OMS UnB 02_2012 - Aula 07

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Aula 07 da Disciplina Organização, Métodos e Sistemas ministrada pelo Professor Euller Barros na Universidade de Brasília - UnB. Período: 02/2012.

Conteúdo:
Processos
Mapeamento de Processos
Fluxogramas
BPMN

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  • 1. ORGANIZAÇÃO, MÉTODOS ESISTEMAS – 02/2012AULA 07Professor Euller Barros
  • 2. Cumbuca!• O Sorteado deverá apresentar, de forma resumida, o conteúdo ministrado na aula anterior;• Caso o sorteado não esteja presente, será realizado novo sorteio até que algum aluno presente seja sorteado;• Caso o aluno sorteado se recuse a realizar a cumbuca ou realize de maneira não satisfatória, não será realizado um novo sorteio.
  • 3. REVISÃO – AULA 06• Processos • Definições • Processos x Funções• Macroprocessos e Cadeia de Valor
  • 4. Processos - Definições• “Os processos são constituídos pelo conjunto das atividades inter- relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em produtos ou serviços (saídas).” (FNQ,2007)• “É um conjunto de atividades preestabelecidas que executadas numa sequência determinada vão conduzir a um resultado esperado que assegure o atendimento das necessidades e expectativas dos clientes e outras partes interessadas.” (FNQ,2007)• “Conjunto de atividades que, utilizando insumos/recursos, produz um produto/serviço que tem valor para a entidade que o detém.” (IADI-BPS, 2008) Fonte: FNQ – Fundação Nacional da Qualidade – Caderno Processos
  • 5. Processos Fonte: IADI – Business Process School
  • 6. Função x Processo• Função: • conjunto de atividades que se encadeiam num campo especializado do trabalho; • Relacionado com a Estrutura / Funcionograma• Processo: • Fluxo de materiais (e/ou informações) que se transformam no tempo e no espaço, ou seja, conjunto de recursos e método, organizados para transformar entradas (materiais / informações) em saídas (produtos / serviços). • Relacionado com a Cadeia de Valor da Organização Fonte: IADI – Business Process School
  • 7. Funções x Processos Processo: Compra e Disponibilização de Materiais. FUNÇÃO CONTROLE DA PRODUÇÃOPROCESSO EMISSÃO DE PEDIDOS REALIZAÇÃO DA RECEBIMENTO E DISTRIBUIÇÃO DOS DE COMPRAS COMPRA CONFERÊNCIA MATERIAIS GERENCIAMENTO DE PESSOAL CONTROLE DE CUSTOS Fonte: IADI – Business Process School
  • 8. Cadeia de Valor - Definição “Uma forma sistemática para o exame de todas as atividades executadas por uma empresa e do modo como elas interagem. A Cadeia de Valores desagrega uma empresa nas suas atividades de relevância estratégica para que se possa compreender o comportamento dos custos e as fontes existentes e potenciais de diferenciação.” (PORTER, 1989) Fonte: PORTER, Michael. Vantagem Competitiva. Campus, Rio Janeiro, Campus, 1989.
  • 9. Cadeia de Valor – Modelo Genérico Fonte: PORTER, Michael. Vantagem Competitiva. Campus, Rio Janeiro, Campus, 1989.
  • 10. Macroprocesso x Processos ComprarMacroprocesso materiais Estocar Vender Processar Gerar Negociar comProcessos solicitação de fornecedores contratos compra
  • 11. Nomenclatura – Níveis de Processo• Macro processos • Subprocessos • Processos • Atividades • Tarefas
  • 12. AGENDA – AULA 07• Visão Gráfica de Processos - Fluxograma• BPMN – Business Process Modeling Notation• Mapeamento de Processos
  • 13. AGENDA – AULA 07• Visão Gráfica de Processos - Fluxograma• BPMN – Business Process Modeling Notation• Mapeamento de Processos
  • 14. Fluxograma “Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007) • Outras nomenclaturas: • Flow-chart • Carta de fluxo de processo • Gráfico de sequência • Gráfico de ProcessamentoFonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  • 15. Fluxograma – Objetivos • Principais objetivos: • padronizar a representação e execução dos métodos e procedimentos administrativos; • Facilitar a leitura e o entendimento; • Facilitar a localização e identificação dos aspectos mais importantes; • Melhor grau de análise: mostra o modo pelo qual as coisas são feitas e não o modo pelo qual o chefe acha que elas são feitas!Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  • 16. Fluxograma – Requisitos Básicos • “Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007) • Informações básicas de um fluxograma: • Os tipos de operações ou trâmites que integram o circuito de informações (fluxo de trabalho); • O sentido de circulação ou fluxo de informações/insumos; • As unidades organizacionais em que se realiza cada operação;Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007
  • 17. Exemplo
  • 18. AGENDA – AULA 07• Visão Gráfica de Processos - Fluxograma• BPMN – Business Process Modeling Notation• Mapeamento de Processos
  • 19. BPMN – Business Process ModelingNotationBPMN é o conjunto de conceitos e técnicas que visam a criaçãode um modelo com os processos de negócio existentes em uma organização. Esta "modelagem" é utilizada no contexto da gestão de processos de negócio.• Desenvolvido pela Business Process Management Initiative – BPMI.org - Organização independente dedicada ao desenvolvimento de especificação para o gerenciamento de processos de negócio. Define especificações, tais como: • BPML – Business Process Management Language – linguagem padrão para softwares de gestão de processos e para interface, na troca de informações entre eles. • BPMN – Business Process Management Notation, que propõe linguagem e simbologia padrão para a Mapeamento de processos de negócio.
