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Como fazer uma boa auditoria

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  • 1. COMO FAZER UMA BOA AUDITORIA
  • 2. Qualidade e Meio Ambiente ISO 19011 → Definições Processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de auditoria e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios de auditoria são atendidos. Auditoria
  • 3. BS 8800 Exame sistemático e independente, sempre que possível, para determinar se as atividades e os resultados correlatos estão de acordo com as disposições planejadas e se estas estão efetivamente implementadas e são adequadas para atingir a política e os objetivos da organização. Exame sistemático para determinar se as atividades e os resultados correlatos estão de acordo com as disposições planejadas e se estas estão efetivamente implementadas e são adequadas para atingir a política e os objetivos da organização OHSAS 18001 → Definições Auditoria
  • 4. Auditorias em Sistemas de Gestão Atividades Sistemáticas • Detectar vícios • Avaliar degradação Atividades Independentes • Não pertencer à área auditada • Ter mente aberta Critérios de auditorias adotados • Eficácia (“O que fazer”) • Eficiência (“Como fazer”) As Auditorias . . . • Verificam Conformidade • Avaliam controles (diferentes de inspeção) • Não possuem caráter punitivo • Constituem processo amostral
  • 5. Auditor - Pessoa com competência para realizar uma auditoria. Cliente da Auditoria - Organização ou pessoa que solicita uma auditoria. Auditado - Organização que está sendo auditada. Constatação de Auditoria - Resultados da avaliação de evidências de auditoria coletada e comparada com os critérios de auditoria. Evidência de Auditoria - Registros, apresentação de fatos ou outras informações pertinentes aos critérios de auditoria, e verificáveis. Critério de auditoria - Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos. IDÉIAS E CONCEITOS COMUNS PARA AS NORMAS ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 E BS 8800
  • 6. LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA ZELAR PELA QUALIFICAÇÃO DO GRUPO DISTRIBUIR TAREFAS DENTRO DO GRUPO PREPARAR, CONDUZIR, RELATAR, VERIFICAR UMA AUDITORIA CONDUZIR REUNIÕES DE ABERTURA, PARCIAIS E DE ENCERRAMENTO RESOLVER “IMPASSES CRÍTICOS” FAZER COM QUE A AUDITORIA ATINJA SEU OBJETIVO ATENDER TODAS AS ATRIBUIÇÕES DO AUDITOR AUDITOR  ZELAR PELA SUA QUALIFICAÇÃO  PERMANECER ATENTO E REPORTAR AS NÃO CONFORMIDADES  SER IMPARCIAL E OBJETIVO  ESCLARECER DÚVIDAS PERTINENTES E EVITAR DISPUTAS  MANTER A CONFIDENCIALIDADE E A ÉTICA ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA
  • 7. AUDITADO  COMUNICAR AO SEU PESSOAL SOBRE A AUDITORIA  COMPARECER AOS COMPROMISSOS COM O AUDITOR  DESIGNAR OS CANAIS DE COMUNICAÇÃO  FACILITAR O ACESSO ÀS FUNÇÕES, ÁREAS E INFORMAÇÕES PERTINENTES  PROVIDENCIAR AS AÇÕES CORRETIVAS / PREVENTIVAS CABÍVEIS CLIENTE DA AUDITORIA  DETERMINAR A NECESSIDADE E INICIAR A AUDITORIA  DESIGNAR AUDITORES E ESCOLHER / ACORDAR CRITÉRIOS DE AUDITORIA  DEFINIR O ACESSO AOS RESULTADOS (CONSENSO COM O UDITADO)  RECEBER OS RESULTADOS DA AUDITORIA E CONSENSAR AS AÇÕES CABÍVEIS ATRIBUIÇÕES DAS PARTES ENVOLVIDAS NA AUDITORIA
