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    Pebuca documento guia_sec Pebuca documento guia_sec Document Transcript

    • Documento-Guía para la elaboración delPlan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de CAdiz Octubre, 2005 v.3
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaINDICE1. Introducción ..............................................................................................................................52. Elementos que justifican la necesidad de desarrollar un Plan Estratégico en laBiblioteca de la UCA.........................................................................................................................7 2. 1. Espacio Europeo de Enseñanza Superior ..................................................................................8 2. 2. Cambios en el rol de las bibliotecas ..........................................................................................9 2. 3. Potenciación de la Biblioteca como partner básico en el proceso de investigación /enseñanza y en el desarrollo socioeconómico provincial ......................................................................................10 2. 4. Cambios en la relación del usuario con la Información........................................................11 2. 5. Cambio tecnológico .................................................................................................................14 2.6 Escenarios futuros......................................................................................................................163. Algunos conceptos previos sobre Planificación Estratégica ............................................184. Directrices generales para la elaboración de un Plan Estratégico para la Biblioteca dela UCA. ..............................................................................................................................................21 4.1. Misión ....................................................................................................................................21 4.2. Visión .....................................................................................................................................21 4.3. Valores....................................................................................................................................22 4.4. Diagnóstico de la Biblioteca ..................................................................................................225. Propuestas de Mejora resultado del Proceso de Evaluación de la Biblioteca ...............316. Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas de la Biblioteca ..........................437. Ejes y Objetivos Estratégicos.................................................................................................478. Conclusiones y fases para su implantación definitiva y metodología de trabajo........51 3
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía1. Introducción 5
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía2. Elementos que justifican la necesidad de desarrollar un PlanEstratégico en la Biblioteca de la UCAEn los últimos años, las bibliotecas se han visto afectadas por una serie de factores ytendencias de carácter normativo, social, tecnológico, etc., que configuran un entornoextremadamente volátil. Las rápidas transformaciones en el entorno que nos rodea,especialmente en la esfera tecnológica son más profundas y frecuentes que en cualquierotro momento de la historia.Ya es un tópico hablar de lo que representa Internet y del error de percepción del creadorde Windows. En el año 2000, el motor de búsqueda que fideliza a millones de usuariosdiariamente vestía sus primeros pañales. El boom de la revista electrónica, producida apartir del 2001 aún no llega al libro. La tecnología inalámbrica y los periféricos móviles,nacieron ayer y ya nos parecen imprescindibles.Lisboa, Bolonia…, por otro lado, definen el Espacio Europeo de Enseñanza Superior conun claro y relevante papel para la Biblioteca en el marco de un nuevo escenario docente,de aprendizaje y de investigación.La necesidad de introducir eficiencia en la gestión de los recursos públicos y de jugar unpapel relevante en la construcción de la Sociedad de la Información y del Conocimiento,que llama a la Universidad a ejercer de motor de cambio cultural, social y económico enel entorno provincial –como, por otra parte, destaca en su misión y visión-, puedenpermitir a la biblioteca abrir nuevos espacios de actuación en la gestión, organización ytransferencia del conocimiento al entorno socioeconómico provincial.El cambio, en definitiva, es profundo, vertiginoso, transformador e imprevisible; justificala elaboración de un plan a largo plazo para afrontarlo con garantías de éxito.Analizaremos, no obstante, a continuación algunas de las tendencias apuntadas. 7
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía2. 1. Espacio Europeo de Enseñanza SuperiorEl objetivo esencial de la educación superior debe ser capacitar al ciudadano para la vidacotidiana y contribuir al desarrollo de las personas y de la sociedad, en definitiva formarciudadanos competentes capaces de asumir responsabilidades éticas y sociales, concapacidades personales para adaptarse a los cambios sociales, tecnológicos y productivos. "Hemos de mantener el nivel de excelencia en nuestras uni versidades, evitando que queden relegadas a la segunda división. Si no encontramos hoy la manera de ayudar a nuestras universidades a abrirse paso en el futuro, mañana será demasiado tarde". Viviane Reding Comisaria Europea de Educación y CulturaComo consecuencia de este nuevo escenario que deriva del movimiento de armonizacióneuropea, las universidades se encuentran en un periodo de transición en el que debenprepararse para las necesarias reformas y adaptaciones, así como sensibilizarse sobre laimportancia de un proceso que implica una reforma profunda del modelo de Universidadvigente. Los nuevos retos de la Universidad podrían sintetizarse en los siguientes: El compromiso con la sociedad. La formación a lo largo de la vida. Nuevo modelo de aprendizaje, destacando el papel activo de los estudiantes. Una nueva Europa, en la que el conocimiento es activo principal de su desarrollo y competitividad. El potencial de las tecnologías de la información y comunicación para mejorar el acceso a la educación y la calidad del aprendizaje. El aprendizaje electrónico y la alfabetización digital.Así, en el Espacio Europeo de Enseñanza Superior la Universidad debe desarrollar lascapacidades, habilidades y destrezas para interpretar adecuadamente la información,transformarla en conocimiento y, en su caso, en aplicaciones tecnológicas, cuestiónfundamental para generar competencias personales relevantes para el mundo académico ylaboral. 8
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaEsta nueva visión contribuye a la configuración de un modelo de biblioteca vinculado alactual escenario educativo, según la cual se convierte en medio de acceso alconocimiento.2. 2. Cambios en el rol de las bibliotecasEn ese nuevo escenario educativo, se proyecta un nuevo papel para la biblioteca: hacerposibles las experiencias de aprendizaje facilitando con la tecnología el acceso de laspersonas al conocimiento y al aprendizaje, tanto de forma individual, como colaborativa.La biblioteca deben actuar de forma proactiva en la organización y gestión de loscontenidos necesarios para potenciar el aprendizaje, que ahora será continuo ypermanente a lo largo de la vida de cada persona.Las Bibliotecas Universitarias debido a su favorable posición estratégica se conviertenen componente esencial del nuevo modelo de enseñanza-aprendizaje: organizan ypermiten el acceso a los recursos de información, disponen de personal cualificado paraorientar e informar, cuentan con una larga trayectoria en el uso de tecnologías para lagestión de información y con experiencia consolidada en la prestación de servicios yformación de usuarios, además de amplios horarios.A pesar de este punto de partida favorable, las bibliotecas deberán también realizar unesfuerzo de adaptación, modificando sus hábitos y dinámicas de trabajo, creando nuevascompetencias profesionales, desarrollando nuevos lenguajes fácilmente comprensibles yaprovechables por sus usuarios, potenciando nuevos servicios y generalizando el uso denuevas herramientas que permitan integrar recursos de índole muy diversa.En este entorno tampoco se puede obviar las nuevas formas de transmisión y acceso alconocimiento propias de la comunidad científica, explosión de la información en todotipo de formatos, depósitos institucionales y archivos de preprints/postprint, iniciativasde archivos abiertos o la cooperación bibliotecaria. La Biblioteca debe ejercer un fuerteliderazgo en el mantenimiento de los depósitos institucionales de docencia einvestigación, favorecer la difusión y el acceso a revistas de acceso abierto o apoyar a losinvestigadores en las tareas de auto-archivo de sus artículos. “El impacto del movimiento por el acceso libre será profundo y alterará los fundamentos mismos de la forma de gestionar nuestras bibliotecas y del papel que desempeñamos como bibliotecarios en nuestras instituciones T. Scott Plutchak, Director del JMLA “Embracing open access”, J. of the Medical Library Association, 92 (1), January 2004, p. 3 9
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaEn este entorno, los nuevos retos de la Biblioteca serán: Conseguir productos y servicios de calidad para una gran variedad de estudiantes, profesores e investigadores. Ofrecer productos y servicios de calidad para una gran variedad de tipo de aprendizaje (presenciales magistrales, presenciales tutorizadas, no presenciales tutorizadas, no presenciales, a lo largo de la vida). Formar una plantilla de profesionales capaces de ayudar a los usuarios a sacar el mejor partido de los recursos y servicios proporcionados. Ofrecer un entorno dinámico y flexible para el aprendizaje continuo a lo largo de toda la vida. Gestionar la información y el conocimiento al servicio de la Universidad y sociedad en general.2. 3. Potenciación de la Biblioteca como partner básico en el proceso de investigación/enseñanza y en el desarrollo socioeconómico provincialSe observan una serie de tendencias que afectan no sólo a las instituciones que participanen la investigación y la enseñanza, sino también a las prácticas de investigación yaprendizaje de los individuos. Las actividades de investigación y aprendizaje, en todas susformas, producen efectos sobre las bibliotecas y configuran nuevos espacios en los queintervenir, en un escenario de reducción presupuestaria y financiera.En la actualidad, el aprendizaje electrónico está presente en la mayoría de Universidades.Los sistemas de gestión de cursos a distancia (WebCT, Blackboard, etc.), posibilitan lacreación de aulas virtuales donde profesores y los alumnos pueden interactuar y enviar elmaterial relacionado con el plan de estudios.El aprendizaje electrónico se utiliza, además, para describir itinerarios de aprendizaje ycapacitación de la plantilla en el puesto de trabajo. Un mayor número de trabajadorespueden realizar cursos en línea: los tiempos de viaje se reducen, los costos deinfraestructura son bajos, la distribución es independiente de la plataforma y elaprendizaje puede desarrollarse en cualquier lugar, en cualquier momento.Con el surgimiento del aprendizaje a lo largo de la vida, anteriormente mencionado, comouna prioridad política, las bibliotecas deben demostrar que cumplen un papelfundamental, que complementan la misión de las Universidades y añaden valor a lacadena educativa.El capital intelectual —el conocimiento que proviene de la educación, la capacitación, laexperiencia laboral y el aprendizaje electrónico en el lugar de trabajo es fundamental —para la preservación de los beneficios personales y de la organización. Al mismo tiempo,resurge el interés en las identidades regionales y locales, dado que el mundo se rediseña 10
