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Synergia – DCC – UFMG




Especificação de Requisitos de Sistema
                  AURUS




          Autores: Equipe do ...
Especificação de Requisitos de Sistema
                                                        Sumário

Especificação de R...
3.1.2.5.3 Interfaces de comunicação ...........................................................32
3.1.3      Modelo de ent...
3.1.4.8.4 Caso de uso Transferir documento ou dossiê de um tipo de
         arquivamento para outro .........................
3.2.3.1 Diagramas de classes .........................................................................90
         3.2.3.1....
3.3.1      Escopo do módulo ................................................................................136
      3.3....
3.4.3      Modelo de entidades ............................................................................159
        3.4...
4.1      Classes de entidade gerais............................................................................188
   4.1....
1       Introdução
1.1      Objetivos deste documento
Especificação dos requisitos do sistema Aurus , descrevendo sua orga...
1.2.3        Limites do sistema
      Aspecto                                              Limite
Regras de negócio       ...
1.4        Siglas utilizadas neste documento

      No           Sigla                                   Definição
      1...
2         Visão geral do sistema
2.1        Descrição geral do sistema
O Aurus oferece uma solução de gestão de processos ...
Figura 1- Módulos do Aurus



Além dos módulos que constituem o Aurus , a figura anterior exibe também a interface com
sis...
Módulo                                             Descrição
Gestão de          Módulo responsável pela definição dos flux...
Além de definir o fluxo de trabalho, é necessário definir também os tipos de documentos que são
gerados, alterados e/ou co...
•   O Gestor de arquivo abre a sua lista de tarefas, vê a nova tarefa e inicia sua execução.
        Quando a mesma é conc...
•   O módulo de Recuperação de informação pode ser também utilizado a qualquer
          momento, para realizar buscas por...
2.2.2       Requisitos específicos – Módulo de Gestão de documentos
 Nome do requisito                              Descri...
2.2.3       Requisitos específicos – Módulo de Gestão de processos
 Nome do requisito                                Descr...
2.2.5        Requisitos específicos – Módulo de Recuperação de informação
 Nome do requisito                              ...
3.1.2.2       Diagramas de contexto
3.1.2.2.1        Organização de documentos
3.1.2.2.1.1         Diagrama de contexto Or...
3.1.2.2.3     Gestão de dossiês
3.1.2.2.3.1      Diagrama de contexto Gestão de dossiês




3.1.2.2.4     Definição de doc...
3.1.2.2.5     Gestão de documentos
3.1.2.2.5.1      Diagrama de contexto Gestão de documentos




                        ...
3.1.2.2.6     Consultas
3.1.2.2.6.1      Diagrama de contexto Consultas




3.1.2.2.7     Definição de tabela de temporali...
3.1.2.2.8     Avaliação e destinação de documentos e dossiês
3.1.2.2.8.1      Diagrama de contexto Avaliação e destinação ...
3.1.2.2.9     Armazenamento e preservação
3.1.2.2.9.1      Diagrama de contexto Armazenamento e preservação




          ...
3.1.2.2.10     Definição de elementos de suporte
3.1.2.2.10.1      Diagrama de contexto Definição de elementos de suporte
...
3.1.2.3            Funções do módulo

          Função                                           Descrição
Adicionar      ...
Definir metadado         Definição dos metadados, e suas respectivas propriedades, que as [Classes]
                      ...
Iniciar contagem de       Iniciar ou interromper a contagem do prazo de guarda de [Documentos] e
prazo de guarda de       ...
Transferir documento     Transferência de um [Documento] ou [Dossiê] de um tipo de arquivamento
ou dossiê de um tipo     p...
3.1.2.5          Interfaces de sistema
3.1.2.5.1           Interfaces de software

        Interface                      ...
3.1.3         Modelo de entidades
3.1.3.1          Diagramas de classes
3.1.3.1.1           Plano de classificação
3.1.3.1...
3.1.3.1.2.2   Diagrama de classes Dossiê




3.1.3.1.2.3   Diagrama de classes Histórico de eliminação de dossiês




    ...
3.1.3.1.3     Documento
3.1.3.1.3.1      Diagrama de classes Tipo de documento




3.1.3.1.3.2      Diagrama de classes Do...
3.1.3.1.3.3   Diagrama de classes Históricos de documento




3.1.3.1.3.4   Diagrama de classes Histórico de eliminação de...
3.1.3.1.4     Tabela de temporalidade e destinação
3.1.3.1.4.1      Diagrama de classes Tabela de temporalidade e destinaç...
3.1.3.1.6     Tesauro
3.1.3.1.6.1      Diagrama de classes Tesauro