  • 8. Tipos de Auditoria → Finalidade Auditoria de adequação ou conformidade → Interação entre as partes Auditoria de primeira, segunda ou terceira partes → Objeto de auditoria Processo, produto ou sistema
  • 9. PLANEJAMENTO * ESCOPO * OBJETO * OCASIÃO * CRITÉRIOS DE AUDITORIA PREPARAÇÃO * ESTUDO DOS DADOS * LISTAS DE VERIFICAÇÃO * NOTIFICAÇÃO CONDUÇÃO * REUNIÃO DE ABERTURA * EXECUÇÃO * REUNIÃO DE ENCERRAMENTO RELATO * VERBAL * DOCUMENTADO AÇÃO PREVENTIVA / CORRETIVA * ÁREA AUDITADA * CONSENSO AVALIAÇÃO DA EFETIVIDADE * NOVA AUDITORIA * ENVIO DE DOCUMENTOS / REGISTROS AVALIAÇÃO DAS AUDITORIAS * GRUPO AUDITOR * AUDITADO SISTEMÁTICO Etapas das Auditorias
  • 10. ESCOPO  Definido pelo cliente da auditoria, com o apoio do auditor líder e consenso com auditado, considerando o objetivo da auditoria, tempo e recursos PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS OBJETIVO  Pode ser conformidade da documentação (auditoria de adequação) e/ou conformidade da implementação (auditoria de conformidade) CRITÉRIOS DE AUDITORIA  Definido pelo cliente da auditoria e confirmado pelo auditado
  • 11. GRUPO AUDITOR  Designado considerando-se Critérios de auditoria Tipo de organização e processos Capacidade de comunicação Requisitos legais aplicáveis OCASIÃO  Definida considerando-se Alterações no sistema de gestão Requisitos legais Ações corretivas e preventivas PLANEJAMENTO DAS AUDITORIAS
  • 12. ATIVIDADES A REALIZAR CONTATOS COM O AUDITADO * SOLICITAÇÃO DE DOCUMENTOS (CONFIDENCIALIDADE) * CONFIRMAÇÃO DOS PARÂME- TROS PLANEJADOS GRUPO AUDITOR * DISTRIBUIÇÃO DE TAREFAS PELO LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA * CONFECÇÃO DA AGENDA DA AUDITORIA * PREPARAÇÃO DOS DOCUMENTOS DE TRABALHO VISITAS ÀS INSTALAÇÕES * SE NECESSÁRIO E VIÁVEL Preparação para a Auditoria
  • 13. EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃOEXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO Lista de Verificação Área: Produção (PD) Responsável: Paulo Roberto Entrevistado: Pedro Data: 20/09/05 Auditor: João Marcos Pág.: 01/06 Referência Objeto de Auditoria Observações ISO 9001 / 6.3 e PRQ- 09, rev. 01, item 5.3. Verificar a definição dos equipamentos críticos de processo para a qualidade e aprovação do plano de manutenção. A definição não considera as utilidades (vapor e ar). O plano RQ-03 de 10/06/05 não está aprovado. ISO 14001 / 4.4.6 e PRA-06, rev. 03, item 3.2. Verificar a coerência entre os impactos ambientais significativos e os equi- pamentos que recebem manutenção preventiva e a aprovação e distribuição do plano de manutenção. OK OHSAS 18001 / 4.4.6 e PRS-10, rev. 00, itens 3.5 e 3.6. Verificar como está estabelecida a interface entre a análise de risco e os controles (medidas pró-ativas e rea-tivas) para a manutenção. Plano em modificação, não estando disponível a versão antiga (R-08 de 05/07/05).
  • 14. > ETAPAS NA CONDUÇÃO DE AUDITORIAS Reunião de abertura Visita às instalações Condução da auditoria Reuniões parciais com o auditado Reunião de encerramento CONDUÇÃO DAS AUDITORIAS
  • 15.  Apresentação dos auditores Nas auditorias internas, muitas vezes é dispensável REUNIÃO DE ABERTURA  Confirmação do panejamento Escopo, objetivo e critérios de auditoria  Confirmação da agenda Alterações devem ser feitas, se necessário  Confirmação dos arranjos administrativos Transporte, almoço, sala de reunião e etc.
