MOL Tudásmenedzsment rendszere

MOL-csoport Tudásmenedzsment TM Bővített MűhelyAhol az Elmélet és a Gyakorlat Találkozik 2011.09.21 Ruttner Eszter

A MOL-csoport Tudásmenedzsment Rendszere…A következő három óra az előzetes kérdések alapján II. A MOL-csoportI. Az elmúlt 10 év, jelenlegi TM III. célok és a rendszere, bevezetés Mérőrendszer fejlesztési nehézségei koncepciója IV. Eredmények, tanulságok, jelenlegi kihívások 2

QI.1 3

Miért fontos nekünk a TM? Fordulópontok… QI.2 MOL Group & KM Development► Növekvő üzleti komplexitás (10 év alatt megduplázódott a lányvállalatok száma)► Növekvő igény a csoport szintű optimalizáció és tudásmegosztás iránt► A céges tudás növekvő fontossága az egyéni szakértők/egyedi rendszerekkel szembenA kérdés nem a MIÉRT, hanem a HOGYAN TOVÁBB, KI és MIT…? 4

A Tudásmenedzsment Fejlődése a MOL-ban QI.3 Célok:+ FOLYAMATOK ► Holisztikus 2009-ben: szemlélet 3. fázis ► Az alapinfrastruktúra létezik, ► Gyakorlati megközelítés használják. (üzl. támogatás) ► Adatosztályozás ► Értékes tudással rendelkezünk, bevezetése melynek megosztása korlátozott. Új tudás létrehozása+ EMBEREK Az 1. fázis kiterjesztése (CIP) ► Az információk nehezen 2. fázis ► ► SharePoint alapú kollaborációs kereshetőek. portál bevezetése ► Virtuális kollaboráció és csapat munka ► Részterületeket optimalizálunk támogatása ahelyett, hogy a „nagy egészben” ► Tehetség gondozás (HR) gondolkodnánk.TECHNOLÓGIA A meglévő információk rendszerezése ► Az emberek a legfontosabb 1. fázis ► Technológiai infrastruktúra kiépítése mozgatórugók, de nem kapnak ► Szervezeti memória javítása elég támogatást. ► Intranet portál (MOL TIP), szervezeti tudás bázisok pl. szabályozás tár/ 5

Development of KM: 1.0 – 3.0Párhuzamok: a Tudásmenedzsment Fejlődése a VilágbanTM 1.0 –Technológia központú „gyűjtsünk össze mindent"► A meglévő tudás tudásbázisokba történő összegyűjtésére fókuszál(t) „még mielőtt a két lábon járó tudás kisétál az ajtón”.TM 2.0 –Ember központú „osszunk meg mindent"► Felismerte, hogy a szervezeti tudás fontos részét képező „know how” nagy része az emberek fejében rejlik, és nehéz tudásbázisokban összegyűjteni.► A fókusz a megosztás, a kommunikáció és a kollaboráció felé tolódik.► Eredmény: információ dömping -tekintet nélkül a hozzáadott értékére.TM 3.0 –Ember és folyamat központú „gyűjtsük össze és osszuk meg az értéket képviselő tudást”► Kizárólag a hasznos és újra felhasználható tudás összegyűjtésére és megosztására törekszik.► Fő cél a napi munkavégzés támogatása: a munkavállalók az igény felmerülésekor hozzáférjenek a szükséges (hasznos) információhoz (de csak ahhoz) 6

Célok Meghatározása (2009) QI.4A TM célok a MOL-csoport stratégiájának sikertényezőin alapulnak. Fejlesztendő területek TM célkitűzések TM kezdeményezések ► A portál-kihasználás növelése I. Infrastruktúra Vállalati „Memória” Fejlesztése Új piaci területek és partnerek Optimalizálás megszerzésének képessége ► Kereső optimalizálás ► Információ védelem fejlesztése II. „Kulcs tudás egy Kulcs TM alkalmazások helyen” Az üzletek gyors és hatékony ► integrálása fejlesztése ► Tudásmegosztás III. Virtuális Kollaboráció támogatása Fejlesztése A változásokhoz folyamatosan ► TM támogató alkalmazkodó menedzsment és szolgáltatások kialakítása IV. Mérhető TM folyamatosan fejlődő kultúra ► TM mérőrendszer Szolgáltatások kialakítása Kialakítása ► „Reuse Belső és külső ügyfélszolgálat Mentality” fejlesztése V. TM Tudatosság ► Lányvállalatokra való Program kiterjesztés 7