  • 20. Fluxograma - Símbolos Símbolo para Início/Fim Também usado como Conector Símbolo para Tarefas. Exemplo: “Atender Demandas” Símbolo para decisões. Exemplo: “Relatório Validado?” Símbolos para Documentos. Exemplo: “Relatório Anual” Símbolo para sequência do fluxo de trabalho
  • 21. Fluxograma - Símbolos• Pool - Representa a área ou cargo aonde as atividades do processo ocorrem:• Swim Lanes – São subdivisões do Pool, podem representar subáreas de uma área ou cargos dentro de uma área
  • 22. Exemplo Relatório de Custos
  • 23. Fluxograma – Maiores Informações:• Guia de Referência Rápida (Bizagi): • http://www.bizagi.com/docs/BPMN_Quick_Reference_Guide_ENG.pdf• Business Process Model and Notation: • http://www.bpmn.org/
  • 24. AGENDA – AULA 07• Visão Gráfica de Processos - Fluxograma• BPMN – Business Process Modeling Notation• Mapeamento de Processos
  • 25. Mapeamento – Cadeia de Valor 1. Listagem dos macro processos da empresa • (Identificação em reunião JAD*) 2. Classificação dos macroprocessos em primários e suporte • (Definir e utilizar critérios tais como: pertencente á missão da empresa/ importante para o cliente/de alto impacto financeiro/....) 3. Desenho da cadeia primária (no tempo) e de suporte*O que são reuniões JADJAD (Joint Application Design) é um método criado pela IBM na década de 70, cujo objetivoera reduzir os tempos de especificações de sistemas através da eliminação dos retrabalhosde especificação. A partir de então, passaram a especificar os sistemas em grupos deentrevistados, grupos estes formados por todas as pessoas que se envolviam direta ouindiretamente com o processo. Fonte: IADI – Business Process School
  • 26. Mapeamento - Priorização• Definição do Objetivo do mapeamento• Seleção dos Macroprocessos prioritários• Seleção dos Processo Prioritários • Exemplos de Objetivos/Critérios de Padroniação: • Redução de Custos • Padronização / Melhora no Atendimento • Reduzir erros / defeitos / atrasos
  • 27. Mapeamento - Priorização FERRAMENTA Cadeia de Processo Fluxograma A B C PROCESSO MP1 T1 B2 T4 T2 P1 P2 P3 T5 T3 ‘ T6 B3 B1 B1 B2 B3 T7
  • 28. Mapeamento de Processos• Realizada através de reunião de pessoas que participam direta ou indiretamente no processo tratado. , orientado por um condutor, que deve ter competência para extrair dos participantes o máximo de informações relevantes ao processo.• Durante a reunião descreve-se gráfica e textualmente o retrato detalhado da situação do processo, bem como devem ser levantadas e registradas outras informações relativas ao mesmo.• Deve ter um nível de detalhe suficiente para se entender o funcionamento interno e os relacionamentos com outros processos.• Como produtos temos a representação gráfica, validada do processo, e outras informações relevantes ao mesmo. Fonte: IADI – Business Process School
  • 29. Mapeamento de Processos• Em muitas ocasiões não é possível reunir os representantes dos participantes de um processo ao mesmo tempo. Nestas condições a saída é realizar os levantamentos de forma individual com cada um deles.• A melhor prática nestes casos é a de seguir um roteiro que minimize os eventuais problemas: 1. Analise o processo o mais profundamente que puder através das entrevistas individuais 2. Verifique a existência de modelos referenciais que poderiam ser utilizados 3. Faça um primeiro rascunho do processo a nível macro 4. Procure os clientes, fornecedores e executores (nesta ordem) e insira no levantamento a visão deles 5. Complemente o macro desenho e valide com o principal responsável pelo processo Fonte: IADI – Business Process School
  • 30. Análise e Diagnóstico de Processos• Para viabilizar uma análises profunda e assertiva do processo mapeado, é necessário durante o mapeamento, que se levantem de forma estruturada os pontos fracos (problemas) relacionados com a execução do processo.• Ponto Fraco: • Ocorrência ou situação presente que impacta ou influencia negativamente o processo, de forma direta ou indireta e que atrapalha o seu bom desenvolvimento, que possui uma ou mais causas, que pode ser mensurado ou não.• Exemplos de Pontos Fracos em Processos: • gargalos, retrabalhos, redundância de atividades, atividades que não agregam valor, que fogem do objetivo, burocracia, quebra/indefinição de responsabilidade, riscos, fragilidade, existe outra prática melhor, local de execução adequado, relação custo/tempo, . Fonte: IADI – Business Process School
  • 31. Softwares para Mapeamento• Bizagi • Aplicativo gratuito (freeware) • Possibilita o mapeamento de processos de forma completa• Microsoft Office - Power Point • Aplicativo Pago, porém de fácil acesso • Possuí as imagens básicas para mapeamento da estrutura/processos• ARIS • Aplicativo pago • Mapeamento e simulação de processos• Microsoft Visio • Aplicativo pago • Mapeamento de Processos, Estrutura Organizacional, Layout
  • 32. Próxima Aula• Manuais Administrativos / Formulários• Arranjo do Espaço Físico/Layout