  • 16.  Confirmação dos contatos Auditados e demais envolvidos Guia de auditoria REUNIÃO DE ABERTURA Interferir, se necessário Conhecer objeto e critérios de auditoria Não é auditado (a princípio)  Características principais Coordenada pelo auditor líder Rápida e objetiva Confirmação de parâmetros Esclarecimento de dúvidas
  • 17.  Visitar as instalações Se necessário, antes da condução da auditoria Apenas observar. Interferir em situações de risco CONDUÇÃO DA AUDITORIA  Coletar evidências por meio de Entrevistas, documentos, registros e observações de atividades  Realizar amostragem Aleatória e em quantidade “suficiente”  Utilizar documentos de trabalho Listas de verificação (diretriz) Realizar anotações necessárias e reportar eventuais não conformidades “na hora” (verbalmente, pelo menos)
  • 18.  Utilizar técnicas de rastreamento Direto (“trace forward”), inverso (“trace back”) e/ou aleatório (“trace random) CONDUÇÃO DA AUDITORIA  Interferir o mínimo possível Solicitar permissão  Gerenciar o tempo da auditoria Alterar agenda, se necessário, em comum acordo com o auditado
  • 19. Reuniões parciais com o auditado → Objetivo: consolidar os resultados da auditoria Envolver os auditados do dia (no mínimo) Realizá-la ao término do dia ou no início do dia seguinte > Facilita a reunião de encerramento > Reuniões semelhantes podem ser feitas apenas com auditores Reportar eventuais não conformidades ou observações
  • 20.  Reapresentação dos auditores Se necessário, quando estiverem presentes pessoas que não estavam na reunião de abertura REUNIÃO DE ENCERRAMENTO  Agradecimentos ao auditado Cooperação e tempo dedicado, por exemplo  Reconfirmação do planejamento Escopo, objetivo e critérios de auditoria  Reconfirmação da agenda Destacar eventuais alterações  Apresentação dos pontos de “maior preocupação” e “positivos” Resumidamente
  • 21.  Entrega dos relatórios individuais de não conformidade Se previsto no procedimento de auditoria ou outro procedimento. Caso contrário, acordar prazo. REUNIÃO DE ENCERRAMENTO  Esclarecimento de dúvidas, Se existirem  Características principais Coordenada pelo auditor líder Rápida e objetiva Confirmação de parâmetros Esclarecimento de dúvidas
  • 22. * CARACTERÍSTICAS PRINCIPAIS CONFIDENCIALIDADE PRAZO DE ENTREGA DO RELATÓRIO: O MAIS RÁPIDO POSSÍVEL * RELATO VERBAL AO CONSTATAR UMA NÃO CONFORMIDADE DURANTE A EXECUÇÃO DA AUDITORIA AO REALIZAR REUNIÕES PARCIAIS COM O AUDITADO AO REALIZAR A REUNIÃO DE ENCERRAMENTO * RELATO DOCUMENTADO NÃO CONFORMIDADES REAIS E /OU POTENCIAIS CONCLUSÃO FINAL RELATÓRIOS ENTREGUES AO AUDITADO INDIVIDUAIS DE NÃO CONFORMIDADES REAIS OU POTENCIAIS GERENCIAL COM CONCLUSÃO FINAL RELATO DE AUDITORIA
  • 23. Data: / / Padrão: Item / Procedimento: Nº: Auditor/Emitente: Auditado: 1 Constatação: Dimensão: Qualidade Meio Ambiente SSO 2 Pertinente? Sim Comentários: Não 3 Análise Severidade Menor Maior F Esporádica Negligível Marginal r e Sistemática Importante Catastrófica q Disposição: 4 Causa Raiz: Responsável: Data: / / 6 Ação Corretiva: Responsável: Data: / / 7 Acompanhamento: Responsável: Data: / / 8 Ação Corretiva Eficaz? Sim Não Evidências: Responsável: Data: / / 9 Procedimento modificado? Sim Não Procedimento Alterado: Modificações: Relatório Individual de NC
  • 24. NÃO CONFORMIDADES POTENCIAISREAIS AÇÃO CORRETIVA AÇÃO PREVENTIVA AUDITADO AUDITOR Ações Corretivas e Preventivas nas Auditorias > Identificar a causa > Propor solução > Implementar solução > Avaliar efetividade
  • 25. * RESPONSÁVEL LÍDER DE EQUIPE DA AUDITORIA OU AUDITOR DESIGNADO * FORMA DE AVALIAÇÃO NOVA AUDITORIA ENVIO DE DOCUMENTOS AO AUDITOR OU LÍDER ENVIO DE REGISTROS AO AUDITOR OU LÍDER PRÓXIMA AUDITORIA * FORMA DE DOCUMENTAÇÃO RELATÓRIO INDIVIDUAL DE NÃO CONFORMIDADE RELATÓRIO GERENCIAL (CONCLUSÕES) Avaliação da efetividade das ações preventiva e corretiva
  • 26. •Formação acadêmica, superior ou técnica, apropriada à atividade, produto ou serviço associado ao sistema de gestão. •Registros profissionais e/ou outros requisitos exigidos pela organização ou entidade auditora (por exemplo, CREA, CRA etc). •Formação específica em técnicas e mecanismos de auditoria e/ou certificação como auditor por entidade específica ou conforme a necessidade. •Conhecimento de estilos, tipos e fundamentos de gerenciamento utilizados. •Conhecimento e aplicação de um código de ética ou outras diretrizes específicas. •Conhecimento de disciplinas contábeis e sistemas de custeio •Conhecimento de técnicas de planejamento e investigação e resolução de problemas. •Experiência em todas as etapas do processo de auditoria. •Conhecimento de técnicas estatísticas de uma maneira geral, particularizada para cada sistema de gestão. •Conhecimento da cultura da organização, o que abrange as suas estratégias de negócios, seus hábitos, comportamentos, atitudes e crenças, particularmente o tratamento dado ao conflito entre o compromisso com a melhoria contínua o real interesse, necessidade e/ou a exequibilidade de melhoria. •Conhecimento da teoria da crise gerencial e de sua inter-relação com o intercruzamento de fatores como custos, comprometimento, estrutura e disciplina organizacional, contingências, paradigmas, poder, status, comunicação, tempo e recursos. •Conhecimento e capacidade de discernimento para verificar a consistência entre a política, os objetivos, as metas e o conteúdo do programa documental que constitui os sistema. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES REQUISITOS BÁSICOS
