ECM für-SharePoint-mit-ecspand-technosummit-2012
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ECM für-SharePoint-mit-ecspand-technosummit-2012 Presentation Transcript

  • 1. SharePoint und ecspandThe nextLevel ECM
  • 2. Wir möchten mit Ihnen über aktuelle Trends undHerausforderungen, die Unterschiede zwischenklassischen ECM Systemen und ecspand your SharePointsowie die TOP 5 Gründe für den Einsatz von ecspandsprechen.
  • 3. Trends in der ECM Branche
  • 4. „Trends“ in der ECM BrancheBeobachtet man die ECM Branche und Ihre Analys(t)enwerden immer drei aktuelle Trends genannt: Cloud,Mobile und Social.Die Realität sieht aber wie folgt aus: Mobile
  • 5. Realität der Branche
  • 6. Zukunftsrealitiät?Es gibt dazu von Microsoft ein sehr interessantes MicrosoftVideo zum Thema „Future Vision“ aus dem wir drei –auch für den ECM Bereich interessante - Ausschnitte Future Visiongenauer anschauen möchten. www.microsoft.com/office/visionDas komplette Video finden Sie auf http://youtu.be/a6cNdhOKwi0?hd=1
  • 7. Zukunftsrealität? mobiler Workflow
  • 8. Zukunftsrealität? mobilerDer erste Ausschnitt beschäftigt sich mit denWorkflow ThemenMobile und Workflow und der Möglichkeit ortsun-abhängig Prozesse bearbeiten zu können.
  • 9. Zukunftsrealität? arbeiten mit Dokumenten
  • 10. Zukunftsrealität?So oder so ähnlich könnten wir schon bald mitDokumenten arbeiten. Synchronisiert über die Cloud arbeiten mitmit komfortablen Editier- und Suchfunktionen. Dokumenten
  • 11. Zukunftsrealität? Collabo- ration
  • 12. Zukunftsrealität?Gemeinsam und parallel an Dokumenten und Collabo-Aufgaben zu arbeiten – vernetzt über die Cloud und rationdamit komplett ortsunabhängig.
  • 13. Zukunftsrealität? mobiler Workflow Collabo- ration arbeiten mit Dokumenten
  • 14. Zukunftsrealität? mobiler WorkflowEgal ob Collabo- daran glaubt oder nicht, dass so oder man jetzt rationso ähnlich die Zukunft aussehen könnte … arbeiten mit Dokumenten
  • 15. Arbeitsrealität dezentrale Suchen und Teams Finden steigende Wissens- Informations- Zeitmangel arbeiter mengen
  • 16. Arbeitsrealität… die Arbeitsrealität vieler MitarbeiterInnen ist heute dezentrale Suchen undschon von Wissensarbeit geprägt mitFinden Teams Herausforder-ungen wie Mobilität, BYOD (Bring your own device),Arbeit in verteilten Teams … steigende Wissens-Dafür werden mehr und mehr andere Informations- Tools eingesetzt: Zeitmangel arbeiter mengen
  • 17. Arbeitsrealität und ihre Werkzeuge Google box.com Docs Dropbox Skydrive Evernote
  • 18. Arbeitsrealität und ihre WerkzeugeDie Nutzungszahlen der etabliertenGoogle (Cloud-)Anbieter box.comim Bereich Collaboration und Dokumentenaustausch Docs(Skydrive >100Mio User, Dropbox >50Mio. User,Evernote >14Mio User) zeigen eindrucksvoll, dass sichimmer mehr Benutzer (auch im Arbeitskontext) neue Dropbox SkydriveTools suchen und diese auch einsetzen. Evernote
  • 19. Medienbrüche
  • 20. MedienbrücheTagtäglich haben wir an ständigen mit Medienbrüchenzu kämpfen und müssen viele verschiedeneApplikationen und Suchrepositories bemühen umunsere Informationen zu finden und Arbeit erledigen zukönnen.
  • 21. „The Big Disconnect“ How can it be that I am so powerful as a consumer and so lame as an employee? Geoffrey Moore
  • 22. „The Big Disconnect“Christoph Pliete hat dieses Zitat von Geoffrey Mooregestern schon in seiner Keynote gezeigt.Warum gibt es einen it be that How can so großen Unterschied in der I am so powerful as aQualität und Benutzerfreundlichkeit der Tools die wirprivat bzw. beruflich einsetzen? Und warum nicht eine consumer and so lameSoftware einsetzen, die bereits viele der Problem-stellungen employee? as an (wie Collaboration, Portal, Suche, Content-management, …) adressiert? Moore Geoffrey
  • 23. Lösung? Portal Content Mgmt Reporting Collaboration Suche Self Service
  • 24. SharePointis a great toolfor pumping upproductivity.
