Accompagnement des établissements et professionnels de santé : passer à une approche marketing en Aquitaine Catriona Raboutet, responsable de pôle, GCS Télésanté Aquitaine

1. Réunion Déploiement – 13 janvier 2012

2. Objectifs / Sommaire
Quelles démarches pour faire face à des actions de déploiement en masse ?
Présenter les démarches de recrutement et
d'accompagnement mises en place, ou en I. Présentation des 2 programmes
cours de mises en place, en Région II. Problématiques de déploiement
Aquitaine, au travers de 2 programmes : III. Ex. démarche de Recrutement
IV. Ex. démarche Accompagnement
● Programme Bureautique Santé
● Programme DMP Amorçage - Déploiement

3. Les programmes
BUREAUTIQUE SANTE
● Programme porté par l'ASIP Santé, mis en
œuvre sur 2 régions (Picardie et Aquitaine).
● Objectif : déployer une solution de
bureautique pour la santé, sur les volets
administratifs et dossiers patients auprès de
petites et moyennes structures médicales et
médico-sociales, peu ou pas équipées.
● Solution bureautique à construire/finalisée
en vue d'une phase d'industrialisation après
programme.
● Solution bureautique interfacée au DMP.
● Nombre d'établissements visés : 150
● Durée du programme : 18 mois

4. Les programmes
BUREAUTIQUE SANTE Problématiques :
● Programme porté par l'ASIP Santé, mis en
➢ Trouver un opérateur fiable.
œuvre sur 2 régions (Picardie et Aquitaine).
➢ Démarcher sur un secteur peu connu
de TSA : le médico-social.
● Objectif : déployer une solution de
➢ Des conditions quantitatives de
bureautique pour la santé, sur les volets
administratifs et dossiers patients auprès de
recrutement assez lourdes (n=150 ES)
petites et moyennes structures médicales et
➢ Délai court : 18 mois, avec une phase
médico-sociales, peu ou pas équipées. non compressible de 4 mois dédiée au
recrutement de l'opérateur.
● Solution bureautique à construire/finalisée
➢ Une démarche d'accompagnement
en vue d'une phase d'industrialisation après
programme. technique/fonctionnelle mais aussi de
conduite de changement et
● Solution bureautique interfacée au DMP.
développement d'usages (nouvel outil
● Nombre d'établissements visés : 150
et des pratiques à rendre pérennes).

5. Les programmes
DMP Amorçage - Déploiement
● Programmes portés par l'ASIP Santé, mis en
œuvre aujourd'hui sur 14 régions.
● Objectif : Accompagner le déploiement du DMP
dans les régions via des actions fortes d'appui de
communication, d'accompagnement des acteurs
et de développement des usages.
● Mener ces actions en vue dune généralisation
forte sur les régions.
● Délais : 12 mois Amorçage / 18 à 24 mois pour
déploiement

6. Les programmes
DMP Amorçage - Déploiement Problématiques :
➢ Nature de l'outil encore dans la
phase d'acceptation (Conduite
● Programmes portés par l'ASIP Santé, mis en
du changement, Culture e-santé
œuvre aujourd'hui sur 14 régions.
- pas de besoins direct)
● Objectif : Accompagner le déploiement du DMP CREATIVITE
dans les régions via des actions fortes d'appui de ➢ Mises en place d'actions
communication, d'accompagnement des acteurs simultanées lourdes (com., tech.,
et de développement des usages.
orga., accomp. et suivi).
● Mener ces actions en vue dune généralisation
➢ Gestion de sous-projets en
forte sur les régions.
parallèle, avec nécéssité de
● Délais : 12 mois Amorçage / 18 à 24 mois pour
synchroniser les étapes.
déploiement
➢ Maintien dans le temps de la
dynamique auprès des acteurs.

7. Déploiement
MASSIFS et ACCELERES

8. Déploiement
MASSIFS et ACCELERES
● 150 ES en 18 mois
● 10 ES + Sites + 17 nouveaux ES
● Nombre conséquent de PSL
● Des approches bassins de santé, ● 5 départements / 41 300 Km2
réseaux, filières etc. (3ieme région française en
superficie – 8% du territoire)
● Des délais relativement courts
● Sur une région très étendue ● 3 216 000 habitants (2009)
● 200 ES Sanitaires
● 650 ES médico-social
● 17 000 PSL (médicaux et param.)

