Grad Pula

749 views
684 views

Published on

Published in: Business, Travel
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
749
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
13
Actions
Shares
0
Downloads
13
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • Grad Pula

    1. 1. Planiranje, izvedba i implementacija Document Management sustava Dejan Gambin Grad Pula
    2. 2. Sadržaj <ul><li>Stanje prije i razlozi za promjene </li></ul><ul><li>Ciljevi i zahtjevi </li></ul><ul><li>Pokretanje projekta </li></ul><ul><li>Realizacija projekta </li></ul><ul><li>Uvođenje sustava - poteškoće </li></ul><ul><li>Korištenje sustava - poteškoće </li></ul><ul><li>Zaključak </li></ul><ul><li>Demo </li></ul><ul><li>Pitanja </li></ul>
    3. 3. Stanje prije… <ul><li>Uredsko poslovanje u skladu sa Uredbom o uredskom poslovanju </li></ul><ul><ul><li>Primanje, pregled i upisivanje akata </li></ul></ul><ul><ul><li>Dostava akata u rad isključivo u papirnatom obliku </li></ul></ul><ul><ul><li>Ručna otprema akata </li></ul></ul><ul><ul><li>Pomoćne knjige u papirnatom obliku </li></ul></ul><ul><li>Elektronički dokumenti </li></ul><ul><ul><li>Uglavnom pohranjeni na centralni datotečni poslužitelj </li></ul></ul><ul><ul><li>Odlažu se, kopiraju i ispisuju bez potrebe i kontrole </li></ul></ul><ul><ul><li>Nisu standardizirani </li></ul></ul><ul><ul><li>Loša sigurnost i kontrola pristupa </li></ul></ul><ul><li>Poslovni procesi </li></ul><ul><ul><li>Nije jasno definiran njihov tijek, sudionici, rokovi, … </li></ul></ul><ul><ul><li>Nisu povezani niti standardizirani </li></ul></ul><ul><ul><li>Ne mogu se pratiti, kontrolirati </li></ul></ul><ul><ul><li>Posljedica – procesi nisu upravljivi , cijeli sustav nije optimiziran </li></ul></ul>
    4. 4. Glavni ciljevi projekta <ul><li>Analizirati sve poslovne procese – jasno definirati njihov tijek, ulazne i izlazne dokumente, sudionike, rokove, … </li></ul><ul><li>Redizajnirati poslovne procese i učiniti ih djelotvornima </li></ul><ul><li>Izgraditi informatički sustav koji će omogućiti: </li></ul><ul><ul><li>Upravljivost poslovnim procesima (u punom smislu te riječi) </li></ul></ul><ul><ul><li>Standardizaciju poslovnih procesa i dokumenata </li></ul></ul><ul><ul><li>Transparentnost poslovnih procesa, posebno prema građanima </li></ul></ul><ul><ul><li>Prativost realizacije poslovnih aktivnosti i učinkovitosti pojedinaca kao i cijele organizacije </li></ul></ul><ul><ul><li>Smanjenje proizvođenja i korištenja papirnate dokumentacije u maksimalno mogućoj mjeri </li></ul></ul><ul><ul><li>Sigurnost i kontrolu pristupa svom elektroničkom sadržaju </li></ul></ul><ul><ul><li>Daljnji razvoj i unaprjeđenje prema načelima otvorenosti </li></ul></ul>
    5. 5. Zahtjevi na rješenje <ul><li>U pogledu upravljanja dokumentima, rješenje mora: </li></ul><ul><ul><li>Omogućiti upravljanje svim elektroničkim sadržajem (elektronički dokumenti, elektroničke i SMS poruke, faksovi, …) </li></ul></ul><ul><ul><li>Omogućiti visoko prilagodljiv tijek dokumenata unutar poslovnog procesa prema pravilima i procedurama poslovne organizacije </li></ul></ul><ul><ul><li>Omogućiti brz i jednostavan uvid u sve dokumente i njihovu povijest </li></ul></ul><ul><ul><li>Pružiti različite vrste standardiziranih izvješća i statistika </li></ul></ul><ul><ul><li>Omogućiti upravljanje pravima pristupa svakom dokumentu </li></ul></ul><ul><li>U pogledu upravljanja predmetima, rješenje mora: </li></ul><ul><ul><li>Omogućiti upravljanje predmetima u skladu sa važećim zakonima i internim aktima organizacije </li></ul></ul><ul><ul><li>Eliminirati potrebu za ručnim vođenjem raznih knjiga, gdje god je to moguće </li></ul></ul>