3.1.3.1.7     Ferramenta externa
3.1.3.1.7.1      D...
3.1.3.2          Descrição das classes

    Classe                                             Descrição
Campo de dado    ...
Documento           [Documento] físico ou digital armazenado ou referenciado pelo módulo Gestão
                    de doc...
Histórico de         [Histórico das exportações] do [Dossiê].
exportação de
dossiê
Histórico de         [Histórico de tram...
Requisitos De Sistema (Aurus)
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  1. 1. Synergia – DCC – UFMG Especificação de Requisitos de Sistema AURUS Autores: Equipe do Synergia Belo Horizonte 02/03/2007
  2. 2. Especificação de Requisitos de Sistema Sumário Especificação de Requisitos de Sistema ..............................................................................2 1 Introdução ................................................................................................................9 1.1 Objetivos deste documento ..............................................................................9 1.2 Escopo do sistema ............................................................................................9 1.2.1 Nome do sistema e de seus componentes principais ...............................9 1.2.2 Missão do sistema ....................................................................................9 1.2.3 Limites do sistema .................................................................................10 1.3 Materiais de referência...................................................................................10 1.4 Siglas utilizadas neste documento .................................................................11 1.5 Visão geral deste documento .........................................................................11 2 Visão geral do sistema ...........................................................................................12 2.1 Descrição geral do sistema.............................................................................12 2.1.1 Módulos do sistema ...............................................................................12 2.1.2 Exemplo de aplicação ............................................................................14 2.2 Requisitos de negócio ....................................................................................17 2.2.1 Requisitos gerais ....................................................................................17 2.2.2 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de documentos .................18 2.2.3 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de processos .....................19 2.2.4 Requisitos específicos – Módulo de Banco de Legislação ....................19 2.2.5 Requisitos específicos – Módulo de Recuperação de informação .........20 2.2.6 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de usuários .......................20 3 Detalhamento dos módulos ....................................................................................20 3.1 Módulo de gestão de documentos ..................................................................20 3.1.1 Escopo do módulo ..................................................................................20 3.1.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .........................20 3.1.1.2 Objetivo do módulo ...........................................................................20 3.1.2 Descrição geral do módulo ....................................................................20 3.1.2.1 Visão geral .........................................................................................20 3.1.2.2 Diagramas de contexto.......................................................................21 3.1.2.2.1 Organização de documentos ........................................................21 3.1.2.2.2 Definição de dossiês.....................................................................21 3.1.2.2.3 Gestão de dossiês .........................................................................22 3.1.2.2.4 Definição de documentos.............................................................22 3.1.2.2.5 Gestão de documentos .................................................................23 3.1.2.2.6 Consultas ......................................................................................24 3.1.2.2.7 Definição de tabela de temporalidade e destinação .....................24 3.1.2.2.8 Avaliação e destinação de documentos e dossiês ........................25 3.1.2.2.9 Armazenamento e preservação ....................................................26 3.1.2.2.10 Definição de elementos de suporte ............................................27 3.1.2.3 Funções do módulo ............................................................................28 3.1.2.4 Usuários e sistemas externos..............................................................31 3.1.2.5 Interfaces de sistema ..........................................................................32 3.1.2.5.1 Interfaces de software ..................................................................32 3.1.2.5.2 Interfaces de hardware .................................................................32 2
  3. 3. 3.1.2.5.3 Interfaces de comunicação ...........................................................32 3.1.3 Modelo de entidades ..............................................................................33 3.1.3.1 Diagramas de classes .........................................................................33 3.1.3.1.1 Plano de classificação ..................................................................33 3.1.3.1.2 Dossiê...........................................................................................33 3.1.3.1.3 Documento ...................................................................................35 3.1.3.1.4 Tabela de temporalidade e destinação .........................................37 3.1.3.1.5 Dispositivo de armazenamento ....................................................37 3.1.3.1.6 Tesauro.........................................................................................38 3.1.3.1.7 Ferramenta externa .......................................................................38 3.1.3.2 Descrição das classes .........................................................................39 3.1.4 Casos de uso...........................................................................................45 3.1.4.1 Organização de documentos ..............................................................45 3.1.4.1.1 Caso de uso Definir plano de classificação..................................45 3.1.4.1.2 Caso de uso Definir classe ...........................................................45 3.1.4.2 Definição de dossiês...........................................................................46 3.1.4.2.1 Caso de uso Definir tipo de dossiê...............................................46 3.1.4.3 Gestão de dossiês ...............................................................................47 3.1.4.3.1 Caso de uso Manipular dossiê ......................................................47 3.1.4.3.2 Caso de uso Manipular dossiê através de sistema externo ..........49 3.1.4.3.3 Caso de uso Adicionar dossiês em lote ........................................51 3.1.4.3.4 Caso de uso Alterar dados em grupo de dossiês ..........................51 3.1.4.3.5 Caso de uso Encerrar volume.......................................................51 3.1.4.3.6 Caso de uso Registrar tramitação de dossiê .................................52 3.1.4.3.7 Caso de uso Exportar dossiê ........................................................52 3.1.4.4 Definição de documentos...................................................................54 3.1.4.4.1 Caso de uso Definir tipo de documento .......................................54 3.1.4.5 Gestão de documentos .......................................................................56 3.1.4.5.1 Caso de uso Manipular documento ..............................................56 3.1.4.5.2 Caso de uso Manipular documento através de sistema externo ...59 3.1.4.5.3 Caso de uso Adicionar documentos em lote ................................62 3.1.4.5.4 Caso de uso Registrar tramitação de documento .........................62 3.1.4.5.5 Caso de uso Exportar documento ................................................62 3.1.4.5.6 Caso de uso Consultar relatório de histórico de alteração do conteúdo do documento .................................................................................63 3.1.4.6 Consultas ............................................................................................64 3.1.4.6.1 Caso de uso Consultar dados de plano de classificação ..............64 3.1.4.6.2 Caso de uso Consultar dados de classe ........................................64 3.1.4.6.3 Caso de uso Consultar dados de tesauro ......................................65 3.1.4.6.4 Caso de uso Localizar dossiê .......................................................65 3.1.4.6.5 Caso de uso Localizar documento ...............................................65 3.1.4.7 Definição de tabela de temporalidade e destinação ...........................66 3.1.4.7.1 Caso de uso Definir tabela de temporalidade e destinação ..........66 3.1.4.8 Avaliação e destinação de documentos e dossiês ..............................68 3.1.4.8.1 Caso de uso Iniciar contagem de prazo de guarda de documento ou dossiê 68 3.1.4.8.2 Caso de uso Notificar necessidade de avaliação de documento ou dossiê 68 3.1.4.8.3 Caso de uso Avaliar documento ou dossiê ..................................69 3
