Meeting als evenement

  • 74 views
Uploaded on

Organizing a meeting is a like a special kind of event. Learn more how to manage a meeting in all aspects. Tips, tricks, theory etc. Source: Roadbook Event Management - Eric Van Cauwenberge - die …

Organizing a meeting is a like a special kind of event. Learn more how to manage a meeting in all aspects. Tips, tricks, theory etc. Source: Roadbook Event Management - Eric Van Cauwenberge - die Keure B&E

More in: Education
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
74
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
1

Actions

Shares
Downloads
1
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Meeting als Evenement Eric Van Cauwenberge Voorzitter Toerisme Brakel vzw Info: eric.van.cauwenberge@skynet.be
  • 2. Definitie van een evenement Indeling evenementen Wie organiseert? Soorten ondernemingen MICE Wat is een meeting? Wat is een congres Vraag en aanbod in de meetingsector Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 3. Planningsproces evenement Het plannen van een meeting Het congres van Toerisme Brakel Hospitality Hospitality op congressen Accommodatie & locatie Keuze van leveranciers Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 4. Definitie van een evenement Indeling evenementen Wie organiseert? Soorten ondernemingen MICE Wat is een meeting? Wat is een congres Vraag en aanbod in de meetingsector Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 5. Een evenement is een speciaal georganiseerde gebeurtenis, show, stunt, concert, reis, festival, sportorganisatie, toernooi, incentive enz. Met de bedoeling goodwill en bewustwording te kweken of kennis over te brengen voor een onderneming, een overheid, een instelling, een idee, een product en/of een dienst. Definitie van een evenement Eric Van Cauwenberge
  • 6. Een andere zeer belangrijke doelstelling is het scheppen van een beleving en/of ervaring Bij een welomschreven doelgroep Het evenement kan internationaal, nationaal, regionaal of lokaal zijn Het evenement trekt dikwijls de grote massa aan, of de specifieke doelgroep (op uitnodiging) of trekt de aandacht van de media Definitie van een evenement Eric Van Cauwenberge
  • 7. Het evenement kan slaan op competitieve elementen, voor het goede doel zijn, commercieel zijn, sociaal zijn of just for fun De onderneming, de instelling, de organisatie, de overheid (= organisatoren) kunnen dit zelf organiseren of een gespecialiseerd evenementenbureau aanspreken Definitie van een evenement Eric Van Cauwenberge
  • 8. Definitie van een evenement Indeling evenementen Wie organiseert? Soorten ondernemingen MICE Wat is een meeting? Wat is een congres Vraag en aanbod in de meetingsector Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 9. Indeling evenementen Eric Van Cauwenberge
  • 10. Definitie van een evenement Indeling evenementen Wie organiseert? Soorten ondernemingen MICE Wat is een meeting? Wat is een congres Vraag en aanbod in de meetingsector Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 11. De privésector met winstoogmerken kan zijn: ondernemingen die evenementen gebruiken voor marketing- en verkoopdoelstellingen, hotels en vakantieoorden die evenementen gebruiken voor imagoverbetering en als attractiemiddel. Wie organiseert? Eric Van Cauwenberge
  • 12. Non-profit instellingen en vrijwilligers die evenementen gebruiken als verwerving van inkomsten of als ondersteuning van bepaalde concrete doelstellingen, ideeën en diverse gemeenschapsinstellingen en informele groepen met algemeen maatschappelijke bedoelingen Wie organiseert? Eric Van Cauwenberge
  • 13. Overheidsinstellingen (nationaal, regionaal, lokaal) of gemengde privaatpublieke groepen zoals vrijetijdsinstellingen en sociale instellingen, die evenementen gebruiken als ondersteuning van emancipatie, ideeën, aanmoediging tot sporten, gezondheidsverbetering en sociale integratie Wie organiseert? Eric Van Cauwenberge
  • 14. Economische en toeristische instellingen die evenementen organiseren ter stimulatie van tewerkstelling, het verwerven van inkomsten en citymarketing. Kunst- en culturele instellingen die evenementen gebruiken ter verwerving van erkenning, bewustwording en het stimuleren van deelname Wie organiseert? Eric Van Cauwenberge
