Moss2009

Bringen Sie mit ECM, Workflow und Lösungen
Schwung in Ihre Prozesse
Enterprise Content Services für SharePoint
Florian Laumer
Technical Sales Manager
d.velop AG / ECSpand
florian.laumer@ecspand.de

SharePoint als Basis

ECM Technologieplattform
Keinen Mehrwert ohne Lösung
Keine Lösung ohne kompetente Partner

Die d.velop AG

Führender Anbieter für ECM Plattformen
Seit 17 Jahren am Markt durch eigenes Wachstum
190 Mitarbeiter, 280 Experten im d.velopcompetencenetwork
Partnerschaften mit den führendsten IT Playern
Bietet mit der Marke ECSpand hervorragende Zusatzkomponenten für den MOSS

Was ist ECSpand?

praxiserprobte ECM-Komponenten
seit Jahren im Einsatz – sicher & stabil
als SOA Konzept in SharePoint integriert

ECSpand erweitert den SharePoint Server zu einem vollständigen ECM System

Enterprise Content Services für MOSS
ECSpand EAI / Import
Microsoft Business Solutions

Microsoft Office SharePoint Server
Integration
EAI-Connector
(Capturing, ERP Solutions)
Zusammenfassung von Informationen und Dokumenten
Aktenplan
Normierung und Visualisierung
Formatunabhängige Anzeige
(Rendition und Imaging)
Revisionssichere Archivierung
(Compliance)

Langfristige Aufbewahrung
NetApp,
IBM, EMC2, d.velop d.cas

Scannen
ECSpand Service Integration

EAI-Connector zur Integration in unterschiedlichste Systeme
Integration der SharePoint-Recherche
Datenimport aus div. Applikationen
Archivierung von Dateien und Objekten

ECSpand Service Integration

ECSpand Records Organizer (Aktenplan)

Flexible Konfiguration von prozessspezifischen Aktenplänen
Verknüpfung von importierten Elementen einer Dokumentenbibliothek in die Akten (SharePoint-Listen)
Vererbung von Metadaten zwischen Dokumenten und Listeinträgen
Webparts zur prozessbezogenen Visualisierung auf Basis der Akten
Zusammenfassung von Dokumenten aus unterschiedlichen Bibliotheken und Sites in einer Ansicht
Zielgenaues Finden von Informationen durch detailierte Suche innerhalb des Aktenplans

ECSpand Records Organizer (Aktenplan)

ECSpand Eingangsrechnungsverarbeitung / NINTEX

ECSpandImage Service (Viewing) und Rendition

Formatkonvertierung in normierte Formate (z.B. PDF/A )
Gesamtübersicht durch Mehrfachansichten und prozessbezogene Visualisierung
Annotationen für Dokumente inkl. Rechtevergabe
Voransichten (Thumbnails)

ECSpand Service Imaging

ECSpand Service Rendition
SnapShotRendition!!!

ECSpand Service Compliance
d.cas

Interaktive Archivierung von SharePoint-Objekten
Regelbasierte Archivierung von SharePoint-Objekten
Universelle Archivierungsmöglichkeiten: Kopieren, Link
Direkt auf eine revisionssichere Plattform
Unterstützung unterschiedlichster zertifizierter Compliance-Plattformen (NetApp, IBM, Centera, d.cas)

KPMG Zertifikat ECSpand Storage Manager
http://www.kpmg.de/bescheinigung/dvelopAG/storage_manager.html
http://www.kpmg.de/bescheinigung/dvelopAG/storage_manager_cas.html

ECSpand Service Compliance

ECSpand Lösungen
basierend auf den ECSpand Services

Vertragsmanagement
Patentmanagement
Eingangsrechnungsverarbeitung
Qualitätsmanagement

Teilgebiete des Vertragmangements
ECSpand Vertragsmanagement

Erfassung und Strukturierung vertragsrelevanter Daten und Dokumente
Vertragserstellung- und Verhandlung
Genehmigungsprozesse
Vertragserfüllung
Überwachung von Fristen inbesondere Kündigungsfristen
Definition von Verantwortlichkeiten (intern/extern)

Vertrags-
verwaltung

Revisionssichere Archivierung der vertragsrelevanten Daten und Dokumente
Aufbau einer Vertragsakte
Bereitstellung der Informationen für die Vertragsverwaltung und das

Vertragscontrolling
Vertrags-
archivierung

Aktive Risikobewertung
Bereitstellung von Statistiken jedlicher Art
vertragsrelevante Planungsmöglichkeiten
Termin- und Zahlungsüberwachung
Finanzplanung
Berichte für Jahresabschlüsse, Wirtschaftsprüfen und für das Management

Vertrags-
controlling
Vertragsmanagement ist eine globale, komplexe Unternehmensaufgabe.
Fast alle Abteilungen entlang der Wertschöpfungskette sind betroffen
Humann Ressorces
Rechts-
abteilung
…
Controlling
GF
Patente
IT
Einkauf
Vertrieb

ECSpand Patent Solution
Die Patentrecherche
Patente müssen von externen Patentdatenbanken beschafft werden (Recherche und Import).

Die Patentrecherche
Patente müssen von externen Patentdatenbanken beschafft werden.
Es gibt Schnittstellen zu kostenfreien Datenbanken wie DPMA -> geringer Komfort, geringe Qualität

Die Patentrecherche
Es gibt Schnittstellen zu kostenpflichtigen Datenbanken wie Derwent und Micropatent -> hoher Komfort, sehr hohe wiederkehrende Kosten

Die Patentrecherche
Es gibt Schnittstellen zu kostenpflichtigen Datenbanken wie Derwent und Micropatent -> hoher Komfort, sehr hohe wiederkehrende Kosten
Es gibt ein ECSpand Zusatzmodul für die komfortable Suche und Import aus allen Patentämtern -> einmalige Lizenzkosten, hohe Qualität

Keller Business Unit SEE
Userzahl ~350 in 11 Ländern und 18 Büros verteilt.
Alexander Peither
Keller Grundbau GmbH

Ausgangssituation

Papierarchiv / 6000 Ordner im Keller
Anstehender Umzug
1MA mit dem Wissen über das gesamte Archiv
Kenntnisse über wertvolle Bodengutachten allein in den Köpfen der Projektleiter

Ausgangssituation

Webbasierte Lösung
Einfache Bedienung
Geringer Einführungs-, Wartungs- und Pflegeaufwand
SharePoint ist bei Keller Grundbau gleichzeitig Intranet
Microsoft Strategie

Die Lösung
Bauakten werden zentral gescannt
Als PDF/A automatisch in den SharePoint importiert
Ablage auf einer EMC Centera

Die Lösung
Akten können sofort, ortsunabhängig über den SharePoint gefunden werden
Komfortable Suche über Baustellen-Nr., Angebots-Nr. usw.
Es kann gezielt nach Bodengutachten gesucht werden

Die Lösung
Einzelne Dokumente werden digital wieder zu Akten zusammengesetzt
Integrierter Viewer stellt alle Dokumente auf einen Blick dar
Möglichkeit Notizen an den Dokumenten vorzunehmen

Fazit