  4. 4. 3.1.4.8.4 Caso de uso Transferir documento ou dossiê de um tipo de arquivamento para outro ................................................................................69 3.1.4.8.5 Caso de uso Eliminar documento ou dossiê ................................70 3.1.4.9 Armazenamento e preservação ..........................................................72 3.1.4.9.1 Caso de uso Definir tipo de dispositivo de armazenamento ........72 3.1.4.9.2 Caso de uso Cadastrar dispositivo de armazenamento ................72 3.1.4.9.3 Caso de uso Consultar utilização de dispositivo de armazenamento ..............................................................................................73 3.1.4.9.4 Caso de uso Notificar nível crítico de utilização de dispositivo de armazenamento ..............................................................................................73 3.1.4.9.5 Caso de uso Consultar relatório de documentos digitais ordenados por freqüência de uso .....................................................................................74 3.1.4.9.6 Caso de uso Notificar necessidade de rejuvenescimento de dispositivo de armazenamento .......................................................................74 3.1.4.9.7 Caso de uso Verificar dados armazenados...................................75 3.1.4.10 Definição de elementos de suporte ...................................................75 3.1.4.10.1 Caso de uso Definir campo de dados.........................................75 3.1.4.10.2 Caso de uso Definir metadado ...................................................76 3.1.4.10.3 Caso de uso Definir tesauro .......................................................77 3.1.4.10.4 Caso de uso Definir ferramenta externa .....................................77 3.1.5 Regras.....................................................................................................78 3.1.5.1 Metadados de classe de plano de classificação ..................................78 3.1.5.2 Classificação de dossiê em classe do plano de classificação .............78 3.1.5.3 Metadados de dossiê ..........................................................................78 3.1.5.4 Permissões de dossiê ..........................................................................78 3.1.5.5 Metadados de documento...................................................................79 3.1.5.6 Campos de dados de documento ........................................................79 3.1.5.7 Anexos de documento ........................................................................79 3.1.5.8 Permissões de documento ..................................................................79 3.1.6 Requisitos não funcionais ......................................................................79 3.2 Módulo de gestão de processos......................................................................80 3.2.1 Escopo do módulo ..................................................................................80 3.2.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .........................80 3.2.1.2 Objetivo do módulo ...........................................................................80 3.2.2 Descrição geral do módulo ....................................................................80 3.2.2.1 Visão geral .........................................................................................80 3.2.2.2 Diagramas de contexto.......................................................................81 3.2.2.2.1 Definição de fluxo de trabalho.....................................................81 3.2.2.2.2 Tramitação de processo................................................................82 3.2.2.2.3 Análise de fluxo de trabalho ........................................................84 3.2.2.3 Funções do módulo ............................................................................85 3.2.2.3.1 Definição de fluxo de trabalho.....................................................85 3.2.2.3.2 Tramitação de processo................................................................86 3.2.2.3.3 Análise de fluxo de trabalho ........................................................87 3.2.2.4 Usuários e sistemas externos..............................................................88 3.2.2.5 Interfaces de sistema ..........................................................................89 3.2.2.5.1 Interfaces de software ..................................................................89 3.2.2.5.2 Interfaces de hardware .................................................................89 3.2.2.5.3 Interfaces de comunicação ...........................................................89 3.2.3 Modelo de entidades ..............................................................................90 4
  5. 5. 3.2.3.1 Diagramas de classes .........................................................................90 3.2.3.1.1 Definição de fluxos de trabalho ...................................................90 3.2.3.1.2 Tramitação de processo................................................................96 3.2.3.2 Descrição das classes .........................................................................99 3.2.4 Casos de uso.........................................................................................106 3.2.4.1 Definição de fluxos de trabalho .......................................................106 3.2.4.1.1 Caso de uso Definir tipo de processo.........................................106 3.2.4.1.2 Caso de uso Definir fluxo de trabalho .......................................107 3.2.4.1.3 Caso de uso Definir atividade ....................................................109 3.2.4.1.4 Caso de uso Definir artefato.......................................................110 3.2.4.1.5 Caso de uso Importar definição de fluxo de trabalho ................111 3.2.4.1.6 Caso de uso Exportar definição de fluxo de trabalho ................111 3.2.4.1.7 Caso de uso Definir ferramenta externa .....................................112 3.2.4.1.8 Caso de uso Definir tipo de mensagem......................................112 3.2.4.1.9 Caso de uso Definir categorias...................................................113 3.2.4.2 Tramitação de processos ..................................................................114 3.2.4.2.1 Caso de uso Iniciar novo processo .............................................114 3.2.4.2.2 Caso de uso Gerenciar lista de tarefas .......................................114 3.2.4.2.3 Caso de uso Executar tarefa .......................................................115 3.2.4.2.4 Caso de uso Executar tarefa automática ....................................118 3.2.4.2.5 Caso de uso Alterar responsável por tarefa ................................119 3.2.4.2.6 Caso de uso Anexar documento.................................................119 3.2.4.2.7 Caso de uso Registrar movimentação de documentos físicos ...121 3.2.4.2.8 Caso de uso Alterar dados de processo ......................................122 3.2.4.2.9 Caso de uso Paralisar processo ..................................................122 3.2.4.2.10 Caso de uso Cancelar processo ................................................123 3.2.4.2.11 Caso de uso Concluir processo ................................................124 3.2.4.2.12 Caso de uso Cancelar tarefa .....................................................124 3.2.4.2.13 Caso de uso Vincular processos...............................................125 3.2.4.2.14 Caso de uso Anexar processo...................................................126 3.2.4.2.15 Caso de uso Corrigir tarefa concluída......................................126 3.2.4.2.16 Caso de uso Alterar fluxo de processo.....................................127 3.2.4.2.17 Caso de uso Gerenciar observadores de processo....................127 3.2.4.2.18 Caso de uso Notificar sobre prazo ...........................................128 3.2.4.2.19 Caso de uso Consultar resumo de processo .............................129 3.2.4.2.20 Caso de uso Consultar dados de processo................................129 3.2.4.2.21 Caso de uso Consultar dados de tarefa ....................................130 3.2.4.2.22 Caso de uso Monitorar processos em tramitação.....................130 3.2.4.3 Análise de fluxos de trabalho...........................................................131 3.2.4.3.1 Caso de uso Analisar desempenho de fluxo de trabalho ............131 3.2.4.3.2 Caso de uso Simular fluxo de trabalho ......................................132 3.2.5 Regras...................................................................................................133 3.2.5.1 Tipos de documentos que podem ser anexados a um processo .......133 3.2.5.2 Validação de fluxo de trabalho ........................................................133 3.2.5.3 Estados de um tipo de processo .......................................................133 3.2.5.4 Estados de um fluxo de trabalho ......................................................134 3.2.5.5 Estados de um processo ...................................................................134 3.2.5.6 Estados de uma tarefa ......................................................................135 3.2.6 Requisitos não funcionais ....................................................................135 3.3 Banco de Legislação ....................................................................................136 5
  6. 6. 3.3.1 Escopo do módulo ................................................................................136 3.3.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .......................136 3.3.1.2 Objetivo do módulo .........................................................................136 3.3.2 Descrição geral do módulo ..................................................................136 3.3.2.1 Visão geral .......................................................................................136 3.3.2.2 Diagramas de contexto.....................................................................137 3.3.2.2.1 Diagrama de contexto Cadastramento de normas jurídicas.......137 3.3.2.2.2 Diagrama de contexto Consulta a normas jurídicas cadastradas 137 3.3.2.3 Funções do módulo ..........................................................................138 3.3.2.4 Usuários e sistemas externos............................................................138 3.3.2.5 Interfaces de sistema ........................................................................139 3.3.2.5.1 Interfaces de software ................................................................139 3.3.2.5.2 Interfaces de hardware ...............................................................139 3.3.2.5.3 Interfaces de comunicação .........................................................139 3.3.3 Modelo de entidades ............................................................................140 3.3.3.1 Diagramas de classes .......................................................................140 3.3.3.1.1 Diagrama de classes Norma jurídica..........................................140 3.3.3.1.2 Diagrama de classes Constituição..............................................141 3.3.3.1.3 Diagrama de classes Histórico de norma jurídica ......................142 3.3.3.1.4 Diagrama de classes Cadastro de tipos de norma ......................142 3.3.3.2 Descrição das classes .......................................................................143 3.3.4 Casos de uso.........................................................................................145 3.3.4.1 Cadastramento de normas jurídicas .................................................145 3.3.4.1.1 Caso de uso Cadastrar dados de constituição ............................145 3.3.4.1.2 Caso de uso Cadastrar emenda constitucional...........................147 3.3.4.1.3 Caso de uso Cadastrar norma infraconstitucional......................149 3.3.4.1.4 Caso de uso Cadastrar norma complementar .............................149 3.3.4.1.5 Caso de uso Cadastrar tipos de norma .......................................150 3.3.4.2 Consulta a normas jurídicas cadastradas..........................................151 3.3.4.2.1 Caso de uso Consultar norma jurídica .......................................151 3.3.5 Regras...................................................................................................153 3.3.6 Requisitos não funcionais ....................................................................153 3.4 Recuperação de informação .........................................................................154 3.4.1 Escopo do módulo ................................................................................154 3.4.