  • 15. Definitie van een evenement Indeling evenementen Wie organiseert? Soorten ondernemingen MICE Wat is een meeting? Wat is een congres Vraag en aanbod in de meetingsector Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 16. Incentives (reis) bureaus: een incentive reis is een veelvoorkomend middel tot beloning en motivatie van leidend personeel voor verbeterde prestaties bij het behalen van doelstellingen Het blijft een groeiende behoefte naar het vinden van nieuwe bestemmingen en het scheppen van meer beklijvende programma’s Soorten ondernemingen Eric Van Cauwenberge
  • 17. Corporate “gastvrijheid” bureaus: exploiteren grote sport- en cultuurevenementen in functie van de verbetering van de relaties van de opdrachtgever met zijn klanten en potentiële klanten. Drink, recepties, banketten, dans- en muziekavonden Formele presentaties en korte toespraken maken de boodschap van de opdrachtgever duidelijk Soorten ondernemingen Eric Van Cauwenberge
  • 18. Evenementen productiebureaus: facilitaire ondernemingen die o.a. podiums leveren, instaan voor licht en klank, speciale effecten, catering, vertaaldiensten, bewaking verzorgen. Ze worden ingeschakeld via een evenementenbureau. Transportbureaus behandelen de bagage op de “grond”. Ze transporteren de bagage van de luchthaven naar de verblijfplaats en terug naar de luchthaven Soorten ondernemingen Eric Van Cauwenberge
  • 19. Evenementenbureaus die evenementen concipiëren en plannen, eventueel de uitvoering coördineren in opdracht van een klant Ze werken samen met een reeks leveranciers Evenementenbureaus: organiseren evenementen om den brode voor hun klanten Soms organiseren zij een eigen evenement. Soorten ondernemingen Eric Van Cauwenberge
  • 20. Eric Van Cauwenberge
  • 21. Organisatiebureaus van beurzen Vakbeurzen publieksbeurzen en gemengde beurzen Workshops, waarbij men als doel heeft het (toeristisch) aanbod van een regio of land in contact te brengen met de binnenlandse of buitenlandse vraag . Soorten ondernemingen Eric Van Cauwenberge
  • 22. Nogal wat “beurzen” hebben een conferentie randprogramma, als toegevoegde waarde voor die specifieke beurs Soms gaat een organisator van conferenties zelf een bijhorende beurs organiseren. Soorten ondernemingen Eric Van Cauwenberge
  • 23. Promotionele organen: voeren promotie voor bestemmingen Kunnen partners zijn van evenementenbureaus alhoewel niets hen belet zelf evenementen op te zetten Bestemmingsmanagement bureaus (Destination Management Company): behandelen alle logistieke problemen van inkomende groepen Soorten ondernemingen Eric Van Cauwenberge
  • 24. Definitie van een evenement Indeling evenementen Wie organiseert? Soorten ondernemingen MICE Wat is een meeting? Wat is een congres Vraag en aanbod in de meetingsector Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 25. De meeting gerelateerde evenementen ook soms MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions) genoemd Het gaat hier over de volledige vergadersector van algemene vergaderingen, jaarmeetings, congressen, conventies Nogal wat opvoedkundige evenementen kunnen hier ook ondergebracht worden MICE Eric Van Cauwenberge
  • 26. Definitie van een evenement Indeling evenementen Wie organiseert? Soorten ondernemingen MICE Wat is een meeting? Wat is een congres Vraag en aanbod in de meetingsector Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 27. Een evenement waar de primaire activiteit van de aanwezigen het bijwonen is: Van educatieve sessies Het deelnemen aan vergaderingen en/of discussies Het socialiseren (netwerken) Wat is een meeting? Eric Van Cauwenberge
  • 28. Definitie van een evenement Indeling evenementen Wie organiseert? Soorten ondernemingen MICE Wat is een meeting? Wat is een congres Vraag en aanbod in de meetingsector Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 29. Het regelmatig samenkomen van grote groepen individuen, meestal om een bepaald onderwerp te bespreken De frequentie is meestal van tevoren bepaald (zowel meerjarig als jaarlijks) Internationale congressen zijn meestal meerjarig Soms is het een vergadering of bijeenkomst van de leden van een organisatie of afgevaardigden of vertegenwoordigers van ledenorganisaties Wat is een congres? Eric Van Cauwenberge
