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  • 1. ecspand Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePointFlorian Laumer (int. Technical Sales Manager) florian.laumer@ecspand.de
  • 2.
  • 3.
  • 4.
  • 5. Kunde Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG
    Branche Verlagswesen
    Mitarbeiter weltweit ca. 2000
    Key Facts: 800 Anwender, 50000 Rechnungen/Jahr, SAP
  • 6. Ausgangssituation
    Situation
    ca. 500 Eingangsrechnungen pro Tag
    Viel Aufwand, wenig Transparenz
    Ablauf
    Manueller Freigabeprozess (papierbasiert)
    kein Automatismus, keine digitale Unterstützung
    Technologie
    SAP
    SharePoint Server
  • 7. Ziel
    Situation
    Erhöhung der Transparenz durch Recherche aus SAP und SharePoint
    Erhöhung der Effizienz durch intelligente Workflowsteuerung
    Ablauf
    Scannen mit autom. Klassifizierung und Extraktion
    Autom. Workflow mit Prüf- & Freigabeprozessen
    Technologie
    Integration von SAP und SharePoint
    ecspand SAP Classifier und Nintex Workflow
  • 8. Die Lösung mit ecspand
    Phase I
    SAP Integration, Scannen von Altbelegen
    Archivierung von bestehenden Belegen aus SAP
    Phase II
    Scannen mit autom. Klassifizierung
    ecspand SAP Classifier (Cockpit, Verbuchung der Rechnungen)
    Phase III
    Workflow
  • 9. Scannen mit autom. Klassifizierung
    Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung
    Sichtprüfung
    Eingabe / Workflowinformationen
    Übergabe an SAP und SharePoint
  • 10. Integration mit SAP inkl. Verbuchung
    ecspand.linkforarchive link
    (autom. Archivierung, Standardkomponente / zert. Schnittstelle)
    ecspand SAP classifier
    (Cockpit, Report, Erfassung und Buchung, etc.)
  • 11. Integration mit SAP inkl. Verbuchung
    Datenaustausch / Workflow
    Initiale Datenübergabe an SharePoint bei Workflowstart
    Statusupdate aus dem Workflow an SAP
    Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in SAP
  • 12. Eingangsrechnungsworkflow
    Workflow basiert auf Nintex
    Grundlegend in 4 + 2 Schritten
    Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe
    Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage
  • 13. Eingangsrechnungsworkflow
    Verschiedene Workflowtypen
    Nur bestimmte Prozessschritte involvieren (gezielte Steuerung)
    Gezielte Personen involvieren
    Definierbare Verantwortlichkeiten
    Verantwortlicher, Vertreter (Gruppenbasiert)
    z.B. Kostenstellen-basiert
    Maske ergonomisch gestaltet
    Wertelisten
    Logikprüfungen
  • 14. Eingangsrechnungsworkflow
  • 15. Fazit
    • Anbindung von Scan- und Klassifizierungsverfahren
    • 16. Validierung gegen SAP Stammdaten
    • 17. Integration von SAP
    • 18. ecspand SAP classifier als Cockpit in SAP
    • 19. Datenaustausch Workflow / SAP
    • 20. Buchung in SAP
    • 21. Workflow als Prozessschicht
    • 22. Gezielte Workflowsteuerung möglich
    • 23. Aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske
    • 24. Prüf- und Freigabeprozesse
  • ecspand in der Praxis
    Optimale Lösungen für Kunden- und Projektanforderungen
    ecspand kann unterschiedlichste Anforderungen abdecken
    ecspand integriert sich nahtlos in Kundenumgebungen
    Produktivität & Effizienz
    kann sich in jedem Projekt anders äußern
    ecspand hat die Mittel dazu optimale Lösungen bereitzustellen
  • 25.
  • 26.
  • 27.
  • 28. Florian Laumer (int. Technical Sales Manager) florian.laumer@ecspand.de
    www.ecspand.de

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