    6. 6. Dodatni zahtjevi na rješenje <ul><li>Rješenje mora: </li></ul><ul><ul><li>Zamijeniti postojeći maling sustav </li></ul></ul><ul><ul><li>Podržati buduće povezivanje sa web sučeljem kako bi se građanima omogućio uvid u status njihovog predmeta </li></ul></ul><ul><ul><li>Podržati automatizirano slanje SMS i faks poruka sa informacijama o statusu predmeta/zahtjeva </li></ul></ul><ul><ul><li>Omogućiti povezivanje sa postojećim informacijskim sustavom </li></ul></ul><ul><ul><li>Omogućiti elektroničko potpisivanje dokumenata sukladno važećim zakonima </li></ul></ul><ul><ul><li>Zamijeniti postojeće papirnate obrasce sa “pametnim” elektroničkim obrascima </li></ul></ul><ul><ul><li>Omogućiti evidenciju i praćenje poslovnih kontakata </li></ul></ul>
    7. 7. Prezentiranje projekta <ul><li>Na osnovu </li></ul><ul><ul><li>Prepoznatih zahtjeva, </li></ul></ul><ul><ul><li>Provedenih istraživanja i analize postojećih standarda, </li></ul></ul><ul><ul><li>Informacija sa konferencija (Infoarena 2007) </li></ul></ul><ul><ul><li>Prijašnjih prezentacija </li></ul></ul><ul><li>Prepoznat je jedan od potencijalnih Izvođača i održana je prezentacija sustava </li></ul><ul><li>Prezentirani sustav </li></ul><ul><ul><li>Udovoljava svim prepoznatim zahtjevima, </li></ul></ul><ul><ul><li>Temelji se na IBM platformi, što ukazuje na njegovu ozbiljnost, </li></ul></ul><ul><ul><li>Sukladan je važećim standardima, </li></ul></ul><ul><ul><li>Otvoren je, omogućava razvoj i drugih kolaboracijskih aplikacija, </li></ul></ul><ul><ul><li>Pruža neovisnost Naručitelju u korištenju i daljnjem razvoju </li></ul></ul><ul><ul><li>Financijski je vrlo povoljan u odnosu na konkurentske proizvode </li></ul></ul>
    8. 8. Pokretanje projekta <ul><li>Izrada dokumentacije i objavljivanje poziva za javno nadmetanje </li></ul><ul><li>Odabir najpovoljnijeg ponuđača, potpisivanje Ugovora o izradi sustava </li></ul><ul><li>Formiranje projektnog tima koji će od strane Grada sudjelovati u projektu </li></ul><ul><li>Donošenje plana projekta </li></ul><ul><ul><li>Analiza poslovnih procesa </li></ul></ul><ul><ul><li>Redizajn poslovnih procesa </li></ul></ul><ul><ul><li>Razvoj programskog produkta </li></ul></ul><ul><ul><li>Instalacija i podešavanje programskog produkta </li></ul></ul><ul><ul><li>Primopredaja </li></ul></ul><ul><ul><li>Održavanje programskog produkta </li></ul></ul><ul><li>Realizacija projekta po fazama </li></ul>
    9. 9. Moguće poteškoće pri realizaciji i što im je uzrok <ul><li>Projektni tim </li></ul><ul><ul><li>Moraju sačinjavati osobe koje osim znanja i iskustva imaju pozitivan stav prema promjenama </li></ul></ul><ul><ul><li>Moraju zajedno pokrivati sva područja poslovanja </li></ul></ul><ul><ul><li>Mora im se nametnuti obveza, odgovornost i rokovi za realizaciju projekta </li></ul></ul><ul><ul><li>Mora im se jasno reći što i kako trebaju raditi </li></ul></ul><ul><ul><li>Mora ih se motivirati (po mogućnosti novčano) </li></ul></ul><ul><li>Postojeće stanje – predmeti i dokumenti </li></ul><ul><ul><li>Postojeća “Uredba o uredskom poslovanju”, iako definira “pravila igre”, ne daje priliku tehnologiji da se iskaže u punom svjetlu </li></ul></ul><ul><ul><li>Standardiziranost dokumenata – olakšava/otežava njihovo uvođenje u novi sustav i kreiranje te rad sa predlošcima </li></ul></ul><ul><li>Analiza i redizajn poslovnih procesa </li></ul><ul><ul><li>Igraju najvažniju ulogu u realizaciji uspješnog projekta </li></ul></ul><ul><ul><li>Važno je dobro razumjeti “AS-IS” model kako bi se, sukladno novim zahtjevima i mogućnostima, stvorio efikasan “TO-BE” model </li></ul></ul><ul><li>Reference Izvođača na izradi sličnih rješenja, u što sličnijoj okolini </li></ul>