  • 30. Meetings volgens Europa Eric Van Cauwenberge
  • 31. Definitie van een evenement Indeling evenementen Wie organiseert? Soorten ondernemingen MICE Wat is een meeting? Wat is een congres Vraag en aanbod in de meetingsector Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 32. De vraag- en aanbodrelatie in de meetingsector Eric Van Cauwenberge
  • 33. De vraagzijde bestaat uit enerzijds bedrijven en anderzijds de verenigingen. Zij kunnen actief zijn op lokaal, nationaal of zelfs internationaal vlak en zo hun impact op de vergadersector bepalen De vraagzijde Eric Van Cauwenberge
  • 34. De vraagzijde: bedrijven en de verenigingen Lokaal, nationaal of zelfs internationaal vlak en zo hun impact op de vergadersector bepalen: hoe groter de actieradius, hoe omvangrijker en economisch belangrijker de meetings en/of congressen zullen zijn Een bedrijf of vereniging kan intern beschikken over een meeting planner (of dienst). Deze treedt dan rechtstreeks in contact met de aanbodzijde De vraagzijde Eric Van Cauwenberge
  • 35. De vraagzijde: bedrijven en verenigingen Ofwel wordt een beroep gedaan op een externe professional. Zo’n PCO (Professional Congress Organiser) treedt dan op als tussenpersoon Vanuit het standpunt van de aanbodzijde wordt de PCO ook als een vrager beschouwd m.n. het is een potentiële klant voor de diensten die zij aanbieden De vraagzijde Eric Van Cauwenberge
  • 36. De aanbodzijde bestaat uit een reeks gespecialiseerde leveranciers van allerlei diensten en/of accommodatie. Deze aanbieders kunnen in een aantal groepen ondergebracht worden De aanbodzijde Eric Van Cauwenberge
  • 37. Aanbod seminarie- en congrescentra, evenementen- en tentoonstellingshallen, hotels Auditoria van universiteiten en hogescholen Meestal in grotere steden.Varieert inzake opvangcapaciteit (uitgedrukt in personen) en technische voorzieningen (o.m. parking, vestiaire, vertaalmogelijkheden, audiovisuele middelen) Supplementair tentoonstellingsruimten en/of catering Congresinfrastructuur Eric Van Cauwenberge
  • 38. Normaal wordt een hotel als logiesvorm verkozen Die zijn soms geïntegreerd in het congresgebouwencomplex Commerciële vakantiedorpen (zoals Center Parcs, SunParks) en inrichtingen voor sociaal toerisme (Ysermonde) beschikken over de mogelijkheden om gecombineerde logies- en vergaderinfrastructuren aan te bieden Logiesinfrastructuur Eric Van Cauwenberge
  • 39. Overbruggen tussen thuis en gastland. Normaal het vliegtuig doch nu zijn snelle treinverbindingen (TGV, Eurostar, Thalys) een alternatief Transfermogelijkheden naar het congrescentrum (kleine busjes of taxi’s gebeuren) of met openbaar vervoer (bv. metro) Voor excursies of avondprogramma’s doet men meestal een beroep op lokale busmaatschappijen Transportbedrijven Eric Van Cauwenberge
  • 40. Restaurants, bars of cafetaria’s, maar ook professionele aanbieders van cocktailparty’s, buffetten, enz. horen in deze groep thuis Cateraars zijn in de meeting- en congresbranche zeer actief aangezien netwerking belangrijk is. Verzorgde lunches, diners en recepties bieden de mogelijkheid daartoe Catering Eric Van Cauwenberge
  • 41. Tolken zorgen voor de simultaanvertaling tijdens de zittingen van (internationale) congressen Heel wat documenten zijn meertalig waarvoor men een beroep kan doen op deze gespecialiseerde leveranciers Snelle vermenigvuldiging en/of uitgave van de congrespapers, de resoluties en de verslagen Veel congrespapers nu via elektronische dragers of via een toegangslink op het internet Vertalen-tolken-reproduceren Eric Van Cauwenberge
  • 42. Hostesses Receptionisten Fotografen en dergelijke Organisaties die inschrijven en o.a. de badges vervaardigen PR-diensten (nevenprogramma’s) Hospitality Eric Van Cauwenberge
  • 43. Bewakingsfirma’s Firma’s voor audiovisuele installaties Relatiegeschenken Firma’s voor standenbouw Plantendiensten en bloemisten Bieden hun diensten in deze sector aan Technische ondersteuning Eric Van Cauwenberge
