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Pasos para Planificar Eventos

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El mundo de la planificación de los eventos definitivamente ha evolucionado en los ultimos años, de hecho materias relacionadas de esta área han sido incluidas en los currículos universitarios. …

El mundo de la planificación de los eventos definitivamente ha evolucionado en los ultimos años, de hecho materias relacionadas de esta área han sido incluidas en los currículos universitarios. Muchos profesionales jóvenes y estudiantes siente inclinación por esta área y desean convertirse en planificadores u organizadores de eventos.

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  • 1. ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 2. LOS EVENTOS- Rápida evolución- Mercado competitivo- La planificación previa determinará el éxito del evento- Es como una “obra de teatro”, donde los “actores” se presentan en vivo y no tienen segundas oportunidades- Cualquier evento, ya sea para 30 o para 1,000 personas debe ser cuidadosamente detallado. ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 3. ESTRATEGIAS INTEGRADAS “ES CUESTIÓN DE IMAGEN” Relaciones Mercadeo PúblicasComunicación ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 4. ALGUNOS TIPOS DE EVENTOS Culturales, científicos, sociales, deportivos, tecnológicos,Internos Externos• Convención de ventas • Lanzamientos de productos o servicios• Reuniones de Consejos de Directores • Charlas o conferencias • Reconocimiento a personalidades• Fiestas y reconocimientos a colaboradores • Cócteles• Almuerzos • Torneos • Ferias ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 5. PASOS PARA ORGANIZAR UN EVENTO1. DEFINIR OBJETIVOS2. ESTIMACIÓN DE RECURSOS3. VISIÓN EL EVENTO4. CREACIÓN DE LA MARCA5. SELECCIÓN DEL LUGAR6. DISEÑO DEL EVENTO7. PRESUPUESTO8. EVENTO9. ACCIONES POST EVENTO ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 6. CÓMO ORGANIZAR UN EVENTO?1. Definir sus objetivos. A corto, mediano y largo plazo.- Porqué se llevará a cabo?- Entender la importancia del evento para el cliente- Cuáles serán los retornos de la inversión, tanto económica como de recursos? ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 7. UN EVENTO PUEDE TENER COMO OBJETIVO: Lanzamiento de un producto o servicio Generar ventas Atraer nuevos clientes Posicionamiento de la marca Agasajar clientes, relacionados y colaboradores Recaudación de fondos para una causa benéfica Reconocimientos Reuniones de intercambio de información Entre otros ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 8. 2. ESTIMACIÓN DE RECURSOS• Definir junto al cliente el presupuesto global queserá designado para el evento• Conocer el margen/ limitantes económicas• Recursos humanos necesarios• Recursos técnicos y tecnológicos• Materiales ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 9. 3. VISIÓN DEL EVENTO- ESCUCHA al cliente. Qué es importante para él?- Cuáles son sus expectativas?- Cuándo será el evento?- Quiénes serán los invitados?- Cuántas personas serán invitadas?- Se invitarán acompañantes?- Quiénes serán invitados VIP’s? ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 10. VISIÓN DEL EVENTO• Se invitarán autoridades gubernamentales?• Cuál sera el código de vestimenta de los invitados?• Habrán intervenciones o discursos?• Se necesitarán audiovisuales?• Se contratará maestra de ceremonias? ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 11. 4. CREACIÓN DE LA MARCA- Creación de un nombre de fácil recordación y lectura- Conceptualizar y desarrollar un logo para diversas aplicaciones- Verificación de la disponibilidad de dominios en la web- Verificación de disponibilidad de cuentas en las redes sociales ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 12. 5. SELECCIÓN DEL ESPACIO/ LUGAR DELEVENTO- Ubicación de lugar: en la ciudad o en el interior?- Fecha y hora del evento- Verificar los días feriados, fechas patrias y religiosas, fines de semana largos.- Accesibilidad al lugar- El evento será al aire libre o el lugar es techado?- Ambientación de acuerdo al tipo de evento- Posibilidades de adecuar y transformar el espacio ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 13. 5. SELECCIÓN DEL ESPACIO- Facilidades que nos ofrece el lugar seleccionado como: alimentos, bebidas, parqueos, valet parking, sillas, mesas, audiovisuales, camareros, carpas, accesibilidad a los baños, etc.- Verificar las condiciones físicas del espacio- Se deben de realizar varias visitas de inspección al lugar seleccionado y tomar fotografías de todas las áreas. ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 14. CASO: COPA DE GOLF CEU OPEN (UNIBE) ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 15. OBJETIVOS: COPA DE GOLF CEU OPENObjetivos:- Recaudación de fondos para el programa de becas Líderes del Mañana de UNIBE.- Lograr un acercamiento con los egresados de la Institución y que los mismos se identificaran con la causa.