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  • 1. PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALSEGUNDA FASE PARAMETROS PARA UN PROYECTO DE AUTOMATIZACION Autor AMANDA BARRERA PEREZ Colaboradores: MYRIAM MEJIA ECHEVERRI LILIA JEANNETTE CAÑON RODRIGUEZ JORGE WILLIAM TRIANA TORRES ALEXANDER MELO CASTRO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA 2005
  • 2. OBJETIVOABORDAR LOS ASPECTOS CONCEPTUALES,METODOLÓGICOS Y NORMATIVOS, QUE COMPRENDENLOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL PARACONJUGAR LAS POSIBILIDADES QUE BRINDAN LASTECNOLOGÍAS EN EL DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS
  • 3. I. DEFINICION Y OBJETIVOS DE UN PGDEl Archivo General de la Nación, como rector de la política archivística ycon miras a dotar a las entidades de una herramienta metodológica,que lespermita hacer mas eficiente la implantación de su Programa de GestiónDocumental, emitió el documento “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEUN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL“.(Agosto 2005)Se describe en dicho documento el Programa de Gestión Documentalcomo: “2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Un programa de gestión documental se define como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos.”
  • 4. … Definicion y objetivos de un PGDCon la implantación de un Programa de Gestión Documental se pretendealcanzar los siguientes objetivos: Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos. Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a los procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, la normalización de modelos y formatos para la producción documental. Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez preserven el cuidado del medio ambiente.
  • 5. … Definicion y objetivos de un PGD Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes de correo y mensajería. Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad. Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de Retención Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación, conservación de la información y disposición final de los documentos. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la administración e importantes para la cultura. Guía para la implementación de un Programa de Gestión Documental - AGN
  • 6. II. ANTECEDENTESEn torno al tema de la aplicación de un PGD y de losprincipios y procesos archivísticos teniendo encuenta que los documentos están contenidos endiversos soportes, se han generado vacíos einquietudes planteados por profesionales yestudiosos en la materia, particularmente en lo quecorresponde al tratamiento de los documentoselectrónicos.La siguiente es una mirada general hacia las diversasinquietudes planteadas durante los últimos años
  • 7. … AntecedentesInquietudes encontradas y fuentes de información REVISTA DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS – ALA 22 JULIO DICIEMBRE DE 1999 “POLITICAS NACIONALES DE AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS” SEMINARIO INTERNACIONAL DE ARCHIVOS,, SANTIAGO DE CHILE - ALA ABRIL DE 2002 REVISTA DE LA ASOCIACIÓN LATINOAMERICANA DE ARCHIVOS – ALA 25 ENERO DICIEMBRE DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN “GUÍA DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA DE NUEVAS TECNOLOGÍAS . BOGOTÁ, D.C. MARZO 2004 SOPORTES DOCUMENTALES ALTERNATIVOS EN ARCHIVOS Y CENTROS DE INFORMACIÓN” Mario Javier Santander Suárez. Químico, Laboratorio de Restauración “PARTICIPACIÓN DEL CRALC (Programa Memoria del Mundo) EN LA REUNION REGIONAL DE CONSULTA SOBRE PRESERVACIÓN DEL PATRIMONIO DIGITAL ” INFOLAC, REVISTA TRIMESTRAL DEL PROGRAMA DE LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN PARA AMERICA LATINA Y EL CARIBE. . SEPTIEMBRE 2004 “GESTIÓN DOCUMENTAL EN INTRANET” DOCUMENTO INFORÁREA –CONSULTORES EN INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN ESPAÑA
  • 8. …Inquietudes encontradas y fuentes de información ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN “LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS” MEMORIAS DÉCIMO SEMINARIO SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS COLOMBIA - 2001 “EL DESAFÍO DEL MILENIO Y LAS NUEVAS TECNOLOGIAS” Dr. DAN HAZEN. Bibliotecario, Universidad de Harvard, Estados Unidos “PROGRAMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL MARCO DE LAS NUEVAS TECNOLOGIAS” Dr. ALEXANDER MELO. Archivo General de la Nación “EL DOCUMENTO ELECTRÓNICO” Ing. ADALGISA ABDALA BARCENAS. Subdirectora del Departamento de Documentación Editorial – Banco de la República “DISPOSICIONES LEGALES Y NORMAS TÉCNICAS RELACIONADAS CON EL EMPLEO DE NUEVAS TECNOLOGÍAS” Dr. JOSE ALBERTO GIRALDO LOPEZ. Abogado, Asesor externo del Archivo General de la Nación “IMAGEN INTEGRADA” Ing. LUIS GUILLERMO PEREZ MONTOYA. Ingeniero de Sistemas Eastman Kodak company
  • 9. III. REQUISITOS PARA INICIAR UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE UN PGDLa Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, regulóen su Título V: Gestión de documentos, la obligaciónque tienen las entidades públicas y privadas quecumplen funciones públicas, en elaborar programas degestión de documentos, independientemente delsoporte en que produzcan la información… Con miras al proceso de automatización del PGD y con fundamento en la norma, se identifican aspectos que se constituyen en un requisito previo, dado su valor conceptual o metodológico, a saber:
  • 10. ... REQUISITOS PARA INICIAR UN PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN DE UN PGD ...CONCEPTUALIZACIÓN DEL PGD Formulación de lineamientos y normalización de los aspectos involucrados en un PGD, contemplando: Procesos, flujos de información, formatos y normatividad. El AGN elaboró el documento: “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL”ELABORACIÓN , APROBACIÓN Y APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE 3.1RETENCIÓN DOCUMENTAL
  • 11. IV. PGD AUTOMATIZADOPara abordar el proyecto de automatización, vamos a considerartres puntos principales, a partir de los cuales se efectuará unanálisis tendiente a identificar las áreas o aspectos mínimos quedeberán estar contemplados en una herramienta de software,desarrollada para automatizar el Programa de Gestión Documental.Adicionalmente, para llegar a la formulación de los aspectosmencionados, se integrará en el proceso del análisis, lasconclusiones obtenidas como resultado del estudio deantecedentes (Capítulo II), ya que constituyen una necesidad aresolver con la herramienta de automatización.
