Regie en planning en control

1,499 views

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
1,499
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
13
Actions
Shares
0
Downloads
16
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide
  • 07/27/11
  • Regie en planning en control

    1. 1. Regievoering en innovatieve planning en control in Amersfoort Erwin Ormel Presentatie 8 april 2011
    2. 2. Even voorstellen <ul><li>Erwin Ormel </li></ul><ul><ul><li>Gemeente Amersfoort </li></ul></ul><ul><ul><li>Concernstaf </li></ul></ul><ul><ul><li>Hoofd van de afdeling Financien en Bedrijfsvoering </li></ul></ul>
    3. 3. Opzet van deze presentatie <ul><li>De Gemeente Amersfoort </li></ul><ul><li>Ruim 12,5 jaar regiemodel in Amersfoort </li></ul><ul><li>Vereenvoudiging van planning en control </li></ul><ul><li>Hoe gaan we verder na 12,5 regiemodel? </li></ul><ul><li>Een aanzet voor verdere vereenvoudiging van planning en control </li></ul>
    4. 4. Gemeente Amersfoort <ul><li>145.000 inwoners </li></ul><ul><li>14 e gemeente van Nederland </li></ul><ul><li>Groei tot ongeveer 162.000 inwoners </li></ul><ul><li>800 fte </li></ul><ul><li>Regie gemeente </li></ul><ul><li>Veel taken op afstand </li></ul>
    5. 7. Basis is gelegd in1996 <ul><li>Herverdeling van het gemeentefonds </li></ul><ul><li>Forse bezuinigingsopgave voor Amersfoort </li></ul><ul><ul><li>(25 miljoen gulden) </li></ul></ul><ul><li>Afslanking en afstoten </li></ul><ul><ul><li>Van 1200 fte naar 700 fte </li></ul></ul><ul><ul><li>Sportvoorzieningen </li></ul></ul><ul><ul><li>Huisvuil </li></ul></ul><ul><ul><li>Groenonderhoud </li></ul></ul><ul><ul><li>Parkeren </li></ul></ul><ul><ul><li>Locatie ontwikkeling (PPS) </li></ul></ul><ul><li>Compacte organisatie met korte lijnen </li></ul><ul><li>Gemeentelijke kaderstelling en regie </li></ul><ul><li>Veel externe (zakelijke) relaties </li></ul>
    6. 8. Organogram Gemeente Amersfoort
    7. 9. Uitingsvormen regiemodel <ul><li>Contracteringen </li></ul><ul><li>Prestatieafspraken </li></ul><ul><li>Deelnemingen </li></ul><ul><li>PPS-en </li></ul><ul><li>Intern contractmanagement </li></ul>
    8. 10. Besparingen <ul><li>Levert regie en uitbesteden geld op? </li></ul><ul><li>Antwoord: JA, maar het meeste indirect: </li></ul><ul><ul><li>Directe bezuinigingen wellicht gering </li></ul></ul><ul><ul><li>Maar wel zakelijke aansturing=winst </li></ul></ul><ul><ul><li>Ook goede aansturing bezuinigingen </li></ul></ul><ul><ul><li>Wel gebruik maken van marktwerking=winst </li></ul></ul><ul><ul><li>Wel een efficiënte eigen organisatie=winst </li></ul></ul>
    9. 11. Resultaten (na 12,5 jaar) <ul><li>Transparante organisatie </li></ul><ul><li>Efficiënte organisatie </li></ul><ul><li>Effectief GMT </li></ul><ul><li>Effectief CTO </li></ul><ul><li>In Control </li></ul><ul><li>Voortdurend vernieuwend </li></ul><ul><li>Inspirerend </li></ul><ul><li>Effectieve aansturingen </li></ul>
    10. 12. Regie en planning en control <ul><li>Gebruik de transparantie </li></ul><ul><ul><li>Instrumentarium </li></ul></ul><ul><ul><li>Menselijke kant </li></ul></ul><ul><li>Gebruik de zakelijke verhoudingen </li></ul><ul><li>Koester contractmanagement </li></ul><ul><li>Werk aan vertrouwen </li></ul>