A Tudásmenedzsment…Számtalan definíció… ► „precíz”, általános Egy: definíció hosszú elméleti vitákhoz vezethet… „KM is defined as the ► A gyakorlatban mindez:capability to developing, GONDOLKODÁSMÓD! sharing and applying ► Ami igazán fontos, knowledge capital hogy legyen egy közösacross the organisation megértésünk és in support of business egyetértés a célokat objectives.” illetően. (Mit akarunk fejleszteni a következő 2-3 évben?) 8

Rövide(ebb távú Célok (200) „Termékek”, szükséges erőforrások, előnyök, üzleti prioritás, megvalósíthatóság, stb. 9

Mivel foglalkozunk? II.„I call my field Knowledge Management, but you can’treally manage knowledge. What a company can do ismanage the environment that optimizes knowledge.” Larry Prusak, Managing Partner, IBM (1998) People Process Technology ELEMEK HARMONIZÁLÁSA 10

Mit jelent mindez?2009: koncepció kialakítása 2010: előkészítés 2011: megvalósítás …ÉS MIÁLL MÖGÖTTE? 11

Integrált alapmodellek (Elméletek, melyekbe belekapaszkodtunk)1.) Strategy Hatékony Process Technology KM Stratégia2.) Kaplan – Norton: Balanced ScoreCard mérés3.) „Capability Maturity Model” értékelés4.) Nonaka & Takeuchi (1995) „SECI” model (Tacit Explicit tudás-átalakításistratégiák: Socialization, Externalization, Combination, Internalization) stratégia5.) „Learning Cycle” kombinációk finomhangolás 12

Érettségi Keretrendszer: Jelenlegi és Célzott TM Érettség STRATÉGIA STARTEGY EMBEREK PEOPLE FOLYAMAT PROCESS TECHNOLÓGIA TECHNOLOGY Korábbi5. szint – A kultúra támogatja a tudás tapasztalatokon Communities of Practice Integrált vállalati ITTUDÁS szabad áramlását az egész alapuló folyamatos formalizált hálózata infrastruktúraKÖZPONTÚ vállalatban stratégia fejlesztés Meghatározott TM stratégia a TM egy széleskörű Formalizált és integrált Vállalaton belüli4. szint- felelősségi körök kompetencia, formális TM folyamatok, tudásmegosztástTUDÁS kijelölésével és a szervezeti támogatás gyakorlatok és támogató infrastruktúraMENEDZSELT szükséges megjelenik mérőrendszerek (pl. portálok) létezik forrásokkal Jutalmazási rendszer a TM stratégia az üzleti tudás létrehozás,3. szint – Adattárak és dokumentum 2009 stratégia része, de megosztás és TM folyamatok az üzletiTUDÁS menedzsment technológiák nincsenek kialakítva a újrafelhasználás folyamatok részeTÁMOGATOTT használata felelősségi körök támogatásra; a tanulás a kultúra része Az emberek felismerik A menedzsment Korlátozott TM2. szint - TM-ben rejlő bizonyos felismeri a TM folyamatok (a tudás Alapvető TM eszközökTUDÁS lehetőségekről, de a fontosságát, de nem létezik, de nehéz léteznek (pl. e-mail)FELISMERŐ menedzsment még építik be a stratégiába hozzáférni) köteleződik el mellette Befelé forduló vállalati Nem léteznek a tudást1. szint – stratégia, a tudásnak A munkavállalók létrehozó, megosztó és Nem létezik TM-t támogatóTUDÁS nincs szerepe az idegenkednek a felhasználást támogató technológiaKAOTIKUS irányvonalak tudásmegosztástól folyamatok kialakításában 13

Stratégia-tervezés: a Követelmények Meghatározása A Tudásmenedzsment Érettségi Keretrendszer 5 szintje 1. Szint 2. Szint 3. Szint 4. Szint 5. SzintA jelenlegi és a megcélzott TM szint közötti különbség FÓKUSZ TERÜLETEK 2010-2012 STATÉGIA BIZTOSÍTSUK! Cél: - GAP-elemzés, új lépések szükségességének bizonyítása Tudás-központú - új startégia, példamutatás, kommunikáció! kultúra kialakítása, EMBEREK ISMERJÜK MEG/EL! melyben a folyamatos -TM működési struktúra kiépítése, bevonás/ motiváció fejlődés -Tudás megosztás és kollaboráció támogatása, képzések biztosított,FOLYAMATOK -A kultúra fontosságának hangsúlyozása MÉRJÜK! a tudás fontosságát -TM alapelvek, szabályok és folyamatok meghatározása elismerik, mérnik -TM mérő és értékelőrendszer kialakítása és kiaknázzák aTECHNOLÓGIA benne rejlő HASZNÁLJUK! lehetőségeket. - Funkcionális fejlesztés (pl. workflow-k) - Integrált tudásbázisok - Kereshetőség javítása 14