- Establecer relación con diversas compañías para presentarles el programa “Apadrina un Estudiante” ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 16. VISUALIZACIÓN DEL EVENTO: COPA DE GOLFCEU OPEN- Público objetivo: amantes del golf (estudiantes, profesionales) tanto de Santo Domingo como de la Región Este- Egresados y no egresados de UNIBE- Cantidad de jugadores: 160- Campo de Golf Punta Espada, Cap Cana- Distancia de 3 horas de Santo Domingo- Dos salidas: a las 7:00 am (80 jugadores) y a la 1:00 pm (80 jugadores)- Acompañantes incluidos- Fin de semana (viernes y sabado) con diversas actividades ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 17. VISUALIZACIÓN DEL EVENTO: COPA DE GOLFCEU OPEN- Costo RD$7,500 por jugador- El Presidente de Cap Cana y miembros del Consejo Regente de UNIBE serán jugadores- El staff de UNIBE debe ser transportado a Cap Cana desde el día antes del evento hasta el día después- Es necesario una rueda de prensa para dar a conocer los detalles a los medios de comunicación ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 18. CREACIÓN DE LA MARCA: COPA DE GOLF CEUOPEN- Nombre: CEU OPEN/ (CEU: Círculo de Egresados de UNIBE)- Logo: @ceuopen ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 19. CREACIÓN DE LA MARCA: MATERIAL GRÁFICOAfiche Invitación rueda de prensa ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 20. CREACIÓN DE LA MARCA: WEBSITE Importante: monitorear las visitas al minisite ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 21. SELECCIÓN DEL ESPACIO: COPA DE GOLF CEUOPEN• Fecha seleccionada: Fin de semana del 14 de mayo• Campo de Golf Punta Espada, Cap Cana• El Club de Golf Punta Espada es el más completo club de golf de la Zona• El campo de golf ofrecía elementos para logística como: carritos de golf, caddies, facilidades de A&B, neveras para hielo y almacen para las comidas ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 22. SELECCIÓN DEL ESPACIO: COPA DE GOLF CEUOPEN• Profesionales del campo de golf para la parte técnica el juego• Oficina para el staff• Facilidades para alojamiento para el staff de UNIBE y transporte en Cap Cana• Descuento para los jugadores en hoteles de Cap Cana para los jugadores ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 23. 6. DISEÑO DEL EVENTO• Creación de Comité de Seguimiento• Definir el concepto general. Innovar- Sensibilizar los cinco sentidos- Creación de energía y emociones• Definir cronograma. Tareas pre-evento, evento y post-evento. Ejecutar con presición y tiempo ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 24. 6. DISEÑO DEL EVENTO• Establecer responsables de cada tarea• Establecer tiempos reales• Definir necesidades• Negociación con suplidores. Definir costos reales• Agenda del evento con horas y responsables ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 25. 7. PRESUPUESTO FINALLlevar a cabo una propuesta con el presupuesto final,el cual debe incluir:• Creatividad y producción de invitaciones• Mensajería• Material impreso a distribuir (brochures, folders, etc)• Alquiler del espacio físico (lugar)• Montaje y Decoración• Alimentos y bebidas• Anfitrionas ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM-• Alojamiento @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 26. 7. PRESUPUESTO FINAL• Transporte• Prensa• Souvenirs• Producción de videos. Pantallas y proyectores.• Actividades pre- evento como ruedas de prensa• Ambulancias o médicos on call• Imprevistos ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 27. CASO: COPA DE GOLF CEU OPEN (UNIBE) ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 28. DISEÑO DEL EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN• Se estableció el Comité de Seguimiento: Directora de Comunicaciones de UNIBE, Director del Círculo de Egresados de UNIBE, egresados administrativos de UNIBE, egresados colaboradores expertos en golf y la Vicerrectora Administrativa de UNIBE.• Concepto: Se diseñó una agenda de un fin de semana en la playa, complementado con actividades entre amigos y sus acompañantes en el gran Destino del Mundo, Cap Cana. PLAYA, GOLF, SOL Y AMIGOS. ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 29. DISEÑO DEL EVENTO / COPA DE GOLF CEU OPENSe definieron las responsabilidades desde cincomeses (enero) antes:• Comité de Patrocinios:- Elaboración de paquetes de patrocinios- Acercamiento y seguimiento con empresas- Elaboración de contratos de patrocinio- Distribución de carpas de patrocinadores en el campo- Trofeos/ goodie bags- Premios para la rifa ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 30. DISEÑO DEL EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN• Comité de Logística- Transporte- Alojamiento- Alimentos y Bebidas- Coordinación de eventos: rueda de prensa, cóctel de bievenida, cena y premiación ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 31. DISEÑO DEL EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN• Comité de Publicidad y Promoción- Elaboración de concepto de publicidad- Afiches, artes de prensa, mailings- Coordinación de la página web y de redes sociales- Diseño y seguimiento de producción de bajantes, señalización, vallitas.