Gestión de proyectos leer fin de semana
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Gestión de proyectos leer fin de semana Gestión de proyectos leer fin de semana Document Transcript

  • Gestión de proyectos<br />Formulación de la idea del proyecto<br />ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO<br />Definición de proyecto:<br />• Conjunto de antecedentes que permiten juzgar cualitativa y<br />cuantitativamente las ventajas y desventajas que presenta la<br />asignación de recursos a una determinada iniciativa.<br />• Conjunto coherente e integral de actividades orientadas al logro de<br />objetivos, a partir de unos recursos disponibles.<br />• Propuesta ordenada de acciones que pretende la solución o<br />reducción de la magnitud de un problema que afecta a un individuo<br />o a un grupo, en la que se plantea el tamaño, características, tipos y<br />períodos de los recursos requeridos, dentro de las limitaciones<br />técnicas, sociales, económicas y políticas en las que se<br />desenvolverá.<br />• Modelo de emprendimiento a ser realizado con las precisiones de<br />recursos, tiempo de ejecución y resultados esperados.<br />La elaboración de un proyecto consiste esencialmente en organizar un<br />conjunto de acciones y actividades a realizar, que implican el uso y<br />aplicación de recursos humanos, financieros y técnicos en una<br />determinada área o sector, con el fin de lograr ciertas metas u objetivos.<br />Quien realiza el proceso de formulación organiza las ideas de una manera<br />lógica, precisa los objetivos que puede alcanzar con su acción y concreta<br />las actividades específicas que necesita realizar.<br />Formular un proyecto no se limita a llenar un formulario, es ante todo un<br />proceso creativo.<br />Pautas o criterios para la elaboración de proyectos<br />Las principales pautas o criterios para la elaboración de proyectos suelen<br />ser consideradas de la siguiente manera:<br />Objetividad: Hace referencia a la necesidad de estudiar los hechos sin<br />aferrarse a opiniones o juicios preconcebidos, con disposición a<br />abandonar cualquier posición que la realidad muestre como falsa,<br />inadecuada o insatisfecha. Cabe aquí mencionar un principio de realidad<br />resumido en el siguiente aforismo: lo que se dice alguien lo dice, lo que<br />Gestión de proyectos<br />Formulación de la idea del proyecto<br />se hace alguien lo hace.<br />Claridad: Todo proyecto debe definir claramente lo que quiere lograr,<br />reflejando, de igual forma, las motivaciones y las aspiraciones de los<br />grupos involucrados. Es preciso determinar dónde, cuándo y cómo se<br />pretende hacer lo que se propone.<br />Principio de realidad: No tiene sentido establecer objetivos óptimos, pero<br />de cumplimiento improbable. Siempre hay que adecuar lo deseable a lo<br />posible, y lo posible de cada circunstancia debe usarse para hacer<br />realidad lo probable y lo deseable.<br />Flexibilidad: En la aplicación de un plan, programa o proyecto, las<br />situaciones coyunturales (permanentemente cambiantes) exigen un<br />constante reajuste o corrección de lo propuesto. La flexibilidad consiste en<br />planear un margen operativo para situaciones cambiantes o<br />emergentes, en las que es necesario efectuar acciones rápidas o producir<br />algunos cambios de dirección.<br />Importancia de un proyecto:<br />• Posibilita la identificación, análisis y selección de alternativas de<br />solución adecuadas a necesidades o problemas específicos.<br />• Puede determinar la viabilidad y la factibilidad que tiene una alternativa<br />de solución para atender una oportunidad o necesidad determinada.<br />• Permite demostrar las bondades de la alternativa de solución ante<br />inversionistas, organismos de crédito y financiamiento, instituciones de<br />fomento, fundaciones para el desarrollo de determinadas actividades, y<br />en general, ante aquellas entidades y personas que puedan financiarlo.