10 claves para organizar eventos

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Consejos y claves para organizar eventos con éxito. Breve, sencillo y util.

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  • 1. 10 claves para10 claves para10 claves para10 claves para organizarorganizarorganizarorganizarorganizarorganizarorganizarorganizar eventoseventoseventoseventos con éxitocon éxitocon éxitocon éxito www. .net
  • 2. 1. El objetivo Es importante analizar, de forma previa, si un evento es el mejor medio para alcanzar nuestro objetivo. Tengamos en cuenta que organizar un evento supone un gran esfuerzo , tanto respecto a recursos humanos como a recursos económicos. ¿Hay otra forma de alcanzar nuestro objetivo? En el caso de que la respuesta sea sí ¿Organizar evento es la mejor opción? La única forma de analizar si nuestro evento ha Para que un evento sea efectivo tiene que construirse sobre una base sólida. Dicha base tiene que cimentarse sobre un(os) objetivo(s) realistas, definidos y concretos. Por ello, lo primero que tenemos que tener claro es qué queremos lograr con nuestro evento ¿Conseguir 50 clientes nuevos? ¿Obtener mejor opinión por parte de nuestro colaboradores? ¿Dar a conocer nuestro producto a 250 contactos nuevos? ¿Organizar evento es la mejor opción?evento ha alcanzado su meta es establecer unos objetivos concretos y medibles desde el principio.
  • 3. 2. El presupuesto Lo más importante a la hora de afrontar la organización de un evento es planificar nuestro presupuesto a fin de adaptarlo a nuestro posibilidades económicas. Analizar las necesidades de nuestro evento y detallar el prepuesto requerido es fundamental para lograr nuestro objetivo y obtener beneficios. Es importante contar en nuestro presupuesto con una partida de “imprevistos”. Si bien es una beneficios. Nuestro presupuesto debe ser realista, tanto respecto a nuestras posibilidades, como respecto a los gastos que vamos a tener que asumir. Si bien es una partida que no debería existir, la realidad de este trabajo (cuyo desarrollo debe ir adaptándose según se avanza) aconseja contar con un capítulo de “extras” cuyo importe suele rondar el 5% del total. Algunas partidas a cotizar son: - Alquiler de la sala que acoge el evento - Catering e incentivos - Publicidad del evento - Personal contratado - Acciones complementarias, previas y posteriores - etc
  • 4. 3. La fecha Puesto que uno de nuestros intereses será que nuestro público acuda al evento que vamos a organizar, es muy importante elegir una fecha que nos sea propicia. Una posibilidad muchas veces utilizada es la de hacer coincidir nuestro evento con otro de mayor envergadura que consiga congregar al sector Es importante elegir una fecha que facilite la asistencia de nuestro público. evento con otro de mayor envergadura que consiga congregar al sector de público que nos interesa. Por ejemplo, es habitual hacer coincidir presentaciones de producto con ferias del sector. En el caso de hacer coincidir nuestro evento con otro, es importante que dicho evento nos sea una ayuda y no un obstáculo. Hemos de tener en cuenta no poner a nuestro público en la tesitura de acudir a uno u otro evento: ambos deben ser compatibles en tiempo y espacio. También es importante tener en cuenta el flujo del trabajo de nuestro público objetivo para evitar organizar el evento en un momento de alto volumen de trabajo (periodos de mucho estrés), lo cual obstaculizaría la asistencia, ni cuando vaya en contra de nuestro objetivo ( presentar un producto nuevo cuando nuestro clientes ya han hecho sus previsiones de compra anuales) nuestro público. Hay que elegir con cuidado tanto el momento del año como el día de la semana para que la fecha no sea un obstáculo para la asistencia.