9. Déploiement
MASSIFS et ACCELERES
● 150 ES en 18 mois
● 10 ES + Sites + 17 nouveaux ES
● Nombre conséquent de PSL
● Des approches bassins de santé, ● 5 départements / 41 300 Km2
réseaux, filières etc. (3ieme région française en
superficie – 8% du territoire)
● Des délais relativement courts
● Sur une région très étendue ● 3 216 000 habitants (2009)
● 200 ES Sanitaires
● 650 ES médico-social
● 17 000 PSL (médicaux et param.)
Problématiques :
➢ Les méthodes
➢ Les ressources

10. Déploiement
●
1. Mettre en place des méthodes et des outils sur une vision à
long terme
formaliser, généraliser (conséquence majeure : prend plus de
temps on ne démarre pas forcément en pleine capacité, mais un retour sur
investissement évident assez rapide)
Ex. Construction d'un questionnaire : passe aussi par construction de la
plateforme de saisie, de traitement des données etc. On démarre sur des
outils « industrialisés ».
Ex. Indicateurs DMP : construction d'une plateforme extrraction de rapports
visuels
●
2. « Externaliser » les tâches, mêmes celles pour lesquelles
nous avions à priori les compétences et renforcer notre équipe.
Démarche construite progressivement, suite entre autres à l'expérience du programme
Amorçage, qui très vite à mis en évidence les limites de nos ressources en interne face aux
objectifs visés.

11. EX. Démarche de Recrutement
Exemple bureautique santé
● Recrutement d'un opérateur (MOE) pour livraison de la solution
● Externalisation sur l'opérateur de la phase Recrutement
● Engagement de l'opérateur sur un résultat Recrutement et Usage
● Renforcemnt équipe interne : 1 DP + 2 chargés de missions
● MOE + impliquée dans la réussite du recrutement et dans la phase accompagnement
● Travail plus collaboratif
ACTIONS Cibles ACTEURS

12. EX. Démarche de Recrutement
Exemple bureautique santé
ACTIONS Cibles ACTEURS
● COMMUNICATION ✔ ES : Direction, + PS (médecins ✔ ARS (lettre soutien/ lancement)
coordo.) = grand impact
✔ Unions, fédérations (moteur) ✔ TSA : site web, com presse,
✔ Délégations territoriales (peu notice explicative et contenu à
de retour) destination du prestataire
✔ MOE : réalisation, impression
● PHONING RECRUTEMENT ✔ MOE : sous traitant spécialisé /
✔ ES Réalisation phoning
(+++) ✔ Fédérations, syndicats,
✔ TSA : founisseur du listing et
autres personnes ressources base pour l'argumentaire
Prestataire +++ pour le
phoning : sont du métier, plus
performants, travaillent vite et en
masse. Inconvénients : malgré
reporting hebdomadaire, reste
une boite noire sur la procédure,
pas de véritable capitalistion du
process, et TSA n'est pas en
contact direct avec les ES,
manque l'aspect institutionnel
sur le commercial.

13. EX. Démarche de Recrutement
Exemple bureautique santé
ACTIONS Cibles ACTEURS
● VISITES TERRAIN ✔ ES ✔MOE : sous traitant commercial
sur site avec un démontrable
pour obtenir l'accord de l'ES.
Prestataire +++ : économie de
ressources en interne
● ANIMATIONS TERRITOIRES Sous forme de séminaires,
soirées ✔ MOE : logistique, invitation
✔ ES ✔ TSA en co-animation avec la
✔ Fédérations, syndicats, MOE
✔ Autres personnes --- : pas assez de mobilisation
ressources Transformés en présentiel des 2
✔ Délégations territoriales chargés de missions internes
TSA
● REUNIONS CLUB ES impliqués
TSA + une association liée au
projet
+++ : cohésion autour du projet
des acteurs inscrits

14. EX. Démarche de Recrutement
Avantages :
● + de ressources avec du savoir faire spécialisé
● + vite / + de volume traité
● Intérêt surtout au début de la phase de recrutement
Inconvénients :
● Il y a un côté « Lacher-prise »
● Un intermédiaire de plus (perte d'information)
● Aspect commercial
SOLUTION :
TSA toujours en image institutionnelle en renfort des actions
de la MOE

15. Ex. Démarche Accompagnement
Exemple DMP – Amorçage - Déploiement
● Renforcement équipe interne : 1 DP
● Prestataire externe en Communication (plan com, supports, logistiques
évènementiels : décharge, supervision par TSA
● Prestataire externe en Soutien Pilotage projet (rédaction MAPA, Choix
des prestataires, pilotage projet notamment dans la relation et gestion des
prestataires) Travail collaboratif avec TSA
● Prestataire externe « Animation de Territoires » (Phoning recrutement,
suivi, organisation des actions d'accompagnement, Animations) supervision
par TSA + Travail collaboratif (importance de ne pas « lacher-prise »)
● Equipe MOBILE (10 personnes en mode d'Intervention sur site ES et
cabinets libéraux). Encadrement par la AMOA « Animation de territoires » ,
Encadrement supervisé par TSA. (?) Garder équipe déjà formée par TSA.

16. Catriona RABOUTET
Responsable Pôle Territoires & Usages
Catriona.raboutet@sante-aquitaine.org
Tel. 05 35 54 02 58 / 0614 82 33 30