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .......................154 3.4.1.2 Objetivo do módulo .........................................................................154 3.4.2 Descrição geral do módulo ..................................................................154 3.4.2.1 Visão geral .......................................................................................154 3.4.2.1.1 Sentenças de pesquisa ................................................................154 3.4.2.1.2 Relatórios ...................................................................................155 3.4.2.2 Diagramas de contexto.....................................................................156 3.4.2.2.1 Diagrama de contexto Recuperação de informação...................156 3.4.2.2.2 Diagrama de contexto Integração com outros módulos.............157 3.4.2.3 Funções do módulo ..........................................................................157 3.4.2.4 Usuários e sistemas externos............................................................158 3.4.2.5 Interfaces de sistema ........................................................................158 3.4.2.5.1 Interfaces de software ................................................................158 3.4.2.5.2 Interfaces de hardware ...............................................................158 3.4.2.5.3 Interfaces de comunicação .........................................................158 6
  7. 7. 3.4.3 Modelo de entidades ............................................................................159 3.4.3.1 Diagramas de classes .......................................................................159 3.4.3.1.1 Diagrama de classes Árvore de objetos de pesquisa..................159 3.4.3.1.2 Diagrama de classes Sentença de pesquisa ................................159 3.4.3.1.3 Diagrama de classes Relatório ...................................................160 3.4.3.2 Descrição das classes .......................................................................161 3.4.4 Casos de uso.........................................................................................163 3.4.4.1 Recuperação de informa ção .............................................................163 3.4.4.1.1 Caso de uso Executar pesquisa ..................................................163 3.4.4.1.2 Caso de uso Emitir relatório .......................................................165 3.4.4.1.3 Caso de uso Cadastrar sentença de pesquisa..............................166 3.4.4.1.4 Caso de uso Definir relatório .....................................................167 3.4.5 Regras...................................................................................................168 3.4.6 Requisitos não funcionais ....................................................................169 3.5 Módulo de gestão de usuários ......................................................................170 3.5.1 Escopo do módulo ................................................................................170 3.5.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais .......................170 3.5.1.2 Objetivo do módulo .........................................................................170 3.5.2 Descrição geral do módulo ..................................................................170 3.5.2.1 Visão geral .......................................................................................170 3.5.2.2 Diagramas de contexto.....................................................................171 3.5.2.2.1 Gestão de usuários – Visão Geral ..............................................171 3.5.2.3 Funções do módulo ..........................................................................172 3.5.2.4 Usuários e sistemas externos............................................................172 3.5.2.5 Interfaces de sistema ........................................................................173 3.5.2.5.1 Interfaces de software ................................................................173 3.5.2.5.2 Interfaces de hardware ...............................................................173 3.5.2.5.3 Interfaces de comunicação .........................................................173 3.5.3 Modelo de entidades ............................................................................174 3.5.3.1 Diagramas de classes .......................................................................174 3.5.3.1.1 Usuários e grupos.......................................................................174 3.5.3.1.2 Sistemas .....................................................................................175 3.5.3.1.3 Permissões..................................................................................176 3.5.3.2 Descrição das classes .......................................................................178 3.5.4 Casos de uso.........................................................................................180 3.5.4.1 Usuários e grupos.............................................................................180 3.5.4.1.1 Caso de uso Cadastrar usuário ...................................................180 3.5.4.1.2 Caso de uso Cadastrar grupo de usuários ..................................181 3.5.4.1.3 Caso de uso Consultar dados de usuários ..................................183 3.5.4.1.4 Caso de uso Desativar usuário automaticamente .......................184 3.5.4.1.5 Caso de uso Alterar senha ..........................................................184 3.5.4.2 Sistemas ...........................................................................................185 3.5.4.2.1 Caso de uso Cadastrar sistema ...................................................185 3.5.4.3 Permissões........................................................................................185 3.5.4.3.1 Caso de uso Gerenciar permissões de acesso.............................185 3.5.4.3.2 Caso de uso Gerenciar permissões de administração.................186 3.5.5 Regras...................................................................................................187 3.5.5.1 Permissões de acesso de um usuário................................................187 3.5.6 Requisitos não funcionais ....................................................................187 4 Informações de suporte ........................................................................................188 7
  8. 8. 4.1 Classes de entidade gerais............................................................................188 4.1.1 Descrição..............................................................................................188 4.1.2 Diagramas de classes ...........................................................................188 4.1.2.1 Campo de dado.................................................................................188 4.1.2.2 Classes consultadas do SINFI ..........................................................188 4.1.3 Descrição das classes ...........................................................................189 8
  9. 9. 1 Introdução 1.1 Objetivos deste documento Especificação dos requisitos do sistema Aurus , descrevendo sua organização em alto nível e os principais requisitos e conceitos envolvidos em cada um dos módulos que o compõem. Público alvo: Coordenadores, funcionários e colaboradores da SEPLAG (Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão de Minas Gerais), além da equipe responsável pelo desenvolvimento do Aurus . 1.2 Escopo do sistema 1.2.1 Nome do sistema e de seus componentes principais O sistema é denominado Aurus , sendo composto pelos seguintes módulos: • Gestão de processos • Gestão de documentos • Recuperação de informação • Gestão de usuários • Banco de legislação 1.2.2 Missão do sistema O sistema tem dois objetivos principais: • Suporte informatizado à definição de fluxos de trabalho e à tramitação e acompanhamento de processos nos Órgãos e Entidades do Estado, de forma integrada com outras ferramentas do negócio; • Armazenamento, organização, recuperação e preservação de documentos e informações produzidos ou utilizados durante a realização dos processos de negócio do Estado. 9
  10. 10. 1.2.3 Limites do sistema Aspecto Limite Regras de negócio O Aurus não oferecerá suporte direto a regras de negócio específicas dos específicas de cada domínios de negócio aos quais ele será aplicado. domínio O sistema oferecerá um conjunto básico de recursos que por si só já é funcional e poderá ser utilizado para oferecer suporte a processos de negócio do Estado. No entanto, quando houver necessidade de suporte a regras de negócio ou a funcionalidades específicas de algum processo de negócio, deverá ser desenvolvido um software à parte, externo ao Aurus , que ficará responsável por prover esses recursos. O Aurus oferecerá apenas mecanismos que possibilitem a integração com esses sistemas externos. Utilização do módulo O Aurus prevê a possibilidade de sistemas externos utilizarem o seu de Gestão de módulo de Gestão de usuários para administrar os dados de seus usuários usuários por e as respectivas permissões. No entanto, nesses casos o Aurus atuará sistemas externos apenas como provedor das informações sobre usuários e permissões aos sistemas externos; a autenticação dos usuários por esses sistemas (logon) não é de responsabilidade do Aurus e deverá ser tratada por cada sistema. 1.3 Materiais de referência No Mate rial Referência 1 Descrição de SYNERGIA. Descrição de Negócio: DCCTA – SEPLAG. Negócio da Documento produzido na primeira fase do projeto. Disponível no DCCTA Synergia e na DCCTA/SEPLAG. 2 Especificação de SYNERGIA. Especificação de Requisitos do Sistema de Requisitos do Aposentadoria da DCCTA/SEPLAG. sistema de Documento disponível no Synergia e na DCCTA/SEPLAG. Aposentadoria 3 Modelo de HOLLINGSWORTH, David. The Workflow Reference Model. referência para TC00-1003 issue 1.1. Workflow Management Coalition. 1995. workflow Documento disponível na página do WfMC: www.wfmc.org 4 Especificação da Object Management Group. Business Process Modeling Notation notação de (BPMN) Specification, dtc/06-02-01. modelagem de Especificação da notação BPMN disponível no sítio: negócio BPMN www.bpmn.org 5 Modelo de CONARQ. Modelo de Requisitos para Sistemas requisitos e-ARQ Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e- ARQ. 2006. Disponível no sítio: www.arquivonacional.gov.br 10
