Kostentoerekening concerncontrollers
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Kostentoerekening concerncontrollers

on

  • 961 views

 

Statistics

Views

Total Views
961
Views on SlideShare
951
Embed Views
10

Actions

Likes
1
Downloads
6
Comments
0

1 Embed 10

http://www.linkedin.com 10

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment
  • 07/27/11

Kostentoerekening concerncontrollers Kostentoerekening concerncontrollers Presentation Transcript

  • Kostentoerekening in Amersfoort Erwin Ormel Presentatie 18 februari 2011
  • Even voorstellen
    • Erwin Ormel
      • Gemeente Amersfoort
      • Concernstaf
      • Hoofd van de afdeling Financien en Bedrijfsvoering
  • Opzet van de presentatie
    • Korte schets van Amersfoort
    • Twee beelden van de kostentoerekening tot vorig jaar
    • Wat was de aanleiding tot de herziening?
    • Hoe hebben we het aangepakt?
    • Wat waren de resultaten?
    • Hoe hebben we het geimplementeerd?
    • Wat zijn de strategische vragen?
  • Gemeente Amersfoort
    • 145.000 inwoners
    • 14 e gemeente van Nederland
    • Groei tot ruim 160.000 inwoners
    • 800 fte
    • Regie gemeente
    • Veel taken op afstand
  • Organogram Gemeente Amersfoort
  • Een simulatie van het oude model
    • Het vehikel
    • De besturing van het model
    • De robuustheid van het vehikel en hoe we ingrepen bij calamiteiten
  • Kostentoerekening in Amersfoort tot vorig jaar HET VEHIKEL
  •  
  • Kostentoerekening in Amersfoort tot vorig jaar DE BESTURING VAN HET MODEL
  •  
  • Kostentoerekening in Amersfoort tot vorig jaar DE ROBUUSTHEID VAN HET VEHIKEL EN HOE WE INGREPEN BIJ CALAMITEITEN
  •  
  • Aanleiding
    • Bezuinigingsoperatie in 2009
    • Terugloop grondexploitaties / Leges / projecten
    • Uitgegroeid tot ondoorzichtig systeem
    • Gemeentebreed niet eenduidig
    • Complex en arbeidsintensief systeem
    • Leidt tot verkeerde afwegingen
    • Benchmark: relatief weinig op hoofdfunctie 0: doorgeschoten
  • Randvoorwaarden voor een nieuwe systematiek
    • Transparant
    • Eenvoudig te hanteren
    • Recht doen aan integrale kostprijsbenadering (waar dat relevant is)
    • Geen aanleiding geven tot verkeerde afwegingen
    • Voldoen aan wet en regelgeving
    • Budgettair neutraal
  • Fase 1
    • Afschaffen van incidentele doorbelastingen voor met name facilitaire zaken
    • Afschaffen van onderlinge verrekeningen over en weer tussen DIA en CST
    • Meer kosten rechtstreeks toerekenen aan de functie “Bestuursondersteuning”
    • Ontlasten van de tariefstructuur SOB
    • Doorberekening naar rato van FTE
  • Fase 2: Second opinion – VU / Conquaestor
    • Sluit het aan bij het regiemodel?
    • Is de systematiek toekomstbestendig?
    • Zijn er verbeterpunten c.q. aanscherpingen aan te brengen die het systeem verder vereenvoudigen en transparanter maken?
  • Stappen
    • Inzicht geven in de werking en effecten van de huidige systematiek
    • Het opschonen van de doorbelaste kosten
    • Het vaststellen van de uitgangspunten van het nieuwe model
    • Het doorrekenen van de effecten van de nieuwe systematiek
    • Het implementeren van de systematiek binnen de organisatie
  • Opvallende zaken
    • Verschillen tussen sectoren:
      • CST : diverse sleutels meestal (vooral gebaseerd op Fte’s)
      • DIA : fte’s van de afdelingen (interne doorbelasting) of Fte’s van de sectoren (externe doorbelasting)
      • WSO : Percentage van de omzet per programma
      • SOB : op basis van het aantal fte’s per afdeling of beschikbaar aantal uren en op basis van een vast bedrag
    • Jaarlijkse rekening van andere sector moet gewoon betaald worden;
    • Onderliggende berekening leges en heffingen lastig te duiden door gebruik van diverse toepassingen van kostentoerekening.
  • Het opschonen van de doorbelaste kosten
    • Opschoning op basis van twee belangrijke principes:
      • Juridische: kostentoerekening bij leges en heffingen
      • Bedrijfseconomische: controllability principle
    • Schaal voor toerekening:
    Niet toerekenen W el toerekenen Kosten bestuursondersteuning Stellen gemeentelijke beleidskaders (bijv. centraal P&O beleid) Bewaking gemeentelijke beleidskaders (bijv. risk management) Directe dienstverlening (bijv. helpdeskfunctie ICT)
  • Uitgangspunten van het nieuwe model
    • Drastisch verminderen aantal verdeelsleutels
    • Gemeentebrede systematiek (uniform)