  • 27. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO DA QUALIDADE - ISO 19011 e outras referências - •Conhecimento das normas aplicáveis ao sistema de gestão da qualidade (ISO 9001, por exemplo), bem como outras normas pertinentes (ASTM, SAE, JIS, DIN, ABNT e etc). •Conhecimento de técnicas específicas de custeio da qualidade. •Conhecimento de técnicas estatísticas aplicáveis a inspeções por amostragem, projetos de experimentos, confiabilidade, controle estatístico de processo e outros tópicos aplicáveis da estatística descritiva e inferencial. •Certificações de engenheiro da qualidade, auditor da qualidade, engenheiro da confiabilidade, gestor da qualidade e outras que possam ser necessárias, dependendo da organização ou entidade auditora. •Conhecimento de técnicas de gerenciamento de projetos (PERT e CPM, por exemplo) e ferramentas preventivas de projeto (FMEA e FMECA, por exemplo). •Conhecimento de legislação associada a requisitos específicos da qualidade e aplicáveis à atividade, produto ou serviço submetido à auditoria. •Conhecimento de técnicas modernas destinadas à melhoria da produtividade, tais como Kan Ban, JIST e TPM dentre outras.
  • 28. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL - ISO 19011 e outras referências - •Conhecimento da ciência e tecnologia ambiental para compreender o levantamento de aspectos e impactos ambientais e a respectiva consolidação dos mesmos em objetivos e metas; •Conhecimento de legislações e regulamentos, o que inclui, dentre outros, condições de licenças, limites estatutários, resultados de visitas de autoridades reguladoras, mudanças potenciais na legislação, compensações, reclamações e processos judiciais. •Conhecimento de sistemas de gestão ambientais e de normas contra as quais as auditorias podem ser realizadas, tais como ISO 14001; e •Conhecimento de como avaliar resultados de balanços de massa, de energia e de momento, o que implica coerência do modelo adotado e justeza e fidelidade desses resultados em relação ao mundo real. •Visão de partes interessadas, o que abrange, dentre outros, os registros de reclamações, pesquisas de mercado e de satisfação, meios de comunicação para reporte e auditorias extrínsecas destas partes na organização. •Análises de riscos inferenciais e dedutivas que correlacionem causas aos efeitos conectados e avaliem a criticidade ou significância destes efeitos em relação à magnitude ou seriedade das consequências de ocorrência e à probabilidade de ocorrência, ou de outro modo que classifiquem tais efeitos em relação à sua torelabilidade em relação a limites pré-estabelecidos. •Conhecimento de fatores tecnológicos, o que significa, dentre outros, níveis de pico, toxidade, sensibilidade de receptores, taxa de degradação, solubilidade, volatilidade, poder de absorção, hidrólise e fotólise, reações secundárias, bioacumulação e microbiologia.
  • 29. QUALIFICAÇÃO TÉCNICA DOS AUDITORES SISTEMA DE GESTÃO BS 8800/OHSAS 18001 •Conhecimento da ciência da ergonomia e da engenharia de fatores humanos, particularmente da avaliação da habilidade de vigilância humana em condições de "stress" variável, de cansaço face a situações de tarefas simplórias e repetitivas, bem como dos efeitos das condições ambientais de ruído, vibração, odor, poeira, temperatura e outras. •Conhecimento e capacitação para interpretar análises de risco e/ou de situações de perigo no campo da segurança e da saúde ocupacional, com ou sem a inclusão de avaliação probabilística e de criticidade formais •Conhecimento e capacitação para interpretar a legislação, os regulamentos, as normas e/ou os acordos formais aos quais a organização auditada se subscreve ou deve se submeter no campo da segurança e da saúde ocupacional. •Conhecimento para avaliar fatores econômicos que impactam recursos, ganhos e perdas realizadas pelo sistema. •Conhecimento e capacitação para verificar os meios tecnológicos e os resultados de medição da saúde e de proteção da integridade ser humano, do meio ambiente próximo e das instalações, bem como para avaliar os efeitos ambientais e de níveis operacionais, inclusive de tempo de trabalho e de exposição, sobre a saúde e sobre a integridade física do ser humano e das instalações. •Conhecimento e capacidade de conduta para limitar o reporte da auditoria no nível da organização caso detecte-se desobediência à legislação, regulamentos, normas ou acordos, mantendo ou cancelando a auditoria de acordo com as prescrições de normas que regem o desempenho da auditoria em curso.