  11. 11. 1.4 Siglas utilizadas neste documento No Sigla Definição 1 SEPLAG Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão do Estado de Minas Gerais 2 DCCTA Diretoria Central de Contagem de Tempo e Aposentadoria da SEPLAG. 3 WfMC Workflow Management Coalition (www.wfmc.org) 4 BPMN Business Process Modeling Language, padrão internacional de notação para modelagem de processos de negócio. Vide seção de materiais de referência (seção 1.3). 1.5 Visão geral deste documento A seção 2 apresenta uma visão geral do sistema, descrevendo-o em alto nível, e documenta os requisitos de negócio que orientaram a identificação dos requisitos do sistema. A seção 3 contém o detalhamento de cada um dos módulos que compõem o Aurus . A seção 4 apresenta, como informação de suporte, a descrição de classes de entidade que são comuns ao Aurus como um todo, não fazendo parte de um módulo específico. 11
  12. 12. 2 Visão geral do sistema 2.1 Descrição geral do sistema O Aurus oferece uma solução de gestão de processos integrada com gestão de documentos e de legislação, aplicável a todos os Órgãos e Entidades do Estado de Minas Gerais. Através dele é possível definir as regras de tramitação dos processos (montando os fluxos de trabalho), executar a tramitação com base nas regras definidas, acompanhar a execução de cada tarefa da tramitação, gerenciar as listas de tarefas de cada servidor ou setor envolvido, recuperar o histórico da tramitação de cada processo, entre outros recursos. Além disso, a tramitação pode ocorrer entre diferentes Órgãos e Entidades do Estado, de forma integrada. Paralelamente, o sistema permite a gestão de todos os documentos que são gerados, consumid os ou alterados pelos Órgãos e Entidades durante a tramitação de seus processos (é possível também gerenciar documentos independentemente da tramitação de processos, mas espera-se que gradativamente toda a tramitação de documentos no Estado seja integrada com a tramitação de processos). Para isso, o Aurus possui arquivos de documentos gerenciados através de funcionalidades que dão suporte às principais práticas de arquivística e de Gestão Eletrônica de Documentos (GED): classificação de documentos, políticas de preservação e descarte, controle de versões, controle de temporalidade, entre outras. Além do controle da tramitação de processos e da gestão de documentos, o Aurus oferece também um banco de legislação capaz de armazenar de forma estruturada toda a l gislação e estadual e federal, para que esta possa ser consultada pelos usuários e também referenciada de forma padronizada em documentos e em tarefas realizadas durante a tramitação dos processos. Como a natureza de processos que tramitam nos Órgãos e Entidades do Estado é bastante diversificada, cada um com regras e atividades específicas, o Aurus permite ainda a integração com outras ferramentas. Essas ferramentas podem atuar como clientes do Aurus , tendo acesso a toda a sua infra-estrutura de tramitação de processos e gestão de documentos e legislações. Ferramentas que dão suporte a atividades específicas dentro de cada processo de negócio podem também ser integradas, sendo acionadas automaticamente pelo Aurus quando um usuário for realizar uma tarefa relacionada àquela atividade. É o caso da ferramenta de Aposentadoria, especificada para oferecer suporte às atividades específicas da tramitação de processos de aposentadoria na DCCTA/SEPLAG (ver seção Informações de suporte para referência à especificação da ferramenta de Aposentadoria). Além desses recursos principais, há também uma série de funcionalidades de suporte, destacando- se: • Um conjunto de recursos para recuperação de informação, com funcionalidades que permitem a criação de sentenças de pesquisa flexíveis e relatórios personalizáveis, busca em texto, entre outras. • Definição de políticas de segurança para todo o sistema, através da gestão de usuários e de permissões de acesso a funções e informações. 2.1.1 Módulos do sistema As funcionalidades oferecidas pelo Aurus estão divididas em cinco módulos, conforme apresentado na figura a seguir: 12
  13. 13. Figura 1- Módulos do Aurus Além dos módulos que constituem o Aurus , a figura anterior exibe também a interface com sistemas externos. A definição de cada um dos cinco módulos é apresentada na tabela que segue: 13
  14. 14. Módulo Descrição Gestão de Módulo responsável pela definição dos fluxos de trabalho e pelo gerenciamento processos de sua realização, acompanhando e organizando a tramitação dos processos, controlando responsabilidades, prioridades e prazos. Este módulo possui integração com o módulo de Gestão de documentos , permitindo que documentos em tramitação sejam tratados por esse outro módulo, de forma transparente para o usuário. Possui também integração com o Banco de Legislação, permitindo que o usuário informe, durante a realização de uma tarefa, qual o fundamento legal utilizado para tomar alguma decisão. Gestão de Módulo responsável por gerenciar o arquivo de documentos, assim como a documentos classificação, manipulação e preservação dos mesmos. As políticas de descarte também estão relacionadas a este módulo. Possui integração com o Banco de Legislação, permitindo que documentos contenham referências a legislações. Recuperação Módulo que provê aos usuários o acesso à informação contida no sistema, através de informação de sentenças de pesquisa flexíveis e relatórios personalizáveis. Para isso, acessa dados de todos os outros módulos do sistema. Gestão de Módulo responsável pelo controle de usuários, grupos e permissões de acesso usuários (tanto o acesso às funcionalidades quanto o acesso às informações). As permissões definidas neste módulo têm impacto sobre todos os módulos do sistema. Banco de Módulo que administra um catálogo da legislação Estadual e Federal, para legislação consulta e referência durante os diversos processos de negócio. 2.1.2 Exemplo de aplicação Como ilustração de uma possível aplicação do Aurus em uma situação prática, pode-se utilizar como exemplo a tramitação de um processo de aposentadoria na DCCTA/SEPLAG. Para possibilitar a execução dessa tramitação no Aurus , é necessário definir previamente o fluxo de trabalho, o que é feito no módulo de Gestão de processos. A definição do fluxo de trabalho consiste em cadastrar no Aurus as atividades a serem realizadas, a ordem de execução, os respectivos responsáveis, as informações e documentos que devem ser informados em cada atividade, entre outras informações. Ou seja, define-se aqui todas as regras de tramitação. Por exemplo, para a tramitação de processos de aposentadoria na DCCTA/SEPLAG, o seguinte fluxo de trabalho poderia ser definido: Órgão de DCCTA / SEPLAG TCEMG origem Gestor de Funcionário do Setor Funcionário do Funcionário do Funcionário do arquivo de Aposentadoria Setor de Atos Setor de Taxação Setor de Taxação Iniciar processo Emitir e Distribuir Analisar e Taxar e Preparar e enviar Homologar publicar ato de PA conferir PA sanear PA PA ao TCEMG aposentadoria aposentadoria Figura 2- Exemplo de definição de um fluxo de trabalho 14
  15. 15. Além de definir o fluxo de trabalho, é necessário definir também os tipos de documentos que são gerados, alterados e/ou consultados durante a tramitação do processo. A definição dos tipos de documentos é feita no módulo de Gestão de documentos. Um exemplo de tipo de documento aplicável ao processo de aposentadoria é o Ato de aposentadoria . Esse tipo de documento é então definido, para que o módulo de Gestão de documentos possa tratá-lo quando o mesmo for criado no processo de aposentadoria. O mesmo ocorre para todos os demais tipos de documentos (certidão de tempo de serviço/contribuição, informativo de proventos, etc.). Uma vez definidos o fluxo de trabalho e os tipos de documentos que serão tratados durante a tramitação, os processos de aposentadoria já podem começar a tramitar através do sistema. A figura a seguir ilustra como isso ocorre: Órgão de DCCTA / SEPLAG TCEMG origem Gestor de Funcionário do Setor Funcionário do Funcionário do arquivo de Aposentadoria Setor de Atos Setor de Taxação Lista de tarefas processos Gestão de Iniciar processo Emitir e Distribuir PA Analisar e conferir PA publicar ato de Taxar e sanear PA Preparar e enviar PA ao TCEMG Homologar aposentadoria ... aposentadoria cria consulta SIPRO documentos conclui tarefa Gestão de conclui tarefa conclui tarefa conclui tarefa consulta aciona referencia aciona aciona aciona Ato de Documentos Documentos do processo do processo aposentadoria legisla ção Banco de Legislação Legislação Legislaç ão referencia Ferramentas cria externas Módulo de Sistema de Analisador Emissor de Ferramenta aposentadoria / aposentadoria / de PA atos de taxaç ão SEPLAG TCEMG Figura 3- Exemplo de tramitação de um processo no Aurus • O Órgão de origem solicita o início da tramitação de um processo de aposentadoria, informando no sistema os documentos e as informações necessárias para dar início ao processo. • O Aurus verifica se todos os documentos e informações necessários foram informados, e dá início então ao processo de aposentadoria. Todos os documentos informados pelo Órgão de origem são adicionados ao repositório do m ódulo de Gestão de documentos , onde serão preservados e ficarão disponíveis para acesso durante toda a tramitação. • De acordo com o fluxo de trabalho previamente definido, o módulo de Gestão de processos do Aurus cria a primeira tarefa para o processo, adic ionando-a à lista de tarefas do funcionário que ficará responsável pela mesma (no exemplo dado é a tarefa “Distribuir PA”, que fica na lista de tarefas do Gestor de arquivo, na DCCTA/SEPLAG). 15
  16. 16. • O Gestor de arquivo abre a sua lista de tarefas, vê a nova tarefa e inicia sua execução. Quando a mesma é concluída, ele informa o fato no sistema, indicando também todas as informações pertinentes (conforme as regras estabelecidas na definição do fluxo de trabalho). • O Aurus verifica se todas as informações necessárias sobre a execução da tarefa foram informadas e cria, de acordo com o fluxo de trabalho definido, a tarefa seguinte (no caso, a tarefa “Analisar e conferir PA”, de responsabilidade do Funcionário do Setor de Aposentadoria ). Isso ocorre sucessivamente, tarefa a tarefa, até o processo ser concluído. • Para algumas tarefas, pode haver ferramentas específicas para auxiliar o funcionário na sua realização. Por exemplo, para a tarefa “Analisar e conferir PA” pode haver um Módulo de Aposentadoria (externo ao Aurus ) que oferece funcionalidades específicas para esse fim. Nesse caso, quando o usuário seleciona a tarefa para ser executada, o Aurus automaticamente aciona a funcionalidade correspondente no Módulo de Aposentadoria . Quando o usuário conclui os procedimentos n ecessários, o Módulo de Aposentadoria já informa ao Aurus que a tarefa foi concluída, dando prosseguimento ao processo. O Módulo de Aposentadoria tem também acesso aos documentos do processo, armazenados no módulo de Gestão de documentos , e a todas as informações do processo que estejam disponíveis no módulo de Gestão de processos. • O envio do processo de aposentadoria ao TCEMG também pode ser feito através do próprio sistema, caso o TCEMG também adote o Aurus (ou algum outro sistema capaz de comunicar com o Aurus através de mensagens). Nesse caso, quando o Funcionário do Setor de Taxação concluir a última tarefa, o módulo de Gestão de processos pode encaminhar o processo automaticamente ao TCEMG. No TCEMG, a tramitação do processo no Aurus também seguiria regras