ecspand SAP Eingangsrechnungsverarbeitung

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  • 1. Enterprise Content Management (ECM) undEingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint
  • 2. Tags Me d.velop ecspand ECMEingangsrechnungsverarbeitung mit SAP
  • 3. Introduction and expectationsFlorian Laumerintl. Technical Sales Managerd.velop AG / ecspandflorian.laumer@ecspand.de ?
  • 4. ?www.florianlaumer.de
  • 5. Über die d.velop AG 5
  • 6. Strategie der zwei Produktliniend.3 Version 7 „Effizienz auf Knopfdruck“ ecspand Lösungspakete für MS SharePoint…das klassische ECM neu erfunden… …den SharePoint als vollwertiges ECM…
  • 7. ECM steht für….Edition of Contemporary Music, ein Münchner Plattenlabel für Jazz und KlassikElectronic Counter Measures, siehe Elektronische GegenmaßnahmenElectrochemical Machining, siehe Elektrochemisches Abtragen (ein Fertigungsverfahren)elektrochemische MetallbearbeitungElliptic Curve Method, ein Verfahren zur Faktorisierung ganzer Zahlen, das auf elliptischen Kurven basiertEngine Control Module, siehe MotorsteuerungEngineering Change ManagementEnhanced Chainmail, Algorithmus in der Computergrafik, um die Form von Objekten zu verändernEntitlement Control Message, siehe auch Zugangsberechtigungssystemden deutschen Finanzinvestor Equity Capital Management GmbHError Correction Mode, ein Verfahren zur Korrektur von Übertragungsfehlern bei Fax-GerätenErythema chronicum migrans, zu Deutsch Wanderröte. Ein frühes Zeichen der Borreliose.Espresso Coffee Machines Manufacture GmbHEuropean Congress of MathematicsEuropean Corporate ManagementExceptional case marking, sprachwissenschaftliche Bezeichnung für bestimmte infinite SatzkonstruktionenExperiment Container Modules, Standard-Einbaugröße für Experimenteinschübe, siehe InternationalECM, energiekorrigierte Milchmenge mit einem Fettgehalt von 4 % und einem Eiweißgehalt von 3,4 %
  • 8. … auf englishEnterprise Content Management (ECM) is the strategies, methodsand tools used to capture, manage, store, preserve, and delivercontent and documents related to organizational processes. ECMtools and strategies allow the management of an organizationsunstructured information, wherever that information exists.www.aiim.org
  • 9. … eine Strategie!Enterprise Content Management (ECM) is the strategies, methodsand tools used to capture, manage, store, preserve, and delivercontent and documents related to organizational processes. ECMtools and strategies allow the management of an organizationsunstructured information, wherever that information exists.www.aiim.org
  • 10. DMS ist…Dokumentenmanagement dient der datenbankgestütztenVerwaltung elektronischer Dokumente…http://de.wikipedia.org/wiki/Dokumentenmanagement
  • 11. AIIM Modell für ECM
  • 12. What is….
