Organização, métodos e sistemas

ORGANIZAÇÃO, MÉTODOS E
SISTEMAS – 02/2012

AULA 07

Professor Euller Barros

Cumbuca!

• O Sorteado deverá apresentar, de forma resumida, o conteúdo
ministrado na aula anterior;

• Caso o sorteado não esteja presente, será realizado novo
sorteio até que algum aluno presente seja sorteado;

• Caso o aluno sorteado se recuse a realizar a cumbuca ou
realize de maneira não satisfatória, não será realizado um
novo sorteio.

REVISÃO – AULA 06

• Processos
• Definições
• Processos x Funções

• Macroprocessos e Cadeia de Valor

Processos - Definições
• “Os processos são constituídos pelo conjunto das atividades inter-
relacionadas ou interativas que transformam insumos (entradas) em
produtos ou serviços (saídas).” (FNQ,2007)

• “É um conjunto de atividades preestabelecidas que executadas
numa sequência determinada vão conduzir a um resultado
esperado que assegure o atendimento das necessidades e
expectativas dos clientes e outras partes interessadas.” (FNQ,2007)

• “Conjunto de atividades que, utilizando insumos/recursos, produz
um produto/serviço que tem valor para a entidade que o detém.”
(IADI-BPS, 2008)

Fonte: FNQ – Fundação Nacional da Qualidade – Caderno Processos

Processos

Fonte: IADI – Business Process School

Função x Processo

• Função:
• conjunto de atividades que se encadeiam num campo especializado do
trabalho;
• Relacionado com a Estrutura / Funcionograma

• Processo:
• Fluxo de materiais (e/ou informações) que se transformam no tempo e
no espaço, ou seja, conjunto de recursos e método, organizados para
transformar entradas (materiais / informações) em saídas (produtos /
serviços).
• Relacionado com a Cadeia de Valor da Organização


Funções x Processos
Processo: Compra e Disponibilização de Materiais.
FUNÇÃO

CONTROLE DA
PRODUÇÃO
PROCESSO

EMISSÃO DE PEDIDOS REALIZAÇÃO DA RECEBIMENTO E DISTRIBUIÇÃO DOS
DE COMPRAS COMPRA CONFERÊNCIA MATERIAIS

GERENCIAMENTO DE
PESSOAL

CONTROLE DE
CUSTOS


Cadeia de Valor - Definição

“Uma forma sistemática para o exame de todas as atividades
executadas por uma empresa e do modo como elas interagem. A
Cadeia de Valores desagrega uma empresa nas suas atividades de
relevância estratégica para que se possa compreender o
comportamento dos custos e as fontes existentes e potenciais de
diferenciação.” (PORTER, 1989)

Fonte: PORTER, Michael. Vantagem Competitiva. Campus, Rio Janeiro, Campus, 1989.

Cadeia de Valor – Modelo Genérico

Fonte: PORTER, Michael. Vantagem Competitiva. Campus, Rio Janeiro, Campus, 1989.

Macroprocesso x Processos

Comprar
Macroprocesso materiais Estocar Vender

Processar Gerar
Negociar com
Processos solicitação de
fornecedores contratos
compra

Nomenclatura – Níveis de Processo
• Macro processos
• Subprocessos
• Processos
• Atividades
• Tarefas

AGENDA – AULA 07

• Visão Gráfica de Processos - Fluxograma

• BPMN – Business Process Modeling
Notation

• Mapeamento de Processos

Fluxograma

“Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a
sequência de um trabalho de forma analítica, caracterizando
as operações, os responsáveis e/ou unidades organizacionais
envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007)

• Outras nomenclaturas:
• Flow-chart
• Carta de fluxo de processo
• Gráfico de sequência
• Gráfico de Processamento

Fonte: OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, Organização e Métodos: uma abordagem gerencial. São Paulo: Atlas, 2007

Fluxograma – Objetivos
• Principais objetivos:
• padronizar a representação e execução dos métodos e procedimentos
administrativos;

• Facilitar a leitura e o entendimento;

• Facilitar a localização e identificação dos aspectos mais importantes;

• Melhor grau de análise: mostra o modo pelo qual as coisas são feitas e
não o modo pelo qual o chefe acha que elas são feitas!


Fluxograma – Requisitos Básicos
• “Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a sequência de um
trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis
e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo.” (OLIVEIRA, 2007)

• Informações básicas de um fluxograma:
• Os tipos de operações ou trâmites que integram o circuito de
informações (fluxo de trabalho);

• O sentido de circulação ou fluxo de informações/insumos;

• As unidades organizacionais em que se realiza cada operação;


BPMN – Business Process Modeling
Notation
BPMN é o conjunto de conceitos e técnicas que visam a criação
de um modelo com os processos de negócio existentes em uma
organização. Esta "modelagem" é utilizada no contexto da
gestão de processos de negócio.

• Desenvolvido pela Business Process Management Initiative – BPMI.org -
Organização independente dedicada ao desenvolvimento de especificação
para o gerenciamento de processos de negócio. Define especificações, tais
como:
• BPML – Business Process Management Language – linguagem padrão para
softwares de gestão de processos e para interface, na troca de informações
entre eles.
• BPMN – Business Process Management Notation, que propõe linguagem e
simbologia padrão para a Mapeamento de processos de negócio.