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíacomo una red de regiones y ciudades, donde el sentido comunitario y de pertenenciacobra mayor importancia.Las bibliotecas deben desarrollar las relaciones y ofrecer los servicios que pueden aportarvalor a sus comunidades, y que consoliden su función como centros comunitarios yeducativos.Como parte de la Universidad, la Biblioteca no es un fin en sí misma. Proporcionasoporte a la investigación, el aprendizaje y el estudio, y tiene que adaptarse a los cambiosproducidos en las técnicas de investigación y aprendizaje. No obstante, en la situaciónactual, este cambio es desigual y plantea enormes desafíos para las bibliotecas.La integración de los sistemas que apoyan el aprendizaje, la investigación y la gestión, losrepositorios de investigación, portales de acceso y servicios comunes (como laautenticación y la autorización) están modificando la manera en que docentes y alumnosacceden, desarrollan y usan los recursos de información, y, simultáneamente, estágenerando nuevos desafíos relacionados con la incorporación de estos recursos.Existen, además, retos y oportunidades subyacentes, que involucran los cambios sociales einstitucionales necesarios para que se lleve a cabo la transición de los recursostradicionales de investigación a los entornos digitales, distribuidos e integrados que serequerirán en el futuro. Por ejemplo, es evidente el papel a jugar por la biblioteca en eldesarrollo de repositorios institucionales de investigación. El desarrollo de una mayorcoordinación en la difusión y visibilidad de los recursos digitales de las instituciones:objetos de aprendizaje, grupos de datos, trabajos preliminares en formato electrónico,tesis, etc.La implementación de repositorios institucionales está vinculada con el debate sobre el“libre acceso” y con la creación de nuevos flujos en la difusión de los materiales deinvestigación. Hasta ahora, los resultados de la investigación y el aprendizaje se transmitíaa través de mecanismos de publicación formales y lineales.La comunidad académica debe promover la adquisición de un mayor conocimiento sobrelos métodos de creación, utilización, reutilización y preservación de las actividades deinvestigación y aprendizaje en el entorno digital en el que la biblioteca tiene un claropapel a jugar en su calidad de unidad que conserva, gestiona, difunde información ycomo garante del aseguramiento de la calidad de los contenidos.2. 4. Cambios en la relación del usuario con la InformaciónEl comportamiento de nuestros usuarios ha cambiado. El usuario txt ha dado paso a unusuario googlelizado, acostumbrado a manejar información y tecnología lúdica desde susprimeros pasos. El usuario que llega a nuestras bibliotecas esta familiarizado con la 11
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíatecnología de la información, maneja formatos múltiples, utiliza tecnología paracomunicarse con su entorno (familiar, de estudio, de trabajo, lúdico…) y exige disponer detoda la información posible en cualquier lugar y en cualquier momento.El usuario del siglo XXI tiene el chip como parte integrante de su ADN cultural.Requiere nuevas respuestas a un comportamiento diferente. Este comportamiento estádeterminado por las siguientes características: 1) Multiformato: la información es la información y no ve diferencia en valor a la que sirve para el entretenimiento o le da menor credibilidad. En el océano de la información, no distingue entre periódicos, libros, televisión, información científica o blogs. Cuando hace una búsqueda, no establece límites a priori y obtiene resultados que incluyen artículos, sitios Web, blogs, foros de discusión o documentos PDF. Acostumbrados a motores de búsqueda tipo Google, espera tener los resultados de una búsqueda antes de seleccionar una fuente, en contra de la práctica habitual de las bibliotecas: seleccionar antes de buscar. 2) Son nómadas a la búsqueda de información. La quieren en el momento en que la necesitan y dondequiera que estén. Gracias a las tecnologías inalámbricas, al fin y al cabo, la Web es 24x7, esta expectativa es cada vez más una exigencia. 3) La multitarea es una de sus habilidades claves y la característica que define su comportamiento. Tienen especial capacidad para navegar en múltiples aplicaciones simultáneamente y no sólo en mantener una conversación simultánea en el Chat, mientras escuchan música MP3. Seguramente da lo que llamaríamos mucho ruido informativo, pero les proporciona una fuerte habilidad de multiasignación. 4) Han crecido con videojuegos, utilizan dispositivos portátiles, ordenadores o teléfonos; están acostumbrados a buscar, a descargar información y datos y han desarrollado habilidades basadas en su propia experiencia que les permiten crear mapas visuales de sus áreas de interés y ante un problema o una cuestión a investigar son capaces de definir fuentes y palabras de búsqueda, sin necesidad de intermediarios. 5) Integrado: contenido y tecnología son inseparables. Las TIC’s han enturbiado la frontera entre lo público y lo privado (cámaras conectadas a Internet, blogs, teléfonos portátiles con cámara de fotos que se pueden enviar en el momento a cualquier lugar por correo electrónico...) y las esferas entre el aprendizaje y el entretenimiento (juegos interactivos, mensajería instantánea...). 6) Virtualidad: el correo y la mensajería instantánea han sido las dos grandes innovaciones de Internet. Más del 90% de nuestros estudiantes potenciales tiene, al menos, una cuenta de Chat. Un chateo puede implicar múltiples conversaciones simultaneas, independiente del sujeto y del momento. Es el aprendizaje 12
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía interactivo, a través de juegos en Web multijugador, aulas virtuales o foros simplemente para charlar. Es un ambiente en el que la vida, el juego, el entretenimiento, la escuela y el trabajo se mezclan. 7) Sistema de valores bien definido, tienen preocupaciones medioambientales y están preocupados por la acción social solidaria, practican el voluntariado sin fisuras y sin cortapisas. 8) Exigen alguna forma de tecnología adaptable para tener un acceso eficaz al aprendizajeLa biblioteca puede determinar algunas estrategias en relación con estas características: 1. Las habilidades de alfabetismo informacional son esenciales para ayudarles a evaluar la información que encuentran. 2. Ampliar los instrumentos de búsqueda para integrar texto, imágenes, sonido y ficheros multimedia. 3. Mejorar el contenido y el contexto de la información, ampliar los instrumentos de descripción e incorporar el texto completo. 4. Adaptar la información y los contenidos a estándares que faciliten la consulta y el acceso desde dispositivos móviles (PDA’s, Teléfonos, redes inalámbricas...). Si los portales de biblioteca, Opac’s, sitios Web, bases de datos... no son accesibles desde estos dispositivos, las bibliotecas se arriesgan a ser irrelevantes. 5. Integrar en el escritorio del ordenador todas las funcionalidades que espera el usuario y que le permita tener la misma información en todos los dispositivos que utiliza (en su casa, en su puesto de trabajo, en la Biblioteca, en el Aula de Informática, en el Cibercafé, etc.). Instalar ordenadores con tarjetas de sonido y altavoces (o prestar auriculares). Facilitar el acceso a las cuentas de Mensajería Instantánea. Permitir la descarga de ficheros que requieran WM o QT. 6. Transformar los servicios de referencia y desarrollar el mostrador virtual, que ofrece inmensas posibilidades de conocer las expectativas de nuestros usuarios.En cuanto al PDI, ha cambiado igualmente el comportamiento de los investigadores enrelación con el uso y la explotación de la información. Parece que las bibliotecas se hanconvertido en centros de consulta de la información de escasa y difícil localización y que, 13
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaparadójicamente desde el punto de vista del investigador, la biblioteca moderna secaracteriza por la escasez de informaciónLos usuarios prefieren la autosuficiencia y el autoservicio en detrimento de sistemas que leaseguren la calidad de la información que recupera. Esto esta en relación con la crecientesatisfacción con los servicios accesibles a distancia y la caída entre este colectivo de lasvisitas a la bibliotecaNecesita de una fuerte integración de los recursos de información en sus actividadesdocentes y de investigación, conectividad 24x7 en cualquier lugar e interoperatividad entrelos diferentes sistemas.En este sentido, la biblioteca deberá determinar estrategias para √ Seguir aportando valor en los procesos de acceso a la información √ Extender soluciones de software distribuido basado en componentes √ Aportar soluciones para asegurar la autenticación en el EEES que garanticen la movilidad √ Asegurar una información fiable √ Integrar los sistemas de gestión académica, de aprendizaje e investigación √ Desarrollar repositorios institucionales de información y datos √ Formar a los investigadores en el uso de la información digital √ Diseñar una nueva economía en el uso de materiales académicos2. 5. Cambio tecnológicoEn el transito del papel al mundo electrónico, la tecnología de la información y lascomunicaciones ha invadido las bibliotecas como una horda bárbara que arrasara lostranquilos campos por los que transitaban los bibliotecarios.En un entorno extremadamente dinámico y cambiante, las TIC’s dibujansimultáneamente un escenario de fuertes retos y grandes oportunidades: movilidad,interoperatividad, integración son algunos de los retos que la tecnología debe resolver. Labiblioteca deberá diseñar estrategias adecuadas para: Definir una arquitectura de sistemas, basada en tecnología inalámbrica, para garantizar la accesibilidad desde cualquier lugar en cualquier momento, 365 x 24 x 7, con garantías de seguridad, que facilite la integración de los recursos didácticos de enseñanza y aprendizaje con los recursos de información (propios o adquiridos) y la interoperatividad entre los diferentes sistemas de gestión (biblioteca, aula virtual, enseñanza a distancia, diseño y producción de recursos didácticos…). 14