  • 12. … PGD AUTOMATIZADO PUNTO DE PARTIDA Análisis de los aspectos relevantes del panorama inicial de 4.1 la Entidad y determinantes en el proceso de automatización ESQUEMA GENERAL Se DEL SISTEMA busca plantear la conformación general del sistema 4.2 automático, teniendo en cuenta un marco conceptual y normativo COMPONENTES DEL SISTEMA Corresponde a un análisis particular de los componentes 4.3 mínimos que integrarán el sistema, al igual que en el punto anterior, partiendo de un marco conceptual específico
  • 13. 4.1 PUNTO DE PARTIDAGeneralmente se presenta un panorama inicial de la Gestión Documental en laEntidades, que integra elementos como los siguientes: INTERNET AMBIENTE REAL AMBIENTE VIRTUAL EXTRANET INTRANET FORMATOS SOPORTES Textos Cuadros Papel Imágenes digital Bases de datos Videos Datos Sonido Portales Fotografías
  • 14. 4.1.1 CARACTERÍSTICAS La información se produce con el empleo de variedad de HERRAMIENTAS. Para el caso de información digital: Software de oficina (procesadores de texto, mensajería), software de diseño, soft. de digitalización, Bases de Datos, etc., generándose diversidad de FORMATOS en diversidad de SOPORTES. En todo proyecto de automatización, se surte una etapa de análisis en donde se identifican las características iniciales del sistema y de la información involucrada. Se puede considerar que para el caso de un PGD, se cuenta con algunos productos que constituyen ya una parte fundamental en el levantamiento de información inicial o etapa de análisis así:
  • 15. a. Documento “GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL” publicado por el AGN aporta los siguientes elementos: Conceptualización general del PGD Procedimientos: Flujos de información y Formatos Normatividad EL DOCUMENTO ES UN INSTRUMENTO DE ANÁLISIS PARA LA ETAPA DE DESARROLLO DEL SOFTWARE
  • 16. b. LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Este instrumento aporta los siguientes elementos: Organización de los documentos (Series, subseries, etc) Identificación de los tipos documentales Identificación de tiempos de permanencia en cada fase del ciclo vital Disposición final del documento POR LOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA , LA TRD CONSTITUYE NO SOLO EL PRIMER ELEMENTO OBJETO DE AUTOMATIZACIÓN, SINO EL PUNTO DE REFERENCIA EN EL SISTEMA
  • 17. c. Finalmente para la proyección adecuada de la herramienta desoftware que se ajuste a la gestión documental de la Entidad, esimportante complementar la etapa de análisis, con la generación deun tercer producto que denominaremos MAPA DOCUMENTAL. Elobjetivo de este cuadro es precisar información sobre los tiposdocumentales como se describe a continuación
  • 18. MAPA DOCUMENTAL Producción de documentos Por cada tipo documental especificar: Herramienta de producción Formato (si se trata de herramientas para producción digital, el formato se puede especificar con la extensión del archivo) Soporte para producción (Digital,…) Reproducción . Soporte en el cual se reproduce (Papel, Microfilm,...) Motivo (Valor probatorio, Trámite, Conservación, Para el acceso futuro ) Etapa del ciclo en que se debe efectuar la reproducción Aproximación de volumen documental en un periodo
  • 19. … MAPA DOCUMENTAL Recepción de documentos Identificar los siguientes elementos con respecto a tipos documentales que se reciben y están identificados en la TRD de la Entidad: Vía de recepción Tipo Documental Reproducción . Soporte en el cual se reproduce (Papel, Digital, Microfilm) . Motivo (El tipo documental se encuentra en la TRD y difiere del soporte original, por trámite, por conservación, para el acceso futuro) . Etapa del ciclo en que se efectúa la reproducción Dependencia que recibe Dependencia que efectúa el trámite Aproximación de volumen documental en un periodo
  • 20. … MAPA DOCUMENTALDiseño de Tipos Documentales.Un segundo aspecto objeto de automatización, se presentará enel Archivo de Gestión, mas exactamente en el proceso dePRODUCCIÓN.Para este punto, un insumo fundamental lo constituye ladefinición previa de la forma como se aplicarán en la Entidad losaspectos relativos a la DIPLOMATICA DOCUMENTAL.Básicamente especificaciones en cuanto a formas, impresión yfirmas de los documentos. (ver Marco Conceptual 4.1.2)
  • 21. … MAPA DOCUMENTAL El diseño y estandarización de formas de presentación de tipos documentales. Para el efecto se requiere revisar y/o rediseñar o crear las nuevas formas necesarias para la presentación de los documentos, tomando como fuente las normas existentes para producción documental. Mecanismos de impresión de documentos (Papel, Tinta) Definición del procedimiento a adoptar para firma de los documentos en que esta sea requerida: Tipo de firma: Posibilidad de implementar la firma digital certificada o continuar con firma manuscrita Definición de cargos que están autorizados para firmar la documentación externa e interna Numeración de Actos Administrativos
  • 22. … MAPA DOCUMENTAL LOS ELEMENTOS QUE INVOLUCRA EL MAPA DOCUMENTAL, PERMITIRÁN IMPLEMENTAR CONTROLES RESPECTO A SOPORTES, FORMATOS Y MECANISMOS DE REPRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS, POR LO CUAL ES OBJETO DE AUTOMATIZACIÓN Sobre los resultados iniciales del análisis, se efectuará una estandarización o normalización para producir el mapa documental definitivo. Esta herramienta constituye un insumo importante para dos fines, de una parte el proyecto de automatización del PGD y de otra, definir las políticas de eliminación, almacenamiento, reproducción y conservación de la documentación en los diferentes soportes, lo cual contribuye a la: Actualización del SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN. Es recomendable diseñar e implementar paralelamente este sistema con el sistema de información automatizado del PGD.