  • 25. Garantiert!Sobald allerdings imECM Kontext vonSharePoint die Redeist kommen immerwieder Kritikpunkte wie:
  • 26. Einschätzung der Analysten
  • 27. Einschätzung der Analysten Business
  • 28. Einschätzung der AnalystenInteressant wird es wenn man sich die Einschätzung vonForrester im Detail - aufgeteilt nach Foundational(Suche, Archivierung, Workflow, Records Management,Security), Business (Portal, DMS, Collaboration, BPM,Rights Management) und Transactional (Imaging,Cold, Formulare) - ansieht.
  • 29. Trotz fehlender Features wie …
  • 30. Diese „Lücke“des SharePoint ...
  • 31. Diese „Lücke“des SharePointwird gefüllt mitecspand yourSharePoint!
  • 32. TOP 5Gründe für den Einsatz vonSharePoint als ECM System
  • 33. 1SharePointals Basis
  • 34. Anders als klassische ECM Systeme Link zu Capture Link zu ERP SharePoint DMS Server Storage
  • 35. Anders als klassische ECM Systeme … Link zu Capture Link zu ERP SharePoint... die einen eigenen DMS Server voraussetzen undSharePoint wie andere Drittapplikationen integrieren … DMS Server Storage
  • 36. … basiert ecspand zu 100% auf SharePoint Link zu Capture Link zu ERP … SharePoint DMS Server Storage
  • 37. … basiert ecspand zu 100% auf SharePoint Capture Link zu ERP …... nutzt die vorhandenen DMS Features und erweitertden SharePoint damit zum Server DMS vollwertigen ECM System. Storage
  • 38. SharePoint als Basis einfaches Office Verwalten Integration eine zentrale Infrastruktur Nutzung der für dokumentenbasierte Features Prozesse
  • 39. Logische Strukturierung
  • 40. Logische StrukturierungDer ecspand Aktenplan aggregiert Dokumenteübersichtlich anhand ihrer Metadaten aus unterschied-lichen Dokumentenbibliotheken.
  • 41. Logische Suche
  • 42. Logische Suche
  • 43. Logische SucheDie ecspand Suche erlaubt das komfortable Wieder-auffinden von Dokumenten anhand der spezifischenMetadaten.
  • 44. Zusätzliche ECM „Standardfeatures“ integrierter (Web-)Viewer Dokumentumwandlung Archiv- (Rendition) in normierte anbindung langzeitstabile Formate
  • 45. Zusätzliche ECM „Standardfeatures“Der Renditionservice wandelt (nahezu) beliebige integrierter (Web-)ViewerDokumentformate in langzeitstabile und compliance-konforme PDF Dateien um, zeigt diese direkt imBrowser an und unterstützt Annotationen und DokumentumwandlungHighlightings. Archiv- (Rendition) in normierte anbindung langzeitstabile Formate
  • 46. 2 Integration
  • 47. Integration Drag & ERP LOB, ,Dokumente werden an den verschiedensten Stellen im Drop am Datenbanken Desktop auf Papier oderUnternehmen erzeugt. Egal obelektronisch: ecspand bietet zahlreiche Schnittstellenzum Dokumentimport. Drag & Scanning Drop im Browser
  • 48. Integration Drag & ERP LOB, , Drop am Datenbanken Desktop Drag & Scanning Drop im Browser
  • 49. IntegrationDer Scanclient (verfügbar für& Drag Desktop und Web) ERP LOB, ,digitalisiert Papierdokumente, legt diese im SharePoint Drop am Datenbanken Desktopin den Vorgangsakt ein.ab und ordnet sie automatischDie sidebar hilft bei der einfachen Drag&Drop Ablagevon Dokumenten aus dem Filesystem oder Microsoft Drag & Scanning Drop imOutlook Browser
  • 50. Integration Drag & ERP LOB, ,Mit den ERP Connectoren werden Drop am (Stamm-)Daten Datenbanken Desktopabgeglichen, (Ausgangs-)Dokumente archiviert und imERP verfügbar gemacht und applikationsübergreifende(Standard-)Prozesse zur Verfügung gestellt. Drag & Scanning Drop im Browser
  • 51. 3 Joy of Use
  • 52. Joy of Use Device- Office unabhängig Integration 100% Web - Einheitliches Social und Social100% Funktion Interface Collaboration