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía Diseñar una arquitectura de contenidos que facilite respuestas únicas a consultas lanzadas a los diferentes contenedores de información, independientemente de la localización, formato, propiedad, etc. 15
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía Desarrollar una arquitectura que integre seguridad, autenticación y administración de derechos digitales (DRM) para garantizar un uso adecuado de la información y la preservación y el aseguramiento de la propiedad intelectual. La transferencia de la propiedad intelectual en formatos virtuales está generando enormes desafíos para los autores, las editoriales y los proveedores de información. La industria de la música ofrece un claro ejemplo de las modificaciones radicales que los nuevos modelos de acceso pueden producir en la distribución de la propiedad intelectual. No existen certezas sobre el modo en que cada componente de la DRM va a desarrollarse. Sí se sabe con certeza que todos las agentes que forman parte de la cadena de suministro de información —propietarios de contenido, desarrolladores de software, proveedores de hardware, proveedores de conexiones inalámbricas y redes —, así como la infraestructura del comercio electrónico y las instituciones de pago, están realizando importantes inversiones tanto en la tecnología como en estándares y que las biblioteca, como distribuidoras de contenidos tendrán que posicionarse claramente en este sentido para “sostener la conectividad libre —el vínculo entre las personas, las organizaciones, los datos y las ideas que promueve el crecimiento y la diversidad del Web.” — (Scan 2003, OCLC). Implantar, en línea con esto, tecnologías que faciliten el autoservicio, la autoformación (tanto de los usuarios como de la plantilla), la personalización de servicios y nuevos mecanismos de comunicación entre el usuario y la biblioteca.En este sentido, el uso de “tecnología disruptiva” será esencial para seguir innovando en ele-futuro que se nos avecina. En la biblioteca del futuro, el reto tecnológico para losbibliotecarios será derribar las barreras entre los que saben manejar la tecnología y los queno. Para el usuario será irrelevante entender cómo funciona la tecnología, qué hace labiblioteca para facilitar el acceso a la información que le resulta mas valiosa o desdedonde le presta los servicios. Los bibliotecarios necesitan establecer las relacionesadecuadas y entender y descubrir el lenguaje del usuario. Desde el punto de vista de latecnología, las bibliotecas deberán aprender a prestar el mejor servicio sin necesidad dever al usuario2.6 Escenarios futurosEl 2003 OCLC Environmental Scan: Pattern Recognition Report examina el escenario queafecta a bibliotecas, archivos y museos y organizaciones similares y diseña estrategias paraabordar el futuro. “Existe una profunda desconexión entre las herramientas de administración de las bibliotecas y las herramientas de administración de la información orientada al consumidor (…) y el espacio de las bibliotecas se pierde en la infoesfera del usuario”. 16
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaTres tendencias de la administración de la información y el conocimiento destacan en unfuturo a medio plazo: 1º. La disminución de la orientación en el acceso al contenido. 2º. La tendencia hacia la fragmentación no sólo del contenido, sino también de los servicios, la tecnología, la economía y las instituciones. 3º. La colaboración: los juegos, el software de código libre, las conferencias en el Web, los “blogs”, la mensajería instantánea, los objetos de aprendizaje y los encuentros de “hackers” (o “hack fests”) son formas de colaboración que dependen de la tecnología.Estas tres tendencias, desde el punto de vista del usuario/cliente consumidor, afectanprofundamente a todas las áreas de organización y gestión de las bibliotecas yorganizaciones de índole similar. “La biblioteca no está claramente posicionada en la mente del consumidor. Es posible que el objetivo de las bibliotecas consista en mantenerse invisibles, es decir, prestar servicios en forma permanente y totalmente integrada a la infoesfera. Después de todo, los servicios y la tecnología que estamos más dispuestos a incorporar son aquéllos que no exigen que les prestemos demasiada atención (…) Activamos un interruptor y encendemos o apagamos la luz”. (2003 OCLC Environmental Scan: Pattern Recognition report, p. 16) 17
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía3. Algunos conceptos previos sobre Planificación EstratégicaLa planificación estratégica se enmarca en un estilo de dirección denominado DirecciónEstratégica y consiste en la instrumentalización técnica y racional de un proyecto políticode organización universitaria, mediante la cual se toman decisiones en la dirección de losresultados esperados y que conforman lo que la organización quiere alcanzar paraconstituir su propia visión o imagen futura.Por otra parte, un Plan estratégico no es más que un reflexión colectiva en la que secuestiona las bases más profundas en las que se asienta la organización, en este caso laBiblioteca (su misión, visión como institución) y se establecen unas nuevas y actualizadas,pensando en su futuro a medio y largo plazo. Es, por tanto, un buen instrumento paradar respuesta a situaciones de cambio, a unas exigencias sociales, cada vez mayores, y unacierta incertidumbre que viene impuesta del entorno económico, competitivo y social enel que la Universidad y, por consiguiente la Biblioteca, se encuentra inmersa.Algunos de los beneficios de la planificación estratégica serían: 1. Analiza, no sólo la situación del entorno, sino también los posibles cambios y su evolución para que se tomen decisiones respecto a sus capacidades a fin de afrontarlos con éxito. 2. Se fijan objetivos globales en función de la visión que se quiere tener en el futuro, analizando conjunta y participativamente los problemas detectados previamente. 3. Se planifican a medio y largo plazo las estrategias y la toma de decisiones por todos los agentes participantes, siendo éstas más eficaces tras la asignación óptima de recursos. 4. Cambia la cultura organizativa, ya que alinea a todo el personal en unos objetivos globales, coherentes y compartidos. 5. Dinamiza los criterios de gestión. 6. Capacitará a la Biblioteca para afrontar más eficazmente los retos futuros. 7. Se fomentará un proceso de aprendizaje y desarrollo organizativo que posibilitará la mejora continua. 18
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaSin embargo, presenta una serie de condicionantes para su éxito: 1. Voluntad política clara y explícita para liderar el proceso estratégico. 2. Que el EDB asuma el liderazgo del proyecto. 3. Capacidad y voluntad para redefinir los parámetros que configuran el diseño organizacional y las políticas actuales de la Biblioteca. 4. Modificación de comportamientos del EDB para adecuarlos a una nueva cultura directiva. 5. Tener una estructura técnica adecuada para la puesta en práctica, control y seguimiento del proceso. 6. Un exhaustivo plan de comunicación. 7. Prestar atención especial a la formación de los Recursos Humanos. 8. Implantar la planificación en un sistema completo de mejora de la calidad.Si no se tienen en cuenta estos condicionantes, la planificación estratégica caerá en la másprofunda frustración institucional y colectiva. No obstante, también presenta una serie deproblemas o peligros que puedan mermar o reducir su efectividad: 1. La planificación estratégica no es una “varita mágica”. La incertidumbre seguirá existiendo. 2. Usar el Plan Estratégico como pura publicidad interna y externa. 3. No interrelacionar el proceso de planificación con la evaluación de la institución y la introducción de mejoras. 4. Una excesiva complicación burocrática del proceso de planificación. 5. Que el instrumento no acabe dominando a las personas por excesiva rigidez, ya que la planificación no es un fin. 6. Una centralización creciente de los procesos de gestión. 7. La posible falta de participación e implicación de la comunidad universitaria. 8. Una ausencia de sistemas de control y evaluación. 9. Una pérdida de capacidad de respuesta por exceso de análisis.El proceso metodológico de este estilo de dirección conlleva el desarrollo de las siguientesfases que configuran el despliegue del Plan Estratégico para la Biblioteca.1. El diagnóstico del (entorno): Tiene como objetivo identificar y prever los cambios del entorno que se producen en términos de su realidad actual y comportamiento futuro. Esos cambios deben ser identificados en virtud de los efectos que puedan producir sobre la Biblioteca, pudiendo ser favorables (oportunidades) o adversos (amenazas). Hay que prepararse para aprovechar las oportunidades y para debilitar las amenazas.2. El análisis interno se refiere a aquellos aspectos internos de la organización que se deben maximizar (fortalezas) o minimizar (debilidades) para hacer frente a los retos 19