  • 23. 4.1.2 MARCO CONCEPTUAL NORMAS ARCHIVÍSTICAS AGN NORMAS TECNICAS4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES NORMAS LEGALES DIPLOMÁTICA DOCUMENTAL4.1.2.2 CONCEPTOS FIRMA DIGITAL SISTEMA INTEGRADO DE4.1.2.3 TEMAS RELACIONADOS CONSERVACIÓN
  • 24. 4.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTANDARESFORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, consultados y adaptadossegún la norma ICONTEC 3393 o la que la modifique o actualiceMANUAL DE FORMAS PERTENECIENTE A LA ENTIDADDIRECTRICES GENERALES PARA LA PRODUCCIÓN DOCUMENTALMANUAL DE ORGANIZACIÓN DE FONDOS ACUMULADOS. AGN, 2004.ORDENACIÓN DOCUMENTAL. AGN, 2003.Resolución No. 089 de 2003 - Reglamento para el uso de Internet y CorreoElectrónico en el AGN.Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micropuntas oesferos de tinta húmeda .Guía para la administración de comunicaciones oficiales. Bogotá : AGN, 2003.Concepto técnico sobre uso de tintas. 2001. Grupo Laboratorio de RestauraciónAGNCódigo Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos.Son documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros,fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas,radiografías, talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general,todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y lasinscripciones en lápidas, monumentos, edificios o similares”.
  • 25. Ley 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.Ley 527 de 1999 Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.Decreto 2150 de 1995 Artículos 11, 12, 23 y 24. Uso de formatos únicos. Acuerdo No. 060 de 2001. Por el cual se establecen pautas para laadministración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y lasprivadas que cumplen funciones públicasCódigo de Procedimiento PenalArtículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de losdocumentos públicos.Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.Artículo 261. Sobre el valor probatorio de documento público.Artículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.Código de ComercioArtículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normascomerciales - medios para el asiento de operacionesArtículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y seexpiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Artículo 123. Soportes contablesDecreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámarasde Comercio
  • 26. NTC 1673 ICONTEC. “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”NTC 2223:1986:, “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribirNTC 3369 “Elaboración de sobres”NTC 3393. Elaboración documentos comercialesNTC 2896: “Sistemas de procesamiento de la información. Estructura de archivo yrotulado de cintas magnéticas para intercambio de información”.NTC 2676: “Elementos para informática. Cartuchos de disco flexible de 90 mm (35pulgadas) características físicas y dimensionales”, numeral 6.1.4AL CONCLUIR EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN A TRAVÉS DELMAPA DOCUMENTAL, SE ENCONTRARÁ LA NECESIDAD DE MODIFICARNORMAS, DADA LA ACTUALIZACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES,FORMATOS Y SOPORTES
  • 27. 4.1.2.3 SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN (SIC)El PGD, requiere del funcionamiento en paralelo de un sistema integral paraconservación de documentos en los diferentes soportes. Como resultado dela etapa de análisis y conformación de un Mapa Documental, con miras alproyecto de automatización del PGD, se hace necesario la revisión y ajustedel sistema de conservación, acorde a la nueva situación de la Entidad encuanto a soportes documentales. o PROYECTO DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA o INVESTIGACIONES o ESTADÍSTICAS o HISTORIAS CLÍNICASPRINCIPALES o DIAGNOSTICO DE LA DOCUMENTACIÓNOBJETIVOS DEL o MONITOREO DE CONDICIONES AMBIENTALESSIC. o OBRAS INTERVENIDAS o EXPOSICIONES o CONTRATOS o REGISTRO DE PROVEEDORES Y ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE PRODUCTOS Y MATERIALES o INVENTARIO DE PRODUCTOS QUIMICOS o REGISTRO DE PROFESIONALES o CENTRO DE DOCUMENTACIÓN ESPECIALIZADO o MATERIAL DIDÁCTICO Grupo de Laboratorio y Restauración AGN
  • 28. 4.2 ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMAPara este punto se van a considerar los siguienteselementos: cuales son las características quedebe presentar el sistema, se hace un esquema desu conformación general y se incluyen algunosaspectos teóricos relacionados
  • 29. 4.2.1 CARACTERÍSTICAS “La Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Para efectos de la conceptualización de un programa de gestión documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre sí y se desarrollarán en las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico): Producción, Recepción, Distribución, Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final de documentos.”
