Fachtag Records Management 29.11.2011         Herzlich willkommen               Records Management in einer               ...
Records Management mit ecspand: eine neue Dimension
Wissen Sie eigentlich, wie viele Verträge              Sie haben? Und wie viel Sie diese genau kosten?
Verschaffen Sie sich Übersicht!Sie erhalten eine umfassende Sicht aufden Wert Ihres Unternehmens, IhreGeschäftsbeziehungen...
Überblick
Verschiedene Sichten auf Verträge
VertriebDie Möglichkeit zur Erstellung undAbwicklung von Verträgen mit Kunden.
RechtsabteilungEinhaltung gesetzlicher sowiegesellschaftsrechtlicher Vorschriften imVertragswesen.
Controllingaktive Risikobewertungin Anlehnung an existierendeVertragsverhältnisse
RevisionVerbesserung der Audit-Fähigkeit überexistierende Verträge, sowie Transparenzaller Vertragsprozesse
GeschäftsführungOptimierung des Kontrollsystems, sowieKostenreduzierungen auf Basiskalkulierbarer Vertragsrisiken.
Die   4   Aspektedes Vertragsmanagements.
Vertragserstellung     standardisierter Prozess     Erstellen, Verwenden und Verwalten von     Vertragsvorlagen und Vertra...
Vertragsarchivierung     revisionssichere Archivierung     ergänzende Dokumente (E-Mails, Notizen, …)     Versionierung   ...
Vertragsverwaltung     Metadaten (vertragsrelevante Zusatzinformationen)     Vertragsprozesse     Verantwortlichkeiten und...
Vertragscontrolling      zur Steuerung und Koordination      Unterstützung der Geschäftsführung      Laufzeiten, Fristen, ...
über die   gesamteVertragslaufzeit
Nutzenpotential
Risiken im Kontext Vertragsmanagement        Frist- versäumnisse  mangelhafte   Verwaltung                                ...
Zu beachten!      Nebenabsprachen via Email         Zentrale Ablage aller relevanten Dokumente           Copy & Paste bei...
Zu beachten!      (Daten-) Sicherheit          revisionssichere Archivierung sowie granulare            Benutzer- und Rec...
Return on Investment               “Die Einführungsdauer einer               Vertragsmanagementlösung               beträg...
Return on Investment   Compliance und regulatorische                      Richtlinien                                     ...
PhilosophieecspandVertragsmanagement
Basis SharePoint                   SharePoint als (Technologie)Basis                   Nutzung der …                      ...
ecspand your SharePoint                     „Natives“ SharePoint Add-On                     Erweiterung des SharePoint    ...
ecspand your SharePoint                          Scanning von Papierdokumenten                          Einbindung Drittap...
Funktionsumfang                  Kosten      Aufgaben                     Vertragsakte
Funktionsumfang  Erstellung                                          Controlling                          Vertragsakte    ...
Records Management     im ecspandVertragsmanagement
Visualisierung von OrdnerstrukturenVisualisierungvonOrdnerstrukturen
Vertragsakt              Stammdaten
Vertragsakt              Stammdaten                  Details
Vertragsakt              Stammdaten                   Details                Laufzeiten
Vertragsakt               Stammdaten                     Details                 Laufzeiten                 zusätzliche   ...
Vertragsakt              HauptteilAkte                        Kunden-                            befragungenStammdaten    ...
Vertragsakt
Vertragsakt
Suche in Vertragsakten
Suche in Vertragsakten
Suche in Vertragsakten
Suche in Vertragsakten
Fristverwaltung                  FRIST                  verwaltung
VertragslaufzeitVerwaltung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
VertragslaufzeitVerwaltung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
VertragslaufzeitVerwaltung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristenmit automatischer Stichtagsberechnung
Manuelle Fristenmanuelle Verwaltung beliebiger Fristen
Manuelle Fristenmanuelle Verwaltung beliebiger Fristen
Manuelle Fristenmanuelle Verwaltung beliebiger Fristen
Manuelle Fristenmanuelle Verwaltung beliebiger Fristenmit geführter Aufgabenverwaltung
Manuelle Fristenmanuelle Verwaltung beliebiger Fristenmit geführter Aufgabenverwaltung
Manuelle Fristenmanuelle Verwaltung beliebiger Fristenmit geführter Aufgabenverwaltung und Abwesenheitsassistent
BerechtigungenBasis ist SharePoint Standard Berechtigungssystem   einzelne             Benutzer-             Rollen   Benu...
BerechtigungenVerwaltung auf Ebene des VertragsaktesIntegration Active Directory oder Kerberosautomatische Vererbung (Aufg...
Metadatengesteuert                     „Berechtigungsprofile“                     auf Basis von unterschiedlichen         ...
Workflows
Workflows            z.B. für Freigaben oder zum            Sammeln von Unterschriften            manuell anstoßbar oder  ...
Workflowsmanueller Start
WorkflowsMit integrierter Aufgabenverwaltung …
… inklusive Übernahme in Outlook …
… und übersichtlichen Auswertungen.