  • 44. Vraag en aanbod werken samen via een bepaald systeem van tussenpersonen en procedures Het organisatiekader Eric Van Cauwenberge
  • 45. Bedrijven met specialisatie in het organiseren (of daarbij behulpzaam zijn) van congressen • Instellingen die bestemmingen promoten • Tussen vraag en aanbod staan een aantal instellingen die bemiddelen Eric Van Cauwenberge
  • 46. Promoten hun bestemming als ideale locatie: meetings, congressen, incentives, evenementen, teambuilding op nationaal en internationaal niveau Leden zijn hoofdzakelijk leveranciers van die markt: hotels met vergaderaccommodatie, evenementenbureaus enz. Stimuleert het vergaderen of het organiseren van congressen op allerlei manieren, assisteert bij de voorbereiding en uitvoering Congresbureaus (CVB’s) Eric Van Cauwenberge
  • 47. Schrijven “bidbook”. Info verstrekken, diensten verzorgen: vergaderplaats, logies, registratie van en info voor de bezoekers, gespecialiseerd personeel Actief hun bestemming aanbieden en verkopen. Voor hun klanten kunnen ze voor het echte organisatiewerk beroep doen op een PCO. Dikwijls zijn dit non-profit instellingen die afhangen van steun van de overheid Congresbureaus (CVB’s) Eric Van Cauwenberge
  • 48. Congresbureaus:- Brussel International (BITC), Antwerp Convention bureau, Meeting in Brugge, Gent Congres - + Limburg Congresbureau, Toerisme Knokke-Heist en Oostende Actief op het vlak van destination marketing:  Promotie voor hun stad of regio als bestemming  Overkoepeling: Belgian Convention Bureau Flanders Brussels (onderdeel van Toerisme Vlaanderen) Congresbureaus (CVB’s) Eric Van Cauwenberge
  • 49. Locaties en/of accommodatie Sociale randprogramma’s Verblijfsmogelijkheden (aanbod en/of reservatie en/of onderhandelen) Transportdiensten en contacten met andere leveranciers Samenstellen van specifieke programma’s naargelang de aard van het evenement D(estination)M(anagement)C(ompagny) Eric Van Cauwenberge
  • 50. Onafhankelijke bedrijven: tegen betaling een conferentie en/of meeting op professionele basis organiseren of daaraan meewerken Deskundige adviseur: het vaststellen en realiseren van de doelstellingen, tussenpersoon bij de onderhandelingen met leveranciers Diensten: administratie, organisatie en logistiek, financieel advies, locatie, de registratie, sprekers, IT ondersteuning, sponsoring P(rofessional)C(ongres)O(rganiser) Eric Van Cauwenberge
  • 51. Congresbureau zoekt klanten Prospectie: brengt het congresbureau in contact met meetingplanners. Bedrijven als verenigingen zijn, die zowel intern als extern werken  Het congresbureau zal vragen naar de specifieke behoeften van de klant Gewapend met deze gegevens: beroep doen op de diensten van een PCO voor het specifieke organisatiewerk Wisselwerking CVB-PCO Eric Van Cauwenberge
  • 52. PCO zoekt leveranciers: accommodatie en andere nuttige diensten Verzamelt alle gegevens om aan de meetingplanner een voorstel te kunnen doen, die dan evalueert Schakelfunctie of projectmanager(het organiseren) Adviseur: communicatie, marketing, public relations, verzekeringen, fiscaliteit, innovatieve programma’s Wisselwerking CVB-PCO Eric Van Cauwenberge
  • 53. Planningsproces evenement Het plannen van een meeting Het congres van Toerisme Brakel Hospitality Hospitality op congressen Accommodatie & locatie Keuze van leveranciers Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 54. Planningsproces Eric Van Cauwenberge
  • 55. Planningsproces evenement Het plannen van een meeting Het congres van Toerisme Brakel Hospitality Hospitality op congressen Accommodatie & locatie Keuze van leveranciers Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 56. Planning is een proces: Het ontwerp van het concept (doelstelling, doelgroep, naamkeuze) Het tijdstip, de locatie- en/of accommodatiekeuze Het organisatiecomité Het programmeren van de meeting Het onvoorziene Het uitvoeren De evaluatie Het plannen van een meeting Eric Van Cauwenberge