A Tudásmenedzsment Gyakorlati Területei E 1. Terület: Meglévő információk TA 21. század L E E rendszerezése (pl. adatvédelem) 3. Terület:stratégiai K C R Eerőforrása a TUDÁS: T H N A tudás R Explicit információ N D átalakítása O ► Emberekben O . . és tudás L S N I . . .. . Ó Z E F ► Rendszerekben K . .. . G I R O U .… . A E L ► Elekronikus S I K Y C A ► Nem elektronikus Implicit tudás N É M E L A► Megfelelő M .. T Stratégiával és E . .. . E M O Folyamatok L . B K E Tacit tudás E bevezetésével K E javíthatjuk az R R (pl. O -Adat E Tudás – információk N . . . .. . . . . .. . . . … . . K mennyiségét (!!!), I . . -Információ. . . . . . . . .. . . .. .. . bázisok / K .. . . 2. Terület: transzfer) minőségét és U S Új tudás létrehozása .(pl. ötlet mgmt.) . .. .. . .. . elérhetőségét. (4. Terület: Stratégia) 15

MOL TM Fejlesztési Koncepció Kialakítása Konklúzió Nagyobb hangsúlyt kell helyeznünk az emberekre és folyamatokra, hogy minőségi támogatás- és minőségi alkalmazások kialakításával hozzáadott értéket teremtsünk, egyben a meglévő infrastruktúrát hatékonyabban kihasználjuk. Holisztikus szemlélet kialakítása szükséges! Gyakorlati szempontból megfoghatóbb dimenziókat Felhasználók definiáltunk a folyamatos és hatékonyság növelés Hatékonyság érdekében 16

MOL-csoport Tudásmenedzsment Vízió A tudás megosztását, Kiépített TM Infrastruktúra megszerzését és ► Technológiai infrastruktúrában felhasználását támogató rejlő lehetőségek kihasználása. alapinfrastruktúra ► Működő TM szabályozások, biztosítása. felállított működési modell. Fókusz: folyamatok és ► Folyamatosan fejlődő kultúra, emberek (kultúra) tudatos tudásmegosztás és „Reuse Mentality”. Centralizált FELHASZNÁLÓK alkalmazások és Összegyűjtött és megosztott ÉS eszközök fejlesztése, kulcs tudás / alkalmazások HATÉKONYSÁG melyek támogatják a ► Intranetes „Tudáspiac” a kulcs tudás gyűjtését, legfontosabb tudás felhasználását és adatbázisokkal. fejlesztését. TM támogatás kialakítása Munkatársaink ►TM Szolgáltatások kialakítása támogatása a és bevezetése meglévő tudás jobb ► TM minőségi és mennyiségi felhasználása mérő és értékelő rendszer érdekében. alkalmazása. („Reuse capital”) ► Tréning-rendszer felállítása. 17

High Level Knowledge Sharing Improvement Concept TM ALKALMAZÁSOK TM Kollaborációs Üzleti Tudás Eszközök Intelligencia Piac Megoldások TÁMOGATÁS Tudáshálózatok Bevezetés és Támogatása Megoldástervezés Használat Támogatás (virtuális és nem (Soft és Hard) (Tréningek és virtuális CoP) Szabályzatok) Tudás és jó gyakorlatok Megosztásának Tudásmegosztás Irányítási Kultúrája Működési Rendszer Struktúra TM INFRASTRUKTÚRA 18

QII.Mivel találkozik egy új belépő? 1 ATTÓL FÜGG! TM vs. Tudásmegosztás…► Együttműködő szakterület (pl. IT)► Divízió (pl. DS- Eiffel Ötletmenedzsment)► Érintettség kezdeményezés(ek)ben (pl.Adatosztályozás)► Alkalmazások használat (pl. Kollaborációs Portál)► Vezetői/szakértői szint (közvetlen bevonás) Tréningek és folyamatos kommunikáció most indulnak. 19

Planned KM Regulations „Develop Knowledge Sharing” (Group Guideline) Planned Regulations: ►KM Operational Model ►KM Measurement & Evaluation System (RoCKS) ►Operation of Central KM Systems ►KM Solution Planning Services 20

QII. 2 Vezetői elvárások befolyásolásaTréningek Kommunikáció KPI-ok Bevonás 21

QII.Vezetői szerep… 3► Témafüggően szabályozás (pl. MOL Confidental dokumentumok/Adatosztályozás) KULTÚRA befolyásolása! További tervek: ► Alkalmazások használata (szabályozás) ► Tréningek ► Elvárások hangsúlyozása (folyamatos kommunikáció) 22

