluir una lista de las actividades del cronograma relacionadas, recursos necesarios y una estimación de costes. </li></ul>
    28. 33. Productos Entregables <ul><li>Un entregable aprobado es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio único y verificable que debe producirse para terminar un proceso, una fases o un proyecto. </li></ul>
    29. 34. Productos Entregables <ul><li>Los entregables del proyecto incluyen tanto las salidas que abarcan el producto o servicio del proyecto, como los resultados auxiliares, tales como informes y documentación generados por el proceso de la dirección del proyecto. Los entregables pueden describirse en manera resumida o muy detallada. </li></ul><ul><ul><ul><li>PMI, 2008 </li></ul></ul></ul>
    30. 36. Ejemplo EDT patineta <ul><li>Patineta </li></ul><ul><ul><li>Diseño </li></ul></ul><ul><ul><li>Materiales comprados </li></ul></ul><ul><ul><li>Ejes y ruedas armados </li></ul></ul><ul><ul><li>Calcamonías pegadas </li></ul></ul><ul><ul><li>Lija pegada </li></ul></ul><ul><ul><li>Ejes y ruedas adosadas a la tabla </li></ul></ul>
    31. 37. <ul><li>Estructura </li></ul><ul><li>Diagrama en árbol </li></ul>Construyendo el EDT <ul><li>1. Subroducto 1 </li></ul><ul><ul><li>1.1 Entregable </li></ul></ul><ul><ul><ul><li>1.1.A Entreg. </li></ul></ul></ul><ul><ul><ul><li>1.1.B Entreg. </li></ul></ul></ul><ul><ul><li>1.2 Entregable </li></ul></ul><ul><li>2. Subproducto 2 </li></ul><ul><ul><li>...... </li></ul></ul>Subproducto 1 Subproducto 2 Entreg. 1.2 Entreg. 1.1 Entreg. 1.1.B Entreg. 1.1.A Primer nivel
    32. 39. Aspectos prácticos <ul><li>Son entregables, productos, sustantivos. </li></ul><ul><li>No son actividades o verbos de acción, que son propios del cronograma. </li></ul><ul><li>Es una descomposición jerárquica. </li></ul><ul><li>Los mapas mentales pueden ayudar en su elaboración. </li></ul><ul><li>Muchas veces los entregables de segundo nivel son los objetivos específicos establecidos en el chárter. </li></ul>
    33. 40. Entregables del proyecto <ul><li>Conforman el conjunto de productos y subproductos principales del proyecto </li></ul><ul><li>Todas las actividades del proyecto se dirigen a realizarlos. </li></ul><ul><li>Cada conjunto de sub entregables es un desglose de un entregable mayor </li></ul><ul><li>Se deben ordenar jerárquicamente en términos de “¿se necesita este producto para el mayor?” </li></ul>
    34. 41. Ejemplo: PROYECTO DE MEJORAMIENTO BARRIAL
    35. 42. <ul><ul><li>Descomposición </li></ul></ul><ul><ul><li>D a soporte a ( planificar , dirigir y controlar el trabajo ) </li></ul></ul>Crear EDT Técnicas y Herramientas Identificación de los entregables asignar códigos de ID a EDT Estructurar y organizar la EDT Descomponer los niveles superiores Validar la descomposición
    36. 43. Chamoun, 2002
    37. 44. WBS Chart Pro <ul><li>Es una herramienta que permite visualizar, administrar, comunicar y desarrollar una WBS. Es compatible con MS Project y facilita el trabajo de la definición del alcance </li></ul>
    38. 45. WBS Chart Pro
    39. 46. Usando la técnica de la EDT <ul><li>Identifiquemos 3 grandes Entregas para construir una Casa: </li></ul><ul><li>por ejemplo : </li></ul><ul><ul><li>Cimentación - Estructuras - Acabados? </li></ul></ul>Hagamos el ejercicio de Construir una Casa .
    40. 47. Usando la técnica del WBS <ul><li>DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES PARA UN PROYECTO </li></ul>CASA construida Cimentación realizada Estructuras edificadas Acabados colocados Ahora desglosemos la Cimentación en sub-actividades.
    41. 48. Usando la técnica del WBS: Armaduras listas Terreno preparado Zanjeo realizado Chorrea hecha CASA construida Cimentación realizada Estructuras edificadas Acabados colocados
    42. 49. BIBLIOGRAFÍA <ul><li>PMI (2006). Practice estándar for Work Breakdown Structures . (2 nd. Ed.). USA. PMI Publications. </li></ul><ul><li>Rojas, J. (2007). WBS . Exposición en FUPROVI. </li></ul><ul><li>Buchtik, L. (2010). Secrets to mastering the WBS in Real World Projects . USA: PMI Publications. </li></ul>

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