<br />• Aporta a la toma de decisiones, al recomendar la solución técnica más<br />adecuada e indicar los resultados que se esperan obtener con su<br />implementación y operación.<br />Ciclos de un proyecto:<br />1. PREINVERSION: Corresponde a todos los estudios que se precisan<br />adelantar antes de tomar la decisión formal de canalizar o no recursos<br />hacia algún objetivo particular. Incluye los procesos de:<br />1.1 Identificación: Explicación de los aspectos principales de la<br />necesidad u oportunidad y el planteamiento de las posibles<br />alternativas de solución.<br />Gestión de proyectos<br />Formulación de la idea del proyecto<br />1.2 Selección: Elección de él o los proyectos que maximizan los<br />beneficios, teniendo en cuenta las restricciones de capital y, desde<br />luego, la magnitud del riesgo.<br />1.3 Formulación: Permite clarificar los objetivos del proyecto y analizar<br />en detalle las partes que lo componen. En este nivel encontramos las<br />siguientes etapas:<br />1.3.1 Etapa de idea: Tiene por objetivo clarificar una opción que se<br />presenta entre muchas, para atender una necesidad, una carencia,<br />un problema o aprovechar una oportunidad, teniendo en cuenta los<br />aspectos económicos, técnicos, institucionales, ambientales,<br />sociales y financieros.<br />Pasos para la generación de ideas de proyectos:<br />• Elaborar un buen diagnóstico (existencia de necesidades no<br />satisfechas o parcialmente satisfechas, disponibilidad de recursos<br />naturales, conocimiento de las características sociales y culturales de<br />la población, disponibilidad de servicios y vías de comunicación,<br />procesos productivos eficientes, políticas gubernamentales positivas,<br />avances tecnológicos, presencia de conflictos sociales etc.)<br />• Ser creativo e innovador (factor fundamental en la generación de<br />ideas).<br />• Plantear una serie de interrogantes como: ¿Cuál es la principal<br />actividad económica de la zona? ¿Qué número de personas se<br />beneficiarán directa e indirectamente? ¿Qué servicios se prestarán y<br />cuál es la calidad de los mismos?, ¿Existe suficiente disponibilidad de<br />recursos humanos y físicos en la zona? ¿Cuál es el nivel de ingreso de<br />la población? ¿Cuál es la situación de empleo de la región?, etc.<br />1.3.2 Etapa de perfil: Aquí se realiza un análisis profundo de la<br />necesidad u oportunidad a partir de información, obtenida<br />principalmente de fuentes secundarias. Para este análisis:<br />• Se preparan soluciones elaboradas.<br />• Se definen objetivos.<br />• Se contrasta el producto o servicio frente a la población objeto<br />(caracterización del mercado).<br />Gestión de proyectos<br />Formulación de la idea del proyecto<br />• Se determina la viabilidad técnica, la cual debe contener las posibles<br />localizaciones, el tamaño, el proceso productivo y los modelos<br />organizacionales para la instalación y operación.<br />• Se realiza una aproximación global al monto de las inversiones<br />requeridas, determinando los costos e ingresos que faciliten la<br />estimación preliminar, (“flujos de caja”), a los cuales se les pueda<br />aplicar ciertos indicadores de rentabilidad que permitan calificar, en<br />principio, las ventajas o limitantes del proyecto.<br />• Se determina en qué áreas se debe profundizar el estudio, de modo<br />que se puedan aclarar aquellos aspectos que están confusos o tener<br />mayor seguridad en su estimación. En este punto se puede abandonar<br />la idea en forma definitiva, aplazar la decisión, o pasar directamente al<br />diseño definitivo o ejecución, si no hay duda sobre las ventajas<br />(financieras, sociales o económicas).