Enterprise Content Management (ECM) undEingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint
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Introduction and expectationsFlorian Laumerintl. Technical Sales Managerd.velop AG / ecspandflorian.laumer@ecspand.de     ...
?www.florianlaumer.de
Über die d.velop AG                      5
Strategie der zwei Produktliniend.3 Version 7 „Effizienz auf Knopfdruck“   ecspand Lösungspakete für MS SharePoint…das kla...
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DMS ist…Dokumentenmanagement dient der datenbankgestütztenVerwaltung elektronischer Dokumente…http://de.wikipedia.org/wiki...
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AusgangssituationSituation – Viele Eingangsrechnungen pro Tag – Viel Aufwand, wenig TransparenzAblauf – Manueller Freigabe...
Schematischer Überblick
Technischer Überblick
Technische Details Deployment mittels SharePoint Solution File (WSP, Standard) Lösung basiert auf den ecspand services Int...
Die Lösung mit ecspand Stufe I  – SAP Integration, Scannen von Altbelegen  – Archivierung von bestehenden Belegen aus SAP ...
Scannen mit autom. Klassifizierung Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung) Sich...
Integration mit SAP        inkl. Verbuchungecspand.link for archive link (autom. Archivierung, Standardkomponente / zert. ...
Workflowinkl. Integration mit SAPDatenaustausch / Workflow (via SAP RFC)– Initiale Datenübergabe an SharePoint bei Workflo...
WorkflowstrukturWorkflow basiert auf NintexGrundlegend in 4 + 2 Schritten– Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, FiBu-Frei...
Konfigurationsmöglichkeiten      (out of the box)Konfigurationen über die SharePoint – Oberfläche – Gewohntes Look & Feel ...
Konfigurationsmöglichkeiten      (out of the box)Definierbare Verantwortlichkeiten – Verantwortlicher, Vertreter (Gruppenb...
Workflowmaske
Workflow AufgabenAktive Benachrichtigung und Zugriff via E-MailZugriff über ecspand Postkorb oder SharePoint Aufgabenliste
Report & HistoriePDF Report wird erzeugt und mit Beleg in SAP verknüpftIntegriertes Reporting von NintexEinzelne Tasks sin...
FazitAnbindung von Scan- und Klassifizierungsverfahren– Validierung gegen SAP StammdatenIntegration von SAP– ecspand SAP c...
Webcasthttp://www.ecspand.de/Documents/Videos/webcast_zirl_sapeingang.wmv
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ecspand SAP Eingangsrechnungsverarbeitung

  1. 1. Enterprise Content Management (ECM) undEingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint
  2. 2. Tags Me d.velop ecspand ECMEingangsrechnungsverarbeitung mit SAP
  3. 3. Introduction and expectationsFlorian Laumerintl. Technical Sales Managerd.velop AG / ecspandflorian.laumer@ecspand.de ?
  4. 4. ?www.florianlaumer.de
  5. 5. Über die d.velop AG 5
  6. 6. Strategie der zwei Produktliniend.3 Version 7 „Effizienz auf Knopfdruck“ ecspand Lösungspakete für MS SharePoint…das klassische ECM neu erfunden… …den SharePoint als vollwertiges ECM…
  7. 7. ECM steht für….Edition of Contemporary Music, ein Münchner Plattenlabel für Jazz und KlassikElectronic Counter Measures, siehe Elektronische GegenmaßnahmenElectrochemical Machining, siehe Elektrochemisches Abtragen (ein Fertigungsverfahren)elektrochemische MetallbearbeitungElliptic Curve Method, ein Verfahren zur Faktorisierung ganzer Zahlen, das auf elliptischen Kurven basiertEngine Control Module, siehe MotorsteuerungEngineering Change ManagementEnhanced Chainmail, Algorithmus in der Computergrafik, um die Form von Objekten zu verändernEntitlement Control Message, siehe auch Zugangsberechtigungssystemden deutschen Finanzinvestor Equity Capital Management GmbHError Correction Mode, ein Verfahren zur Korrektur von Übertragungsfehlern bei Fax-GerätenErythema chronicum migrans, zu Deutsch Wanderröte. Ein frühes Zeichen der Borreliose.Espresso Coffee Machines Manufacture GmbHEuropean Congress of MathematicsEuropean Corporate ManagementExceptional case marking, sprachwissenschaftliche Bezeichnung für bestimmte infinite SatzkonstruktionenExperiment Container Modules, Standard-Einbaugröße für Experimenteinschübe, siehe InternationalECM, energiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 %
  8. 8. … auf englishEnterprise Content Management (ECM) is the strategies, methodsand tools used to capture, manage, store, preserve, and delivercontent and documents related to organizational processes. ECMtools and strategies allow the management of an organizationsunstructured information, wherever that information exists.www.aiim.org
  9. 9. … eine Strategie!Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methodsand tools used to capture, manage, store, preserve, and delivercontent and documents related to organizational processes. ECMtools and strategies allow the management of an organizationsunstructured information, wherever that information exists.www.aiim.org
  10. 10. DMS ist…Dokumentenmanagement dient der datenbankgestütztenVerwaltung elektronischer Dokumente…http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement
  11. 11. AIIM Modell für ECM
  12. 12. What is….