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía del entorno. Las fortalezas y debilidades tienen que ver con todos los sistemas internos de la organización, tales como recursos, tecnología, gestión, recursos humanos, etc.3. Desarrollo de la Misión: Tras recopilar, analizar y evaluar la información externa e interna, el paso siguiente en un proceso de planificación estratégica es determinar la misión que determina la razón de ser de la biblioteca. Más allá de los cometidos tradicionales y genéricos, la misión comprende un objetivo de orden superior y finalista, que clarifica y justifica el propósito de la organización. La misión debe tener necesariamente relación con su propia historia, propósito y cultura, su ámbito de actuación, su ámbito geográfico de influencia (local, regional, nacional e internacional), el uso de las tecnologías, su compromiso con la comunidad, una filosofía e identidad corporativa y sus capacidades que la diferencien de manera reconocida y explícita.4. Desarrollo de la Visión: Apreciación idealizada de lo que sus miembros desean de la Biblioteca en el futuro. Recoge lo valioso del pasado y la prepara para el futuro. Se comunica a través de una declaración que presenta los principios éticos y sus compromisos. Debe ser precisa, simple y, al mismo tiempo, significar un reto para quienes forman parte de la organización bibliotecaria. La visión debe ser conocida y compartida por todos los miembros de la institución y también por aquellos que se relacionan con ella. La visión debe ser coherente con la misión, y expresar lo que la Biblioteca quiere en el futuro.5. Los Ejes Estratégicos se definen como resultados a largo plazo y los proyectos como resultado a corto plazo. Los objetivos se establecen en términos generales y amplios mientras que los proyectos poseen un mayor nivel de especificidad.6. Implantación de objetivos y estrategias: Las fases anteriores nos exigirán capacidad intelectual, reflexión y análisis; ahora se trata de implantar los cambios, asignar recursos, construir planes y programas. Las estrategias deben hacerse operativas y de allí deriva la necesidad de formular objetivos específicos y proyectos.7. Control: Debe diseñarse un cuadro de mando que reúna información en forma de indicadores para el seguimiento del Plan Estratégico. La verificación de los niveles de cumplimiento y el grado de avance de los objetivos y de las estrategias definidas, deben ser internamente comprobadas, con el fin de adoptar acciones correctoras en caso de ser necesario. La Biblioteca recibe valor añadido cuando la Universidad y los sectores y grupos de interés que la conforman la apoyan; cuando se les reconoce mediante incentivos, formación y oportunidades de desarrollo profesional. Es necesario que en el proceso de planificación estratégica se tenga en cuenta la necesidad de disponer de un conjunto de indicadores que nos permita reconocer en dónde y cómo se está generando valor añadido para todos los colectivos que conforman la comunidad académica. 20
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía4. Directrices generales para la elaboración de un Plan Estratégico para la Biblioteca de la UCA. 4.1. Misión La Biblioteca de la Universidad de Cádiz es un Sistema de Recursos para el aprendizaje y la investigación, comprometido con la Sociedad, cuya misión es contribuir a la formación integral de las personas, a través de la creación y difusión del conocimiento y la cultura mediante una ofertade recursos y servicios de información que, en un contexto de calidad total y con la integración de losgrupos de interés en su planificación y diseño, contribuyen a mejorar la eficacia y la eficiencia, tanto de la docencia y el aprendizaje, como de la investigación, en un ambiente de colaboración con el entorno socioeconómico gaditano. 4.2. Visión Convertir la Biblioteca de la UCA en un Centro de Recursos de Información para el aprendizaje y la investigación para dar soporte a todos los miembros de la Comunidad Universitaria, en susactividades docentes, desarrollo curricular y de investigación y contribuir a que puedan solucionar por si mismos sus necesidades informacionales. Convertir a la Biblioteca de la UCA en impulsora de la creatividad y del desarrollo intelectual, a través de la gestión, organización, desarrollo y diseminación de nuevo conocimiento, organizando lainformación de manera amigable para el usuario y en formatos multifunción, proporcionando espaciosde trabajo y equipamientos funcionales, tanto dentro como fuera del Campus, recursos de información a demanda, tanto para la comunidad universitaria, como para la sociedad en general. Convertir a la Biblioteca de la UCA en la unidad de referencia en la gestión y organización delconocimiento corporativo de la Universidad, a través de la creación de colecciones digitales y electrónicaspropias, que den soporte a la misión de la UCA y contribuya a incrementar la calidad de los recursos de información propios accesibles en red. Proporcionar a la plantilla un entorno de trabajo que contribuya a cumplir estos retos, ofreciendo oportunidades e incentivos que faciliten la creatividad y la exploración de nuevos espacios deorganización y el desarrollo de servicios innovadores adecuados a las nuevas demandas de los usuarios. 21
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía 4.3. Valores La Biblioteca está enfocada hacia el usuario y hacia la maximización de los conceptos base de laexcelencia, en un ambiente de respeto, cortesía y trato amable hacia nuestros usuarios y hacia los grupos de interés. La Biblioteca se orienta hacia la diversidad cultural potenciando su papel como lugar de encuentro y conexión entre culturas. La Biblioteca desea tener una organización flexible, proactiva y cooperativa. La Biblioteca contribuirá al desarrollo y defensa del medio ambiental potenciando las políticas medioambientales fomentadas por la Universidad. 4.4. Diagnóstico de la BibliotecaDurante el año 2004, en el contexto del II Plan de la Calidad de las Universidades, sefinalizó el proceso de evaluación del Sistema Bibliotecario de la UCA. Al mismo tiempo,la Biblioteca optó al certificado de Calidad concedido anualmente por la ANECA,resuelto favorablemente el 22 de marzo de 2005. Ambos procesos, junto con eldiagnóstico general de la Universidad llevado en el proceso de elaboración del PEUCA,han permito a la Biblioteca realizar un exhaustivo diagnóstico de su situación de partida,así, a través del análisis interno realizado, se han identificado tanto sus fortalezas, ydebilidades, como sus oportunidades y amenazas.El entornoLa Biblioteca de la UCA, como la propia Universidad, está presente a lo largo de toda laprovincia de Cádiz, estructurándose en divisiones que, en unos casos, corresponden agrandes unidades temáticas, y en otros, se ajusta a criterios de territorialidad. Cada una delas divisiones de la Biblioteca Universitaria presta servicios indistintamente a los Centros,Departamentos, Institutos Universitarios y Servicios Centralizados de su especialidad, oubicados en el mismo Campus.Teniendo en cuenta este entorno, el CEE (Comité Externo de Evaluación) realizó suspropias consideraciones destacando debilidades consecuencia de dicha dispersión "el origendesmembrado de este sistema bibliotecario genera ciertas dificultades para llevar a cabo decisionescolegiadas. Es necesario, igualmente, trabajar con el fin de lograr que todos los que forman el EDBse sientan plenamente integrados. Parte de este trabajo consiste en mejorar la comunicación en todos 22
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíalos sentidos, abarcando los diferentes niveles jerárquicos, aspecto éste que, en general, constituye unade las mayores debilidades de la biblioteca evaluada (…) El CEE incide de nuevo en la necesidad deque el modelo de financiación de la Junta de Andalucía contemple las particularidades de laUniversidad de Cádiz, ya que el apoyo del equipo de gobierno de la Universidad a la biblioteca, asícomo la buena gestión de los recursos que realiza la dirección de la misma, se ven ensombrecidas porla imposibilidad de obtener ratios satisfactorias en todos los Campus y centros. El CEE destaca laexcelente relación entre recursos económicos y resultados obtenidos, teniendo en cuenta además lasdificultades aludidas". (Informe Externo del CEE).Al mismo tiempo, algunas de las fortalezas y debilidades detectadas en el diagnóstico de laUniversidad son claramente extrapolables al entorno bibliotecario, así el hecho de ser laprovincia de Cádiz "lugar de encuentro y de conexión más importante de Europa con el Norte deÁfrica", ofrece a la Biblioteca una situación estratégica que debe ser tratada como una claraoportunidad para abrir sus servicios hacia nuevos grupos de interés. En este mismosentido, otra oportunidad ofrecida por el entorno sería "la alta significación de grandesempresas unida a un bajo nivel de implantación de tecnologías avanzadas en las de tamañopequeño y mediano…", pudiéndose convertir la Biblioteca en suministradora de serviciosespecializados que sirvan para incrementar sus resultados en la sociedad.El Sistema Bibliotecario de la UCAEn el art. 1 del Reglamento de la Biblioteca de la UCA, ésta se define como una unidadfuncional en la que se organizan, procesan y se ponen a disposición del usuario todos los recursosbibliográficos y documentales de la UCA, independientemente del soporte material, del lugar en queestán depositados y de la partida presupuestaria con que hayan sido adquiridos. La Biblioteca de laUniversidad de Cádiz, en tanto que unidad administrativa y de gestión, es un servicio de la UCAcuya finalidad es garantizar la información documental necesaria para que la instituciónuniversitaria pueda cumplir sus objetivos: docencia, discencia, investigación y extensiónuniversitaria.Con un origen totalmente descentralizado reflejo de la propia estructura de laUniversidad, a partir de 1990 con la creación del Servicio Central de Biblioteca, se iniciaun proceso de concentración de recursos por Campus, quedando en la actualidad lasiguiente distribución:Campus de Cádiz Servicio Central de Biblioteca Biblioteca de Humanidades Biblioteca de Ciencias de la Salud Biblioteca de Ciencias Sociales y Jurídicas (Cádiz), con dos puntos de servicios: Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales 23
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía Escuela Superior de Ingeniería. 24
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaCampus del Río San Pedro Biblioteca del Campus del Río S. Pedro, inaugurada en verano de 2002 para concentrar los servicios prestados a las Facultades y Escuelas del Campus, Ciencias Químicas, Ciencias del Mar y Ambientales, Ciencias Náuticas, ETS Naval y Facultad de Ciencias de la Educación.Campus de Jerez Biblioteca del Campus de Jerez, inaugurada en verano de 2004, que unifica dos puntos de servicios: Facultad de Derecho. Escuela Universitaria de Estudios EmpresarialesCampus de Algeciras Biblioteca del Campus de Algeciras, con dos puntos de servicios Escuela Politécnica Superior Escuela de EnfermeríaUsuariosLa evolución en números absolutos de los distintos grupos de usuarios de la bibliotecamuestra el esfuerzo llevado a cabo en los últimos años por la biblioteca para aumentar sutasa de implantación: 2002 2003 2004 DATOS GENERALES Usuarios Alumnos 1º y 2º Ciclo 18.120 17.847 17.949 Alumnos 3er. Ciclo 469 799 1030 Profesores tiempo completo 1.017 1.015 1037 Profesores tiempo parcial 505 555 484 PAS 606 609 609 Usuarios externos 2.611 4.081 4.263 Total usuarios reales 15.262 20.160 19.675 Total usuarios potenciales 20.952 20.825 21.109 25