    11. 13. Welke vereenvoudigingen hebben we inmiddels bereikt? <ul><li>Invoering contractmanagement </li></ul><ul><li>Afschaffen begrotingswijzigingen </li></ul><ul><li>Afschaffen voorjaarsnota en najaarsnota </li></ul><ul><li>Automatisering van de begrotingsopstelling </li></ul><ul><li>Vereenvoudiging van de kostentoerekening </li></ul><ul><li>Vereenvoudiging van het jaarverslag </li></ul><ul><li>Invoering “ronde tafelgesprekken” </li></ul>
    12. 14. Invoering contractmanagement <ul><li>Dunne set van afspraken </li></ul><ul><li>Beeldbepalende producten voor het komende jaar </li></ul><ul><li>Korte rapportage over de bedrijfsvoering </li></ul><ul><li>Eigen verantwoordelijkheid directeur, inclusief bedrijfsvoeringsreserve </li></ul><ul><li>Vooral een cultuurbegrip: “aanspreken op afspraken” </li></ul><ul><li>Veel breder dan alleen het sectorcontract </li></ul>
    13. 15. Afschaffen begrotingswijzigingen <ul><li>Enkele begrotingswijzigingen per jaar </li></ul><ul><ul><li>(bestemming saldo van de jaarrekening) </li></ul></ul><ul><li>Alleen aan de hand van concrete raadsvoorstellen </li></ul><ul><li>Of als het echt niet anders kan </li></ul><ul><ul><li>Wijziging van de Wet Sociale Werkvoorziening </li></ul></ul><ul><li>Of als het wel heel erg praktisch is </li></ul><ul><ul><li>Taakmutaties algemene uitkering (septembercirculaire) </li></ul></ul>
    14. 16. Begrotingsrechtmatigheid <ul><li>Via verordening ex. artikel 212 kan de raad begrotingscriterium nader invullen </li></ul><ul><li>Platform Rechtmatigheid: Gemeenteraad kan nadere regels stellen indien kostenoverschrijdingen </li></ul><ul><ul><li>Worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten </li></ul></ul><ul><ul><li>Passen binnen het beleid </li></ul></ul><ul><ul><li>Het gevolg zijn van open einde regelingen </li></ul></ul>
    15. 17. Voorjaarsnota en najaarsnota <ul><li>Vervangen door “Lentebrief” en Herfstbrief </li></ul><ul><li>Minder verhalend meer globaal / Raadsinformatiebrief </li></ul><ul><li>Geen begrotingswijziging </li></ul><ul><li>Budgethouders niet het gevoel geven “het al geregeld te hebben” </li></ul><ul><li>Afwijkingen worden “meegenomen” tot en met de jaarrekening </li></ul><ul><li>Bespreking met commissie begroting en verantwoording </li></ul>
    16. 18. Vereenvoudiging kostentoerekening <ul><li>Bezuinigingsoperatie in 2009 </li></ul><ul><li>Terugloop grondexploitaties / Leges / projecten </li></ul><ul><li>Uitgegroeid tot ondoorzichtig systeem </li></ul><ul><li>Gemeentebreed niet eenduidig </li></ul><ul><li>Complex en arbeidsintensief systeem </li></ul><ul><li>Leidt tot verkeerde afwegingen </li></ul><ul><li>Benchmark: relatief weinig op hoofdfunctie 0: doorgeschoten </li></ul>
    17. 19. Uitgangspunten van het nieuwe model <ul><li>Drastisch verminderen aantal verdeelsleutels </li></ul><ul><li>Gemeentebrede systematiek (uniform) </li></ul><ul><li>Toerekenen op productniveau ( 35 deelprogramma’s) </li></ul><ul><li>Voorcalculatorische gegevens </li></ul><ul><li>Uniform rapportageformat met de te onderscheiden kostensoorten vastgesteld. </li></ul><ul><li>FTE’s als verdeelsleutel </li></ul><ul><ul><li>Regiemodel: Overheadkosten min of meer gelijk voor ieder personeelslid </li></ul></ul><ul><ul><li>Overheadtoerekening beweegt mee met de bedrijfsdrukte </li></ul></ul>