  • 5. 4. El lugar La elección de un espacio para celebrar Tenemos que organizar el evento en un lugar que nos ayude a alcanzar nuestro objetivo. La ubicación debe ser un incentivo. El nº de asistentes. Si la sala es demasiado grande, dará la impresión de que nuestro evento no ha generado interés y ha ido poca gente. Si la sala es demasiado pequeña, causará malestar a nuestro público pues la Cuestiones a tener en cuenta: el evento es una cuestión muy importante por tratarse de una partida de alto impacto económico. sala es demasiado pequeña, causará malestar a nuestro público pues la falta de espacio dificulta la movilidad. La seguridad. Es importante elegir un lugar que cuente con todas las garantías de seguridad tanto para el desarrollo del evento como para evacuar en caso de necesidad. ¿Tiene servicios complementarios como enfermería o personal de seguridad propia? El atrezzo. Dependiendo del tipo de evento, el lugar en sí puede servir de atrezzo ¿Presentamos un paquete turístico a África en Safari park o un evento sobre naturaleza en un parque botánico? Ubicación . Especialmente relevante si hacemos coincidir nuestro evento con otro (por ser imprescindible hacer viable la movilidad entre ambos sitios), siempre es importante elegir una ubicación que no sea un obstáculo para la asistencia. ¿Debemos organizar una feria sobre oceanografía en una ciudad sin mar ni industria relacionada con ello?
  • 6. 5. La atención Para organizar con éxito un evento es muy importante lograr la atención de nuestro público, tanto de forma previa para propiciar su asistencia, como durante el desarrollo del evento, para lograr nuestro objetivo. Nunca pierda de vista el objetivo de nuestro evento y dirija la atención de nuestro público constantemente hacia él: vender nuestros productos, orientar a nuestro colaboradores para mejorar el posicionamiento de Salvo excepciones, el ocio dentro de un evento es solo un orientar a nuestro colaboradores para mejorar el posicionamiento de nuestra empresa, etc. solo un incentivo, no una finalidad. Es imprescindible que nuestro público esté atento a nuestro mensajes y trabaje en la dirección que nos interesa. Hay tres cuestiones fundamentales, respecto a nuestro público, a la hora de organizar un evento: captar su atención, mantener su atención y fidelizar a los asistentes. Capte su atención mediante acciones publicitarias impactantes y atractivas. De a su público lo que necesita y póngales en movimiento hacia su objetivo. Mantenga su atención desarrollando un evento que cree expectativas positivas y, sobre todo, creando un ambiente que facilite el trabajo y la concentración. Cumpla con lo que les prometió e involúcreles en su proyecto … y fidelizará a su público.
  • 7. 6. El diseño Es importante crear un evento cuyo desarrollo nos permita lograr nuestros objetivos. Es importante tener en cuenta las siguientes cuestiones: Duración de las sesiones: La capacidad de atención que tenemos las personas es limitada. Las sesiones de trabajo no deben de exceder de 3h seguidas por lo que si se necesita más tiempo, hay que prever Es muy importante a la hora de 3h seguidas por lo que si se necesita más tiempo, hay que prever descansos. También es importante que la jornada diaria no exceda de 9h (descansos incluidos). Necesidades fisiologicas: Es importante tener en cuenta que una iluminación, oxigenación y espacio suficiente en la sala es fundamental para posibilitar el trabajo efectivo de los asistentes. Es mejor elegir salas con luz y oxigenación natural (ventanas) o, al menos, disponer de salas con estas características para los descansos. También es importante que la decoración de la sala no canse la vista ni desconcentre respecto al mensaje (colores neutros, diseños minimalistas,etc) . Acciones paralelas e incentivos: Si la duración del evento es muy larga, es una buena opción desarrollar acciones paralelas (de ocio o que impliquen menor atención) para que el ritmo del evento sea ágil y con cambios y, por lo tanto, mantengamos la atención de los asistentes. a la hora de diseñar nuestro evento, tener en cuenta la duración del mismo y las condiciones ambientales.
  • 8. 7. Los incentivos Los incentivos deben servir El uso de incentivos es una forma de mantener la atención de nuestros asistentes, generar un ritmo de desarrollo ágil, crear valor añadido y reforzar nuestro mensaje. Durante el desarrollo del evento. Es importante mantener despierto el interés de los asistentes en el evento mediante acciones complementarias (videos, cambios dedeben servir para mantener la atención de los asistentes, reforzar nuestros mensajes y general buena publicidad. Acciones paralelas. Agasajos. evento mediante acciones complementarias (videos, cambios de ponentes, comunicaciones impactantes, etc). Es fundamental incentivar la atención de nuestro público y que no se aburran. Si la duración del evento lo permite, se pueden diseñar acciones paralelas que aporten valor añadido a nuestro evento, por ejemplo creando una zona de expositores que complemente a nuestro congreso. Además, bien diseñadas, dichas acciones pueden ser una fuente de ingresos. Entendemos por agasajos aquellas cuestiones que ofrezcamos a nuestros asistentes para facilitar el desarrollo del evento (coffe breaks, material de trabajo, etc) o para agasajarlos (comidas o cenas, regalos). En todos los casos tiene como finalidad reforzar nuestro mensaje.