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaAunque la distribución que muestra la tabla anterior es considerada la segmentaciónformal de los usuarios de la biblioteca, alumnos 1º y 2º Ciclo, alumnos 3º ciclo,profesorado, PAS y usuarios externos, la Biblioteca, a la hora de planificar, diseñar yofrecer sus servicios y recursos, ha realizado una segmentación de sus usuarios más acordea las necesidades específicas de cada uno de sus grupos de interés: Alumnos 1º y 2º ciclo presenciales Alumnos 1º y 2º ciclo virtuales (Campus Virtual) Alumno 3º ciclo Docente Investigador PAS Egresados Usuarios externos.El diagnóstico realizado por los agentes externos que han participado en los dos procesosde evaluación mencionados ha sido el siguiente:"Se valoran positivamente los mecanismos existentes para conocer el grado de satisfacción de losusuarios. Se considera mejorable la sistematización de las encuestas (…). Se valora positivamente larelación del servicio de biblioteca con sus usuarios. Se destaca como positivo el funcionamiento de laComisión de Biblioteca de la Universidad y de las comisiones de biblioteca de Campus, aunque elfuncionamiento de algunas de estas últimas parece ser irregular. Se valora positivamente losesfuerzos de la biblioteca para la detección de las necesidades de recursos bibliográficos para ladocencia y la investigación pero se recomienda profundizarlos. Los mecanismos de comunicación conlos usuarios se consideran adecuados". (Informe del Comité de Evaluación para el Servicio deBiblioteca de la ANECA)."Los logros que alcanza la organización en relación con la satisfacción de los destinatarios de lasactividades que se realizan merecen, por parte de este CEE, una valoración muy alta, a excepción delos usuarios de la titulación de Enfermería del Campus de Algeciras. Ya se ha señaladoanteriormente la necesidad de mejorar y sistematizar los procedimientos de recogida de datos paramedir la satisfacción de los usuarios.Es preciso mejorar, igualmente, los procedimientos de revisión de objetivos y estándares según losdatos obtenidos.No existe evidencia de que se mida la incidencia de la biblioteca en los resultados académicos de losalumnos ni en lo que respecta a la investigación de la institución. Sobre este aspecto, el CEE deseahacer constar la dificultad que, a su juicio, supone este aspecto, especialmente en lo que se refiere a losresultados académicos de los estudiantes." (Informe Externo del CEE).De esta forma, se puede concluir que la situación de partida de la Biblioteca con respectoa sus usuarios es positiva, respecto al grado de satisfacción alcanzado por éstos en cuanto 26
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaa los servicios recibidos, pero se abren áreas de mejora en los procedimientos de revisiónde objetivos, estándares e indicadores de impacto.PersonalEl modelo organizativo actual de la Biblioteca se basa en los siguientes niveles orgánicos/funcionales:Dirección de Área, con responsabilidad en la relación exterior de la Biblioteca (relacióncon el PDI, Órganos de Gobierno, Consorcios/Redes de Bibliotecas…y coordinación ydirección técnica de la totalidad del Sistema Bibliotecario.Secciones de coordinación, con dependencia directa bajo la Dirección de Área, y en lasque se incluyen el Archivo de la UCA, Sección de Administración, Sección deInformación y Referencia y Sección de Normalización y Proceso Técnico, de la que, desdela reorganización llevada a cabo tras el Rediseño del Proceso Técnico y reflejada en laRPT, dependen las Unidades de Proceso Técnico de los distintos Campus.Jefaturas de Bibliotecas, que junto la Dirección y las Secciones de coordinación formanel Equipo de Dirección de la Biblioteca (EDB), y de las que dependen el funcionamientode cada una de las unidades del sistema, también en la doble vertiente, externa, de relacióncon grupos de interés (PDI, alumnos…), y la interna, dirigiendo y coordinando lasfunciones que el personal de las mismas ejercen en relación a Información y Referencia,bajo la coordinación de la Sección correspondiente, apoyo a las labores técnicas llevadas acabo por las Unidades de Proceso Técnico, labores de coordinación sobre la circulación dedocumentos, y todas aquellas relacionadas con el desarrollo de la colección. 27
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaEsta estructura descrita queda reflejada en el siguiente organigrama: Rector Vicerrector Comisión General Planif. y Recursos Director de Área Comisión Técnica Subdirección Sección Sección Sección Archivo General Normalización y PT Información Administración Comisiones Biblioteca Biblioteca Biblioteca Biblioteca Humanidades Ciencias Salud Ciencias Sociales Biblioteca Biblioteca Biblioteca Campus de Campus de Jerez Campus PuertoA lo largo del año 2004 se ha consolidado la distribución por funciones entre el personala través de las labores llevadas a cabo por los Equipos de Proceso Técnico (EPT), así comopor el de Explotación y Difusión de Recursos de Información y Referencia.La plantilla se ha mantenido constante en los últimos años, siendo los efectivos totales losque se reflejan en la siguiente tabla: Personal Biblioteca UCA Funcionarios A y B y laborales Funcionarios C, D y E y laborales LG1 y LG2 LG3, LG4 y LG5 28 41 28
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaEl CEE consideró en el proceso de evaluación que la organización aprovecha el potencialde sus personas, realiza una buena planificación, potenciando su experiencia y capacidad,adaptándola a las necesidades de la Biblioteca. También señalaban como punto fuerte de laorganización una distribución equilibrada de las cargas de trabajo, así como una asignaciónde responsabilidades según los objetivos de la Biblioteca. Aunque de nuevo la dispersióngeográfica de los distintos centros de la Universidad de Cádiz se muestra como unadebilidad del sistema al impedir alcanzar buenos niveles de servicio en todas las bibliotecas."Así, aunque los recursos humanos del sistema bibliotecario en su conjunto pudieran resultar suficientes enrelación a las diferentes variables (nº de usuarios, volumen de la colección, espacios, etc.) la estructura deCampus y centros alejados entre sí dificulta enormemente lograr el equilibrio adecuado en este aspecto"(Informe Externo del CEE).Infraestructuras Respecto a la gestión de edificios, equipos y materiales, la Universidad de Cádiz ha realizado en estos últimos años un considerable esfuerzo para dotar de infraestructuras adecuadas a la Biblioteca de la Universidad, contando con edificios nuevos como la Biblioteca del Campus Río San Pedro, o con la renovación de edificios antiguos de gran importancia para la ciudad, como el establecimiento de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales en el antiguoHospital de Mora, Facultad de Derecho y de la Escuela Superior de Ingeniería, en laBiblioteca de Humanidades. Durante el año 2004 se produce, con la inauguración delCampus de la Asunción, la unificación en un único edificio de las dos bibliotecas situadasen Jerez, la Biblioteca de la Escuela Universitaria de Estudios Empresariales yAdministración Pública de Jerez y de la Facultad de Derecho.RecursosLa situación de partida con respecto a los recursos de la Biblioteca, siguiendo de nuevopara establecer el diagnóstico los diferentes informes de evaluación mencionados, espositiva:"La forma en la que la organización gestiona los recursos de los que dispone es eficaz y eficiente,resultando en una relación muy satisfactoria. Las alianzas que gestiona la biblioteca redundan enclaras ventajas para toda la comunidad universitaria. Es especialmente valiosa la participación enel Consorcio Andaluz de Bibliotecas, tanto por la posición de liderazgo que mantiene la biblioteca dela Universidad de Cádiz como por los beneficios que obtiene de ésta"(Informe Externo del CEE). 29
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía"Se valora positivamente el nivel de recursos de los que dispone el servicios de biblioteca paraconseguir sus finalidades. En la mayoría de los indicadores fundamentales, la biblioteca se sitúa enlas medias de REBIUN o algo por encima.En la valoración positiva se destaca el incremento constante, en diferentes ratios básicos, a lo largode los últimos 5 años" (Informe del Comité de Evaluación para el Servicio de Biblioteca dela ANECA).TecnologíaLa innovación y gestión de la tecnología se considera uno de los puntos fuertes de laBiblioteca, repercutiendo directamente en los resultados obtenidos. En este sentido, sepodrían mencionar una serie de actuaciones consideradas mejores prácticas tanto a nivelde gestión interna, explotación alcanzado del Sistema Millennium, Rediseño del procesoTécnico, integración SOD-Millennium ILL, como a nivel de resultados en los usuarios,Vía Virtual, CARE, sistema de gestión de pedidos 24x7, Biblioteca Aula Virtual, etc. 30
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía5. Propuestas de Mejora resultado del Proceso de Evaluación de la BibliotecaResultado del Proceso de Evaluación al que se ha sometido la Biblioteca durante 2004mencionado anteriormente, se ha elaborado un Plan de Mejora, siguiendo lasrecomendaciones propuestas por el Comité Externo para el período temporal 2004-2006.Anticipando el Plan Estratégico, el Plan de Mejora se ha planificado con un claro enfoqueorientado a la creación de valor, adaptando e integrando las dos herramientas básicas deplanificación y mejora para mantener los niveles de excelencia: la filosofía EFQM y lamedición que proporciona el CMI para realizar el seguimiento continuo de las mejoras, talcomo se presenta en el esquema siguiente: Enfoque del Plan de Mejora para la creación de valor Seguimiento continuado Creación de Valor Acción de Mejora Mapa relaciones causa/efecto Mejoras s/ EFQM Indicadores, metas y Satisfacción Usuarios responsables Financiera Satisfacción Usuarios Indicador Año Año Responsable 1.1 Establecimiento de Presupuestos por Programa Formación 1 4 Clientes de usuarios Sist. Quejas y Sugerencias Encuestas Satisfacción Tasa de implantación 0,87 1 EDB 1.2 Elaboración Plan del Estratégico de la Biblioteca Gestión por Procesos Procesos … Motivación 1.3 ... Liderazgo Participación en objetivos Plan de formación Capacidades y Plan de Comunicación Recursos Mejoras Evaluación Plan Tecnológico Infraestructuras del desempeño Personas Económico Alineamiento de la mejora 31
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía1. LIDERAZGO Despliegue del Elaboración Plan del Estratégico de la1.2 M EDB SI/NO PEUCA en la 2005 Biblioteca. Biblioteca. Mejorar los Establecer un calendario anual de % porcentaje de mecanismos reuniones con los diferentes grupos reuniones de detección 2004-1.3 C EDB de interés para la detección de celebradas frente de necesidades 2005 necesidades. a las planificadas. de los grupos de interés. Resultados de Mejorar el Creación de mecanismos para la encuestas 2004-1.5 M EDB liderazgo del evaluación sistemática del liderazgo. sistemáticas 2005 EDB. semestrales. Nº de miembros del EDB que participan en Idear nuevas fórmulas de trabajo en Integración y grupos equipo a fin de que todos los cohesión 2004-1.7 C EDB transversales de la miembros del EDB se sientan plena del 2005 Biblioteca sobre plenamente integrados. EDB. el total de miembros del EDB. Mejorar la comunicación en todos los Diseño de un Plan de Comunicación Director de sentidos, e Información de la Biblioteca, Marketing y 2005-1.8 L SI/NO abarcando los integrado en el Plan de Comunicación/ 2006 diferentes Comunicación de la UCA Director de Área niveles jerárquicos. 32
