Planeacion tactica
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Resumen del libro planeacion tactica morrissey

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Planeacion tactica Document Transcript

  • 1. Capitulo 1¿Quién es el encargado de la planeación?¡Usted y sólo usted!¿Para que planear? Para obtener resultados.¡Nada más por eso!La planeación es una parte esencial del trabajo de los administradores.Administración se define como: el aprovechamiento eficaz de recursos limitadospara lograr los resultados deseados.¿Qué es el concepto de presidente de unidad?Sin importar que cargo tenga en la empresa considerarse presidente de unacompañía y piense en las personas que se relaciona como si fueran su consejoadministrativo.La responsabilidad del administrador es identificar con claridad los resultados quenecesita y desea el consejo y entregárselos.¿Qué es la administración por funciones cruzadas?Significa que de ser necesario, la mayor parte de los directivos o administradoresdeben tener un impacto en el rendimiento de los demás departamentos y queéstos, a su vez recibirán un impacto similar.¿Por qué deben participar todos los directivos?La eficiencia del plan táctico y el desempeño resultante de ese plan vadirectamente relacionado con el grado de participación y el compromiso tanto deusted como de las otras personas clave en el proceso de planeación. Losbeneficios incluyen: • Mejores resultados
  • 2. • Mejores planes • Mayor responsabilidad • Mejor comunicación y coordinación¿Por qué tantos directivos o administradores se resisten a participar?La participación y el compromiso no llegan de manera natural para todas laspersonas.Varios factores podrían impedir que participen en el proceso de planeación: • Demasiadas juntas • Papeleo excesivo • Planes que no se ejecutan • Sentimientos de frustración por la falta de apoyo de los demás¿Puede usarse la planeación para la creación de equipos?Un aspecto importante de la planeación es la creación de equipos. Ésta logramayores beneficios cuando hay un proceso de planeación que promueva: • La participación • La discusión abierta • El acuerdo y el apoyo mutuos a todos los niveles
  • 3. Capitulo 2¿Qué cosa? Resultados planeados, ¡Claro!¿Cómo? Planeación táctica, ¡así es cómo!La planeación táctica define con claridad qué desea o qué pretende lograr suinstitución o empresa, cómo y cuándo se realizará esto y quién será el encargado.La planeación táctica tiene dos partes independientes: el plan y el proceso¿Qué es un plan táctico?Documento que identifica los resultados específicos que necesita lograr dentro deun tiempo establecido. También incluye las acciones y recursos específicos quenecesita para lograr esos resultados.Son seis los elementos que componen el plan: 1. Áreas de resultados críticas: Aseguran la continuidad en las áreas importantes de rendimiento, incluyen áreas tales como resultados financieros, rendimiento de las ventas, servicio al cliente y desarrollo de nuevos productos. Son tan generales que pueden incluir los resultados de más de un departamento. 2. Análisis de cuestiones críticas: Evalúan las condiciones y los problemas específicos que tendrán un impacto fuerte en la empresa, nos ayuda a centrar el enfoque en la identificación de problemas correctos validándolos y examinando maneras alternas de enfrentarlos. 3. Indicadores críticos de rendimiento: Son los factores mesurables dentro de cada una de las áreas de resultados criticas, en las que se desea establecer objetivos específicos 4. Objetivos: Representan los resultados específicos y mesurables que se desena alcanzar dentro del periodo del plan 5. Planes en acción: Acciones especificas para lograr cada objetivo. Incluirán marcos de tiempo específicos, requisitos de recursos y responsabilidad para cada paso.