definidas em um fluxo de trabalho, configurado pelo próprio TCEMG. O TCEMG poderia também acessar os documentos disponíveis no repositório do módulo de Gestão de documentos 1 . A figura só ilustra a primeira atividade realizada pelo TCEMG, mas o processo prosseguiria normalmente até a sua conclusão (inclusive com possibilidade de retornar à SEPLAG ou mesmo ao Órgão de origem, no caso de uma diligência, por exemplo). Além do controle de execução das tarefas durante a tramitação dos processos, o sistema oferece vários outros recursos. A seguir temos uma descrição de alguns deles: • Todos os documentos, a partir do momento em que são adicionados ao repositório do módulo de Gestão de documentos , passam a ser gerenciados por esse módulo, que oferece suporte a procedimentos para sua classificação, preservação e descarte. Documentos podem ser mantidos no repositório mesmo após a conclusão dos processos (no caso de documentos com validade legal, isso sempre ocorrerá), possibilitando sua preservação e seu acesso futuro. • Sempre que for necessário mencionar alguma legislação, isso pode ser feito através de referências às legislações cadastradas no Banco de legislação. Essas referências podem estar em documentos (por exemplo, no texto de um Ato de Aposentadoria) ou em tarefas realizadas e decisões tomadas durante a tramitação (por exemplo, a legislação que fundamentou o deferimento ou indeferimento de uma solicitação). • Todas as ações realizadas no Aurus , em cada um de seus módulos, possuem políticas configuráveis de restrições de acesso. Os módulos do sistema consultam o módulo de Gestão de usuários para checar a cada momento se o usuário possui permissão para realizar a operação solicitada. 1 Alguns documentos, no entanto, deverão ser enviados em papel ao TCEMG por restrições legais . Mesmo esses documentos estarão cadastrados no módulo de Gestão de documentos, através de seu suporte à gestão de documentos físicos (que pode inclusive guardar uma imagem digitalizada do mesmo ). 16
  17. 17. • O módulo de Recuperação de informação pode ser também utilizado a qualquer momento, para realizar buscas por documentos e legislações, obter informações de processos, gerar relatórios, etc. 2.2 Requisitos de negócio 2.2.1 Requisitos gerais Nome do requisito Descrição Prioridade 2 Transparência para o Possibilitar que o cidadão realize consultas, pela Internet, a 5 cidadão informações de seu interesse: situação de processos, conteúdo de documentos, legislação. Proteção quanto a Garantia contra acesso não autorizado a informações do 5 acesso não sistema, baseada em políticas definidas de permissão de acesso. autorizado Agilidade no acesso Eficiência na localização e acesso a documentos, processos e 4 à informação legislações pelos usuários, procurando maximizar sua produtividade e minimizar o tempo e o custo de realização dessas atividades. Garantia de Garantir autenticidade de documentos e da autoria de ações 4 autenticidade realizadas no sistema. Utilização por outros Oferecer uma interface documentada para que outros sistemas 4 sistemas (ou módulos específicos de determinados processos de negócio) possam utilizar infra-estrutura do Aurus para tramitação de processos, gestão de documentos, legislações, etc. Compartilhamento Possibilidade de controlar fluxos de trabalho que envolvam 3 de processos entre tramitação entre diferentes Órgãos do Estado. Órgãos Integração com Capacidade do Aurus de acessar informações e/ou 1 outros sistemas funcionalidades de sistemas já existentes no Estado. 2 1 = minima; 5 = máxima 17
  18. 18. 2.2.2 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de documentos Nome do requisito Descrição Prioridade Controle de Registro de recebimento de documentos pelos Órgãos do 5 protocolo Estado, e também da movimentação de documentos físicos entre diferentes Órgãos. Flexibilidade para o Flexibilidade para tratar documentos digitais nativos, 5 tratamento de documentos obtidos a partir da digitalização de documentos em documentos de papel, e referenciar documentos em papel, microfilme e naturezas diferentes armazenados em outras mídias como CDs. No caso de documentos armazenados externamente ao sistema, este registra apenas as referências aos documentos e, para os outros documentos, a captura, o armazenamento e o acesso devem ser feitos por meio do Aurus . Flexibilidade na Flexibilidade do sistema para que cada instituição cadastre seus 5 definição de tipos de conjuntos de documentos, definindo, inclusive, os metadados e documentos atributos desses documentos. Padronização de Suporte do sistema para a padronização dos documentos 5 documentos utilizados pelas instituições e suas unidades, com a definição de atributos, metadados e gabaritos para os documentos. Organização dos Organização dos documentos armazenados no sistema e 4 documentos suporte à organização dos documentos arquivados externamente em repositórios e pastas. Compartilhamento Possibilidade de compartilhamento de documentos eletrônicos 4 de documentos entre ou digitalizados para acesso entre diferentes Órgãos do Estado. Órgãos Preservação de Auxílio no monitoramento do processo de preservação de 3 documentos documentos eletrônicos e físicos, garantindo acessibilidade contínua a esses documentos. Redução de custo de Redução do custo de armazenamento de documentos com a 3 armazenamento utilização de mídias mais baratas, com maiores capacidades de armazenamento, e que possuam custos de manutenção menores. Monitoramento do Auxílio no monitoramento do espaço para guarda de 2 espaço para guarda documentos armazenados no sistema e arquivados de documentos externamente. Redução no consumo Redução no consumo de papel através do armazenamento de 2 de papel documentos em mídias eletrônicas. 18
  19. 19. 2.2.3 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de processos Nome do requisito Descrição Prioridade Suporte a regras de Possibilidade de se incluir regras de negócio de cada processo, 5 negócio específicas como regras de validação, critérios de decisão, restrições de de cada processo prazo, etc. Apoio à melhoria de Suporte a análise de processos existentes para detectar gargalos 5 processos e outros problemas existentes, além de facilidades para a definição e validação de melhorias nos processos. Flexibilidade na Flexibilidade do sistema com relação à definição dos processos 4 definição de e capacidade para alterar as definições existentes para refletir processos mudanças nos processos. Flexibilidade na Possibilidade de tratar, durante a execução dos processos, 4 execução de situações não previstas na definição dos mesmos (ex: alteração processos de responsável por uma atividade, mudança na seqüência da execução de tarefas, etc.). Tratamento de Possibilidade de tratar documentos recebidos, criados e/ou 4 documentos do alterados durante a execução dos processos, de forma integrada domínio do negócio com o módulo de Gestão de Documentos. Agilidade na Eficiência na execução de tarefas do processo pelos usuários, 3 execução de procurando maximizar sua produtividade e minimizar o tempo processos e o custo de execução dos processos. Controle preciso da Acompanhamento preciso da execução de processos e do 3 execução de atendimento a prazos estipulados. processos Controle de entrada Melhoria na entrada de processos, para que a SEPLAG só 2 de processos receba processos com o mínimo de documentos e informações necessários para sua tramitação. Tratamento de Possibilidade de armazenar e disponibilizar informações 2 informações do específicas do domínio do negócio, ou seja, informações do domínio do negócio negócio que não estão diretamente relacionadas ao controle de fluxo de trabalho. 2.2.4 Requisitos específicos – Módulo de Banco de Legislação Nome do requisito Descrição Prioridade Padronização de Uniformização das referências a legislações nos sistemas do 4 referências às Estado, facilitando a consulta e classificação, além de legislações possibilitar uma melhor interação entre sistemas que necessitam referenciar legislações. Registro e Documentação e transmissão de conhecimento, através da 4 transmissão de possibilidade de se registrar diretrizes para análise e discussões conhecimento junto ao texto das legislações, que possam ser posteriormente consultados. Atualização da base Agilidade no povoamento e manutenção da base de dados, para 3 de dados permitir que esta esteja sempre atualizada e reflita toda a legislação vigente que seja de relevância para os processos de negócio do Estado. 19
  20. 20. 2.2.5 Requisitos específicos – Módulo de Recuperação de informação Nome do requisito Descrição Prioridade Flexibilidade na Possibilidade de criar relatórios para atender a demandas 5 emissão de relatórios específicas, e/ou personalizar relatórios já existentes. 2.2.6 Requisitos específicos – Módulo de Gestão de usuários Nome do requisito Descrição Prioridade Possibilidade de uso Possibilidade de outros sistemas (integrados ou não ao Aurus ) 3 por outros sistemas utilizarem o módulo de Gestão de usuários , criando uma base única e centralizada de controle de usuários e permissões de acesso para sistemas dos órgãos e entidades do Estado. 3 Detalhamento dos módulos 3.1 Módulo de gestão de documentos 3.1.1 Escopo do módulo 3.1.1.1 Nome do módulo e de seus componentes principais O módulo é denominado Gestão de documentos, podendo ser também referido como Aurus – Gestão de documentos. 3.1.1.2 Objetivo do módulo O módulo de Gestão de documentos é responsável pela definição dos planos de classificação e dos tipos de dossiês e documentos utilizados pelas instituições do Estado de Minas Gerais, assim como pela organização e manutenção de dossiês e documentos desses tipos. 3.1.2 Descrição geral do módulo 3.1.2.1 Visão geral O módulo de Gestão de documentos tem como objetivo auxiliar a classificação, a organização, o armazenamento e a preservação de [Dossiês] e [Documentos] manipulados por instituições da Administração Pública Estadual de Minas Gerais. Para isso, esse módulo oferece funcionalidades de cadastro do [Plano de classificação] adotado pela instituição, dos [Tipos de dossiês] e [Tipos de documentos] utilizados, assim como dos [Dossiês] e [Documentos] desses tipos produzidos e manipulados. Para auxiliar na preservação desses documentos, o módulo apresenta ainda funcionalidades que permitem o cadastro de [Tabelas de temporalidade e destinação] e dos [Dispositivos de armazenamento] empregados. Além disso, auxilia o processo de preservação emitindo avisos que informam sobre a necessidade de rejuvenescer dispositivos de armazenamento cuja vida útil prevista esteja terminando. A especificação deste módulo foi baseada no Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos (e-Arq) elaborado pela Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (vide seção Materiais de referência , na introdução deste documento). Trata-se de um documento que busca estabelecer um conjunto de requisitos que um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos deve contemplar. 20
  21. 21. 3.1.2.2 Diagramas de contexto 3.1.2.2.1 Organização de documentos 3.1.2.2.1.1 Diagrama de contexto Organização de documentos 3.1.2.2.2 Definição de dossiês 3.1.2.2.2.1 Diagrama de contexto Definição de dossiês 21