<br />1.3.3 Prefactibilidad: Tiene por objeto depurar, con mayor detalle, los<br />aspectos de análisis del mercado, técnicos, financieros,<br />institucionales, administrativos (legales y organizacionales) y<br />ambientales. Para esto se acude, si es necesario, a información<br />primaria para algunas variables relevantes y que requieren un nivel<br />de certeza alto, de modo que se pueda concluir cuál es la mejor<br />alternativa y pasar, si se requiere, a la etapa de factibilidad o al<br />diseño definitivo para su ejecución. En muchos casos los estudios<br />preliminares y los de prefactibilidad se integran en uno solo, o se<br />utilizan como instrumento de negociación con entidades de<br />financiamiento e inversionistas.<br />Tenga en cuenta que:<br />En el estudio de prefactibilidad es importante incluir el análisis de<br />sensibilidad que permita observar el comportamiento del proyecto ante<br />cambios en las variables más relevantes.<br />1.3.4 Factibilidad: Busca reducir al máximo la incertidumbre asociada<br />con la realización del proyecto y obtener mejores y más confiables<br />soportes a los indicadores de evaluación. La decisión de iniciar esta<br />etapa es de la alta gerencia, pues implica altos gastos financieros,<br />inversión de tiempo y, en algunos casos, costos políticos y de<br />oportunidad. En este estudio solamente se evalúa una alternativa, la<br />cual puede pasar al rechazo del proyecto, a su mejoramiento<br />tomando las recomendaciones de los expertos, o al diseño técnico<br />definitivo para su ejecución.<br />Gestión de proyectos<br />Formulación de la idea del proyecto<br />1.3.5 Diseño definitivo: Esta etapa se aplica especialmente a proyectos<br />de alta complejidad y que exigen unas grandes inversiones. Aquí se<br />define con claridad cuál será el ente administrativo y gerencial que<br />asumirá la responsabilidad de su ejecución y se seleccionan los<br />servicios de ingeniería requeridos y los servicios complementarios<br />(interventoría, auditoría contable, asesoría jurídica, licitaciones etc.)<br />2. INVERSIÓN O EJECUCIÓN O IMPLEMENTACIÓN: Inicia en el<br />momento en que se toma la decisión de ejecutar el proyecto y termina<br />cuando finaliza la ejecución, y la empresa o negocio queda listo para<br />iniciar operaciones. En esta etapa se distinguen dos momentos que son la<br />consecución de la autorización y financiamiento (legalización de la<br />empresa, permisos y licencias) y la de ejecución propiamente.<br />La ejecución es básicamente una etapa de movilización de recursos<br />humanos, financieros y físicos con el propósito de garantizar los medios<br />idóneos para el cumplimiento posterior del objetivo social de la empresa.<br />Este ciclo es responsabilidad de la gerencia de proyectos, la cual debe<br />planear, ejecutar, controlar y revisar.<br />En esta fase las etapas son:<br />• Diseño definitivo del proyecto (para proyectos complejos y de grandes<br />inversiones).<br />• Adquisición e instalación de maquinaria, equipos, muebles e<br />inmuebles.<br />• Realización de obras físicas como construcciones, adecuaciones y<br />obras complementarias.<br />• Adquisición de las materias primas.<br />• Desarrollo procesos productivos.<br />• Programas de capacitación del personal responsable.<br />En resumen, en esta fase se realizan las inversiones y desembolsos que<br />permitan la ejecución de las acciones programadas en el proyecto.<br />Gestión de proyectos<br />Formulación de la idea del proyecto<br />3. CONSTRUCCIÓN: Hace parte de la fase de ejecución. Aquí se<br />adquieren los muebles e inmuebles, se realizan las construcciones,<br />adecuaciones y obras complementarias; se compran y montan los equipos<br />y maquinaria, y se hacen las pruebas necesarias para poner a punto de<br />operación.<br />4. OPERACIÓN: Comprende dos etapas que pueden generarse de forma<br />simultánea: La producción y la comercialización.