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10 etapes resume_24_11_2011

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etapes de conduites d'un projet web

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  • 1. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 1         Les 10 Etapes de la conduite de projet    (Eléments méthodologiques pour la définition et la réalisation d’un  projet de communication basés sur le    Guide Méthodologique de la Conduite de Projet réalisé en 2009 par  Envie d’Agir)         Peter Stockinger    INALCO – CFI 2012          Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 2. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 2    Les 10 Etapes    ++++++++++++ Etapes 1 à 5 => DDP +++++++++++++++++++++   1/ Clarifier l’idée du projet   2/ Faire l’état des lieux   3/ Définir le contenu du projet (« Formaliser l’objet du projet »)    4/ Bâtir le plan d’action et définir la structure de gestion du projet   5/ Elaborer le budget prévisionnel   +++++++++++ Etapes 1 à 5 => DDP +++++++++++++++++++++  Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 3. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 3    ++++++++++ Etape 6 à 10 => Réalisation du projet +++++++   6/ Trouver des partenaires   7/ Réaliser et « piloter » le projet   8/ Evaluer et Rendre Compte   9/ Communiquer (= Valorisation, dissémination)    10/ Prolonger l’action    ++++++++++ Etape 6 à 10 => Réalisation du projet +++++++     Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 4. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 4  Rappel – Naissance d’un projet ….   Projet Initiative Initiative Demande/commande personnelle (ou personnelle (ou d’un « maître collective) collective) d’ouvrage » … pour lequel on en réponse à un cherche un cadre appel à projets favorable à la … en interne … externalisé réalisation à l’intérieur A l’adresse d’une institution d’une société (entreprise, externe (de association, conseil, …), collectivité d’une territoriale, …) association, …     Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 5. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 5  1/ Clarifier l’idée du projet   C’est la première étape :   Selon le contexte –    - « on » a envie, l’intention de monter un projet autour de …/ sur …/pour  … ;  - « on » veut/doit répondre à tel ou tel appel ;  - « on » dit répondre à une commande/demande de …    1.1/ Réfléchir sur l’objet du projet, définir le « concept général » de l’objet/du produit :  i) c’est quoi (intitulé et indication du type/genre) ii) quels sont ses traits généraux (« concept général) : il « ressemble à quoi ? quelles sont ses principales fonctions ? iii) son intérêt : son caractère innovant ?   1.2) Se familiariser avec le contexte de l’éventuel projet : le public et les objectifs du projet, …   1.3/ Faire le point sur les éventuels besoins (ressources humaines, matérielles et financières)   1.4/ Rédiger un synopsis du projet (une « note de cadrage »).    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 6. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 6  1) Comment :    - Réunions de groupe : brainstorming (« grattage de méninges »), « focus  groupe »  - Recherche documentaire  - Enquêtes ponctuelles (collègues, personnes expérimentées, …)   2) Résultat :    - Vision générale du projet   3) Documentation :    - Synopsis du projet (« note de cadrage ») : document de 3 à 4 pages    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 7. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 7   2/ Faire l’état des lieux   Si l’idée, l’envie (étape 1) semble être suffisamment convaincante, il faut réunir tout un ensemble d’informations pour bâtir un projet viable, i.e. un projet qui a une chance d’être financé (soutenu) et réalisé ….     2.1/ Le contexte du projet : le public, les habitudes, les besoins, ….   2.2) Les objectifs   2.3/ L’existant   2.4/ Faisabilité et opportunité du projet.      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 8. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 8 2.1/ Spécifier, expliciter le contexte du projet : le public, attentes, besoins, ….   1) le public (= le destinataire, le bénéficiaire, le client, …)  2) les habitudes et attitudes (= traditions, pratiques, comportements, … : ce que le public fait, pense et comment il juge …)  3) les besoins et les attentes, (= les manques, les désirs, … => « niches »)   => Etudes de marché (étude ponctuelle, observatoire, panel, …) ;  => Analyses de besoins  1) Comment :   - Enquêtes, réunions de groupe,   - Recherche documentaire  2) Résultat :   - Connaissance du public visé (« typologie » ; données quantitatives) et de  ses habitudes ;   - Typologie et hiérarchie des besoins définis et décrits  3) Documentation :   - Rapport(s),   - Données qualitatives et quantitatives,  - Références,    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 9. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 9 2.2) Les objectifs   1) les objectifs stratégiques de communication (= les « missions » du projet)  2) les objectifs techniques de communication (= la ou les réalisations du projet)  3) les objectifs de délai (= la durée pour réaliser les objectifs de communication)  4) les objectifs de coûts (= les limites de dépenses, d’investissements)   => Analyse des objectifs  1) Comment :   - Base : données des études de marché et des besoins   - Réunions de brainstorming  - Méthode particulière : méthode SMART – un objectif doit être –   « Specifique »   « Mesurable »  « Ambitieux »  « Réaliste »   « Temporel »  2) Résultat :   - Typologie et hiérarchie des objectifs (définis, décrits et caractérisés)  3) Documentation :   - Rapport/liste commentée des objectifs  - Références,    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 10. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 10  2.3/ L’existant    1) Projets, programmes qui existent déjà et 1) qu’il faudrait modifier, améliorer, adapter, … pour les faire correspondre aux objectifs du projet => Analyse de l’existant   2) Projets, programmes qui existent déjà et 2) dont on peut s’inspirer, qui peut servir de « levier »  => Méthode du Benchmarking (« étalonnage ») : comparer les réalisations de son projet avec celles d’autres projets, programmes, …   3) Compétences métier et savoir‐faire utiles (et pouvant être utilisés pour la réalisation du projet)   4) Codes de bonnes pratiques à prendre en considération/à respecter (lois, règles, standards, coutumes, …) => Etudes des bonnes pratiques   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 11. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 11   1) Comment :    - Base : résultats de l’étude de marché et des objectifs  - Recherches documentaires ; veille d’information ; annuaires et réseaux  professionnels, ….  - Réunions de groupe ;   2) Résultat :    - Pour 1) : connaissances des modifications, adaptations, … à réaliser  - Pour 2) : connaissances de projets/programmes pouvant servir de  référentiel et, éventuellement, système de benchmarking  - Pour 3) : identification de personnes, (organismes, sociétés, …) ou de  sources d’information pertinentes  - Pour 4) : connaissances des règles, lois, etc. à respecter éventuellement    3) Documentation :    - Rapports/listes commentés,  - Références bibliographiques/webographiques    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 12. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 12    2.4/ Faisabilité et opportunité    1) Le projet est‐il réalisable et/ou opportun ? (en comparant avec l’existant, quelles sont les chances du projet de réaliser/ne pas réaliser ses objectifs ?) => Etude de faisabilité (technique, budgétaire, …) et d’opportunité     2) Qu’apporte le projet ce que les autres n’apporte pas ? (quelles sont les caractéristiques qui distinguent positivement le projet d’autres projets/programmes, actions, …) => Analyse de la valeur « ajoutée » du projet  Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 13. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 13 1) Comment :    - Base : résultats de l’étude de marché, des objectifs et de l’existant  - Réunions de groupe et « simulations sur papier »  - Méthode particulière : 1) méthode SWOT – analyser le projet par rapport  à ses :  « Strengths » (Forces)  « Weaknesses » (Faiblesses)  « Opportunities » (Opportunités)  « Threats » (Menaces)  - Méthode particulière : 2) méthode PESTEL – analyser les  opportunités/menaces du projet par rapport à l’environnement ‐  « Politique »  (opportunité/menace) ;  « Economique » (opportunité/menace) ;  « Socioculturel » (opportunité/menace) ;  « Technologique » (opportunité/menace) ;  « Ecologique » (opportunité/menace) ;  « Législation » (opportunité/menace) ;  - Recherche documentaire et veille d’information   2) Résultat :    - Analyse matricielle SWOT avec les deux axes (éventuellement : Analyse  matricielle PESTEL (opportunité/menace ) ;  - Argumentaire pour défendre la faisabilité, l’opportunité et la valeur  ajoutée du projet  - Argumentaire également montrant la prise en compte d’éventuels  risques, …   3) Documentation :    - Rapport (analyses, argumentaires)  - Références bibliographiques, webographiques,    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 14. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 14  3/ Définir le contenu du projet (« Formaliser le projet »)   1/ Objet d’un projet de communication – Rappel :   Objet d’un projet de  communication Evénement (salon, fête, spectacle, « Solution exposition… pérenne » (institution) Support de Service communication (de traduction, de (livre, journal, site rédaction, web, …) d’accompagnement, De veille, …)    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 15. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 15    2/ Définition/description de l’objet :   => « Product design » (au sens large du terme, i.e. au sens de « produit/service » de communication)  => « Conception du produit »   Note : la conception du produit/de l’objet se réalise, habituellement, en deux temps :  ‐ Première étape : Conception générale – avant le lancement du projet ;  ‐ Deuxième étape : Conception détaillée (suivi de sa réalisation à proprement parler) – pendant la réalisation du projet  => La conception générale – qui doit être suffisamment précise – fait partie du Dossier de présentation, du Dossier technique  => La conception détaillée constitue, normalement, une activité spécifique lors de la réalisation du projet   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 16. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 16 3) 3 types de « Modèle » ou « Scénario » pour définir et décrire l’objet d’un projet (i.e. un événement, un support, un service, …)    1/ Modèle d’organisation (« organigramme », « structure » ; modèle structural)   2/ Modèle fonctionnel (de prestation) : ce que l’objet propose, offre au public et comment cela corrobore avec les objectifs du projet    3/ Modèle d’appropriation (« Use cases »): comment le public peut en jouir, peut « consommer » l’objet du projet et comment cela corrobore avec les objectifs     Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 17. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 17   1/ Modèle d’organisation (« organigramme », « structure », …)  D’une manière très simple :   1. Les différents éléments qui composent l’objet ;    2. Intégration de ces éléments en un tout (organigramme, scenario,  parcours,    3. Forme (visuelle, audiovisuelle) du tout.   Exemples :     - Un site web : pages/rubriques d’un site +     - Un documentaire : séquences filmées + musique, … + storyboard   - Une fête : contributions + activités + parcours (agencement temporel)   - Un service de traduction/rédaction : activités spécifiques + organisation  dans le temps   - Une association : activités + comités/organigramme    Outils de représentation : graphiques   1. Arborescent (site web, ouvrage, institution, …)  2. Piste/bande temporelle (film)  3. « Chemin de fer » (ouvrage, journal, magazine, …)  4. Diagrammes d’action (événement, service, …)  5. ….   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 18. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 18   2/ Modèle fonctionnel (« diagramme prestation/objectif »)   D’une manière très simple   Intitulé/type  Prestation/offre  Public et objectifs du projet de l’objet   1     2     3               Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 19. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 19    3/ Modèle d’appropriation/de consommation (« scénario d’usage »)  Définir les usages possibles de l’objet (et évaluer en relation avec les objectifs)    Usage 1     Intitulé de l’usage       Rôles/participants  Qui est concerné par l’usage     Description de l’usage       Objectif de l’usage       Description d’un scénario  Exemple concret de l’usage  d’usage concret  identifié           Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 20. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 20 4/ Bâtir le plan d’action (Définir la structure de gestion du projet)  La réalisation  du projet nécessite lutilisation doutils appropriés :      4.1) Organigramme technique du projet (OTP)    4.2) Description et planification temporelle des lots de travail (tâches du projet).    4.3) Définition de la structure de gestion du projet      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 21. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 21   4.1) Organigramme technique du projet (OTP)  A) Décomposition du projet en activités et tâches de travail :  Tout projet est composé d’un ensemble d’activités identifiées/regroupées sous forme de « tâches de travail » ou « lots de travail » (« work package »  ‐ WP – en anglais) :   • qui entretiennent des relations fonctionnelles entre elles (i.e. il y a des dépendances entre les différentes activités)  • qui doivent être réalisées (avec succès) à un moment précis pendant la durée du projet   Il faut donc :   1.  identifier les principales tâches/activités du projet et, éventuellement, les décomposer en des sous‐tâches plus  spécialisées ;    2. définir les dépendances entre les différentes tâches/activités (méthode PERT);   3. définir le calendrier de réalisation pour chaque tâche/activité (méthode GANTT)      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 22. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 22  B) Types de tâche/activités d’un projet :  En règle générale, tout projet est composé de plusieurs grands types de tâches/activités :  A) La ou les tâches techniques du projet 1/ la tâche/sous‐tâche de conception et de spécification détaillée de l’objet (de l’événement, du support, …) 2/ la tâche/sous‐tâche réalisation de l’objet 3/ la tâche/sous‐tâche de test et de validation 4/ éventuellement la tâche/sous‐tâche de modification  B) La ou les tâches de prise en compte/du suivi de l’environnement du projet 1/ la tâche/sous‐tâche relatives au public (bénéficiaires, destinataires du projet) 2/ la tâche/sous‐tâche relatives aux parties prenantes et autres acteurs  C) La ou les tâches de communication, valorisation et capitalisation 1/ la tâche/sous‐tâche pour parler du projet, disséminer ses résultats, … 2/ la tâche/sous‐tâche pour capitaliser les expériences,  …  D) La tâche du pilotage du projet 1/ la sous‐tâche du suivi/du pilotage « interne » du projet (technique, humain, financier, …) 2/ la sous‐tâche du suivi/du pilotage « externe » du projet (avec le maître d’ouvrage, les parties prenantes, les bénéficiaires, les publics potentiels)   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 23. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 23 C) Décomposition technique de toutes ces tâches/activités   • soit sous forme de graphe arborescent (cf. exemple ci‐après);    • soit sous forme d’un tableau analytique.   Projet X Activités de conception- Activités de prise en Activités de Activités de gestion du réalisation de …. compte du contexte du communication, projet projet … valorisation et capitalisation du projet   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 24. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 24 4.2) Description et planification temporelle des lots de travail (tâches du projet).  Description de chaque tâche   1. Responsable de la tâche :   2. Objectif général de la tâche :   3. Description synthétique du travail à réaliser :   4. Durée de la tâche et période de sa réalisation :   5. Jalons pour cette tâche (et permettant donc d’évaluer sa progression) :   6. Description détaillée :  7. Livrables pour cette tâche  8. Relation fonctionnelle : 1/tâche(s) dont celle‐ci dépend (qui lui sert d’ « input ») et 2/ tâche(s) pour lesquelles celle‐ci est importante   Calendrier du projet : diagramme GANTT (simple)  Calendrier + dépendances fonctionnelles (+ « battements », i.e. temps libre à gérer) : diagramme PERT      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 25. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 25  Exemple :  TACHE X  DU PROJET … : INTITULE  1. Responsable de la tâche :   2. Objectif général de la tâche :   3. Description synthétique du travail à réaliser :   4. Durée de la tâche : 12 mois – de T‐0 à T‐12  5. Points stratégiques devant être traiter d’une manière satisfaisante par la tâche (et permettant donc d’évaluer sa progression) :   6. Description détaillée :  Sous‐Tâche  Objectifs  Résumé des activités et des  Risques/solutions de  Jalons  Durée    méthodes employées  repli                T‐0 – T‐12  Sous‐tâche X.1    « … »    Sous‐tâche X.2          T‐4 – T‐12   « … »    7. Livrables pour cette tâche  8. Relation fonctionnelle : 1/tâche(s) dont celle‐ci dépend (qui lui sert d’ « input ») et 2/ tâche(s) pour lesquelles celle‐ci est importante    N°  Type de livrable  Intitulé provisoire  Contenu  Identifiant du  Date de    livrable  fourniture    1  Rapport technique      RT 01  T12  2 Ressource enligne RE 01 T12 Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 26. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 26  GANTT – Diagramme    1st year 2nd Year 3rd Year 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 T0: Management T1 T1.1 T1.2 T1.3 T2 T2.1 T2.2 T2.3 T3 T3.1 T3.2 T3.3 T3.4 T4 T4.1 T4.2 T4.3 T5 T5.1 T5.2 T5.3 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 1st year 2nd Year 3rd Year (Figure 3.1: GANTT diagram)     Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 27. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 27  3) Définir structure et méthodes de gestion du projet.     1) Définir les équipes et les responsabilités  2) Définir et décrire les méthodes de travail adopté dans le projet :    • Réunions (type, périodicité),  • Documents (types, émissions, diffusion)  • Les normes internes :  3) Définir un système de reporting interne et externe (et avec le maître d’ouvrage).  4) Définir un plan de qualité (de vérification, de tests, … d’avancement de réalisation de l’objet ; de gestion de risques et de litiges, …)       Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 28. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 28      5/ Elaborer le budget prévisionnel      Dépenses  Euros  Recettes TTC  Euros   Personnel                  Missions                  Equipement                  Fonctionnement                  (Logistique)                    Autres postes :   Traduction,  Communication, …              Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 29. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 29    6/ Trouver des partenaires   Typologie :   • Soutien financier : Mécène, Sponsor, Subvention, Prix, …   • Aide en nature   • Parrainage médiatique   • Conseil   • Caution morale    Procédures pour trouver des financements (selon le contexte qui a donné naissance au projet …)   1. « Démarchage » (vous faites des propositions)   2. Appel à projet (vous répondez à une proposition)       Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 30. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 30 7/ Réaliser et « piloter » un projet   Une fois le dossier technique accepté, les financements nécessaires trouvés et le contrat de mise en œuvre signé, le projet peut entrer réellement dans la phase de sa réalisation.   Réalisation du projet veut bien dire :     1. Réalisation de l’objet du projet    2. en conformité à la description fourni dans le dossier technique et pour  lequel un contrat de réalisation a été signé entre le porteur du projet et  son maître d’ouvrage.     Les données de référence principales ici sont :    1/ la description de l’objet du projet ;  2/ la description des tâches et le diagramme de GANTT (ou PERT)  3/ la description de la structure du management du projet     Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 31. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 31  La réalisation/ une activité de réalisation :    1. se fait en équipe ou seul(e),    2. elle s’inscrit obligatoirement dans une tâche identifiée dans le dossier  de présentation,   3. elle doit être conforme à ce qui est décrite dans la tâche,   4. elle doit se mettre en œuvre au moment précis identifié dans le  diagramme de GANTT,   5. elle doit avoir comme résultat le ou les livrables (la fourniture) annoncés  dans le dossier de présentation,   6. elle doit être documentée selon le reporting system établi pour le  projet,   7. elle doit être présentée et évaluée selon le plan de qualité établi par le  chef de projet,   8. elle donne lieu à rémunération selon le budget fixé une fois seulement  qu’elle est terminée avec succès (i.e. d’une manière conforme au  dossier de présentation).          Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 32. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 32   La réalisation pour le chef du projet (le « manager » ou le responsable) veut dire surtout ….    7.1/ Le pilotage « technique » du projet   7.2) Le pilotage « stratégique » (« politique ») du projet   7.3/ La gestion des ressources humaines   7.4/ La gestion comptable du projet   7.5/ La gestion de litiges            Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 33. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 33  Quelques points importants pour un « bon » pilotage :   A) Réunions  1/ Pour démarrer officiellement le projet, organiser une réunion de lancement du projet (« kickoff meeting »)  La réunion de lancement (1 à 2 jours, selon le cas) doit se faire en présence de tous les acteurs impliqués au projet.   Il permet de clarifier tous les points essentiels relatifs au projet. En général, le responsable du projet aborde, seul ou avec les différents acteurs concernés, les points suivants :   1. Rappel du contexte du projet (contenu, objectifs, périmètre, enjeux, …) ;  2. Les grandes tâches à réaliser, le plan qualité décidé et les  responsabilités ;  3. Question de gestion et de suivi : tableau de bord (accessible aux acteurs  du projet) et reprenant la définition/description des tâches ainsi que le  calendrier ; système de reporting interne, fourniture des livrables ;  réunions régulières, gestion d’éventuels litiges, … ;  4. Question relative à la gestion comptable du projet ;  5. Le planning des actions à mener pendant la période entre la réunion de  lancement jusqu’à la prochaine réunion : liste d’actions + calendrier +  responsabilités  6. Questions ouvertes, discussions,   7. …   (plus d’informations)  2/ Réunions régulières  Différents types de réunions :  - Réunion de coordination du projet (de son suivi, de sa gestion) ;  - Réunion de travail consacré à la réalisation de l’objet  - Réunion avec partenaires du projet : public, parties prenantes, ….   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 34. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 34    B) Reporting system   • Documents (rapports « internes ») présentant l’avancement du travail  (« management report »)  • Documents financiers  • Documents techniques  • autre   Le reporting system :   • doit être rappelé lors du kickoff meeting    • doit être installé par le responsable du projet et rendu accessible à tous  les acteurs (système de gestion documentaire)   • doit être vérifiés dans toutes les autres réunions de coordination du  projet   • doit être assumé par tous les acteurs du projet    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 35. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 35 C) Budget  1/ Créer un compte bancaire pour le projet ! 2/ Utilisation du budget conforme à la définition de son emploi pour permettre la réalisation du projet 3/ Confier la gestion budgétaire, si possible, à un agent comptable 4/ Méthodes    Le budget et sa gestion   • constitue un thème dans chaque réunion ;    • lors du kick off meeting, le responsable rappelle sa structure ; les  dépenses pouvant être effectuées quand, pour quel poste et à quelle  hauteur   • attention : chaque dépense doit être justifiée et documentée !!   • dans des projets qui ont durée de vie plus longue (2 and ou +), des  rapports financiers intermédiaires sont normalement demandés au  responsable du projet ;   • d’une manière plus générale, une analyse périodique de l’évolution des  coûts et un reporting financier périodique est fort recommandé ;   • à la fin du projet un audit peu être réalisé ;   • dans des projets plus importants, le maître d’ouvrage retient jusqu’à 10%  du budget global qui ne seront versés au maître d’œuvre une fois le  rapport financier final validé par le maître d’œuvre ….   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 36. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 36  D) Questions juridiques  Attention   • Le chef de projet et l’institution (association, fondation, société, …) qu’il  représente), sont juridiquement responsables (le contrat défini les  responsabilités !)   • Il est recommandé de s’assurer d’un conseil juridique   • Dans des projets internationaux, il faut également s’assurer de la  législation des pays concernés ainsi que déterminer laquelle, en cas de  litige prévaut …             Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 37. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 37   8/ Evaluer et Rendre Compte  Tout projet doit réaliser une conformité aux spécifications données dans le dossier de présentation (le DDP) qui devient le document de référence, une fois le contrat de réalisation signé !   La conformité :   1. du produit (de l’objet du projet)    2. du budget (des dépenses et des recettes)   La conformité du produit (de l’objet) :   - Technique (selon sa définition dans le dossier de présentation) ;    - Fonctionnelle (satisfaction du public visé, comme décrit dans le dossier  de présentation)   Méthodes :  - mise en œuvre du plan de qualité défini dans le dossier de présentation  (tests, vérifications, …)    - documentation régulière (cf. reporting system ; chapitre 7)   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 38. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 38  A) « Plan qualité »   1. Méthodes et/ou procédures de validation de l’avancement du projet    2. Méthode/procédures de gestion de risques et d’obstacles    3. Méthodes/procédures de gestion d’éventuels délais/dépassements  budgétaires    Les méthodes de qualité :   - doivent être rappelées lors du kickoff meeting ;    - doivent être assumées par tous les acteurs notamment dans leur travail  de réalisation de l’objet du projet (qualité de l’objet, conformité de  l’objet réalisé à sa définition, …) ;   - doivent être mises en œuvre pour toutes les tâches et constituer un  chapitre particulier dans les « management reports »   Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 39. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 39  B) Attention à certaines « maladies de projet »    - tentation de perfectionnisme ;     - érosion des activités ;    - absence de prise de responsabilité réelle,    - le « projet choc sans/malgré le public, …   - etc.    Toutes ces « maladies » peuvent entraîner des dépassements des délais, une baisse de la qualité du travail effectué, … voir l’arrêt du projet ….    Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 40. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 40     9/ Communiquer (= Valorisation, dissémination)   Tour projet doit communiquer sur lui, son travail, ses objectifs, ses réalisations, … afin de :    - Valoriser son travail ;    - Transmettre et partager ses connaissances et savoir‐faire ;   - Servir d’ « incubateur » pour d’autres projets/programmes ;   - Attirer sur lui l’intérêt d’investisseurs éventuels ;   - ...   Possibilités très variées pour communiquer   - Conférences, colloques, …    - Médias (journaux, …)   - Internet et médias sociaux   - Communication directe (flyer, prospectus, mailing, …)    Attention : en général, on demande un effort de communication à tout responsable de projet      Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 41. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 41    10/ Prolonger l’action   Un projet connaît un début et une fin, mais ses résultats et conséquences dépassent, bien sûr, sa durée de vie   Deux aspects à prendre ici en considération :   1) Pérennisation des résultats du projet (pour le public visé, …) grâce à     • de nouveaux financements,     • une prise en main par une institution,     • la création d’une structure plus pérenne (association, ….)      2) Capitalisation de l’expérience acquise grâce au projet, sous forme de  gestion :    • de la notoriété du profil professionnel de tel ou tel acteur engagé  dans le projet,     • du « plan de carrière » professionnel.             Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)
  • 42. Peter Stockinger, Les 10 Etapes de la conduite de projet 42  Institut National des Langues et Civilisations Orientales (INALCO) – Filière Communication et Formation Interculturelles (Paris, 2012)