  • 57. Het programmeren van de meeting met o.a.: Aankomst van de verantwoordelijke staf (coördinatie)  Aankomst van de sprekers en vips  Aankomst en registratie van de deelnemer  Patroon van de meeting  Programmatieschema (sprekers en andere activiteiten)  Het plannen van een meeting Eric Van Cauwenberge
  • 58. Eventuele ruimten voor ministanden en/of tentoonstelling  Catering  Budget  Transport van de materialen  De keuze van de leveranciers  PR  Het plannen van een meeting Eric Van Cauwenberge
  • 59. Marketing  Sponsors  De betrokken partijen  Financiën  Verzekeringen  Het plannen van een meeting Eric Van Cauwenberge
  • 60. Planningsproces evenement Het plannen van een meeting Het congres van Toerisme Brakel Hospitality Hospitality op congressen Accommodatie & locatie Keuze van leveranciers Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 61. Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 62. Aanleiding: 35-jarig bestaan - aandenken Vijfjaarlijkse activiteit Thema: “evenement als toeristische attractie” Idee: mijzelf en met die vraag naar partners Vormend en netwerking In samenwerking met Toerisme Vlaamse Ardennen Opening toeristisch seizoen Budgetuitbreiding (eigen budget-beperkt) Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 63. Groter draagvlak qua publiek Op uitnodiging (papier en e-mail) Tijdstip maart (ontstaan in maart ‘76) Datumkeuze: accommodatie beschikbaar Keuze accommodatie: beperkt Ervaring via nieuwjaarsreceptie Comité: leden van beide vzw’s Vergaderen met partners Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 64. Aandenken: tas (eigen aan de vzw) met Brakelse producten Partners: Stella Matutina – Sponsors – gemeentebestuur = schrijven Programmatie: i.v.m. het thema Presentaties rond het thema Cases en expertise Relaties aanspreken (tijdig) Toerisme Vlaanderen Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 65. Ontvangst personaliteiten – sprekers – deelnemers Registratie en doorverwijzen Uitreiken map met o.a. programma, deelnemerslijst Koffie, thee, frisdranken aanbieden Stimuleren om te gaan zitten In pauze doorverwijzen Stimuleren om tijdig weer te beginnen Briefing personeel Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 66. Parkeerproblematiek: met politie Aandacht nevenprogrammatie Standjes van partners Persstand Inrichten accommodatie – ter plaatse bekijken Onthaal – presentaties – pauze -receptie – geschenkpakketten Timing=probleem Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 67. Theaterstijl verschillende rijen stoelen, parallel geplaatst en gericht naar het podium, is het best geschikt is voor formele presentaties. De focus ligt op de spreker Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 68. Cabaretstijl - maakt ook gebruik van ronde tafels. Het aantal personen per tafel kan verschillen. Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 69. Leveranciers voor receptie – relatiegeschenken – panelen – geluid e.d. Keuze presentator: bekende mediafiguur Opening seizoen: partner Slottoespraak: gelegenheidsspreker Sponsors: leveranciers van de inhoud geschenktassen Uitgeverij Die Keure Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 70. Inhoud tas: Brakelse producten – bier – kaas - bierbrand – mineraal water - documentatie Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 71. Uitnodiging: papier – e-mail – op te stellen adressenbestand: met partners Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 72. Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 73. Promotie: op uitnodiging – persmededeling Sponsoring: beperkt – projectfinanciering Provincie Oost-Vlaanderen: geweigerd Materialen ophalen: te plannen Klaarmaken tassen: te plannen Opstelling: dag ervoor Debriefing na afloop Toegangscode voor de presentaties Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 74. De modale organisator ligt wakker van de no- shows op het evenement Dit zijn de gasten die niet opdagen zonder enige vorm van verontschuldiging (30%) Complicaties voor de organisator voor o.a. tafelschikking, groepsindeling en catering (verspilling van voedsel en dit in de huidige tijdsgeest) Hoe is dit te voorkomen? Het congres van Toerisme Brakel Eric Van Cauwenberge