  • 30. 4.2.2 ESQUEMA PROCESO ENTRADA SALIDA TABLA DE RETENCIÓN MAPA DOCUMENTAL DOCUMENTAL DISTRIBUCIÓN Y TRÁMITE ORGANIZACIÓN CONSULTA CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINALDOCUMENTOS ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO GESTIÓN CENTRAL HISTÓRICO DOCUMENTOS AREAS QUE INTEGRAN EL SISTEMA AUTOMÁTICO
  • 31. El sistema automatizado del PGD integrará como mínimo los siguientes aspectos:a. El principal insumo lo constituyen los documentos. Los documentos se producen y se reciben en la Entidad en diferentes formatos y soportes. El sistema debe admitir vincular todo tipo de documentos en la producción y en la recepción, efectuando la validación de formatos y soportes frente a lo establecido en la TRD y en el MAPA DOCUMENTAL.b. Conformar una central automática de correspondencia recibida y producidac. Requerir un registro de información que identifica el documento producido o recibidod. Involucrar los procedimientos automáticos necesarios para la Distribución, Trámite y Organización electrónica de los documentose. Involucrar los procedimientos automáticos para consulta de los documentos, en cualquiera de las fases del ciclo vitalf. Incluir mecanismos de seguridad de la información
  • 32. ARCHIVO DE GESTIÓN SISTEMA ARCHIVO CENTRAL PGD ARCHIVO HISTÓRICOUSUARIOS INTERNOS AREA DE(DEPENDENCIAS DE LA USUARIOS EXTERNOSENTIDAD) CORRESPONDENCIA
  • 33. 4.2.3 MARCO CONCEPTUAL4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES4.2.3.2 CONCEPTOS INTEROPERABILIDAD SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA4.2.3.3 TEMAS RELACIONADOS SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
  • 34. 4.2.3.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARES PAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE POLÍTICAS Y PLANESDE AUTOMATIZACIÓN DE ARCHIVOS. BOGOTÁ : AGN, 1998. 53 P. REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS. 3ª ED. BOGOTÁ : AGN,2003 NTC-BS 7799-2 SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (SGSI) ESTÁNDARES PARA INTEROPERABILIDAD. (VER 4.2.3.2)
  • 35. 4.3 COMPONENTES DEL SISTEMASE EFECTUARÁ UN ANÁLISIS DE CARACTERÍSTICAS DE LOSPROCESOS DEL PGD, EN CADA UNA DE LAS FASES DEL CICLOVITAL, CON LA FINALIDAD DE IDENTIFICAR ELEMENTOSRELEVANTES PARA EL SISTEMA AUTOMATIZADO. 4.3.1. PROCESOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN: PRODUCCION RECEPCIÓN DISTRIBUCIÓN TRÁMITE 4.3.2. PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: ORGANIZACIÓN CONSULTA CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL
  • 36. 4.3.1 PROCESOS EN EL ARCHIVO DE GESTIÓN4.3.1.1. CARACTERÍSTICAS A. PRODUCCIÓN DEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones. (GRGA)CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUAL1.Creación y diseño de documentos.a. Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas deescribir y procesadores de texto).b. Determinación y selección de soportes documentales (cintasmagnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros,microfilme, video).c. Determinación de tamaños , calidad y tipos de soportes, gramaje,tintas.d. Instructivos para el diligenciamiento de formularios.
  • 37. … CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUALe. Determinación de uso y finalidad de los documentos.f. Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo dela entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmasautorizadas.g. Adecuado uso de la reprografía.2. Normalización de la producción documentala. Identificación de dependencias productoras.b. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos yformularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos eidentificados en la TRD.c. Directrices relacionadas con el número de copias.d. Control de la producción de nuevos documentos.e. Determinación de la periodicidad de la producción documental.
  • 38. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO EN EL PROCESO DE PRODUCCIÓNANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.Para el proceso de producción del documento, el sistema automáticodel PGD, en adelante SAPGD, debe contar con los siguienteselementos implementados: TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL CUADRO O MAPA DOCUMENTAL FORMULARIOS O FORMATOS (a manera de plantillas de acuerdo a lo identificado en el mapa) DEFINICIÓN DE USUARIOS HABILITADOS PARA LA PRODUCCIÓN (Opciones para administración de usuarios con identificación de perfiles y niveles de acceso) MENU U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
  • 39. ESQUEMA DEL PROCESO DE PRODUCCIÓN DEL DOCUMENTO EN ELSISTEMA AUTOMÁTICO DEL PGD PRODUCCIÓN EFECTÚA VALIDACIONES PARA DATOS BÁSICOS DEL DOCUMENTO SAPGD OFRECE PLANTILLAS PARA PRODUCCIÓN DEL DOCUMENTO HABILITA MENU PARA CARGUE DE INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO ASIGNA FECHA Y NÚMERO DE RADICACIÓN AL DOCUMENTO SI SE REQUIERE EL SOPORTE FÍSICO (Ej: Impreso y firmado, según lo establecido en el mapa documental), se registra la información sobre reproducción
  • 40. B. RECEPCIÓNDEFINICIÓN: Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. (GRGA)CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUALRecepción de documentos: se debe verificar que estén completos,que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidadpara efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicioa los trámites correspondientes.Las comunicaciones y documentos se pueden recibir a través dediferentes medios tales como: mensajería, correo tradicional, fax,correo electrónico y cualquier otro medio que se desarrolle para talfin de acuerdo con los avances tecnológicos en cada entidad y debenestar regulados en los manuales de procedimientos. En este proceso se pueden identificar las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo
  • 41. 1. Radicación de documentosAsignación de un número consecutivo a los documentos en lostérminos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001,dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.Impresión de rótulo de la radicación.Registro impreso de planillas de radicación y control.2. Registro de documentos Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos conforme al artículo 2 del Acuerdo AGN 060de 2001, tales como: Nombre de la persona y / o Entidad Remitente odestinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionarioresponsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si loamerita), entre otros. Conformación del consecutivo de comunicaciones oficialesdespachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de lainterrelación de documentos recibidos y enviados.