  13. 13. 15
  14. 14. EingangsrechnungsverarbeitungSituation – Erhöhung der Transparenz durch Recherche aus SAP und SharePoint – Erhöhung der Effizienz durch intelligente WorkflowsteuerungAblauf – Scannen mit autom. Klassifizierung – Autom. Workflow mit Prüf- & FreigabeprozessenTechnologie – Integration von SAP und SharePoint – ecspand SAP Classifier und Nintex Workflow
  15. 15. Kunde Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KGBranche VerlagswesenMitarbeiter weltweit ca. 2000Key Facts: 800 Anwender, 50000 Rechnungen/Jahr, SAP
  16. 16. AusgangssituationSituation – Viele Eingangsrechnungen pro Tag – Viel Aufwand, wenig TransparenzAblauf – Manueller Freigabeprozess (papierbasiert) – kein Automatismus, keine digitale UnterstützungTechnologie – SAP & SharePoint
  17. 17. Schematischer Überblick
  18. 18. Technischer Überblick
  19. 19. Technische Details Deployment mittels SharePoint Solution File (WSP, Standard) Lösung basiert auf den ecspand services Integration in die SharePoint Kontext- und Website-Menüs SAP Customizing inkl. SAP archive link Anbindung (Standard) Nutzung der bestehenden Technologien (SharePoint, ecspand Archivierung, ecspand Import, ecspand Scanning, …) Workflow Customizing mittels Nintex Workflow Designer möglich
  20. 20. Die Lösung mit ecspand Stufe I – SAP Integration, Scannen von Altbelegen – Archivierung von bestehenden Belegen aus SAP Stufe II – Scannen mit autom. Klassifizierung – ecspand SAP Classifier (Cockpit, Verbuchung der Rechnungen) Stufe III – Workflow
  21. 21. Scannen mit autom. Klassifizierung Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung) Sichtprüfung und Indexierung Optional: Direkte Eingabe von Workflowinformationen, Möglichkeiten zum Customizing (Formular) Übergabe an SAP und SharePoint
  22. 22. Integration mit SAP inkl. Verbuchungecspand.link for archive link (autom. Archivierung, Standardkomponente / zert. Schnittstelle)ecspand SAP classifier (Cockpit, Report, Erfassung und Buchung, etc.)
  23. 23. Workflowinkl. Integration mit SAPDatenaustausch / Workflow (via SAP RFC)– Initiale Datenübergabe an SharePoint bei Workflowstart– Statusupdate aus dem Workflow an SAP– Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in SAP
  24. 24. WorkflowstrukturWorkflow basiert auf NintexGrundlegend in 4 + 2 Schritten– Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe– Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage
  25. 25. Konfigurationsmöglichkeiten (out of the box)Konfigurationen über die SharePoint – Oberfläche – Gewohntes Look & Feel für die Anwender – Durch Standard-SharePoint Mechanismen (Berechtigungen, Ansichten, etc.) entsprechend Arbeitsaufteilung möglichVerschiedene Workflowtypen – Nur bestimmte Prozessschritte involvieren (gezielte Steuerung) – Gezielte Personen involvieren
  26. 26. Konfigurationsmöglichkeiten (out of the box)Definierbare Verantwortlichkeiten – Verantwortlicher, Vertreter (Gruppenbasiert) – Z.B. Kostenstellen-basiertMaske ergonomisch gestaltet – Wertelisten (z.T. aus SharePoint-Listen) – Logikprüfungen (Summenprüfung, Freigabegruppen, …)
  27. 27. Workflowmaske
  28. 28. Workflow AufgabenAktive Benachrichtigung und Zugriff via E-MailZugriff über ecspand Postkorb oder SharePoint Aufgabenliste
  29. 29. Report & HistoriePDF Report wird erzeugt und mit Beleg in SAP verknüpftIntegriertes Reporting von NintexEinzelne Tasks sind für das Reporting an-/ausschaltbar – Eigene Einträge könnten noch hinzugefügt werdenBerichts-Center – Reporterstellung durch Admins möglich
  30. 30. FazitAnbindung von Scan- und Klassifizierungsverfahren– Validierung gegen SAP StammdatenIntegration von SAP– ecspand SAP classifier als Cockpit in SAP– Datenaustausch Workflow / SAP– Buchung in SAPWorkflow als Prozessschicht– Gezielte Workflowsteuerung möglich– Aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske– Prüf- und Freigabeprozesse
  31. 31. Webcasthttp://www.ecspand.de/Documents/Videos/webcast_zirl_sapeingang.wmv
  32. 32. Vielen Dankwww.ecspand.de
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