QII. 4„From best practice to bext practice” 23

QIII1-3 24

TM Mérő Rendszer –MOS Használati rész Weboldal Felhasználó Automatikus mérés, negyedévenkénti értékelés • Komplexitás elemzés • Tréningelt felhasználók Minőség • Érettség elemzés elemzése Minőségi Index • Online Felhasználó • Felhasználói Értékelés elégedettség elemzés • Felhasználói aktivitás Mennyiség • Használati intenzitás (kattintások száma) Mennyiségi Index • Site használati arány • Aktív felhasználók aránya Felhasználói Site Index Érettségi Szint Index 26

Értékelő Rendszer –Scorecard Riportok 27

A Mérőrendszer Felépítése ► collect & share value by using optimal Annual Self- methods and channels, rather than collecting and sharing everything with everybody. The Assessment based tool to PROCESS target is to support work execution by support having access to useful knowledge Develops improvement Org. Capital! efficiently when it is needed. PEOPLE (…using Human ► Improve knowledge sharing RoCKS –Report on Capital…) capabilities (collaboration, K- Collaboration & sharing methodologies and ability Knowledge Sharing to utilizing tools). (Qtrly. KM ScoreCard) TECHNOLOGY ► capturing knowledge and collecting into databases Mthly. Active usage (…built on Information Capital…) of MOS Collaboration "before it walks out of the door”. PortalOrganization Knowledge CapitalA tudás fontosságának hangsúlyozása érdekében 2012-tőlopcionálisan, vagy kötelező jelleggel hozzáadhatóak a KPI-ok aszervezeti és/vagy egyéni célkitűzésekhez. 28

A TM KPI Fejlesztés Fázisai LEVEL 1. 1. Mthly. Active usage of MOS Technology Collaboration Portal FocusedRendszer elérhető ► Active usage measurement by 2010 Q4 function and application 2. Qtrly. Department Level LEVEL 2. People KM ScoreCards Focused ► Quantity & Quality based KPIs Adat elérhető for Sites & Users (incl. trainings) 2011 Q1 ► Sub-KPI break-down for EPMS LEVEL 3. 3. Annual Self-Assessment KM Barometer Process ► Built upon the KM Maturity Focused Framework ► Suitable to plan Improvement Baseline in Actions 2012 29

Suggested KPI in 2011: KM Maturity► Goal: Improve knowledge sharing culture► Definition: Divisional/departmental KM Maturity level shows the operational effectiveness of a division or department from knowledge sharing aspect.► Focus: Virtual collaboration quality and quantity ► 2010: Central measurement and KPI calculation includes quantity and quality type metrics on both user (employee) and site level (MOS Collaboration Portal). Baseline measurement for KM Maturity (SAP integrated companies). Distribute scorecard in Q4 regarding MOL Nyrt. ► 2011: Include MOS training compliance in the KPI. ► 2012: Include self-assessment results in the KPI. Potential shift from KM Maturity to KM Maturity Improvement.► KPI Calculation: KM Maturity = (Site Maturity + User Maturity*) / 2 Site Maturity = Site Quantity Index x Site Quality Index) x Active Site Collection Ratio User Maturity* equals Site Maturity until introduction (Q1’11)► Unit of measure: Rate (0-5.0)► Reporting frequency: quarterly 30

KM ScoreCard –Összefoglaló Példa RiportMinta riport, MOS használati rész. Az adatok validálás alatt. 31

RoCKS KPI-ok és dimenziók# of the used template types SC Complexity 1 # 0‐5 3 A rendszerused site template maturity level SC Quality average template weight # 0‐5 SC KM Level 2KM PriorityTemplate Values # 0‐5 legnagyobbactive site collection # Active SC Ratio % 4 Avg. SC Maturity # 12 0‐5 „hibája”, hogy túl bonyolult.total site collection # …de így vantotal internal hit # SC Int. Usage 5 Intensity # 0‐4,5active site collection internal user # SC Internal 9 értelme! Quantity # 0‐4,5active SC internal user # SC Internal 7total SC potential internal user # User Ratio % SC Quantity 11 # 0‐5total external hit # SC Ext. Usage 6 Intensity # 0‐0,5active site collection external user# SC External 10 Quantity # 0‐0,5 KM Maturity 21active SC external user # SC External 8 # 0‐5total SC potential external user # User Ratio % Prescribed Trainings’ Prescribed Trainings KM Level Integration Level # 0‐4 13Prescribed Exams Results Employee KM 15 Proposed Trainings’ Quality # 0‐5Proposed Trainings KM Level 14 Integration Level #0‐1Self Test ResultsDepartmental KM Trained Empl. # KM Trained 16Departmental White Collar # Employee Ratio % Avg. Employee 20 Maturity # 0‐5total dept. user hit # Activity # 0‐5 17dept. potential user User Quantity 19 # 0‐5Dept.Active Users # Active users’ 18Dept.Potential Users # ratio % 32