  • 42. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO EN EL PROCESO DE RECEPCIÓNANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.El proceso de Recepción de documentos se da en dos vías, losdocumentos que generan las dependencias para el envío a unaEntidad externa y los documentos que llegan de Entidades externas.En este punto el SAPGD, debe contar con los siguientes elementosimplementados: CUADRO O MAPA DOCUMENTAL DEFINICIÓN DE USUARIOS HABILITADOS PARA LA RECEPCIÓN (Opciones para administración de usuarios con identificación de perfiles y niveles de acceso) MENU U OPCION PARA IDENTIFICACION Y DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO
  • 43. ESQUEMA DEL PROCESO DE RECEPCIÓN EN EL SA PGD HABILITA MENU PARA CARGUE DE INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO EN CORRESPONDENCIA INGRESO DE DOCUMENTOS UBICA EL DOCUMENTO EN UN BUZÓN VIRTUAL PARA LA DEPENDENCIA DESTINATARIA Y LO HABILITA PARA CONSULTARLO EMITIENDO MENSAJE AL SAPGD DESTINATARIO USUARIO CONSULTA EL BUZÓN, VALIDA TIPO DOCUMENTAL SI EL DOCUMENTO NO ESTÁ IDENTIFICADO COMO UN TIPO DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA, EL SISTEMA DEBE OFRECER LA OPCIÓN DE UBICARLO EN UN BUZÓN TEMPORAL PARA ACTUALIZACIÓN DE TRD (ÁREA DE La Entidad debe efectuar un análisis paraCORRESPONDENCIA determinar si se requiere actualización de la TRD, así como un tiempo de permanencia de los documentos en este buzón ) HABILITA MENU PARA CARGUE DE ENVÍO DE DOCUMENTOS INFORMACIÓN DE IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO POR EL DESTINATARIO
  • 44. C. DISTRIBUCIÓNDEFINICIÓN: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario. (GRGA)CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUALLa distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior yal exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de losdocumentos, se debe contar con mecanismos de control y verificaciónde recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguenactividades como:1. Distribución de documentos externosIdentificación de dependencias destinatarias de acuerdo a lacompetencia.Clasificación de las comunicaciones.Organización de documentos en buzones o casilleros.Enrutamiento de documentos a dependencia competente.Reasignación de documentos mal direccionados.Registro de control de entrega de documentos recibidos.
  • 45. 2. Distribución de documentos internos Identificación de dependencias. Enrutamiento de documentos a dependencia competente.CARACTERÍSTICASde entrega de documentos internos. Registro de control SISTEMA MANUAL 3. Distribución de documentos enviados Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros. Control del cumplimiento de requisitos del documento. Métodos de empaque y embalaje. Peso y porteo de documentos. Gestión del correo tradicional: Normal, certificado, especial. Control y firma de guías y planillas de entrega. Control de devoluciones. Organización mensajería externa. Registro de control de envío de documentos.
  • 46. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO EN EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓNANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.Como consecuencia del proceso de Recepción, la Distribución seefectúa desde tres puntos: REMITIDOS A UNA DEPENDENCIA INTERNA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS PRODUCIDOS EN LA ENTIDAD REMITIDOS A UNA ENTIDAD EXTERNA DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS RECIBIDOS DE UNA ENTIDAD EXTERNA
  • 47. EL PROCESO DE DISTRIBUCIÓN EN EL SAPGD, QUEDA SURTIDO CONLAS SIGUIENTES ACTIVIDADES. AL CONCLUIR EL REGISTRO DE INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO EN LA ETAPA DE PRODUCCIÓN EL SAPGD: UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEÑADA CONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA Y TRÁMITE, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIÓN Y ENVÍA MENSAJE AL DESTINATARIO SI EL DESTINATARIO ES EXTERNO A LA ENTIDAD, UBICA EL DOCUMENTO Y LO HABILITA PARA CONSULTA, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIÓN. ENVIA MENSAJE AL AREA DE CORRESPONDENCIA, DONDE REGISTRARÁN EL ENVÍO. CUANDO SE RECIBE DOCUMENTACIÓN EXTERNA A LA ENTIDAD, Y EL DESTINATARIO CONCLUYE EL REGISTRO DE INFORMACIÓN, EL SAPGD: UBICA EL DOCUMENTO EN UNA ESTRUCTURA DISEÑADA CONFORME A LA TRD, LO HABILITA PARA CONSULTA y TRÁMITE, IMPLEMENTANDO MECANISMOS DE SEGURIDAD QUE IMPIDAN SU ALTERACIÓN
  • 48. A PARTIR DE LA UBICACIÓN, EL SAPGD, DEBE INICIAR UN REGISTRO DE OPERACIONES (LOG) REALIZADAS CON CADA DOCUMENTO, DONDE LOS PRIMEROS REGISTROS SE PRODUCIRÁN CON EL MENSAJE ENVIADO AL DESTINATARIO INTERNO O EXTERNO FECHA DE No. DE TIPO DE FECHA Y DESCRIPCIÓN RADICACIÓN RADICACIÓN OPERACIÓN HORA DE LA DE LA DEL DEL REALIZADA OPERACIÓN OPERACIÓN DOCUMENTO DOCUMENTO DISTRIBUCIÓN (documentos internos o documentos MENSAJE DE AVISO AL externos recibidos) DESTINATARIO DISTRIBUCIÓN (envío de documento externo) •Forma de envío a Entidad externa: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, apartado aéreo •Métodos de empaque y embalaje.ACCESO A DOCUMENTO (CONSULTA / •Peso y porteo de documentos.ACTUALIZACIÓN PARA EL CASO DE •Gestión del correo tradicional: Normal,DOCUMENTOS BORRADOR ) certificado, especial. •Fecha de entrega. •Autor •Fecha de recepción por el destinatario •Versión del documento •Devolución.