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía2. POLÍTICA Y ESTRATEGIA Desplegar la política y estrategia de la Biblioteca en el marco del Plan2.1 Véase acción de mejora 1.2. Estratégico de la UCA (en fase de elaboración). Diseñar un Plan de Comunicación de la Biblioteca que contemple los mecanismos de participación de los distintos grupos de interés, incluida la2.2 propia plantilla, con objeto de Véase acción de mejora 1.8. incorporar sus propuestas en el diseño y actualización de la política y estrategia de la Biblioteca.2.3 Sistematizar una gestión por procesos. Véase acción de mejora 1.2. Negociar un nuevo modelo de financiación que contemple las2.4 No competencia del Área de Biblioteca. especificidades estructurales de la Universidad de Cádiz. - Porcentaje de asignaturas que tienen su bibliografía Potenciar la recomendada en relación entre la el catálogo. Biblioteca y el - Porcentaje de personal títulos incluidos docente e Analizar y evaluar el Plan de Jefes de en la bibliografía investigador,2.5 C 2005 Bibliografía Recomendada. Bibliotecas recomendada mediante el agotados. análisis y la - Número de evaluación del préstamos Plan de realizados en Bibliografía ejemplares Recomendada. pertenecientes a la bibliografía recomendada. Mejorar y Optimizar el Protocolo de recogida de Coordinador sistematizar los datos estadístico y mejora del SI/NO 2004-2.6 C de la Sección procedimientos contenido del Anuario del Área de 2005 Administrativa de recogida de Biblioteca. datos. Articular una política de diseño y gestión de las encuestas que soslaye el2.7 cansancio de los encuestados, dando Se remitirá a la Unidad de Evaluación. prioridad a las relacionadas con los procesos de evaluación institucional. 33
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía Reexaminar la composición y el funcionamiento de las Comisiones de Bibliotecas, ideando estrategias2.8 dirigidas a concienciar a los distintos Estudiar la pertinencia y viabilidad de esta acción de mejora. colectivos de la importancia de implicarse y participar en la política bibliotecaria en todos sus aspectos. Generalizar la participación en la planificación estratégica. Arbitrar una2.9 Estudiar la pertinencia y viabilidad de esta acción de mejora. política formal al respecto. 34
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía3. GESTIÓN DE PERSONAL3.1 Diseño de un Plan de Comunicación. Véase acción de mejora 1.8 Incluir en la documentación de3.2 Véase acción de mejora 5.2 procesos la delegación de funciones. Director de Área de Informes de Aumentar la Realizar de forma sistemática Anua3.3 C Biblioteca/U resultados de satisfacción del encuestas de satisfacción al personal. l nidad de encuestas personal Evaluación Mejorar la jerarquía de valores, definir Responsable el marco de Elaborar un código deontológico de la a designar principios 2004-3.5 Biblioteca, integrado en el de la UCA. C entre los SI/NO legales y 2005 miembros especificar las del personal. responsabilidad es legales y éticas del personal. Arbitrar políticas para subsanar los No competencia del Área de Bibliotecas, aunque sí puede problemas derivados de la dispersión3.6 emprender acciones puntuales que palien las deficiencias del geográfica. Atender especialmente los Campus. problemas del Campus de Algeciras. Fomentar un sistema de comunicación multidireccional, mejorando los canales3.7 Véase acción de mejora 1.8 y haciendo partícipe a todo el personal, a fin de lograr su máxima implicación. Poner en marcha un plan de incentivos y reconocimiento del personal, que aliente a los que pudieran caer en la3.8 Estudiar la pertinencia y viabilidad de esta acción de mejora. desmotivación por una política de promoción interna que no cubre todas sus expectativas. Formalizar la gestión de las competencias del personal y su relación3.9 Véase acción de mejora 1.2 con el plan estratégico y los planes de las unidades. Equilibrar la comunicación apoyada en3.10 canales formales o nuevas tecnologías Véase acción de mejora 1.8 con el contacto personal. 35
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía4. ALIANZAS Y RECURSOS Equilibrio presupuestario Estudiar alternativas para ajustar las VPE- Comisión entre las4.3 formulas de distribución del C SI/NO 2004 Bibliotecas diferentes Presupuesto a las necesidades. bibliotecas del sistema Determinació Estudio comparativo de los aportes a n del % de4.4 la compra de bibliografía por parte de M Jefes Biblioteca SI/NO 2005 aportación de los grupos de investigación. los grupos. Indicadores Alcanzar los comparativos Mejora de las instalaciones de la estándares VPR/Vicerrector referentes a Biblioteca del Campus de Algeciras recomendados4.5 M Campus instalaciones 2005 (esta asociada a la terminación de las en Algeciras (situación nuevas instalaciones de la Escuela). instalaciones y 2003-nuevas equipamiento. instalaciones) Mejorar los Responsable del estándares de Planificación y puesta en marcha de la4.6 M Grupo de SI/NO satisfacción 2005 Intranet. Trabajo ad hoc del personal de Biblioteca. Consensuar dentro de la comunidad universitaria el compromiso de4.9 destinar un porcentaje fijo del Véase acción de mejora 4.1. presupuesto total de la Universidad a la Biblioteca. Conseguir que el PDI tenga Comisiones de un Arbitrar políticas para resolver la Usuarios conocimiento percepción por parte del personal Reuniones real de la4.10 docente de la disminución de recursos M EDB 2005 con Directores inversión en para la adquisición bibliográfica Departamento recursos destinada a la investigación. . bibliográficos para la investigación. Sala de lectura Resolver los problemas de acceso en la VPR/Director de accesible en4.11 Biblioteca de la Escuela Universitaria C SI/NO 2004- Área horario de Enfermería de Algeciras. 2005 habitual. Resolver los problemas de mal olor en Solicitar informe al Área de Infraestructuras y adoptar las4.12 la Biblioteca de Humanidades. acciones pertinentes. 36
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía Informar al personal de la Biblioteca de Ciencias de la Salud sobre la situación de las grietas de la biblioteca Solicitar informe al Área de Infraestructuras y adoptar las4.13 y emprender las acciones pertinentes, acciones pertinentes. en su caso, desde el punto de vista de la seguridad del edificio. Resolver los problemas de ruido en las Solicitar informe al Área de Infraestructuras y adoptar las4.14 salas. acciones pertinentes. Mejorar la información a los distintos4.15 sectores de usuarios y sistematizar un L Véase acción de mejora 1.8 plan de marketing. 37
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía5. PROCESOS Desarrollar y extender al conjunto bibliotecario el plan piloto de control 100% Coordinador5.1 digital de la colección, puesto en marcha L SI/NO Bibliotecas 2006 a NPT en la Biblioteca del Campus del Río San con CDC. Pedro. Coordinador Versión 1ª del5.2 Elaborar el Manual de Procesos. M SI/NO 2005 a NPT manual. Formación de un grupo de trabajo que elabore un Manual de procedimiento5.3 Véase acción de mejora 5.3 para la preparación material de documentos. Redefinición de procesos críticos de acuerdo a las directrices del PE. Identificación5.4 Elaboración de un procedimiento de M EDB SI/NO 2005 procesos. evaluación del impacto de los procesos críticos en el cumplimiento de sus objetivos. Curs o5.5 Elaboración de la Carta de Servicios. C EDB SI/NO SI/NO 2004- 2005 Elaboración de Plan de Comunicación e5.6 Véase acción de mejora 1.8 Información General. Elaboración de un plan de estudio de necesidades y expectativas de usuarios Véase acción de mejora 1.3 que recoja:5.7 Elaboración sistemática de encuestas. Encuentros sistemáticos con Véase acción de mejora 4.10 usuarios. - 100% % de Tratamiento sistemático de sugerencias sugerencias reclamaciones, quejas y sugerencias de incorporadas. convertidas en5.8 usuarios para su incorporación a los L EDB - 100% quejas 2006 cambios de procesos, integrado en el Centro de que afecten a procedimientos Atención Personalizada de la UCA. procesos . resueltas. 38
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía6. RESULTADOS EN LOS CLIENTES Realizar encuestas de satisfacción de6.1 Véase acción de mejora 5.7 forma periódica. Crear un procedimiento para el6.2 tratamiento de quejas y sugerencias que Véase acción de mejora 5.8 se traduzcan en medidas correctoras. Inclusión de datos en el Plan de6.3 Véase acción de mejora 1.8 Comunicación. Realizar un estudio de uso de los puestos informáticos (grado de Informe de6.4 M Jefes de Biblioteca SI/NO 2005 ocupación) y adopción de las medidas uso pertinentes. Realizar un estudio de participación de las sesiones de formación y adopción Número Incremento de las medidas pertinentes. de del 15% en Responsable grupo ad6.5 L asistentes el numero 2006 Medidas para incrementar el número hoc a las de de asistentes a las sesiones de sesiones. asistentes. formación (coordinado junto con el Proyecto Brújula) Coordinador de Revisión de pliegos de condiciones de Pliego6.6 C Administración/Servici SI/NO 2004 contratación del servicio de revisado o de contrataciones. reprografía. Investigar cooperativamente con otras bibliotecas mecanismos para la valorar Jefes 2005-6.7 la incidencia de la biblioteca en los L Bibliotecas/Comisiones SI/NO Informe 2006 resultados académicos de los alumnos Bibliotecas. y en la investigación de la institución. 39
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía7. RESULTADOS EN EL PERSONAL Realización periódica de encuestas, a todo el personal de biblioteca, para determinar grado de satisfacción del personal con su entorno laboral y con el propio grado de formación.7.1 Véase acción de mejora 3.3 Utilización de los datos que se obtengan para la planificación de los cursos de formación y adecuación del entorno laboral a las necesidades detectadas. Repetir la encuesta (Cuestionario…)7.2 Véase acción de mejora 3.3 entre la plantilla. Incentivar la participación del personal de biblioteca en los procesos de consulta sobre su grado de satisfacción,7.3 ya que el escaso número de encuestas Véase acción de mejora 3.3 que suelen responderse cuestiona la fiabilidad de las conclusiones obtenidas a partir de ellas. Necesidad de establecer un proceso de Buzón de7.4 tratamiento de quejas del personal de M EDB SI/NO quejas en la 2005 Biblioteca. Intranet. A determinar Realizar un estudio sobre según las racionalización de espacios de trabajo Jefes de7.5 C SI/NO medidas 2004 con objeto de tomar las medidas Biblioteca propuestas en oportunas. el informe. Contemplar la posibilidad de Unidad de7.6 descentralizar los cursos de formación, C Formación SI/NO Informe 2004 valorando su coste. UCA/EDB % de Explorar otros mecanismos de Mejorar la plantilla que formación para darle continuidad en el formación en 2004-7.7 M EDB asiste a este tiempo (mentoring, empowerment, etc.). técnicas de 2005 tipo de gestión. formación. Publicar los resultados del análisis de7.8 Véase acción de mejora 1.4 indicadores de rendimiento. 40