<br />En este ciclo los recursos humanos, técnicos y administrativos son<br />orientados hacia la producción de un bien o prestación de un servicio, que<br />constituye el objeto social de la empresa y se realizan de forma<br />permanente las actividades de aprovisionamiento de materias primas e<br />insumos, como la utilización de mano de obra, la comercialización y las<br />actividades de tipo administrativo. Representa el ciclo típico de la acción<br />administrativa: planeación, acción y control.<br />5. EVALUACIÓN EX – POST: En este ciclo se analizan los resultados de<br />cada etapa del proyecto a partir de indicadores de costos, cumplimiento y<br />eficiencia. Este análisis permite mejorar la formulación de proyectos<br />futuros. Los indicadores usados en este ciclo son:<br />• Indicador de costos (IC) = Gastos reales / Gastos estimados<br />• Indicador de cumplimiento = Plazo real / Plazo estimado<br />• Indicador de eficiencia = VAN ex-post / VPN ex-ante<br />6. LIQUIDACIÓN: Es el corte que se hace a un proyecto para poder<br />evaluarlo. No significa necesariamente que ahí se termina y se cierra la<br />planta o empresa, pues para la realización de esta fase es importante<br />hacerse la siguiente pregunta ¿Al cabo de cuánto tiempo es conveniente<br />cambiar o terminar el proyecto?, por lo que es importante definir en cada<br />una de las fases su duración y, de esta manera, determinar si se ha<br />planeado bien su ejecución. Ejemplo de estas fases es:<br />Situación: Adquisición de un vehículo de servicio público de transporte<br />urbano.<br />Fase preoperativa = 6 meses: Corresponde a todas las actividades de<br />análisis, consulta, observación y, en general, de conocimiento de todo lo<br />que tiene que ver con las acciones antes de poner el vehículo en<br />operación.<br />Gestión de proyectos<br />Formulación de la idea del proyecto<br />Fase operativa = 5 años: Se inicia cuando el bien o servicio entra a<br />prestar el servicio. En este caso o se comienza a comercializar el bien, y<br />se identifica fácilmente por qué se comienzan a recibir unos ingresos (por<br />cobro de una tarifa), pero también se incurren en unos costos y gastos<br />indispensables para el funcionamiento.<br />Fase de liquidación = 6 meses: Es el corte que se hace al proyecto para<br />evaluar las bondades en un determinado período. En el caso propuesto se<br />recomienda hacer esta evaluación a los cinco años, teniendo en cuenta el<br />desgaste del vehículo, y la necesidad de buscar otras alternativas de<br />mejoramiento del mismo o cambiar definitivamente de actividad.<br />TIPOS DE PROYECTOS<br />Los proyectos se pueden tipificar de acuerdo con las características de los<br />bienes que se elaboran, los servicios que se prestan y los beneficios que<br />aportan.<br />Proyectos sociales<br />Un proyecto tiene carácter social cuando su implementación y operación no depende necesariamente de la capacidad de pago de los consumidores o usuarios potenciales, ni de los rendimientos financieros sobre los dineros invertidos.<br />Ejemplo: proyectos de salud, educación, etc.<br />Proyectos de infraestructura<br />Estos proyectos tienen como fin poner en operación una determinada capacidad transformadora de insumos, con el fin de producir bienes con destino a atender necesidades de consumo.<br />Ejemplo: proyectos<br />de transformación industrial, de producción agrícola o agroindustrial empresarial Capitalista, de explotación minera, etc.<br />Proyectos productivos<br />Tiene como propósito fundamental crear condiciones que faciliten e impulsen el desarrollo económico. El producto del proyecto sirve de instrumento para que las comunidades y los agentes económicos desencadenen actividades productivas que mejoren sus ingresos y<br />condiciones de vida, y propicien efectos económicos hacia otros grupos sociales.<br />Ejemplo: carreteras, centrales eléctricas, etc.<br />Gestión de proyectos<br />Formulación de la idea del proyecto<br />Proyectos al interior de la empresa<br />• Creación de nuevos producto (tecnológicos)<br />• Ampliación o mejoramiento (ampliación capacidad productiva)<br />