    18. 20. Principe van “Tellen en Vertellen” <ul><li>Analyse van begrotingsprogramma’s op doelstellingen en indicatoren </li></ul><ul><li>Cyclus van vier jaar </li></ul><ul><li>Discussie met raad via “ronde tafel gesprek” </li></ul><ul><li>Doorvoeren in begroting, jaarverslag en beleidsstukken </li></ul>
    19. 21. Tussenconclusie <ul><li>Regievoering leidt tot meer transparantie en betere aansturingslijnen </li></ul><ul><li>1997 heeft bewezen dat we sterker uit een crisis kunnen komen </li></ul><ul><li>Je moet ook iets durven afschaffen </li></ul><ul><li>ICT / Digitalisering biedt kansen </li></ul><ul><li>Organisatie is op orde </li></ul><ul><li>Bestuurlijke processen vragen nog steeds veel tijd </li></ul>
    20. 22. Hoe gaan we verder na 12,5 jaar? <ul><li>Doorgaan en zo mogelijk versterken regiefunctie (regie 2.0???) </li></ul><ul><li>Handhaven huidig organisatiemodel op hoofdlijnen </li></ul><ul><li>Intern contractmanagement blijft inspirerend en groot goed </li></ul><ul><li>In control blijven en uitbouwen </li></ul>
    21. 23. Innovatieve planning en control: een denkrichting <ul><li>Uitdaging: toch inspirerende vervolgstap zetten </li></ul><ul><li>Gebruikmaking van nieuwe ontwikkelingen </li></ul><ul><li>Met handhaving van de verworvenheden </li></ul><ul><li>En met (nog) minder mensen </li></ul>
    22. 24. Verantwoording <ul><li>Verantwoordingsdebat/jaarverslag </li></ul><ul><li>Politieke verantwoording continue </li></ul><ul><li>Regelmatige gesprekken met bestuur </li></ul><ul><li>Financiële jaarrekening </li></ul><ul><li>Digitaal jaarverslag </li></ul><ul><li>Geen beleidsverantwoording </li></ul><ul><li>Korte bestuurlijke behandeling </li></ul>
    23. 25. Hoe zou het beter kunnen? <ul><li>Uitgangspunten: </li></ul><ul><ul><li>Vermindering bureaucratie </li></ul></ul><ul><ul><li>Meer en betere politieke sturing </li></ul></ul><ul><ul><li>Efficiënte organisatie </li></ul></ul><ul><ul><li>Coalitieakkoord 4 jaar leidend </li></ul></ul><ul><ul><li>Sturen op essenties </li></ul></ul><ul><ul><li>Minder papier, digitalisering </li></ul></ul>
    24. 26. Instrumentele verbanden <ul><li>Teveel aan elkaar knopen </li></ul><ul><li>Bestuurlijke rapportage op hoofdlijnen: geen exacte tellingen </li></ul><ul><li>Geen rigide toepassing “alles van onderop aggregeren” </li></ul><ul><li>Kom een beetje los van het instrumentele </li></ul><ul><li>Planning en control is vooral ook: de juiste menselijke instelling </li></ul>
    25. 27. 4-jaren-cyclus <ul><li>Sluit aan bij raadszittingsperiode </li></ul><ul><li>Coalitieakkoord = startkader </li></ul><ul><li>Eerste begrotingsbehandeling: uitbundig </li></ul><ul><li>Daarna drie keer simpele “bijstelling” </li></ul><ul><li>Geen kadernota </li></ul><ul><li>Veel minder bestuurlijke drukte </li></ul>