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía8. RESULTADOS EN LA SOCIEDAD Definir un Elaboración de un plan para evaluar Cuadro de8.1 el impacto de la Biblioteca en la L EDB SI/NO Indicadores 2006 sociedad. de Impacto Social. Propuesta de eliminación de barreras Área de Plan de8.2 arquitectónicas. M Infraestructura SI/NO eliminación 2005 s de barreras. - Incremento número de Aprovechar el aumento del número usuarios de usuarios externos como fuente de externos financiación. -% Definir un8.3 L VPR presupuesto 2006 5% Nota: propuesta de mejora relacionada aportado por con la potenciación de un punto fuerte, servicios más que con un punto débil. prestados a usuarios externos 41
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía9. RESULTADOS CLAVE Continuar con el Proceso de Certificación (ISO 9001:2000) Obterner Director de9.1 M SI/NO Certificado de 2005 Área Nota: No tanto relacionado con un punto Calidad. débil sino con un punto fuerte a potenciar. Estudio de viabilidad para aumentar la Jefes de9.2 C SI/NO Informe 2004 oferta de horas de apertura. Bibliotecas Reorientación del concepto PARIS en función de la implantación de redes9.3 Véase acción de mejora 4.8 inalámbricas y el uso de equipos portátiles. Fomento de acciones informativas y9.4 Véase acción de mejora 4.15 formativas. Estudio de la cobertura temática de la9.5 colección y distribución por áreas de M EDB SI/NO Informe 2005 conocimiento. Definir estrategia para rentabilizar el aumento del número de usuarios externos como fuente de financiación.9.6 Véase acción de mejora 8.3 Nota: propuesta de mejora relacionada con la potenciación de un punto fuerte, más que con un punto débil Idear estrategias para optimizar el9.7 Véase acciones de mejoras 1.8 y 4.15 acceso a los recursos electrónicos. Mejorar los procesos de difusión y Informe de publicidad de los resultados relativos a Director de9.8 C SI/NO resultados 2004 las medidas de percepción y los Área anual. indicadores de rendimiento. 42
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía6. Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas de la BibliotecaPara realizar el diagnóstico de la Biblioteca, se ha empleado el análisis DAFO. El DAFOes una herramienta cuyo objetivo es ayudar a encontrar los factores estratégicos críticos dela organización, consolidando las fortalezas, minimizando las debilidades, aprovechandolas ventajas de las oportunidades, y eliminando o reduciendo las amenazas.La aplicación de análisis DAFO a la Biblioteca parte de la identificación de sus puntosfuertes y débiles, identificando las oportunidades y amenazas del entorno. Aspectosagrupados en una doble clasificación: Factores internos (puntos fuertes y débiles) que pueden afectar a la Biblioteca en su funcionamiento. Se deben identificar las situaciones o factores endógenos de la institución que repercutirían en el logro de los objetivos. Es importante establecer un orden de importancia de dichos factores. En este análisis se incluirían las debilidades internas, relacionadas con las barreras que, de no eliminarse, coartarían el desarrollo de algunos puntos fuertes de la Biblioteca. Por otro lado, las fortalezas internas hacen referencia a elementos de la Biblioteca basados en recursos y capacidades que le pueden suministrar el liderazgo en determinadas actuaciones. Factores externos (oportunidades y amenazas), que pueden afectar a la Biblioteca en su funcionamiento. Se trataría de identificar aquellos factores exógenos, o factores que configuran el entorno de la institución, que pueden afectar al logro de sus objetivos. Una vez identificados, se debe establecer un listado por orden de importancia. En este análisis se incluirían las amenazas que el entorno depara, y estarían relacionadas con los acontecimientos o circunstancias externas, previsibles, y que si se llegarán a dar dificultaría el logro de los objetivos de la Biblioteca. Con respecto a las oportunidades que el entorno ofrece constituyen posibilidades existentes en el ámbito externo a la institución, y que, de aprovecharlas, ocasionaría ventajas importantes. 43
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaLas FORTALEZAS con las que actualmente cuenta la Biblioteca, y que deberían serpotenciadas, serían:Nº FORTALEZASF1 Optima gestión de la innovación y de la tecnología.F2 Excelente relación entre recursos económicos y resultados obtenidos.F3 Gestión eficaz y eficiente de los recursos disponibles.F4 Gestión adecuada (excelente) de las alianzas en diferentes niveles (regional, nacional e internacional).F5 Buena relación del servicio de biblioteca con sus usuarios.F6 Mecanismos adecuados para conocer el grado de satisfacción de los usuarios.F7 Se maximiza el potencial de sus personas, realiza una buena planificación, potenciando su experiencia y capacidad, adaptándola a las necesidades de la biblioteca.F8 Distribución equilibrada de las cargas de trabajo.F9 Asignación de responsabilidades según los objetivos de la Biblioteca.F10 Buenas y recientes instalaciones.F11 Disposición de una gran batería de datos e indicadores de rendimientoF12 Existen Áreas de Resultados Claves (ARC) definidasF13 Técnicas de reingeniería de procesos.F14 Los servicios de Biblioteca son valorados positivamente por el PDI.F15 Fuerte posición de LiderazgoCon respecto a las DEBILIDADES de la Biblioteca, y que deberán ser minimizadas,serían:Nº DEBILIDADESD1 Faltan mecanismos de comunicación.D2 Dificultad de implicar la cultura de objetivos al conjunto de la Biblioteca.D3 El origen desmembrado del sistema bibliotecario genera ciertas dificultades para llevar a cabo decisiones colegiadas.D4 La dispersión geográfica de los distintos centros de la Universidad de Cádiz impide alcanzar buenos niveles de servicio en todas las bibliotecas.D5 Insuficientes mecanismos de detección de necesidades de los usuarios.D6 Desigual integración de los grupos de interés de la Biblioteca.D7 Escasa implantación en el entorno socioeconómico.D8 Falta de integración del equipo de dirección.D9 Insatisfacción con los puestos informáticos en determinadas bibliotecas. 44
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaD10 Desigual crecimiento de recursos en los distintos Campus.D11 Insuficiente implantación de los servicios a distancia.D12 Escasa implicación de las Comisiones de Biblioteca.D13 Escasa implicación con el entorno profesional de la provincia.D14 Escasa implantación en el entorno socioeconómico.D15 Desigual integración de los grupos de interés de la Biblioteca.Las OPORTUNIDADES que el entorno ofrece a la Biblioteca son:Nº OPORTUNIDADESO1 Nuevo papel de la Biblioteca en el Espacio Europeo de Educación Superior que exigirá una mayor participación en proyectos de innovación docente y de apoyo a la investigación.O2 Mayor necesidad de formación continuada de los egresados.O3 Entorno dinámico y complejo que obliga al cambio continuo (enseñanza virtual, economía del conocimiento, etc.).O4 Necesidad de intermediario como consecuencia de la explosión de la información.O5 Existencia del Plan Estratégico de la UCA.O6 Liderazgo cultural en la provincia.O7 Cercanía geográfica y/o cultural con el Magreb y Latinoamérica.O8 Lugar de encuentro y de conexión más importante de Europa con el Norte de África.O9 Bajo nivel de implantación de tecnologías avanzadas en las empresas de tamaño pequeño y mediano, pudiéndose convertir la Biblioteca en suministradora de servicios especializados que sirvan para incrementar sus resultados en la sociedad.O10 Mayores exigencias de calidad, visibilidad e impacto socioeconómico a la investigación.O11 Explosión de la gestión del conocimiento científico.O12 Edición científica institucional.En cuanto a las AMENAZAS a las que debe enfrentarse la Biblioteca, podrían destacar lassiguientes:Nº AMENAZASA1 Incertidumbre en torno a las repercusiones de la aplicación del modelo del Espacio Europeo de Educación Superior.A2 Disminución de la población en edad académica y considerable emigración de estudiantes de la provincia a otras Universidades.A3 Creciente competencia con otras Universidades, organizaciones y ciclos formativos de educación superior. 45
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaA4 Cambio tecnológico continuo que plantea dificultades de adaptación y anticipación.A5 Cambios en la legislación con respecto a los derechos de autor.A6 Fuerte dependencia de las TIC’s.A7 Necesidad de fuertes inversiones en tecnología y recursos.A8 Usuario googlelizado y autosuficiente.El análisis DAFO permite llevar a cabo una serie de estrategias de acuerdo con laimportancia de cada uno de los factores internos y externos, así como ordenarlas deacuerdo con la relación que exista entre cada uno de ellos. En el desarrollo del PlanEstratégico de la Biblioteca habrá que definir las relaciones que se darían hipotéticamenteentre las amenazas y las oportunidades que presentaría el entorno de la Biblioteca, asícomo con las debilidades y fortalezas. AMENAZAS OPORTUNIDADES (A) (O) DEBILIDADES Estrategias de supervivencia Estrategias de reorientación (D) (DA) (DO) FORTALEZAS Estrategias defensivas Estrategias ofensivas (F) (FA) (FO) Las estrategias de supervivencia (DA): Destinadas a eludir los efectos que las situaciones del entorno puedan tener sobre aspectos internos. Las estrategias defensivas (FA): Pretenden dar respuestas a situaciones del entorno no favorables apoyándose para ello en puntos fuertes de la Biblioteca. Las estrategias de reorientación (DO): Tratan de aprovechar una situación positiva del entorno para corregir carencias o debilidades internas de la Biblioteca. Las estrategias ofensivas (FO): Tratan de obtener el máximo provecho de una situación favorable del entorno.Así, del cruce de estas cuatro variables (debilidades y fortalezas, según el análisis interno;amenazas y oportunidades, según el análisis externo) se derivan unos ejes estratégicos, quese concretan posteriormente en la definición de objetivos y líneas de acción. 46
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía7. Ejes y Objetivos EstratégicosLos Ejes Estratégicos se definen como los resultados más generales, y a largo plazo, que laBiblioteca quiere alcanzar en este ciclo de planificación.Una vez realizado el diagnóstico externo e interno de la Biblioteca, y declarada su Misión,Visión y Valores, se establecen objetivos más generales definidos a partir de la integraciónen una estructura del Cuadro de Mando Integral de los conceptos básicos del modelo deexcelencia EFQM. Mapa estratégico adaptado EFQM/CMI Rentabilidad Inversión Riesgo Financiera Crecimiento Costes Clientes Sociedad Clientes (PV Usuarios segmentados) (PV entorno) Gestión de las Procesos Diseño de productos Gestión de clientes Operaciones relaciones con la Sociedad am nes Financieros Tecnología to Económico Liderazgo Personas Alianzas ie n Recursos Capacidades/ u ip c io Información y Eq tala Recursos conocimiento InsDe acuerdo a esta estructura, los ejes estratégicos son: I. Innovación y aprendizaje II. Procesos III. Clientes IV. Perspectiva financiera 47