  • 4. 6. Revisión del plan: Diseñada para ayudar a controlar el rendimiento contra los objetivos, e tal manera que se pueda tomar acción correctiva o aplicar planes de contingencia cuando sea necesario.¿Qué es el proceso de planeación táctica?Es la participación continua de los directivos y de los empleados clave en laproducción de los planes y lo más importante de resultados tangibles.El proceso de planeación proporciona una manera clara para realizar el plan y unmedio para garantizar que éste se entienda y que la gente se comprometa almismo.¿Cuáles son los beneficios de este proceso de planeación? • Establecer un puente para el plan estratégico, asegurando la compatibilidad de los resultados a corto plazo con la dirección a largo plazo • Herramienta efectiva de comunicación • Puede adaptarse con facilidad para enfrentar cualquier requisito especial de planeación o de presupuesto • Proporciona verificaciones y balances • Ayuda a construir el trabajo de grupos.Capitulo 3¿Cuál es su enfoque?Establecimiento de las áreas clave de resultados de su unidadLa eficiencia es hacer las cosas bien: la efectividad es hacer las cosas debidasPeter Drucker.
  • 5. ¿Qué son las áreas de resultados críticas?Son simplemente áreas o categorías esenciales para el rendimiento efectivo en lainstitución o empresa.Identifican los encabezados generales bajos los cuales se generaran los objetivos.¿Cuáles son los principios para determinar las áreas de resultados críticas? 1. Identificar de 5 a 8 áreas mas importantes dentro de las que su unidad debe lograr resultados significativos durante el siguiente año 2. Identificar tanto las áreas financieras como no financieras 3. Elegir áreas que apoyan de manera directa o indirecta el plan estratégico de su institución o empresa y otros planes a nivel superior 4. No esperar que sus ARC cubran el rendimiento total de su unidad. Sino identificar las pocas áreas vitales hacia donde se deben dirigir los esfuerzos vitales. 5. Darse cuenta que muchas ARC requerirán un esfuerzo de funciones cruzadas. 6. Cada ARC debe estar limitada a dos o tres palabrasCapitulo 4¿Qué es importante?Identificación y análisis de problemas críticosEl análisis de problemas críticos es el segundo paso en el desarrollo del plan, loconduce a usted y a su equipo de planeación a conclusiones especificas y acursos de acción alternos en los problemas más importantes que afecten elrendimiento de su unidad. • Asegura la integración con los planes estratégico y táctico existentes mediante la identificación, fijación de prioridades, análisis y resumen de los problemas tácticos críticos.
  • 6. • Evita que usted brinque con demasiada rapidez a una solución antes de que se haya identificado con claridad la cuestión • Permite que su equipo de planeación esté de acuerdo en conclusiones clave. • Produce información importante para los planes de otras unidades de la organización.¿Qué incluye el análisis de problemas críticos? 1. Identificación de los problemas 2. Establecimiento de prioridades en los problemas 3. Análisis de los problemas 4. Resumen de los problemasCapitulo 5¿Cómo medir los resultados?Selección de sus indicadores de rendimientoAunque los indicadores son medibles, no hay mediciones absolutas en el procesode planeación; los indicadores sólo muestran la probabilidad de resultados útiles.¿Qué son los indicadores calve de rendimiento?Aquellos factores medibles dentro de un área de resultados crítica en especifico,en la que podría resultar útil fijar objetivos. Describen qué se medirá.Tiene cuatro usos: 1. Identificar una lista de los posibles factores medibles de cada ARC 2. Seleccionar esos factores sobre los que se deben fijar objetivos en estos momentos. 3. Establecer pasos específicos de acción para lograr esos objetivos