Legfontosabb Eredmények QIV. 1 CÉL A stratégiai célkitűzéseket(működési struktúra kialakítása, adatosztályozás, RoCKS, stb.) „sínre tettük”. 33

Továbbá…► Kezdik érezni a TM gyakorlati hasznát► Keresnek bennünket► A TM már nem veszik a ködbe► Az elefántcsont toronyból kint van a fejünk► Megjelentek önállóan alakuló közösségek 34

Communication, Communication, COMMUNICATION!!! QIV. 2„A manager is responsible for the application and performance of knowledge.” (Drucker) Goal: Getting (the right) Things Done 35

„High Level Knowledge Sharing Improvement Concept” TM ALKALMAZÁSOK TM Kollaborációs Üzleti Tudás Eszközök Intelligencia Piac Megoldások TÁMOGATÁSTudáshálózatok Bevezetés és Támogatása Megoldástervezés Használat Támogatás(virtuális és nem (Soft és Hard) (Tréningek és virtuális CoP) Szabályzatok)Tudás és jó gyakorlatok Megosztásának Tudásmegosztás Irányítási Kultúrája Működési Rendszer Struktúra TM INFRASTRUKTÚRA 36

Működési Struktúra……és kultúra! 37

Legfőbb kihívás QIV. 3Szekér vs.négy kerékmeghajtás +változó nyomaték/Különböző területek optimális együttműködése./ 38

QIV.Máskor jobban! 4► Felső vezetők erőteljesebb bevonása► Erősebb priorizálás► TÜRELEM!► Gyakorlat-orientáltan► Folyamatos kommunikáció…► …célcsoportonként QIV. QIV. 5 6 39

Hosszú még az út… Köszönöm a figyelmüket! 40

Some slides are adopted from SlideShare.

A régi TM nem működött, mert: ► A kultúrát előfeltételként kezelte. ► Az IT alkalmazásokra fókuszált.► A tudásmegosztást anélkül igényelte,hogy a hallgatóságot biztosította volna.

Mi működik a 21. században? …a tudás összekapcsolása azokkal, akiknek szükségük van rá!

Ma már nem a tudás tárolásáról beszélünk…

…hanem aszükséges tudásról „ ”

Mely történik formálismegbeszéléseken…

…és méggyakrabban informális hálózatokon keresztül.

*átlagos arány a formális és informális közösségek között az üzleti életben

A megfelelő kultúra cél, nem pedig előfeltétel!

Kultúra-váltásKultúra-befolyásolás!

Kultúra 1.0„Milyen információkhoz lehethozzáférni?”

Kultúra 2.0„Milyen információkat kellvédeni?”

Nyitottság ahol lehet. Szabályok ahol kell.

MOLPéldák a MOLgyakorlatában

(Top-down)Péda a szabályokra: Adatosztályozási Program

„The greatest source of competitive advantag is creativity. ” ÖTLET MENEDZSMEN (Bottom-up)Péda a nyitottságra.

Adatosztályozási Program

Az információk megítélésének két aspektusa Információ leltár Érzékenysége alapján „Fontossága” alapján Adatosztályozás SPS tárolás Megosztani Védeni Kereshető Együttműködni Felhatalmazott felhasználók által Hozzáférhető Kapcsolódó A kritikus tudás ► Osztályozott ► Összegyűjtött Megfelelően ► Védett ► Megosztott = kezelt ► Hozzáférhető ► Kereshető információ 58

Az Információk Kezelésének Folyamata Ez mindenkinek a felelőssége a MOL‐csoportban! A támogató funkciók felelőssége a feltételek megteremtése ► adatosztályozási szabályzat és központi támogatás ► védelmi megoldás ► megosztási platform, hozzáférés, kereshetőség, stb. 59

MOL Tudásmenedzsment rendszere

by Eszter Séra on Oct 05, 2011

Accessibility

Upload Details

Usage Rights

2 Embeds 312

Statistics

MOL Tudásmenedzsment rendszere Presentation Transcript

http://poziteam.hu	306
http://skillnetkft.dtsh.hu	6