    10. 10. Uvođenje sustava <ul><li>Instalacija serverskog dijela produkta </li></ul><ul><li>Edukacija projektnog tima i pisarnice </li></ul><ul><li>Testni period za članove tima i pisarnicu </li></ul><ul><li>Pisarnica </li></ul><ul><ul><li>Početak rada 01.01.2008. </li></ul></ul><ul><ul><li>U novouređenom i opremljenom prostoru </li></ul></ul><ul><ul><li>Sa novim djelatnicima </li></ul></ul><ul><ul><li>… i sa novim poslovima izdavanja građevnih dozvola </li></ul></ul><ul><li>Edukacija svih ostalih korisnika na dvije odvojene lokacije </li></ul><ul><li>Paralelno - instalacija i podešavanje svih klijenata </li></ul>
    11. 11. Poteškoće pri uvođenju sustava <ul><li>Migracija korisnika i paralelni rad dvaju različitih mailing sustava </li></ul><ul><li>Zastarjela računalna i mrežna oprema, programi </li></ul><ul><li>Kratkoročni problemi sa određenim funkcionalnostima sustava te bugovi u pojedinim modulima </li></ul><ul><li>Kratka i intenzivna edukacija </li></ul><ul><li>Jasna naznaka problema nepostojanja osobe koja će </li></ul><ul><ul><li>Pratiti rad korisnika u sustavu, uočavati greške i nedostatke, </li></ul></ul><ul><ul><li>Dodatno educirati pojedine korisnike (ili organizirati edukaciju), (su)kreirati pravilnike i naputke za rad, predloške, … </li></ul></ul><ul><ul><li>Predlagati i upravljati svim aktivnostima daljnjeg unaprjeđenja sustava, a sve u cilju optimiziranja poslovnih procesa, </li></ul></ul><ul><ul><li>Ustrajati na stalnom korištenju sustava (bez alternative), </li></ul></ul><ul><ul><li>Biti glavni akter u stvaranju sustava kvalitete </li></ul></ul>
    12. 12. Poteškoće u korištenju sustava <ul><li>Zastarjela i raznolika računalna oprema </li></ul><ul><ul><li>uzrokovala je velike poteškoće u radu na pojedinim lokacijama </li></ul></ul><ul><ul><li>Zahtijevala je dodatnu optimizaciju sustava </li></ul></ul><ul><ul><li> Navela je Grad da u kratkom roku pokrene postupak nabavke nove računalne opreme (koja se inače morala nabaviti) </li></ul></ul><ul><li>Raznolika programska oprema </li></ul><ul><ul><li>Korištenje samo dvije različite verzije MS Office-a uzrokovalo je niz problema u procesu odobravanja </li></ul></ul><ul><ul><li>Dodatni programi na pojedinim računalima uzrokovali su nepredvidive i teško “uhvatljive” probleme </li></ul></ul><ul><li>“ Objektivni” problemi krajnjih korisnika </li></ul><ul><ul><li>Zakašnjelo donošenje potrebnih akata (pravilnika, naputaka, uputa) koji korisnike moraju jasno i precizno upoznati sa novim načinom rada </li></ul></ul><ul><ul><li>Potreba za dodatnom edukacijom pojedinih (grupa) korisnika </li></ul></ul>
    13. 13. Poteškoće u korištenju sustava <ul><li>Organizacijski, psihološki i ini problemi </li></ul><ul><ul><li>Osnovni problem je nepostojanje prije spomenute osobe </li></ul></ul><ul><ul><li>Transparentnost dobivena uvođenjem sustava “ne sviđa se” svima </li></ul></ul><ul><ul><li>Optimizacija poslovnih procesa nužno ruši određene “centre moći” </li></ul></ul><ul><ul><li>Teško prihvaćanje novog načina rada, posebno kod starijih (nitko se ne želi riješiti svojih “žutih košuljica”) </li></ul></ul><ul><ul><li>Struktura zaposlenih nije u potpunosti “dorasla” modernoj tehnologiji i novim zahtjevima </li></ul></ul><ul><ul><li>Nesigurnost, strah, (ne)motiviranost, … </li></ul></ul>
    14. 14. Zaključak / osvrt na trenutno stanje <ul><li>Sustav je u aktivnom korištenju (i održavanju) puna četiri mjeseca </li></ul><ul><li>Tehnički problemi su više-manje riješeni, u tijeku je nabavka nove opreme </li></ul><ul><li>Korisnici se postupno navikavaju na nov način rada </li></ul><ul><li>Intenzivno se traga za osobom koja će preuzeti upravljanje sustavom </li></ul><ul><li>Sustav se stalno unaprjeđuje, posebno u dijelu zahtjeva koji pridonose stvarnom poboljšanju kvalitete i brzine rada </li></ul><ul><li>Podrška ključnih ljudi i dalje je prisutna </li></ul><ul><li>ALTERNATIVE NEMA </li></ul>
    15. 15. Demo
    16. 16. Kontakt <ul><li>[email_address] </li></ul>

    ×