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Arquivos Administrativos em Bibliotecas

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  • 1. ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS EM BIBLIOTECAS Célia Maria Vassello – IF Tania Valéria Giovanelli Lopes - MZ
  • 2. OBJETIVOS DO CURSO:
    • Delimitar as fronteiras entre Arquivos e Bibliotecas
    • Sugerir procedimentos para padronização da organização dos arquivos administrativos das bibliotecas
    • Facilitar a recuperação de informação pertinente
    • Despertar os envolvidos para a necessidade de uma nova abordagem no trato dos documentos de arquivo
  • 3. DIFERENÇAS ENTRE ARQUIVOS E BIBLIOTECAS
  • 4. ARQUIVOS x BIBLIOTECAS
    • “ Arquivos, bibliotecas...Têm fronteiras bem definidas.
    • Não devem ser confundidos nem quanto à documentação que guardam, nem quanto ao trabalho técnico que desenvolvem a fim de organizar seus acervos e de transferir e disseminar informação. Sendo instituições públicas ou particulares...possuem, cada uma, de per si, um espaço social próprio e independente no qual devem agir”
    • (Heloisa Liberalli Bellotto)
  • 5. GÊNERO DE DOCUMENTOS :
        • Biblioteca
      • Documentos textuais
      • Audiovisual
      • Cartográfico
      • Podem haver exemplares múltiplos
        • Arquivo
      • Documentos textuais
      • Audiovisual
      • Cartográfico
      • Existe apenas um exemplar –único
  • 6. TIPO DE CONJUNTOS
        • Biblioteca
      • Coleção; documentos unidos pelo conteúdo
        • Arquivo
      • Fundos; documentos unidos pela proveniência (origem)
  • 7. PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS
        • Biblioteca
      • Atividade humana, individual ou coletiva
        • Arquivo
      • Registro das atividades da “máquina administrativa”
  • 8. OBJETIVOS
    • Biblioteca
      • Objetivos culturais, científicos, técnicos e educativos
        • Arquivo
        • Objetivos funcionais, administrativos, jurídicos e legais
  • 9. MISSÃO
    • Biblioteca
      • Instruir e informar
        • Arquivo
      • Provar e testemunhar
  • 10. PÚBLICO
    • Biblioteca
    • Grande público, estudantes e pesquisadores
        • Arquivo
        • Administradores e pesquisadores
  • 11. AQUISIÇÃO OU CUSTÓDIA
    • Biblioteca
    • Os documentos são colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação
    • Numerosos exemplares
        • Arquivo
        • Os documentos provêm das atividades publicas ou privadas, servidas pelo arquivo
        • Exemplar único ou em limitado número de cópias
  • 12. SIGNIFICAÇÃO DO ACERVO
    • Biblioteca
    • A significação do acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si
    • Documentos unidos pelo conteúdo
        • Arquivo
        • Significação orgânica entre os documentos
        • Documentos unidos pelas atividades que os geraram
  • 13. PROCESSAMENTO TÉCNICO
    • Biblioteca
    • Tombamento, classificação, catalogação: Fichários
    • Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar
        • Arquivo
      • Registro, arranjo, descrição: Guias, inventários, catálogos, etc.
      • Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos
      • É específica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades
  • 14. MÉTODO DE AVALIAÇÃO E DESCRIÇÃO
    • Biblioteca
    • Aplica-se a unidades discriminadas
    • As séries (anuários, periódicos etc.) são unidades isoladas para catalogação
    • O julgamento não tem caráter irrevogável
        • Arquivo
        • Aplica-se a conjuntos de documentos
        • As séries documentais são consideradas unidades para fins de descrição
        • Os julgamentos são finais e irrevogáveis
  • 15. Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivística, de conjuntos de documentos.
  • 16. O QUE É ARQUIVO ?
        • Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte
        • Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos
  • 17. O QUE É ARQUIVO ADMINISTRATIVO ?
        • Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa
        • Aquele que registra a rotina de funcionamento da instituição a que pertence
  • 18. ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS NAS BIBLIOTECAS USP Qual é a situação dos arquivos encontrada na maioria das bibliotecas hoje?
  • 19. ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS NAS BIBLIOTECAS USP HOJE
    • Personalização do Arquivo (“Empirismo e Improvisação”)
    • “ [...] não significa que os métodos empíricos e improvisados pelos quais os setores de trabalho organizam seus documentos não funcionem. Eles são suficientes para atender às principais necessidades. Paradoxalmente, esses métodos não garantem que o arquivamento e a busca sejam acessíveis a todos.”