  • 30. PERFIL DE PERSONALIDADE DOS AUDITORES CARACTERÍSTICAS BÁSICAS - SISTEMA GENÉRICO •Boas maneiras para se dirigir às pessoas e expor suas idéias, afinal o auditor está conduzindo a auditoria na "casa do auditado". •Integridade, tratando as informações com a devida confidencialidade e respeitando o auditado e habilidade para comunicação verbal, escrita e física, bem como para perceber e entender o contexto dentro do qual a auditoria está sendo conduzida. •Habilidade para saber ouvir, com paciência e real interesse, e para se expressar demostrando confiança, segurança e conhecimento e humildade, para aprender junto com o auditado conhecimentos técnicos e experiência no trato das pessoas. •Independência de idéias e de espírito, isento de paradigmas e pré-julgamentos que possam comprometer a imparcialidade do auditor, sendo capaz de distinguir entre asserção e avaliação. •Organização na forma de questionar, utilizar os documentos de trabalho e se comunicar com o auditado e liderança, se auditor líder, e capacidade de trabalhar em grupo, respeitando cada membro da equipe. •Persistente, curioso e determinado na investigação e julgamento justo, habilidades analíticas e tenacidade, para (i) perceber situações de forma realista; (ii) entender operações complexas a partir de uma perspectiva ampla; e (iii) compreender o papel de unidades individuais dentro de uma organização •Capacidade de obter e avaliar evidência objetiva com justiça; de permanecer fiel ao propósito da auditoria; de avaliar os efeitos das conclusões da auditoria e das interações pessoais •Dedicação e suporte ao processo de auditoria; reação efetiva em situações de pressão; conclusões geralmente aceitáveis; e fidelidade a uma conclusão
  • 31. Desafios do Auditor • Primeiro desafio → Lidar com pessoas Acrescida de respeito: harmonia, transparência e ganhos mútuos Estabelecer confiança Acrescida de credibilidade: reconhecimento da competência (treinamento e experiência)• Segundo desafio → Distinguir entre avaliação e asserção Integridade, imparcialidade, objetividade e profissionalismo Exige do auditor Capacidade de distinguir julgamentos de fatos “O tempo está nublado”“O tempo está ruim”
  • 32. A comunicação na auditoria .... • Qualificação inicial do auditado: → Chame-o pelo nome Converse sobre assunto comum; observe canais de comunicação e busque a empatia → Quebre o “gelo” inicial Exemplo: “O auditor é apresentado ao auditado, gerente da área. Depois de apresentado, faz o seguinte questionamento: - Qual a sua opinião sobre o processo de auditoria interna para preparar o sistema da qualidade para a auditoria de certificação?” - Eu vejo todo este trabalho como uma forma objetiva e transparente de conseguirmos melhorias significativas em nossas atividades rotineiras. - E vocês já conseguiram muitas melhorias? - Sim, claro. Veja este quadro com os principais indicadores da qualidade...”
  • 33. A comunicação na auditoria .... • Ouça o auditado: → Conduza o diálogo “O que”, “Quando”, “Como”, “Onde” e “Por que” (observe a hierarquia) → Não demonstre sinais de impaciência ou distração → Faça perguntas do tipo “aberta” “Mostre-me” Obter respostas “Sim” ou “Não” → Faça perguntas do tipo “fechadas” Fornecer alternativas no questionamento → Faça perguntas do tipo “alternativas” Lembrar que o auditor é visita e que deve “relaxar” o auditado → Considere a ansiedade do auditado Comunicação
  • 34. Situações típicas de auditoria .... • O auditado .... → Fala demais, desviando o assunto → É resistente → Discorda das eventuais não conformidades → Prepara “balão fixo” → Chega atrasado → Solicita sugestões • E durante a auditoria .... → O tempo planejado é insuficiente → O fato gera dúvida ao auditor quanto à existência de uma não conformidade → A independência do auditor é “ameaçada” → Outras pessoas tentam “ajudar” o auditado