SharePoint Revisionssicherheit
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  • 1. Revisionssichere Prozesse auf Basis von SharePoint
    Enterprise Content Services für Microsoft Technologien
    Florian Laumer
    Technical Sales Manager
    d.velop AG / ecspand
    florian.laumer@ecspand.de
    www.ecspand.de
  • 2. Sind wir denn „Compliant und revisionssicher“ ?!?!
  • 3. Sind wir denn „Compliant und revisionssicher“ ?!?!
  • 4. EURO SOX
    e-Discovery
    AO
    Sarbanes-OxleyAct
    GDPDU
    Basel II
    8. EU-Richtlinie
    HIPAA
    FSG, Federal SentencingGuidelines
    GOBS
    HGB
    EHUG
  • 5. Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Compliance“?
    Übereinstimmung mit und Erfüllung von gesetzlichen und regulativen Vorgaben.
    Alle Gesetze und Regeln der Papierwelt gelten auch in der elektronischen Welt.
  • 6. ECM Hersteller können und dürfen keine Rechtsberatung im Einzelfall durchführen
    Schon allein deshalb nicht, weil derartige Aufgaben per Gesetz den Rechtsanwälten, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern vorbehalten sind (Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) beachten ab Mitte 2008).
    Zu vielen rechtlichen Fragen gibt es auch im Juristenkreisen unterschiedliche Auffassungen.
    Nicht zuletzt unterliegen die Gesetze, ihre Auslegung und die Rechtsprechung einem stetigen Wandel, gerade auch als Reaktion auf den rasanten technischen Fortschritt.
    Zur Absicherung konkreter Entscheidungen sind in einzelnen Projekten auf jeden Fall die Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer des jeweiligen Anwenders hinzuzuziehen.
    ECM- Produkte erfüllen diese steuer- und handelsrechtlichen Bestimmungen von der technischen Seite her; für den gesetzeskonformen organisatorischen Betrieb ist der Anwender verantwortlich.
  • 7. SharePoint und Revisionssicherheit
    Revisionssicherheit nach HGB, GoBS:
    Ordnungsmäßigkeit
    Vollständigkeit
    Sicherheit des Gesamtverfahrens
    Schutz vor Veränderung und Verfälschung
    Sicherung vor Verlust
    Nutzung nur durch Berechtigte
    Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
    Dokumentation des Verfahrens
    http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit
  • 8. MOSS 2007 Receives U.S. Department of Defense 5015.2 Certification
    http://www.microsoft.com/presspass/press/2007/may07/05-29SharePointDoDPR.mspx
    Der SharePoint Server ermöglicht revisionssicheres Content Management.
    Revisionssicherheit ist nicht nur eine Technologiefrage, sondern betrifft den gesamten Prozess.
  • 9. Führender Anbieter für integrale ECM Plattformen
    Seit 17 Jahren am Markt durch eigenes Wachstum
    220 Mitarbeiter, 330 Experten im d.velop competence network
    Partnerschaften mit den führendsten IT Playern
    Bietet mit der Marke ecspand hervorragende Zusatzkomponenten für den SharePoint
    d.velop AG / ecspand
  • 10. ecspand erweitert den SharePoint Server zu einem vollständigen ECM / EIM System
  • 11. Enterprise Content Services für SharePoint
  • 12. ecspand Service Integration
    Scannen
    • EAI-Connector zur Integration in unterschiedlichste Systeme
    • 13. Integration der SharePoint-Recherche
    • 14. Datenimport aus div. Applikationen
    • 15. Archivierung von Dateien und Objekten
  • ecspand Service Integration
  • 16. ecspand Service Integration
  • 17. ecspand Service Integration / EAI
  • 18. ecspandImage Service (Viewing) und Rendition
    Formatkonvertierung in normierte Formate (z.B. PDF/A )
    Gesamtübersicht durch Mehrfachansichten und prozessbezogene Visualisierung
    Annotationen für Dokumente inkl. Rechtevergabe
    Voransichten (Thumbnails)
  • 19. ecspand Service Imaging
  • 20. ecspand Service Imaging
  • 21. ecspand Service Rendition
    SnapShotRendition!!!
  • 22. Architektur ecspand Service Rendition
  • 23. Flexible Konfiguration von prozessspezifischen Aktenplänen
    Verknüpfung von importierten Elementen einer Dokumentenbibliothek in die Akten (SharePoint-Listen)
    Vererbung von Metadaten zwischen Dokumenten und Listeinträgen
    Webparts zur prozessbezogenen Visualisierung auf Basis der Akten
    Zusammenfassung von Dokumenten aus unterschiedlichen Bibliotheken und Sites in einer Ansicht
    Zielgenaues Finden von Informationen durch detailierte Suche innerhalb des Aktenplans
    ecspand Records Organizer (Aktenplan)
  • 24. ecspand Records Organizer (Aktenplan)
  • 25. ecspand Records Organizer (Aktenplan)
  • 26. d.cas
    Interaktive Archivierung von SharePoint-Objekten
    Regelbasierte Archivierung von SharePoint-Objekten
    Universelle Archivierungsmöglichkeiten: Kopieren, Link
    Direkt auf eine revisionssichere Plattform
    Unterstützung unterschiedlichster zertifizierter Compliance-Plattformen (NetApp, IBM, Centera, d.cas)
    ecspand Service Compliance
  • 27. KPMG Zertifikat ecspand Storage Manager
    http://www.kpmg.de/bescheinigung/dvelopAG/storage_manager.html
    http://www.kpmg.de/bescheinigung/dvelopAG/storage_manager_cas.html
  • 28. ecspand Service Compliance
  • 29. ecspand Service Compliance
  • 30. ecspandCrawler
  • 31. Architektur ECSpand Service Compliance
  • 32. Topologie
  • 33. Die revisionssichere Archivierung mit ecspand erfolgt OHNE zusätzlichen Dokumentenserver oder klassischen Archivserver!
    Der SharePoint Server bleibt mit ecspand das führende und verwaltende System! Einem ganzheitlichen Informationsmanagemenet (EIM) steht somit nichts mehr im Wege!
    ecspand bietet eine gesamte Prozessbetrachtung.
    Die Herausforderung Revisionssicherheit mit SharePoint wird durch ecspand vollumfänglich gelöst.
  • 34. Ois klar und Compliant?