    • (SOUSA, Renato T.B.)
  • 20. ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS NAS BIBLIOTECAS USP HOJE
    • Produção excessiva de documentos
    • Necessidade de simplificação das funções
    • “ Com o correr do tempo é provável que surjam métodos de trabalho defeituosos. O problema consiste em analisar as fases de uma determinada operação, com o objetivo de melhorar as normas e simplificar os métodos de trabalho, de maneira que cada fase contribua, de fato, no sentido de que aquela operação seja realizada.”
    • (SCHELLENBERG, T.R.)
  • 21. ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS NAS BIBLIOTECAS USP HOJE
    • Prática de copiar documentos indistintamente
    • “ [...] pode ser resultado [...] da falta de confiança nos métodos de classificação utilizados [...]. É comum que cada setor mantenha o seu próprio arquivo. Eles atuam autonomamente no que se refere à organização dos documentos.”
    • (SOUSA, Renato T.B.)
  • 22. ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS NAS BIBLIOTECAS USP HOJE
    • Organização por assunto
    • Dispersão de documentos gerados por uma mesma atividade
    • Descontinuidade de arquivamento
  • 23. OBSTÁCULOS PARA A IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DOCUMENTAL
    • Ausência do profissional arquivista
    • Falta de conhecimentos arquivísticos
    • Falta de tempo
    • Processo (espécie documental mais valorizada na universidade)
    • Pouca pressão para mudança
    • Patrimônio institucional
    • Recuperação dos documentos, mesmo que de forma precária
  • 24. ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS Fundamentação Teórica
  • 25. PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DA ARQUIVÍSTICA
    • Princípio da Proveniência
    • Princípio da Organicidade
    • Princípio da Unicidade
    • Princípio da Indivisibilidade
    • Princípio da Cumulatividade
  • 26.
    • Princípio da Proveniência: “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 127).
      • “ Este princípio é o primeiro que define um conjunto de documentos como arquivo. Enquanto os demais conjuntos documentais são coleções de itens selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma o arquivo se faz num processo natural de acumulação, a partir do fluxo da sua produção/recepção por um único sujeito, seja uma entidade coletiva ou uma pessoa...”
      • (RODRIGUES, Ana M.L.)
  • 27.
    • Princípio da Organicidade: “Fixa a identidade do conjunto documental (arquivos/fundo) relativa à estrutura, funções e atividades do produtor.” (BELLOTTO, [200-]).
    • Rodrigues (2006, p. 109), explica que a organicidade do arquivo realiza-se através da acumulação dos documentos e que a acumulação feita com base em um Plano de Classificação faz com que “[...] as inter-relações existentes entre as funções atividades tarefas reflitam-se nos documentos, essa acumulação faz com que o arquivo reflita, no seu todo, a missão realizada .”
  • 28.
    • Princípio da Unicidade: “Estabelece que o documento é único em seu contexto de produção, sem importar seu grau de tradição documental.” (BELLOTTO, [200-]).
    • “ [...] a função de contratação de funcionários é repetida diariamente por qualquer área de RH, daí são produzidos prontuários – também diariamente, mas cada prontuário é de um funcionário diferente: é único.”
    • (PAZIN, M.)
  • 29.
    • Princípio da Indivisibilidade: “ Impede a dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada, que comprometem a integridade arquivística” (BELLOTTO, [200-]).
    • “ Mesmo que ocorram descartes – o que é natural – eles devem ser realizados de maneira a preservar a lógica da produção documental.”
    • (PAZIN, M.)
  • 30.
    • Princípio da Cumulatividade: “Derivado dos demais confirma o arquivo como uma acumulação estruturada, progressiva, orgânica, natural e fechada a adições indevidas.” (BELLOTTO, [200-).
    • “ [...] uma boa Cumulatividade, aquela que promove a perfeita organicidade do arquivo, se realiza quando os documentos são organizados de acordo com o desenvolvimento das ações; quando o fluxo de acumulação acompanha o fluxo das ações que criam os documentos. Isso dificilmente se realiza perfeitamente sem que haja uma ação orientada para esse fim. O que orientará essa ação será o chamado Plano de Classificação que se constitui na principal atividade da gestão de documentos de uso corrente.” (RODRIGUES, Ana M.L.)