  • 9. 8. La publicidad Uno de los medios para dar a conocer nuestro evento y conseguir el nº de asistentes deseados es hacer publicidad. Es importante analizar los canales de publicidad que tenemos a nuestro alcance para usar aquellos que nos resulten más efectivos tanto en cuanto a la capacidad de impactar a nuestro público como a controlar el coste publicitario.coste publicitario. Es fundamental medir el impacto de nuestra publicidad y la cantidad de público que vamos a captar a fin de lograr nuestro objetivo. Tan negativo como obtener poco público es obtener demasiado , sobre todo si no tenemos posibilidad de aumentar la capacidad de la sala o de realizar una mayor inversión (a mayor asistencia, mayor coste), por ejemplo. Contar con colaboradores que nos ayuden a publicitar nuestro evento puede ser muy positivo siempre que su actividad esté coordinada con la nuestra y, sobre todo, tengamos bajo control aquellas cuestiones que afectan directamente a la organización del evento (asistencia, publicidad de otras empresas, delegación de tareas, patrocinios, etc)
  • 10. 9. Los colaboradores El éxito del evento depende no solo de la organización, si no de que todas las partes involucradas en él estén igualmente implicadas. Por un lado, como colaboradores, tenemos a todas aquellas empresas que nos suplen de servicios y productos. Hay que tener en cuenta que salvo en el área de contenido, prácticamente todo el evento se sustenta en su trabajo (salas, mobiliario, catering, imprentas, agencias de viajes,en su trabajo (salas, mobiliario, catering, imprentas, agencias de viajes, etc) y por ellos debemos aprender a trabajar con ellos como si fuesen colaboradores, y no como meros proveedores. Hay que lograr que se impliquen en nuestro proyecto casi a nuestro mismo nivel. Es importante que sepamos trasladar a nuestros proveedores lo qué necesitamos a fin de que puedan satisfacer nuestros requerimientos y que no haya malentendidos, ni respecto al objetivo a contratar ni respecto al presupuesto. También son colaboradores de nuestro eventos todas aquellas empresas que colaboran con el evento tanto en su desarrollo (expositores, ponentes, etc) como en su financiación (patrocinadores). Hay que saber darles el lugar que merecen tanto en el trato como en la participación del evento.
  • 11. 10. El resultado, Es importante cuantificar nuestro objetivo desde el principio Como veíamos al principio, para que un evento sea efectivo tiene que desarrollarse en base a unos objetivos realistas, definidos y concretos. La única forma de estudiar si nuestro evento ha alcanzado nuestro objetivo y ha generado beneficios es determinar desde el principio un objetivo medible (nº de contactos, nº de asistentes,el principio para poder analizar el R.O.I. (retorno de la inversión) después beneficio – inversión inversión R.O.I.= principio un objetivo medible (nº de contactos, nº de asistentes, nº de ventas, importe de ventas cerradas, etc). El cálculo de dicho beneficio se determina mediante el análisis del R.O.I. (Return on Inverstment) o retorno de la inversión. Dicho ratio es el resultante de dividir nuestro gasto (beneficio – inversión) entre la inversión. Ello nos dará un resultado porcentual que cuanto más alto, mejor (mayor beneficio). Si el resultado fuese negativo, implicaría perdidas. No siempre nuestros objetivos eran fácilmente medibles pero hemos de encontrar desde el principio una forma de cuantificar la efectividad de nuestro evento a fin de poder realizar un análisis posterior e incorporarlo a un histórico.
  • 12. ¡Muchas gracias por su atención! www.pymecom.net