  • 49. D. TRÁMITE DE DOCUMENTOSDEFINICIÓN: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa. (GRGA)CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUALACTIVIDADESEn desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto dedocumentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integransus respectivas series documentales.De acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuentalos tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de lascomunicaciones.
  • 50. En este proceso se señalan las actividades de:1. Recepción de solicitud o trámite •Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. •Identificación del trámite. •Determinación de competencia, según funciones de las dependencias. •Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.2. Respuesta •Análisis de antecedentes y compilación de información. •Proyección y preparación de respuesta. •Trámites a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del asunto.
  • 51. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO EN EL PROCESO DE TRÁMITEANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.Los elementos del trámite automático de los documentos, sedeterminan en el curso de los procesos señalados previamente.El SAPGD, podrá generar reportes o informes con los datos quese requieran respecto a los documentos producidos en el cursode un determinado trámite
  • 52. 4.3.1.2. MARCO CONCEPTUAL4.3.1.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARESCONSIDERACIÓN DE LAS NORMAS DESCRITAS EN EL DOCUMENTOPRODUCIDO POR EL AGN : ““GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNPROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL“.(Agosto 2005)4.3.1.2.2 CONCEPTOS LA DESCRIPCIÓN DE OTROS SOPORTES
  • 53. 4.3.2 PROCESOS PRESENTES EN TODO EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
  • 54. 4.3.2.1. CARACTERÍSTICAS A. ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOSDEFINICIÓN: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos (GRGA)CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUALACTIVIDADESComprende los procesos archivísticos de:1. Clasificación documental. “Proceso archivístico mediante el cual seidentifican y establecen las series que componen cada agrupación documental(fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcionalde la entidad” (GRGA).Actividades: •Identificación de unidades administrativas y funcionales. •Aplicación de la tabla de retención y/o valoración de la dependencia. •Conformación de series y subseries documentales. •Identificación de tipos documentales de la tabla de retención y /o valoración y de los documentos de apoyo. •Control en el tratamiento y organización de los documentos.
  • 55. 2. Ordenación documental: Ubicación física de los documentos dentro de lasrespectivas series en el orden previamente acordado.Actividades: •Relaciones entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales. •Conformación y apertura de expedientes. •Determinación de los sistemas de ordenación. •Organización de series documentales de acuerdo con los pasos metodológicos. •Foliación.3. Descripción documental: Es el proceso de análisis de los documentos dearchivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización yrecuperación, para la gestión o la investigación (GRGA).Actividades: •Análisis de información y extracción de contenidos. •Diseño de instrumentos de recuperación como Guías, Inventarios, Catálogos e Índices. •Actualización permanente de instrumentos.
  • 56. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO EN EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN ANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJO PRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.En el SAPGD, las actividades que comprenden el proceso de organización dedocumentos se desarrollan así: CLASIFICACIÓN AL “REGISTRAR LOS DATOS BASICOS” EN EL DOCUMENTO PRODUCIDO O RECIBIDO ORDENACIÓN CONFORMACIÓN DE EXPEDIENTES DESCRIPCIÓN SE DAN NIVELES DE DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO DESDE EL MOMENTO MISMO DE SU PRODUCCIÓN O RECEPCIÓN (LO QUE DENOMINAMOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO)
  • 57. ESQUEMA DEL PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN EL SAPGD SERIE 1 SUBSERIE 1 SAPGD EXPEDIENTE A DOCUMENTO UNO “METADATOS” DOCUMENTO DOS EXPEDIENTE B DOCUMENTO UNODOCUMENTO ENEL SAPGD:Metadatos, Datos,Anexos La ordenación de documentos se puede establecer por cualquier criterio que se desee: Fechas, Tipos Documentales, etc