  • 7. 4. Rastrear el rendimiento relacionado con los objetivos y planes de acciónSi usted pasa por le proceso de identificar la mayor cantidad de indicadoresprobables adecuados para un ARC en especial, hay una mayor probabilidad deque se identificaran los resultados adecuados cuando seleccione sus objetivos¿Cuáles son los principios para identificar sus ICR? 1. Deben ser factores medibles, que caigan lógicamente dentro de una cierta ARC, sobre la cual se puedan fijar objetivos. 2. Pueden seleccionarse de cualquiera o de todos los tipos siguientes: • Números precisos • Porcentajes • Logros importantes • Factores de servicio • Problemas a solucionar • Indicadores suaves o indirectos 3. Deben identificar lo que se medirá, no cuanto o en que dirección 4. Deben representar factores que puedan rastrearse de manera continua al mayor grado posible 5. El costo de identificarlos y controlarlos no debe superar el valor de la información obtenida. Capítulo 6 ¿Cuáles son sus objetivos? Establecimiento de objetivos y normas Los objetivos son declaraciones de resultados medibles que se deben alcanzar dentro del marco del tiempo del plan (un año). A nivel empresa los objetivos
  • 8. están limitados a los logros mas importantes proyectados para ese periodo y representan el esfuerzo que cruza las líneas de la empresa. Los objetivos son factores `principales mediante los cuales se puede medir el rendimiento de su unidad. Resulta crucial que sus objetivos se centren en las cosas correctas que sean realistas y alcanzablesPrincipios para escribir objetivos 1. Debe empezar con un verbo en infinitivo que sea de acción o de logro 2. Debe especificar un solo resultado medible a lograr 3. Debe especificar una fecha de cumplimiento o un tiempo para completarlo 4. Debe especificar los factores de costo máximo 5. Deber ser lo más especifico y cuantitativo posible (medible y verificable) 6. Debe especificar sólo el qué y el cuándo; debe evitar aventurarse en el por qué y en el cómo 7. Debe apoyar de manera directa el plan estratégico o ser compatible con el mismo y con los demás planes de alto nivel de la empresa 8. Debe ser realista y factible, pero debe representar un reto importanteDe seis a diez objetivos con planes de acción por escrito es un número adecuadopara casi todas las unidades de la empresa. Esta limitación obligará aconcentrarse en los pocos logros vitales necesarios.Otros resultados continuos, como los financieros o los de producción, puedenproyectarse como normas de rendimiento que deberán alcanzarse y conservarse.Capítulo 7¿Cómo alcanzará los objetivos?Preparación de sus planes de acción
  • 9. Los objetivos indican donde va y cuando se llegara ahí, mientras que los planes deacción muestran la manera para llegar ahí.¿Qué son los planes de acción?Son el medio específico mediante el cual se logran los objetivos. También seestablece quien los implantará y a quien participara de manera activa. Incorporanlos elementos: 1. Pasos o acciones específicos que se requerirán 2. Las personas encargadas de ver que se cumpla con cada acción 3. El programa para realizar los pasoso acciones 4. Los recursos que se necesitan destinar para llevarlos a cabo 5. Los mecanismos de retroalimentación que se emplearan para controlar el progreso dentro de cada paso de acción¿Cuál es el propósito de un plan de acción?Identificar con claridad lo que necesita suceder si se desea lograr el objetivo.Ayuda a asegurar que no se pase por alto lo que es obvio. También su propósitoes probar y validar su objetivo. Ya establecido el anteproyecto del objetivo, sedesglosa en accione mas pequeñas para decidir si realmente se puede hacer.El plan de acción crea una base más radical para establecer: • Si el objetivo puede lograrse dentro del tiempo proyectado • Tiene o puede obtener resultados necesarios • Tiene acceso a toda la información necesaria • Tiene otras opciones que necesite tomarse en consideración.¿Cómo se genera un plan de acción? 1. Una serie de actividades o de sucesos específicos, no necesariamente interrelacionados, que lo llevaran al logro de su objetivo 2. Un enfoque analítico o para la solución de problemas
  • 10. 3. Una serie de objetivos mas pequeños o a menor plazo¿Qué formato funciona?El formato ayuda a identificar factores calves que necesitan incluirse dentro delplan. Debe ser flexible para modificarse de acuerdo con las necesidades deinformación de las personas qu lo estarán aplicando.El propósito de preparar un plan de acción usando un formato es proporcionar lavisibilidad que se necesita para que el trabajo se realice de manera efectiva yeficiente.El formato incluye:Objetivo: especifica para el que se esta preparando el plan de acciónPasos de acción: entre cinco y diez acciones requeridas para lograr el objetivoResponsabilidad: Personas encargadas de observar que cada paso de la acciónse lleve a caboCalendario: Marco total de tiempo dentro del cual debe realizarse el paso de laacciónRecursos: Costos totales estimados para terminar cada uno de los pasos deacción (Inicio/Fin)Mecanismos de retroalimentación: Métodos específicos disponibles paraproporcionar la información requerida para rastrear el progreso dentro de cadaplazo.¿Qué factores se deben revisar en el plan de acción? • Impacto del plan estratégico, táctico o ambos • Impacto financiero • Disponibilidad de recursos • Tecnología de punta • Condiciones ambientales • Sensibilidad de políticas