  • 13. 15
  • 14. EingangsrechnungsverarbeitungSituation – Erhöhung der Transparenz durch Recherche aus SAP und SharePoint – Erhöhung der Effizienz durch intelligente WorkflowsteuerungAblauf – Scannen mit autom. Klassifizierung – Autom. Workflow mit Prüf- & FreigabeprozessenTechnologie – Integration von SAP und SharePoint – ecspand SAP Classifier und Nintex Workflow
  • 15. Kunde Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KGBranche VerlagswesenMitarbeiter weltweit ca. 2000Key Facts: 800 Anwender, 50000 Rechnungen/Jahr, SAP
  • 16. AusgangssituationSituation – Viele Eingangsrechnungen pro Tag – Viel Aufwand, wenig TransparenzAblauf – Manueller Freigabeprozess (papierbasiert) – kein Automatismus, keine digitale UnterstützungTechnologie – SAP & SharePoint
  • 17. Schematischer Überblick
  • 18. Technischer Überblick
  • 19. Technische Details Deployment mittels SharePoint Solution File (WSP, Standard) Lösung basiert auf den ecspand services Integration in die SharePoint Kontext- und Website-Menüs SAP Customizing inkl. SAP archive link Anbindung (Standard) Nutzung der bestehenden Technologien (SharePoint, ecspand Archivierung, ecspand Import, ecspand Scanning, …) Workflow Customizing mittels Nintex Workflow Designer möglich
  • 20. Die Lösung mit ecspand Stufe I – SAP Integration, Scannen von Altbelegen – Archivierung von bestehenden Belegen aus SAP Stufe II – Scannen mit autom. Klassifizierung – ecspand SAP Classifier (Cockpit, Verbuchung der Rechnungen) Stufe III – Workflow
  • 21. Scannen mit autom. Klassifizierung Frühes Scannen mit Kopfdatenerkennung (OCR, Klassifizierung, Stammdatenverprobung) Sichtprüfung und Indexierung Optional: Direkte Eingabe von Workflowinformationen, Möglichkeiten zum Customizing (Formular) Übergabe an SAP und SharePoint
  • 22. Integration mit SAP inkl. Verbuchungecspand.link for archive link (autom. Archivierung, Standardkomponente / zert. Schnittstelle)ecspand SAP classifier (Cockpit, Report, Erfassung und Buchung, etc.)
  • 23. Workflowinkl. Integration mit SAPDatenaustausch / Workflow (via SAP RFC)– Initiale Datenübergabe an SharePoint bei Workflowstart– Statusupdate aus dem Workflow an SAP– Übergabe und optionale Buchung aus dem Workflow direkt in SAP
  • 24. WorkflowstrukturWorkflow basiert auf NintexGrundlegend in 4 + 2 Schritten– Verteilung, sachl. Prüfung, Freigabe, FiBu-Freigabe– Clearingstelle, Subprüfung/Rückfrage
  • 25. Konfigurationsmöglichkeiten (out of the box)Konfigurationen über die SharePoint – Oberfläche – Gewohntes Look & Feel für die Anwender – Durch Standard-SharePoint Mechanismen (Berechtigungen, Ansichten, etc.) entsprechend Arbeitsaufteilung möglichVerschiedene Workflowtypen – Nur bestimmte Prozessschritte involvieren (gezielte Steuerung) – Gezielte Personen involvieren
  • 26. Konfigurationsmöglichkeiten (out of the box)Definierbare Verantwortlichkeiten – Verantwortlicher, Vertreter (Gruppenbasiert) – Z.B. Kostenstellen-basiertMaske ergonomisch gestaltet – Wertelisten (z.T. aus SharePoint-Listen) – Logikprüfungen (Summenprüfung, Freigabegruppen, …)
  • 27. Workflowmaske
  • 28. Workflow AufgabenAktive Benachrichtigung und Zugriff via E-MailZugriff über ecspand Postkorb oder SharePoint Aufgabenliste
  • 29. Report & HistoriePDF Report wird erzeugt und mit Beleg in SAP verknüpftIntegriertes Reporting von NintexEinzelne Tasks sind für das Reporting an-/ausschaltbar – Eigene Einträge könnten noch hinzugefügt werdenBerichts-Center – Reporterstellung durch Admins möglich
  • 30. FazitAnbindung von Scan- und Klassifizierungsverfahren– Validierung gegen SAP StammdatenIntegration von SAP– ecspand SAP classifier als Cockpit in SAP– Datenaustausch Workflow / SAP– Buchung in SAPWorkflow als Prozessschicht– Gezielte Workflowsteuerung möglich– Aufgabenorientierte Bearbeitungsmaske– Prüf- und Freigabeprozesse
  • 31. Webcasthttp://www.ecspand.de/Documents/Videos/webcast_zirl_sapeingang.wmv
  • 32. Vielen Dankwww.ecspand.de