  • 53. Joy of UseArbeiten von wo und wie man will, eine 100%ige und Device- Officenative Officeintegration, das gewohnte Benutzerinter- unabhängig Integrationface und die Nutzung der in SharePoint vorhandenenCollaboration- und Socialfeatures erhöhen nicht nurden Arbeitskomfort sondern reduzieren auch 100% Web - Einheitliches SocialSchulungsaufwände. 100% Funktion Interface
  • 54. 4 Lösungen
  • 55. Lösungen Rechnungen PosteingangAufbauend auf den Basisservices und Importschnitt-stellen bietet ecspand zahlreiche konfigurierbareLösungen und Lösungstemplates. Qualitäts- Case Verträge management Management
  • 56. Lösungen Rechnungen Posteingang Qualitäts- Case Verträge management Management
  • 57. VertragsmanagementUnterstützt das Arbeiten mit Verträgen über die Archivierung Controllinggesamte Laufzeit hinweg, verwaltet Dokumente undMetadaten, beinhaltet Workflowtemplates undmetadatengesteuerte Berechtigungen. zentraler Erstellung Verwaltung Akt
  • 58. Vertragsmanagement Archivierung Controlling zentraler Erstellung Verwaltung Akt
  • 59. Vertragsmanagement integrierte einfaches Dokument- Userinterface erstellung alles im Überblick
  • 60. EingangsrechnungsverwaltungVom Scannen über die Vorerfassung Prozess zu Frei- Erkennung bis hingabeworkflows, Verbuchung in das ERP System undLangzeitarchivierung hilft ecspand die Rechnungspro-zesse zu beschleunigen. Scannen Ablage Integration
  • 61. Eingangsrechnungsverwaltung Erkennung Prozess Scannen Ablage Integration
  • 62. Eingangsrechnungsverwaltung Integration mobiler Geräte einfaches Cloud Userinterface
  • 63. Qualitätsmanagement Dokumenten-Erstellen Sie Ihr QM-Handbuch lenkung mit der SharePointLösung von ecspand inklusive Dokumentenlenkung, ISO9001 Konformität, komfortable Workflowmasken undIntegration in Microsoft Office. vollständige Fokus auf Dokumen- Anwender tation
  • 64. Qualitätsmanagement Dokumenten- lenkungvollständige Fokus auf Dokumen- Anwender tation
  • 65. 5 Sicherheit
  • 66. Sicherheit geringere Nummer 1 Durchlauf- Plattform zeitenInvestitions- bewährte Standardprodukte sicherheit
  • 67. Sicherheit geringereMit SharePoint als die Nummer 1 Businessplattform Nummer 1 Durchlauf-und ecspandPlattform zwei bewährte Standardprodukte stehen zeitenzur Verfügung die durch Konfiguration und Parame-trisierung spezifisch an Ihre Bedürfnisse angepasstwerden. Investitions- bewährte Standardprodukte sicherheit
  • 68. Sicherheit geringere Nummer 1 Durchlauf-Dies Plattform gewährleistet rasche Projektumsetzung und zeiten–änderungen, geringe Folgekosten und eine hoheUpdate- und Investitionssicherheit!Investitions- bewährte Standardprodukte sicherheit
  • 69. Fazit
  • 70. FazitSo ähnlich könnte ein typischer Geschäftsfall mitSharePoint und ecspand aussehen.Geprägt von kollaborativem Arbeiten, Officeintegration,(mobile) Workflows und komfortablen Editier-, Such-und Auswertungsmöglichkeiten.
  • 71. Fazit
  • 72. Fazit Integration Lösungen SharePoint und Joy of Use Sicherheit ecspand
  • 73. Kombination von SharePoint & ecspandMit der Kombination von und wirdIhre Collaborationplattformform vom Strong Performerzum ECM Leader!
  • 74. /me Florian Laumer Technical Sales Manager d.velop International GmbH florian.laumer@ecspand.de +49-89-6720861540 www.ecspand.com www.d-velop.com
  • 75. CreditsBilder: iStockphoto – ausgenommen Folie 5 (Nokia, Apple), 7 (Minolta), 25 (Nokia) und 29 (Microsoft)Alle verwendeten Logos und Markennamen sind Warenzeichenoder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firmen.