  • 11. • Requisitos contractuales • Seceso en el año calendario o en el año fiscal • Planes de contingenciaEl propósito de describir los factores es atraer la atención a la necesidad deidentificar puntos de reflexión cuando desarrolla el plan de acción.Capítulo 8¿Cómo sabrá y qué hará?Revisión y modificación de sus planesSe requiere terminar le proceso de planeación con algunas reflexiones y ademáselementos útiles para supervisar y reforzar el progreso hacia el logro de objetivos.Conocido como control administrativo.¿Cuál es el propósito del control administrativo?Enviar una señal de alerta cuando se necesiten cambios en el tiempo, suficientepara tomar la acción correctiva necesaria.Unas palabras de advertenciaUna advertencia que es necesaria tener en mente es que el control eficienteproporciona la atención adecuada de manera oportuna pero con el menor gasto detiempo y esfuerzo. Adecuada significa la cantidad mínima de informaciónnecesaria para mantenerse al tanto d esa situación presente. Oportuna implica ladisponibilidad de retroalimentación en tiempo suficiente para tomar cualquieracción correctiva que se requiera. Menor gasto indica que la obtención deretroalimentación necesaria debe causar poca o nula interrupción en lacontinuidad del proceso de producción.¿Qué se debe controlar?
  • 12. Es necesario enfocar las diligencias de supervisión en los pocos factores vitalesque caen dentro de las áreas básicas de tiempo, recursos, calidad y cantidad.Estos factores incluyen: • Numero reducido de empleados que pueden producir mayor cantidad de trabajo de alta calidad, empleados que producen mayor cantidad de errores, empleados que tiene altas tasas de accidentes, ausentismo y retardos. • Operaciones que causan cuellos de botella, equipos defectuosos. • Productos y servicios que crean descontento en clientes. • Numero limitado de clientes y mercados que producen mayor utilidad, problemas en ventas o servicios y problemas de cobranza. • Ciertos momentos del día o del año que prestan oportunidades o problemas.¿Cómo puede supervisar su avance?Por medio de tres preguntas:¿Qué podría cambiar?¿Cómo y cuándo lo sabrá?¿Qué hará?Capítulo 9¿Qué puede hacer para que las cosas funcionen?Evaluación e implantación de su proceso de planeaciónHa llegado el momento de conjuntar todo de manera que este proceso funcione deforma específica para su empresa¿Cuáles es su lugar en el proceso de planeación?
  • 13. El plan puede ser desde muy detallado y completo hasta uno de presupuestos ouno de plan de ventas para tener una lista de “cosas que es necesario hacer”. Nonecesariamente se tiene que empezar desde el principio se puede empezar desdedonde se encentre el proceso de planeación. Al evaluar el proceso actualresponde:¿Cumple con el contenido de su proceso actual de planeación?¿Se aplica su trabajo actual de planeación a nivel de la empresa?¿Cómo puede fortalecerse su proceso actual de planeación?La evaluación y la implantación de su proceso táctico le ayuda a: • Establecer donde se encuentra en estos momentos en su proceso de planeación • Establecer que adiciones o modificaciones se necesitan en el proceso • Definir que pretende lograr su empresa o unidad durante el siguiente año, cuando y como se hará • Implantar la porción de su plan estratégico del siguiente año • Obtener la participación activa de todas las personas que deben tienen un papel activo en el proceso • Establecer un proceso adecuado de revisión para garantizar la implantación de los planesLa planeación estratégica es visionaria y a largo plazo. La planeación táctica esespecífica y a corto plazo. Las dos deben coordinarse para garantizar un procesode planeación efectivo y productor de resultados. La clave para el éxito en elproceso estriba en obtener la participación activa y el compromiso de todos en laempresa.El propósito fundamental de la planeación no es producir planes sino resultados.