  • 58. TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Previo a la definición del Proceso de Consulta, es importante tratar el tema de las TransferenciasDEFINICIÓN: Con base en la “Guía para la organización y manejo de los archivos de gestión del Archivo General de la Nación”, elaborada por el Grupo de Correspondencia y Archivo AGN, 2004. La transferencia documental es un proceso mediante el cual, una vez cumplidos los tiempos de retención estipulados en la Tabla de Retención Documental, se trasladan los documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central y/o de éste, al Archivo Histórico. Todas las dependencias deberán preparar los documentos a transferir, de conformidad con las series, subseries y tiempos de retención estipulados en la TRD vigente
  • 59. ESQUEMA DE LOS PROCESOS DE TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOSEN EL SAPGD EMITE INFORMES AL AREA DE ARCHIVO RESPECTO A TRANSFERENCIAS PREVISTAS SEGÚN LAS TRD SAPGD HABILITA OPCIÓN PARA QUE EL AREA DE ARCHIVO PROGRAME EN EL SISTEMA EL CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS PARA UN PERIODO REQUERIDO EMIITE MENSAJES DE ALERTA A LAS ÁREAS INVOLUCRADAS EN LA TRANSFERENCIA EMITE REPORTE A LA DEPENDENCIA QUE EFECTUARÁ LA TRANSFERENCIA, CORRESPONDIENTE AL INVENTARIO DE DOCUMENTOS QUE DEBEN SER TRANSFERIDOS (FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL)PARA LOS DOCUMENTOS QUE SE ENCUENTRAN ADEMÁS EN SOPORTEFÍSICO, HABILITA MENU PARA QUE LA DEPENDENCIA PUEDACOMPLEMENTAR LA INFORMACIÓN DEL INVENTARIO.SE REGISTRA INFORMACIÓN SOBRE LAS UNIDADES DE ALMACENAMIENTOEN QUE SERÁN ENTREGADOS ESOS SOPORTES
  • 60. LA TRANSFERENCIA AUTOMÁTICA SE EFECTÚA MEDIANTE LA IDENTIFICACIÓN O “MARCADO” DE LOS DOCUMENTOS OBJETO DE LA TRANSFERENCIA. ESTA OPERACIÓN CONSISTE EN AGREGAR EN FORMA AUTOMÁTICA UN DATO AL DOCUMENTO, QUE IDENTIFICA EN QUE FASE DEL CICLO VITAL SE ENCUENTRA. ASI MISMO ESTE DATO SE ENLAZA CON LA INFORMACIÓN DE LA TRANSFERENCIA EN EL CRONOGRAMA PROGRAMADO. LA TRANSFERENCIA AUTOMÁTICA, NO REQUIERE TRASLADO DE LOS DOCUMENTOS DIGITALES, SU ORGANIZACIÓN NO SE MODIFICA Y LA TOTALIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO PUEDE ESTAR DISPONIBLE EN CUALQUIERA DE SUS FASES. DOCUMENTO UNO I. T. “METADATOS”FECHA TIPO DE DEPENDENCIA FECHA DE FECHA DE IDENTIFICACIONPROGRAMADA TRANSFERENCIA QUE TRANSFIERE TRANSFERENCIA TRANSFERENCIA DE TRANSFERENCIAPARA AUTOMÁTICA SOPORTES FISICOSTRANSFERENCIA
  • 61. RESULTADOS DE LAS TRANSFERENCIAS EN EL SAPGD Y OPCIONES QUE OFRECE EN LOS ARCHIVOS CENTRAL E HISTÓRICOARCHIVO CENTRAL POSIBILIDAD DE ACCEDER A LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, PARA ACTUALIZAR EN ELLOS LA INFORMACIÓN CORRESPONDIENTE A LA UBICACIÓN DE LOS SOPORTES FÍSICOS PARA LOS CASOS EN LOS CUALES SE TENGAN DOCUMENTOS EN FONDOS ACUMULADOS, EL SAPGD DEBERÁ OFRECER MECANISMOS PARA VINCULACIÓN AUTOMÁTICA O REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL. PARA ESTE EFECTO ES FUNDAMENTAL EFECTUAR LA VALORACIÓN DOCUMENTAL Y UN ANÁLISIS ARCHIVÍSTICO PREVIO (Mapa Documental), SOBRE: √ Nivel de Decripción a implementar para los documentos del fondo √ Esquema de organización de los documentos POSIBILIDAD DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, POR EL CRITERIO QUE SE REQUIERA, PRODUCCIÓN DE INFORMES, ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE REPRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
  • 62. ARCHIVO HISTÓRICO POSIBILIDAD DE ACCEDER A LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, PARA AMPLIAR LA DESCRIPCIÓN, SEGÚN COMO LO DETERMINE LA ENTIDAD. EL SAPGD DEBE CONTEMPLAR EN SU ESTRUCTURA TODOS LOS ÍTEMS INCLUÍDOS EN LAS NORMAS INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DESCRIPCIÓN (ISAD-G -NTC 4095-, ISAAR-CPF) Y LA ENTIDAD REGISTRA LOS DATOS HASTA EL NIVEL QUE CONSIDERE PERTINENTE EL SAPGD, OFRECERÁ MECANISMOS PARA VINCULACIÓN AUTOMÁTICA O REGISTRO DE INFORMACIÓN POR TRANSFERENCIA, DONACIÓN, ETC.. DE OTRAS ENTIDADES. ES IMPORTANTE ESTABLECER PREVIAMENTE: √ El nivel de descripción a implementar √ Esquema de organización de los documentos POSIBILIDAD DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS TRANSFERIDOS, POR EL CRITERIO QUE SE REQUIERA, PRODUCCIÓN DE INFORMES, ATENCIÓN DE SOLICITUDES DE REPRODUCCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
  • 63. DISPOSICIÓN FINALDE ACUERDO CON LO ESTABLECIDO EN LA TRD, EL SAPGD, DEBE EMITIRLISTADOS DE LOS DOCUMENTOS CUYA DISPOSICIÓN FINAL ES LAELIMINACIÓNEL SISTEMA HABILITARÁ OPCIÓN O PROCEDIMIENTO PARA EFECTUARAJUSTES SI SE REQUIERENEL SISTEMA PERMITIRÁ PRODUCIR ACTA DE LA ELIMINACIÓN, CON LAINFORMACIÓN QUE SE REQUIERA RESPECTO A LOS DOCUMENTOSELIMINADOSEL SISTEMA HABILITARÁ OPCIÓN O PROCEDIMIENTO PARA EFECTUARELIMINACIÓN O BORRADO AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOSPARA LAS SERIES DOCUMENTALES, CUYA DISPOSICIÓN FINAL SEA LASELECCIÓN, EL SAPGD DEBE CONTAR CON UN MECANISMO DE SELECCIÓNALEATORIA. PARA LA ADOPCIÓN E IMPLEMENTACIÓN AUTOMÁTICA, ESTEMECANISMO DEBE SER ESTUDIADO Y APROBADO POR EL COMITÉ DEARCHIVO DE LA ENTIDAD.