  • 31. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
    • Arquivo de primeira idade ou corrente:
    • Documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas mas de fácil acesso.
    • São indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração
  • 32. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
    • Arquivo de segunda idade ou intermediário:
    • Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.
    • Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.
  • 33. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
    • Arquivo de terceira idade ou permanente:
    • Constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução .
  • 34. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS
    • Cada uma dessas fases requer uma maneira diferente de conservação, tratamento e organização.
    • O foco deste trabalho são os arquivos de primeira idade ou correntes.
  • 35. SISTEMA DE ARQUIVO NA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO SAUSP
  • 36. SAUSP
    • Instituído em 1997 (Portaria GR No. 3889)
    • Comissões Setoriais
    • Instrumentos de Gestão Arquivística
          • Glossário de Espécies/Formatos e Tipos documentais da Universidade de São Paulo
          • Plano de Classificação
          • Tabela de Temporalidade dos Documentos
  • 37. DIAGNÓSTICO DOS ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS NO SBI/IFUSP
  • 38. ETAPAS DO TRABALHO :
    • Levantamento de informações referentes à estrutura e as atividades realizadas no SBI/IFUSP
    • Estudo comparativo das informações encontradas na instituição com o plano de classificação de atividades da Universidade de São Paulo, do Sistema de Arquivos da USP – SAUSP;
    • Verificação prática dos processos de arquivamento e recuperação de documentos na instituição
    • Identificação dos principais problemas e recomendações para melhoria
  • 39. ESTRUTURA :
  • 40. ATIVIDADES REALIZADAS NO SBI/IFUSP : Apoio administrativo Controle do envio e recebimento de ofícios, autorizações e malotes Solicitação de manutenção predial Aquisição de material permanente e de consumo Atendimento ao Usuário - Comutação Comutação convencional Comutação internacional
  • 41. ATIVIDADES REALIZADAS E O SAUSP ATIVIDADE SBI/IFUSP ATIVIDADE SAUSP Controle do envio e recebimento de ofícios, autorizações e malotes F00000 Gestão de acervos informacionais F10800 Expediente e protocolo F10820 Documento (inclui correspondência, expedientes, etc.) Comutação IBICT F30800 Comutação F30830 Nacional Comutação convencional F30800 Comutação F30830 Nacional
  • 42. REORGANIZAÇÃO PELO SAUSP: ATIVIDADE SAUSP ATIVIDADE SBI/IFUSP F10820 Documento (inclui correspondência, expedientes, etc.)
    • Controle do envio e do recebimento de ofícios, autorizações e malotes
    F30110 Conservação
    • Higienização do acervo
    F30130 Inventário
    • Leitura de Estantes
  • 43. PRINCIPAIS PROBLEMAS
    • Dispersão de documentos gerados por uma mesma atividade;
    • Uso de sinonímia;
    • Sobreposição de categorias;
    • Duplicação de pastas dentro de um mesmo arquivo/depósito;
    • Duplicação de pastas e de documentos (cópias) entre os setores;
    • Descontinuidade na manutenção das pastas;
    • Pastas cujo conteúdo (cópias fax esmaecidas e ilegíveis) poderia ser imediatamente descartado.
  • 44. ARQUIVAMENTO E RECUPERAÇÃO
    • Análise da forma de arquivamento e recuperação da informação usada atualmente.
    • Simulação da forma de arquivamento e recuperação da informação baseado no modelo SAUSP.
  • 45. ARQUIVAMENTO ATUAL
  • 46. RECUPERAÇÃO ATUAL
  • 47. ARQUIVAMENTO BASEADO NO SAUSP
  • 48. ARQUIVAMENTO BASEADO NO SAUSP
  • 49. RECUPERAÇÃO BASEADA NO SAUSP
  • 50. SISTEMA ATUAL x SAUSP, EM NÚMEROS:
    • Apoio administrativo: 79 pastas para apenas 16 entradas no SAUSP;
    • Atendimento ao Usuário: 47 pastas para 10 entradas SAUSP;
    • Aquisição e Processamento Técnico: 17 pastas para 11 entradas SAUSP;
    • Os três grupos realizam atividades representadas por 37 entradas no SAUSP, entretanto, na prática, seus documentos encontram-se distribuídos por 143 pastas;
    • Um total de 106 pastas desnecessárias!!!