REPORTING
Reporting MöglichkeitenListenansichten      vertragsart-   komplexe Cubes                     übergreifend         KPIs un...
Reports mit SharePointStandard Listenansichten …
Reports mit SharePoint… gruppierbar und mit visuellen Auswertungen
Reports mit ecspandExport der Trefferlisten nach Excel …
Reports mit ecspand… inklusive weitergehender Auswertungen
Reports mit SQL Server                                                      Service Expenses   Contract ExpensesService Ex...
Reports mit SQL Server                                                       Service Expenses   Contract Expenses Service ...
LIVEDEMO
Vertragserstellung und Dokumenthandling
Suche und Recherche
FazitFAZIT
FAZITIhre Verträge haben ecspand verdient.
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Fachtagung records-management Project Consult

  1. 1. Fachtag Records Management 29.11.2011 Herzlich willkommen Records Management in einer neuen Dimension mit ecspand Florian Laumer - intl. Technical Sales Manager
  2. 2. Records Management mit ecspand: eine neue Dimension
  3. 3. Wissen Sie eigentlich, wie viele Verträge Sie haben? Und wie viel Sie diese genau kosten?
  4. 4. Verschaffen Sie sich Übersicht!Sie erhalten eine umfassende Sicht aufden Wert Ihres Unternehmens, IhreGeschäftsbeziehungen und über zeitlicheund finanzielle Auswirkungen.
  5. 5. Überblick
  6. 6. Verschiedene Sichten auf Verträge
  7. 7. VertriebDie Möglichkeit zur Erstellung undAbwicklung von Verträgen mit Kunden.
  8. 8. RechtsabteilungEinhaltung gesetzlicher sowiegesellschaftsrechtlicher Vorschriften imVertragswesen.
  9. 9. Controllingaktive Risikobewertungin Anlehnung an existierendeVertragsverhältnisse
  10. 10. RevisionVerbesserung der Audit-Fähigkeit überexistierende Verträge, sowie Transparenzaller Vertragsprozesse
  11. 11. GeschäftsführungOptimierung des Kontrollsystems, sowieKostenreduzierungen auf Basiskalkulierbarer Vertragsrisiken.
  12. 12. Die 4 Aspektedes Vertragsmanagements.
  13. 13. Vertragserstellung standardisierter Prozess Erstellen, Verwenden und Verwalten von Vertragsvorlagen und Vertragstextbausteinen Integration in (Microsoft) Office Umgebung
  14. 14. Vertragsarchivierung revisionssichere Archivierung ergänzende Dokumente (E-Mails, Notizen, …) Versionierung Anzeige der Dokumente
  15. 15. Vertragsverwaltung Metadaten (vertragsrelevante Zusatzinformationen) Vertragsprozesse Verantwortlichkeiten und Zugriffskontrolle nachvollziehbare Historie
  16. 16. Vertragscontrolling zur Steuerung und Koordination Unterstützung der Geschäftsführung Laufzeiten, Fristen, Aufgaben, … Kennzahlen, Kosten, …
  17. 17. über die gesamteVertragslaufzeit
  18. 18. Nutzenpotential
  19. 19. Risiken im Kontext Vertragsmanagement Frist- versäumnisse mangelhafte Verwaltung Vertragsstrafen, verpasste Fristen, inkonsistente Preise, Bearbeitungsfehler, Doppel-wirtschaftlicher gleisigkeiten, etc. Schaden 0% 20% 40% 60% Quelle: Aberdeen Research „Contract Lifecycle Management and the CFO“
  20. 20. Zu beachten! Nebenabsprachen via Email  Zentrale Ablage aller relevanten Dokumente Copy & Paste bei Vertragserstellungen  Unternehmensweite Templates und Vorlagenbausteine lange Durchlaufzeiten  standardisierte , elektronische Prozesse mit garantierter Qualität
  21. 21. Zu beachten! (Daten-) Sicherheit  revisionssichere Archivierung sowie granulare Benutzer- und Rechteverwaltung Bearbeitungsdauer  zentrale Suche über Metadaten hinweg, transparenter Genehmigungsprozess Kosten und Konventionalstrafen  Aufgaben-/Fristverwaltung, Reporting und Controlling
  22. 22. Return on Investment “Die Einführungsdauer einer Vertragsmanagementlösung beträgt im Schnitt zwei bis drei Monate. […] Das Einsparungs- potential liegt nach einem Jahr zwischen 150% und 200%.” Quelle: AMR Research, USA
  23. 23. Return on Investment Compliance und regulatorische Richtlinien 90 – 100% Reduzierung fehlerhafter Zahlungen 70 – 90% Schnellere Vertragsverhandlung 50% Erhöhung der Einnahmen 30% Freisetzen von Barreserven 10 - 30% Reduzierung der Betriebs- und Prozesskosten 10 - 30% Personaleinsparungen 10 - 20% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Quelle: Goldman Sachs „Time to manage those contracts!“
  24. 24. PhilosophieecspandVertragsmanagement