  • 75. Planningsproces evenement Het plannen van een meeting Het congres van Toerisme Brakel Hospitality Hospitality op congressen Accommodatie & locatie Keuze van leveranciers Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 76. Gasten op een evenement moeten optimaal onthaald worden De organisator ofwel eigen mensen of bij een leverancier het nodige en vaardige personeel inhuren de zgn. hostesses en/of hosts of andere vormen van onthaalpersoneel De nodige vaardigheden bezitten zoals vlot zijn, een paar vreemde talen spreken, open houding, hulpvaardigheid uitstralen Hospitality Eric Van Cauwenberge
  • 77. Kledij moet aangepast zijn aan de stijl en/of het thema van het evenement Taken: ontvangst genodigden, begeleiding, opluistering (bij meeting of conventie) Totaalentertainment (bar bemannen, fotoshots, spelbegeleiding) Zorgen voor het mooie plaatje Hospitality Eric Van Cauwenberge
  • 78. Een professioneel systeem van inschrijven en dit bevestigen is een vorm van gastvrijheid en draagt bij tot de uitstraling van het evenement Een uitgebreide briefing is hier onmisbaar zodat dit ingehuurde personeel het imago uitstraalt dat men als organisator aan het evenement wil geven Hospitality Eric Van Cauwenberge
  • 79. Planningsproces evenement Het plannen van een meeting Het congres van Toerisme Brakel Hospitality Hospitality op congressen Accommodatie & locatie Keuze van leveranciers Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 80. Het onthaal op grote congressen kan een eindeloze bron van ergernis betekenen Zorg voor extra onthaalmedewerkers en een voldoende kleine afbakening van de beginletters Vergeet de sanitaire voorzieningen niet bij de ingang (mensen komen van ver en hadden een lange reistijd) Dit is een belangrijk aspect van de stijl van dit soort evenementen Hospitality op congressen Eric Van Cauwenberge
  • 81. Planningsproces evenement Het plannen van een meeting Het congres van Toerisme Brakel Hospitality Hospitality op congressen Accommodatie & locatie Keuze van leveranciers Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 82. Een essentieel onderdeel van het evenement is het karakter van de omgeving, lay-out en het imago dat geassocieerd wordt met de locatie, de gebruikte materialen, het uiterlijk van signalisatie, podia, geluidsapparatuur, accommodatie e.d Al deze elementen dragen bij tot het “belevingskarakter”, het imago van het evenement en bepalen de context en de sfeer waarin alle activiteiten zich afspelen Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 83. De plaats kan zeer belangrijk zijn, rekening houdend met transportmogelijkheden en de beschikbaarheid van aangepaste infrastructuur Die laatste vereiste kan bijzonder groot zijn bij een grootpubliekevenement Ook de aan- en afvoer van de nodige materialen, uitrusting moeten kunnen georganiseerd worden Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 84. Meetingpoint.be geeft een overzicht met zoeksysteem om de nodige zalen, hallen, feestzalen te vinden De brochure “Offical Meeting Guide to Flanders & Brussels” die gratis kan besteld worden bij Meetingpoint Meetingpoint is een onderdeel van het Belgium Convention Bureau Flanders-Brussels (Toerisme Vlaanderen) Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 85. Zij heeft tevens een zoeksysteem voor leveranciers van allerlei evenementdiensten Evenplanner.be plaatst op de website een overzicht onder de naam: locaties – feestzalen en locaties (overzicht met o.a. feest- en eventlocaties) Het BITC (Brussels Internationaal Toerisme en Congres) promoot Brussel Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 86. Er zijn wel een aantal aandachtspunten bij het keuren van accommodatie en/of locatie: Wat is de eerste indruk bij een plaatsbezoek? Gebruik al de zintuigen Hoe ziet de locatie en/of accommodatie eruit? Past de faam van de accommodatie met mijn doelstellingen? Is er voldoende kwalitatieve capaciteit voorhanden, ook eventueel voor een zittend publiek? Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 87. Valt de kostprijs binnen het budget van de organisator? Hoe ziet de omgeving eruit? Is ze voldoende attractief? Is de ligging min of meer centraal voor de te verwachten doelgroep? Is de omgeving stil, ligt de inrichting onder een aanvliegroute van vliegtuigen, hoe zit het met akoestiek? Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 88. Hoe “ruikt” het er bij de eerste indruk? Fris, verzuurd, vies enz. Is er een soort groenvoorziening? Zijn er voldoende propere sanitaire voorzieningen? Hoe zit het met de ingangen? Attractief, uitnodigend, proper? Zijn er voldoende nooduitgangen? Is er voldoende aanbod van goed uitgeruste en veilige parkings? Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 89. Is de site vlot bereikbaar met diverse vervoersmiddelen? Is er bewegwijzering naartoe? Is er een mogelijkheid tot opruimen aangeboden? Zijn alle nutsvoorzieningen voorhanden? Is de stroomvoorziening voldoende sterk genoeg voor hoge belastingen? Zijn deze installaties nog recent gekeurd? Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 90. Zijn er voldoende brandblussers, is er een vast systeem voor brandbestrijding? Zijn er voldoende rookkoepels? Is er noodverlichting aanwezig? Is de site toegankelijk voor mindervaliden en andere kwetsbare groepen? Kan men er vlot laden en lossen? Zijn de binnenruimten vlot bereikbaar voor uitrusting? Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 91. Zijn er communicatieve diensten voorhanden? Zijn er podia, lichtinstallaties, kleedkamers, ontvangstruimten, decoratiemateriaal, decors, mengtafels, vestiaireruimte, afvalstapelruimten, airconditioning, verwarming beschikbaar? Is de isolatie voldoende om geen geluidsoverlast te veroorzaken? Zijn er keukens aanwezig en zo ja in welke staat? Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 92. Biedt de locatie catering aan, ga dan eerst zelf proeven. Hoe zien de installaties eruit? Worden viparrangementen aangeboden? Is er voldoende en deskundig personeel beschikbaar vanwege de site? Heeft de site een veiligheidsplan? Is een milieuvergunning voorhanden, zo ja welk type? Heeft de site een eigen verzamel- en verwerkingssysteem van afval Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 93. Controleer het meubilair, de vloeren, de muren, de tapijten, de decoratie enz. Bestaat er een gedetailleerd siteplan? Is er logiescapaciteit in de directe omgeving? Is de site gebonden aan vaste leveranciers, bijvoorbeeld een verplichte cateraar? Is de site geschikt als openluchtlocatie? Hoe zit het met de ondergrond en de aanwezige nutsvoorzieningen? Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 94. Is die site bereikbaar met diverse vervoermiddelen? Gingen er reeds gelijkaardige evenementen door? En denk eraan voldoende op voorhand te reserveren, zeker als grote capaciteit vereist is! Wat met bewegwijzing naar de evenementlocatie? Die is wel belangrijk als het over publieke evenementen gaat. Accommodatie & locatie Eric Van Cauwenberge
  • 95. Planningsproces evenement Het plannen van een meeting Het congres van Toerisme Brakel Hospitality Hospitality op congressen Accommodatie & locatie Keuze van leveranciers Inhoud Eric Van Cauwenberge
  • 96. Eens een locatie en/of accommodatie geboekt is kan de logistieke coördinator aan de slag. Hij zal dan een onderzoek doen naar alle speciale vereisten en een aangepast plan logistiek opstellen Hij kan dan ook tijdig de nodige toeleveranciers contacteren, offerteaanvragen versturen, offertes onderzoeken, onderhandelingen aanvatten enz. Keuze van leveranciers Eric Van Cauwenberge
  • 97. RendEvenement bouwde www.rendevenement.pmg.be RendEvenement publiceert quasi jaarlijks een P@rtnergids; Eventplanner bouwde: www.eventplanner.be/bedrijvengids/leveranciers.p hp Keuze van leveranciers Eric Van Cauwenberge
  • 98. Eventonline: www.eventonline.be/details.asp? language=nl&productID=49010 geeft een uitgebreid overzicht van allerhande leveranciers, samengebracht in groepen Evenementen startpagina met http://evenementen.startpagina is een verzamelpagina met o.a. ook bepaalde leveranciers Keuze van leveranciers Eric Van Cauwenberge
  • 99. Lees alles hierover in dit boek van Eric Van Cauwenberge – uitgegeven door die Keure B&E Eric Van Cauwenberge