  • 51. RECOMENDAÇÕES:
    • Normalização da nomenclatura dos termos utilizados para descrição das atividades exercidas pelos setores da instituição de acordo com o proposto pelo SAUSP
    • Reagrupamento e redistribuição dos documentos e pastas de acordo com as atividades que os geraram e com o SAUSP;
    • Remoção de pastas vazias e em desuso;
    • Eliminação de duplicidade de pastas e documentos;
  • 52. PROPOSTA DE ADOÇÃO DE PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Muzeu de Zoologia
  • 53. Proposta de Adoção do Plano de Classificação Plano de Classificação Funcional Estruturado hierarquicamente, a partir das funções e atividades da instituição . “ A classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da classificação. Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem às necessidades das operações correntes [...] Refletirão a função do órgão, no amplo sentido do termo, e, no sentido mais restrito, as operações específicas individuais que integram as atividades do mesmo órgão.” (SCHELLENBERG, T.R.)
  • 54.
    • Proposta de Adoção do Plano de Classificação
    • Exemplos Pastas (Aquisição)
    • FAPESP – Encerrados – Aquisição de Livros
    • Compra Direta – Encerrados – Aquisição de Livros
    • Pregão – Encerrados – Aquisição de Livros
  • 55. Proposta de Adoção do Plano de Classificação F30300 Aquisição planificada F30330 Monografia e outro material bibliográfico Compra Dossiê de pregão Demonstrativo de pagamento Formulário de sugestões para compra Nota Fiscal (cópias) Ofício de confirmação de data de pregões Ofício de solicitação de envio de demandas Ofício de solicitação de retirada de material Planilha de controle de recebimento Planilha de controle estatístico Planilha de livros entregues com número de tombo Lista de demanda de livros Dossiê de Compra Direta Correspondência de solicitação de orçamento Formulário de sugestões de compra Nota Fiscal (cópias) Ofício para autorização de gastos à Diretoria
  • 56. Proposta de Adoção do Plano de Classificação Orçamento Planilha de controle de recebimento Planilha de controle estatístico Dossiê de compra por programas de fomento Aditivo ao Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio Comprovante de entrega de documentos Comunicado de processo habilitado Correspondência de negociação Formulário de Pedido de Alteração da Concessão Inicial Formulário de sugestões de compra Formulário SAGE – Sistema de Apoio à Gestão do Fomento Lista de obras a serem adquiridas Manual de instruções Ofício de encaminhamento de documentos Ofício de solicitação de prorrogação de prazo para prestação de contas Orçamento Planilha de controle de recebimento
  • 57.
    • Proposta de Adoção do Plano de Classificação
    • Portaria
      • Protocolo
      • Lista dos nomes e linha de pesquisa dos pesquisadores Solicitação de orçamento
      • Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio
      • Internacional
      • Certificado de recebimento
      • Declaração e encaminhamento de proforma
      • Invoice
      • Ofício de solicitação de agendamento
      • Pedido de verificação de invoice Planilha de livros entregues com número de tombo
      • Purchase order
      • Termo de recebimento embarque total
    • Nacional
    • Autorização para retirada de cheque
    • Cadastro do supervisor
    • Cadastro SINTEGRA/ICMS – Consulta Pública ao Cadastro Estado de São Paulo
  • 58.
    • Proposta de Adoção do Plano de Classificação
    • Aplicação do Plano de Classificação na Organização de e- mails e arquivos eletrônicos
    • Assunto (e-mails) / Nome (arquivos eletrônicos)
    • (ex.: “COMUNICADO – Legislação”)
    • Nomeação do documento
    • Planejamento (Validação de todos)
  • 59. Proposta de Adoção do Plano de Classificação
  • 60. Proposta de Adoção do Plano de Classificação F30000 ACERVO BIBLIOGRÁFICO F30100 Acervo F30120 Desenvolvimento F30130 Inventário F30140 Preservação F30150 Seleção Formulário de sugestões de compra Planilha de sugestões de compra F30160 Utilização F30300 Aquisição Planificada Controle estatístico F30310 Editora F30320 Fornecedor F30330 Monografia e outro material bibliográfico Compra Dossiê de pregão Dossiê de compra direta Dossiê de compra por programas de fomento Doação
  • 61. Obrigada! Celia Vassello [email_address] Tania Valéria Giovanelli Lopes [email_address]

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