    • Toerekenen op productniveau ( 35 deelprogramma’s)
    • Voorcalculatorische gegevens
    • Uniform rapportageformat met de te onderscheiden kostensoorten vastgesteld.
    • FTE’s als verdeelsleutel
      • Regiemodel: Overheadkosten min of meer gelijk voor ieder personeelslid
      • Overheadtoerekening beweegt mee met de bedrijfsdrukte
      • Kostenflexibiliteit  inrichting van de kostenstructuur en de aanleg van (egalisatie)reserves
  • Vaststellen van een aantal minimale uitgangspunten
    • Aantal FTE’s per sector. Vaste formatie plus externen;
    • Zijn er uitzonderingen toegestaan?
    • Blijf ook sturen op kostenontwikkeling van de overhead
    • Afspraken over meegroeien met bedrijfsdrukte (al dan niet met egalisatiereserves)
  • Enkele kengetallen
    • Totale begroting DIA/CST: 41 miljoen
    • Rechtstreeks naar programma’s 22,5 miljoen (55%)
      • Belastingen
      • Burgerzaken
      • Openbare Orde en Veiligheid
      • Algemeen Bestuur
    • Doorberekening via overhead: 18,5 miljoen(45%)
    • Aantal FTE’s: 580
    • Bedrag per FTE: 32.000
  • Sector SOB
    • Per toegerekende FTE een opslag
      • € 32.000 voor overhead DIA / CST
      • € 25.000 voor sectoroverhead
    • Toedeling FTE’s
      • Gewone Dienst (regulier): 60%
      • Afval /riool / begraven: 6%
      • Vergunningverlening: 15%
      • Grondexploitaties / proj.: 19%
    • Met name vergunningverlening en grondexploitaties conjunctuurgevoelig (1/3 e deel)
      • Terugloop van directe formatie leidt tot budgettair probleem overhead
  • Implementatie (1)
    • Opschonen van kosten van ondersteunende diensten
      • Bepaling van wat is overhead en wat niet
      • Gemeentebreed uniform
      • Afstemmen van definitie
    • Geen vice versa doorberekening tussen DIA en CST
      • Stoppen met ingang van de begroting 2011
    • Gebruik het aantal FTE’s als sleutel
      • Basis is de formatie in de begroting
      • Overhead groeit niet 1 op 1 mee
      • Uitzondering: direct toewijsbare kosten (computer, bureau, huisvesting)
      • Wel op termijn plateaudiscussie
  • Implementatie (2)
    • Reken ook kosten toe aan projecten
      • Niet toepassen bij de huidige projecten
      • Wel toepassen bij toekomstige nieuwe projecten
    • Geen nacalculatie / alleen voorcalculatorische tarieven
    • Ook de externen betrekken in FTE basis
      • Niet overgenomen
      • Maakt de berekening nodeloos gecompliceerd
  • Implementatie (3)
    • Ondersteunende diensten zijn zelf verantwoordelijk voor kostenoverschrijdingen
    • Rapporteer over de ondersteunende diensten in een paragraaf
      • Vergroot weliswaar inzicht
      • Past niet in streven naar sanering documenten
      • Voorlopig aangehouden
    • Doorrekenen op basis van een schaduwbegroting
      • Exercitie is inmiddels uitgevoerd
      • Via “schaduwbegrotingswijziging” in Decade
  • Budgettaire consequenties
    • € 2 miljoen structureel
      • Grondexploitaties / projecten min € 1.7 milj.
      • Riolering min € 0.1 milj.
      • Afval min € 0.2 milj.
      • Vergunningverlening min € 0.2 milj.
      • Crematorium en begraafpl. Plus € 0.2 milj.
    • Hadden we grotendeels ook langs andere weg gehad
  • Resultaat
    • Meerjarige monitoring van overheadkosten mogelijk
    • Betere mogelijkheden om de ontwikkeling van overhead kosten te verklaren
    • Meer draagvlak voor kostentoerekening vanwege transparantie
    • Effecten van bezuinigingen zijn sneller duidelijk.
    • Geen verkeerde afwegingen
  • Strategische vragen
    • Er is sprake van een andere rol van de ondersteunende (facilitaire) diensten. “U vraagt wij draaien”, maakt plaats voor het verdelen van de schaarste
    • Uniformiteit vraagt om een cultuur van transparantie en vertrouwen. Dit kan alleen slagen als er geen Berlijnse muren zijn opgetrokken tussen de sectoren
  • Strategische vragen
    • Moet de overhead één op één meegroeien met de bedrijfsdrukte of is een plateaubenadering meer gewenst vanwege het karakter van de overheadkosten?
    • In een organisatiemodel met sterke, autonome sectoren (of diensten) kun je beter kiezen voor een één op één meegroeien in plaats van een plateaubenadering
  • Strategische vragen
    • Door de toerekening van overhead aan grondexploitaties en bouwleges heeft de systematiek een sterk “pro-cyclisch karakter”. Hoe ga je hiermee om in tijden van bezuinigingen?