  • 64. B. CONSULTADEFINICIÓN: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. (GRGA)CARACTERÍSTICAS SISTEMA MANUALACTIVIDADESLa consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia,persona natural, Estado Colombiano, etc.) de acceder a la informacióncontenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia delos mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos debenatender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correoelectrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente.
  • 65. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte defuncionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitarcon los controles correspondientes.Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberánser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirácuando la información no tenga carácter de reservado conforme a laConstitución y a las leyes.La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida aljefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, ArchivoCentral o Histórico.La recuperación de los documentos entendida como la acción y efecto deobtener por medio de los instrumentos de consulta, los documentosrequeridos, se logra mediante la disponibilidad y actualización de éstos, yasean inventarios, guías, catálogos e índices.
  • 66. Las actividades básicas en esta fase son:1. Formulación de la consultaDeterminación de la necesidad y precisión de la consulta.Determinación de competencia de la consulta.Condiciones de acceso.Disponibilidad de información en términos de restricciones por reserva opor conservación.Reglamento de consulta.2. Estrategia de búsquedaDisponibilidad de expedientes.Disponibilidad de fuentes de información.Establecimiento de herramientas de consulta.Ubicación de los documentos.3. Respuesta a consultaAtención y servicio al usuario.Infraestructura de servicios de archivo.Sistemas de registro y control de préstamo.Uso de testigos y formatos para el control de devolución.Implantación de medios manuales o automáticos para localización deinformación.
  • 67. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA AUTOMÁTICO EN EL PROCESO DE CONSULTAANALISIS DEL DIAGRAMA DE FLUJOPRINCIPALES ELEMENTOS DEL SISTEMA.Desde el punto de vista de la Consulta, El SAPGD, debe considerar lossiguientes aspectos:HERRAMIENTAS DE Debe ofrecer mecanismos para establecerCONSULTA criterios, que permitan la mayor precisión, y satisfagan la finalidad de consulta al usuarioFINALIDAD DE LA CONSULTA Conocer información del documento Actualizar información del documentoPROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Posibilidad de registro de informaciónCON LA CONSULTA sobre: La solicitud de consulta Reproducción de documentos
  • 68. ESQUEMA DEL PROCESO DE CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS EN ELSAPGD EL SISTEMA HABILITA OPCIONES PARA QUE EL USUARIO ESTABLEZCA CRITERIOS DE BUSQUEDA SAPGD EL SISTEMA PRESENTA LA INFORMACIÓN QUE SE AJUSTA A LOS CRITERIOS DE BUSQUEDA PERMITE EL ACCESO A LA INFORMACIÓN PARA CONSULTA, PREVIA VERIFICACIÓN DE LOS PRIVILEGIOS DE USUARIO Y DE LAS CONDICIONES DE RESERVA QUE PUEDAN PRESENTAR LOS DOCUMENTOSARCHIVO DE GESTIÓN ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTÓRICO
  • 69. DENTRO DE LOS CRITERIOS DE BUSQUEDA, SE PUEDEN CONSIDERAR LOS SIGUIENTES ASPECTOS: EL SAPGD DEBE INCLUIR OPCIONES PARA BUSQUEDA DE DATOS CONCRETOS O RANGOS DE VALORES, POR LAS DIFERENTES VARIABLES DE IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. Ej: Fecha de Radicación, Autor, Remitente, Formato, Soporte, … PARA LA BUSQUEDA ESPECIALIZADA POR LOS CONTENIDOS DE LOS DOCUMENTOS, ES IMPORTANTE LA IMPLEMENTACIÓN DE TESAUROS EN EL SISTEMA EL SISTEMA DEBE HABILITAR OPCIONES PARA EL REGISTRO DE LAS SOLICITUDES DE CONSULTA REALIZADAS ASI COMO DE LAS SOLICITUDES DE REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOSFECHA DE FASE DE MOTIVO DE DOCUMENTO IDENTIFICACIO SOLICITUD DE REPRODUCCIÓNCONSULTA ARCHIVO CONSULTA CONSULTADO N DEL DEL DOCUMENTO (G/C/H) USUARIO SERIE SUB EXP FORMATO SOPORTE CANT SERIE
  • 70. 4.3.2.2. MARCO CONCEPTUAL4.3.2.2.1 NORMATIVIDAD Y ESTÁNDARESCONSIDERACIÓN DE LAS NORMAS DESCRITAS EN EL DOCUMENTOPRODUCIDO POR EL AGN : ““GUÍA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UNPROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL“.(Agosto 2005)4.3.2.2.2 CONCEPTOS NORMALIZACIÓN DEL LENGUAJE

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