  22. 22. 3.1.2.2.3 Gestão de dossiês 3.1.2.2.3.1 Diagrama de contexto Gestão de dossiês 3.1.2.2.4 Definição de documentos 3.1.2.2.4.1 Diagrama de contexto Definição de documentos 22
  23. 23. 3.1.2.2.5 Gestão de documentos 3.1.2.2.5.1 Diagrama de contexto Gestão de documentos 23
  24. 24. 3.1.2.2.6 Consultas 3.1.2.2.6.1 Diagrama de contexto Consultas 3.1.2.2.7 Definição de tabela de temporalidade e destinação 3.1.2.2.7.1 Diagrama de contexto Definição de tabela de temporalidade e destinação 24
  25. 25. 3.1.2.2.8 Avaliação e destinação de documentos e dossiês 3.1.2.2.8.1 Diagrama de contexto Avaliação e destinação de documentos e dossiês 25
  26. 26. 3.1.2.2.9 Armazenamento e preservação 3.1.2.2.9.1 Diagrama de contexto Armazenamento e preservação 26
  27. 27. 3.1.2.2.10 Definição de elementos de suporte 3.1.2.2.10.1 Diagrama de contexto Definição de elementos de suporte 27
  28. 28. 3.1.2.3 Funções do módulo Função Descrição Adicionar Adição, em lote, de um conjunto de [Documentos] do mesmo tipo oriundos documentos em lote de outro sistema, permitindo assim a importação de [Documentos]. Adicionar dossiês em Adição, em lote, de um conjunto de [Dossiês] do mesmo tipo oriundos de lote outro sistema, permitindo assim a importação de [Dossiês]. Tanto os metadados dos [Dossiês] quanto seus [Documentos] e os respectivos metadados devem ser importados. Alterar dados em Alteração conjunta dos valores de metadados e atributos em um grupo de grupo de dossiês dossiês previamente escolhidos. Avaliar documento ou Avaliação de [Documento] ou [Dossiê] que já cumpriu seu prazo de guarda dossiê na fase atual com o objetivo de determinar sua destinação, ou seja, se o [Documento] ou [Dossiê] deve ser arquivado no arquivo intermediário ou permanente ou se deve ser eliminado. Cadastrar dispositivo Cadastramento dos [Dispositivos de armazenamento] que estão sendo de armazenamento utilizados pela [Instituição] para armazenar seus [Documentos] e [Dossiês]. O cadastramento dos [Dispositivos de armazenamento] permitirá ao Aurus - Gestão de documentos apoiar o controle de durabilidade e utilização do espaço de armazenamento desses [Dispositivos]. Consultar dados de Consulta os dados de [Classes] definidas no [Plano de classificação] de classe [Documentos] adotado na [Instituição]. Consultar dados de Consulta os dados do [Plano de classificação] de [Documentos] adotado na plano de classificação [Instituição]. Consultar dados de Consulta os dados do [Tesauro], suas [Categorias] e [Termos]. tesauro Consultar relatório de Consulta a relatório que apresenta a identificação de todos os [Documentos] documentos digitais digitais cadastrados no Aurus – Gestão de documentos ordenados por ordenados por freqüência de uso. freqüência de uso Consultar relatório de Permite a consulta a relatório que indica todo o histórico de alterações histórico de alteração ocorridas no conteúdo do [Documento]. Esse relatório deve apresentar, por do conteúdo do exemplo, a data e a hora em que a alteração foi realizada, assim como o documento autor da correspondente alteração. Consultar utilização Permite consultar a utilização de um [Dispositivo de armazenamento] de dispositivo de cadastrado no Aurus – Gestão de documentos. Esse caso de uso tem o armazenamento objetivo de permitir o monitoramento da capacidade disponível do [Dispositivo] para armazenamento de [Dossiês] e [Documentos]. Esse monitoramento é útil para subsidiar ações de expansão da capacidade total de armazenamento em tempo hábil. Definir campo de Definição dos [Campos de dados], e suas respectivas propriedades, que os dados [Documentos] de determinados [Tipos de documento] poderão apresentar. Definir classe Criação e manutenção das [Classes] que compõem o [Plano de classificação] de [Documentos] adotado em uma [Instituição]. Definir ferramenta Permite definir uma [Ferramenta externa] e configurar seu mecanismo de externa acesso, para que a mesma possa ser utilizada na manipulação de [Dossiês] e [Documentos]. 28
  29. 29. Definir metadado Definição dos metadados, e suas respectivas propriedades, que as [Classes] de um [Plano de classificação], os [Dossiês] e os [Documentos] de determinados tipos poderão apresentar. Definir plano de Criação e manutenção de [Planos de classificação] de [Documentos] classificação de adotados por [Instituições] e das [Classes] que os compõem. Nesse caso de documentos uso são definidos os metadados apresentados por todas as [Classes] que compõem um determinado [Plano de classificação]. Definir tabela de Definição de [Tabela de temporalidade e destinação] com a indicação dos temporalidade e prazos de guarda e ações de destinação (eliminação, transferência ou destinação recolhimento permanente) dos [Documentos] e [Dossiês] classificados nas [Classes] do [Plano de cla ssificação]. Definir tesauro Definição de um [Tesauro], que corresponde a uma lista de [Termos], organizados em [Categorias], com significados relacionados, dentro de um domínio específico de conhecimento. Esse [Tesauro] será utilizado para apoiar a atribuição do metadado assunto aos [Dossiês] e [Documentos] gerenciados pelo módulo Gestão de documentos. Definir tipo de Definição dos [Tipos de dispositivos de armazenamento] que serão dispositivo de utilizados pela [Instituição] para armazenar seus [Documentos] e [Dossiês]. armazenamento A definição de um [Tipo de dispositivo de armazenamento] engloba a indicação da vida útil prevista e da vida útil efetivamente observada de [Dispositivos de armazenamento] desse tipo. Essas informações técnicas sobre previsibilidade de duração de [Tipos de dispositivos de armazenamento] devem ser obtidas preferencialmente a partir de órgãos independentes. Quando isso não for possível, podem ser utilizadas informações de fornecedores. Em ambos os casos, deve ser indicada, na definição do [Tipo de dispositivo de armazenamento], a fonte de origem dessa informação. Definir tipo de Definição de [Tipos de documentos], de acordo com as necessidades e documento exigências de cada [Instituição]. A definição de um [Tipo de documento] envolve a indicação dos metadados e dos [Campos de dados] que [Documentos] desse tipo apresentarão, de modelos e máscaras de formatação para apresentação de [Documentos] desse tipo, assim como dos [Usuários ou grupos] que possuem [Permissão] para realizar operações sobre esses [Documentos]. Definir tipo de dossiê Definição de [Tipos de dossiês]. A definição de um [Tipo de dossiê] envolve a indicação dos metadados que [Dossiês] desse tipo apresentarão, assim como dos [Tipos de documentos] que poderão compor [Dossiês] desse tipo. Eliminar documento Eliminação de um ou mais [Documentos] ou [Dossiês]. ou dossiê Encerrar volume Encerramento automático de um volume digital, desde que os critérios pré- definidos no momento da criação de seu dossiê tenham sido alcançados. Exportar documento Exportação de [Documentos] com o objetivo de apoiar as ações de transferência e recolhimento de [Documentos], ou ainda para realizar uma migração ou enviar uma cópia para outro local ou sistema. Exportar dossiê Exportação de [Dossiês] com o objetivo de apoiar as ações de transferência e recolhimento de [Dossiês], ou ainda para realizar uma migração ou enviar uma cópia para outro local ou sistema. 29
  30. 30. Iniciar contagem de Iniciar ou interromper a contagem do prazo de guarda de [Documentos] e prazo de guarda de [Dossiês]. documento ou dossiê Localizar documento Localização do [Documento]. Localizar dossiê Localização do [Dossiê]. Manipular Consulta, criação, adição, registro e manutenção de [Documentos] documento englobando a alteração dos [Valores de seus metadados] e de seu conteúdo, a inclusão e retirada de [Documentos] anexos, a definição de vínculos entre diferentes [Documentos] e dos [Usuários e grupos] que possuem [Permissão] para realizar operações sobre o [Documento], além de sua restauração, cópia, reclassificação, descarte, recuperação e eliminação. Manipular Criação, adição e registro de [Documentos] por sistema externo ao Aurus – documento através de Gestão de documentos. Além disso, através desse caso de uso será possível sistema externo também que um sistema externo registre a movimentação de [Documentos] físicos. Manipular dossiê Consulta, criação e manutenção de [Dossiês] englobando a alteração dos valores de seus metadados, a inclusão e retirada de [Documentos] do [Dossiê], a definição de vínculos entre diferentes [Dossiês] e dos [Usuários e grupos] que possuem [Permissão] para realizar operações sobre o [Dossiê], além de sua reclassificação, encerramento, reabertura e eliminação. Manipular dossiê Criação, registro de movimentação e manutenção de [Dossiês] por sistema através de sistema externo ao Aurus – Gestão de documentos. Essa manutenção engloba a externo inclusão e retirada de [Documentos] do [Dossiê], assim como seu encerramento e reabertura. Notificar necessidade Envio de notificação, de acordo com a [Tabela de temporalidade e de avaliação de destinação], indicando necessidade de avaliação de [Documento] ou documento ou dossiê [Dossiê]. Notificar necessidade Envio de notificação indicando necessidade de transferir [Documentos] e de rejuvenescimento [Dossiês] para outro [Dispositivo de armazenamento], antes do fim da vida de dispositivo de útil do [Dispositivo de armazenamento] em que estão armazenados, armazenamento auxiliando, assim, no processo de rejuvenescimento de [Dispositivos de armazenamento]. Notificar nível crítico Envio de notificação informando nível crítico de ocupação de [Dispositivo de utilização de de armazenamento] on-line cadastrado no Aurus – Gestão de documentos. dispositivo de Essa notificação alertará o Gestor de documentos sobre a necessidade de armazenamento expansão da capacidade total de armazenamento. Registrar tramitação Registro da movimentação de [Documentos] físicos, atualizando a de documento localização física dos mesmos. Esse registro deve ser feito sempre que um [Documento] físico for encaminhado de um [Usuário] para outro, ou quando for movimentado entre setores ou [Instituições]. Registrar tramitação Registro da movimentação de [Dossiês] físicos e híbridos, atualizando a de dossiê localização física dos mesmos. Esse registro deve ser feito sempre que um [Dossiê] físico ou híbrido for encaminhado de um [Usuário] para outro, ou quando for movimentado entre setores ou [Instituições]. 30