    26. 28. Geen papier maar gesprek <ul><li>Minder formele rapportages (b.v. één keer per jaar: ongeveer halverwege) </li></ul><ul><li>Stuur op essenties: </li></ul><ul><ul><li>“ volledige” rapportages niet nodig </li></ul></ul><ul><ul><li>Politiek = bestuurlijke agenda </li></ul></ul><ul><ul><li>Organisatie = going concern </li></ul></ul><ul><ul><li>Differentiatie in sturing geen probleem </li></ul></ul><ul><ul><li>Dus geen gedwongen uniformiteit/formats </li></ul></ul><ul><li>Regelmatig gesprek (zonder veel voorbereiding) </li></ul>
    27. 29. Mogelijke vormen <ul><li>Continue afzonderlijke cyclus beleidsevaluatie </li></ul><ul><ul><li>Programmering door raad </li></ul></ul><ul><ul><li>Gespreksvorm </li></ul></ul><ul><li>Financieel jaarverslag </li></ul><ul><ul><li>Geen verantwoordingsdebat </li></ul></ul><ul><ul><li>Korte behandeling </li></ul></ul><ul><li>Minder rapporteren </li></ul><ul><ul><li>Op afwijkingen </li></ul></ul><ul><ul><li>Halfjaarlijks </li></ul></ul><ul><ul><li>Sturen op essenties </li></ul></ul><ul><li>Vier jaren cyclus </li></ul><ul><ul><li>Coalitieakkoord leidend </li></ul></ul><ul><ul><li>Geen jaarlijkse kaderstelling </li></ul></ul><ul><ul><li>Financiële (bijstellings)begroting </li></ul></ul><ul><ul><li>Korte behandeling </li></ul></ul>
    28. 30. Vertrouwen in drie beelden (1)
    29. 31. Vertrouwen in drie beelden (2)
    30. 32. Vertrouwen in drie beelden (3)
    31. 33. Vertrouwen <ul><li>Sleutelwoord </li></ul><ul><li>Vertrouwen: </li></ul><ul><ul><li>Komt te voet: neem de tijd </li></ul></ul><ul><ul><li>Gaat te paard: maak duidelijke afspraken en blijf er aan werken </li></ul></ul><ul><li>Wenkend perspectief </li></ul>
    32. 34. BBV en IV3 <ul><li>BBV kan nooit belemmering zijn </li></ul><ul><li>Binnen BBV is veel mogelijk </li></ul><ul><li>Eventueel pilot-achtige uitzonderingen </li></ul><ul><li>Externe informatieverstrekking: beperken </li></ul><ul><li>In overleg en pilot-achtig </li></ul>
    33. 35. Tenslotte <ul><li>Verdere uitbouw van regie </li></ul><ul><li>Meer gerichte toepassing van “soft controls” </li></ul><ul><li>Innovatieve planning en control </li></ul><ul><li>Een wenkend, inspirerend en uitdagend perspectief </li></ul>
    34. 36. Nadere informatie <ul><li>http://www.kplusv.nl/uploads/download/TPC%20Heldere%20sturingsinformatie%20voor%20de%20raad%20-%20dec%202010.pdf?CFID=1249001&CFTOKEN=78056766 </li></ul><ul><li>http://www.bng.nl/bng/pdf/201009_Budding_16-20.pdf </li></ul><ul><li>http://www.bng.nl/bng/pdf/200901_Jutte_24-26.pdf </li></ul><ul><li>http://www.amersfoort.nl/docs/bis/raad/2010/Raadstukken/11%20november/Deel1-Regiemodel%20Besturen%20van%20publiek%20ondernemerschap%20Amersfoort.pdf </li></ul><ul><li>http://www.amersfoort.nl/docs/bis/raad/2010/Raadstukken/11%20november/Deel2-Deelnemingen%20op%20afstand%20verbonden%20Amersfoort.pdf </li></ul><ul><li>http://www.amersfoort.nl/docs/bis/raad/2010/Raadstukken/11%20november/Deel3-Contractmanagement%20blijvend%20aanspreken%20op%20afspraken%20Amersfoort.pdf </li></ul><ul><li>http://www.bng.nl/bng/pdf/201003_Mehciz_5-9.pdf </li></ul><ul><li>Email: [email_address] </li></ul><ul><li>Telefoon: 033 – 4694234 / 06 46018830 </li></ul>

    ×