Fluxograma - Símbolos
Símbolo para Início/Fim
Também usado como Conector

Símbolo para Tarefas. Exemplo: “Atender Demandas”

Símbolo para decisões. Exemplo: “Relatório Validado?”

Símbolos para Documentos. Exemplo: “Relatório Anual”

Símbolo para sequência do fluxo de trabalho

Fluxograma - Símbolos
• Pool - Representa a área ou cargo aonde as atividades do processo
ocorrem:

• Swim Lanes – São subdivisões do Pool, podem representar subáreas
de uma área ou cargos dentro de uma área

Exemplo

Relatório
de Custos

Fluxograma – Maiores Informações:

• Guia de Referência Rápida (Bizagi):
• http://www.bizagi.com/docs/BPMN_Quick_Reference_Guide_ENG.pdf

• Business Process Model and Notation:
• http://www.bpmn.org/

Mapeamento – Cadeia de Valor
1. Listagem dos macro processos da empresa
• (Identificação em reunião JAD*)

2. Classificação dos macroprocessos em primários e suporte
• (Definir e utilizar critérios tais como: pertencente á missão da empresa/
importante para o cliente/de alto impacto financeiro/....)

3. Desenho da cadeia primária (no tempo) e de suporte

*O que são reuniões JAD
JAD (Joint Application Design) é um método criado pela IBM na década de 70, cujo objetivo
era reduzir os tempos de especificações de sistemas através da eliminação dos retrabalhos
de especificação. A partir de então, passaram a especificar os sistemas em grupos de
entrevistados, grupos estes formados por todas as pessoas que se envolviam direta ou
indiretamente com o processo. Fonte: IADI – Business Process School

Mapeamento - Priorização
• Definição do Objetivo do mapeamento

• Seleção dos Macroprocessos prioritários

• Seleção dos Processo Prioritários

• Exemplos de Objetivos/Critérios de Padroniação:
• Redução de Custos
• Padronização / Melhora no Atendimento
• Reduzir erros / defeitos / atrasos

Mapeamento - Priorização

FERRAMENTA

Cadeia de Processo Fluxograma
A B C
PROCESSO

MP1
T1 B2
T4
T2
P1 P2 P3 T5
T3
‘
T6
B3
B1
B1 B2 B3 T7

Mapeamento de Processos
• Realizada através de reunião de pessoas que participam direta ou
indiretamente no processo tratado. , orientado por um condutor, que
deve ter competência para extrair dos participantes o máximo de
informações relevantes ao processo.

• Durante a reunião descreve-se gráfica e textualmente o retrato
detalhado da situação do processo, bem como devem ser levantadas e
registradas outras informações relativas ao mesmo.

• Deve ter um nível de detalhe suficiente para se entender o
funcionamento interno e os relacionamentos com outros processos.

• Como produtos temos a representação gráfica, validada do processo, e
outras informações relevantes ao mesmo.


Mapeamento de Processos
• Em muitas ocasiões não é possível reunir os representantes dos
participantes de um processo ao mesmo tempo. Nestas condições a
saída é realizar os levantamentos de forma individual com cada um
deles.
• A melhor prática nestes casos é a de seguir um roteiro que minimize
os eventuais problemas:
1. Analise o processo o mais profundamente que puder através das
entrevistas individuais
2. Verifique a existência de modelos referenciais que poderiam ser
utilizados
3. Faça um primeiro rascunho do processo a nível macro
4. Procure os clientes, fornecedores e executores (nesta ordem) e insira
no levantamento a visão deles
5. Complemente o macro desenho e valide com o principal responsável
pelo processo

Análise e Diagnóstico de Processos
• Para viabilizar uma análises profunda e assertiva do processo
mapeado, é necessário durante o mapeamento, que se levantem de
forma estruturada os pontos fracos (problemas) relacionados com a
execução do processo.

• Ponto Fraco:
• Ocorrência ou situação presente que impacta ou influencia negativamente
o processo, de forma direta ou indireta e que atrapalha o seu bom
desenvolvimento, que possui uma ou mais causas, que pode ser
mensurado ou não.

• Exemplos de Pontos Fracos em Processos:
• gargalos, retrabalhos, redundância de atividades, atividades que não
agregam valor, que fogem do objetivo, burocracia, quebra/indefinição de
responsabilidade, riscos, fragilidade, existe outra prática melhor, local de
execução adequado, relação custo/tempo, .

Softwares para Mapeamento
• Bizagi
• Aplicativo gratuito (freeware)
• Possibilita o mapeamento de processos de forma completa
• Microsoft Office - Power Point
• Aplicativo Pago, porém de fácil acesso
• Possuí as imagens básicas para mapeamento da estrutura/processos
• ARIS
• Aplicativo pago
• Mapeamento e simulação de processos
• Microsoft Visio
• Aplicativo pago
• Mapeamento de Processos, Estrutura Organizacional, Layout

Próxima Aula

• Manuais Administrativos / Formulários

• Arranjo do Espaço Físico/Layout

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