  31. 31. Transferir documento Transferência de um [Documento] ou [Dossiê] de um tipo de arquivamento ou dossiê de um tipo para outro, ou seja: de arquivamento para - do arquivo corrente para o arquivo intermediário, onde aguardará o outro cumprimento de seu prazo de guarda e sua destinação final; - do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Essa transferência também é conhecida por recolhimento. Verificar dados Verificação periódica e automática dos dados armazenados no Aurus – armazenados Gestão de documentos, visando à detecção de possíveis erros e à correção dos erros detectados. 3.1.2.4 Usuários e sistemas externos Nome Descrição Avaliador de documentos Usuário do Aurus responsável pela avaliação de documentos e dossiês que cumpriram seu tempo de guarda, decidindo por sua transferência, recolhimento ou eliminação. Consulente Servidor do Estado que utiliza o Aurus para acompanhar a tramitação de processos, consultar detalhes dos processos e das tarefas executadas, assim como localizar documentos e dossiês. Gestor de documentos Usuário do Aurus responsável pela definição dos planos de classificação das instituições, dos tipos de documentos e de dossiês que poderão ser armazenados no Aurus – Gestão de documentos , assim como pela exportação e eliminação de documentos e dossiês e pelo monitoramento dos dispositivos de armazenamento onde esses documentos e dossiês estão armazenados. Manipulador de Servidor do Estado que utiliza o Aurus para criar, adicionar, registrar, documentos alterar, descartar, consultar e visualizar documentos e dossiês. SINFI Sistema de Informações Institucionais da SEPLAG, que contém informações sobre as Instituições e as respectivas Unidades administrativas. Sistema externo Ator que representa genericamente qualquer sistema externo que possa interagir com o Aurus , a partir das interfaces oferecidas por este. Temporizador Ator utilizado para representar o acionamento automático de funcionalidades pelo próprio Aurus , com base em periodicidades pré- definidas. 31
  32. 32. 3.1.2.5 Interfaces de sistema 3.1.2.5.1 Interfaces de software Interface Descrição Acionamento de Acionamento automático de ferramentas externas durante a ferramentas externas manipulação de dossiês e documentos. Interface com aplicações Disponibilização de uma interface para que ferramentas externas cliente possam atuar como clientes do Aurus – Gestão de documentos , manipulando dossiês e documentos armazenados no sistema. Consulta ao SINFI Consulta ao SINFI com o objetivo de obter informações das Instituições, da Administração Pública Estadual do Estado de Minas Gerais, e suas respectivas Unidades administrativas. Interface com o Aurus – Interface utilizada para armazenar referências a usuários cadastrados no Gestão de usuários Aurus e para obter informações sobre as permissões de acesso dos usuários. Interface com o Aurus – Interface utilizada para permitir a referência a uma norma jurídica Banco de legislação cadastrada no Aurus – Banco de legislação em um campo de dado ou metadado. 3.1.2.5.2 Interfaces de hardware Não aplicável. 3.1.2.5.3 Interfaces de comunicação Não aplicável. 32
  33. 33. 3.1.3 Modelo de entidades 3.1.3.1 Diagramas de classes 3.1.3.1.1 Plano de classificação 3.1.3.1.1.1 Diagrama de classes Plano de classificação 3.1.3.1.2 Dossiê 3.1.3.1.2.1 Diagrama de classes Tipo de dossiê 33
  34. 34. 3.1.3.1.2.2 Diagrama de classes Dossiê 3.1.3.1.2.3 Diagrama de classes Histórico de eliminação de dossiês 34
  35. 35. 3.1.3.1.3 Documento 3.1.3.1.3.1 Diagrama de classes Tipo de documento 3.1.3.1.3.2 Diagrama de classes Documento 35
  36. 36. 3.1.3.1.3.3 Diagrama de classes Históricos de documento 3.1.3.1.3.4 Diagrama de classes Histórico de eliminação de documentos 36
  37. 37. 3.1.3.1.4 Tabela de temporalidade e destinação 3.1.3.1.4.1 Diagrama de classes Tabela de temporalidade e destinação 3.1.3.1.5 Dispositivo de armazenamento 3.1.3.1.5.1 Diagrama de classes Dispositivo de armazenamento 37
  38. 38. 3.1.3.1.6 Tesauro 3.1.3.1.6.1 Diagrama de classes Tesauro 3.1.3.1.7 Ferramenta externa 3.1.3.1.7.1 Diagrama de classes Ferramenta externa 38
  39. 39. 3.1.3.2 Descrição das classes Classe Descrição Campo de dado Um [Campo de dado] representa um campo que pode ser definido pelo [Usuário] em um dos módulos do Aurus, para armazenar uma informação relevante para um [Fluxo de trabalho], [Atividade], [Classe], [Tipo de dossiê], [Tipo de documento], etc. Permite que o usuário estenda as informações mantidas no Aurus, criando campos personalizados de forma flexível, definindo para cada um regras como obrigatoriedade, tipo, forma de cálculo (no caso de campos calculados), a natureza do objeto que apresenta esse [Campo de dados] para a qual seu preenchimento é obrigatório, etc. [Campos de dados] podem ser [Campos simples] ou [Tabelas]. Categoria Uma [Categoria] é utilizada para organizar os [Termos] definidos em um [Tesauro]. Esses [Termos] são agrupados nas [Categorias] de acordo com o conceito que representam, permitindo-se o cadastramento desses em mais de uma [Categoria]. Classe Uma [Classe] é utilizada para organizar e classificar [Documentos] e [Dossiês] de determinados tipos. Cada [Classe] possui um código identificador e uma denominação. A denominação completa da [Classe] ou seu código identificador completo, capazes de identificá-la unicamente no [Plano de classificação], correspondem à denominação ou código de toda a hierarquia referente à [Classe]. Uma [Classe] deve apresentar também indicação de permissão de seu uso para classificar [Documentos] e [Dossiês]. Em [Classes] em que não é permitido incluir [Documentos] e [Dossiês], esses devem ser classificados apenas nos níveis subordinados. Uma [Classe] pode ainda estar ativa ou inativa. [Documentos] e [Dossiês] não podem ser classificados em [Classes] inativas. Conjunto de regras [Conjunto de regras] que deverão ser aplicadas quando [Documentos] de um determinado tipo estiverem em um determinado [Espaço do ambiente eletrônico]. Esse [Conjunto de regras] define em que [Espaços] os [Documentos] poderão ser: - produzidos, adicionados, registrados, classificados, indexados, alterados, recebidos, encaminhados e eliminados; - o [Espaço] no qual seus metadados serão incluídos; - as [Permissões] de acesso em cada [Espaço]. Dispositivo de [Dispositivo de armazenamento] utilizado para armazenar [Documentos] armazenamento digitais. Podem corresponder inclusive a [Dispositivos de armazenamento] que armazenam [Documentos] externamente ao Aurus - Gestão de documentos, como fitas magnéticas e CDs. 39
  40. 40. Documento [Documento] físico ou digital armazenado ou referenciado pelo módulo Gestão de documentos. Um [Documento] pode apresentar as seguintes estruturas: - simples: [Documentos] texto, imagens, mensagens de correio eletrônico, slides digitais, som, entre outros. - composta: mensagens de correio eletrônico com anexos, páginas web, publicações eletrônicas, bases de dados, etc. Dossiê Um [Dossiê] é formado por um conjunto de [Documentos] diferentes, mas relacionados pelo fato de registrarem a mesma atividade ou se referirem à mesma pessoa ou situação. Os [Documentos] que formam um [Dossiê] são organizados em [Volumes]. Quanto a sua natureza, um [Dossiê] pode ser digital, físico (formado exclusivamente por [Documentos] físicos, como os [Documentos] em papel) ou híbrido (apresenta tanto [Documentos] físicos quanto digitais). [Dossiês] físicos e híbridos são armazenados (total ou parcialmente) externamente ao Aurus. Para [Dossiês] dessas naturezas, o Aurus indicará sua localização fisica. Espaço do Existem três [Espaços no ambiente eletrônico]: individual, do grupo e geral. ambiente O espaço individual corresponde ao espaço designado a cada [Usuário]. eletrônico O espaço do grupo corresponde ao espaço designado a cada [Grupo de usuários], equipe, comitê, etc. O espaço geral corresponde ao serviço de protocolo e arquivo corrente da [Instituição]. Sua principal característica é que uma vez ali, o [Documento] não poderá mais ser alterado. Ferramenta externa Uma [Ferramenta externa] representa uma funcionalidade de uma aplicação externa ao Aurus que é acionada automaticamente durante a manipulação de [Dossiês] ou [Documentos] cujos tipos especifiquem a utilização dessa [Ferramenta externa]. Especifica também os parâmetros que devem ser fornecidos para a aplicação externa. Fundamento legal Entidade para persistência de dados de [Fundamentos legais] consultados do módulo Banco de legislação. Histórico de [Histórico das classificações] que o [Documento] já apresentou. classificação de documento Histórico de [Histórico das classificações] que o [Dossiê] já apresentou. classificação de dossiê Histórico de Histórico das denominações de uma [Classe]. denominação Histórico de [Histórico de descarte] do [Documento]. descarte Histórico de dossiê [Histórico dos dossiês] a que o [Documento] já pertenceu. Histórico de edição Histórico de versões do [Documento]. Histórico de [Histórico das exportações] do [Documento]. exportação de documento 40
  41. 41. Histórico de [Histórico das exportações] do [Dossiê]. exportação de dossiê Histórico de [Histórico de tramitação] do [Documento]. tramitação de documento Histórico de [Histórico de tramitação] do [Dossiê]. tramitação de dossiê Histórico de versão Histórico da versão anterior de um [Item da tabela de temporalidade e anterior de item da destinação]. tabela de temporalidade e destinação Histórico de [Histórico de visualização] do [Documento]. visualização Instituição Representa uma [Instituição] cadastrada no SINFI. Item da tabela de Cada [Item da tabela de temporalidade e destinação] indica os prazos de guarda temporalidade e nas fases corrente e intermediária, os eventos que determinam o início da destinação contagem desses prazos e a destinação final dos [Documentos] e [Dossiês] classificados nas [Classes] relacionados a esse item. A destinação final de [Documentos] e [Dossiês] pode ser o recolhimento ou a eliminação. Nota [Nota] pessoal ou global anexada ao documento. [Notas] pessoais podem ser visualizadas, editadas e excluídas apenas por seu autor. Já as [Notas] globais podem ser visualizadas por qualquer [Usuário] que consultar o [Documento]. Participação de Indicação da [Participação de um campo de dado em um tipo de documento], campo de dado em definindo [Campos de dados] que todos os [Documentos] desse tipo tipo de documento apresentarão, e das propriedades de sua apresentação nesses [Documentos]. Participação de Indicação da [Participação de um metadado em um tipo de documento], metadado em tipo definindo metadados que todos os [Documentos] desse tipo apresentarão, e das de documento propriedades de sua apresentação nesses [Documentos]. Participação em Entidade para persistência de dados que definem a [Participação em dossiê] do dossiê [Documento] como a numeração recebida pelo [Documento] em cada [Dossiê] a que pertence. Permissão a classe Indicação das operações que podem ser realizadas sobre a [Classe] que o [Usuário ou grupo] possui [Permissão] de executar. Permissão a Indicação das operações que podem ser realizadas sobre o [Documento] que o documento [Usuário ou grupo] possui [Permissão] de executar. Vide Permissões de documento. Permissão a Indicação das operações que podem ser realizadas sobre os [Documentos], que documento desse o [Usuário ou grupo] possui [Permissão] de executar sobre os [Documentos] de tipo um determinado tipo. Essas operações devem ser definidas tanto para o conteúdo do [Documento], quanto para seus metadados, por exemplo, devem existir as operações Alteração de metadados e Alteração de conteúdo do documento e devem ser especificadas [Permissões] para cada uma dessas operações. 41
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