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaI. Innovación y aprendizajeDesarrollar una política de innovación y aprendizaje, basada en el liderazgo de laBiblioteca para facilitar el crecimiento de las personas, como base para la mejoracontinua, y la optimización eficiente de los recursos.Las metas a alcanzar son: 1. Desarrollar un fuerte liderazgo como base del sistema de gestión de la calidad total de la Biblioteca. 2. Desarrollar y potenciar el crecimiento personal y profesional de la plantilla. 3. Potenciar los valores de trabajo en equipo, el crecimiento personal y profesional del EDB. 4. Desarrollar alianzas estratégicas con grupos de interés. 5. Gestionar de manera eficiente los recursos económico-financieros. 6. Promover medidas que contribuyan a equilibrar las infraestructuras e instalaciones en los distintos Campus. 7. Potenciar la política de innovación tecnológica en la biblioteca. 8. Desarrollar un sistema eficiente de gestión del conocimiento. 9. Integrar los principios de excelencia en la planificación de la Biblioteca. 48
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaII. ProcesosOptimizar procesos que garanticen resultados acordes con la misión y visión de laBiblioteca.Las metas a alcanzar son: 1. Mejorar el diseño de los servicios ofrecidos acorde a las necesidades y expectativas de los grupos de interés. 2. Redefinir y alcanzar una gestión por procesos. 3. Ampliar la oferta de servicios a la sociedad local y provincial. 4. Revisar los procesos claves en el nuevo escenario de planificación. 5. Integrar los resultados del plan de mejora en la revisión de los procesos. 6. Revisar el sistema de calidad en el ámbito ISO 9001:2000.III. ClientesMejorar la calidad de los servicios para cubrir las necesidades y expectativas de losusuarios, orientándolos al apoyo de la docencia, la investigación y la enseñanza a lo largode la vida.Las metas a alcanzar son: 1. Ofrecer servicios a los alumnos que posibiliten una formación integral. 2. Revisar, segmentar y mejorar la oferta de servicios. 3. Potenciar servicios para la enseñanza y el aprendizaje. 4. Potenciar servicios para el desarrollo docente. 5. Revisar, segmentar y ampliar la oferta de servicios personalizados para la investigación. 6. Proponer una oferta de servicios adecuados al entorno socioeconómico y cultural de la provincia de Cádiz. 49
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaIV. Perspectiva financieraConseguir resultados que mejoren la eficacia y eficiencia de la Biblioteca, optimizando lossistemas de información para la toma de decisiones.Las metas a alcanzar son: 1. Orientar la organización hacia una estructura más eficiente. 2. Diversificar las fuentes de financiación. 3. Rentabilizar los recursos. 4. Minimizar los factores de riesgo en la gestión de los recursos. 50
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía8. Conclusiones y fases para su implantación definitiva y metodología de trabajoPara la puesta en marcha del Plan Estratégico se propone la siguiente metodología detrabajo:1. Creación de un Equipo de Coordinación del Plan Estratégico, formado por: Teresa García Valderrama – Coordinadora Mª Ángeles García Ortiz – Secretaria Pilar Sánchez García Aurora Estévez Ballester Aurora Márquez Pérez Charo Gestido del Olmo Miguel Duarte Barrionuevo Las funciones de este Equipo serían las siguientes: Proponer y validar la estructura y el proceso a seguir en la elaboración del Plan Estratégico. Supervisar y hacer el seguimiento del proceso de elaboración del Plan. Elaborar y ejecutar acciones de Comunicación relacionadas con el Plan. Elaborar propuestas, documentos e informes. Proporcionar a los grupos de trabajo la información necesaria y actualizada relacionada con el contenido de su eje estratégico. Integrar propuestas sectoriales. Elaborar documentos intermedios y finales sobre el Plan.2. Para cada uno de los ejes estratégicos se propone la formación de un equipo de trabajo.Para el Eje I, Innovación y Aprendizaje, por la complejidad del mismo, se ha consideradonecesario crear dos equipos. Cada grupo contará con un coordinador nombrado por elEquipo de Gobierno de la Universidad, formado de entre 9 y 13 miembros, una vez seasegure su colaboración a participar en dicho grupo.Los grupos deberán estar compuestos por personas que trabajen en la Biblioteca,procedente de cada uno de los Campus y de cada una de las unidades a las que las 51
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuíaBiblioteca presta servicios, así como por representantes de los distintos grupos de interésde la misma.Los coordinadores/as de los Grupos de Trabajo son propuestos los siguientes: Innovación y aprendizaje Ana Remón Elena García Procesos Esther Salaverry Clientes Rosa Toribio Perspectiva financiera Miguel Ángel CarmenaEstos grupos establecerán los objetivos a alcanzar para cada uno de los ejes estratégicosidentificados, así como las líneas estratégicas más adecuadas para su consecución. Lasestrategias habrán de ser traducidas en programas de actividades cada una de las cuálesllevarán asociadas sus correspondientes indicadores cuantificados que permitan elseguimiento futuro, así como recursos a asignar y fechas de implantación.Los equipos realizarán las siguientes tareas: 1. Validar y ampliar la matriz DAFO de su eje estratégico (debilidades- fortalezas/amenazas-oportunidades). 2. Desde el análisis DAFO, validar su eje estratégico. 3. Desde el análisis DAFO, validar la misión, visión, cultura y valores propuestos en este documento guía. 4. Elaboración de propuestas de los objetivos y estrategias específicos de su eje estratégico, definiendo para cada estrategia: - Líneas de acción. - Responsable de cada acción. - Fecha aconsejable de implantación de cada acción. - Recursos necesarios. - Indicadores para realizar su seguimiento y determinar el grado en que se alcanza cada objetivo, que permitan diseñar un Cuadro de Mando Integral para la Biblioteca.Las sesiones de los Grupos de Trabajo estarán enfocadas hacia las siguientes tareas: - 1ª sesión: Sesión formativa e informativa. 52
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía - 2ª sesión: Validación de la matriz DAFO, Misión, Visión y Objetivos. - 3ª, 4ª y 5ª sesión: Propuestas de líneas de acción. .Se propone que el Plan Estratégico tenga un alcance de cinco años (2006-2010), utilizandoel primer año del Plan como puente para completar las líneas de acción emanadas delPlan de Mejora (2004-2006). Se toma como referente el 2010 por ser la fecha límite para laadaptación definitiva al Espacio Europeo de Educación Superior.Como quiera que, un Plan Estratégico ha de ser dinámico, y debe ser revisado yactualizado con periodicidad, se propone su revisión y actualización en 2007-2008,coincidiendo con el proceso de revisión de la Evaluación.Para llevar a cabo este proceso habrán de contemplarse las siguientes fases: FASES TEMPORIZACIÓN OBJETIVOS ACTIVIDADES Fase Inicial Enero- Septiembre 2005 Elaboración del - Discusión y debate interno Documento con VPR sobre la necesidad Guía de elaborar un PE. - Elaboración del Documento Guía. - Puesta en marcha de la Web. - Presentación para su conocimiento y discusión a: Equipo de Gobierno de la UCA Comisión General de Biblioteca Comisiones de Bibliotecas Decanos/Directores de Centros y Departamentos Fase de Octubre - Noviembre - Constitución - Puesta en marcha de Participación y Diciembre 2005 Grupos Trabajo - equipos de trabajo Desarrollo Elaboración líneas - Puesta en marcha de la de acción Intranet. - Formación previa a equipos de trabajo. - Análisis sectorial. - Diagnósticos. - Objetivos. - Líneas y acciones prioritarias. 53
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz DocumentoGuía - Elaboración de propuestas. Fase de Enero 2006 Elaboración - Integración de Propuestas. Síntesis e Borrador Plan - Redacción final. Integración Estratégico de la - Propuesta de Plan Biblioteca de la Estratégico para la Biblioteca UCA de la UCA. Fase de Febrero 2006 Aprobación del - Aprobación en Consejo de Aprobación y Plan Dirección Difusión Estratégico de la - Aprobación en Consejo de Biblioteca de la Gobierno UCA - Aprobación Claustro - Presentación a los medios de comunicaciónEste proceso se vería enriquecido con la organización de algunos Seminarios como: La Biblioteca ante los retos del Espacio Europeo de Enseñanza Superior La Biblioteca como Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación El bibliotecario del siglo XXI. Perfiles, competencias, funcionesAsimismo, en el Plan de Formación especifico de la Biblioteca para 2005 se han definidodiversas acciones formativas que complementan el desarrollo del Plan y debería facilitarsela asistencia del personal implicado en las acciones formativas relacionadas con elPEUCA.En definitiva, se pretende que el proceso de elaboración del plan estratégico para laBiblioteca sea: Un proceso abierto, transparente y participativo. Un proceso con proyección interna y externa. Un proceso orientado a satisfacer las demandas y necesidades de nuestro entorno social. Un proceso orientado a la búsqueda de la mejora para conseguir la máxima calidad en los servicios bibliotecarios. 54
    • Plan Estratégico de la Biblioteca de la Universidad de Cádiz Documento GuíaGrupo MiembrosInnovación y aprendizaje 2 Técnicos de Gestión de Recursos de Información 2 Técnicos Especialista de Biblioteca 1 Área de Personal 1 Junta de Personal 1 Comité de Empresa 1 Área de Infraestructuras 1 PDI 1 PAS 1 Dtor. Departamento 1 Dtor. Grupo Investigación 2 Técnicos de Gestión de Recursos de Información 2 Técnicos Especialista de Biblioteca 1 Área de Infraestructuras 1 representante de Innovación Docente 1 Área de Informática 1 PDI 1 PAS 1 Dtor. Departamento 1 Dtor. Grupo InvestigaciónProcesos 2 Técnicos de Gestión de Recursos de Información 2 Técnicos Especialista de Biblioteca 1 Unidad de Calidad 1 Proveedor estratégico 2 Alumnos 2 PDI 1 PAS 1 Dtor. Departamento 1 Dtor. Grupo InvestigaciónClientes 2 Técnicos de Gestión de Recursos de Información 2 Técnicos Especialista de Biblioteca 2 representantes grupos de interés 1 Presidente de Comisión de Biblioteca 3 Alumnos 1 PDI 1 PAS 1 Dtor. Departamento 1 Dtor. Grupo InvestigaciónPerspectiva Financiera 2 Técnicos de Gestión de Recursos de Información 2 Técnicos Especialista de Biblioteca 1 Área de Economía 1 Área de Personal (estudio de cargas de trabajo) 1 Miembro Comisión Contratos Programa 1 Miembro de la Comisión Económica 1 PAS 1 Dtor. Departamento 1 Dtor. Grupo Investigación 1 Presidente de la Comisión General de Biblioteca 55