- Coordinación rueda de prensa- Seguimiento a los medios post evento ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 32. DISEÑO DEL EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN• Comité Técnico- Recopilación de formularios de inscripción- Seguimiento a jugadores- Coordinación de salidas AM y PM- Elaboración de Foursomes- Reglas del Torneo- Coordinación parte técnica con el campo de golf- Coordinación de premios especiales- Recoger los score cards y verificar los ganadores ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 33. DISEÑO DEL EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 34. DISEÑODEL EVENTO/RESPONSABLES ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 35. 8. EVENTO- La agenda del evento debe incluir todos los pasos a seguir desde la primera hora del día del evento- El espacio debe estar listo al menos 1 hora y media antes de la llegada de los invitados- Prueba de sonido, luces y presentaciones- Establecer comité de recibimiento y anfitrionas- Las personas que participarán con presentaciones y discursos deben estar al menos media hora antes que inicie el evento. ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 36. 8. EVENTO- Tener disponible un vehículo con suficiente combustible para imprevistos- En caso que el evento sea parado, tener sillas disponibles para personas mayores o señoras embarazadas.- Recibimiento de la prensa- El Comité de Seguimiento debe mantenerse en sesión permanente y disponible todo el tiempo para las emergencias e imprevistos ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 37. 9. POST EVENTO• Evaluación del evento. Logros y oportunidades.• Cartas de agradecimiento• Informe ecónomico: inversión vs ganacias• Press Clipping ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 38. EVENTO/TAREAS YRESPONSABLES ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 39. CASO: COPA DE GOLF CEU OPEN (UNIBE) ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 40. POST EVENTO/ COPA DE GOLF CEU OPEN ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 41. POST EVENTO-/ COPA DE GOLF CEU OPEN ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 42. OTRAS CONSIDERACIONES IMPORTANTES• Tratamiento especial a las personalidades distinguidas• Líneas de recibo• Prensa• Ambulancias o médicos on call para eventos fuera de la ciudad• Coordinar el vestuario del staff• Se debe buscar el maestro de ceremonias adecuado y especificarle el tipo de vestuario que debe tener en el evento• Las invitaciones son la primera impresión del evento, debemos ser cuidadosos en su redacción y su creatividad cautivará al invitado. ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 43. EL ROL DE LAS REDES SOCIALES EN LOS EVENTOS ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 44. VENTAJAS DE LAS REDES SOCIALES- Se penetra de una forma directa al público objetivo- Con costos más efectivos que otros medios- Difusión inmediata y a tiempo real- El evento contará con más notoriedad y repercusión ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 45. ANTES DEL EVENTO• Selecciona un community manager que se identifique con la marca. Es el “vocero” de la marca.• Entrenarlo con información relevante de la marca.• Creación de página web o de minisite del evento, del servicio o del producto. Incluir noticias, agenda, novedades del evento. ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 46. ANTES DEL EVENTO• Apertura de la cuenta del evento en las principales redessociales: Facebook, Twitter, YouTube, Slide Share (encaso de conferencias, charlas), Instagram, Pinterest, etc.• Crea contenido, busca público e interactúa• Crea tendencias con un #hashtag que sea fácil y atractivo• Genera mentions con los medios de comunicación, envía notas de prensa con la información de las redes sociales ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 47. DURANTE EL EVENTO• Sincroniza las redes sociales• Dale seguimiento a los hashtags• Crea contenido• Genera RT’s. Inicia conversaciones con mentions.• Comparte contenido visual con tus seguidores: fotos, presentaciones.• Transmite en vivo a través del Streaming ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 48. DESPUES DEL EVENTO• Recopila la información. Archiva todos los datos y conversaciones generadas• Monitorea contenido de los blogs y medios digitales• Publica las fotos: Facebook, Instagram, Pinterest, FlickR• Publica las presentaciones Slide Share• Sube los videos a YouTube ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 49. LAS REDES SOCIALES/ COPA DE GOLF CEU OPEN ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)
  • 50. LAS REDES SOCIALES/ COPA DE GOLF CEU OPEN ROCHELLI SUBERO - WWW.EVENTOSTIPS.COM- @EVENTOSTIPS (TW ITTER)

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