  25. 25. Basis SharePoint SharePoint als (Technologie)Basis Nutzung der … Dokumentenmanagement, Collaboration und Workflow … Features
  26. 26. ecspand your SharePoint „Natives“ SharePoint Add-On Erweiterung des SharePoint zur echten ECM Plattform vollständig integriert standardisiertes Produkt „ready-to-use“ Lösungen
  27. 27. ecspand your SharePoint Scanning von Papierdokumenten Einbindung Drittapplikationen revisionssichere Archivierung
  28. 28. Funktionsumfang Kosten Aufgaben Vertragsakte
  29. 29. Funktionsumfang Erstellung Controlling Vertragsakte Archivierung Verwaltung
  30. 30. Records Management im ecspandVertragsmanagement
  31. 31. Visualisierung von OrdnerstrukturenVisualisierungvonOrdnerstrukturen
  32. 32. Vertragsakt Stammdaten
  33. 33. Vertragsakt Stammdaten Details
  34. 34. Vertragsakt Stammdaten Details Laufzeiten
  35. 35. Vertragsakt Stammdaten Details Laufzeiten zusätzliche Informationen
  36. 36. Vertragsakt HauptteilAkte Kunden- befragungenStammdaten AllgemeineDetails Geschäfts-Laufzeiten bedingungen Ausgleichs-Fristen zahlungenKosten Länder-Aufgaben spezifischeNotizenDokumente Änderungen KPIsEmails Service Agreements
  37. 37. Vertragsakt
  38. 38. Vertragsakt
  39. 39. Suche in Vertragsakten
  40. 40. Suche in Vertragsakten
  41. 41. Suche in Vertragsakten
  42. 42. Suche in Vertragsakten
  43. 43. Fristverwaltung FRIST verwaltung
  44. 44. VertragslaufzeitVerwaltung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
  45. 45. VertragslaufzeitVerwaltung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen
  46. 46. VertragslaufzeitVerwaltung von Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristenmit automatischer Stichtagsberechnung
  47. 47. Manuelle Fristenmanuelle Verwaltung beliebiger Fristen
  48. 48. Manuelle Fristenmanuelle Verwaltung beliebiger Fristen
  49. 49. Manuelle Fristenmanuelle Verwaltung beliebiger Fristen
  50. 50. Manuelle Fristenmanuelle Verwaltung beliebiger Fristenmit geführter Aufgabenverwaltung
  51. 51. Manuelle Fristenmanuelle Verwaltung beliebiger Fristenmit geführter Aufgabenverwaltung
  52. 52. Manuelle Fristenmanuelle Verwaltung beliebiger Fristenmit geführter Aufgabenverwaltung und Abwesenheitsassistent
  53. 53. BerechtigungenBasis ist SharePoint Standard Berechtigungssystem einzelne Benutzer- Rollen Benutzer gruppen
  54. 54. BerechtigungenVerwaltung auf Ebene des VertragsaktesIntegration Active Directory oder Kerberosautomatische Vererbung (Aufgaben, Notizen, Dokumente, …)manuell sowie prozessgesteuert veränderbar
  55. 55. Metadatengesteuert „Berechtigungsprofile“ auf Basis von unterschiedlichen Metadaten logisches Regelwerk zur Definition von Berechtigungen (WENN … IST GLEICH … DANN …) einfache Änderungen im Laufe des Vertragslebenszyklus!
  56. 56. Workflows
  57. 57. Workflows z.B. für Freigaben oder zum Sammeln von Unterschriften manuell anstoßbar oder automatisch bei Fristerreichung oder Statusänderung inklusive Vertretungsregelung und Eskalationsmanagement
  58. 58. Workflowsmanueller Start
  59. 59. WorkflowsMit integrierter Aufgabenverwaltung …
  60. 60. … inklusive Übernahme in Outlook …
  61. 61. … und übersichtlichen Auswertungen.
  62. 62. REPORTING
  63. 63. Reporting MöglichkeitenListenansichten vertragsart- komplexe Cubes übergreifend KPIs undGruppierungen Excel Export DashboardsFilterWebParts
  64. 64. Reports mit SharePointStandard Listenansichten …
  65. 65. Reports mit SharePoint… gruppierbar und mit visuellen Auswertungen
  66. 66. Reports mit ecspandExport der Trefferlisten nach Excel …
  67. 67. Reports mit ecspand… inklusive weitergehender Auswertungen
  68. 68. Reports mit SQL Server Service Expenses Contract ExpensesService ExpensesSLAs CountCustomer CountContract QuantityContract Expenses Gross Profit SLA Expenses Service ExpensesKPIs, Scorecards und Dashboards …
  69. 69. Reports mit SQL Server Service Expenses Contract Expenses Service Expenses SLAs Count Customer Count Contract Quantity Contract Expenses Gross Profit SLA Expenses Service Expenses S… mit Drilldownfunktionalität
  70. 70. LIVEDEMO
  71. 71. Vertragserstellung und Dokumenthandling
  72. 72. Suche und Recherche
  73. 73. FazitFAZIT
  74. 74. FAZITIhre Verträge haben ecspand verdient.
  75. 75. Noch Fragen?
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